Archivé — Rapport annuel de 2009-2010 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

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No de catalogue Iul-4/1-2010
ISBN 978-1-100-51689-9

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Table des matières

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Préface et objet

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada [1985], chapitre A–1) a été promulguée le 1er juillet 1983.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent » (article 2 de la Loi). La Loi protège également la vie privée des particuliers en empêchant les tiers d'avoir accès à ces renseignements personnels et elle leur assure le droit d'exercer un contrôle sur la collecte et l'utilisation de ces renseignements.

Aux termes de l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de toute institution fédérale doit, à chaque exercice financier, préparer un rapport sur l'application de cette loi au sein de celle-ci et le soumettre au Parlement.

Le présent rapport annuel décrit comment Industrie Canada s'est acquitté de ses responsabilités au cours de la vingt-cinquième année d'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

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Vue d'ensemble de l'organisation

Mission et mandat d'Industrie Canada

Industrie Canada a pour mission de favoriser l'essor d'une économie canadienne concurrentielle et axée sur le savoir. Le Ministère travaille avec les Canadiens de tous les secteurs de l'économie et de toutes les régions du pays à instaurer un climat favorable à l'investissement, à stimuler l'innovation, à accroître la présence canadienne sur les marchés mondiaux et à créer un marché équitable, efficace et concurrentiel.

Industrie Canada a pour mandat de contribuer à rendre l'industrie du pays plus productive et plus concurrentielle dans l'économie mondiale, et d'améliorer ainsi le bien-être social et économique des Canadiens. Les activités, nombreuses et variées, qu'Industrie Canada entreprend pour s'acquitter de son mandat s'articulent autour de trois résultats stratégiques qui sont interdépendants et qui se renforcent mutuellement, chacun étant lié à une stratégie clé. Ces stratégies sont illustrées ci-dessous.

Image 1 : Stratégies clés

Lien à la description pour la image 1.

Cliquez ici pour la longue description du la image 1 : Stratégies clés.

  • Le marché canadien est efficace et concurrentiel
    • Privilégier le marché
      • Industrie Canada favorise la compétitivité en élaborant et en administrant des politiques-cadres économiques propices à la concurrence, à l'innovation, à l'investissement et à l'entrepreneuriat et qui suscitent la confiance des consommateurs, des investisseurs et des entreprises.
  • Les sciences et la technologie, les connaissances et l'innovation sont des moteurs efficaces pour une économie canadienne forte
    • Promouvoir l'économie du savoir
      • Industrie Canada investit dans les sciences et la technologie pour créer des connaissances et permettre aux Canadiens d'acquérir les compétences et la formation dont ils ont besoin pour être concurrentiels et prospères dans une économie mondiale axée sur le savoir. Ces investissements font en sorte que les découvertes et les percées décisives aient lieu ici, au Canada, et que les Canadiens profitent des avantages sociaux et économiques qu'elles entraînent.
  • Les entreprises concurrentielles sont les moteurs de la création de la richesse durable
    • Appuyer les entreprises
      • Industrie Canada encourage l'innovation et la productivité des entreprises, car celles-ci créent des emplois et de la richesse. Favoriser le développement économique dans les collectivités stimule le développement des compétences et permet d'approfondir les idées et de saisir les occasions dans tout le pays.
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Contexte et environnement

Industrie Canada intervient dans une large gamme de dossiers liés à l'industrie et à la technologie, au commerce, à la science, à la consommation, aux sociétés par actions et aux valeurs mobilières, à la concurrence et aux restrictions au commerce, aux poids et mesures, à la faillite et à l'insolvabilité, aux brevets et au droit d'auteur, à l'investissement, à la petite entreprise et au tourisme.

Compte tenu du rôle que joue le Ministère pour promouvoir le développement économique et pour réglementer le marché, le public s'intéresse beaucoup à l'information recueillie et produite. Parmi les principaux domaines d'intérêt en 2009–2010, mentionnons l'industrie de l'automobile, le tourisme, les petites entreprises, ainsi que diverses lois (Loi sur la concurrence, Loi sur Investissement Canada et Loi sur le droit d'auteur).

En 2009–2010, Industrie Canada a joué un rôle important en mettant en œuvre le Plan d'action économique du Canada (PAE), du gouvernement du Canada, établi en janvier 2009 dans le cadre du Budget de 2009. Le PAE accorde la priorité à une reprise économique rapide au Canada, soutient une croissance économique à long terme au pays et joue un rôle de premier plan dans les efforts internationaux concertés à l'appui d'une relance économique mondiale.

Parmi les initiatives d'envergure du PAE mises en œuvre par Industrie Canada, mentionnons la distribution de fonds de relance aux industries traditionnelles, dont le secteur manufacturier, et la prestation d'aide au secteur canadien de l'automobile à l'appui de la restructuration ordonnée de cette importante industrie, afin que le Canada maintienne sa part dans la production nord-américaine.

En outre, grâce au Programme d'infrastructure du savoir, le Ministère octroie 2 milliards de dollars sur deux ans pour la création d'emplois dans les collectivités du Canada en renouvelant les installations de recherche et de formation des universités et collèges canadiens. Ces initiatives ont considérablement stimulé l'intérêt du public aux activités du Ministère.

Compte tenu du mandat et de la mission d'Industrie Canada, on peut comprendre que peu d'activités se déroulent en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

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Structure du Ministère

Industrie Canada emploie 5 800 spécialistes partout au pays. Parmi ceux-ci figurent des économistes, des ingénieurs, des scientifiques, des agents de commerce, des inspecteurs, des métrologistes, des statisticiens, des comptables et des avocats, épaulés par d'autres qui assument des fonctions internes comme la gestion des ressources humaines et financières, les communications et le soutien en technologie de l'information et en gestion de l'information.

The Department is organized into 11 sectors and four corporate branches (see www.ic.gc.ca). Outre son administration centrale et d'autres bureaux à Ottawa, le Ministère compte cinq bureaux régionaux (Pacifique, Prairies et Nord, Ontario, Québec et Atlantique), situés à Vancouver, Edmonton, Toronto, Montréal et St. John's respectivement. La présence du Ministère est également assurée par l'Initiative fédérale de développement économique pour le Nord de l'Ontario (FedNor) et l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario).

Chaque secteur et direction générale est responsable de trouver et d'extraire les documents en réponse à des demandes d'accès officielles reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP). Toutefois, l'Administration des droits à l'information et à la protection des renseignements personnels (ADIPRP) est légalement responsable de la mise en place et de la gestion du programme et des services en matière d'AIPRP pour Industrie Canada, y compris les décisions touchant la divulgation ou la non-divulgation de renseignements en vertu des dispositions législatives.

Direction générale de la gestion de l'information

Étant donné que la gestion efficace de l'information est essentielle à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l'ADIPRP fait partie de la Direction générale de la gestion de l'information (DGGI), une direction générale du Secteur des services axés sur le marché et les petites entreprises (SAMPE). La DGGI dirige et soutient un programme de gestion de l'information (GI) pour assurer l'efficacité et la rentabilité de la gestion de l'information au sein d'Industrie Canada. Le programme de GI offre de l'orientation stratégique et des services en matière de tenue des comptes, d'accès du public aux données du Ministère, d'accès du Ministère aux renseignements publiés à des fins commerciales et de politique de gestion de l'information, de reddition de comptes, de régie, de planification et de production de rapports. Par conséquent, les gestionnaires de programmes sont plus en mesure d'offrir leurs programmes et services, en plus de respecter leurs obligations en vertu de la Politique sur la gestion de l'information du gouvernement, de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi fédérale sur la responsabilité, et le Ministère peut respecter les droits de propriété intellectuelle des éditeurs commerciaux.

La DGGI offre des services au Ministère par l'entremise de quatre directions : Services intégrés des documents ministériels (SIDM), Bibliothèque et Centre du savoir (BCS), Politique, planification et innovation de la gestion de l'information (PPIGI) et Administration des droits à l'information et à la protection des renseignements personnels (ADIPRP).

Administration du droit à l'information et de la protection des renseignements personnels

L'ADIPRP est responsable de la mise en place et de la gestion des programmes et services relevant de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour Industrie Canada. Plus précisément, l'ADIPRP prend des décisions quant à la suite donnée aux demandes de communication; favorise une connaissance de la législation afin de s'assurer de la réceptivité ministérielle aux obligations imposées par la loi; assure un suivi et offre ses conseils concernant la conformité ministérielle aux lois, règlements, procédures et politiques; et agit à titre de porte-parole pour le Ministère lors des démarches auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, du Commissaire à l'information, du Commissaire à la protection de la vie privée, ainsi qu'auprès d'autres ministères et organismes du gouvernement. Il incombe également à l'ADIPRP de réaliser des consultations auprès d'autres ministères fédéraux sur des questions touchant l'accès aux renseignements et la protection de la vie privée.

L'ADIPRP dispose d'une équipe de 15 employés comprenant un directeur, trois gestionnaires, neuf conseillers et deux employés de soutien, qui tous se consacrent au traitement des demandes de communication et de renseignements personnels, de même qu'à des fonctions connexes.

Délégation de pouvoirs

L'ordonnance actuelle de délégation de pouvoirs en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) a été approuvée par le ministre en juillet 2009. Les pleins pouvoirs ont été délégués au sous-ministre adjoint du SAMPE, au directeur général de la DGGI, ainsi qu'au directeur et aux gestionnaires de l'ADIPRP. La désignation du poste de directeur général vise à fournir du soutien et des conseils stratégiques à la haute direction du Ministère au sujet de questions relatives à l'AIPRP, lorsqu'il y a lieu. Le directeur et les gestionnaires de l'ADIPRP sont tous pleinement responsables de la conduite des activités quotidiennes d'AIPRP (se reporter à l'annexe III).

Le directeur de l'ADIPRP est chargé d'élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures efficaces visant à assurer la conformité du Ministère aux exigences de ces lois. L'administration de celles-ci au sein d'Industrie Canada se fait également au niveau des secteurs, des directions générales et des bureaux régionaux. Chaque secteur et direction générale du Ministère possèdent un agent de liaison de l'AIPRP (qui relève d'un sous-ministre adjoint, d'un directeur exécutif régional, etc.) chargé à la fois de coordonner les activités et de fournir des conseils concernant les procédures administratives ayant trait à ces lois. L'ADIPRP, qui est située à Ottawa, répond à toutes les demandes officielles présentées en vertu des lois applicables.

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Faits saillants 2009–2010

En 2009–2010, le Ministère a enregistré une hausse du volume des demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comparativement à l'année précédente. Au total, 32 demandes officielles ont été reçues, comparativement à neuf en 2008–2009. Toutefois, cette proportion ne représente qu'une fraction de l'ensemble des tâches gérées par l'ADIPRP.

Plus souvent, les activités touchant la protection des renseignements personnels mettront en cause des questions de sensibilisation, de formation et de politiques en vue de définir et de gérer les renseignements personnels au sein d'Industrie Canada. Les représentants du Ministère consulteront régulièrement l'ADIPRP avant de recueillir des renseignements personnels; ils passeront en revue les règles relatives à l'utilisation cohérente et/ou la divulgation conformément aux fins pour lesquelles les renseignements ont été obtenus ou compilés et demanderont conseil sur d'autres questions de protection des renseignements personnels.

Bien que l'ADIPRP ait dû faire face à plusieurs difficultés en 2009–2010, elle a également accompli plusieurs objectifs, comme décrit dans le Rapport annuel de 2009–2010 concernant la Loi sur l'accès à l'information. Cela dit, une difficulté constante subsiste : le problème de ressourcement pour faciliter les programmes et services d'AIPRP.

  • Ressources — humaines et financières
    • En 2009–2010, l'ADIPRP a continué de faire face à des difficultés de gestion et de maintien en poste du personnel en vue d'exécuter ses activités quotidiennes et de répondre aux exigences légales en matière de conformité. Une nouvelle structure organisationnelle a été mise en œuvre pour mieux répondre aux demandes opérationnelles grandissantes et pour permettre à l'ADIPRP d'élargir ses services de conseils stratégiques et de sensibilisation; toutefois, il n'y a pas eu de changement pour ce qui est du ressourcement en général. L'ADIPRP se compose maintenant de trois équipes (voir l'annexe II), deux des équipes étant responsables des opérations quotidiennes, et l'autre, des politiques et de la sensibilisation. L'ADIPRP continue de fonctionner grâce à une équipe de 15 employés à temps plein et à un budget de fonctionnement d'environ 1,2 million de dollars.
    • Afin d'accroître sa compétitivité dans un marché à forte demande et d'être un employeur plus attrayant, l'ADIPRP offre des possibilités d'avancement de carrière, au moyen du Programme de perfectionnement professionnel de l'AIPRP (PPP–AIPRP). L'ADIPRP a également fait preuve d'innovation, en utilisant des processus de dotation interministériels dans la mesure du possible et d'autres outils de recrutement et de dotation, des mesures qui ont toutes eu une incidence positive sur le maintien de l'effectif et la planification de la relève.
  • Ressources et charge de travail
    • Des 15 postes de l'ADIPRP, 13 étaient dotés pendant la majorité de la période considérée. Les 13 postes comprenaient le directeur, trois gestionnaires (PM–06), trois conseillers principaux (PM–05), trois conseillers de niveau PM–04 et un de niveau PM–03 et deux postes d'employés de soutien (PM–02 et AS–01). Durant une partie de la période considérée, un expert-conseil a été embauché pour aider à traiter la charge de travail.
    • En 2009–2010, l'unité responsable des politiques et de la sensibilisation, composée de deux employés (PM–06 et PM–05), était responsable d'entretenir les divers partenariats avec d'autres secteurs fonctionnels, en surveillant divers projets/initiatives (par exemple, l'outil de gestion des cas de l'AIPRP, les initiatives de GI, le renouvellement d'Info Source, etc.), et la prestation de conseils et d'orientation sur l'AIPRP, y compris de la formation et des séances de sensibilisation à l'étendue du Ministère. L'unité a réalisé les activités suivantes :
informations à propos des séances d'entraînement et de la sensibilisation à travers le Département
Activité Total
(questions/examens/courriels/rapports, etc.)
Donner des conseils et de l'orientation sur l'AIPRP à des représentants d'Industrie Canada 56
Donner des conseils sur l'AIPRP à d'autres ministères 36
Passer en revue les rapports de vérification et d'évaluation avant la diffusion officielle sur le site Web du Ministère 10
Passer en revue les questions et réponses parlementaires 83
Passer en revue les divulgations proactives avant la diffusion publique sur le site Web du Ministère 955
(courriels)
Préparer et présenter des séances de formation et de sensibilisation sur l'AIPRP aux représentants du Ministère 23
Passer en revue et approuver les évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée/évaluations des facteurs relatifs à la vie privée 20
Autres activités
Mettre à jour le site Web public de l'ADIPRP X
Rédiger et déposer les rapports annuels et les rapports statistiques X
Collaborer au CRG et au RMR (frais d'utilisateur de l'AIPRP) X
Gérer les mises à jour d'Info Source et faire des présentations au SCT X
Examiner et mettre à jour les pratiques et les procédures opérationnelles pour l'ADIPRP X
Participer à diverses initiatives à l'étendue d'IC (par exemple, wiki du Ministère, initiatives de GI (résultats de la GI, système de classification des entreprises, etc.) X
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Politiques, procédures et pratiques commerciales touchant l'ADIPRPAIPRP

L'ADIPRP veille à ce que les politiques de l'AIPRP du Conseil du Trésor soient respectées et mises en œuvre sous forme de lignes directrices, de procédures et de pratiques opérationnelles internes. Ainsi, l'ADIPRP a pu augmenter le rendement et l'efficacité de la gestion des programmes et services de l'AIPRP pour le Ministère. Au fil des ans, l'ADIPRP a élaboré et mis en œuvre plusieurs initiatives en vue de sensibiliser les gens à la protection des renseignements personnels et d'améliorer la conformité aux exigences légales. Parmi ces initiatives, mentionnons les suivantes :

Aide aux requérants

Au fil des ans, l'ADIPRP a mis en place diverses approches en vue d'aider davantage les requérants et de mieux leur répondre. Voici certaines pratiques établies :

  • L'identité du demandeur n'est pas prise en considération au cours du traitement d'une demande, et n'est pas révélée aux fonctionnaires du Ministère, à moins qu'elle ne soit nécessaire afin de retrouver des renseignements ou si le demandeur accorde son consentement;
  • Un contact régulier est établi avec les requérants afin de clarifier et réduire la portée des demandes, de fournir des mises à jour et d'expliquer les droits à la vie privée en vertu de la loi;
  • Des interventions précises, opportunes et complètes sont réalisées de bonne foi; des solutions de remplacement peuvent être suggérées, telles que des processus non officiels, des renseignements accessibles publiquement et, le cas échéant, une orientation vers d'autres organismes impliqués;
  • Les dossiers sont transmis selon le format demandé; depuis 2001, l'ADIPRP offre les documents traités sur cédérom au format PDF sans frais pour le requérant. Des extraits de données sont parfois publiés en format Excel, Lotus ou ASCII et, s'il s'agit de moins de 50 pages, une version imprimée est fournie;
  • D'autres pratiques supposent de faciliter les discussions et/ou les rencontres avec des responsables de programme, et de fournir des réponses provisoires lorsque c'est possible.

Partenariats

Au cours des dernières années, afin d'atténuer les risques et ultimement de réduire la charge de travail, l'ADIPRP a établi plusieurs partenariats de travail avec des secteurs fonctionnels administratifs de base. Ces partenariats n'ont cessé de se développer et comprenaient les initiatives suivantes :

  • Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA)
    • Dans le cadre de la politique du gouvernement sur la publication obligatoire des dépenses de voyage et d'hébergement pour certains représentants du gouvernement (divulgation proactive), l'ADIPRP passe en revue l'information sur les dépenses de voyage et d'hébergement avant la publication sur le site Web du Ministère. L'examen permet de s'assurer qu'aucun renseignement personnel n'est publié.
  • Bureau de l'informatique (BI)
    • Le cadre de gouvernance pour les projets de TI comprend des évaluations de la menace et des risques (EMR), des évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée et des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉPFRVP/ÉFRVP). L'ADIPRP est responsable d'examiner et d'approuver les ÉPFRVP/ÉFRVP et de fournir des directives aux fonctionnaires du Ministère quant à leur contenu.
  • Direction générale des ressources humaines (DGRH)
    • Offrir des conseils et des directives de nature générale concernant les questions liées à la protection de la vie privée des employés; examiner des rapports comme ceux touchant le harcèlement, les griefs et les mesures disciplinaires, afin de s'assurer que soit respecté un équilibre entre protection de la vie privée et droit d'accès.
    • Participer à la livraison de séances d'orientation aux nouveaux employés qui se joignent à Industrie Canada.

Initiatives de gestion de l'information

Comme mentionné précédemment, la gestion efficace et rentable de l'information est essentielle au maintien par l'ADIPRP d'un rendement de haut niveau et au respect de ses obligations légales. L'ADIPRP collabore à un programme pluriannuel de GI, qui aide le Ministère à atteindre ses objectifs de programmes à long terme de gestion de l'information (GI), qui consistent à faciliter la prestation des programmes et services, à favoriser la prise de décisions éclairées, à faciliter la reddition de comptes, la transparence et la collaboration et à protéger l'accès à l'information et aux dossiers pour la génération actuelle et les générations à venir. Les initiatives du programme de GI visent à obtenir les résultats suivants :

  • Régie efficace en matière de GI — La gestion continue et efficace de l'information est assurée grâce aux structures, aux politiques et aux directives adéquates de régie.
  • Effectif renseigné en matière de GI — Les employés ont les connaissances et l'expertise nécessaires pour gérer l'information et y accéder afin d'appuyer les résultats opérationnels.
  • Soutien ministériel durable — Des outils ministériels de GI conformes à des normes, à des méthodes et à des pratiques efficaces sont en place, appuyés par une structure d'information et une infrastructure durable.

Outil de gestion des cas de l'AIPRP

L'ADIPRP est en train de mettre en œuvre un nouvel outil électronique de gestion des cas de l'AIPRP. Ce nouvel outil améliorera la surveillance et le suivi, en plus de répondre aux exigences de déclaration accrues, ce qui permettra à l'ADIPRP de gérer ses tâches quotidiennes plus efficacement.

Activités de sensibilisation et de formation

Une meilleure connaissance des obligations en matière d'AIPRP chez les fonctionnaires du Ministère améliore la conformité aux obligations légales, les délais de traitement et la qualité des interventions.

En 2009–2010, l'ADIPRP a préparé et donné 23 séances de formation sur l'AIPRP (dont une destinée aux fonctionnaires régionaux) et a rejoint plus de 600 employés. Sur demande, des séances peuvent être personnalisées afin de s'adapter aux besoins d'un groupe en particulier. En plus de ces séances structurées, un site intranet est utilisé pour sensibiliser les employés et diffuser de l'information à leur intention.

L'ADIPRP a également collaboré avec d'autres domaines de GI afin d'élaborer et d'offrir aux représentants du Ministère un programme de sensibilisation à la GI plus intégré. Les messages soulignaient les corrélations et les interdépendances entre les fonctions de l'AIPRP et les activités de gestion de l'information, comme la classification de la sécurité, la conservation et l'élimination des renseignements et la valeur commerciale de l'information, en plus de fournir des conseils utiles et des pratiques exemplaires.

Programme de perfectionnement professionnel — AIPRP

Le programme de perfectionnement professionnel — AIPRP (PPP–AIPRP) d'Industrie Canada est en vigueur depuis 2005, avec pour objectif de perfectionner les employés des niveaux PM–01 à PM–04 dans le cadre de la fonction AIPRP. Le but du programme est de fournir un outil permettant de recruter, former et maintenir en poste de nouvelles ressources humaines qui cherchent à se bâtir une carrière dans le domaine de l'AIPRP. Le programme s'est avéré utile pour recrutement et le perfectionnement des ressources humaines. Il a également réduit le nombre de longues procédures et mesures de dotation, et s'est révélé avoir une influence positive sur le maintien en poste et la planification de la relève.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée

Lorsque la Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (PÉFRVP) est entrée en vigueur, l'ADIPRP a établi un processus pour Industrie Canada, qui était composé des éléments suivants :

  1. ÉPFRVP et/ou l'ÉFRVP est élaborée par le gestionnaire responsable du Secteur ou du projet;
  2. L'ÉPFRVP/ÉFRVP est envoyée à l'ADIPRP à des fins d'examen, de discussion, d'approbation et de déclaration;
  3. Une fois qu'une ÉFRVP est terminée et approuvée, l'ADIPRP envoie une copie au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) en vue d'un examen;
  4. Le CPVP renverra l'ÉFRVP, accompagnée de recommandations lorsqu'il y a lieu;
  5. L'ADIPRP renverra l'ÉFRVP accompagnée des recommandations au gestionnaire du Secteur ou du projet en vue d'un suivi;
  6. L'ADIPRP assurera la liaison entre le Ministère et le CPVP au besoin jusqu'à ce que la version définitive de l'ÉFRVP soit obtenue;
  7. Une fois que c'est fait, le gestionnaire du Secteur ou du projet devra rédiger un bref résumé de l'ÉFRVP à des fins de publication et/ou d'affichage sur le site Web;
  8. L'ADIPRP fera des comptes rendus sur toutes les ÉPFRVP et les ÉFRVP à la fin de chaque exercice dans le rapport annuel au Parlement du Ministère sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Aucune ÉFRVP n'a été amorcée ou complétée au cours de la période considérée; par conséquent, aucune n'a été transmise au Commissariat à la protection de la vie privée.

Comme indiqué à l'annexe I, un total de 20 ÉPFRVP ont été élaborées, examinées et terminées pendant cette période de déclaration. Les ÉPFRVP étaient principalement des mises à jour d'outils ou d'applications électroniques existants liés à des programmes et initiatives déjà en place et fondés sur des exigences prévues par la loi. Il a également été constaté que les ÉPFRVP décrivaient des outils améliorés dont le contenu avait peu changé, et que les fins, la collecte, l'utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels n'avaient pas changé.

On sait également que le contenu était lié à des renseignements commerciaux/opérationnels requis par le Ministère afin de s'acquitter de son mandat. Les renseignements personnels dans ces cas se résumaient à un nom, dont les coordonnées qui l'accompagnaient étaient l'adresse d'un commerce requise à des fins de communication.

Communications en vertu du paragraphe 8(2) — Communications autorisées

  • Alinéa 8(2)(e) — Communication à un organisme d'enquête déterminé par règlement : trois demandes au total ont été reçues et traitées pendant la période considérée.
  • Alinéa 8(2)(m) — Communication pour des raisons d'intérêt public : aucune divulgation n'a été faite durant la période considérée.

Activités de couplage et de partage de données

Le Ministère n'a pas participé à des activités de couplage et de partage de données; il n'y a donc rien à signaler à cette rubrique pour la période 2009–2010.

Répercussions sur la vie privée liées à la législation, à l'adoption de politiques ou à la prestation de services (incluant des activités de couplage et de partage de données)

Il n'y a rien à signaler à cette rubrique pour la période 2009–2010.

Améliorations apportées à la protection de la vie privée

Une politique ministérielle sur la sécurité est entrée en vigueur le 1er octobre 2006. La politique sur la sécurité a pour objet de protéger les employés, de préserver la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la valeur des actifs ministériels d'Industrie Canada et d'assurer la continuité des services.

Info Source

L'ADIPRP doit communiquer au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) les mises à jour des fonds de renseignements du Ministère, et cela dans un délai permettant de les inclure dans les publications d'Info Source. Info Source peut être obtenu par le biais des bibliothèques publiques et universitaires, ou être consulté en ligne à l'adresse Publications d'Info Source.

En 2009–2010, l'ADIPRP a mis à jour le plan de travail sur le renouvellement d'Info Source et a commencé à mettre en œuvre le processus de mise à jour des fichiers de renseignements personnels (FRP) existants d'Industrie Canada, y compris les FRP standard, conformément aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le renouvellement d'Info Source tiendra également compte de la dernière version approuvée de l'Architecture des activités de programmes (AAP) pour le Ministère.

Utilisation de cédéroms

Cette initiative a allégé le fardeau de la paperasserie, a éliminé les frais de reproduction et les visites effectuées sur place par les demandeurs, et a amélioré les délais et l'efficacité de la gestion du programme et des services d'AIPRP. Le Ministère ne réclame aucuns frais pour les cédéroms.

Pratiques non officielles

Conformément au principe voulant que la Loi vise à compléter et non à remplacer les pratiques actuelles en matière d'accès à l'information gouvernementale, des demandes non officielles peuvent être adressées directement aux directions générales du Ministère. L'ADIPRP dirige régulièrement les demandeurs vers les secteurs pertinents comportant des centres de recherche ou des sites publics.

Information accessible au public, site Web et points d'information

Le Ministère est vaste et diversifié et il administre un ensemble de lois qui prévoient légalement un accès public à de l'information. Industrie Canada exploite un site Web exhaustif et offre aussi un certain nombre de points d'information auxquels le public peut présenter ses demandes directement et obtenir de l'information de façon informelle, dont les suivants :

  • ic.gc.ca
  • Entreprises Canada
  • Passerelle d'information pour le consommateur canadien
  • Office de la propriété intellectuelle du Canada
  • Corporations Canada
  • Bureau du surintendant des faillites

Site Web de l'AIPRP

L'ADIPRP a aussi mis en place son propre site Internet (Administration des droits à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP)), qui contient des renseignements généraux, des points de contact et des liens vers d'autres ministères et organismes clés, y compris vers les bureaux de l'AIPRP des membres du Portefeuille de l'industrie.

Salles de consultation

Il existe une salle de consultation dans l'aire réservée au public à l'administration centrale d'Industrie Canada et dans tous les bureaux régionaux, au besoin. Les manuels en usage au Ministère sont mis à la disposition du public sur demande ou peuvent être fournis en format électronique.

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Protection des renseignements personnels — Tendances et statistiques

Tendances importantes

Comme décrit précédemment, le mandat d'Industrie Canada se concentre sur les entreprises canadiennes, et ses programmes et initiatives sont mis en place afin de contribuer à bâtir une économie plus productive, plus concurrentielle et davantage fondée sur le savoir pour le Canada. Par conséquent, on note peu de demandes de renseignements personnels et peu de problèmes connexes.

Étant donné le peu de demandes officielles reçues durant la période à l'étude, aucune tendance importante n'a été relevée. Industrie Canada traite peu de demandes de renseignements personnels, et la plupart du temps, celles-ci concernent les exercices de dotation (c'est-à-dire : les guides de notation, les présélections, etc.), le rendement, les commentaires personnels et les dossiers de faillite conservés par le Bureau du surintendant des faillites.

Rapport statistique — Interprétation et explication

L'annexe I présente un rapport statistique sommaire des demandes de renseignements personnels traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et reçues entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010. Voici diverses explications et interprétations concernant les renseignements contenus dans ce rapport.

I. Demandes relevant de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Parmi les 35 demandes traitées durant la période considérée, trois se rapportaient à des années antérieures et 32 étaient de nouvelles demandes. Deux demandes ont été reportées au prochain exercice financier. Un total de 33 demandes ont été complétées et plus de 7 300 pages ont été examinées.

II. Disposition des demandes traitées

Des 35 demandes actives, 33 ont été traitées durant la période de déclaration 2009–2010, et il restait deux demandes à traiter en date du 31 mars 2010. Les demandes traitées en entier se répartissent comme suit :

  • Communication totale — Dans 14 cas, le requérant a obtenu un accès complet aux documents.
  • Communication partielle — Dans six cas, les requérants ont obtenu un accès partiel aux documents.
  • Traitement impossible — Onze demandes n'ont pas pu être traitées.
  • Abandon de la demande — Deux demandes ont été abandonnées par le requérant.
  • Transférée — Aucune demande n'a été transférée.

III. Exceptions invoquées

Comme on peut le voir à l'annexe I, le Ministère a invoqué des exceptions en vertu des articles 26 et 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

IV. Exclusions citées

Le Ministère n'a invoqué aucune exclusion en vertu de la Loi.

V. et VI. Délais de traitement et prorogations

Des 33 demandes traitées, le Ministère a pu répondre à 13 (40 %) d'entre elles dans les 30 jours suivant leur réception. Il a fallu une prorogation de délai en vertu de la Loi dans environ 24 % des demandes traitées pour autoriser des consultations externes d'autres ministères et organismes du gouvernement, et 30 % ont été traitées en 31 à 60 jours. Des 10 demandes restantes, 18 % ont été traitées en 61 à 120 jours, et 12 %, en plus de 121 jours, ce qui donne un total de 30 % de demandes traitées après les délais prescrits par la loi, comme indiqué à l'annexe I.

VII. Traductions

Le traitement de ces demandes n'a nécessité aucune traduction.

VIII. Méthode de communication

En réponse à 20 demandes, les requérants ont reçu une copie des documents demandés, soit sur papier soit sur cédérom. Aucun requérant n'a demandé à les consulter sur place.

IX. Corrections et mention

Il n'y a eu aucune demande de correction ou de mention.

X. Coûts

Les coûts salariaux découlant des activités ayant trait à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont estimés à 67 567 $ pour la période à l'étude. Les autres coûts sont estimés à 11 596 $, ce qui porte le total à 79 163 $. Les ressources employées (incluant l'ADIPRP et les gestionnaires du Ministère) nécessaires aux fins de ces activités sont estimées à un employé à temps plein.

Plaintes, enquêtes et appels

Les requérants ont le droit de présenter une plainte en vertu de la Loi et peuvent exercer ce droit en tout temps durant le traitement de leur demande. Le Ministère a reçu deux plaintes durant la période considérée. Une plainte avait trait à l'utilisation et la divulgation, tandis que l'autre se rapportait au droit d'accès. Les plaintes ont fait l'objet d'une enquête, et le Commissaire à la protection de la vie privée a conclu que les plaintes n'étaient pas bien fondées.

Aucun appel n'a été interjeté devant la Cour fédérale durant la période visée.

Modifications découlant de questions soulevées par de hauts fonctionnaires du Parlement

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Sauf pour ce qui est des quelques plaintes mentionnées précédemment, il n'y a rien à signaler à cette rubrique pour 2009–2010.

Bureau du vérificateur général du Canada

Il n'y a rien à signaler à cette rubrique pour 2009–2010.

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Annexes

Annexe I — Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels (2008–2009)

Rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels (2009–2010)

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Annexe II — Structure organisationnelle de l'ADIPRP (2009–2010)

Structure organisationnelle de l'ADIPRP (2009–2010)

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Annexe III — Délégation de pouvoirs

Délégation de pouvoirs