Programme des adhérents pionniers de l'hydrogène

3.1.2 Examen et traitement des plans d'investissements

Partenariat technologique Canada devrait :

Les projets sont évalués en fonction de leur bien-fondé par rapport aux objectifs du programme et selon les critères suivants : contribution aux objectifs stratégiques du gouvernement; le projet représente un complexe détaillé d'une économie fondée sur l'hydrogène; le projet est réalisable sur le plan technologique et le groupe possède les capacités technologiques et gestionnelles et les ressources financières pour atteindre les objectifs énoncés; une contribution est nécessaire pour garantir que le projet avance selon la portée, le calendrier ou l'emplacement souhaités; la planification actuelle et prévue des bénéficiaires admissibles à l'économie canadienne.

Directeur, Technologies environnementales et Programme des adhérents pionniers de l'hydrogène

i) Veiller à ce que la liste de vérification des projets soit remplie de manière cohérente et à ce que des dossiers soient tenus pour chacun des projets d'investissement présentés. Afin de prouver que les responsables du programme ont recommandé la présentation des projets au comité d'évaluation, la liste de vérification jointe à chaque projet devrait être signée par le directeur intérim du programme.

i) Depuis le début du programme jusqu'à l'année dernière environ, des listes de vérification n'étaient préparées que pour les propositions de projets jugées prêtes à être présentées au comité d'évaluation des projets. Depuis l'an dernier, une liste de vérification est habituellement établie pour toutes les propositions de projets reçues à la direction du programme.

Les listes de vérification continueront d'être remplies de façon consistante et seront conservées au dossier. De plus, et tel que recommandé, le modèle de liste de vérification sera modifié afin d'inclure l'approbation écrite de la direction du programme.

i) Date d'entrée en vigueur : 1^er juin 2006

ii) Établir des comptes rendus des réunions du personnel au cours desquelles il est question du processus d'évaluation et des recommandations pertinentes.

ii) Dans la pratique actuelle, les membres du personnel se réunissent et examinent la documentation en fonction des critères et des objectifs du programme.  
De plus, et tel que recommandé, les responsables du programme veilleront à faire rédiger des comptes rendus de toutes les réunions du personnel lors desquelles des décisions sont prises concernant l'évaluation et la recommandation de propositions de projets.

ii) Date d'entrée en vigueur : 1^er juin 2006

3.2.1 Surveillance de la stabilité financière du bénéficiaire

Partenariat technologique Canada devrait continuer de surveiller plus régulièrement (c'est-à-dire au moins une fois par année et plus souvent, le cas échéant) et vérifier la stabilité financière de chaque bénéficiaire. Cette surveillance proactive de la stabilité financière des bénéficiaires aiderait les responsables du programme à prévoir les modifications à apporter aux déboursements du budget des contributions, lorsque le bénéficiaire est incapable de poursuivre le projet financé, et à établir le caractère raisonnable des réclamations présentées.

Dans le cadre du processus d'évaluation annuelle des risques, les risques liés aux projets APh₂ sont évalués en fonction d'un certain nombre de facteurs, dont les suivants : la faisabilité technologique; la capacité technologique; la capacité de gestion; le risque financier; la conformité; et les avantages pour le Canada.

Les risques sont évalués à chaque année et, au besoin, plus fréquemment. Cette pratique sera maintenue. L'analyste des risques, de PTC, vérifiera plus régulièrement la conformité à cette activité particulière.

Directeur, Analyse économique et rentabilisation

En cours

3.2.2 Veiller à ce que les bénéficiaires respectent les règles de cumul

Partenariat technologique Canada devrait vérifier la conformité aux règles de cumul dès qu'il obtient des renseignements sur un financement supplémentaire versé à un bénéficiaire. Les responsables du programme APh₂ pourront ainsi évaluer si les bénéficiaires se conforment toujours aux règles de cumul énoncées dans les Modalités du programme.

Les questions et calculs de cumul continueront d'être pris en compte dans tous les documents pour décision d'investissement (DDI) et toutes les ententes de contribution comprennent des clauses relatives au cumul. En cas d'obtention de renseignements sur un financement supplémentaire, les membres du personnel affectés au programme procéderont à un nouveau calcul du cumul, si besoin est. Des mécanismes demeureront en place afin de permettre la réduction ou la reprise des investissements, s'il y a lieu, conformément aux Modalités du programme, de tels mécanismes sont prévus dans toutes les ententes de contribution.

Directeur, Analyse économique et rentabilisation

Terminé

Parallèlement, une question concernant le cumul a été ajoutée dans le modèle de rapport sur les réclamations.

Directeur, Technologies environnementales et Programme des adhérents pionniers de l'hydrogène

Date d'achèvement : 1^er juin 2007

De plus, des vérifications de cumul seront effectuées en conséquence et périodiquement, car les suivis se font durant les visites annuelles.

Directeur, Technologies environnementales et Programme des adhérents pionniers de l'hydrogène

Date d'entrée en vigueur : 1^er juin 2006

3.2.3 Réception des rapports annuels et visites annuelles

Partenariat technologique Canada devrait continuer de s'assurer que les bénéficiaires respectent les exigences en matière de rapports et que les visites annuelles des bénéficiaires sont prévues et effectuées dans les délais prescrits.

Les responsables du programme maintiendront la pratique actuelle, telle que décrite dans l'entente de contribution concernant le programme APh₂. En voici les éléments :

• Les bénéficiaires présentent des rapports périodiques avec leurs réclamations à chaque trimestre;
• Les bénéficiaires présentent un rapport annuel sur l'état d'avancement du projet;
• Des représentants de PTC rencontrent les bénéficiaires au moins une fois par année;
• Une fois le projet terminé, les bénéficiaires présentent un rapport final sur les retombées bénéfiques du projet.

Directeur, Technologies environnementales et Programme des adhérents pionniers de l'hydrogène

En cours

De plus, tout retard dans les visites annuelles sera justifié sur une base trimestrielle.

Date d'entrée en vigueur : 1^er juin 2006

3.2.4 Respect des lois applicables (Loi sur l'enregistrement des lobbyistes)

Partenariat technologique Canada devrait :

i) En utilisant parallèlement les procédures mises au point dernièrement, élaborer un processus visant à assurer l'efficacité opérationnelle des nouvelles directives. Ce processus devrait être expliqué et communiqué au personnel de façon appropriée;

i) PTC assurera l'efficacité opérationnelle des nouvelles directives en continuant d'utiliser les procédures en vigueur. Ces procédures sont affichées sur le site Intranet de PTC et tous les employés de PTC y ont accès. Le site propose également des liens directs vers les documents à l'appui des directives. Les mises à jour des directives et des documents à l'appui sont communiquées au personnel sous forme d'annonces spéciales, d'interaction avec l'Unité d'assurance de la qualité, de PTC, et du bulletin mensuel d'information en ligne envoyé à tous les employés. À signaler que les modèles de documents pour décision d'investissement doivent comprendre un paragraphe garantissant que l'entreprise se conforme aux exigences relatives à l'enregistrement des lobbyistes. Une formation obligatoire sur cet aspect est donnée au personnel de PTC.

Directeur, Gestion des investissements

En cours

ii) Continuer de surveiller activement les inscriptions des requérants dans le Système d'enregistrement des lobbyistes et de suivre de près les exigences changeantes de la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes afin d'évaluer leurs répercussions sur les opérations du programme.

ii) Les agents continueront de surveiller activement les inscriptions des requérants dans la base de données constituée pour satisfaire aux exigences de la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes, en prenant soin d'imprimer les paramètres et les résultats de leurs recherches et en versant ces documents au dossier qui doit être approuvé par la haute direction. L'actualisation annuelle de l'information continuera de comprendre les certificats de conformité que les entreprises doivent présenter à chaque année.

Directeur, Gestion des investissements

En cours

3.2.5 Examen des réclamations

Partenariat technologique Canada devrait :

i) Continuer de documenter le processus de vérification des comptes prévu à l'article 34 et s'assurer que l'unité chargée de cette vérification possède des fiches valides de signataire autorisé;

i) Suivant les besoins, PTC continuera de documenter le processus de vérification des comptes prévu à l'article 34. Les gestionnaires de PTC continueront de s'assurer que les renseignements pertinents sont transmis aux parties responsables de l'application de l'article 34 — aux signataires autorisés et à l'unité chargée de la vérification et du maintien des fiches de signataire autorisé.

Directeur, Finances, gestion et partenariats régionaux

En cours

ii) Continuer de rappeler aux bénéficiaires les exigences de leurs ententes de contribution, y compris celle de présenter leurs réclamations pas plus de 45 jours après la fin de la période des réclamations;

ii) Ces exigences sont décrites dans l'entente de contribution. Les membres du personnel affectés au programme n'auront de cesser de rappeler ces exigences aux promoteurs de projets.

Directeur, Technologies environnementales et Programme des adhérents pionniers de l'hydrogène

En cours

iii) Continuer de s'assurer, au besoin, que des pièces justificatives sont présentées pour les frais de main-d'œuvre. Ces pièces comprennent les feuilles de temps ou de paye fournies par les organisations bénéficiaires.

iii) PTC continuera de s'assurer, au besoin, que des pièces justificatives sont présentées pour les frais de main-d'œuvre. Toutes les réclamations doivent être examinées avant d'être payées. L'objectif du processus est de s'assurer que les frais réclamés sont admissibles, exacts et conformes aux principes relatifs aux coûts des projets ainsi qu'à l'énoncé des travaux; ces deux derniers documents sont annexés à l'entente de contribution. En ce qui concerne les frais de main-d'œuvre, PTC continuera de suivre la politique ministérielle en se renseignant sur les heures de travail et les tarifs de chacun des employés et sous-traitants. De plus, les promoteurs de projet sont tenus de fournir, au moment de leur première réclamation, les feuilles de temps et de paye d'un échantillon de leurs employés. Des vérifications des activités des bénéficiaires continueront d'être réalisées à tous les ans, et seront fondées sur le risque.

Directeur, Finances, gestion et partenariats régionaux

En cours

3.3.1 Indicateurs de rendement

Partenariat technologique Canada devrait continuer de mettre en place un processus permettant de surveiller et d'évaluer les indicateurs de rendement définis dans le CGRR du programme. Cette démarche peut exiger le recours à un instrument de soutien de ces activités de suivi, par exemple à une fonction élargie d'utilité, dans le Système d'information sur la gestion des contributions (SIGC).

Les Modalités du programme décrivent brièvement les résultats attendus suivants : favoriser le développement et l'introduction rapide sur le marché au Canada de technologies telles que celle des piles à combustible et celles utilisées pour produire, stocker et distribuer de l'hydrogène, qui facilitent donc le passage à une économie fondée sur l'hydrogène.

Directeur, Technologies environnementales et Programme des adhérents pionniers de l'hydrogène

En cours

Afin d'évaluer le rendement obtenu par rapport à ces résultats, les responsables du programme APh2 continueront de recueillir des données connexes auprès de différentes sources internes et externes. À cette fin, les données continueront d'être rassemblées en fonction d'un certain nombre d'indicateurs décrits brièvement dans le CGRR du programme.

Directeur, Finances, gestion et partenariats régionaux

Une évaluation formative sera réalisée au cours du présent exercice financier, ce qui facilitera les mesures ultérieures du rendement.

Directeur, Analyse économique et rentabilisation

Date d'achèvement : 31 mai 2007

Tel que recommandé, un instrument de soutien de ces activités de suivi sera mis au point. Étant donné que l'élaboration de systèmes est une tâche complexe — ces systèmes doivent être approuvés par le Comité de gouvernance de la technologie de l'information, d'Industrie Canada — qui doit être confiée au dirigeant principal de l'information du Ministère, cela pourrait prendre un an avant que ce travail ne soit terminé.

Dirigeant principal de l'information

Date d'achèvement : 3 mai 2007

3.3.2 Évaluations annuelles du risque lié à la vérification

Partenariat technologique Canada devrait continuer de mettre au point son processus et ses critères d'évaluation annuelle du risque que représentent les bénéficiaires afin de s'assurer que les bénéficiaires affichant des risques élevés sont repérés et surveillés, et que les mesures de redressement requises sont prises. Il faudrait un effort concerté (entre les responsables des opérations du programme et les services de vérification et d'examen spécial) pour garantir la réalisation en temps opportun d'une évaluation du risque en regard de chaque entente de contribution.

PTC continuera d'utiliser le document pour décision d'investissement lors de l'évaluation initiale du risque, suivant la nature des évaluations réalisées à chaque année.

Directeur, Analyse économique et rentabilisation

En cours

In addition, PTC continuera de réaliser des exercices annuels de planification fondée sur le risque (vérification des activités des bénéficiaires). Seuls les projets obtenant une note élevée par rapport au portefeuille global des projets présentement gérés par l'agence feront partie de ces exercices.

Directeur, Finances, gestion et partenariats régionaux

3.4.1 Fonds non utilisés du budget du programme

Afin d'assurer la visibilité du programme et l'élaboration d'un plan d'action approprié, Partenariat technologique Canada devrait examiner la possibilité d'informer plus rapidement les cadres dirigeants du Ministère des interruptions du financement approuvé, de leurs effets et des obstacles observés à la réalisation des objectifs stratégiques du programme.

Le Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR) décrit un certain nombre de risques stratégiques, techniques, liés au projet et internes. Il propose des stratégies d'intervention lorsque des obstacles sont rencontrés.

Équipe de gestion de Partenariat technologique Canada

Tel que mentionné dans le CVAR, le programme cible les démonstrations précommerciales. Comme le souligne le CVAR, il se peut que les entreprises canadiennes ne soient pas prêtes pour ce stade avancé de démonstration et que, par conséquent, la participation au programme soit peu importante au cours des premières années d'activités de celui-ci. De plus, les modalités du programme exigent que chaque bénéficiaire éventuel soit conjointement et solidairement responsable avec les autres bénéficiaires de l'exécution de l'entente de contribution. Cette exigence apparaît un obstacle à l'adhésion au programme.

Les cadres dirigeants seront mis au courant de la situation lors des exercices budgétaires annuels. Au besoin, des fonds seront transférés afin de réduire les interruptions de financement.

En cours

En ce qui concerne la réalisation des objectifs du programme, l'équipe de gestion examinera différentes options, y compris celle d'élaborer une réponse fondée sur le CVAR du programme.

Date d'achèvement : 30 juin 2007

Les résultats attendus seront revus à chaque année et communiqués aux cadres supérieurs du Ministère.

En cours