Archivé — Rapport annuel de 2008–2009 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

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Rapport annuel de 2008–2009 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

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No de catalogue Iul-4/1-2009
ISBN 978-1-100-50058-4

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Table des matières

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Préface et objet

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada [1985], chapitre A–1) a été promulguée le 1er juillet 1983.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent » (article 2 de la Loi). La Loi protège également la vie privée des particuliers en empêchant les tiers d'avoir accès à ces renseignements personnels et elle leur assure le droit d'exercer un contrôle sur la collecte et l'utilisation de ces renseignements.

Aux termes de l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de toute institution fédérale doit, à chaque exercice financier, préparer un rapport sur l'application de cette loi au sein de celle-ci et le soumettre au Parlement.

Le présent rapport annuel décrit comment Industrie Canada s'est acquitté de ses responsabilités au cours de la vingt-cinquième année d'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

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Vue d'ensemble de l'organisation

Mandat d'Industrie Canada

Industrie Canada a pour mandat d'aider les Canadiens à être plus productifs et concurrentiels dans l'économie du savoir et d'améliorer ainsi le niveau et la qualité de vie dans le pays. Par ses politiques, programmes et services, le Ministère stimule l'essor d'une économie dynamique et novatrice pour :

  • procurer aux Canadiens des emplois plus nombreux et mieux rémunérés;
  • favoriser la croissance des entreprises grâce à l'amélioration soutenue de la performance sur le plan de la productivité et de l'innovation;
  • donner aux consommateurs, aux entreprises et aux investisseurs l'assurance que le marché est équitable, efficace et concurrentiel;
  • assurer aux Canadiens un avenir économique, environnemental et social plus durable.

Industrie Canada s'efforce d'aider les Canadiens à contribuer à l'économie du savoir et à améliorer la performance du pays sur le plan de la productivité et de l'innovation grâce à ses trois objectifs stratégiques :

  1. un marché équitable, efficace et concurrentiel
  2. une économie innovatrice
  3. une industrie concurrentielle et des collectivités durables

Afin de stimuler la croissance et de créer des emplois de qualité qui sont bien rémunérés, le gouvernement du Canada s'est, entre autres, fixé comme grande priorité de bâtir une économie du XXIe siècle. Industrie Canada continuera d'appuyer cette priorité par ses objectifs stratégiques. Par exemple, des structures de marché solides contribuent à créer un climat d'affaires propice à l'innovation, à l'investissement et à l'entrepreneuriat.

Encourager l'innovation scientifique et technologique revient à s'assurer que des découvertes et des percées se produisent au Canada et que leurs retombées socioéconomiques contribuent à améliorer le niveau et la qualité de vie des Canadiens.

Favoriser le développement économique dans les collectivités stimule une économie du savoir novatrice en permettant d'améliorer les compétences, d'approfondir les idées et de saisir les débouchés dans tout le pays.

Collectivement, les objectifs stratégiques du Ministère appuient la croissance de l'emploi, du revenu, de la productivité et du développement durable au Canada.

Contexte et environnement

Le mandat d'Industrie Canada est vaste de par sa nature, et comprend une responsabilité concernant environ 50 lois différentes et plus de 80 programmes et initiatives touchant tous les paliers de gouvernement et de multiples intervenants des domaines professionnels. Le Ministère intervient dans une large gamme de dossiers liés à l'industrie et à la technologie, au commerce, à la science, à la consommation, aux sociétés par actions et aux valeurs mobilières, à la concurrence et aux restrictions au commerce, aux poids et mesures, à la faillite et à l'insolvabilité, aux brevets et au droit d'auteur, à l'investissement, à la petite entreprise et au tourisme.

En plus de son administration centrale et d'autres bureaux dans la région de la capitale nationale, le Ministère dispose de cinq bureaux régionaux (Pacifique, Prairies et Nord, Ontario, Québec et Atlantique) situés respectivement à Vancouver, Edmonton, Toronto, Montréal et St. John's. La présence régionale du Ministère comprend également l'Initiative fédérale de développement économique pour le Nord de l'Ontario, dix bureaux auxiliaires et de nombreux bureaux de district. Les réseaux régionaux d'employés (par exemple, le Bureau de la concurrence Canada, Mesures Canada, le Bureau du surintendant des faillites Canada et la Gestion du spectre et des télécommunications) permettent au Ministère d'offrir des services distincts à des clients situés partout au Canada.

De plus, afin d'atteindre ses objectifs stratégiques, Industrie Canada s'associe à d'autres ministères pour offrir divers programmes et services aux entreprises et aux consommateurs.

Dans son budget de 2009, le gouvernement a annoncé le lancement de plusieurs nouveaux programmes et initiatives. Plusieurs de ceux-ci furent attribués à Industrie Canada en vue de leur mise en œuvre et de leur gestion, à savoir, le Programme d'infrastructure du savoir, le Programme des manifestations touristiques de renom, le programme Infrastructure de loisirs du Canada, ainsi que le Programme de développement du Sud de l'Ontario et le Programme de développement de l'Est de l'Ontario. Par conséquent, le Ministère s'est réorienté afin de mieux faire face à ses responsabilités accrues et de mieux tenir compte des priorités du gouvernement. Pour de plus amples renseignements, visitez les sites Industrie Canada, Entreprises Canada et Passerelle d'information pour le consommateur canadien.

En 2008 — 2009, de par son mandat, Industrie Canada a joué et continue de jouer un rôle important dans la mise en place et l'orientation du programme d'action en matière d'économie du gouvernement du Canada, plus particulièrement en raison du ralentissement économique actuel au Canada et ailleurs dans le monde. Cela a engendré un intérêt marqué du public pour les activités du Ministère.

Structure du Ministère

Industrie Canada compte environ 5 800 employés partout au Canada et se divise en plusieurs secteurs ayant chacun des responsabilités distinctes en vue d'atteindre ses objectifs prioritaires. Chaque secteur est responsable de trouver et d'extraire les documents en réponse à des demandes d'accès officielles reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP). Toutefois, l'Administration des droits à l'information et à la protection des renseignements personnels (ADIPRP) est légalement responsable de la mise en place et de la gestion du programme et des services en matière d'AIPRP pour Industrie Canada, y compris les décisions touchant la divulgation ou la non-divulgation de renseignements en vertu des dispositions législatives.

La relation étroite entre la gestion efficace des renseignements et la conformité aux dispositions des lois en matière d'AIPRP a entraîné la décision en 2007 que l'ADIPRP serait mieux placée au sein de la Direction générale de la gestion de l'information (DGGI) du Secteur des services axés sur le marché et les petites entreprises (SAMPE).

L'un des plus gros secteurs, le SAMPE compte un peu plus de 20 p. 100 des employés du Ministère. Sa mission est de favoriser la confiance du monde des affaires et des consommateurs vis-à-vis des marchés, ainsi que la compétitivité des entreprises en faisant la promotion de lois, de politiques, de programmes et de services qui sont à l'écoute des besoins et en les administrant.

Direction générale de la gestion de l'information

La DGGI exerce une responsabilité à plusieurs égards en ce qui a trait à la gestion de l'information (GI), puisqu'elle répond aux besoins de plusieurs clients. Les services de la DGGI orientent et soutiennent une gestion fonctionnelle et efficace de l'information au sein de l'organisme, qu'il s'agisse de planification, d'élaboration de systèmes, d'élimination ou de conservation à long terme. Plus particulièrement, la Direction générale offre une supervision ministérielle et des services d'exécution liés à la tenue de dossiers, à l'accès public à l'information ministérielle, à l'accès ministériel aux renseignements de nature commerciale et aux orientations stratégiques touchant à des aspects des méthodes de gestion et de l'obligation de rendre compte. Par conséquent, les gestionnaires de programmes sont plus en mesure de respecter leurs obligations en vertu de la Politique sur la gestion de l'information du gouvernement, de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi fédérale sur la responsabilité, et le Ministère peut respecter les droits de propriété intellectuelle des éditeurs commerciaux. L'élaboration et la mise en place du programme de GI constituent une priorité essentielle pour Industrie Canada.

Administration du droit à l'information et de la protection des renseignements personnels

L'ADIPRP est responsable de la mise en place et de la gestion des programmes et services relevant de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour Industrie Canada. L'ADIPRP dispose d'une équipe de 15 employés comprenant un directeur, trois gestionnaires, neuf conseillers et deux employés de soutien, qui tous se consacrent au traitement des demandes de communication et de renseignements personnels, de même qu'à des fonctions connexes.

L'ADIPRP prend des décisions quant à la suite donnée aux demandes de communication; favorise une connaissance de la législation afin de s'assurer de la réceptivité ministérielle aux obligations imposées par la loi; assure un suivi et offre ses conseils concernant la conformité ministérielle aux lois, règlements, procédures et politiques; et agit à titre de porte-parole pour le Ministère lors des démarches auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, du Commissaire à l'information, du Commissaire à la protection de la vie privée, ainsi qu'auprès d'autres ministères et organismes du gouvernement. Il incombe également à l'ADIPRP de réaliser des consultations auprès d'autres ministères fédéraux en rapport avec les questions touchant l'accès aux renseignements et la protection de la vie privée.

Délégation de pouvoirs

En 2008 — 2009, l'ordonnance de délégation de pouvoirs en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) a été examinée et approuvée par le nouveau ministre. Les pleins pouvoirs ont été délégués au sous-ministre adjoint du SAMPE, au directeur général de la DGGI, ainsi qu'au directeur et aux gestionnaires de l'ADIPRP. Le directeur et les gestionnaires de l'ADIPRP sont tous pleinement responsables de la conduite des activités quotidiennes relatives (se reporter à l'Annexe III).

Le directeur de l'ADIPRP est chargé d'élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures efficaces visant à assurer la conformité du Ministère aux exigences de ces lois. L'administration de celles-ci au sein d'Industrie Canada se fait également au niveau des directions générales et des bureaux régionaux. Chaque secteur organisationnel possède un agent de liaison (qui relève d'un sous-ministre adjoint, d'un directeur exécutif régional, etc.) chargé à la fois de coordonner les activités et de fournir des conseils concernant les procédures administratives ayant trait à ces lois. L'ADIPRP, qui est située à Ottawa, répond à toutes les demandes officielles présentées en vertu des lois applicables.

Faits saillants 2008 — 2009

Défis et interventions

1. Ressources humaines

Comme de nombreux bureaux d'AIPRP, l'ADIPRP a continué de faire face à des difficultés de recrutement, de perfectionnement et de rétention de personnel en 2008 — 2009. Des 15 postes de l'ADIPRP, seulement 12 étaient dotés pendant la majorité de la période considérée. Les 12 postes dotés comprenaient le directeur, un gestionnaire (PM–06), trois conseillers principaux (PM–05), un conseiller de niveau PM–04 et quatre postes de niveau PM–03, de même que deux postes d'employés de soutien. Plusieurs des employés étaient pour la plus grande partie du temps en perfectionnement en raison d'une promotion, d'une affectation intérimaire ou du fait qu'ils étaient nouvellement arrivés. Durant une partie de la période considérée, un expert-conseil a été embauché pour aider à traiter la charge de travail.

Pour faire face aux défis constants en matière de recrutement et de maintien en poste, l'ADIPRP a mis en place un programme de perfectionnement professionnel ayant trait à l'AIPRP (PPP–AIPRP) et a également réalisé un examen et une restructuration de l'unité, afin de mieux satisfaire les demandes croissantes provenant du monde des affaires et d'accroître ses services de conseil en matière de politiques et de diffusion.

Réorganisation

En 2008 — 2009, l'ADIPRP a fait faire un examen indépendant de sa structure et de ses ressources actuelles. La nouvelle structure a été approuvée en janvier 2009. Le but de la réorganisation était de faire en sorte que le niveau adéquat de ressources soit déterminé en vue de mieux respecter les obligations légales de l'ADIPRP, tout en permettant un accroissement des possibilités de perfectionnement professionnel, ce qui constituerait un attrait pour les employés et les nouvelles recrues, et contribuerait au maintien en poste. La nouvelle structure est formée de trois unités : deux d'entre elles sont fonctionnelles et gèrent les activités courantes en traitant les demandes officielles reçues en vertu de la législation; l'autre est responsable des services en matière de politiques et de diffusion (conseil et formation auprès des fonctionnaires du Ministère).

Ces derniers mois, l'ADIPRP a concentré son attention sur la mise en place de la nouvelle structure, telle que décrite à l'Annexe II, et elle poursuivra cette démarche au cours du prochain exercice financier.

Programme de perfectionnement professionnel — AIPRP

Le programme de perfectionnement professionnel — AIPRP (PPP–AIPRP) d'Industrie Canada est en vigueur depuis 2005, avec pour objectif de perfectionner les employés des niveaux PM–01 à PM–04 dans le cadre de la fonction AIPRP. Le but du programme est de fournir un outil permettant de recruter, former et maintenir en poste de nouvelles ressources humaines intéressées à se bâtir une carrière dans le domaine de l'AIPRP. Le programme permet d'acquérir des connaissances sur la législation, les politiques et les directives en rapport avec l'AIPRP, de même que d'autres compétences de base telles que le raisonnement analytique, la prise de décision et le leadership, des compétences désormais nécessaires. Les participants acquièrent graduellement de nouvelles compétences en vue de satisfaire des besoins tant réglementaires qu'institutionnels, tout en maintenant et en améliorant leurs compétences existantes pour satisfaire les besoins opérationnels. Au terme du programme, les participants sont devenus des spécialistes compétents et autonomes de l'AIPRP (niveau PM–04 ou son équivalent).

En 2009, deux employés de l'ADIPRP ont atteint le niveau PM–04. Un nouveau candidat a passé avec succès l'examen d'admission et a été admis à suivre le programme, ce qui donne un total de cinq participants.

Le programme a permis de faciliter le recrutement et le maintien en poste d'employés. Il a également contribué à réduire le nombre de longues procédures et actions de dotation, et s'est révélé avoir une influence positive sur le maintien en poste.

2. Charge de travail

En 2008 — 2009, le nombre de demandes de renseignements personnels (11) ne représentait qu'une fraction du travail géré par l'ADIPRP comparativement aux demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Normalement, le Ministère traite 10 à 20 demandes de renseignements personnels par année. Durant la période considérée, une augmentation des demandes de conseils et de directives liés aux questions touchant les politiques et la diffusion a été constatée.

Régulièrement, les employés du Ministère se voient rappeler leurs responsabilités quant à la gestion appropriée des renseignements personnels détenus. Les secteurs responsables sont également tenus de s'informer auprès de l'ADIPRP avant de recueillir tout renseignement personnel. L'ADIPRP doit également être avisée lorsque des renseignements personnels d'une banque de renseignements personnels sont utilisés ou divulgués en vue d'une utilisation correspondant aux fins pour lesquelles les renseignements avaient été obtenus ou compilés, mais qui n'avait pas été précisée dans la déclaration des usages compatibles publiée dans Info Source.

L'essentiel du travail accompli par l'ADIPRP relève de la Loi sur l'accès à l'information. En 2008 — 2009, le Ministère a reçu 660 demandes d'accès, alors qu'il poursuivait le traitement de 118 dossiers en cours provenant d'années antérieures, soit une charge de travail totale de 778 dossiers. En outre, le Ministère a reçu 135 demandes de consultation émanant de plus de 32 autres ministères ou organismes du gouvernement.

Le nombre de demandes d'accès reçues a presque doublé par rapport à l'année précédente (660 comparativement à 342), alors que l'envergure, la complexité et le volume de documents saisis ont également continué à augmenter. En tout, le Ministère a traité un total de 653 demandes (526 demandes de communication et 127 demandes de consultation) comparativement à 431 l'année précédente. Le volume de documents demandés a aussi augmenté de manière importante, passant à 689 000 pages comparativement à 183 000 pages en 2007–08.

Le Ministère a mis sur pied plusieurs initiatives afin de contribuer à gérer le volume croissant de travail requis pour faire face à ses obligations en matière d'AIPRP.

Gestion des documents de dossier

L'ADIPRP poursuivra ses efforts de promotion de solutions GI/TI qui offriront une meilleure gestion des documents hors de ses propres bureaux, puisqu'une extraction et un traitement des documents de manière opportune, complète et exacte constituent le fondement de la législation en matière d'AIPRP. L'ADIPRP, pour sa part, poursuit ses efforts en vue d'améliorer ses processus de gestion des dossiers et a acheté un nouveau système électronique de gestion d'AIPRP qui sera mis en place au cours de la prochaine année financière. Ce nouvel outil améliorera le contrôle et le suivi, et permettra de gérer les obligations croissantes de rendre compte, donnant ainsi à l'ADIPRP les moyens de gérer plus efficacement sa charge de travail quotidienne.

Partenariats de travail

Au cours des années précédentes, dans le but d'atténuer les risques et ultimement de réduire la charge de travail, l'ADIPRP a établi plusieurs partenariats de travail avec des secteurs fonctionnels administratifs de base, tels que le Bureau de l'informatique (BI), le Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA), la Direction générale des ressources humaines (DGRH), la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE), les Services intégrés des documents ministériels (SIDM) et le Bureau du secrétaire général et du Portefeuille (BSGP). Voici certaines des activités dans le cadre de ces partenariats :

  • Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA)
    • La politique de sécurité récemment modifiée fait référence à la législation en matière d'AIPRP — à ce titre, l'ADIPRP maintient une relation de travail officieuse avec les Services de sécurité dans le cadre de laquelle elle examine les politiques et directives ministérielles et offre des conseils.
    • Dans le cadre de l'initiative de divulgation proactive, l'ADIPRP passe en revue les renseignements touchant l'hospitalité et les déplacements avant que ceux-ci ne soient diffusés publiquement sur le site Web ministériel, afin de s'assurer qu'aucun renseignement personnel n'est inclus. En 2008 — 2009, l'ADIPRP a réalisé l'examen de plus de 1100 inscriptions.
  • Bureau de l'informatique (BI)
    • Le BI, alors qu'il bâtissait son cadre de gouvernance pour les projets de TI, a inclus parmi les documents de base des évaluations de la menace et des risques (EMR), des évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée et des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉPFRVP/ÉFRVP). L'ADIPRP est responsable d'examiner et d'approuver l'ÉPFRVP/ÉFRVP et de fournir des directives au fonctionnaire du Ministère quant à leur contenu. En 2008 — 2009, l'ADIPRP a offert son avis sur 10 ÉPFRVP touchant des mises à jour d'outils électroniques existants, les a examinées, puis les a approuvées.
  • Services intégrés des documents ministériels (SIDM)
    • L'ADIPRP poursuit son étroite collaboration avec le SIDM à plusieurs égards, notamment en offrant des directives et des conseils en matière de conservation et d'élimination, de même que de propriété et de contrôle de documents, en vue de se conformer aux exigences légales et d'imputabilité.
  • Direction générale des ressources humaines
    • L'ADIPRP offre des conseils et des directives de nature générale à la DGRH concernant les questions liées à la protection de la vie privée des employés. D'autres services sont offerts tels que l'examen de rapports comme ceux touchant le harcèlement, les griefs et les mesures disciplinaires, afin de s'assurer que soit respecté un équilibre entre protection de la vie privée et droit d'accès.
Activités de sensibilisation et de formation

Une sensibilisation accrue et une connaissance des obligations en matière d'AIPRP des fonctionnaires du Ministère améliorent la conformité aux obligations légales, les délais de traitement et la qualité des interventions.

En 2008 — 2009, l'ADIPRP a préparé et donné 25 séances de formation sur l'AIPRP (dont 6 destinées aux fonctionnaires régionaux), et a rejoint plus de 500 employés. C'est là une augmentation de 92 p. 100 par rapport à l'année précédente. Sur demande, des séances peuvent être personnalisées afin de s'adapter aux besoins d'un groupe en particulier. En plus de ces séances, un site sur l'intranet est utilisé pour sensibiliser les employés et diffuser de l'information à leur intention.

Politiques, procédures et pratiques commerciales touchant l'AIPRP

Industrie Canada s'assure que les politiques du Conseil du Trésor sont mises en place, soit par le biais de politiques ministérielles internes, soit par des directives et des orientations. L'ADIPRP a également mis en place et documenté diverses pratiques qui accroissent le rendement et l'efficacité de la gestion des programmes et services en matière d'AIPRP. Voici quelques faits saillants :

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune ÉFRVP n'a été amorcée ou complétée au cours de la période considérée; par conséquent aucune n'a été transmise au Commissariat à la protection de la vie privée. Cependant, 10 ÉPFRVP furent amorcées et complétées durant la période considérée.

L'ADIPRP a examiné et approuvé 10 ÉPFRVP dans le cadre de son partenariat de travail avec le BI. Les ÉPFRVP étaient principalement des mises à jour d'outils ou d'applications électroniques existants liés à des programmes et initiatives existants et fondés sur des exigences prévues par la loi. Il a également été constaté que les ÉPFRVP décrivaient des outils améliorés dont le contenu avait peu changé, et que les fins, la cueillette, l'utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels n'avaient pas changé.

On sait également que le contenu était lié à des renseignements commerciaux requis par le Ministère afin de s'acquitter de son mandat. Les renseignements personnels dans ces cas se résumaient à un nom, dont les coordonnées qui l'accompagnaient étaient l'adresse d'un commerce requise à des fins de communication.

Communications en vertu du paragraphe 8(2) — Communications autorisées

  • Alinéa 8(2)(e) — Communication à un organisme d'enquête déterminé par règlement
    Aucune divulgation n'a été faite durant la période considérée.
  • Alinéa 8(2)(f) — Communication aux termes d'accords ou d'ententes conclus entre le gouvernement du Canada et le gouvernement d'une province ou d'un État étranger
    Aucune divulgation n'a été faite durant la période considérée.
  • Alinéa 8(2)(g) — Communication à un parlementaire fédéral
    Aucune divulgation n'a été faite durant la période considérée.
  • Alinéa 8(2)(m) — Communication pour des raisons d'intérêt public
    Aucune divulgation n'a été faite durant la période considérée.

Activités de couplage et de partage de données

Le Ministère n'a pas participé à des activités de couplage et de partage de données; il n'y a donc rien à signaler à cette rubrique pour la période 2008 — 2009.

Répercussions sur la vie privée liées à la législation, à l'adoption de politiques ou à la prestation de services (incluant des activités de couplage et de partage de données)

Il n'y a rien à signaler à cette rubrique pour la période 2008 — 2009.

Améliorations apportées à la protection de la vie privée

Une politique ministérielle sur la sécurité est entrée en vigueur le 1er octobre 2006. La politique sur la sécurité a pour objet de protéger les employés, de préserver la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la valeur des actifs ministériels d'Industrie Canada et d'assurer la continuité des services.

Aide aux requérants

Au fil des ans, l'ADIPRP a mis en place et établi diverses approches en vue d'aider davantage les requérants et mieux leur répondre. En 2008 — 2009, l'ADIPRP a commencé à documenter ses pratiques établies dans le but d'aider les requérants, dont les suivantes :

  • Un contact régulier est établi avec les requérants afin de clarifier et réduire la portée des demandes, de fournir des mises à jour et d'expliquer les droits à la vie privée en vertu de la loi.
  • Des interventions précises, opportunes et complètes sont réalisées de bonne foi; des solutions de remplacement peuvent être suggérées, telles que des processus non officiels, des renseignements accessibles publiquement et, le cas échéant, une orientation vers d'autres organismes impliqués.
  • Les dossiers sont transmis selon le format demandé; depuis 2001, l'ADIPRP offre les documents traités sur cédérom au format PDF sans frais pour le requérant, et s'il s'agit de moins de 50 pages, une version imprimée est fournie.
  • D'autres pratiques supposent de faciliter les discussions et/ou les rencontres avec des responsables de programme, et de fournir des réponses provisoires lorsque c'est possible.

Pratiques non officielles

Conformément au principe voulant que la Loi vise à compléter et non à remplacer les pratiques actuelles en matière d'accès à l'information gouvernementale, des demandes non officielles peuvent être adressées directement aux directions générales du Ministère. L'ADIPRP dirige régulièrement les demandeurs vers les secteurs pertinents.

Information accessible au public, site Web et points d'information

Le Ministère est vaste et diversifié et il administre un ensemble de lois qui prévoient légalement un accès public à de l'information. Industrie Canada exploite un site Web exhaustif et offre aussi un certain nombre de points d'information auxquels le public peut présenter ses demandes directement et obtenir de l'information de façon informelle, dont les suivants :

  • ic.gc.ca (anciennement Strategis)
  • Entreprises Canada
  • Passerelle d'information pour le consommateur canadien
  • Office de la propriété intellectuelle du Canada
  • Corporations Canada
  • Bureau du surintendant des faillites

Site Web de l'AIPRP

L'ADIPRP a aussi mis en place son propre site internet, qui contient des renseignements généraux, des points de contact et des liens vers d'autres ministères et organismes clés, y compris vers les bureaux de l'AIPRP des membres du portefeuille de l'Industrie.

Info Source

L'ADIPRP doit communiquer au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) les mises à jour des fonds de renseignements du Ministère, et cela dans un délai permettant de les inclure dans les publications d'Info Source. Info Source peut être obtenu par le biais des bibliothèques publiques et universitaires, ou être consulté en ligne à l'adresse Publications d'Info Source.

Salles de consultation

Il existe une salle de consultation dans l'aire réservée au public à l'administration centrale d'Industrie Canada et dans tous les bureaux régionaux. Les manuels en usage au Ministère sont mis à la disposition du public sur demande ou peuvent être fournis en format électronique.

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Protection des renseignements personnels — tendances et statistiques

Tendances importantes

Tel que décrit précédemment, le mandat d'Industrie Canada se concentre sur les entreprises canadiennes, et ses programmes et initiatives sont mis en place afin de contribuer à bâtir une économie plus productive, plus concurrentielle et davantage fondée sur le savoir pour le Canada. Par conséquent, on note peu de demandes de renseignements personnels et peu de problèmes connexes.

Étant donné le peu de demandes officielles reçues durant la période à l'étude, aucune tendance importante n'a été relevée. Industrie Canada traite peu de demandes de renseignements personnels, et la plupart du temps, celles-ci concernent les exercices de dotation (c'est-à-dire : les guides de notation, les présélections, etc.), le rendement, les commentaires personnels et les dossiers de faillite conservés par le Bureau du surintendant des faillites. Au cours de la période considérée, les demandes se rapportaient à des processus de dotation, des questions de rendement et des commentaires personnels.

Rapport statistique — Interprétation et explication

L'Annexe I présente un rapport statistique sommaire des demandes de renseignements personnels traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et reçues entre le 1er avril 2008 et le 31 mars 2009. Voici diverses explications et interprétations concernant les renseignements contenus dans ce rapport.

I. Demandes relevant de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Parmi les 11 demandes traitées durant la période considérée, deux se rapportaient à des années antérieures et neuf étaient de nouvelles demandes. Trois demandes ont été reportées au prochain exercice financier. Un total de huit demandes ont été complétées et 3 500 pages ont été examinées.

II. Disposition des demandes traitées

Des 11 demandes actives, huit furent traitées en entier durant la période 2008 — 2009 et trois demandes restaient à traiter en date du 31 mars 2009. Les demandes traitées en entier se répartissent comme suit :

  • Communication totale — Dans un cas, le requérant a obtenu un accès complet aux documents.
  • Communication partielle — Dans deux cas, les requérants ont obtenu un accès partiel aux documents.
  • Traitement impossible — Deux demandes ont fait l'objet d'un refus.
  • Abandon de la demande — Trois demandes ont été abandonnées par le requérant.
  • Transférée — Aucune demande n'a été transférée.

III. Exceptions invoquées

Comme on peut le voir à l'Annexe  I, le Ministère a invoqué des exceptions en vertu des articles 26 et 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

IV. Exclusions citées

Le Ministère n'a invoqué aucune exclusion en vertu de la Loi.

V. et VI. Délais de traitement et prorogations

Le Ministère a traité les huit dossiers en respectant les délais prescrits par la loi, tel que noté à l'Annexe I.

VII. Traductions

Le traitement de ces demandes n'a nécessité aucune traduction.

VIII. Méthode de communication

Dans trois cas, les requérants ont reçu une copie des documents demandés, soit sur papier soit sur cédérom. Aucun requérant n'a demandé à les consulter sur place.

IX. Corrections et mention

Il n'y a eu aucune demande de correction ou de mention.

X. Coûts

Les coûts salariaux découlant des activités ayant trait à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont estimés à 11 269 $ pour la période à l'étude. Les autres coûts sont estimés à 1 741 $, ce qui porte le total à 13 010 $. Les ressources employées (incluant l'ADIPRP et les gestionnaires du Ministère) nécessaires aux fins de ces activités sont estimées à 0,20, soit l'équivalent de moins d'un employé à temps plein.

Plaintes, enquêtes et appels

Les requérants ont le droit de présenter une plainte en vertu de la Loi et peuvent exercer ce droit en tout temps durant le traitement de leur demande. Le Ministère a reçu deux nouvelles plaintes durant la période considérée. Les deux plaintes reçues se rapportaient aux délais, l'une d'entre elles a été jugée justifiée et l'autre demeure sous enquête.

Il y a eu un appel interjeté devant la devant la Cour fédérale durant la période visée. La Cour a rejeté la demande.

Modifications découlant de questions soulevées par de hauts fonctionnaires du Parlement

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Sauf pour ce qui est des quelques plaintes mentionnées précédemment, il n'y a rien à signaler à cette rubrique pour la période considérée.

Bureau du vérificateur général du Canada

Il n'y a rien à signaler à cette rubrique pour la période considérée.

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Annexes

Annexe I — Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels (2008–2009)

Rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels (2008–2009)

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Annexe II — Structure organisationnelle de l'ADIPRP

Structure organisationnelle de l'ADIPRP

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Annexe III — Délégation de pouvoirs

Délégation de pouvoirs