Les administrateurs

Les administrateurs sont responsables de la supervision et de la gestion générale des activités de l'organisation.

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Premiers administrateurs

Une organisation sans capital-actions constituée en vertu de la Loi BNL n'a pas d'actionnaires. L'organisation doit plutôt être structurée sous forme d'organisation regroupant des membres et qui est exploitée par les membres et les administrateurs. Les membres et les administrateurs de l'organisation ont différents droits et ils doivent s'acquitter de responsabilités et d'obligations liées à leur rôle respectif. La gouvernance, l'administration et la gestion de l'organisation relèvent du conseil d'administration, qui doit rendre des comptes aux membres. En général, les administrateurs (autres que les premiers administrateurs) sont élus par les membres. Les adhésions sont enregistrés par le conseil d'administration conformément aux statuts constitutifs et aux conditions établies dans les règlements administratifs.

Au moment de constituer une organisation, deux formulaires doivent être déposés auprès de Corporations Canada : le Formulaire 4001 – Statuts constitutifs, et le Formulaire 4002 – Adresse initiale du siège et premier conseil d'administration. Ce dernier comprend la liste des individus formant le premier conseil d'administration de l'organisation. Ces individus agiront en tant qu'administrateurs de l'organisation à compter de la date à laquelle Corporations Canada émet un certificat de constitution et ce jusqu'à la première assemblée des membres, lorsque leur rôle d'administrateurs prendra fin. À l'occasion de la première assemblée, les membres élisent les administrateurs de l'organisation, qui peuvent être choisis parmi les premiers administrateurs, les membres ou d'autres individus. Dans le futur, il pourrait être nécessaire d'élire des administrateurs supplémentaires ou de nouveaux administrateurs pour remplacer ceux déjà élus.

Attributions générales du conseil d'administration

Les administrateurs sont responsables devant les membres. Ils gèrent et surveillent les activités ainsi que les affaires internes de l'organisation. Généralement, les administrateurs sont élus par les membres et les membres sont admis par le conseil d'administration (selon les conditions énoncés dans les statuts et règlements administratifs).

Les administrateurs peuvent déléguer certains de leurs pouvoirs à un des administrateurs pour agir en tant qu'administrateur-gérant ou déléguer certains de leurs pouvoirs à un comité d'administrateurs (référez-vous à l'article 138 de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (Loi BNL)). Les administrateurs ne sont pas, en cette capacité, fiduciaires d'aucun bien de l'organisation, notamment un bien détenu en fiducie par l'organisation (voir Responsabilités et obligations des administrateurs et des dirigeants; vous pouvez également vous référer à l'article 32 de la Loi BNL).

Nombre d'administrateurs

En vertu de la Loi BNL, une organisation doit spécifier dans ses statuts un nombre fixe d'administrateurs ou un nombre minimal et un nombre maximal d'administrateurs (référez-vous au paragraphe 7(1) de la Loi BNL). Lorsqu'un nombre minimal ou maximal d'administrateurs est choisi, le nombre précis d'administrateurs à élire peut être déterminé, s'il y a lieu, par résolution ordinaire des membres. Les membres peuvent aussi déléguer un tel pouvoir aux administrateurs. En général, une organisation doit avoir au moins un administrateur. Cependant, une organisation ayant recours à la sollicitation doit avoir au moins trois administrateurs, dont au moins deux qui ne sont ni des dirigeants ni des employés de l'organisation ni des personnes morales de son groupe (référez-vous à l'article 125 de la Loi BNL).

Si les membres décident de changer le nombre d'administrateurs dans les limites du nombre permis par les statuts, les membres doivent adopter une résolution ordinaire et élire le nombre requis d'administrateurs. Il faut ensuite aviser Corporations Canada du changement concernant les administrateurs en déposant le Formulaire 4006 – Changements concernant les administrateurs (voir Visualiser/Mettre à jour les renseignements concernant les administrateurs) dans les 15 jours suivant le changement. Si les membres désirent augmenter ou réduire le nombre fixe ou le nombre minimal ou maximal d'administrateurs spécifié dans les statuts, les statuts doivent être modifiés en déposant le Formulaire 4004 – Clauses modificatrices (voir Formulaires pour les sociétés de régime fédéral) et en payant les droits (voir Services, frais et délais d'exécution). Pour en savoir plus, voir Modification à la structure ou à la nature de votre organisation; vous pouvez également vous référer au paragraphe 133(1) de la Loi BNL.

Élection des administrateurs

La règle générale dans la Loi BNL consiste à élire des administrateurs par une majorité des voix exprimées à l'occasion de l'assemblée annuelle des membres, pour un mandat n'excédant pas quatre ans (voir Mandat des administrateurs et postes vacant au sein du conseil d'administration; référez-vous au paragraphe 128(3) de la Loi BNL et au paragraphe 28(1) du Règlement sur les organisations à but non lucratif de régime fédéral (Règlement BNL)).

Il n'y a que deux exceptions à la règle générale faisant en sorte que les membres doivent élire les administrateurs de l'organisation. Tout d'abord, les statuts peuvent permettre aux administrateurs de nommer des administrateurs supplémentaires entre des assemblées annuelles pour un mandat qui doit expirer avant ou à la prochaine assemblée annuelle des membres et ce, à la condition que le nombre total d'administrateurs nommés ne soit pas supérieur au tiers du nombre d'administrateurs élus à la dernière assemblée annuelle (référez-vous au paragraphe 128(8) de la Loi BNL). Si les statuts ne le permettent pas, ceux-ci doivent être modifiés en déposant le Formulaire 4004 – Clauses modificatrices (voir Formulaires pour les sociétés de régime fédéral) et en payant les droits (voir Services, frais et délais d'exécution). Pour en savoir plus, voir Modification à la structure ou à la nature de votre organisation; vous pouvez également vous référer au paragraphe 132(1) de Loi BNL.

La deuxième exception permet au conseil d'administration de combler les vacances survenues au sein du conseil, en autant qu'il y ait quorum du conseil (voir Mandat des administrateurs et postes vacant au sein du conseil d'administration; vous pouvez également vous référer à l'article 132 de la Loi BNL).

La règle générale concernant l'élection des administrateurs par les membres signifie que les administrateurs ne peuvent être nommés d'office (c.-à-d., des personnes qui exercent leurs fonctions d'office ou de droit, sans avoir été élues par les membres).

Une personne doit consentir à être administrateur d'une organisation. Les personnes qui sont élues ou nommées comme administrateurs et qui sont présentes à l'assemblée lorsque l'élection ou la nomination a lieu, sont réputées avoir consenti à servir en tant qu'administrateurs, à moins qu'elles ne refusent. Cependant, si elles ne sont pas présentes à l'assemblée, elles doivent soit consentir à leur élection par écrit avant cette assemblée ou dans les 10 jours après cette assemblée ou soit agir en tant qu'administrateurs après l'élection ou la nomination (référez-vous au paragraphe 128(9) de la Loi BNL et au paragraphe 28(2) du Règlement BNL).

Qualifications pour être un administrateur

Pour être habile à être administrateur, un individu (référez-vous au paragraphe 126(1) de la Loi BNL):

  • doit être âgé d'au moins 18 ans
  • ne doit pas avoir été déclaré incapable en vertu des lois provinciales ou territoriales au Canada et ne doit pas avoir été déclaré incapable par un tribunal étranger
  • doit être une personne physique (c.-à-d., qu'une organisation ne peut être administrateur)
  • ne doit pas avoir le statut de failli.

La Loi BNL contient plusieurs autres dispositions concernant les qualités des administrateurs. À titre d'exemple, même si la Loi BNL n'exige pas qu'un administrateur soit un membre de l'organisation, elle permet que les règlements administratifs prévoient d'autres dispositions à cet égard (référez-vous au paragraphe 126(2) de la Loi BNL). Dans le cas d'une organisation ayant recours à la sollicitation, la Loi BNL prévoit qu'au moins deux administrateurs ne peuvent être ni des dirigeants ni des employés de l'organisation ni des personnes morales de son groupe (référez-vous à l'article 125 de la Loi BNL). Une autre disposition de la Loi BNL stipule que, si les règlements administratifs d'une organisation contiennent d'autres exigences relatives aux qualités des administrateurs, (par ex., que chaque administrateur doit être un membre de l'organisation), de telles exigences s'appliquent.

Si vous voulez modifier les règlements administratifs de votre organisation pour changer les exigences relatives aux qualités des administrateurs, voir Modifier des règlements administratifs.

Mandat des administrateurs et postes vacants au sein du conseil d'administration

La règle générale dans la Loi BNL prévoit que les administrateurs sont élus par une majorité des voix exprimées à l'occasion de l'assemblée annuelle des membres, pour un mandat n'excédant pas quatre ans (référez-vous au paragraphe 128(3) de la Loi BNL et au paragraphe 28(1) du Règlement BNL). Par conséquent, les règlements administratifs peuvent prévoir la durée du mandat des administrateurs, à la condition qu'elle soit de quatre ans ou moins. Les règlements administratifs peuvent aussi permettre que le mandat de chaque administrateur n'ait pas la même durée, c'est-à-dire, tous les administrateurs élus à l'occasion de l'assemblée des membres n'ont pas à exercer leurs fonctions pendant la même période (référez-vous au paragraphe 128(4) de la Loi BNL).

Si un administrateur n'est pas élu pour un mandat déterminé, l'administrateur cesse d'exercer ses fonctions à la clôture de la prochaine assemblée annuelle des membres. En outre, si les administrateurs ne sont pas élus à l'occasion d'une assemblée des membres, les administrateurs en poste continuent d'exercer leurs fonctions jusqu'à ce que leurs successeurs soient élus (référez-vous aux paragraphes 128(5) et (6) de la Loi BNL). Un administrateur dont le mandat est expiré peut être réélu comme administrateur, à la condition que les règlements administratifs ne l'indiquent autrement.

Le mandat d'un administrateur se termine lorsqu'une des situations suivantes se produit :

  • il meurt
  • il démissionne
  • il est démis de ses fonctions
  • il est déclaré incapable par un tribunal
  • il devient failli
  • son mandat est expiré (référez-vous aux paragraphes 126(1) et 129(1), et à l'article 130 de la Loi BNL).

Lorsqu'il y a lieu et pour diverses raisons, les membres peuvent décider de démettre de ses fonctions un administrateur qu'ils avaient élu précédemment. Démettre un administrateur de ses fonctions exige généralement l'approbation de la majorité des membres qui expriment leur voix à l'occasion d'une assemblée des membres convoquée dans le but de démettre un administrateur de ses fonctions. À l'occasion d'une telle assemblée, les membres peuvent élire un autre administrateur pour doter le poste devenu vacant en raison d'un tel renvoi (référez-vous aux paragraphes 130(1), (2) et (3) de la Loi BNL). Cependant, lorsqu'un administrateur a été élu par une catégorie ou un groupe de membres qui avait un droit exclusif de l'élire, l'administrateur ne peut être démis que par une résolution ordinaire de cette catégorie ou de ce groupe de membres (référez-vous au paragraphe 130(2) de la Loi BNL).

Si une assemblée est convoquée pour démettre ou remplacer un administrateur, cet administrateur peut soumettre à l'organisation une déclaration écrite donnant les raisons de s'opposer à son renvoi ou à son remplacement en tant qu'administrateur. L'organisation devra aviser les membres de cette déclaration et devra aussi en remettre un exemplaire à Corporations Canada (référez-vous à l'article 131 de la Loi BNL).

Si un poste devient vacant au sein du conseil d'administration, les autres administrateurs peuvent continuer d'exercer tous leurs pouvoirs d'administrateurs à la condition que le nombre d'administrateurs élus restants constitue un quorum, c'est-à-dire, une majorité des administrateurs ou le nombre minimal d'administrateurs requis à une assemblée, à moins que les règlements administratifs de l'organisation ne l'indiquent autrement (référez-vous au paragraphe 136(2) de la Loi BNL).

Un poste peut devenir vacant au sein d'un conseil pour diverses raisons (référez-vous au paragraphe 128(7) de la Loi BNL), notamment :

  • une démission
  • le renvoi d'un administrateur par les membres
  • une augmentation du nombre ou du nombre minimal ou du nombre maximal, d'administrateurs prévu par les statuts ou
  • les membres qui n'élisent pas, parmi les candidats, le nombre d'administrateurs ou le nombre minimal d'administrateurs requis par les statuts, parce qu'un candidat :
    • n'a pas consenti à agir comme administrateur
    • n'est pas habile à être administrateur
    • a été déclaré incapable ou
    • est décédé.

Lorsqu'un poste vacant est comblé, l'administrateur nommé ou élu pour combler ce poste exerce ses fonctions pour le reste de la durée du mandat de son prédécesseur (référez-vous au paragraphe 132(6) de la Loi BNL).

Selon la raison pour laquelle le poste est devenu vacant, la méthode pour combler le poste peut varier. Particulièrement :

  • Si une vacance découle du fait qu'un administrateur a été démis de ses fonctions à une assemblée des membres, les membres peuvent élire une autre personne qui agira à titre d'administrateur (référez-vous au paragraphe 130(3) de la Loi BNL). Si un tel poste n'est pas comblé par les membres à l'occasion d'une assemblée, un quorum des administrateurs peut combler le poste après cette assemblée en nommant une autre personne comme administrateur (référez-vous au paragraphe 132(1) de la Loi BNL).
  • S'il n'y a pas quorum des administrateurs ou que le poste vacant découle de l'augmentation du nombre ou du nombre minimal ou maximal d'administrateurs prévu par les statuts, ou du défaut d'élire le nombre ou le nombre minimal d'administrateurs prévu par les statuts, les administrateurs alors en place doivent convoquer une assemblée extraordinaire des membres pour combler le poste vacant (référez-vous aux paragraphes 132(1) et (2) de la Loi BNL).
  • Si une catégorie particulière ou un groupe particulier de membres a un droit exclusif d'élire un ou plusieurs administrateurs et qu'un poste devient vacant parmi ces administrateurs, ce poste ne peut être doté que par les administrateurs restants élus par cette catégorie ou par ce groupe (sauf lorsque le poste vacant découle de l'augmentation du nombre ou du nombre minimal ou maximal d'administrateurs prévu par les statuts pour cette catégorie ou pour ce groupe, ou du défaut d'élire le nombre ou le nombre minimal d'administrateurs prévu par les statuts pour cette catégorie ou ce groupe). Toutefois, s'il ne reste pas d'administrateurs élus par cette catégorie ou ce groupe, tout membre de cette catégorie ou de ce groupe peut convoquer une assemblée des membres de cette catégorie ou de ce groupe pour combler le poste vacant (référez-vous au paragraphe 132(4) de la Loi BNL).
  • Cependant, les règlements administratifs peuvent interdire qu'un poste vacant soit comblé par les administrateurs et exiger que le poste soit plutôt comblé par un vote des membres, ou par un vote des membres d'une catégorie ou d'un groupe ayant un droit exclusif d'élire un ou plusieurs administrateurs, lorsque le poste devient vacant parmi les administrateurs élus par cette catégorie ou ce groupe (référez-vous au paragraphe 132(5) de la Loi BNL).
  • Si tous les administrateurs ont démissionné ou ont été démis de leurs fonctions et qu'aucun administrateur remplaçant n'est élu, une personne qui gère ou supervise les activités ou les affaires internes de l'organisation est alors réputée être un administrateur aux termes de la Loi BNL. Cependant, la règle par défaut ne s'applique pas à certaines personnes; notamment, à l'avocat, au comptable, au syndic de faillite de l'organisation, à un dirigeant de l'organisation qui gère l'organisation sous la direction ou le contrôle d'un membre ou d'une autre personne (référez-vous aux paragraphes 130(4) et (5) de la Loi BNL). Si une organisation n'a ni administrateur ni membre, le tribunal peut nommer le nombre minimum requis d'administrateurs prévu par les statuts (référez-vous au paragraphe 132(3) de la Loi BNL).

Lorsqu'il y a des changements concernant les administrateurs, l'organisation doit déposer le Formulaire 4006 – Changements concernant les administrateurs (voir Visualiser/Mettre à jour les renseignements concernant les administrateurs) auprès de Corporations Canada dans les 15 jours suivant le changement (voir Vos obligations de déclaration en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (Loi BNL)).

Réunions des administrateurs

La plupart des conseils d'administration se réunissent régulièrement pour surveiller la gestion et le fonctionnement de l'organisation. La fréquence des réunions régulières varie selon les besoins de l'organisation. Il arrive que les administrateurs doivent se réunir à l'occasion pour traiter de questions particulières.

Des réunions du conseil peuvent être tenues au moment et à l'endroit que le conseil décidera, à moins que les règlements administratifs ou les statuts de l'organisation ne le prévoient autrement (référez-vous au paragraphe 136(1) de la Loi BNL).

Dans tous les cas, un quorum des administrateurs doit être atteint à l'occasion des réunions des administrateurs. Le quorum peut être établi dans les statuts ou les règlements administratifs. Si les règlements administratifs ne spécifient pas le quorum requis, une majorité du nombre d'administrateurs ou le nombre minimal d'administrateurs requis par les statuts constitue un quorum. Même s'il y a un poste vacant au sein du conseil d'administration, un quorum des administrateurs peut exercer tous les pouvoirs des administrateurs (référez-vous au paragraphe 136(2) de la Loi BNL). Si une organisation n'a qu'un administrateur, cet administrateur peut tenir une réunion (référez-vous au paragraphe 136(6) de la Loi BNL).

Si un administrateur est absent d'une réunion du conseil, une autre personne ne peut pas agir à son titre à l'occasion de la réunion. Autrement dit, un administrateur absent ne peut nommer un fondé de pouvoir ou un représentant pour assister à la réunion du conseil (référez-vous au paragraphe 126(3) de la Loi BNL). Cette restriction ne doit pas être confondue avec l'habileté des membres de nommer des fondés de pouvoir pour assister aux assemblées des membres si le vote par procuration est permis en vertu des règlements administratifs. Pour en savoir plus sur le vote pour les membres absents, voir Les membres.

Un avis de convocation aux réunions du conseil doit être donné aux administrateurs conformément aux règlements administratifs. Cependant, l'avis n'a pas à spécifier l'objectif ni la question à traiter à l'assemblée à moins que l'assemblée serve à :

  • traiter une question exigeant l'approbation des membres
  • combler un poste vacant d'administrateur ou d'expert-comptable
  • nommer des administrateurs supplémentaires
  • émettre des titres de créance
  • approuver des états financiers
  • adopter, modifier ou abroger des règlements administratifs, ou
  • établir les contributions ou cotisations des membres (référez-vous aux paragraphes 131(1), 136(3) et 138(2) de la Loi BNL).

Les administrateurs peuvent régler des questions en signant des résolutions plutôt qu'en tenant des réunions, à la condition que les résolutions soient signées par tous les administrateurs. Ces résolutions signées ont le même effet que si elles avaient été adoptées à l'occasion d'une réunion du conseil d'administration (référez-vous au paragraphe 140(1) de la Loi BNL; il n'existe aucun règlement actuellement). Cette façon de régler les affaires de l'organisation peut être très utile aux petites organisations qui n'ont qu'un seul ou quelques administrateurs (voir Organiser les résolutions des administrateurs à adopter lors de la première assemblée du conseil d'administration).

Un ou plusieurs administrateurs peuvent également participer à une réunion par téléphone ou électroniquement, à la condition que les règlements administratifs de l'organisation le permettent et que tous les participants à la réunion puissent communiquer entre eux. La façon de tenir une réunion devra aussi être conforme à toutes les exigences détaillées établies dans le Règlement BNL (référez-vous au paragraphe 136(7) de la Loi BNL). Pour le moment, aucun règlement traitant de telles exigences n'a été élaboré.

Les règlements administratifs peuvent comprendre une disposition permettant aux administrateurs de prendre des décisions par consensus, même si la Loi BNL exige un vote. De tels règlements administratifs doivent non seulement fournir une définition claire d'un « consensus », ils doivent aussi expliquer la façon de déterminer qu'un consensus ne peut être atteint. Une décision prise par consensus est réputée de satisfaire aux exigences relatives à la tenue d'un scrutin en vertu de la Loi BNL. Cependant, si le conseil ne peut atteindre un consensus, les règlements administratifs doivent prévoir un processus pour soumettre une question au vote (référez-vous à l'article 137 de la Loi BNL).

Nomination des dirigeants

Les dirigeants sont nommés par le conseil d'administration pour aider les administrateurs et pour exécuter certaines fonctions spécifiques. Les dirigeants peuvent occuper n'importe quel poste que le conseil leur confiera (par ex., président, secrétaire ou tout autre poste). Il est important de noter que la Loi BNL définit « dirigeant » de telle sorte à inclure toute personne ainsi nommée par le conseil, y compris les personnes suivantes : le président du conseil d'administration; le président, un vice-président, le secrétaire, le trésorier, le vérificateur, l'avocat général, le directeur général, un administrateur-gérant ou toute autre personne qui remplit pour une organisation des fonctions semblables à celles normalement remplies par une personne exécutant l'un de ces mandats (référez-vous au paragraphe 2(1) de la Loi BNL).

Non seulement le conseil peut-il nommer n'importe quel administrateur ou membre comme dirigeant, il peut aussi nommer en tant que dirigeant une personne qui n'est ni membre ni administrateur de l'organisation. Plusieurs mandats peuvent être assumés par une même personne (référez-vous à l'article 142 de la Loi BNL).

Responsabilités et obligations des administrateurs et des dirigeants

La Loi impose un vaste éventail de responsabilités et d'obligations aux administrateurs et aux dirigeants parce que la portée de l'autorité de la gestion de l'organisation est très étendue. En général, de telles responsabilités et obligations reflètent le poste de confiance qu'occupent les administrateurs et les dirigeants par rapport à l'organisation et ses membres. Bien que de nombreuses responsabilités et obligations des administrateurs et des dirigeants soient prévues par la Loi BNL, d'autres sont établies dans d'autres lois fédérales, provinciales et territoriales.

À titre d'exemple, en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, les administrateurs sont responsables conjointement et solidairement de payer des déductions d'impôt d'employé que l'organisation a omis de verser pendant les deux années suivant la cessation du poste d'administrateur. À titre d'exemple supplémentaire, en vertu de la Loi canadienne sur la protection de l'environnement (1999) (LCPE), les administrateurs doivent exercer la diligence raisonnable pour s'assurer que l'organisation se conforme aux dispositions de la LCPE qui sont relatives à la pollution de l'air et de l'eau, ainsi qu'à celles relatives à l'entreposage et à la disposition adéquates des matières dangereuses.

Norme de diligence

Les administrateurs et les dirigeants doivent exercer au moins le niveau de soins, de diligence et de compétence qu'une personne raisonnablement prudente exercerait dans des circonstances semblables. Ils doivent aussi agir de façon honnête, de bonne foi et dans les meilleurs intérêts de l'organisation, plutôt que dans leurs propres intérêts personnels.

On parlera alors d'une norme objective de diligence. Autrement dit, lorsqu'un tribunal doit déterminer si un administrateur ou un dirigeant a manqué à son obligation envers l'organisation, il comparera les gestes de la personne à celles d'une personne raisonnablement prudente.

Il s'agit d'une norme plus faible que la norme subjective de diligence en matière de common law, qui compare les gestes d'une personne à ce qui pourrait être raisonnablement attendu d'une personne de sa connaissance et de son expérience qui s'applique en vertu de la Loi sur les corporations canadiennes.

En s'acquittant de cette norme objective de diligence, les administrateurs et les dirigeants peuvent s'appuyer de bonne foi sur des rapports préparés par des professionnels. Les administrateurs (et non les dirigeants) peuvent aussi s'appuyer sur les états financiers de l'organisation, qui ont été préparés par l'expert-comptable de l'organisation (référezvous aux paragraphes 148(1), 149(1) et (2), et 150(1) et (2) de la Loi BNL).

Devoir de conformité

Les administrateurs et les dirigeants doivent se conformer à la Loi BNL, à son règlement, aux statuts, aux règlements administratifs et à toute convention unanime des membres (référez-vous au paragraphe 148(2) de la Loi BNL). Les administrateurs sont aussi assujettis à d'autres obligations en vertu de la Loi BNL. À titre d'exemple, les administrateurs doivent se tenir au courant des activités de l'organisation et s'assurer du caractère licite des statuts et de l'intention de l'organisation (référez-vous au paragraphe 148(3) de la Loi BNL).

Responsabilité

Dans le cadre du rôle qu'ils jouent au sein de l'organisation, les administrateurs assument un niveau de responsabilité financière par rapport à leurs décisions et à leurs gestes. À titre d'exemple, un administrateur qui vote en faveur ou consent à une résolution autorisant l'un des éléments suivants est tenu de restituer à l'organisation les sommes d'argent ou tout autre bien en cause non encore recouvrés par celle-ci :

  • la remise de toute somme d'argent ou de tout bien à un membre, à un administrateur ou à un dirigeant, contraire à la Loi BNL, ou
  • le versement d'une indemnité (c.-à-d., une obligation de payer pour toute perte ou tout dommage qu'une autre personne a encouru ou pourrait encourir) contraire à la Loi BNL (référez-vous à l'article 145 de la Loi BNL).

En outre, lorsqu'une organisation est confrontée à des difficultés financières, ses administrateurs sont responsables envers les employés jusqu'à concurrence de six mois de salaires impayés alors qu'ils exécutent leur mandat et dans les deux ans suivant la fin de leur mandat (référez-vous à l'article 146 de la Loi BNL).

Conflits d'intérêts

L'un des buts visés par la Loi BNL consiste à prévenir les conflits entre les intérêts de l'organisation et ceux des administrateurs ou des dirigeants. À titre d'exemple, les administrateurs et les dirigeants doivent déclarer par écrit tout intérêt personnel qu'ils pourraient avoir dans un contrat important avec l'organisation. Si un administrateur ou un dirigeant omet de faire une telle déclaration, l'organisation ou un membre peut demander à un tribunal que le contrat soit annulé et que l'administrateur ou le dirigeant rembourse tous profits ou gains réalisés grâce à ce contrat (référez-vous à l'article 141 de la Loi BNL).

Indemnisation par l'organisation

Une organisation peut envisager de mettre en place certaines des méthodes suivantes pour protéger (indemniser) les administrateurs et les dirigeants des organisations de certaines responsabilités qui pourraient leur être imposées. À titre d'exemple, une organisation pourrait :

  • se procurer une police d'assurance pour protéger les administrateurs et les dirigeants contre des responsabilités encourues dans l'exercice de leurs fonctions (souvent appelée Assurance responsabilité des administrateurs et des dirigeants)
  • convenir de compenser les administrateurs et les dirigeants des pertes qu'ils pourraient subir ou des coûts qu'ils pourraient encourir dans l'exercice de leurs fonctions, sauf si l'administrateur ou le dirigeant n'a pas agit de façon honnête et dans les meilleurs intérêts de l'organisation, ou
  • avancer des fonds aux administrateurs et aux dirigeants pour les aider à payer les coûts pour se défendre contre des poursuites en justice menées contre eux (référez-vous à l'article 151 de la Loi BNL).

Il n'est pas permis dans un contrat, dans les statuts, dans les règlements administratifs ni dans une résolution de soustraire un administrateur ou un dirigeant de l'obligation d'agir conformément à la Loi BNL ou à son règlement, ni de le soustraire de la responsabilité d'une infraction à la Loi BNL ou à son règlement (référez-vous au paragraphe 148(4) de la Loi BNL).

Toutefois, les membres d'une organisation n'ayant pas recours à la sollicitation peuvent conclure une convention unanime des membres pour transférer certaines ou toutes les responsabilités et certains ou tous les pouvoirs d'un administrateur spécifique à un ou à plusieurs membres. Dans un tel cas, étant donné que le ou les pouvoirs ont été (transférés) retirés à l'administrateur, cet administrateur ne serait pas tenu responsable de ne pas exercer ce pouvoir (voir Les membres; vous pouvez aussi vous référez au paragraphe 170(5) de la Loi BNL).

Rémunération des administrateurs, des dirigeants et des membres

Le conseil d'administration d'une organisation peut fixer des niveaux raisonnables de rémunération des administrateurs, des dirigeants et des employés de l'organisation, à moins que les statuts ou les règlements administratifs de l'organisation ne prévoient une disposition différente. La Loi BNL permet aussi spécifiquement à un administrateur, à un dirigeant ou à un membre de recevoir une rémunération raisonnable et des dépenses pour tous services rendus à l'organisation à tout autre titre (par ex., à titre de conseiller de l'organisation).

Dans le cas d'une organisation qui est un organisme de bienfaisance enregistré en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, il est important de savoir que certaines provinces interdisent le paiement d'une rémunération aux administrateurs, à titre d'administrateur ou à tout autre titre et cela en raison d'un conflit d'intérêt inhérent entre les intérêts de l'administrateur et ceux de l'organisation. Si l'organisation est un organisme de bienfaisance enregistré, il est important de consulter les lois de la province ou du territoire dans lequel l'organisme de bienfaisance mène ses activités pour déterminer si une telle restriction s'applique.

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