Archivé — Vérification du Système de déclaration d'avertissement rapide pour les propositions de marché

Informations archivées

Les informations archivées sont fournies aux fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elles ne sont pas assujetties aux normes Web du gouvernement du Canada et n'ont pas été modifiées ou mises à jour depuis leur archivage. Pour obtenir ces informations dans un autre format, veuillez communiquez avec nous.

Direction générale de la vérification et de l'évaluation
Industrie Canada

Septembre 2008

Recommandé au sous-ministre pour approbation
le par le CMV
Approuvé par le sous-ministre le 27 octobre 2008


On peut obtenir cette publication sur supports accessibles, sur demande. Communiquer avec la :
Section des services du multimédia
Direction générale des communications et du marketing
Industrie Canada
Bureau 264D, tour Ouest
235, rue Queen
Ottawa (Ontario) K1A 0H5

Tél. : 613-995-8552

Téléc. : 613-995-8552

Courriel : multimedia.production@ic.gc.ca

Autorisation de reproduction
À moins d'indication contraire, l'information contenue dans cette publication peut être reproduite, en tout ou en partie et par quelque moyen que ce soit, sans frais et sans autre permission d'Industrie Canada, pourvu qu'une diligence raisonnable soit exercée afin d'assurer l'exactitude de l'information reproduite, qu'Industrie Canada soit mentionné comme organisme source et que la reproduction ne soit présentée ni comme une version officielle ni comme une copie ayant été faite en collaboration avec Industrie Canada ou avec son consentement.

Pour obtenir l'autorisation de reproduire l'information contenue dans cette publication à des fins commerciales, faire parvenir un courriel à copyright.droitdauteur@tpsgc.gc.ca

N.B. Dans cette publication, la forme masculine désigne tant les femmes que les hommes.

No de catalogueIu4-141/4-2008E-PDF
ISBN 978-1-100-11184-1
60533

Also available in English under the title Audit of Early Warning System for Contract Proposals.

Version traduite. La version anglaise de ce rapport doit prévaloir en cas d'incohérence.


Table des matières


1.0 Sommaire

1.1 Introduction

Le Conseil des programmes et des services — Examen des marchés (CPSEM) a été mis sur pied afin de fournir des recommandations et un soutien à la direction corporative dans la mise en œuvre des politiques gouvernementales et ministérielles, des procédures opérationnelles et du contrôle de la performance se rapportant aux activités contractuelles d'Industrie Canada (IC). Le CPSEM est tenu de formuler des recommandations relativement à l'autorisation de tous les préavis d'adjudication de contrat (PAC); toutes les confirmations de commande de plus de 25 000 $; les marchés de services à fournisseur unique de plus de 25 000 $; ainsi que toute modification aux marchés de services à fournisseur unique qui porterait la valeur totale du marché à un montant supérieur à ce seuil.

Le Système de déclaration d'avertissement rapide pour les propositions de marché (SDAR) a été adopté en février 2007 en tant que contrôle supplémentaire permettant de surveiller les activités contractuelles d'IC et il représente une excellente pratique de gestion du processus d'approvisionnement. Tous les marchés concurrentiels dépassant la limite prévue par l'Accord de libre-échange nord-américain (laquelle se chiffrait alors à 84 000 $) doivent être présentés au CPSEM aux fins d'examen et de recommandations. Une description du mandat du SDAR (rôles et responsabilités) est fournie à l'annexe A.

La vérification du SDAR est conforme au Plan de vérification approuvé de 2008-2009 et il s'agit d'une vérification obligatoire en vertu d'une lettre de décision du Conseil du Trésor. Les résultats de la vérification doivent être présentés au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) au plus tard le 1er octobre 2008. La vérification vise à assurer que la performance du SDAR est conforme à son mandat (voir l'annexe A). La portée de la vérification comprenait un examen de certains documents d'approvisionnement et marchés sélectionnés établis entre le 1er avril 2007 et le 31 mars 2008 (exercice 2007-2008).

1.2 Principales constatations

Gouvernance

  • 1. Aucun document ou politique officiel sur l'obligation du SDAR de fournir des orientations à jour aux utilisateurs n'a été publié.
  • 2. Le mandat du SDAR n'inclut pas l'examen de tous les projets d'approvisionnement supérieurs à 84 000 $. Pour l'exercice 2007-2008, un peu moins de 25 p. 100 des dépenses d'approvisionnement supérieures à 84 000 $ — l'ensemble des autorisations de tâches — n'ont fait l'objet d'aucun examen par le SDAR.

Contrôles

  • 3. Il n'existe aucun système efficace pour relever les propositions de marché qui doivent être soumises au SDAR ou pour suivre et surveiller la décision relative aux propositions de marché soumises au SDAR.

Gestion des risques

  • 4. Aucune activité officielle de gestion des risques (p. ex., stratégies d'identification, d'évaluation et de médiation) n'a été entreprise pour déterminer les risques, l'exposition au risque et les niveaux de risque relatifs au mandat, aux rôles et aux responsabilités du SDAR.

1.3 Recommandations

Gouvernance

  • 1. Le directeur général, Direction générale des approvisionnements, de la gérance et de la sécurité (DGAGS), devrait s'assurer que la Politique sur les marchés d'Industrie Canada et les procédures connexes concernant le SDAR sont mises à jour, publiées et communiquées efficacement.
  • 2. Le directeur général, DGAGS, en consultation avec le secrétaire du CPS, devrait examiner et réviser le mandat et les activités actuels du SDAR pour s'assurer que tous les projets d'approvisionnement proposés de plus de 84 000 $ font l'objet d'un examen.

Contrôles

  • 3. Le directeur général, DGAGS, conjointement avec le secrétaire du CPS, devrait mettre en œuvre un processus et un système de suivi pour s'assurer que tous les marchés qui doivent faire l'objet d'un examen par le SDAR y sont soumis et que toutes les propositions sont consignées et surveillées afin d'évaluer la conformité avec les comptes-rendus de décisions du SDAR.

Gestion des risques

  • 4. Le directeur général, DGAGS, conjointement avec le secrétaire du CPS, devrait s'assurer que le mandat et les pratiques du SDAR sont appuyés par les résultats d'un processus officiel de gestion des risques.

1.4 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification suivies et les données recueillies sont suffisants et appropriés pour appuyer l'exactitude de l'opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur un examen des situations recensées au cours de la période visée à la lumière des critères de vérification préétablis convenus avec la direction. Les conclusions ne s'appliquent qu'à l'entité examinée.

1.5 Opinion de la vérification

À mon avis, le Système de déclaration d'avertissement rapide pour les propositions de marché comporte des lacunes et présente des risques modérés relativement aux processus de gouvernance, aux contrôles et à la gestion des risques qui requièrent l'attention de la direction.

Champ de saisie de la signature
Richard Willan
Dirigeant principal intérimaire de la
vérification, Industrie Canada
Champ de saisie de la date
Date
haut de la page

2.0 À propos de la vérification

2.1 Contexte

Le Conseil des programmes et des services — Examen des marchés (CPSEM) a été mis sur pied afin de fournir des recommandations et un soutien à la direction corporative dans la mise en œuvre des politiques gouvernementales et ministérielles, des procédures opérationnelles et du contrôle de la performance se rapportant aux activités contractuelles d'Industrie Canada (IC). Le CPSEM est tenu de formuler des recommandations relativement à l'autorisation de tous les préavis d'adjudication de contrat (PAC); toutes les confirmations de commande de plus de 25 000 $; les marchés de services à fournisseur unique de plus de 25 000 $; ainsi que toute modification aux marchés de services à fournisseur unique qui porterait la valeur totale du marché à un montant supérieur à ce seuil.

Le Système de déclaration d'avertissement rapide pour les propositions de marché (SDAR) a été adopté en février 2007 en tant que contrôle supplémentaire permettant de surveiller les activités contractuelles d'IC. Il a été adopté en vue d'accroître la gestion efficace des décisions d'investissement et la gestion des marchés au moyen de mesures concrètes propres à renforcer sa gouvernance. Tous les marchés concurrentiels dépassant la limite prévue par l'Accord de libre-échange nord-américain (laquelle se chiffrait alors à 84 000 $) doivent être présentés au CPSEM aux fins d'examen et de recommandations. Une description complète des rôles attendus du SDAR est fournie à l'annexe A.

En 2007-2008, 124 projets d'approvisionnement d'une valeur supérieure à 84 000 $, totalisant un peu plus de 35,4 millions de dollars, ont été entrepris. De ce nombre, 82 projets étaient des marchés totalisant un peu moins de 26,6 millions de dollars et incluaient ceux administrés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ainsi que par IC. Outre ces 82 marchés, 42 autorisations de tâches évaluées à un peu plus de 8,8 millions de dollars — non considérées comme des propositions de marché concurrentiel en raison du fait qu'elles sont établies dans le cadre d'un marché déjà attribué — étaient supérieures à 84 000 $ pendant l'exercice 2007-2008.

2.2 Objectif

Conformément au Plan de vérification approuvé de 2008-2009 et à la demande du Conseil du Trésor, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) a effectué la vérification du SDAR pour les propositions de marché.

La vérification visait à assurer que la performance du SDAR est conforme à son mandat (inclus en partie à l'annexe A). À cette fin, trois sous-objectifs ont été établis :

  • évaluer si et dans quelle mesure le processus de gouvernance définit et protège les valeurs, établit des objectifs, surveille les activités et le rendement et définit les méthodes d'imputabilité;
  • évaluer la pertinence du système de contrôle interne; et
  • évaluer l'efficacité du système de gestion des risques.

2.3 Portée

La vérification a été réalisée entre juin et septembre 2008 et incluait un examen des activités contractuelles se rapportant au SDAR entre le 1er avril 2007 et le 31 mars 2008.

La vérification portait sur toutes les dépenses relatives aux marchés de plus de 84 000 $, incluant ceux administrés par TPSGC. Le SDAR et la vérification n'incluent pas les éléments suivants : les marchés pour les services des commissionnaires, les services d'expédition et de réception, les services de messagerie, les marchés se rapportant aux installations (services de construction, de déménagement et de conception), les sondages et la publicité, les services de traduction et la délivrance de licences de GI-TI (Outlook, Microsoft Suite, etc.).

2.4 Méthodologie

À l'appui des exigences énoncées dans la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, des critères de vérification ont été élaborés et reliés à chacun des objectifs de la vérification dans les catégories de la gouvernance, des contrôles internes et de la gestion des risques.

La vérification a porté sur le Cadre de contrôle de gestion (CCG) en place pour recenser et suivre les propositions de marché soumises au SDAR. La vérification était presque terminée le 20 août 2007 et avait comporté :

  • un examen des pratiques de gestion, du système de contrôles internes, des politiques, procédures, lignes directrices et processus connexes;
  • des entrevues avec des responsables ministériels, entre autres le gestionnaire des Contrats et de la Gestion du matériel (CGM), les gestionnaires des directions générales, le personnel des approvisionnements et des contrats et le secrétaire de séance du CPS; et
  • un examen et une revuedes dossiers d'approvisionnement et d'attribution des marchés, des projets soumis au SDAR, des comptes-rendus de décisions du SDAR et des bases de données sur les finances et l'attribution des marchés.
haut de la page

3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

La présente section présente les constatations détaillées de la vérification du SDAR. Les constatations reposent sur des éléments probants et l'analyse découlant de la réalisation d'une vérification détaillée.

3.2 Gouvernance

Constatation 1 : Aucun document publié officiellement portant sur les processus et les exigences du SDAR

Aucun document ou politique officiel sur l'obligation du SDAR de fournir des orientations à jour aux utilisateurs n'a été publié.

Les politiques, guides et communications d'IC concernant les activités d'attribution de marchés du SDAR devraient être suffisants, disponibles et fournis en temps utile quand cela s'avère nécessaire.

Le SDAR a été mis en place en février 2007 et une brève communication (courriel) décrivant les exigences du système a été transmise aux gestionnaires ministériels principaux, qui ont été invités à en informer les employés concernés. Aucune autre information sur les exigences du SDAR n'a été incluse dans la Politique sur les marchés d'IC ni dans aucun autre moyen de communication comme le Bulletin ou Gardons contact. Par conséquent, il existe un risque que toutes les propositions de marché ne soient pas soumises au SDAR conformément aux exigences.

Le mandat général provisoire du SDAR (les rôles et responsabilités sont inclus à l'annexe A) expose en détail l'information requise du secteur responsable qui soumet une proposition de marché au SDAR. Le mandat demeure provisoire. Il reflète un processus en évolution et engendre le risque continu que les exigences de présentation au SDAR ne soient pas comprises jusqu'à ce qu'elles soient officialisées et entièrement communiquées.

Recommandation 1.0

Le directeur général, Direction générale des approvisionnements, de la gérance et de la sécurité (DGAGS), devrait s'assurer que la Politique sur les marchés d'Industrie Canada et les procédures connexes concernant le SDAR sont mises à jour, publiées et communiquées efficacement.

Constatation 2 : Le mandat du SDAR n'exige pas l'examen de tous les projets d'approvisionnement proposés supérieurs à 84 000 $.

Le mandat du SDAR n'inclut pas l'examen de tous les projets d'approvisionnement supérieurs à 84 000 $. Pour l'exercice 2007-2008, un peu moins de 25 p. 100 des dépenses d'approvisionnement supérieures à 84 000 $ — l'ensemble des autorisations de tâches — n'ont fait l'objet d'aucun examen par le SDAR.

Compte tenu des préoccupations du Conseil du Trésor, on s'attendrait à ce que le mandat du SDAR inclue une clause visant à s'assurer que tous les projets d'approvisionnement évalués à plus de 84 000 $ fassent l'objet d'un examen par le SDAR.

Toutefois, le processus du SDAR se limite aux propositions de marché concurrentiel de plus de 84 000 $ (sujettes aux exclusions particulières mentionnées plus haut) et n'inclut pas les dépenses d'approvisionnement comme les autorisations de tâches qui ne sont pas des marchés concurrentiels du fait qu'elles font partie d'un marché existant.

Une analyse des données des CGM pour 2007-2008 indique qu'il y avait 124 projets d'approvisionnement d'une valeur supérieure à 84 000 $ totalisant un peu plus de 35,4 millions de dollars. De ce nombre, 42 projets d'approvisionnement représentant un peu moins de 25 p. 100 (un peu plus de 8,8 millions de dollars) du total n'ont pas fait l'objet d'un examen par le SDAR. Ces 42 projets sont tous des autorisations de tâches qui représentent un large éventail d'activités se rapportant aux marchés, comme la prestation de services de GI-TI, l'élaboration de chartes de projet, les estimations de projet, la gestion de la portée de projets, la gestion de plans de projet et l'établissement d'un budget.

L'exclusion de types particuliers de projets d'approvisionnement (comme les autorisations de tâches) présente le risque que certaines dépenses ne soient pas portées à l'attention du CPSEM et du SDAR aux fins d'examen et de recommandations pour aider à assurer la conformité aux priorités ministérielles et à la politique, réduire les chevauchements de projets, assurer l'optimisation des ressources et informer à l'avance des projets d'approvisionnement proposés au sein du Ministère.

Recommandation 2.0

Le directeur général, DGAGS, en consultation avec le secrétaire du CPS, devrait examiner et réviser le mandat et les activités actuels du SDAR pour s'assurer que tous les projets d'approvisionnement proposés de plus de 84 000 $ font l'objet d'un examen.

3.3 Contrôles

Constatation 3 : Système inefficace pour recenser et surveiller les propositions de marché

Il n'existe aucun système efficace pour relever les propositions de marché qui doivent être soumises au SDAR ou pour suivre et surveiller la décision relative aux propositions de marché soumises au SDAR.

Nous nous attendrions à ce qu'il existe un système pour : a) recenser tous les marchés proposés qui devraient être examinés par le SDAR; et b) surveiller les marchés examinés et attribués afin d'évaluer s'ils sont conformes aux comptes-rendus de décision du SDAR.

La responsabilité de la gestion de l'information se rapportant aux propositions soumises au SDAR n'est pas attribuée de manière explicite et il n'existe aucun système de suivi du SDAR permettant d'associer facilement les comptes-rendus de décisions du SDAR à un marché une fois que ce dernier est attribué.

L'information provenant du Système intégré des finances et du matériel (SIFM) indique que selon les critères établis (plus de 84 000 $), 82 marchés auraient dû être soumis à l'examen du SDAR en 2007-2008. Les comptes-rendus de décisions du SDAR indiquent que 62 propositions de marché ont été reçues aux fins d'examen pendant cette même période, ce qui représente un écart de 20 marchés. Il n'existe aucun système pour assurer que toutes les propositions de marché qui répondent aux critères du SDAR sont soumises à des fins d'examen. Même si l'unité des CGM a été chargée d'assurer un suivi afin de veiller à l'adoption des mesures pertinentes, il n'existe aucun mécanisme lui permettant de rapprocher l'information du SIFM avec les comptes-rendus de décisions du SDAR.

Il n'existe aucun système efficace pour recenser toutes les propositions de marché qui doivent faire l'objet d'un examen ni aucune méthode pour évaluer la suite donnée aux recommandations du SDAR, ce qui accroît le risque que les propositions de marché supérieures au seuil de 84 000 $ ne soient pas examinées par le SDAR alors qu'elles le devraient et que si elles sont examinées, elles ne sont pas surveillées pour évaluer la conformité aux comptes-rendus de décisions du SDAR.

Recommandation 3.0

Le directeur général, DGAGS, conjointement avec le secrétaire du CPS, devrait mettre en œuvre un processus et un système de suivi pour s'assurer que tous les marchés qui doivent faire l'objet d'un examen par le SDAR y sont soumis et que toutes les propositions sont consignées et surveillées afin d'évaluer la conformité avec les comptes-rendus de décisions du SDAR.

3.4 Gestion des risques

Constatation 4 : Aucune gestion officielle des risques à l'appui du SDAR

Aucune activité officielle de gestion des risques (p. ex., stratégies d'identification, d'évaluation et de médiation) n'a été entreprise pour déterminer les risques, l'exposition au risque et les niveaux de risque relatifs au mandat, aux rôles et aux responsabilités du SDAR.

On s'attendrait à ce que la direction identifie, évalue et réagisse en termes formels aux risques susceptibles d'entraver l'atteinte des objectifs du SDAR.

Aucune activité de gestion des risques n'a été effectuée au début ou pendant la durée de vie de l'initiative du SDAR. Le SDAR a pour vocation d'examiner toutes les propositions de marché concurrentiel supérieures à 84 000 $; cependant, cette intention est assujettie à certaines exclusions. Par ailleurs, bien que l'intention soit également d'assurer que les projets d'approvisionnement soumis au Conseil satisfont à certains critères (voir l'annexe A), le SDAR a exclu des projets d'approvisionnement (comme les autorisations de tâches susmentionnées). Aucune activité officielle de gestion des risques n'a été réalisée pour identifier, évaluer et penser aux risques possibles associés à ces limites de la portée des activités du SDAR.

En maintenant la pratique actuelle du SDAR, sans l'appui de la gestion fondamentale du risque, il est possible que des projets d'approvisionnement susceptibles de présenter des risques plus élevés ne fassent pas l'objet d'un examen, tandis que les projets d'approvisionnement de moindre risque pourraient consommer inutilement des ressources.

Recommandation 4.0

Le directeur général, DGAGS, conjointement avec le secrétaire du CPS, devrait s'assurer que le mandat et les pratiques du SDAR sont appuyés par les résultats d'un processus officiel de gestion des risques.

haut de la page

Annexe A : Rôles et responsabilités du SDAR

Mandat proposé pour les membres du CPS

Examiner et formuler des recommandations sur des propositions de marché concurrentiel d'une valeur supérieure à 84 000 $, de manière à s'assurer que les projets d'approvisionnement soumis au Conseil respectent les critères suivants :

  • conformité aux priorités du Ministère;
  • conformité aux politiques;
  • amélioration de la synergie entre les secteurs et réduction des chevauchements entre les projets d'approvisionnement;
  • optimisation des ressources;
  • information préalable concernant les projets d'approvisionnement élaborés au sein du Ministère

Rôles et responsabilités

Secteurs et directions générales responsables

  • Utiliser le modèle pour les projets d'approvisionnement d'une valeur supérieure à 84 000 $; fournir autant d'information que possible sur le projet d'approvisionnement. Le modèle devrait être rempli conformément aux instructions figurant dans la section « Information requise  ».
  • Dès que le modèle est rempli, la direction générale ou le secteur responsable doit fournir une copie de sa proposition à l'agent des marchés de l'unité des CGM aux fins d'examen et de commentaires.
  • Après examen de la proposition, l'unité des CGM informera le secteur de toute révision ou de tout changement effectué et demandera l'approbation du secteur ou de la direction générale en vue d'aller de l'avant avec la proposition révisée ou mise à jour.
  • Le secteur ou la direction générale responsable doit veiller à ce qu'un représentant (généralement le chargé du projet) soit disponible pour assister à la réunion du CPS (si le secrétariat du CPS le demande) afin de présenter le projet d'approvisionnement et de répondre aux questions des membres du Conseil.

Contrats et gestion du matériel

  • Aider le secteur ou la direction générale responsable à préparer le tableau pour le projet d'approvisionnement d'une valeur supérieure à 84 000 $ et fournir des avis sur le moyen d'approvisionnement.
  • Examiner le tableau et apporter des changements au besoin, et fournir la version à jour à la personne-ressource du secteur ou de la direction générale aux fins d'approbation finale du secteur avant que l'unité des CGM la transmette au secrétariat du CPS en vue de sa présentation à la réunion suivante du Conseil.
  • Le gestionnaire, CGM, doit participer à la réunion préliminaire du CPS et fournir de l'information générale sur le projet d'approvisionnement au président du Conseil. Par suite de cette réunion, le secrétariat du CPS peut contacter le secteur ou la direction générale responsable afin d'inviter un représentant (généralement le chargé de projet) à présenter le projet d'approvisionnement aux membres du CPS.
  • Après la réunion du CPS, le gestionnaire, CGM, communiquera avec le secteur ou la direction générale responsable pour l'informer de la recommandation du CPS ou de toute suite à donner aux questions du CPS.
haut de la page

Annexe B : Critères détaillés de la vérification

Pour le processus de gouvernance et de gestion des risques, la mesure dans laquelle le cadre de contrôle de gestion (CCG) se rapportant au SDAR d'Industrie Canada est adéquat et fonctionne comme prévu.

  • Évaluation et gestion des risques — IC identifie, évalue et gère les risques se rapportant à l'attribution de marchés (propositions de marché). L'évaluation des risques est documentée.
  • Cadre de politiques — Les politiques et procédures du SDAR sont suffisantes, disponibles et fournies en temps utile quand cela s'avère nécessaire.
  • Rôles et responsabilités — Les rôles et responsabilités se rapportant au SDAR sont clairement définis, compris et étayés.

Les contrôles internes d'IC pour les activités du SDAR permettent d'assurer la conformité au mandat énoncé pour l'examen des propositions de marché.

  • Planification des marchés — Les activités de planification des marchés définissent clairement les exigences, en tenant compte des politiques applicables et des règles d'une concurrence loyale.
  • Activités de demande de soumissions — Les activités de demande de soumissions sont conformes au processus d'approvisionnement en accord avec l'approbation énoncée dans le compte-rendu de décisions applicable du SDAR.
  • Attribution des marchés — Les marchés sont attribués conformément à l'approbation énoncée dans le compte-rendu de décisions applicable du SDAR.
haut de la page

Annexe C : Réponse de la direction et plan d'action

Titre et numéro du projet :
Vérification du Système de déclaration d'avertissement rapide pour les propositions de marché / 08-02
Mis à jour à :

Réponse de la direction

En réponse à votre demande datée du 18 septembre 2008, vous trouverez ci-joint la réponse proposée de la direction au Rapport de vérification provisoire de la DGVE sur le Système de déclaration d'avertissement rapide pour les propositions de marché (SDAR).

Recommandation 1

Le directeur général, Direction générale des approvisionnements, de la gérance et de la sécurité (DGAGS), devrait s'assurer que la Politique sur les marchés d'Industrie Canada et les procédures connexes concernant le SDAR sont mises à jour, publiées et communiquées efficacement.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec cette recommandation et assurera un suivi approprié et en temps opportun.

Mesures prises à ce jour — Le site Web d'IC renferme une page consacrée à la Politique sur les marchés et au CPS. La communication avec le personnel du Ministère est gérée au moyen de la publication en ligne Gardons contact. Ce bulletin d'information explique des sujets d'intérêt aux gestionnaires ainsi qu'aux employés ayant l'autorité contractuelle, comme les changements de politique ou les résultats de la surveillance des marchés.

Prochaines étapes — Le cadre de référence du CPS et la page Web sur l'attribution de marchés seront mis à jour pour refléter le but de l'examen du SDAR et les instructions aux promoteurs en vue de son exécution.

Recommandation 2

Le directeur général, DGAGS, en consultation avec le secrétaire du CPS, devrait examiner et réviser le mandat et les activités actuels du SDAR pour s'assurer que tous les projets d'approvisionnement proposés de plus de 84 000 $ font l'objet d'un examen.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec cette recommandation.

Mesures prises à ce jour — En juin 2008, IC a abaissé le seuil du CPS concernant le SDAR et les propositions de marché, pour le faire passer de 84 000 $ à 76 500 $ afin de refléter la limite révisée par l'ALENA. Depuis le 16 septembre 2008, les autorisations de tâches sont révisées par le CPS. Par ailleurs, la direction générale du dirigeant principal de l'information (DPI) gère une vaste fonction de surveillance des autorisations de tâches, en place depuis le 1er avril 2008, laquelle inclut la gouvernance et la surveillance du Comité de la gestion stratégique de la TI (CGSTI) et du Comité de supervision des projets.

Le CGSTI est chargé de l'affectation des travaux et des investissements en TI. Ce comité approuve le plan ministériel annuel de TI et formule des recommandations au sous-ministre au sujet des dépenses ministérielles en TI. Il est aussi chargé d'examiner et d'approuver les nouveaux projets proposés.

Voici le mandat du CGSTI :

  • prendre les décisions d'investissement en TI alignées sur le mandat et les résultats stratégiques du Ministère et affecter les ressources ministérielles nécessaires pour donner suite à ces investissements prioritaires;
  • gérer les affectations visant des travaux stratégiques de TI dans les limites de l'enveloppe de dépenses établie de TI établie;
  • examiner et approuver la stratégie et les politiques de TI;
  • soutenir le Bureau de l'informatique pour lui permettre de réaliser des économies au niveau des coûts en rapport avec toutes les activités de TI.

Comité de supervision de projet

Le CSP assure supervision continuelle des projets de TI pour veiller à ce que le cadre ministériel de gestion de projet soit suivi. Ce comité exerce un contrôle fonctionnel sur tous les projets de TI et examine régulièrement les projets actifs (au moyen du mécanisme d'évaluations graduelles décrit ci-après).

Le mandat du CSP est de :

  • veiller à l'application des procédures standard de gestion de projet;
  • vérifier les livrables à chaque étape du mécanisme d'évaluations graduelles;
  • assurer la supervision continuelle des projets (et déterminer si un examen par un tiers est nécessaire) pour veiller à ce que les résultats attendus soient obtenus et à ce que le coût soit le moins élevé possible;
  • vérifier que des systèmes, mécanismes et contrôles de gestion de projet suffisants soient en place à l'échelle du Ministère;
  • soutenir l'atteinte des résultats attendus des projets et des programmes, tout en limitant le risque pour les intervenants et les contribuables.

Recommandation 3

Le directeur général, DGAGS, conjointement avec le secrétaire du CPS, devrait mettre en œuvre un processus et un système de suivi pour s'assurer que tous les marchés qui doivent faire l'objet d'un examen par le SDAR y sont soumis et que toutes les propositions sont consignées et surveillées afin d'évaluer la conformité avec les comptes-rendus de décisions du SDAR.

Réponse de la direction

La direction accepte d'examiner le processus en place pour surveiller et suivre les projets visés par le SDAR et soumis au CPS en vue d'assurer la conformité aux comptes-rendus de décisions du SDAR. La direction s'assurera à ce que les mesures de suivi supplémentaires, les procédures et un système soient mis en œuvre rapidement, tout en veillant à ce que l'approche soit pratique, faisable et abordable et qu'elle respecte entièrement les protocoles ministériels de gestion des projets et de la TI.

Mesures prises à ce jour — Les résultats des opinions du CPS sur les projets visés par le SDAR sont consignés dans des procès-verbaux et les promoteurs sont informés des mesures que le CPS recommande de prendre relativement à leur projet.

Prochaines étapes — La direction évaluera les options et élaborera une approche assortie d'un plan d'action, d'étapes et de dates.

Recommandation 4

Le directeur général, DGAGS, conjointement avec le secrétaire du CPS, devrait s'assurer que le mandat et les pratiques du SDAR sont appuyés par les résultats d'un processus officiel de gestion des risques.

Réponse de la direction

La direction reconnaît qu'un processus officiel de gestion des risques doit appuyer le processus du SDAR. Mesures prises à ce jour — L'actuel mandat du CPS inclut une section sur l'évaluation des risques pour chaque projet présenté au SDAR. Le mandat proposé, qui doit être présenté au CPS le 2 octobre 2008, exige des promoteurs qu'ils répondent à ce qui suit :

« Qu'arrive-t-il si le travail n'est pas réalisé ou est retardé? Par ailleurs, précisez pour chaque risque sa probabilité de se produire (élevée, moyenne ou faible) et évaluez l'incidence si le risque se produit (élevée, moyenne ou faible). Pour ces secteurs de risque où les probabilités ou l'incidence sont jugées élevées ou moyennes, il faut inclure un résumé de la stratégie d'atténuation des risques. Ces propositions, assortie d'une évaluation combinée « élevée/moyenne » ou « élevée/élevée » pourraient normalement ne pas aller de l'avant. »

Prochaines étapes — Un processus officiel et étayé de gestion des risques sera mis en place. Ce processus inclura un système qui compare les propositions présentées au SDAR avec les marchés attribués. Grâce à ce processus, les activités d'approvisionnement à risque élevé seront évaluées conformément au mandat du SDAR figurant dans le cadre de référence du CPS.

La réponse de la direction concernant les autorisations de tâches a été mentionnée antérieurement dans la recommandation.

haut de la page

Plan d'action

Plan d'action
Recomman-
dation
Mesure prévue ou justification quand il est décidé de ne pas donner suite à la recommandation Responsable Date cible d'achè-
vement
Date révisée d'achè-
vement
État d'avance-
ment actuel
1. Le directeur général, Direction générale des approvision-nements, de la gérance et de la sécurité (DGAGS), devrait s'assurer que la Politique sur les marchés d'IC et les procédures connexes concernant le SDAR sont mises à jour, publiées et communiquées efficacement. Le site intranet d'IC, qui renferme les politiques sur les marchés d'IC, les bulletins Gardons contact, etc., doit être plus visible pour les utilisateurs. Le Service des approvision-nements et des contrats aura son propre site Web dans le site Web du Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration, ce qui lui donnera la visibilité requise et permettra aux employés d'IC de lui faire appel plus facilement. Gestionnaire, CGM 31 mars 2009
Un numéro spécial du bulletin  Gardons contact sera rédigé et exposera en détail le processus du SDAR et expliquera quand il s'applique. Ce numéro spécial sera envoyé par courriel à tous les employés ayant l'autorité contractuelle. 30 nov 2008
2. Le directeur général, DGAGS, en consultation avec le secrétaire du CPS, devrait examiner et réviser le mandat et les activités actuels du SDAR pour s'assurer que tous les projets d'approvision-nement proposés de plus de 84 000 $ font l'objet d'un examen. Les politiques sur les marchés d'IC actuellement en vigueur seront mises à jour afin d'inclure le processus interne du SDAR. Gestionnaire, CGM 31 jan 2009    
Le cours de formation actuel d'IC sur l'attribution de marchés sera modifié afin d'inclure le processus du SDAR. 31 oct 2008
3. Le directeur général, DGAGS, conjointement avec le secrétaire du CPS, devrait mettre en œuvre un processus et un système de suivi pour s'assurer que tous les marchés qui doivent faire l'objet d'un examen par le SDAR y sont soumis et que toutes les propositions sont consignées et surveillées afin d'évaluer la conformité avec les comptes-rendus de décisions du SDAR. Le mandat du CPS a été révisé et inclut une section détaillée sur le SDAR. Cette section indique clairement que tous les achats proposés de plus de 76 500 $ doivent être examinés par le CPS, à l'exception de certains achats qui sont jugés présenter un risque minime. Ces exclusions sont clairement indiquées dans le mandat du CPS. Gestionnaire, CGM oct 2008
La direction générale du DPI préparera des rapports trimestriels sur les autorisations de tâches pour le CPS qui décriront le projet, la date d'approbation du projet par la structure de gouvernance de la direction générale du DPI, l'analyse des risques et la valeur et le nombre des autorisations de tâches établies. Achevé
4. Le directeur général, DGAGS, conjointement avec le secrétaire du CPS, devrait s'assurer que le mandat et les pratiques du SDAR sont appuyés par les résultats d'un processus officiel de gestion des risques. Les instructions du modèle du SDAR comportent une section révisée sur l'évaluation des risques pour assurer qu'une évaluation complète et détaillée des risques est effectuée avant la présentation du projet présenté par le SDAR au CPS. Le promoteur devra inclure un résumé de sa stratégie d'atténuation des risques pour les risques jugés de moyens à élevés. Gestionnaire, CGM oct 2008
Un processus officiel et documenté de gestion des risques sera mis en place. Ce processus inclut un système qui compare les projets présentés par le SDAR avec les marchés attribués. Grâce à ce processus, des activités d'approvision-nement à risque élevé seront évaluées conformément au mandat du SDAR énoncé dans le cadre de référence du CPS. 31 mars 2009

Préparé par : A.J. Jones, DG, DGAGS

Approuvé par : Bill Merklinger, agent principal des finances par intérim

  • Courriel
Date de modification :