Vérification de l'Initiative fédérale de développement économique pour le Nord de l'Ontario (FedNor) – Programme de développement du Nord de l'Ontario (PDNO)

1.0 Résumé

1.1 Contexte

L'Initiative fédérale de développement économique pour le Nord de l'Ontario (FedNor) a été établie en 1987 et est destinée à promouvoir la croissance économique, la diversification et la création d'emplois ainsi qu'à soutenir l'essor de collectivités viables et autonomes dans le Nord de l'Ontario grâce à la collaboration avec des partenaires des collectivités et d'autres organismes pour améliorer l'accès des petites entreprises au financement, à l'information et aux marchés.

FedNor comprend le Programme de développement du Nord de l'Ontario (ci-après le PDNO ou le « Programme ») qui fait l'objet d'un financement continu visant à promouvoir la croissance économique, la diversification, la création d'emplois et à soutenir l'essor des collectivités viables dans le Nord de l'Ontario, par le truchement d'une approche axée sur les collectivités. La zone ciblée par le Programme s'étend du district de Muskoka à la baie d'Hudson et de la frontière du Manitoba à celle du Québec, c.-à-d. une zone géographique vaste et diversifiée.

Le Plan de vérification pluriannuel axé sur le risque pour 2005–2008 de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) approuvé par le Comité ministériel de la vérification et de l'évaluation (CMVE) comprend une vérification du PDNO de FedNor.

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1.2 Objectif de la vérification

La vérification vise à fournir une évaluation indépendante et objective de la conception et de l'efficacité opérationnelle du cadre de contrôle de gestion (CCG) du Programme et du degré de gestion conforme à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor en ce qui concerne les paiements de transfert exécutés dans le cadre du Programme.

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1.3 Portée de la vérification

La vérification traite des opérations du Programme d'avril 2002 à mars 2007 dans les trois bureaux régionaux où le Programme est exécuté : Sudbury, Thunder Bay et Sault Ste. Marie. La vérification portait sur les domaines comportant le plus grand risque de ne pas réaliser les objectifs du Programme.

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1.4 Principales conclusions

La vérification a aussi attiré l'attention sur trois domaines qui laissent place à l'amélioration en matière de documentation et d'officialisation sur les plans suivants :

Documentation sur la surveillance de l'état d'avancement des projets — Avant le parachèvement et l'adoption d'une entente de contribution, on a élaboré un plan d'évaluation du risque et de la surveillance qui s'y rattache. On a trouvé peu de documents dans les dossiers de projet échantillonnés pour confirmer le parachèvement de ces activités, comme l'exige le plan de surveillance.

Pour s'assurer de la conformité avec les modalités du Programme, on doit effectuer une surveillance continue des projets, documents et pistes de vérification à l'appui. À mesure que des changements environnementaux surviennent et influent sur le risque lié à un projet, la documentation des activités de surveillance continue appuie l'évaluation constante du risque et les degrés de surveillance et d'examen exigés par le Programme.

Documents à l'appui du processus d'évaluation du risque — On a déjà conçu des processus pour évaluer les risques associés aux projets potentiels dans le cadre de l'étape d'adoption des projets; toutefois, les résultats ne sont pas documentés de façon constante pour faire en sorte que les décisions rendues préalablement à l'approbation et dans le cadre de l'approbation des projets en ce qui concerne l'évaluation du risque soient étayées.

S'il n'existe aucune preuve formelle pour les décisions rendues dans le cadre du processus d'évaluation du risque, il devient difficile d'étayer les raisons de l'adoption ou du rejet d'une proposition de projet et de fournir aux cadres supérieurs suffisamment de renseignements afin qu'ils prennent des décisions adéquates.

Surveillance formelle et mise à jour sur l'évaluation du risque lié aux projets — Les projets qui se rattachent au PDNO peuvent durer plus de 12 mois, période durant laquelle des changements peuvent survenir au sein de l'industrie ou de l'environnement des clients. Néanmoins, les évaluations du risque ne sont pas actuellement soumises à une réévaluation formelle et périodique qui touche le caractère adéquat des activités de surveillance des projets.

Sans réévaluation périodique de l'évaluation du risque, les changements liés aux clients ou à l'état d'avancement des projets sont davantage susceptibles de ne pas déboucher sur une modification de l'évaluation du risque. Cela pourrait entraîner une évaluation du risque et un niveau de surveillance des projets inappropriés.

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1.5 Recommandations

À la lumière des principales conclusions, on propose les trois recommandations suivantes :

1. La directrice générale de FedNor devrait établir un processus formel pour assurer que les activités de surveillance et l'état d'avancement des projets sont correctement documentés et tiennent compte des attentes définies dans le cadre de l'évaluation du risque initiale.
2. La directrice générale de FedNor devrait mettre en œuvre un processus formel pour une meilleure consignation des activités, y compris la rédaction de procès-verbaux, de documents justificatifs et de commentaires plus riches au sujet de a) l'évaluation initiale de propositions de projet et de b) l'évaluation du risque finale et des plans de surveillance qui s'y rattachent de manière à étayer les décisions rendues dans le cadre des derniers processus d'approbation des projets.
3. La directrice générale de FedNor devrait créer un mécanisme formel pour examiner de façon périodique l'évaluation du risque dans le cadre de chaque projet (c.-à-d. tous les 12 mois) au cours du cycle de vie des projets et lorsque des changements qui pourraient influer sur le risque surviennent dans l'environnement des clients, puisque les changements en matière d'évaluation du risque devraient influer sur le degré de surveillance des projets (finances et état d'avancement des projets) ainsi que sur les projets examinés en vue d'une vérification ultérieure.

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1.6 Conclusions de la vérification

Nous avons constaté que le cadre de contrôle de gestion du PDNO de FedNor, les pratiques qui s'y rattachent et les contrôles internes sont en place, fonctionnent comme prévu et sont conformes à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Toutefois, il faudrait enrichir la documentation formelle relative aux décisions clés rendues au cours du cycle de vie des projets, en particulier celles qui se rattachent à la surveillance de l'état d'avancement des projets, au processus d'évaluation du risque dans le cadre de l'étape d'approbation des projets ainsi qu'à la surveillance formelle et à la mise à jour périodique de l'évaluation du risque pour les projets à long terme.