Évaluation de la Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État
3.0 Constatations (Suite)
3.2 Rendement (efficacité)
« Efficacité » s'entend de la mesure dans laquelle une politique (ou sa mise en œuvre) produit les résultats prévus. Pour déterminer l'efficacité de la Politique, trois questions ont été examinées :
- La Politique est-elle mise en œuvre conformément au but recherché (selon la section sur les principes sous-jacents du Guide de mise en œuvre)?
- Comment les ministères évalués ont-ils mis en œuvre la Politique, et comment pourraient-ils améliorer cette mise en œuvre?
- Quels sont les résultats de la Politique?
3.2.1 : La Politique est-elle mise en œuvre conformément au but recherché?
Les attentes relatives à la mise en œuvre de la Politique ont été comparées aux activités quotidiennes de mise en œuvre dans les ministères. On a également étudié les attentes relatives à la surveillance de la Politique par IC et le SCT.
Résumé des constatations : Tous les ministères ont mis en œuvre la Politique. IC et le SCT, avec l'aide de Justice Canada et de TPSGC, ont donné les indications voulues pour sa mise en œuvre. Les agents d'approvisionnement ont déclaré qu'ils étaient renseignés au sujet de la Politique, qu'ils consultaient habituellement la Politique, ses lignes directrices et directives ministérielles pour obtenir des éclaircissements, et qu'ils tenaient compte des questions relatives à la PI dans leurs activités de passation de marché. Les indications d'IC et du SCT étaient bien utilisées.
Selon le rapport sur la PI du SRAG, l'État a conservé la PI dans la majorité des marchés générant de la PI. En fait, certains ministères ont invoqué les exceptions dans plus de 90 % de leurs marchés générant de la PI. Les taux élevés de rétention de la PI par l'État peuvent être attribuables à des données erronées, à la nature des travaux ou à une inobservation de la Politique. Il a été difficile d'évaluer la pertinence de l'utilisation des exceptions parce que la justification des décisions relatives au titre de PI n'était pas incluse dans les dossiers contractuels.
La Politique précise qu'IC et le SCT sont conjointement responsables de « contrôler l'application de la politique, en mettant l'accent sur les cas où des exceptions sont invoquées ». Cela dit, les responsabilités individuelles ne sont pas énoncées clairement et convenues par IC et le SCT. En conséquence, aucune de deux organisations n'a joué un rôle actif dans la surveillance de la Politique.
3.2.1.1 Mise en œuvre par les ministères
Mise en œuvre visée
L'objectif de la Politique est que tous les ministères appliquent la Politique dans leurs activités d'approvisionnement et modifient leurs systèmes de production de rapports. Les exigences suivantes ont été trouvées dans la Politique :
- lorsqu'il y a appel d'offres ou attribution d'un contrat à un fournisseur unique, les ministères doivent préciser le détenteur de la PI
- les autorités contractantes doivent s'assurer que leurs clauses types remplissent les exigences de la Politique
- les sous-ministres doivent veiller à ce que des ressources suffisantes soient affectées à l'orientation et à la formation de leur personnel pour assurer le respect des exigences en matière de rapports de la Politique
- les ministères doivent modifier leurs systèmes de production de rapports pour saisir l'information sur la PI.
Mise en œuvre observée
On a examiné les secteurs suivants pour déterminer si la Politique était mise en œuvre par les ministères dans le but recherché :
- l'application générale de la Politique, y compris les rapports, la prise en compte de la PI dans le processus de passation des marchés et les indications ministérielles
- la pertinence du recours aux exceptions
- la connaissance de la Politique et la formation.
Application générale
À la lecture des rapports sur la PI du SRAG, on constate que tous les ministères présentent des rapports sur leurs marchés d'acquisition de plus de 25 000 dollars. Leurs rapports indiquent qu'ils ont modifié leurs systèmes de rapports pour saisir l'information sur la PI, qu'ils présentent maintenant à TPGSC.
Selon les indications disponibles, la PI était prise en considération dans tous les ministères visés par l'évaluation approfondie. Deux ministères avaient adopté des procédures prévoyant l'examen, par un spécialiste, des droits de PI, dans le cadre des activités de rédaction du contrat ou de demande de propositions. L'une de ces procédures était utilisée à l'échelle du ministère, tandis que l'autre était utilisée à l'échelle locale, dans une organisation du ministère. Dans tous les autres cas, la détermination de la PI était prescrite dans le cadre des discussions régulières entre le chargé de projet et l'autorité contractante. Toutefois, rien ne garantit que cette pratique était systématique ou que ces discussions étaient fondées sur l'esprit et le contenu de la Politique.
Les indications ministérielles étaient essentiellement constituées d'extraits du Guide de mise en œuvre de la Politique, de contenu ou de listes de vérification ou autres éléments copiés ou modifiés provenant des documents de formation ministériels. Rien n'indiquait que les ministères avaient subi des contretemps dans l'élaboration des indications ministérielles, mais il est vrai que les études de cas et les entrevues ne portaient pas sur les premières années de la nouvelle Politique. Le Guide de mise en œuvre était complet, en ce sens qu'il abordait toutes les clauses de la Politique et comprenait des exemples de clauses contractuelles et une foire aux questions.
Pertinence de l'utilisation des exceptions
Les entrepreneurs et les universitaires interrogés étaient d'avis que les exceptions prévues dans la Politique étaient complètes et pertinentes. Cela dit, puisque ces personnes traitent avec plusieurs ministères, ils ont remarqué que les ministères n'appliquent pas tous la Politique de la même manière.
En outre, un entrepreneur était convaincu que les agents d'approvisionnement ne mettent pas en œuvre la Politique conformément à son esprit. Selon lui, étant donné que l'attribution des droits de PI à l'entrepreneur peut poser certains risques, les agents de passation des marché et les chargés de projet ont souvent opté pour la ligne de conduite la plus sûre — la rétention de la PI par l'État. Cet entrepreneur pensait également que les exceptions n'avaient pas été contestées assez rigoureusement. Cette opinion était partagée par une association industrielle de haute technologie et deux personnes du milieu universitaire.
Le sondage mené auprès du milieu de l'approvisionnement a confirmé qu'il y avait des divergences d'opinions entre les entrepreneurs et les ministères. Environ 12 % des répondants (49 sur 412) ont signalé des cas où l'entrepreneur était en désaccord avec la décision de l'État d'invoquer une exception et de conserver les droits de PI.
Dans l'ensemble, les responsables de l'approvisionnement estimaient que la liste des exceptions de la Politique était complète. Lors des entrevues, les représentants ministériels n'ont pas été en mesure de citer des cas où aucune exception convenable ne répondait à leurs besoins.
Recours aux exceptions au niveau agrégé
Selon les données du rapport sur la PI du SRAG, la majorité des marchés publics censés générer de la PI n'ont pas attribué les droits de PI à l'entrepreneur. En 2008, l'État s'est approprié les droits de PI dans 53 % de ces marchés. En 2009, cette proportion a grimpé à 59 %.
Deux raisons permettent de croire que les données du SRAG indiquent les niveaux de conformité à la Politique sans toutefois être une source fiable pour évaluer la conformité.
Erreurs dans la saisie des données : Selon les indications disponibles, les données saisies dans le SRAG ne rendent peut-être pas compte des décisions réellement prises par les agents d'approvisionnement.
En 2010, IC a examiné 17 contrats d'une valeur supérieure à 25 000 dollars exécutés en 2008 et dans lesquels le Ministère avait invoqué une exception au titre de PI. Dans 18 % de ces cas (3 contrats sur 17), l'examen a révélé des erreurs dans la saisie des données. Aucune de ces erreurs ne représentait un risque pour l'État.
Les études de cas ont permis de constater que les données déclarées dans le SRAG ne correspondaient pas aux contrats réels dans 22 % des cas. Même si le nombre d'occurrences de rétention de la PI par l'État dénombrées en trop était à peu près égal au nombre d'occurrences sous-dénombrées, il est possible que les données du SRAG aient surévalué le nombre d'exceptions invoquées par certains ministères.
L'utilisation adéquate des exceptions peut donner lieu à des taux élevés de rétention de la PI. Même si l'objectif de la Politique est que l'entrepreneur conserve le titre de PI dans la majorité des cas, l'application adéquate des exceptions en vue de protéger les intérêts de l'État pourrait, en théorie, donner lieu à la rétention de la PI par l'État dans la majorité des cas.
Malheureusement, on n'a pas été en mesure d'évaluer la pertinence du recours aux exceptions dans les contrats individuels, parce que les dossiers contractuels examinés dans le cadre des études de cas n'incluaient pas de documentation détaillée justifiant la décision concernant la PI. En l'absence de documents justificatifs, il était impossible d'examiner ou de valider les arguments sur lesquels reposent les décisions relatives à la PI.
Utilisation des exceptions à l'échelle ministérielle
Une analyse plus détaillée de l'utilisation des exceptions a révélé que les taux de rétention de la PI variaient beaucoup au sein de l'administration fédérale. L'appendice J présente les calculs relatifs à l'utilisation des exceptions par les ministères qui ont conclu plus de dix marchés générant de la PI en 2008 et 2009.
Selon les données du SRAG pour 2009, six ministères affichaient un taux de rétention de la PI supérieur à 90 %. Ces constatations sont préoccupantes en ce qui concerne le respect de la Politique. Si l'on exclut ces six ministères des totaux cumulatifs, le taux global de rétention de la PI pour le gouvernement du Canada chute de 59 % à 45 %. Autrement dit, la PI créée dans le cadre d'un marché d'acquisition de l'État serait, dans la plupart des cas, conservée par l'entrepreneur — conformément à l'intention de la Politique.
| Organisation fédérale | Nombre total de marchés générant de la PI | Nombre total d'exceptions au titre de PI | Pourcentage des marchés générant de la PI ayant fait l'objet d'une exception (rétention de la PI par l'État) |
|---|---|---|---|
| École canadienne de la fonction publique | 45 | 45 | 100 % |
| Diversification de l'économie de l'Ouest Canada | 10 | 10 | 100 % |
| Bureau du Directeur général des élections du Canada | 83 | 82 | 99 % |
| Bureau du surintendant des institutions financières | 61 | 60 | 98 % |
| Affaires indiennes et du Nord Canada | 416 | 404 | 97 % |
| Service correctionnel du Canada | 400 | 362 | 91 % |
Les données du SRAG pour 2008 montrent une tendance semblable. Trois ministères ont invoqué des exceptions relatives à la PI dans plus de 90 % de leurs marchés générant de la PI. Si ces trois ministères sont exclus des totaux pour le gouvernement fédéral, le taux agrégé de rétention de la PI du gouvernement fédéral passe de 51 % à 41 %.
| Organisation fédérale | Nombre total de marchés générant de la PI | Nombre total d'exceptions au titre de PI | Pourcentage des marchés générant de la PI ayant fait l'objet d'une exception (rétention de la PI par l'État) |
|---|---|---|---|
| Service correctionnel du Canada | 546 | 528 | 97 % |
| École de la fonction publique du Canada | 136 | 128 | 94 % |
| Diversification de l'économie de l'Ouest Canada | 15 | 14 | 93 % |
Il faut préciser que dans certains cas, l'exception était peut-être nécessaire. Par exemple, près de la moitié des exceptions déclarées par l'École de la fonction publique du Canada concernaient le droit d'auteur. Compte tenu du nombre élevé de documents de formation qui sont créés, ces exceptions étaient peut-être justifiées. Cela dit, les taux élevés de rétention de la PI par l'État constituent une source de préoccupation. (L'appendice J fournit une ventilation détaillée des exceptions invoquées par les six ministères en 2009.)
Information et formation
Le niveau de connaissance était élevé dans le milieu de l'approvisionnement : 79 % des répondants au sondage ont dit qu'ils étaient renseignés au sujet de la Politique.
Environ 57 % des répondants avaient suivi une formation sur l'approvisionnement incluant une section sur la Politique. Cette formation avait été donnée principalement par l'École de la fonction publique du Canada ou par leur ministère.
Malgré les taux élevés de connaissance déclarés, les études de cas ont mis en évidence des erreurs au niveau des données et dans l'application des exceptions. Cela suggère que la Politique n'était pas toujours parfaitement comprise. En particulier, certains contrats contenaient de l'information visée par les dispositions sur la protection des renseignements personnels — et donc exempte de l'application de la Politique. Dans d'autres cas, l'application des exceptions par le ministère était erronée. Ailleurs, on avait invoqué l'exception pour des raisons de sécurité nationale, alors qu'il était difficile de croire que cela représentait un enjeu. Même si la Politique exige clairement une confirmation écrite de l'entrepreneur quand une exception particulière est invoquée, aucun des dossiers examinés concernés par cette exception ne contenait ce document. Ces erreurs et omissions indiquent qu'il y a encore des problèmes, malgré la formation disponible et donnée.
Les résultats du sondage confirment ces constatations. Environ 42 % des répondants ont déclaré qu'ils ont éprouvé des problèmes à un moment donné dans la mise en œuvre de la Politique. Quelque 17 % des répondants ont également affirmé qu'ils avaient eu de la difficulté à déterminer si l'exception était appliquée adéquatement.
Enfin, il ressort des entrevues qu'une formation et des précisions additionnelles sont nécessaires. Deux agents d'approvisionnement craignaient que l'attribution de la PI à l'entrepreneur (par défaut) oblige les ministères à confier les travaux de suivi au même entrepreneur puisque ce dernier serait propriétaire de la PI concernée. Cependant, ces préoccupations révèlent une compréhension imparfaite des droits de licence que l'État conserve lorsqu'il laisse l'entrepreneur conserver la PI. Les responsables des politiques ont fait observer que l'exception 6.4.3 de la Politique protège l'État contre cette situation. En outre, ils ont souligné que les clauses types confèrent des droits d'utilisation à l'État; ainsi, un ministère n'est pas obligé d'avoir recours aux services de l'entrepreneur original pour les travaux futurs.
3.2.1.2 Suivi de la politique par IC et le SCT
Mise en œuvre visée
IC et le SCT étaient chargés de surveiller l'application de la Politique, en se concentrant sur les cas où les exceptions sont invoquées (section 11.1). On peut déduire que ce rôle de surveillance comprenait l'examen de la justification des exceptions pour veiller au respect de l'esprit de la Politique.
Mise en œuvre observée
IC et le SCT ont des employés dont les fonctions incluent la Politique. IC et le SCT ont tous les deux reçu les rapports annuels sur la PI du SRAG. Cependant, de 2000 à tout récemment, rien ne permet de croire qu'un suivi proactif de ces rapports a été fait. Il ne semble pas que des discussions aient été tenues avec les responsables de l'approvisionnement concernant l'utilisation déclarée des exceptions auprès du Conseil du Trésor ou avec les ministères au sujet des taux élevés de rétention de la PI pour déterminer si les nombres déclarés étaient le résultat d'une erreur de données, de la nature du travail ou du non-respect de la Politique.
Sur une note positive, soulignons qu'IC et le SCT ont tous les deux participé activement à la gestion de la Politique à certains moments. L'évaluation de base a cerné les problèmes survenus au niveau des données durant les quatre premières années de mise en œuvre, et les processus de collecte des données ont été améliorés10. En 2010, IC a procédé à l'examen de ses propres dossiers contractuels faisant intervenir une exception au titre de PI, et il a encouragé d'autres ministères à l'imiter. De même, IC a communiqué les résultats du rapport sur la PI du SRAG de 2009 au Comité des SMA sur les sciences et la technologie, et le SCT a transmis ses conclusions au Comité consultatif du Conseil du Trésor chargé des marchés pour mieux faire connaître la Politique et favoriser la conformité.
Dans l'ensemble, les rôles et les responsabilités sont mal définis. La Politique indique qu'IC et le SCT sont responsables de la surveillance et de l'évaluation, mais ne précise pas leurs rôles. Il ressort des entrevues que chaque ministère estimait que l'autre devrait jouer un rôle plus énergique dans la surveillance de l'application de la Politique.
Malgré ces défis, le Guide de mise en œuvre a été rédigé et des avis sur la Politique sur les marchés ont été publiés au besoin. Les courriels montrent que ces efforts ont été menés en collaboration, IC prenant la tête des activités relatives au contenu des documents de formation. IC et le SCT ont uni leurs efforts pour surmonter les obstacles éventuels (p. ex., le rapport de la vérificatrice générale).
haut de la page3.2.2 : Comment les ministères évalués ont-ils mis en œuvre la Politique, et comment pourraient-ils améliorer cette mise en œuvre?
Pour cerner les possibilités d'amélioration, les évaluateurs ont examiné la mise en œuvre de la Politique dans les ministères choisis. Ils ont étudié les politiques et les procédures, les documents d'information et de formation, les activités de sensibilisation, ainsi que les dossiers contractuels de ces ministères.
Résumé des constatations : Les ministères sont bien renseignés au sujet de la Politique et ils l'ont intégrée dans leurs processus réguliers de passation de marchés. Ils utilisent le plus souvent les clauses types dans les contrats, et la PI fait partie de la formation générale sur l'approvisionnement. Plusieurs pratiques exemplaires ont été observées, notamment le recours à Internet pour communiquer l'information sur la Politique, l'utilisation de listes de vérification pour assurer la prise en compte de la PI, l'ajout d'une étape de révision officielle de la décision relative à la PI dans le cadre du processus d'approvisionnement, ainsi que l'inclusion des décisions relatives à la PI dans les travaux des commissions de révision des marchés publics.
S'il est vrai que l'on pourrait améliorer la formation et le Guide de mise en œuvre, il y a deux grands problèmes concernant la mise en œuvre de la Politique. Relativement à l'intégrité des données, l'information fournie dans les contrats ne correspondait pas à l'information enregistrée dans le système dans 22 % des cas. En ce qui concerne l'application appropriée des exceptions de la Politique, la justification de la rétention de la PI par l'État n'était pas claire dans 13 % des cas. Malheureusement, il a été impossible d'évaluer le fondement de ces décisions parce que la justification n'était pas étayée par des documents dans les dossiers contractuels.
Observations générales sur la mise en œuvre de la Politique dans les ministères
Les responsables de l'approvisionnement des quatre ministères étaient bien renseignés au sujet de la Politique, mais un seul a indiqué que la Politique était une priorité ou une préoccupation importante. Dans l'un des ministères, le comité de révision des marchés publics examinait la décision relative à la PI dans le cadre de ses travaux, et son organisation de passation des marchés comptait un bureau de la PI, pour veiller à l'application cohérente de la Politique dans tous les marchés de plus de 25 000 dollars. Un ministère a procédé à un examen interne de son recours aux exceptions, mais aucun ministère n'a fait de vérification ou d'évaluation officielle de sa mise en œuvre de la Politique.
Pour ce qui est des processus, les ministères ont veillé à leur uniformité en utilisant les clauses types sur la PI dans les contrats. La plupart des ministères utilisent les clauses types rédigées par TPSGC et les gabarits ministériels de passation des marchés qui tiennent compte de la Politique. Les quatre ministères utilisaient des listes de vérification incluant des questions sur la PI à l'intention des chargés de projet. Ces listes étaient ensuite utilisées par l'autorité contractante pour choisir la clause appropriée. Un seul des quatre ministères avait inclus un processus de révision des décisions relatives au titre de PI dans ses processus.
Il est fait mention de la Politique dans les guides ministériels sur l'approvisionnement et dans certains documents mis à la disposition des autorités contractantes. Dans deux ministères, seulement deux des 160 pages du document d'orientation sur les marchés publics étaient consacrées à la PI et à la Politique. Les sites intranet de deux ministères étudiés donnaient de l'information sur la PI aux chargés de projet. Un ministère a préparé un cartable contenant exclusivement des documents sur la Politique et a organisé un atelier sur le sujet en 2001. Cette documentation a été utilisée plus tard pour concevoir et offrir périodiquement une séance de formation sur la Politique. En règle générale, les ministères trouvaient que le Guide de mise en œuvre et la Politique ne nécessitent pas d'explications supplémentaires. La mention de la Politique et les liens vers la page pertinente du SCT étaient considérés comme suffisants.
Dans l'ensemble, le niveau de connaissance de la Politique variait entre les ministères. Il ressort des entrevues que les ministères aimeraient obtenir des éclaircissements sur certains types de marchés, notamment sur la PI relative aux logiciels et aux documents de formation. On a également constaté des divergences de vues à propos des limites de l'utilisation par l'État quand l'entrepreneur conserve le titre de PI. Selon certaines personnes interrogées, les exceptions étaient utilisées trop souvent et d'une manière injustifiée parce que les ministères ne comprenaient pas parfaitement les droits conférés à l'État par la mise sous licence.
Pour ce qui est de la formation future, tous les ministères auront éventuellement accès au cours en ligne sur la Politique que l'École de la fonction publique du Canada s'affaire à concevoir. Selon les personnes qui ont vu le prototype du cours, cet outil sera utile lorsqu'on y aura apporté les modifications relatives au contenu. Deux ministères tentent d'obtenir plus de formation pour leur personnel.
Certaines personnes interrogées estiment que leur ministère pourrait bénéficier d'une ressource centrale sur la PI au gouvernement du Canada pour répondre aux questions complexes. Cette opinion a également été exprimée par les participants au sondage en réponse à la question sur les façons d'améliorer la mise en œuvre.
Dans le cadre des études de cas, les évaluateurs ont constaté plusieurs aspects très précis de la Politique qui peuvent donner lieu à une mauvaise interprétation ou à une application non conforme. Il s'agit notamment du traitement des entrepreneurs étrangers, des renseignements personnels visés par la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la définition de sécurité nationale, de la documentation proposée lorsque l'entrepreneur renonce à la PI, de la mise sous licence et de la protection par le droit d'auteur, du traitement de la PI qui sera transférée dans l'avenir, du droit d'auteur et des exceptions auprès du Conseil du Trésor. L'appendice K recense ces points ainsi que les clarifications proposées pour le Guide de mise en œuvre.
Problèmes résultants de l'écart entre les données centralisées et les dossiers contractuels
L'examen de la mise en œuvre de la Politique dans les ministères a révélé des écarts notables entre les données déclarées dans le rapport sur la PI du SRAG et l'information contenue dans les dossiers contractuels. Le tableau suivant indique les erreurs constatées lors de l'examen de 65 contrats dans trois ministères11.
| Min. | Nombre total de contrats examinés |
Nombre de cas où les données du SRAG ne concordaient pas avec celles du contrat |
Taux d'erreur |
|---|---|---|---|
| A | 23 | 8 | 35 % |
| C | 20 | 1 | 5 % |
| D | 22 | 5 | 23 % |
| Total | 65 | 14 | 22 % |
Globalement, dans près de 22 % des contrats, on a constaté des écarts entre les données du SRAG et l'information contenue dans le dossier contractuel. Dans certains cas, l'exception enregistrée dans le SRAG n'était pas celle indiquée dans le dossier contractuel. Dans d'autres cas, le code d'exception était différent. Dans l'ensemble, le nombre de cas de dénombrement en trop de la rétention de la PI par l'État dans le SRAG était à peu près égal au nombre de cas de sous-dénombrement.
Il est important de reconnaître que l'écart entre le code saisi dans le SRAG et le code inscrit dans le dossier contractuel n'a pas nécessairement un impact négatif sur le ministère ou l'entrepreneur. C'est notamment le cas des erreurs dans le code d'exception. Dans ces cas, le véritable impact concerne seulement la précision des rapports sur la PI du SRAG. En effet, c'est le contrat proprement dit qui détermine si l'État ou l'entrepreneur conserve le titre de PI, pas le codage dans le SRAG.
En règle générale, les exceptions au titre de PI de l'entrepreneur ont été enregistrées avant la tenue du processus d'appel d'offres. Dans la plupart des ministères, la décision a été consignée par la saisie d'un code dans un système d'information sur les marchés, comme le Système intégré des finances et du matériel d'IC. L'autorité contractante a alors pris note de cette information, pour inclure une clause sur la rétention de la PI par l'État dans le contrat. Donc, le système de saisie de l'information sur le titre de PI qui se retrouve éventuellement dans les rapports sur la PI du SRAG est distinct de la documentation contractuelle elle-même.
En raison de ce dédoublement de la saisie de données, un commis peut entrer un code d'exception injustifié (autrement dit, par erreur) ou erroné (p. ex., 6.3 au lieu de 6.2), ou même ne pas consigner l'exception. À IC, l'omission du code d'exception donnerait lieu à une condition par défaut de rétention de la PI par l'entrepreneur.
Défis concernant l'application inappropriée de la Politique
Dans 13 % des 95 marchés examinés, l'exception au titre de PI de l'entrepreneur était critiquable. La rétention abusive de la PI par l'État pourrait faire obstacle à la commercialisation. Le tableau suivant indique les erreurs possibles observées dans les quatre ministères.
| Ministère | Marchés examinés | Marchés préoccupants (total) | |
|---|---|---|---|
| A | 23 | 4 | 17 % |
| B | 30 | 7 | 23 % |
| C | 20 | 0 | 0 % |
| D | 22 | 1 | 5 % |
| Total | 95 | 12 | 13 % |
Douze contrats ont soulevé des préoccupations :
- deux contrats invoquaient l'exception pour des raisons de sécurité nationale, alors que selon les indications disponibles, la sécurité nationale ne constituait pas un enjeu dans ce marché;
- deux contrats invoquaient l'exception pour obtenir des connaissances et des renseignements qui seront diffusés au public, mais les rapports étaient clairement destinés à la direction interne;
- trois contrats indiquaient que l'entrepreneur avait renoncé à la PI. Même si la Politique exige clairement une déclaration écrite de l'entrepreneur dans ce cas, il n'y avait aucun document confirmant cette renonciation
- cinq contrats ne précisaient pas l'exception invoquée.
Dans le cadre des études de cas, on a également examiné sept contrats de manière plus approfondie et interrogé les principaux intervenants. Dans l'ensemble, le recours aux exceptions dans ces contrats était approprié et raisonnable. Cela dit, certaines décisions se prêtent à différentes interprétations :
- Des travaux comparables au sein du même ministère ont donné lieu à deux décisions différentes. Dans les deux cas, on a attribué un marché pour le soutien à la programmation informatique dans des situations très semblables. Dans le premier cas, on a déclaré qu'aucune PI n'était générée; dans l'autre cas, on a déterminé qu'une PI était générée et on a invoqué l'exception parce que la PI constituait une partie d'un système informatique plus vaste pour lequel l'État détenait déjà une partie des droits de PI.
- Dans un autre cas, un contrat indiquait qu'aucune PI n'était générée, alors que le marché visait l'obtention de plans, de documents et de dessins architecturaux.
L'absence de documents justifiant les décisions relatives à la PI dans tous les contrats révisés était frappante. Dans les quatre ministères, aucun modèle de contrat n'exigeait une justification de l'exception choisie. Un ministère avait inclus l'examen des décisions relatives à la PI dans son processus de passation des marchés, mais les trois autres ministères avaient simplement signalé qu'une exception avait été utilisée. Ces pratiques tranchent avec les procédures à suivre dans le cas des marchés à fournisseur unique, qui exigent une justification écrite par le chargé de projet.
La présence d'une justification dans le dossier permettrait à l'examinateur indépendant de confirmer la pertinence de l'exception et favoriserait le respect de la Politique. Cela permettrait également aux gestionnaires d'examiner le travail du personnel et de cerner les causes à l'origine du recours excessif aux exceptions. On pourrait donc améliorer les guides ministériels pour empêcher que ces situations ne se reproduisent, et former le personnel sur l'utilisation des exceptions spécifiques.
10 Rapport d'évaluation de base, 2004. (Retour au renvoi 10)
11 Une fois l'échantillon de contrats créé aux fins des études de cas, les évaluateurs ont tenté d'apparier ces contrats avec les données du SRAG. Malheureusement, ce système ne conserve pas les numéros de contrat. Cette tâche a donc nécessité un effort considérable. En raison du manque de temps, il a été impossible d'apparier les contrats d'un des ministères avec les dossiers du SRAG. (Retour au renvoi 11).
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