Politique sur la dispense d'un dissident des exigences relatives à la sollicitation de procurations – Loi canadienne sur les sociétés par actions, paragraphe 151(1)

Table des matière

La présente politique fournit des renseignements dans le but de faciliter la présentation d'une demande au directeur nommé en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions(LCSA) afin qu'un dissident soit dispensé de certaines ou de toutes les exigences relatives à la sollicitation de procurations quant à l'envoi de la circulaire de procuration en la forme prescrite.

Les exigences relatives à la sollicitation du dissident permettent de s'assurer que les actionnaires dont les procurations sont sollicitées obtiennent suffisamment de renseignements pour prendre une décision éclairée avant d'accorder ou non une procuration au dissident. Le directeur accordera une dispense à un dissident seulement s'il est convaincu que la dispense ne portera pas atteinte à la capacité des actionnaires sollicités de prendre une décision éclairée. Pour obtenir des renseignements au sujet d'une demande de dispense relative à la sollicitation de procurations par la direction, veuillez consulter la politique « Dispense de la direction des exigences relatives à la sollicitation de procurations en vertu du paragraphe 151(1) de la Loi canadienne sur les sociétés par actions » dans le site Web de Corporations Canada (www.corporationscanada.ic.gc.ca).

La présente politique ne lie aucunement le directeur quant à la position qu'il peut adopter à l'égard d'une demande en particulier. Elle a pour but de décrire la façon dont le directeur voit son rôle relativement au traitement d'une demande faite par un dissident et fondée sur le paragraphe 151(1) de la LCSA.

Cadre législatif

Aux termes de la partie XIII de la Loi et de la partie 7 du Règlement, l'expression « dissident » s'entend d'une personne, autre que la direction d'une société ou d'une personne agissant pour le compte de la direction d'une société, qui sollicite des procurations.

L'article 147 de la Loi définit l'expression « solliciter » ou « sollicitation ». L'alinéa a) de cette définition énumère des situations qui sont considérées être de la sollicitation. L'alinéa b) de cette définition exclut explicitement plusieurs situations d'être de la sollicitation, notamment certaines communications entre actionnaires (se reporter à la section « Cas où une demande de dispense au directeur n'est pas nécessaire » ci-après). Le paragraphe 150(1) ne s'applique que dans les cas où le dissident prend des mesures qui sont réputées être de la sollicitation en vertu de la LCSA.

Le paragraphe 150(1) de la LCSA prévoit qu'un dissident ne peut solliciter des procurations qu'à l'aide de circulaires établies dans la forme prescrite par tout dissident et mentionnant l'objet de cette sollicitation. La circulaire doit être envoyée :

  • au vérificateur,
  • à chacun des administrateurs,
  • aux actionnaires intéressés et à la société.

La forme prescrite de la circulaire de procuration de dissident est décrite dans l'article 57 du Règlement sur les sociétés par actions de régime fédéral, 2001 (RSARF). Le paragraphe 57(1) incorpore par renvoi le formulaire 51-102F5 du Règlement 51-102 établi par les Autorités canadiennes en valeurs mobilières intitulé Obligations d'information continue. Le paragraphe 57(2) dispense automatiquement les sociétés n'ayant pas fait appel au public des exigences de la Partie 1(c), rubriques 8, 9, 10 et 16, et de la Partie 2 du formulaire 51-102F5.

Le paragraphe 151(1) de la LCSA prévoit cependant que, sur présentation d'une demande d'un dissident, « le directeur peut, selon les modalités qu'il estime utiles, dispenser toute personne des conditions imposées par le paragraphe 150(1) et que la dispense peut avoir un effet rétroactif ».

L'article 54 du RSARF précise les exigences du formulaire de procuration. Bien que ces exigences aient force exécutoire sur la direction, elles ne l'ont pas sur le dissident. Conséquemment, le dissident n'a pas à obtenir de dispense quant à l'emploi du formulaire de procuration. Néanmoins, si le dissident fait circuler un formulaire de procuration, le paragraphe 150(2) exige que le dissident envoie le formulaire de procuration au directeur. Le directeur tiendra compte du formulaire de procuration et de tout autre formulaire envoyés aux actionnaires avant de déterminer si le dissident doit être dispensé des exigences du formulaire de procuration en vertu de l'alinéa 150(1)b de la LCSA.

Le dissident qui ne se conforme pas aux exigences statutaires en matière de sollicitation et qui n'obtient pas une dispense du directeur contrevient à la LCSA et peut être tenu civilement et/ou criminellement responsable.

Quels documents dois-je soumettre?

Une demande de dispense doit être accompagnée :

  1. d'une lettre de présentation (se reporter à l'annexe A);
  2. un exposé des faits qui inclut tous renseignements importants qui pourraient influer sur la décision du directeur (se reporter à l'annexe B);
  3. des motifs expliquant les raisons pour lesquelles ce type de dispense est demandée (se reporter à l'annexe C);
  4. le paiement des droits de dépôt de 250 $.

Le directeur reconnaît que le demandeur peut présenter des demandes semblables sous le régime de différentes lois provinciales touchant les valeurs mobilières. Le directeur acceptera une demande préparée en vertu des lois provinciales pourvu qu'elle renferme tous les renseignements pertinents ou que les renseignements supplémentaires exigés conformément à la LCSA ou au RSARF soient joints.

Lettre de présentation

La lettre de présentation doit indiquer le nom du demandeur et la dénomination de la société. La lettre doit aussi indiquer qu'il s'agit d'une demande fondée sur le paragraphe 151(1) de la LCSA pour une dispense relative à une circulaire de sollicitation d'un dissident et fournir une description et les détails de la dispense demandée. La lettre doit préciser si la dispense demandée est totale ou partielle. S'il s'agit d'une dispense partielle, le demandeur doit indiquer les conditions imposées par le RSARF qui ne s'appliqueraient pas ou encore qui s'appliqueraient à la sollicitation en question.

Renseignements principaux aux fins de dispense partielle

Dans toutes les situations où une dispense partielle est demandée, le directeur considérera que les actionnaires sollicités par le dissident ont droit aux « renseignements principaux ». Les renseignements principaux correspondent aux renseignements minimaux considérés suffisants pour permettre aux actionnaires de prendre une décision éclairée sur la sollicitation. Bien que les renseignements puissent être compris ou non dans la circulaire, ils doivent être divulgués aux actionnaires au moment de la sollicitation. Le directeur accordera une dispense au dissident s'il est satisfait que la dispense partielle ne prive pas les actionnaires sollicités des renseignements principaux.

Bien que les renseignements principaux puissent varier d'une situation à l'autre, généralement, les renseignements minimaux qui doivent être communiqués aux actionnaires sont les suivants :

  1. la dénomination de la société et le nom du dissident;
  2. les détails de tout intérêt important qu'a le dissident dans les valeurs mobilières de la société auxquelles se rapporte la sollicitation et tout intérêt important qu'a le dissident dans la question faisant l'objet du vote;
  3. le droit de révocation de la procuration, la méthode de sollicitation et la personne qui assumera les coûts liés à la sollicitation.

Renouvellements

Si le demandeur désire renouveler une dispense qui a été accordée et que les circonstances n'ont pas changé de façon substantielle, il n'est pas nécessaire de remplir une demande détaillée. Une lettre indiquant plutôt que le demandeur désire renouveler une dispense spécifique et que les circonstances n'ont pas changé de façon substantielle sera acceptée. Il est à noter que si le demandeur souhaite modifier le libellé de la dispense, il devra préciser les changements ainsi que les motifs à l'appui dans cette lettre.

Quand la demande doit-elle être faite?

Selon l'alinéa 89(1)(d) du RSARF, une demande doit être faite avant la date d'avis de réunion mentionné dans l'article 149 de la LCSA. Le paragraphe 89(2) explique cependant que, en dépit du paragraphe 89(1), le directeur prolongera l'échéance de la demande de dispense lorsque le demandeur établit qu'aucun préjudice n'en résultera.

Renseignements supplémentaires demandés par le directeur

Le directeur peut demander tout renseignement supplémentaire qui n'est pas fournis dans la demande afin de décider s'il y a lieu de dispenser le dissident des exigences de la loi et du règlement en matière de sollicitation. En vertu de l'article 91 du RSARF, le directeur peut exiger des renseignements supplémentaires du demandeur de la dispense ou d'un tiers. Pour ce qui est des renseignements demandés à un tiers, l'article 92 du RSARF prévoit qu'une copie de tout renseignement obtenu doit être fournie au demandeur et qu'il faut lui donner la possibilité de répondre.

Toutefois, le directeur n'est pas tenu par la Loi d'exiger des renseignements à la demande d'un tiers ni de permettre à un tiers, comme une société, de présenter des observations relativement à une demande faite par un dissident.

Renseignements complémentaires

Que fait Corporations Canada ?

Corporations Canada s'assurera que vos documents sont conformes à la LCSA et à toutes les autres exigences et examinera la demande. Le critère général utilisé par le directeur consiste à déterminer si les actionnaires sollicités, advenant le cas où la dispense était accordée, disposeraient, sans la circulaire de procuration du dissident prescrite, des renseignements suffisants au sujet du dissident et la sollicitation pour prendre une décision éclairée quant à accorder des procurations.

Si accordée, Corporations Canada émettra une dispense (se reporter à l'exemple de dispense à l'annexe D) dont la date d'entrée en vigueur sera la date à laquelle la dispense a été accordée. La dispense est en vigueur seulement à l'égard d'une assemblée spécifique des actionnaires et de tout ajournement de cette assemblée.

Le directeur peut accorder une dispense qui aura un effet rétrospectif (paragrapge 151(1) de la LCSA). Les demandes de dispense rétroactive sont examinées au cas par cas. Une dispense rétroactive sera accordée seulement si le demandeur établit qu'aucun préjudice n'a été causé aux actionnaires sollicités.

Corporations Canada publiera la dénomination sociale de la société et un bref résumé de la dispense dans son site Web sous la rubrique « Transactions mensuelles de Corporations Canada ».

Délai de traitement d'une demande

L'article 90 du RSARF prévoit que « le directeur accorde, dans les 30 jours suivant la réception d'une demande de dispense, la dispense demandée ou envoie au demandeur un avis écrit motivé de son refus ».

Le personnel de Corporations Canada émettra généralement une dispense ou enverra une réponse appropriée dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de la demande.

Le demandeur souhaitant que le directeur examine sa demande de façon accélérée devrait, lors du dépôt de la demande, porter l'urgence à la connaissance du personnel de Corporations Canada et indiquer la nature de l'urgence.

Facteurs considérés lors de l'examen de la demande

Selon l'exposé des faits fourni par le demandeur (p. ex., la nature de la sollicitation, les caractéristiques des actionnaires sollicités, les autres sources de renseignements offerts aux actionnaires, etc.), le directeur déterminera si les exigences sont remplies et s'il doit accorder la dispense demandée.

Voici certains types de dispenses qui pourraient être accordées où des situations précises, corroborées par l'exposé de faits, sont invoquées :

  1. Difficultés financières : Les ressources financières du dissident ne couvrent pas les coûts liés aux exigences de la sollicitation.
    Type de dispense accordée : Une dispense partielle peut être accordée, autorisant un différent format de circulaire ou une circulaire abrégée, qui divulgue tout au moins les renseignements principaux.
  2. Préjudice au dissident : Ce facteur va au-delà de la question des ressources financières et mène à l'examen d'autres difficultés. Une situation faisant en sorte que les renseignements requis aux fins de divulgation par le Règlement ont peu de valeur importante aux actionnaires sollicités et que de tels renseignements ne sont pas disponibles ou que leur divulgation serait difficile pour le dissident et risque de lui porter préjudice.
    Type de dispense accordée : Une dispense partielle peut être accordée indiquant que les renseignements (autres que les renseignements principaux) n'ont pas à être divulgués aux actionnaires.
  3. Dispense des valeurs mobilières : Le dissident peut bénéficier d'une dispense en vertu des lois régissant les valeurs mobilières ou d'une ordonnance d'un organisme de réglementation du commerce des valeurs mobilières.
    Type de dispense accordée : Le type de dispense varie selon les circonstances déclarées pour corroborer la dispense de valeurs mobilières. Généralement, une dispense partielle peut être accordée.
  4. Divulgation qui ressemble à une procuration : Les actionnaires sollicités reçoivent des documents (p. ex., une lettre au lieu d'une circulaire) qui divulguent des renseignements qui sont en grande partie équivalents aux renseignements exigés par le règlement.
    Type de dispense accordée : Une dispense totale peut être accordée quant à la préparation et à l'envoi d'une circulaire.
  5. Sollicitation de procurations à l'appui d'une proposition d'un actionnaire : Un actionnaire, qui produit une proposition en vertu de l'article 137 de la LCSA, peut solliciter des procurations à l'appui de la proposition.
    Type de dispense accordée : Lorsque les renseignements principaux sont contenus dans la proposition, une dispense totale peut être accordée à l'égard de la circulaire. Autrement, une dispense partielle peut être accordée.

Dans toutes les situations, le directeur tient compte de la nature des questions discutées à l'assemblée des actionnaires et de leurs répercussions éventuelles sur la société avant de décider d'accorder la dispense. Le directeur examinera minutieusement les propositions qui demandent une modification de structure, un changement de contrôle ou lorsque le dissident pourrait recevoir des avantages matériels que les autres actionnaires ne recevraient pas.

Conditions de la dispense

Le directeur peut exiger que le dissident transmette une copie de la dispense directement à la société dont les actionnaires sont visés par la sollicitation.

Le directeur peut exiger que le dissident mette à la disposition des actionnaires intéressés, à savoir les actionnaires non sollicités, une copie de la dispense et, le cas échéant, les documents qui divulgent des renseignements aux actionnaires sollicités.

Lorsqu'une dispense partielle est accordée, le directeur peut juger qu'il est pertinent de décrire clairement, dans la décision de dispense, les renseignements principaux qui doivent être inclus dans le document que le dissident enverra aux actionnaires sollicités.

Cas où une demande au directeur n'est pas nécessaire

Dans certains cas, le dissident peut communiquer avec les autres actionnaires sans envoyer de circulaire de procuration de dissident. Dans de telles situations, une dispense n'est pas nécessaire :

  1. Exclusions dans la définition de « sollicitation » de la LCSA L'alinéa 147 b) stipule que la définition de « solliciter » ou de « sollicitation » de la LCSA n'inclut pas :
    1. l'envoi d'un formulaire de procuration en réponse à la demande spontanément faite par un actionnaire ou pour son compte,
    2. l'accomplissement d'actes d'administration ou de services professionnels pour le compte d'une personne sollicitant une procuration,
    3. l'envoi par un intermédiaire des documents visés à l'article 153,
    4. la sollicitation faite par une personne pour des actions dont elle est le véritable propriétaire,
    5. l'annonce publique au sens des règlements par l'actionnaire de ses intentions de vote, motifs à l'appui,
    6. toute communication en vue d'obtenir le nombre d'actions requis pour la présentation d'une proposition par un actionnaire en conformité avec le paragraphe 137(1.1), ou
    7. toute communication, autre qu'une sollicitation effectuée par la direction d'une société ou pour son compte, faite aux actionnaires dans les circonstances réglementaires.
    L'application du sous-alinéa 147 b)(v) est prescrite par l'article 67 du RSARF, qui décrit les catégories d'annonces publiques qui sont exclues (p. ex., un discours prononcé lors d'un forum public ou un commentaire transmis par tout moyen de communication ou dans une publication généralement accessible au grand public).
    L'application du sous-alinéa 147 b)(vii) est prescrite par l'article 68 du RSARF, qui prévoit les conditions dans lesquelles les personnes, autres que la direction, peuvent communiquer avec les actionnaires sans envoyer de circulaire de procuration de dissident. Par exemple, un actionnaire peut communiquer avec d'autres actionnaires, lorsqu'aucun formulaire de procuration n'est envoyé, au sujet des activités commerciales ou des affaires internes de la société, notamment sa gestion ou les propositions paraissant dans une circulaire de la direction sollicitant des procurations (alinéa 68(1) a)) ou au sujet de l'organisation d'une sollicitation de procurations par un dissident (alinéa 68(1) b)).
  2. Sollicitation d'au plus quinze actionnaires
    Le paragraphe 150(1.1) de la LCSA prévoit que, « malgré le paragraphe (1), il n'est pas nécessaire d'envoyer de circulaires pour effectuer une sollicitation, sauf si celle-ci est effectuée par la direction ou pour son compte, lorsque le nombre total des actionnaires dont les procurations sont sollicitées ne dépasse pas quinze, les codétenteurs d'une action étant comptés comme un seul actionnaire ».
  3. Sollicitation par diffusion publique
    Le paragraphe 150(1.2) de la LCSA prévoit que, « malgré le paragraphe (1), il n'est pas nécessaire d'envoyer de circulaires pour effectuer une sollicitation, sauf si celle-ci est effectuée par la direction ou pour son compte, lorsque la sollicitation est, dans les circonstances prévues par règlement, transmise par diffusion publique, discours ou publication ».
    L'application de cette exception est prescrite à l'article 69 du RSARF, qui prévoit que le dissident doit inclure certains renseignements dans la communication afin d'assurer que les actionnaires sollicités disposent de renseignements suffisants pour prendre une décision éclairée. Avant de solliciter des procurations, la personne doit envoyer les renseignements prescrits et une copie de toute communication écrite connexe au directeur et à la société.

Accès aux renseignements contenus dans la demande

Aux termes de l'article 266 de la LCSA, une personne qui a payé les droits requis peut consulter les documents dont l'envoi au directeur est requis par la LCSA, en faire des copies et en tirer des extraits. Les renseignements fournis au directeur au soutien d'une demande de dispense ne sont pas confidentiels puisqu'ils doivent être déposés pour qu'une dispense puisse être obtenue. Par conséquent, une demande de dispense est du domaine public.

Révocation

Le directeur ne révoque habituellement pas une dispense sans en aviser le demandeur et lui donner la possibilité de présenter de nouveaux faits et motifs à l'appui de la dispense.

Une dispense révoquée cesse d'avoir effet à compter de la date de la révocation.

Infractions

Les demandeurs doivent se rappeler que l'article 250 de la Loi crée une infraction relativement aux documents qui doivent, aux termes de la Loi ou du Règlement, être envoyés au directeur ou à une autre personne et qui renferment des renseignements faux ou trompeurs sur un fait important ou qui omettent d'énoncer un fait important.

L'article 250 vise à la fois les documents déposés à l'appui de la demande et les documents/ renseignements divulgués se rapportant à une dispense accordée par le directeur.

Appel de la décision du directeur

Le demandeur qui estime avoir subi un préjudice en raison de la décision du directeur d'accorder ou de refuser d'accorder une dispense peut demander au tribunal, en vertu de l'alinéa 246(c) de la LCSA, de rendre une ordonnance enjoignant au directeur de modifier sa décision.

Annexe A

Modèle de lettre de présentation

Date :

À : Corporations Canada
235, rue Queen
Ottawa (Ontario) K1A 0H5

Objet : (dénomination sociale et numéro de société)
Dispense du dissident des exigences relatives à la solicitation de procurations

La présente demande est fondée sur le paragraphe 151(1) de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (la « Loi ») afin que le dissident de la société soit dispensé des exigences du paragraphe 150(1) de la Loi d'envoyer la circulaire de procuration du dissident en la forme prescrite, pour l'assemblée (« annuelle » ou « spéciale » ou « annuelle et spéciale ») des actionnaires qui sera tenue le ou vers le (date).

Il s'agit d'une demande de dispense (« totale » ou « partielle ») des exigences du paragraphe 150(1) de la Loi (pour une dispense partielle, décrire la dispense demandée, en se reportant aux dispositions du Règlement).

Vous trouverez ci-joint un exposé des faits du cas et les motifs en faveur de la dispense demandée. Se trouve également ci-joint, un chèque de 250 $ à l'ordre du Receveur général du Canada.

Signature :

En qualité de :

Nom :

Adresse :

Numéro de téléphone :

Annexe B

Exposé des faits

Le présent exposé fournit suffisamment de faits et tous renseignements importants afin de permettre au directeur de prendre une décision éclairée quant à la dispense demandée :

Voici une liste de certains faits qui peuvent être importants :

  1. la date de l'assemblée;
  2. la nature de l'assemblée (c.-à-d. annuelle, spéciale ou annuelle et spéciale) et les points à l'ordre du jour, s'ils sont connus;
  3. la nature de la dissidence;
  4. les intérêts du dissident dans la sollicitation, le cas échéant;
  5. les procurations sollicitées (c.-à-d. le niveau de sophistication des actionnaires sollicités, etc);
  6. d'autres sources de renseignements à la disposition des actionnaires (p. ex. communiqués de presse, bulletins de la société, circulaires de procuration de la gestion, proposition de l'actionnaire, etc.);
  7. les renseignements principaux et autres renseignements/formulaires que le dissident se propose de divulguer, en indiquant les dérogations aux exigences du Règlement (il pourrait être approprié d'inclure, et le directeur peut exiger d'examiner, une copie des renseignements/formulaires qui seraient envoyés);
  8. la méthode de diffusion de l'information.

Annexe C

Motifs

La présente demande est fondée sur le paragraphe 151(1) de la Loi canadienne sur les sociétés par actions qui autorise le directeur à dispenser le dissident des exigences de l'article 149 et du paragraphe 150(1) de la Loi.

La dispense, si elle est accordée, ne privera pas les actionnaires sollicités des renseignements nécessaires à une prise de décision éclairée sur l'accord de pouvoir par procuration au dissident.

En particulier, la dispense doit être accordée pour les raisons suivantes :

Voici une liste de certains des motifs possibles :

  1. Les ressources financières du dissident ne couvrent pas les coûts liés aux exigences de la sollicitation.
  2. Les renseignements qui font l'objet de la demande de non-divulgation ont peu de valeur réelle et leur divulgation porterait préjudice au dissident parce que (énoncer la cause du préjudice).
  3. Le dissident peut bénéficier d'une dispense en vertu des lois régissant les valeurs mobilières ou d'une ordonnance d'un organisme de réglementation du commerce des valeurs mobilières, comme suit : (décrire la dispense).
  4. Les actionnaires sollicités reçoivent (décrire le(s) document(s)) qui divulguent des renseignements qui sont en grande partie équivalents aux renseignements exigés par le Règlement.
  5. Le dissident sollicite des procurations à l'appui d'une proposition produite par un actionnaire en vertu de l'article 137 de la Loi et les renseignements principaux sont contenus dans la proposition.

Annexe D

Modèle de dispense

Loi canadienne sur les sociétés par actions
No de la décision : E-000/08
No du dossier : 123456-7

AFFAIRE CONCERNANT LE DIRECTEUR NOMMÉ EN VERTU DE
LA LOI CANADIENNE SUR LES SOCIÉTÉS PAR ACTIONS

ET

AFFAIRE INTÉRESSANT

ABC INC.

(la « Société »)

ET

LA DEMANDE DE

JOSEPH SMITH

(le « Dissident »)

AFIN D'OBTENIR UNE DISPENSE EN VERTU DU PARAGRAPHE 151(1) DE
LA LOI CANADIENNE SUR LES SOCIÉTÉS PAR ACTIONS

DISPENSE

EN RÉPONSE À LA DEMANDE du Dissident en vertu du paragraphe 151(1) de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (la « Loi »), de le dispenser totalement des exigences du paragraphe 150(1) de la Loi d'envoyer une circulaire de procuration en la forme prescrite aux fins de l'assemblée annuelle des actionnaires qui aura lieu le ou vers le 1er décembre 2008;

ET À LA SUITE de l'examen des documents de la demande et étant satisfait qu'il y a raison suffisante de le faire;

IL EST DÉTERMINÉ PAR LA PRÉSENTE que le Dissident est totalement dispensé d'envoyer la circulaire de procuration prescrite aux fins de l'assemblée annuelle des actionnaires qui aura lieu le ou vers le 1er décembre 2008 à l'égard des exigences du paragraphe 150(1) de la Loi.

CETTE DISPENSE est accordée à la condition que :

1. le Dissident fournisse immédiatement, dès réception, une copie de la présente dispense à la Société.

FAIT le 27e jour d'octobre 2008.

Champ de saisie du prénom et du nom de famille
Directeur adjoint
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