Évaluation à mi-parcours du programme Premières nations sur Rescol

Section 4: Constatations sur le projet — Coordonnateurs des OGR

Le consultant a terminé les entrevues d'intervenants clés auprès des six coordonnateurs des OGR. Leurs réponses ont été classées par thèmes dans les sections suivantes.

4.1 Participation au programme

Tous les coordonnateurs des OGR interviewés connaissaient la structure de financement associée au programme Premières nations sur Rescol, probablement à cause des accords de contribution conclus annuellement et détaillant les activités de chaque OGR ainsi que les échéances et les niveaux de financement. La question du financement est traitée plus en détail à la section 4.2 du présent rapport.

On a demandé aux répondants de décrire les personnes au sein de leur organisation qui se consacrent à la gestion ou à la mise en œuvre du programme ainsi que leur rôle et leurs responsabilités. Le nombre de personnes affectées au programme Premières nations sur Rescol variait entre 3 personnes à temps plein et 14, bien que les plus petits bureaux avaient tendance à avoir recours à des sous-traitants pour atteindre leurs objectifs. Bien que bon nombre des titres de poste et des tâches semblaient se chevaucher, l'effectif des OGR inclut la plupart du temps le personnel suivant et les tâches afférentes :

• Coordonnateur de l'OGR — supervision générale de l'OGR, gestion, planification et vision. D'autres tâches incluent : rendre compte des activités et participer à des rencontres nationales.
• Gestionnaire(s) du programme — tâches liées à la reddition de comptes, supervision de la répartition des ressources entre les écoles, établissement de partenariats pour accroître le financement, et autres tâches de gestion connexes.
• Analyste(s) de systèmes de TI / technicien(s) — aide relative au matériel et aux logiciels, détermination des besoins techniques, conception de sites Web et soutien technique général.
• Commis aux finances/comptable(s) — traitement des factures et des formulaires de demande, production de rapports d'activités et tâches de comptabilité générale.
• Personnel administratif — tâches de bureau courantes et aide générale.

D'autres postes souvent confiés en sous-traitance comprennent ceux de techniciens en multimédia, consultants en ressources humaines, et personnes avec des tâches spécialisées qui incluent les représentants des écoles chargés de la formation en informatique associée au programme Premières nations sur Rescol (applications d'apprentissage en ligne).

Bien que la plupart des OGR atteignent leurs objectifs avec les niveaux de dotation actuels, la capacité de confier certaines tâches en sous-traitance les a aidés à atteindre leurs objectifs. Bien que les OGR soient capables d'atteindre leurs objectifs, plusieurs coordonnateurs sont d'avis qu'une augmentation des effectifs ou une capacité accrue d'embaucher un plus grand nombre de sous-traitants serait avantageux pour soutenir les tâches liées à l'obligation de rendre des comptes dans le cadre du programme ainsi que la nécessité d'interagir avec les écoles reconnues pour le taux de roulement élevé des enseignants.

Les OGR sont habituellement situés près des collectivités qu'ils desservent et les organismes désignés comme étant des OGR participent habituellement à des initiatives à l'extérieur du programme Premières nations sur Rescol. La plupart des OGR ont des contrats avec d'autres programmes habituellement liés aux ordinateurs et à l'éducation.

4.2 Gestion du programme

On a interrogé les répondants sur les questions de gestion courante qui peuvent avoir une incidence sur la mise en œuvre du programme Premières nations sur Rescol. Les réponses concernant la gestion du programme ont été uniformes chez les répondants. On a posé des questions sur la clarté et l'envergure des lignes directrices d'Industrie Canada et tout le personnel des OGR a donné les mêmes réponses. De l'avis de tous les répondants, ils recevaient suffisamment de directives claires de la part d'Industrie Canada pour leur permettre de mettre en œuvre le programme Premières nations sur Rescol. Selon bon nombre d'entre eux, l'accord de contribution détaille les rôles et les responsabilités de tous les intervenants, et les propositions annuelles soumises par les OGR décrivent les activités à accomplir pendant l'année qui vient. Les suggestions d'améliorations comprennent l'uniformisation des rapports annuels en utilisant un modèle de rapport. Il est important de noter que des modèles de rapport uniformisés ont été créés par Industrie Canada, toutefois cette constatation indique qu'il faut faire connaître les modèles disponibles.

Tous les répondants étaient satisfaits de l'appui qu'ils recevaient du personnel des bureaux régionaux ainsi que du personnel d'Industrie Canada au bureau national. Le personnel des bureaux régionaux était aidant et facilitait les partenariats en communiquant souvent avec le personnel des OGR et en partageant des connaissances. De même, le personnel d'Industrie Canada affecté au programme Premières nations sur Rescol au bureau national était disponible, aidait à trouver des partenariats de financement, était souple, et pouvait aider à trouver des solutions aux problèmes soulevés dans le cadre du programme. En outre, il y avait consensus quant à la clarté des rôles des différents partenaires du programme Premières nations sur Rescol, y compris le personnel des OGR, des bureaux régionaux d'Industrie Canada et du bureau national à Industrie Canada. Les répondants ont convenu que les rôles étaient clairs et qu'il y a avait peu ou pas de chevauchement.

Chaque OGR a déclaré qu'il suivait un plan d'activité dans la mise en œuvre du programme Premières nations sur Rescol et qu'il avait des mécanismes en place pour faire en sorte que l'organisation suive le plan établi. La planification stratégique mentionnée par les répondants se fonde typiquement sur l'accord de contribution qui incluse certains jalons. Le plan d'affaires est suivi de près et géré en reconnaissant la fluctuation des objectifs et des priorités.

Afin d'assurer l'efficacité du programme Premières nations sur Rescol, les OGR doivent être sensibles aux besoins des écoles des Premières nations qu'ils servent. Les répondants ont reconnu que la rétroaction des écoles est essentielle pour offrir des services sur mesure qui tiennent compte des défis locaux. Tous les répondants ont déclaré que leur OGR avait un processus pour évaluer la situation des écoles au chapitre des TIC qui incluait des enquêtes annuelles sur les TIC menées auprès des écoles pour déterminer le niveau d'équipement que l'école possède, les visites sur place dans les écoles et pour recueillir la rétroaction du personnel du programme PNR et des résidents de la collectivité. Plusieurs des personnes interviewées ont déclaré qu'un outil sur Internet serait avantageux pour cerner les besoins des écoles, et que les résultats pourraient être versés dans une base de données consultable. Les répondants ont mentionné qu'une communication fréquente avec les administrateurs scolairess et les membres de la collectivité ainsi que la rétroaction des services de dépannage contribuaient à cerner et à évaluer les besoins des écoles. La souplesse du programme dans l'ensemble était considérée comme un élément essentiel permettant de personnaliser le soutien et les services aux écoles des Premières nations desservies par le programme.

On a demandé aux répondants comment ils s'assuraient que le service qu'ils fournissaient à l'école les aidait à atteindre leurs objectifs en matière d'apprentissage. La plupart ont expliqué qu'ils avaient de la difficulté à trouver des ressources pour déterminer comment les écoles des Premières nations utilisent les services fournis par le programme. Les répondants ont proposé de nombreuses méthodes qui pourraient être utilisées pour évaluer comment les services offerts par le programme sont utilisés par l'école, notamment une communication fréquente avec les directeurs d'écoles, des visites sur place comportant des séances de formation avec le personnel de l'école, et un sondage sur les applications de la technologie fournie par le programme.

Chaque OGR s'emploie à évaluer les résultats du programme PNR dans les écoles qu'il sert et à en rendre compte. Comme le précise l'accord de contribution, les OGR sont tenus de soumettre des rapports d'activité mensuels rendant compte des indicateurs de rendement et des réclamations financières afin de tenir Industrie Canada au courant des progrès réalisés vers l'atteinte de leurs objectifs pour l'année. Les rapports annuels et les propositions de financement facilitent également l'évaluation et le compte rendu des résultats par l'OGR. D'autres mécanismes d'évaluation mentionnés par les coordonnateurs des OGR incluent la collecte d'information par l'entremise du service de dépannage, les activités de recherche générale exécutées par un évaluateur externe embauché à contrat, et les rencontres du comité de gestion. Bien que les coordonnateurs des OGR comprennent la fonction et l'importance des comptes à rendre relativement au programme, ils affirmaient fréquemment que les tâches de rapport nécessitent un temps considérable pour le personnel. Les répondants ont mentionné qu'une aide relativement à ces tâches serait la bienvenue, et la solution la plus populaire qui a été présentée a été l'établissement d'un modèle de rapport uniformisé et une liste des données exigées pour les rapports. Il existe actuellement un modèle en annexe de chaque accord de contribution conclu avec les OGR; toutefois, le fait qu'on ne connaisse pas l'existence de ce modèle indique qu'il serait avantageux de le faire connaître auprès du personnel des OGR.

Pour pouvoir atteindre leurs objectifs, il est essentiel que chaque OGR ait des ressources suffisantes pour pouvoir répondre aux besoins des écoles des Premières nations. On a interrogé les répondants spécifiquement sur le niveau des effectifs, de l'infrastructure et des ressources financières et on leur a demandé si les ressources actuelles permettaient de répondre aux besoins des élèves. Le besoin d'effectifs supplémentaires était évident, étant donné que la plupart des écoles desservies se trouvent dans des endroits éloignés ce qui rend les visites sur place difficiles et onéreuses. Les répondants ont affirmé que si chaque OGR comptait davantage d'effectifs pour visiter les écoles des Premières nations, leurs rapports avec la collectivité s'amélioreraient et ils seraient davantage au courant des besoins et de la façon dont l'aide du programme PNR est utilisée. Une augmentation des visites sur place favoriserait également les rapports avec les administrateurs scolaires qui pourraient mieux faire connaître les besoins de leur école et les défis éventuels. On a mentionné que le taux de roulement du personnel dans les écoles des Premières nations était assez élevé, ce qui réduisait l'efficacité des visites sur place du personnel des OGR.

Un autre facteur qui influait sur les ressources disponibles pour leur permettre d'atteindre leurs objectifs était la hausse des coûts associés à la mise à niveau des connexions en place pour permettre les services à large bande. La majorité des répondants ont déclaré l'amélioration de la connectivité dans un nombre accru d'écoles donne lieu à des dépenses accrues dans leur budget annuel, ceci au détriment d'autres éléments du programme comme les visites sur place, les occasions de formation pour les représentants des écoles et la mise à niveau des ordinateurs. Par ailleurs, les répondants étaient conscients du fait qu'une connectivité accrue fait partie intégrante du programme et que les services à large bande accroissent les possibilités offertes aux écoles. Dans l'ensemble, la plupart des personnes interviewées ont fait remarquer que l'infrastructure de la connectivité s'était améliorée au cours des dernières années et que chaque OGR travaillait à pleine capacité pour mettre en œuvre le programme dans les limites de leur budget bien que leurs progrès n'aient pas été aussi rapides qu'ils l'auraient espéré.

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4.3 Mise en œuvre du programme

4.3.1 Services offerts

On a demandé à chaque OGR quels services il fournissait par l'entremise du programme Premières nations sur Rescol. Les réponses étaient assez uniformes à l'échelle nationale entre les OGR. Les principaux services offerts incluaient :

• Connectivité provinciale axée sur les collectivités;
• Soutien d'un service de dépannage;
• Matériel et logiciels informatiques;
• Mises à niveau de l'équipement;
• Soutien technique des TIC et formation visant à bâtir une capacité locale.

Outre les services susmentionnés, les OGR offraient également d'autres avantages aux écoles des Premières nations dans leur région. La plupart des répondants ont mentionné qu'ils participaient à une initiative d'emploi des jeunes ou à un programme s'adressant aux jeunes qui permet aux élèves des écoles des Premières nations d'aider à soutenir l'aide technique nécessaire au fonctionnement du programme PNR. Plusieurs coordonnateurs d'OGR ont mentionné qu'ils aidaient à soutenir la création et le maintien du site Web de l'école. Quelques répondants ont également souligné qu'ils fournissaient un logiciel de sécurité aux écoles dans leur région pour les protéger contre les maliciels et faire en sorte que les ordinateurs soient opérationnels.

4.3.2 Mesure dans laquelle le programme est mis en œuvre comme prévu

Toutes les personnes interviewées ont convenu que le programme PNR avait été mis en œuvre comme prévu, bien que plusieurs répondants aient mentionné les principaux défis qui avaient affecté la mise en œuvre du programme.

4.3.3 Obstacles à la mise en œuvre du programme

Bien que toutes les personnes interviewées aient convenu que le programme PNR avait été mis en œuvre comme prévu, les répondants ont mentionné les principaux défis qui avaient affecté la mise en œuvre du programme. Les répondants ont mentionné que des défis persistent et entravent la réalisation de la connectivité. Ces défis incluent :

• La géographie;
• Le manque de réactivité générale de la part des écoles;
• Le taux de roulement du personnel d'école;
• Le manque de capacités/de compétences dans l'école et la collectivité.

Le manque de réactivité générale dans les écoles a rendu difficile la communication soutenue avec ces dernières. Bien que les taux de roulement élevés chez les enseignants des écoles des Premières nations desservies par le programme aient été mentionnés comme étant un obstacle, presque toutes les personnes interviewées ont également affirmé qu'un manque de compétences et d'une capacité globale chez les membres de la collectivité avaient rendu les objectifs difficiles à atteindre.

Bien que l'établissement de partenariats efficaces soit une façon d'aplanir certains obstacles à la mise en œuvre du programme, les répondants ont mentionné qu'il était souvent difficile d'établir des partenariats avec d'autres programmes. L'établissement de rapports et de partenariats semblait possible avec d'autres programmes d'Industrie Canada, notamment le programme Services à large bande pour le développement rural et du Nord (BRAND) et le Programme d'accès communautaire (PAC), étant donné que chacun de ces programme traite de connectivité dans une certaine mesure; toutefois, plusieurs répondants ont mentionné que ces programmes fonctionnent habituellement indépendamment les uns des autres. Des efforts ont été déployés pour promouvoir le programme et inviter des partenariats en participant à des tables rondes autochtones à l'échelle nationale où on a cherché à déterminer les questions actuelles auxquelles fait face la population autochtone du Canada.

Bien que les défis susmentionnés aient constitué des obstacles à la mise en œuvre du programme, on a constaté un écart considérable quant à la mesure dans laquelle chaque obstacle affectait les OGR, ce qui démontrait encore davantage les différences régionales.

Afin d'explorer plus à fond les obstacles à la mise en œuvre du programme, on a demandé aux répondants si trois facteurs avaient eu une incidence sur la mise en œuvre du programme dans leur région. Ces trois facteurs sont le manque d'entrepreneurs/de partenaires compétents, le manque d'intérêt/de capacité; les difficultés à travailler avec l'entreprise de télécommunications dominante. Le graphique suivant montre le détail des réponses concernant ces défis de la mise en œuvre du programme.

Comme on peut le voir dans le graphique 4-1, pour la moitié des OGR, le défi de trouver des entrepreneurs compétents a constitué un obstacle ou un obstacle important. Lorsqu'on leur a demandé de préciser, les répondants ont dit que les compétences des entrepreneurs variaient énormément et que bon nombre d'entre eux étaient peu enthousiastes à l'idée d'aider les écoles. Lorsqu'ils ne trouvaient pas d'entrepreneurs compétents dans la collectivité, bon nombre d'OGR se voyaient obligés de dépenser davantage pour obtenir des entrepreneurs compétents et les envoyer aux endroits éloignés qui avaient besoin de leur aide. Comme les OGR créaient habituellement des rapports avec des entrepreneurs compétents en procédant par essais et erreurs, plusieurs répondants ont déclaré qu'ils étaient en voie de bâtir une capacité à chaque école pour éliminer le besoin de sous-traitants.

En enseignant les compétences nécessaires aux responsables des écoles et aux membres de la collectivité, les OGR n'auraient plus besoin d'embaucher d'entrepreneurs, toutefois, tous les OGR sauf un avaient été confrontés au manque d'intérêt ou de compétence du personnel scolaire pour aider dans le cadre du programme PNR. Cette réticence a entravé les efforts de formation. Plusieurs répondants ont souligné que le personnel scolaire a déjà un plein complément de tâches, et que des ressources ou des effectifs additionnels sont nécessaires pour maintenir convenablement les ressources du programme PNR dans chaque école.

Outre le défi d'embaucher du personnel scolaire, presque tous les OGR ont fait état de problèmes de collaboration avec les compagnies de téléphone ou d'autres fournisseurs de services Internet pour qu'ils fournissent des services aux écoles des Premières nations dans leur région. Plusieurs répondants ont affirmé que bien que les rapports avec les entreprises de télécommunications dominantes représentent un défi, des progrès ont été accomplis et cet obstacle entrave de moins en moins la mise en œuvre réussie du programme.

Les répondants ont également mentionné qu'il y a toujours des défis à la réalisation de la connectivité à large bande en raison des obstacles géographiques dans de nombreuses régions, ce qui a une incidence sur le potentiel de mise en œuvre d'applications d'apprentissage à distance et d'applications multimédias.

4.3.4 Connectivité émergente et thèmes relatifs à l'innovation

La série de questions suivantes portait sur la connectivité émergente et des thèmes relatifs à l'innovation dans le cadre du programme PNR. Le potentiel de la technologie disponible fournie par le programme PNR devait permettre d'autres applications d'apprentissage, notamment :

• des logiciels d'apprentissage à distance et d'autres logiciels pédagogiques;
• des programmes de langues et d'autres applications culturelles;
• l'éducation à distance permettant aux personnes de demeurer dans leur collectivité tout en poursuivant leurs études;
• les applications multimédias y compris les vidéoconférences.

Les répondants ont mentionné que la plupart des applications innovatrices susmentionnées nécessitent la connectivité à large bande qui n'est pas disponible présentement dans la plupart des écoles participantes. On a également avisé que bon nombre des collectivités des Premières nations participant au programme n'ont pas les compétences et la capacité générale d'adopter ces applications pour le moment. Les répondants en grand nombre ont souligné que ces possibilités pourraient être mises en œuvre plus rapidement si des partenariats efficaces étaient établis entre les divers programmes gouvernementaux de connectivité et entre les ministères y compris Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) et Santé Canada.

Bien que les coordonnateurs des OGR aient énoncé les entraves et le manqué de ressources affectant la mise en œuvre du programme, le consensus est qu'ils atteignent leurs objectifs et continuent de réaliser des progrès avec les écoles des Premières nations qu'ils desservent. Les coordonnateurs des OGR ont également mentionné les nombreuses retombées positives pour les collectivités des Premières nations où le programme PNR est mis en œuvre. Ces retombées sont présentées dans la prochaine section.

4.4 Répercussions du programme et défis

Les répondants ont mentionné bon nombre d'éléments et de résultats positifs découlant du programme PNR. La réponse la plus courante était l'accroissement de la connectivité qui donne lieu à une acceptation et à une utilisation accrues de la technologie fournie. L'utilisation accrue de la technologie a permis aux élèves d'acquérir des compétences utiles qui les rendra davantage prêts à affronter le marché du travail tout en leur offrant une tribune pour accroître la communication avec l'extérieur de leur collectivité. Parmi d'autres éléments positifs du programme : l'établissement de liens et une communication accrue entre les collectivités des Premières nations, ce qui a offert des occasions d'échanges culturels et une communication accrue. Dans l'ensemble, on était d'avis que le programme avait une incidence importante sur les jeunes, qu'il offrait une formation utile aux élèves et aux enseignants des écoles des Premières nations où il est mis en œuvre, et qu'il favorise l'utilisation et la compréhension des TIC. Il était manifeste qu'on reconnaissait l'importance du programme PNR pour favoriser la connectivité chez les écoles des Premières nations car tous les coordonnateurs des OGR cotaient le programme comme étant extrêmement important.

Les retombées du programme étaient nombreuses, et bon nombre des répondants citaient des cas de réussite d'élèves ayant profité du programme; toutefois, les coordonnateurs des OGR ont identifié plusieurs contraintes et défis relativement au programme, notamment :

• Durabilité du programme — le manque général de capacité dans les collectivités des Premières nations et la difficulté d'établir des partenariats pour obtenir du financement et d'autres ressources menaçait la durabilité du programme PNR.
• Processus de demande annuelle pour chaque OGR — représente de la paperasserie additionnelle et menace la longévité du programme. Une solution de financement à long terme était considérée comme davantage un engagement à l'égard du programme et comme une méthode pour protéger le lien établi avec les écoles des Premières nations.
• Proportion accrue du budget affectée à la productivité — les coûts de la connectivité ont augmenté en raison du plus grand nombre d'écoles branchées aux services à large bande bien que ces coûts additionnels ne se soient pas accompagnés d'une hausse comparable du budget des OGR. En outre, les OGR ont déclaré qu'un financement accru permettrait une meilleure mise en œuvre du programme et des liens plus étroits avec les clients desservis par le programme.

Bien que ce ne soit pas une lacune spécifique du programme PNR, selon les répondants, les écoles qui affichent une proportion élevée d'élèves autochtones et d'écoles des Premières nations situées dans les Territoires ne se sont pas vu offrir les mêmes possibilités que les écoles desservies par le programme PNR.

Bien que les OGR aient la responsabilité d'atteindre les objectifs énoncés dans leur accord de contribution, des facteurs externes influant sur la mise en œuvre du programme ont été mentionnés. Dans certains cas, la géographie de la région constituait un obstacle important au branchement des écoles des Premières nations aux services à large bande. Cette dépendance à l'égard de l'environnement peut fausser les résultats de certains OGR. Parmi les autres facteurs externes mentionnés : le délai pour mettre en œuvre le SuperNet en Alberta et une grève dans les provinces de l'Atlantique qui a eu une incidence directe sur la capacité du personnel des OGR d'atteindre leurs objectifs. Bien que des enjeux similaires puissant exister dans d'autres régions, le fait d'énoncer ces variables visait à fournir un contexte réaliste pour évaluer l'effort des OGR.