Archivé — Rapport annuel de 2009-2010 concernant la Loi sur l'accès à l'information

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No de catalogue Iul-4/1-2010
ISBN 978-1-100-50057-7

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Table des matières

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Préface et objet

La Loi sur l'accès à l'information (Lois révisées du Canada, Chapitre A–1, 1985) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

L'article 2 de la Loi sur l'accès à l'information accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un droit d'accès élargi aux documents de l'administration fédérale, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

L'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information stipule qu'à la fin de chaque exercice financier, chaque responsable d'un établissement fédéral doit faire préparer pour présentation au Parlement le rapport d'application de ces lois dans son établissement au cours de l'exercice.

Ce rapport annuel décrit la manière dont Industrie Canada s'est acquitté de ses responsabilités au cours de la vingt-septième année d'application de la Loi sur l'accès à l'information.

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Vue d'ensemble de l'organisation

Mission et mandat d'Industrie Canada

Industrie Canada a pour mission de favoriser l'essor d'une économie canadienne concurrentielle et axée sur le savoir. Le Ministère travaille avec les Canadiens de tous les secteurs de l'économie et de toutes les régions du pays à instaurer un climat favorable à l'investissement, à stimuler l'innovation, à accroître la présence canadienne sur les marchés mondiaux et à créer un marché équitable, efficace et concurrentiel.

Industrie Canada a pour mandat de contribuer à rendre l'industrie du pays plus productive et plus concurrentielle dans l'économie mondiale, et d'améliorer ainsi le bien-être social et économique des Canadiens. Les activités, nombreuses et variées, qu'Industrie Canada entreprend pour s'acquitter de son mandat s'articulent autour de trois résultats stratégiques qui sont interdépendants et qui se renforcent mutuellement, chacun étant lié à une stratégie clé. Ces stratégies sont illustrées ci-dessous.

  • Le marché canadien est efficace et concurrentiel
    • Privilégier le marché
      • Industrie Canada favorise la compétitivité en élaborant et en administrant des politiques-cadres économiques propices à la concurrence, à l'innovation, à l'investissement et à l'entrepreneuriat et qui suscitent la confiance des consommateurs, des investisseurs et des entreprises.
  • Les sciences et la technologie, les connaissances et l'innovation sont des moteurs efficaces pour une économie canadienne forte
    • Promouvoir l'économie du savoir
      • Industrie Canada investit dans les sciences et la technologie pour créer des connaissances et permettre aux Canadiens d'acquérir les compétences et la formation dont ils ont besoin pour être concurrentiels et prospères dans une économie mondiale axée sur le savoir. Ces investissements font en sorte que les découvertes et les percées décisives aient lieu ici, au Canada, et que les Canadiens profitent des avantages sociaux et économiques qu'elles entraînent.
  • Les entreprises concurrentielles sont les moteurs de la création de la richesse durable
    • Appuyer les entreprises
      • Industrie Canada encourage l'innovation et la productivité des entreprises, car celles-ci créent des emplois et de la richesse. Favoriser le développement économique dans les collectivités stimule le développement des compétences et permet d'approfondir les idées et de saisir les occasions dans tout le pays.
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Contexte et environnement

Industrie Canada intervient dans une large gamme de dossiers liés à l'industrie et à la technologie, au commerce, à la science, à la consommation, aux sociétés par actions et aux valeurs mobilières, à la concurrence et aux restrictions au commerce, aux poids et mesures, à la faillite et à l'insolvabilité, aux brevets et au droit d'auteur, à l'investissement, à la petite entreprise et au tourisme.

Compte tenu du rôle que joue le Ministère pour promouvoir le développement économique et pour réglementer le marché, le public s'intéresse beaucoup à l'information recueillie et produite. Parmi les principaux domaines d'intérêt en 2009–2010, mentionnons l'industrie de l'automobile, le tourisme, les petites entreprises, ainsi que diverses lois (Loi sur la concurrence, Loi sur Investissement Canada et Loi sur le droit d'auteur).

En 2009–2010, Industrie Canada a joué un rôle important en mettant en œuvre le Plan d'action économique du Canada (PAE) du gouvernement du Canada, établi en janvier 2009 dans le cadre du Budget de 2009. Le PAE accorde la priorité à une reprise économique rapide au Canada, soutient une croissance économique à long terme au pays et joue un rôle de premier plan dans les efforts internationaux concertés à l'appui d'une relance économique mondiale.

Parmi les initiatives d'envergure du PAE mises en œuvre par Industrie Canada, mentionnons la distribution de fonds de relance aux industries traditionnelles, dont le secteur manufacturier, et la prestation d'aide au secteur canadien de l'automobile à l'appui de la restructuration ordonnée de cette importante industrie, afin que le Canada maintienne sa part dans la production nord-américaine.

En outre, grâce au Programme d'infrastructure du savoir, le Ministère octroie 2 milliards de dollars sur deux ans pour la création d'emplois dans les collectivités du Canada en renouvelant les installations de recherche et de formation des universités et collèges canadiens. Ces initiatives ont considérablement stimulé l'intérêt du public aux activités du Ministère.

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Structure du Ministère

Industrie Canada emploie 5 800 spécialistes partout au pays. Parmi ceux-ci figurent des économistes, des ingénieurs, des scientifiques, des agents de commerce, des inspecteurs, des métrologistes, des statisticiens, des comptables et des avocats, épaulés par d'autres qui assument des fonctions internes comme la gestion des ressources humaines et financières, les communications et le soutien en technologie de l'information et en gestion de l'information.

Le Ministère comporte 11 secteurs et quatre directions générales (voir www.ic.gc.ca). Outre son administration centrale et d'autres bureaux à Ottawa, le Ministère compte cinq bureaux régionaux (Pacifique, Prairies et Nord, Ontario, Québec et Atlantique), situés à Vancouver, Edmonton, Toronto, Montréal et St. John's respectivement. La présence du Ministère est également assurée par l'Initiative fédérale de développement économique pour le Nord de l'Ontario (FedNor) et l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario).

Chaque secteur et direction générale est responsable de trouver et d'extraire les documents en réponse à des demandes d'accès officielles reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP). Toutefois, l'Administration des droits à l'information et à la protection des renseignements personnels (ADIPRP) est légalement responsable de la mise en place et de la gestion du programme et des services en matière d'AIPRP pour Industrie Canada, y compris les décisions touchant la divulgation ou la non-divulgation de renseignements en vertu des dispositions législatives.

Direction générale de la gestion de l'information

Étant donné que la gestion efficace de l'information est essentielle à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l'ADIPRP fait partie de la Direction générale de la gestion de l'information (DGGI), une direction générale du Secteur des services axés sur le marché et les petites entreprises (SAMPE). La DGGI dirige et soutient un programme de gestion de l'information (GI) pour assurer l'efficacité et la rentabilité de la gestion de l'information au sein d'Industrie Canada. Le programme de GI offre de l'orientation stratégique et des services en matière de tenue des comptes, d'accès du public aux données du Ministère, d'accès du Ministère aux renseignements publiés à des fins commerciales et de politique de gestion de l'information, de reddition de comptes, de régie, de planification et de production de rapports. Par conséquent, les gestionnaires de programmes sont plus en mesure d'offrir leurs programmes et services, en plus de respecter leurs obligations en vertu de la Politique sur la gestion de l'information du gouvernement, de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi fédérale sur la responsabilité, et le Ministère peut respecter les droits de propriété intellectuelle des éditeurs commerciaux.

La DGGI offre des services au Ministère par l'entremise de quatre directions : Services intégrés des documents ministériels (SIDM), Bibliothèque et Centre du savoir (BCS), Politique, planification et innovation de la gestion de l'information (PPIGI) et Administration des droits à l'information et à la protection des renseignements personnels (ADIPRP).

Administration du droit à l'information et de la protection des renseignements personnels

L'ADIPRP est responsable de la mise en place et de la gestion des programmes et services relevant de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour Industrie Canada. Plus précisément, l'ADIPRP prend des décisions quant à la suite donnée aux demandes de communication; favorise une connaissance de la législation afin de s'assurer de la réceptivité ministérielle aux obligations imposées par la Loi; assure un suivi et offre ses conseils concernant la conformité ministérielle aux lois, règlements, procédures et politiques; et agit à titre de porte-parole pour le Ministère lors des démarches auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, du Commissaire à l'information, du Commissaire à la protection de la vie privée, ainsi qu'auprès d'autres ministères et organismes du gouvernement. Il incombe également à l'ADIPRP de réaliser des consultations auprès d'autres ministères fédéraux en rapport avec les questions touchant l'accès aux renseignements et la protection de la vie privée.

L'ADIPRP dispose d'une équipe de 15 employés comprenant un directeur, trois gestionnaires, neuf conseillers et deux employés de soutien, qui tous se consacrent au traitement des demandes de communication et de renseignements personnels, de même qu'à des fonctions connexes.

Délégation de pouvoirs

L'ordonnance actuelle de délégation de pouvoirs en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) a été approuvée par le ministre en juillet 2009. Les pleins pouvoirs ont été délégués au sous-ministre adjoint du SAMPE, au directeur général de la DGGI, ainsi qu'au directeur et aux gestionnaires de l'ADIPRP. La désignation du poste de directeur général vise à fournir du soutien et des conseils stratégiques à la haute direction du Ministère au sujet de questions relatives à l'AIPRP, lorsqu'il y a lieu. Le directeur et les gestionnaires de l'ADIPRP sont tous pleinement responsables de la conduite des activités quotidiennes d'AIPRP (se reporter à l'annexe III).

Le directeur de l'ADIPRP est chargé d'élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures efficaces visant à assurer la conformité du Ministère aux exigences de ces lois. L'administration de celles-ci au sein d'industrie Canada se fait également au niveau des secteurs, des directions générales et des bureaux régionaux. Chaque secteur et direction générale du Ministère possèdent un agent de liaison de l'AIPRP (qui relève d'un sous-ministre adjoint, d'un directeur exécutif régional, etc.) chargé à la fois de coordonner les activités et de fournir des conseils concernant les procédures administratives ayant trait à ces lois. L'ADIPRP, qui est située à Ottawa, répond à toutes les demandes officielles présentées en vertu des lois applicables.

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Faits saillants 2009–2010

Défis et réalisations

  • Volume de travail
    • En 2008–2009, puis en 2009–2010, on a observé une augmentation appréciable de l'intérêt à certaines activités, en particulier en ce qui concerne les initiatives du Plan d'action économique gérées par Industrie Canada, ce qui a donné lieu à une hausse importante du nombre de demandes reçues, du volume de documentation demandée et du niveau de complexité des dossiers.
    • En 2009–2010, le Ministère a reçu 467 nouvelles demandes d'accès et a continué de traiter 252 cas non réglés des années précédentes, ce qui donne une charge de travail totale de 719 demandes. De plus, le Ministère a reçu 124 demandes de consultation de plus de 28 autres ministères et organismes gouvernementaux. En tout, le Ministère a répondu à 590 demandes (463 pour l'accès, et 127 pour des consultations), comparativement à 653 (526 pour l'accès, et 127 pour des consultations) l'année précédente. Le volume de documents examinés et en cours d'examen à la fin de mars 2010 a également largement augmenté, atteignant plus de 1 472 785 pages, comparativement aux 690 000 pages déclarées l'année précédente. Malgré ces difficultés, Industrie Canada a réussi à obtenir un niveau de conformité aux délais de 80 %, ce qui lui a valu une note moyenne de « C », selon le processus de fiche de rendement du Commissaire à l'information.
  • Cas en suspens
    • En 2008–2009, le Ministère a reçu 660 nouvelles demandes d'accès, en a réglé 526, et en a reporté 252 à l'exercice 2009–2010. Pendant cette période de référence, le Ministère a reçu 467 nouvelles demandes, en a réglé 463 et en a reporté 256 à 2010–2011. Bien que l'ADIPRP ait traité un grand nombre de demandes pendant les deux exercices (1243 demandes), elle a quand même accumulé des demandes en suspens à gérer.
    • En 2009–2010, une stratégie a été mise au point, et plusieurs activités ont été mises en œuvre pour traiter les cas en suspens. (voir « Stratégies et initiatives »)
  • Droit de regard accru des organismes de surveillance et hausse des plaintes
    • La hausse appréciable de l'intérêt du public et l'augmentation subséquente des demandes ont également fait grimper le nombre de plaintes reçues en 2008–2009. Au total, 89 plaintes ont été reçues, comparativement à une moyenne de 18 par année avant cet exercice. Des 89 plaintes, 62 enquêtes ont été réalisées, et 27 sont en suspens. Par conséquent, Industrie Canada est devenu l'un des 24 ministères visés par le processus de fiche de rendement du Commissaire à l'information du Canada.
    • En 2009–2010, 47 nouvelles plaintes ont été reçues, ce qui représente une baisse de 47 % par rapport à 2008–2009, mais un nombre de plaintes tout de même supérieur aux années précédentes (voir la page 21 pour plus de détails).
    • L'augmentation du nombre de plaintes et la surveillance accrue ont alourdi la charge de travail. L'ADIPRP a maintenant affecté un employé à la gestion des enquêtes sur les plaintes, qui collaborera directement avec les enquêteurs des Commissariats à l'information et à la protection de la vie privée du Canada, assurera la liaison entre les enquêteurs et les représentants du Ministère, fournira de la documentation et des motifs et répondra aux questions pour régler le plus grand nombre de plaintes possible.
  • Ressources — humaines et financières
    • En 2009–2010, l'ADIPRP a continué de faire face à des difficultés de gestion et de maintien en poste du personnel en vue d'exécuter ses activités quotidiennes et de répondre aux exigences légales en matière de conformité. Une nouvelle structure organisationnelle a été mise en œuvre pour mieux répondre aux demandes opérationnelles grandissantes et pour permettre à l'ADIPRP d'élargir ses services de conseils stratégiques et de sensibilisation; toutefois, il n'y a pas eu de changement pour ce qui est du ressourcement en général. L'ADIPRP se compose maintenant de trois équipes (voir l'annexe II), deux des équipes étant responsables des opérations quotidiennes, et l'autre, des politiques et de la sensibilisation. L'ADIPRP continue de fonctionner grâce à une équipe de 15 employés à temps plein et à un budget de fonctionnement d'environ 1,2 million de dollars.
    • Afin d'accroître sa compétitivité dans un marché à forte demande et d'être un employeur plus attrayant, l'ADIPRP offre des possibilités d'avancement de carrière, au moyen du Programme de perfectionnement professionnel de l'AIPRP (PPP–AIPRP). L'ADIPRP a également fait preuve d'innovation, en utilisant des processus de dotation interministériels dans la mesure du possible et d'autres outils de recrutement et de dotation, des mesures qui ont amélioré les résultats du recrutement.
  • Ressources et charge de travail
    • Des 15 postes de l'ADIPRP, 13 étaient dotés pendant la majorité de la période considérée. Les 13 postes comprenaient le directeur, trois gestionnaires (PM–06), trois conseillers principaux (PM–05), trois conseillers de niveau PM–04 et un de niveau PM–03 et deux postes d'employés de soutien (PM–02 et AS–01). Durant une partie de la période considérée, un expert-conseil a été embauché pour aider à traiter la charge de travail.
    • Des 13 employés, sept conseillers étaient responsables du traitement des 590 demandes réglées. Chacun des conseillers a réglé en moyenne 84 cas, représentant au total plus de 1 154 000 pages. En plus de répondre aux demandes et aux plaintes officielles, l'ADIPRP offre également des conseils et de l'encadrement aux employés du Ministère.
    • En 2009–2010, l'unité responsable des politiques et de la sensibilisation, composée de deux employés (PM–06 et PM–05), était responsable d'entretenir les divers partenariats avec d'autres secteurs fonctionnels, en surveillant divers projets/initiatives (par exemple, l'outil de gestion des cas de l'AIPRP, les initiatives de GI, le renouvellement d'Info Source, etc.), et la prestation de conseils et d'orientation sur l'AIPRP, y compris de la formation et des séances de sensibilisation à l'étendue du Ministère. L'unité a réalisé les activités suivantes :
Informations à propos des séances d'entraînement et de la sensibilisation à travers le Département
Activité Total
(questions/examens/courriels/rapports, etc.)
Donner des conseils et de l'orientation sur l'AIPRP à des représentants d'Industrie Canada 56
Donner des conseils sur l'AIPRP à d'autres ministères 36
Passer en revue les rapports de vérification et d'évaluation avant la diffusion officielle sur le site Web du Ministère 10
Passer en revue les questions et réponses parlementaires 83
Passer en revue les divulgations proactives avant la diffusion publique sur le site Web du Ministère 955
(courriels)
Préparer et présenter des séances de formation et de sensibilisation sur l'AIPRP aux représentants du Ministère 23
Passer en revue et approuver les évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée/évaluations des facteurs relatifs à la vie privée 20
Autres activités
Mettre à jour le site Web public de l'ADIPRP X
Rédiger et déposer les rapports annuels et les rapports statistiques X
Collaborer au CRG et au RMR (frais d'utilisateur de l'AIPRP) X
Gérer les mises à jour d'Info Source et faire des présentations au SCT X
Examiner et mettre à jour les pratiques et les procédures opérationnelles pour l'ADIPRP X
Participer à diverses initiatives à l'étendue d'IC (par exemple, wiki du Ministère, initiatives de GI (résultats de la GI, système de classification des entreprises, etc.) X
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Politiques, procédures et pratiques commerciales touchant l'ADIPRP — l'AIPRP

L'ADIPRP veille à ce que les politiques de l'AIPRP du Conseil du Trésor soient respectées et mises en œuvre sous forme de lignes directrices, de procédures et de pratiques opérationnelles internes. Ainsi, l'ADIPRP a pu augmenter le rendement et l'efficacité de la gestion des programmes et services de l'AIPRP pour le Ministère. Les domaines suivants sont abordés :

Niveau de complexité des demandes

En définissant les niveaux de complexité des demandes, l'ADIPRP a été en mesure de mieux gérer la charge de travail et d'améliorer son rendement, en particulier pour affecter des cas aux agents du bon niveau.

Pour établir ses définitions, l'ADIPRP a passé en revue les pratiques des autres secteurs de compétence et a constaté que plusieurs provinces utilisent aussi des descriptions semblables pour définir le niveau de complexité des demandes reçues en vertu des lois applicables. L'ADIPRP a décrit le niveau de complexité de faible à élevé comme suit :

Niveau 1 (faible)
Niveau 2 (modérée)
Niveau 3 (élevée)
  • Moins de 100 pages
  • Divulgation complète ou prélèvements mineurs
  • Intérêt restreint à l'égard du dossier, s'il y en a (nombre limité de consultations ou aucune)
  • L'application des exceptions est minime, s'il y en a, est constante
  • Divulgation de renseignements déjà en circulation
  • Divulgation non officielle
  • Moins de 2000 pages
  • Concerne plus d'un secteur du Ministère
  • Divulgation partielle ou exemption complète due au nombre limité d'exceptions avec les arguments appropriés
  • Nombre raisonnable de consultations avec d'autres ministères ou agences du gouvernement et tierces parties (moins de 10)
  • Faire le suivi et le contrôle d'un nombre significatif d'activités administratives, telles que consultations, mises à jour, suivis, etc.
  • Plus de 2000 pages
  • Les renseignements sont interreliés
  • Concerne un ou plusieurs secteurs du Ministère
  • Un grand nombre d'entités sont concernées
  • La divulgation est influencée par d'autres autorités légales ou obligations (c.-à-d. : autres gouvernements, autres lois, tierces parties, etc.)
  • Peut nécessiter un avis légal, à l'égard d'opinions ou de commentaires
  • Le sujet traité peut être très en vue et très délicat
  • La nature du sujet traité peut faire en sorte que la haute direction doive en connaître les résultats
  • Peut nécessiter de multiples consultations avec les autres ministères/organismes gouvernementaux, tierces parties et à d'autres paliers de gouvernement (plus de 10)
  • Diversité des exceptions invoquées, avec un mélange d'exemptions obligatoires et discrétionnaires
  • Exemples :
    • Contrats d'aide temporaire
    • Liste d'employés occasionnels ou pour une période déterminée
    • Liste de contrats
  • Exemples :
    • Dossiers de télécommunications
    • Dossiers de faillites
    • Contrats et produits livrables
  • Exemples :
    • Réforme du droit d'auteur
    • Demandes liées à la Loi sur la concurrence

En 2009–2010, l'ADIPRP a établi que, des 463 cas finalisés, 51 % se classaient dans une catégorie de complexité de niveau 1, principalement à cause des cas courants et du grand nombre de renseignements rediffusés, 29 % étaient de niveau 2, et 20 % étaient de niveau 3.

Obligation de prêter assistance

Au fil des ans, l'ADIPRP a mis en œuvre et a établi diverses approches visant à améliorer les réponses et le soutien offerts aux demandeurs. Voici certaines pratiques établies :

  • L'identité du demandeur n'est pas prise en considération au cours du traitement d'une demande, et n'est pas révélée aux fonctionnaires du Ministère, à moins qu'elle ne soit nécessaire afin de retrouver des renseignements ou si le demandeur accorde son consentement;
  • • Un contact régulier est établi avec les requérants afin de clarifier et réduire la portée des demandes, de fournir des mises à jour et d'expliquer les droits à la vie privée en vertu de la loi;
  • Des interventions précises, opportunes et complètes sont réalisées de bonne foi; des solutions de remplacement peuvent être suggérées, telles que des processus non officiels, des renseignements accessibles publiquement et, le cas échéant, une orientation vers d'autres organismes impliqués;
  • Les dossiers sont transmis selon le format demandé; depuis 2001, l'ADIPRP offre les documents traités sur cédérom au format PDF sans frais pour le requérant. Des extraits de données sont parfois publiés en format Excel, Lotus ou ASCII et, si le document contient moins de 50 pages, une copie papier peut également être fournie;
  • D'autres pratiques supposent de faciliter les discussions et/ou les rencontres avec des responsables de programme, de fournir des réponses provisoires lorsque c'est possible, et de limiter les frais facturés au demandeur lorsque c'est possible.

Stratégies et initiatives pour améliorer le rendement et la conformité

En 2009–2010, l'ADIPRP a élaboré et entrepris plusieurs stratégies, initiatives et activités pour gérer la charge de travail accrue, le grand nombre de cas en suspens et le nombre grandissant de plaintes, tout en continuant de veiller à ce que le Ministère respecte ses obligations légales en ce qui concerne l'AIPRP.

Voici certaines des initiatives et activités mises en œuvre pour accroître la conformité et pour réduire les délais de réponse aux demandeurs :

  • négocier avec les demandeurs pour réduire la portée et offrir des solutions, ne serait-ce que des renseignements communiqués précédemment, de la documentation accessible au public ou des discussions informelles avec les représentants de programme;
  • mieux communiquer avec les demandeurs et présenter des rapports de situation sur les demandes;
  • accroître la formation sur l'AIPRP pour les employés d'Industrie Canada afin d'améliorer les délais de réponses et les réalisations attendues;
  • travailler étroitement avec les représentants de programme pour élaborer des plans de travail et des stratégies aux fins d'amélioration des réponses aux demandes;
  • communiquer et négocier avec des tiers et des intervenants (c'est-à-dire d'autres instances) à propos de la divulgation de l'information en réponse aux demandes;
  • soumettre les renseignements aux demandeurs sur cédéroms;
  • mettre en œuvre un nouvel outil de gestion des cas de l'AIPRP pour améliorer l'efficacité.

Pour régler les cas en suspens, l'ADIPRP a mis au point un plan d'action et mis en œuvre les activités suivantes :

  • Examiner la charge de travail et établir les priorités;
  • Communiquer avec les demandeurs pour confirmer leur intérêt aux demandes reportées;
  • Examiner et évaluer continuellement les priorités et surveiller régulièrement les travaux effectués;
  • Négocier avec les demandeurs pour réduire la portée et/ou le volume de la documentation relative aux gros dossiers;
  • Examiner et simplifier continuellement les pratiques opérationnelles internes afin de réduire les retards;
  • Amalgamer les demandes dans la mesure du possible pour maximiser l'efficacité et le traitement;
  • Embaucher un consultant pour traiter les demandes en suspens;
  • Autoriser les heures supplémentaires du personnel pour se consacrer à des dossiers en particulier.

Pour mieux gérer le nombre croissant de plaintes et la charge de travail connexe, l'ADIPRP a établi ce qui suit :

  • Désignation d'une personne-ressource au sein de l'ADIPRP pour communiquer avec les enquêteurs des Commissariats à l'information et à la protection de la vie privée (CIC/CPVP);
  • Mise en œuvre de protocoles et création de gabarits pour mieux répondre aux enquêteurs dans le cadre des exigences initiales des enquêtes;
  • Surveillance et compte rendu des plaintes actives et réglées;
  • Évaluation et examen des plaintes actives pour établir les priorités;
  • Détermination des plaintes pouvant être traitées et réglées en temps opportun;
  • Prestation aux CIC/CPVP de propositions de plaintes possibles pouvant faire l'objet d'une enquête et être réglées en temps opportun.
Partenariats

Au cours des dernières années, en vue d'atténuer les risques et ultimement de réduire la charge de travail, l'ADIPRP a établi plusieurs partenariats de travail avec des secteurs fonctionnels administratifs de base. Ces partenariats n'ont cessé de se développer et comprennent les initiatives suivantes :

  • Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE)
    • Réviser continuellement les esquisses finales de vérification ainsi que les rapports d'évaluation, incluant les avis de la direction, avant qu'ils ne soient affichés sur le site Web du Ministère.
  • Services intégrés des documents ministériels (SIDM)
    • Offrir des directives et des conseils en matière de conservation et d'élimination, de même que de propriété et de contrôle de documents, en vue de se conformer aux exigences légales et d'imputabilité.
  • Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA)
    • Entretenir une relation de travail officieuse avec les Services de sécurité dans le cadre de laquelle elle examine les politiques et directives ministérielles et offre des conseils au besoin.
    • Fournir des données au SFCA relativement à l'élément 12 (gestion de l'information) du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG).
  • Bureau du secrétaire général et du Portefeuille (BSGP)
    • Réviser et approuver les réponses finales aux questions et motions parlementaires en vue de la production d'articles, conformément aux dispositions de l'AIPRP.
  • Direction générale des ressources humaines (DGRH)
    • Participer à la livraison de séances d'orientation aux nouveaux employés qui se joignent à Industrie Canada.
Initiatives de gestion de l'information

Comme mentionné précédemment, la gestion efficace et rentable de l'information est essentielle au maintien par l'ADIPRP d'un rendement de haut niveau et au respect de ses obligations légales. L'ADIPRP collabore à un programme pluriannuel de GI, qui aide le Ministère à atteindre ses objectifs de programmes à long terme de gestion de l'information (GI), qui consistent à faciliter la prestation des programmes et services, à favoriser la prise de décisions éclairées, à faciliter la reddition de comptes, la transparence et la collaboration et à protéger l'accès à l'information et aux dossiers pour la génération actuelle et les générations à venir. Les initiatives du programme de GI visent à obtenir les résultats suivants :

  • Régie efficace en matière de GI — La gestion continue et efficace de l'information est assurée grâce aux structures, aux politiques et aux directives adéquates de régie.
  • Effectif renseigné en matière de GI — Les employés ont les connaissances et l'expertise nécessaires pour gérer l'information et y accéder afin d'appuyer les résultats opérationnels.
  • Soutien ministériel durable — Des outils ministériels de GI conformes à des normes, à des méthodes et à des pratiques efficaces sont en place, appuyés par une structure d'information et une infrastructure durables.
Outil de gestion des cas de l'AIPRP

L'ADIPRP est en train de mettre en œuvre un nouvel outil électronique de gestion des cas de l'AIPRP. Ce nouvel outil améliorera la surveillance et le suivi, en plus de répondre aux exigences de déclaration accrues, ce qui permettra à l'ADIPRP de gérer ses tâches quotidiennes plus efficacement.

Activités de sensibilisation et de formation

Une sensibilisation accrue et une connaissance des obligations en matière d'AIPRP des fonctionnaires du Ministère améliorent la conformité aux obligations légales, les délais de traitement et la qualité des interventions.

En 2009–2010, l'ADIPRP a préparé et donné 23 séances de formation sur l'AIPRP (dont une destinée aux fonctionnaires régionaux) et a rejoint plus de 600 employés. Sur demande, des séances peuvent être personnalisées afin de s'adapter aux besoins d'un groupe en particulier. En plus de ces séances, un site intranet est utilisé pour sensibiliser les employés et diffuser de l'information à leur intention.

L'ADIPRP a également collaboré avec d'autres domaines de GI afin d'élaborer et d'offrir aux représentants du Ministère un programme de sensibilisation à la GI plus intégré. Les messages soulignaient les corrélations et les interdépendances entre les fonctions de l'AIPRP et les activités de gestion de l'information, comme la classification de la sécurité, la conservation et l'élimination des renseignements et la valeur commerciale de l'information, en plus de fournir des conseils utiles et des pratiques exemplaires.

Programme de perfectionnement professionnel — AIPRP

Le programme de perfectionnement professionnel — AIPRP (PPP–AIPRP) d'Industrie Canada est en vigueur depuis 2005, avec pour objectif de perfectionner les employés des niveaux PM–01 à PM–04 dans le cadre de la fonction AIPRP. Le but du programme est de fournir un outil permettant de recruter, former et maintenir en poste de nouvelles ressources humaines qui cherchent à se bâtir une carrière dans le domaine de l'AIPRP. Le programme a permis de faciliter le recrutement et le perfectionnement des ressources humaines. Il a également contribué à réduire le nombre de longues procédures et mesures de dotation, et s'est révélé avoir une influence positive sur le maintien en poste et la planification de la relève.

Utilisation de cédéroms

Cette initiative a allégé le fardeau de la paperasserie, a éliminé les frais de reproduction et les visites effectuées sur place par les demandeurs, et a amélioré les délais et l'efficacité de la gestion du programme et des services d'AIPRP. Le Ministère ne réclame aucuns frais pour les cédéroms.

Frais

La Loi sur l'accès à l'information permet l'annulation des frais lorsqu'il y va de l'intérêt public. Le Ministère annule systématiquement les frais de moins de 25 $, conformément à la politique et aux lignes directrices du Conseil du Trésor.

Pratiques non officielles

Conformément au principe voulant que la Loi vise à compléter et non à remplacer les pratiques actuelles en matière d'accès à l'information gouvernementale, des demandes non officielles peuvent être adressées directement aux directions générales du Ministère. L'ADIPRP dirige régulièrement les demandeurs vers les secteurs pertinents comportant des centres de recherche ou des sites publics.

Information accessible au public, site Web et points d'information

Le Ministère est vaste et diversifié et il administre un ensemble de lois qui prévoient légalement un accès public à de l'information. Industrie Canada exploite un site Web exhaustif et offre aussi un certain nombre de points d'information auxquels le public peut présenter ses demandes directement et obtenir de l'information de façon informelle, dont les suivants :

  • ic.gc.ca
  • Entreprises Canada
  • Passerelle d'information pour le consommateur canadien
  • Office de la propriété intellectuelle du Canada
  • Corporations Canada
  • Bureau du surintendant des faillites

Site Web de l'AIPRP

L'ADIPRP a aussi mis en place son propre site Internet (Administration des droits à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP)), qui contient des renseignements généraux, des points de contact et des liens vers d'autres ministères et organismes clés, y compris vers les bureaux de l'AIPRP des membres du portefeuille de l'Industrie.

Info Source

L'ADIPRP doit communiquer au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) les mises à jour des fonds de renseignements du Ministère, et cela dans un délai permettant de les inclure dans les publications d'Info Source. Info Source peut être obtenu par le biais des bibliothèques publiques et universitaires, ou être consulté en ligne à l'adresse Publications d'Info Source.

Salles de consultation

Il existe une salle de consultation à l'administration centrale d'Industrie Canada et dans tous les bureaux régionaux. Les manuels en usage au Ministère sont mis à la disposition du public sur demande ou peuvent être fournis en format électronique.

Article 67.1 — Entrave au droit d'accès

Une politique interne et des directives concernant l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information ont été mises en œuvre en collaboration avec les services de sécurité interne.

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Accès à l'information — tendances et statistiques

Tendances importantes

Auparavant, les demandes d'accès à l'information reçues au Ministère provenaient dans une proportion d'environ 60 % d'entreprises et d'organisations (par exemple, de partis politiques et d'associations). Cette année, le public représentait 24 % des demandes reçues et il s'agissait du type d'utilisateur le plus fréquent après les entreprises (31 % des demandes). Ces statistiques sont légèrement différentes de celles de l'exercice 2008–2009, où les médias se classaient au deuxième rang pour ce qui est des types d'utilisateurs les plus fréquents (29 % des demandes). Cette année, on a également observé une augmentation des demandes du milieu universitaire, qui sont passées de 15 % à 19 %.

En 2008–2009, l'ADIPRP avait enregistré un grand nombre de reports des demandes (252). La situation est semblable cette année, l'ADIPRP ayant enregistré 256 reports des demandes. Bien que l'ADIPRP se soit efforcée de répondre au plus grand nombre de demandes que possible en temps opportun et qu'elle ait continué de bénéficier de l'aide et de la collaboration constantes du Ministère, la conformité aux délais prescrits obtenue à la fin de mars 2010 se situait à 80 %, comparativement à la proportion de 91 % signalée en 2008–2009. La hausse appréciable du volume des dossiers, l'accumulation importante de demandes en suspens et les ressources disponibles ont toutes eu une incidence négative sur le niveau de conformité, une tendance qui se maintiendra jusqu'à ce que l'accumulation diminue.

En 2009–2010, le volume des demandes a diminué de 29 %, 467 nouvelles demandes ayant été reçues, comparativement aux 660 nouvelles demandes l'année de référence précédente. Cependant, le report considérable de plus de 250 demandes au cours des deux dernières années a donné lieu à une accumulation des demandes en suspens jamais vue par l'ADIPRP auparavant. En outre, le volume des dossiers a continué de grimper en flèche, plus de 1 472 785 pages ayant été traitées, comparativement à 690 000 pages l'année de référence précédente. Par conséquent, la taille moyenne des dossiers se situe maintenant à environ 2 500 pages, comparativement à 1 045 pages l'année précédente. Cette augmentation du volume de pages était largement attribuable à l'intérêt du public à l'égard de sujets tels que les lois sur le droit d'auteur, l'établissement des prix de l'essence, l'industrie de l'automobile, les événements touristiques, divers examens des investissements et plusieurs questions relatives à la concurrence.

Des 463 demandes d'accès traitées et réglées pendant cette période visée, 16 % étaient des demandes non officielles (72 comparativement aux 159 signalées l'exercice précédent). Cette diminution était attribuable à l'intérêt réduit à la question de l'exactitude des mesures aux pompes à essence, ainsi qu'au plus petit nombre de demandes répétées pour les rapports d'inspection des pompes à essence produits par Mesures Canada.

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Rapport statistique — Interprétation et explication

L'annexe I présente un rapport statistique sommaire des demandes de renseignements personnels traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et reçues entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010. Voici diverses explications et interprétations concernant les renseignements contenus dans ce rapport.

I. Demandes relevant de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Des 719 demandes actives traitées pendant cette période visée, 252 étaient des demandes en suspens des années précédentes, et 467 étaient de nouvelles demandes (256 avaient été reportées à l'exercice suivant). Voici la répartition en pourcentage des nouvelles demandes reçues par type d'utilisateur :

Secteur commercial (demandeurs professionnels inclus)
31 %
Médias
19 %
Public
24 %
Secteur universitaire
19 %
Organismes (y compris les partis politiques et les associations)
7 %

II. Disposition des demandes traitées

Des 719 demandes actives, 463 (64 %) ont été traitées pendant la période visée 2009–2010. Les demandes traitées en entier se répartissent comme suit :

Communication totale — dans 68 des 463 demandes réglées, le requérant a obtenu un accès complet aux documents pertinents.

Communication partielle — dans 187 cas, les requérants ont obtenu un accès partiel aux documents.

Aucune communication (exclusion) — sept demandes visaient de l'information qui ne pouvait être communiquée parce que l'ensemble des renseignements faisait l'objet d'une exclusion en vertu de la Loi.

Aucune communication (exception) — dans 18 cas, l'information ne pouvait être communiquée parce que l'ensemble des renseignements visés faisait l'objet d'une exception en vertu de la Loi.

Transférée — trois demandes portaient sur des documents qui ne relevaient pas du Ministère. Après étude préliminaire, elles ont été transférées à l'établissement fédéral compétent, conformément à la Loi.

Traitement impossible — le Ministère n'a pu donner suite à 79 demandes. Dans la plupart des cas, aucune réponse n'a été donnée en raison de l'absence de documents au sein du Ministère.

Note : Au total, 18 % des cas ont été transférés ou ne pouvaient être traités. Cependant, chaque cas exige tout de même du travail, qu'il s'agisse de recherches, de tâches administratives, de négociations avec les requérants ou les représentants d'autres ministères et de consultations auprès de fonctionnaires, afin de pouvoir se prononcer sur les suites à donner.

Abandon de la demande — 29 demandes ont été abandonnées par le requérant. Il peut y avoir abandon à n'importe quelle étape du traitement d'une demande.

Traitement non officiel — Dans 72 cas, l'information demandée pouvait être communiquée par voie non officielle, sans qu'il faille recourir à la procédure prévue par la Loi.

III. Exceptions invoquées

Comme on peut le voir à l'annexe I, le Ministère a invoqué des exceptions en vertu des articles 13–16, 18–24 et 26 de la Loi sur l'accès à l'information. Il faut noter que si cinq motifs d'exception ont été utilisés à l'égard d'une demande, chacun figure comme une exception conformément à l'article pertinent, ce qui donne un total de cinq exceptions. Si la même exception est invoquée plusieurs fois pour une même demande, elle n'est déclarée qu'une seule fois.

Les statistiques révèlent que bien que l'ADIPRP ait invoqué toutes les dispositions d'exemption applicables de la Loi, les articles 15, 19, 20, 21, 23 et 24 demeurent les plus souvent utilisés. Cette situation est attribuable à la nature de l'information détenue par le Ministère (c.-à-d. questions internationales, tiers, renseignements personnels, conseils/recommandations et autres lois).

Le Ministère dispose de quatre lois reconnues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information aux termes de l'article 24, mais les exceptions s'appliquent le plus souvent à l'information assujettie à la Loi sur la concurrence et la Loi sur Investissement Canada.

IV. Exclusions citées

La Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas aux documents publiés, aux documents mis en vente pour le public et aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine, conformément aux articles 68 et 69 de la Loi respectivement. Comme dans le cas des exceptions, l'annexe I indique les catégories d'exclusions invoquées pour refuser l'accès.

V. et VI. Délais de traitement et prorogations

Des 463 cas réglés, le Ministère a pu répondre dans le délai de 30 jours prévu par la loi dans 271 cas, ou 59 % du temps. Une proportion de 41 % des cas réglés ont exigé une prorogation en vertu de la Loi pour permettre la consultation externe de tiers et d'autres ministères et organismes du gouvernement, et les délais de réponse étaient les suivants : 10 % en 31 à 60 jours, 12 % en 61 à 120 jours et 19 % en plus de 121 jours.

VII. Traductions

Le traitement de ces demandes n'a nécessité aucune traduction.

VIII. Méthode de communication

Des 255 cas, les requérants ont reçu une copie des documents demandés, soit sur papier soit sur cédérom. Il est aussi important de souligner que depuis le début de l'utilisation des cédéroms, en 2001, aucune demande de consultation sur place n'a été déposée.

IX. Frais

La Loi sur l'accès à l'information autorise la perception de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes officielles faites en vertu de cette loi. Outre des frais de 5 $ payables à chaque demande, il peut y avoir des frais de recherche, de traitement et de reproduction. Le barème de ces frais figure dans le Règlement sur l'accès à l'information. Aucune somme n'est exigée pour l'examen des dossiers, les frais indirects et les envois. De plus, conformément à l'article 11 de la Loi, aucuns frais ne sont perçus pour les cinq premières heures consacrées à chercher un document ou à en préparer toute partie aux fins de communication. La Loi sur l'accès à l'information permet l'annulation des frais lorsqu'il y va de l'intérêt public.

Les frais perçus au cours de la période à l'étude s'élèvent à 1 680 $, environ la moitié de la somme recueillie en 2008–2009. Cette baisse reflète l'importante croissance des communications informelles sans frais (c.-à-d. les rediffusions) effectuées par le Ministère. Le montant des frais qui ont ainsi fait l'objet de dispenses totalisait 2 810 $ en 2009–2010.

Les frais totaux perçus en 2009–2010 représentent moins de 0,1 % de la totalité des frais administratifs du Ministère de 1 240 225 $.

X. Coûts

Les coûts salariaux totaux découlant des activités ayant trait à la Loi sur l'accès à l'information ont été estimés à 1 058 557 $ pour la période à l'étude. Les autres coûts ont été estimés à 181 668 $, ce qui porte le total à 1 240 225 $. Les ressources employées (incluant l'ADIPRP et les gestionnaires du Ministère) nécessaires aux fins de ces activités sont estimées à 15 employés à temps plein.

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Plaintes, enquêtes et appels

Les requérants ont le droit de présenter une plainte en vertu de la Loi et peuvent exercer ce droit en tout temps durant le traitement de leur demande. Le Ministère a reçu un total de 47 plaintes durant la période considérée, comparativement à 89 l'année précédente. Il s'agit d'une diminution de 47 % par rapport à la période visée de 2008–2009.

Après examen des types de plaintes déposées, on a constaté que 55 % avaient trait aux dispositions sur les exceptions appliquées. Après enquête, le Commissariat à l'information du Canada a réglé les 23 plaintes indiquées ci-après. À la fin de cette période de référence, 24 plaintes au total faisaient toujours l'objet d'une enquête.

Informations à propos des types de plaintes
Type de plainte Reçues Conclusion En cours
Retard 7 5 — bien fondées/réglées 2
Prorogation 2
  • 1 — non fondée
  • 1 — résolue
0
Exception 26
  • 4 — discontinuées
  • 2 — non fondées
20
Exclusion s/o   s/o
Frais facturés s/o   s/o
Divers
(c.-à-d. qu'il pourrait y avoir d'autres documents, autres mesures administratives)
1
  • 1 — bien fondée/réglée
0
Refus généraux
(c.-à-d. que la date limite légale n'a pas été respectée, il devrait y avoir d'autres documents, etc.)
11
  • 2 — résolues
  • 6 — non fondées
  • 1 — bien fondée/réglée
2
Total 47 23 24

Trois appels ont été interjetés devant la Cour fédérale durant la période visée. Un appel a été abandonné et les deux autres sont toujours en suspens.

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Modifications découlant de questions soulevées par de hauts fonctionnaires du Parlement

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

En 2008–2009, Industrie Canada est devenu l'un des 24 établissements assujettis au processus de fiche de rendement du Commisariat à l'information. Industrie Canada fait partie des cinq ministères qui ont obtenu une note supérieure à la moyenne; il a en effet récolté une note de 91 % pour ce qui est de la conformité aux délais (cote B).

S'il est vrai que le rapport était positif, le Commissaire a tout de même formulé les cinq recommandations suivantes :

  1. Compte tenu du niveau d'autorisation supplémentaire ajouté à l'ordonnance de délégation, que le coordonnateur de l'accès à l'information d'Industrie Canada s'assure que les demandes sont approuvées et communiquées sans retard supplémentaire.
    • Réponse d'Industrie Canada
      • À des fins pratiques et fonctionnelles, le directeur (coordonnateur) et les gestionnaires d'Administration des droits à l'information et à la protection des renseignements personnels (ADIPRP) ont la pleine autorité de tous les pouvoirs, tâches et fonctions relativement à la Loi sur l'accès requis pour exécuter les activités quotidiennes et veiller à la conformité. L'ordonnance de délégation actuelle n'a eu aucune répercussion sur la conformité et n'a pas créé de délais supplémentaires pour répondre aux demandes officielles.
  2. Qu'Industrie Canada élabore un plan clair pour traiter les arriérés des demandes d'accès afin d'améliorer sa conformité globale à la Loi.
    • Réponse d'Industrie Canada
      • ADIPRP a élaboré une stratégie et mis en œuvre diverses initiatives pour traiter des arriérés (voir pages 11-12). Toutefois, compte tenu de leur importance, il faudra être patient avant de constater une réduction.
  3. Qu'Industrie Canada s'efforce de réduire son taux de présomption de refus à zéro.
    • Réponse d'Industrie Canada
      • Industrie Canada continue de viser la conformité et la réduction du nombre de cas de présomption de refus. L'ADIPRP a mis en œuvre plusieurs mesures, décrites précédemment à la rubrique « Stratégies et initiatives ».
  4. Qu'Industrie Canada examine et continue de documenter les critères de recours aux prorogations pour en assurer le caractère raisonnable et légitime.
    • Réponse d'Industrie Canada
      • Industrie Canada détermine un délai de prorogation raisonnable selon divers facteurs au cas par cas. Par exemple, le Ministère envisagera le nombre de consultations requises pour un dossier donné, le volume d'information à consulter et le temps accordé aux demandes précédentes semblables. Industrie Canada consultera également certaines organisations clés au sujet de la rapidité des réponses aux demandes de consultation. À titre de norme de pratique, les conseillers d'ADIPRP documenteront les faits à l'appui comme il est indiqué pour chaque demande.
  5. Qu'Industrie Canada se conforme à la Loi et avise le Commissariat de toute prorogation excédant 30 jours.
    • Réponse d'Industrie Canada
      • Industrie Canada a pour pratique d'envoyer des copies des avis de prorogation au Commissariat lorsqu'une prorogation de plus de 30 jours est prise, à l'exception des cas de prorogation en vertu de l'alinéa 9(1)c). Les formulaires de lettres actuels comprennent automatiquement une copie conforme au Commissariat.
Le rapport annuel du CIC au Parlement

En plus des renseignements statistiques au sujet des plaintes, il y a eu deux renvois à Industrie Canada dans le rapport annuel du Commissariat à l'information de 2009–2010 publié en juin 2010. Industrie Canada se classait 11e parmi les 15 premiers établissements énumérés pour 2009–2010.

Le rapport comprenait le résumé d'une plainte en particulier estimée bien fondée et qui n'avait pas été réglée par le Commissariat (page 21). Bien qu'Industrie Canada n'ait pas respecté les délais prescrits par la loi pour répondre à la demande, le Ministère a quand même fourni au demandeur une réponse complète selon le calendrier proposé, plutôt que le processus de réponse à trois étapes recommandé par le Commissariat.

Une autre plainte (page 28) nomme Industrie Canada; cependant, la question a été transférée au Commissariat au lobbying du Canada en 2006.

Bureau du vérificateur général du Canada

Il n'y a rien à signaler à cette rubrique pour 2009–2010.

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Annexes

Annexe I — Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information (2009–2010)

Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information (2009–2010)

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Annexe II — Structure organisationnelle de l'ADIPRP (2009–2010)

Structure organisationnelle de l'ADIPRP (2009–2010)

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Annexe III — Délégation de pouvoirs

Délégation de pouvoirs