Guide d'enregistrement
Exigences concernant l'enregistrement des lobbyistes salariés d'entreprises (personnes morales)
(Article 7 de la Loi sur le lobbying)
Aperçu
Le plus haut dirigeant rémunéré à l'emploi de l'entreprise (le déclarant) doit produire une déclaration initiale et enregistrer l'entreprise lorsqu'un ou plusieurs de ses employés communiquent avec des titulaires de charge publique dans le cadre d'activités de lobbying et, lorsqu'elles sont exercées par plusieurs employés, leurs fonctions constituent au total une partie importante des fonctions (20 % ou plus) d'un seul employé équivalent. Aux fins d'estimation de la proportion des fonctions consacrées au lobbying, on peut utiliser le temps à titre d'indicateur.
Notez que le temps passé à communiquer avec les titulaires d'une charge publique et à s'y préparer, ainsi que le temps de déplacement, devraient être pris en considération en faisant cette estimation. Le plus haut dirigeant peut également utiliser d'autres moyens, qualitatifs ou quantitatifs, pour estimer l'importance des activités de lobbying de chaque employé par rapport à ses autres fonctions. De plus, si le seuil du 20 % est atteint ou dépassé durant une période d'un mois, ou si l'on s'attend à ce qu'il le soit, l'enregistrement de l'entreprise et des ses lobbyistes salariés devient alors obligatoire.
L'enregistrement est requis pour les activités de lobbying ayant trait :
- à l'adoption, à l'élaboration ou à la modification de propositions législatives, de projets de loi ou de résolutions, de règlements, de politiques et de programmes;
- à l'octroi de subventions, de contributions ou de tout autre avantage financier.
Les lobbyistes salariés d'entreprises sont habituellement des employés et des cadres dirigeants à plein temps d'une entreprise. Leur fonction première n'est habituellement pas de s'occuper exclusivement des relations publiques ou gouvernementales, bien que de grandes sociétés emploient souvent une ou plusieurs personnes dont l'une des tâches principales est de communiquer avec des titulaires d'une charge publique. Dans ces cas, il fera partie de leurs tâches d'établir de telles communications, que ce soit de manière officielle ou officieuse. Si, au total, les activités de lobbying de tous les cadres dirigeants et employés rémunérés constituent 20 % ou plus des fonctions d'un seul employé équivalent sur une période d'un mois, le déclarant doit alors effectuer une déclaration initiale dans laquelle il nommera certain des employés de l'entreprise qui font du lobbying.
Le déclarant doit produire cette déclaration initiale dans un délai de deux mois après que prend naissance l'obligation d'enregistrer l'entreprise. Le déclarant devra aussi inscrire dans sa déclaration le nom de tous les cadres dirigeants de l'entreprise (soit le premier dirigeant et ses subalternes immédiats) qui font ou feront du lobbying, peu importe quelle proportion de leurs fonctions sont ces activités de lobbying. La déclaration devra également nommer les autres employés de l'entreprise pour qui les activités de lobbying représentent 20 % ou plus de leurs fonctions individuelles.
Notez que, dorénavant, les déclarants devront indiquer si les anciens titulaires d'une charge publique (TCP) qui sont à l'emploi de l'entreprise étaient aussi des titulaires d'une charge publique désignée (TCPD). Les anciens TCPD soumis à l'interdiction quinquennale d'exercer des activités de lobbying pourront néanmoins faire du lobbying si ces activités représentent moins de 20 % de leurs fonctions. À partir des renseignements fournis par le déclarant, le Système d'enregistrement des lobbyistes créera les deux listes de lobbyistes d'entreprise requises en vertu du sous-paragraphe 7(3)(f.1) de la Loi sur le lobbying.
En outre, un rapport mensuel de communication devra être produit par le déclarant pour toute communication prescrite (orale et arrangée d'avance) entre tout employé de l'entreprise et un titulaire d'une charge publique désignée. Tout changement aux renseignements qui apparaissent dans l'enregistrement de l'entreprise doit être apporté au plus tard 15 jours après la fin du mois durant lequel il est requis, conformément aux exigences en matière d'enregistrement pour les lobbyistes salariés d'entreprises.
Si aucun changement n'est déclaré pendant une période de six mois (en fait, quand cinq mois se seront écoulés depuis la fin du dernier mois pour lequel une déclaration a été transmise), une « déclaration de six mois » devra être produite au plus tard 15 jours après la fin de cette période. Cela signifie qu'il faudra confirmer à nouveau le contenu de l'enregistrement le 15e jour de chaque période de six mois, si aucune modification ou communication mensuelle n'a été déclarée au cours des mois précédents3.
Déclarations mensuelles
Les lobbyistes doivent maintenant déclarer les communications orales organisées à l'avance avec les TCPD (sauf si elles sont initiées par ces derniers), liées à l'élaboration de politiques, de programmes ou de lois. Les communications orales et organisées à l'avance concernant des avantages financiers doivent néanmoins être déclarées même si elles sont initiées par un TCPD.
Le tableau suivant résume les critères à utiliser pour établir s'il faut ou non déclarer certaines communications avec des TCPD, (oui) ou (non).
* Remarque : conformément au tableau ci-dessus, certaines communications initiées par un TCPD ne sont pas visées par l'exigence de produire des déclarations mensuelles. Cependant, il ne faudrait pas confondre cette exigence avec celle de déclarer les activités générale, les objets des activités de lobbying et les instituions visées dans l'enregistrement sous-jacent. Par exemple, si l'objet d'une communication avec un TCPD diffère de ce qui apparaît dans l'enregistrement sous-jacent, il faudra mettre à jour ce dernier au plus tard 15 jours après la fin du mois au cours duquel la communication avec le TCPD a eu lieu. Pour simplifier la tâche aux déclarants, le Système d'enregistrement des lobbyistes comparera automatiquement les rapports mensuels de communication avec les enregistrements sous-jacents actifs. Le système demandera aux déclarants de mettre à jour ces derniers s'ils ont entré des objets des activités de lobbying ou des institutions gouvernementales différentes. Retour à la référence du tableau | ||
| Communications orales organisées à l'avance | Liées à l'élaboration de politiques, de programmes ou de lois | Liées à des avantages financiers, p. ex. une subvention ou une contribution |
|---|---|---|
| Initiées par les lobbyistes | oui | oui |
| Initiées par les TCPD | non | oui |
Renseignements à divulguer par le déclarant
- le nom et le titre du poste du déclarant;
- le nom et l'adresse de l'entreprise;
- un résumé des activités commerciales ou autres de l'entreprise;
- le nom et l'adresse de la société mère et des filiales directement intéressées au résultat de ses activités de lobbying;
- le nom des cadres dirigeants, soit le premier dirigeant (président-directeur général, directeur des opérations ou président) ainsi que tout autre cadre dirigeant qui relève directement du premier dirigeant, s'ils communiquent avec des titulaires d'une charge publique.
- le nom des autres employés de l'entreprise qui font du lobbying si cela constitue une partie importante de leurs fonctions (20 % ou plus sur une période d'un mois).
- si un employé ou un dirigeant visé par la déclaration a déjà été titulaire d'une charge publique (TCP) ou titulaire d'une charge publique désignée (TCPD), la description des postes qu'il a occupés;
- si un de ces employés est un ancien titulaire d'une charge publique ou un ancien titulaire d'une charge publique désignée (TCPD), la période durant laquelle il a occupé ces postes;
- si un employé visé par la déclaration est un ancien membre d'une équipe de transition du premier ministre, la période pendant laquelle ces fonctions ont été occupées;
- le cas échéant, le numéro de l'exemption de l'interdiction quinquennale d'exercer des activités de lobbying accordée par le commissaire au lobbying;
- l'objet des activités de lobbying, notamment la proposition législative, le projet de loi ou la résolution, le règlement, la politique ou le programme, la subvention ou la contribution ou tout autre avantage financier, ainsi que des détails relatifs à ceux-ci;
- le nom de chaque ministère ou institution gouvernementale visé;
- la source et le montant de tout financement fourni par une administration publique au client, de même que des renseignements indiquant si du financement public est attendu;
- les moyens de communication utilisés, notamment les campagnes de lobbying populaire (voir la Foire aux questions pour la définition).
La Loi sur le lobbying exige que le déclarant inscrive le nom des employés de l'entreprise qui font du lobbying dans deux listes séparées. L'une contient le nom des cadres dirigeants et des autres employés pour qui les activités de lobbying représentent plus de 20 % de leurs fonctions. L'autre liste affiche le nom des cadres dirigeants de l'entreprise qui exercent des activités de lobbying qui représentent moins de 20 % de leurs fonctions. À partir des renseignements fournis par le déclarant, le Système d'enregistrement des lobbyistes créera automatiquement les deux listes de lobbyistes d'entreprise requises en vertu du sous-paragraphe 7(3)(f.1) de la Loi sur le lobbying.
3 – Cela signifie qu'il faut transmettre une déclaration au bout d'une période maximale de six mois (qui peut varier légèrement en fonction de la date de la dernière déclaration), s'il n'y pas eu de rapport de communication ou de modification à l'enregistrement dans les mois précédents. Par exemple, si une déclaration est transmise le 8 mars et qu'il n'y a eu aucune modification ou rapport de communication dans les cinq mois suivants (avril, mai, juin, juillet, août), une « déclaration de six mois » doit être transmise au Commissariat au lobbying au plus tard le 15 septembre. Cependant, si l'on déclare une communication avec un TCPD ou si l'on apporte une modification à un enregistrement le 22 mai, mais qu'aucune autre déclaration n'est effectuée dans les cinq mois suivants (juin, juillet, août, septembre, octobre), il faut alors transmettre une « déclaration de six mois » avant le 15 novembre. Retour au texte
