Politique sur la dispense de la direction des exigences relatives à la sollicitation de procurations – Loi canadienne sur les sociétés par actions, paragraphe 151(1)

Table des matières

La présente politique fournit des renseignements dans le but de faciliter la présentation d'une demande au directeur nommé en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) afin de dispenser la direction d'une société de certaines ou de toutes les exigences relatives à la sollicitation de procurations de la LCSA et du Règlement.

Les conditions imposées à la direction concernant la sollicitation de procurations ont pour but d'accroître les droits des actionnaires de participer lors de l'assemblée des actionnaires aux décisions relatives à la société. L'exigence d'envoyer un formulaire de procuration en la forme prescrite assure la capacité des actionnaires d'exercer leur droit de vote lorsqu'ils n'assistent pas à l'assemblée. La circulaire de procuration de la direction en la forme prescrite assure également que les actionnaires disposent en temps opportun des renseignements relatifs à la société de telle sorte qu'ils puissent exercer leur droit de vote de façon éclairée. Le directeur accordera une dispense à la direction seulement s'il est convaincu que la dispense ne portera pas atteinte à la capacité des actionnaires d'exercer leur droit de vote ou ne les privera pas des renseignements nécessaires pour prendre une décision éclairée. Pour obtenir des renseignements au sujet d'une demande de dispense relative à la sollicitation de procurations par le dissident, veuillez consulter la politique « Dispense d'un dissident des exigences relatives à la sollicitation de procurations de la Loi canadienne sur les sociétés par actions » dans le site Web de Corporations Canada (www.corporationscanada.ic.gc.ca).

La présente politique ne lie aucunement le directeur quant à la position qu'il peut adopter à l'égard d'une demande en particulier. Elle a pour but de décrire la façon dont le directeur voit son rôle relativement au traitement d'une demande fondée sur le paragraphe 151(1) de la LCSA.

Cadre législatif

L'article 149 de la Loi exige que la direction d'une société ayant fait appel au public et celle d'une société n'ayant pas fait appel au public qui a plus de 50 actionnaires doit solliciter des procurations avant chaque assemblée des actionnaires. Le paragraphe 150(1) de la Loi stipule que la direction ne doit pas solliciter des procurations à moins qu'une circulaire de procuration dans la forme prescrite, soit envoyée :

  • au vérificateur de la société,
  • à chacun des actionnaires intéressés,
  • à chaque administrateur.

Une société n'ayant pas fait appel au public et qui a 50 actionnaires ou moins ayant le droit de vote lors d'une assemblée n'est pas tenue de solliciter des procurations. Toutefois, il est à noter que si la direction décide d'envoyer des formulaires de procuration ou de solliciter les actionnaires autrement, la direction pourrait être visée par la définition de l'expression « sollicitation » de la LCSA. Selon la définition de sollicitation à l'article 147 de la Loi, l'envoi d'un formulaire de procuration ou autre communication à un actionnaire pourrait raisonnablement avoir pour objet d'entraîner l'obtention, la retenue ou la révocation d'une procuration et être considéré comme étant de la sollicitation. Dans de tels cas, la direction serait justifiée de présenter une demande au directeur afin de la libérer de certaines ou de toutes les exigences concernant l'envoi du formulaire de procuration ou de la circulaire de procuration de la direction selon la forme prescrite.

Les exigences relatives à l'envoi d'un formulaire de procuration en la forme prescrite sont établies à l'article 54 du Règlement sur les sociétés par actions de régime fédéral, 2001 (RSARF). L'article 54 incorpore par renvoi l'article 9.4 du Règlement 51-102 établi par les Autorités canadiennes en valeurs mobilières intitulé Obligations d'information continue.

La forme prescrite de la circulaire de procuration de la direction est établie à l'article 55 du RSARR. Le paragraphe 55(1) incorpore par renvoi le formulaire 51-102F5 du Règlement 51-102 établi par les Autorités canadiennes en valeurs mobilières intitulé Obligations d'information continue. Le paragraphe 55(2) ajoute quelques exigences supplémentaires relatives à la circulaire de procuration en la forme prescrite. Il est à noter que le paragraphe 55(3) dispense automatiquement les sociétés n'ayant pas fait appel au public des exigences de la Partie 1(c), rubriques 8, 9, 10 et 16, et de la Partie 2 du formulaire 51-102F5.

Le paragraphe 151(1) de la LCSA prévoit toutefois que « le directeur peut, selon les modalités qu'il estime utiles, dispenser toute personne qui en fait la demande et qui a un intérêt des conditions imposées par l'article 149 ou le paragraphe 150(1) » et que la dispense peut avoir un effet rétroactif. La direction peut présenter une demande de dispense des conditions imposées par l'article 149 ou le paragraphe 150(1), ou par les deux.

La direction d'une société qui ne se conforme pas aux conditions imposées en matière de sollicitation et qui n'obtient pas une dispense du directeur commet une infraction à la LCSA qui peut entraîner des poursuites civiles et/ou criminelles.

Quels documents dois-je soumettre?

Une demande de dispense doit être accompagnée :

  1. d'une lettre de présentation (se reporter à l'annexe A);
  2. un exposé des faits qui inclut tous renseignements importants qui pourraient influer sur la décision du directeur (se reporter à l'annexe B);
  3. des motifs expliquant les raisons pour lesquelles ce type de dispense est demandée (se reporter à l'annexe C);
  4. le paiement des droits de dépôt de 250 $.

Le directeur reconnaît que, lorsque le demandeur est une société ayant fait un appel public, elle peut également présenter des demandes semblables sous le régime de différentes lois provinciales touchant les valeurs mobilières. Le directeur acceptera une demande de cette nature pourvu qu'elle renferme tous les renseignements pertinents ou que les renseignements supplémentaires exigés conformément à la LCSA et au RSARF soient joints. Toutefois, il est à noter que les lois provinciales peuvent contenir des dispositions concernant la confidentialité, ce qui n'est pas le cas pour les documents de dispense en vertu de la LCSA.

Lettre de présentation

La lettre de présentation doit indiquer la dénomination de la société faisant la demande, qu'il s'agit d'une demande fondée sur le paragraphe 151(1) de la LCSA et fournir une description et les détails de la dispense demandée. La lettre doit préciser si la dispense demandée est totale ou partielle. S'il s'agit d'une dispense partielle, le demandeur doit indiquer les conditions imposées par le qui ne s'appliqueraient pas ou encore qui s'appliqueraient à la sollicitation en question.

Le demandeur doit également indiquer s'il désire être dispensé des exigences d'envoyer :

  1. le formulaire de procuration prescrit;
  2. la circulaire de procuration de la direction prescrite; ou
  3. la circulaire de procuration de la direction et le formulaire de procuration prescrits.

Renouvellements

Si le demandeur désire renouveler une dispense qui a été accordée et que les circonstances n'ont pas changé de façon substantielle, il n'est pas nécessaire de remplir une demande détaillée. Une lettre indiquant plutôt que le demandeur désire renouveler une dispense spécifique et que les circonstances n'ont pas changé de façon substantielle sera acceptée. Il est à noter que si le demandeur souhaite modifier le libellé de la dispense, il devra préciser les changements ainsi que les motifs à l'appui dans cette lettre.

Quand la demande doit-elle être faite?

Selon l'alinéa 89(1)(d) du RSARF, une demande doit être faite avant la date d'avis de réunion mentionné dans l'article 149 de la LCSA. Cependant, en dépit du paragraphe 89(1), le directeur peut prolonger l'échéance de la demande de dispense lorsque le demandeur établit qu'aucun préjudice n'en résultera (paragraphe 89(2) du RSARF).

Renseignements supplémentaires demandés par le directeur

Le directeur peut demander tout renseignement supplémentaire qui n'est pas fournis dans la demande afin de décider s'il y a lieu de dispenser la direction des conditions prévues par la LCSA et le RSARF en matière de sollicitation. En vertu de l'article 91 du RSARF, le directeur peut exiger des renseignements supplémentaires du demandeur de la dispense ou d'un tiers. Pour ce qui est des renseignements demandés à un tiers, l'article 92 du RSARF prévoit qu'une copie de tout renseignement obtenu doit être fournie au demandeur et qu'il faut lui donner la possibilité de répondre.

Toutefois, le directeur n'est pas tenu par la LCSA d'exiger des renseignements à la demande d'un tiers ni de permettre à un tiers, comme un dissident, de présenter des observations relativement à une demande faite par une direction.

Renseignements complémentaires

Que fait Corporations Canada ?

Corporations Canada s'assurera que vos documents sont conformes à la LCSA et à toutes les autres exigences et examinera la demande. Pour ce qui est d'une demande de dispense d'envoyer un formulaire de procuration prescrit, le critère général utilisé par le directeur consiste à déterminer si les actionnaires sollicités, advenant le cas où la dispense était accordée, auraient la capacité d'exercer leur droit de vote. Dans le cas d'une demande de dispense de la direction d'envoyer la circulaire prescrite de sollicitation de procurations, le critère consiste à déterminer si les actionnaires disposeraient de suffisamment de renseignements au sujet des affaires commerciales et internes de la société, de sa direction, de la sollicitation et des questions qui feront l'objet d'un vote à l'assemblée des actionnaires afin de prendre une décision éclairée quant à appuyer la direction et à accorder des procurations.

Si accordée, Corporations Canada émettra une dispense (se reporter à l'exemple de dispense à l'annexe D) dont la date d'entrée en vigueur sera la date à laquelle la dispense a été accordée. La dispense est en vigueur seulement à l'égard d'une assemblée spécifique des actionnaires et de tout ajournement de cette assemblée.

Le directeur peut accorder une dispense qui aura un effet rétrospectif (paragrapge 151(1) de la LCSA). Les demandes de dispense rétroactive sont examinées au cas par cas. Une dispense rétroactive sera accordée seulement si le demandeur établit qu'aucun préjudice n'a été causé aux actionnaires sollicités.

Corporations Canada publiera la dénomination sociale de votre société et un bref résumé de la dispense dans son site Web sous la rubrique « Transactions mensuelles de Corporations Canada ».

Délai de traitement d'une demande

L'article 90 du RSARF prévoit que « le directeur accorde, dans les 30 jours suivant la réception d'une demande de dispense, la dispense demandée ou envoie au demandeur un avis écrit motivé de son refus ».

Le personnel de Corporations Canada émettra généralement une dispense ou enverra une réponse appropriée dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de la demande.

Le demandeur souhaitant que le directeur examine sa demande de façon accélérée devrait, lors du dépôt de la demande, porter l'urgence à la connaissance du personnel de Corporations Canada et indiquer la nature de l'urgence.

Facteurs considérés lors de l'examen de la demande

Les demandeurs doivent démontrer qu'une partie ou la totalité des éléments à divulguer dans un formulaire de procuration ou une circulaire de procuration ne sont pas nécessaires dans les circonstances et que les actionnaires ne subiraient aucun préjudice si la direction de la société était dispensée en partie ou en totalité des dispositions de l'article 149 et du paragraphe 150(1) de la LCSA.

Voici des exemples de circonstances dans lesquelles des dispenses partielles ou entières des exigences de la procuration ont été accordées :

  1. La direction prévoit fournir aux actionnaires des documents qui divulguent des renseignements en grande partie équivalents aux renseignements requis par le Règlement.

    Type de dispense accordée : une dispense totale peut être accordée en ce qui a trait à la circulaire de procuration de la direction pourvu que les renseignements en grande partie équivalents soient envoyés.
  2. Les actionnaires ont accès, régulièrement, à suffisamment de renseignements ou ils leur sont fournis, y compris des renseignements financiers, pour exercer leur droit de vote en toute connaissance de cause. Cela peut se produire lorsque la société publie périodiquement des renseignements aux actionnaires par l'intermédiaire de bulletins d'information.

    Type de dispense accordée : Lorsque les renseignements fournis aux actionnaires satisfassent en général aux exigences en matière de divulgation, une dispense totale peut être accordée quant à la circulaire de procuration de la direction. Autrement, une dispense partielle peut être accordée, indiquant les renseignements qui doivent être divulgués aux actionnaires.
  3. Une majorité des actionnaires de la société sont des employés, des dirigeants et/ou des administrateurs de la société et les autres actionnaires sont des investisseurs sophistiqués ou d'anciens employés, administrateurs ou dirigeants de la société qui reçoivent régulièrement des renseignements à jour et raisonnablement complets sur la société et peuvent exercer leur droit de vote.

    Type de dispense accordée : Une dispense totale peut être accordée en ce qui a trait particulièrement à la circulaire de procuration de la direction ou à la circulaire de procuration de la direction et au formulaire de procuration.
  4. Tous les actionnaires ont appuyé la dispense.

    Type de dispense accordée : Une dispense totale peut être accordée en ce qui a trait particulièrement à la circulaire de procuration de la direction ou à la circulaire de procuration de la direction et au formulaire de procuration.

Dans toutes les situations, le directeur tient compte de la nature des questions discutées à la réunion des actionnaires et de leurs répercussions éventuelles sur la société avant de décider d'accorder la dispense. Le directeur examinera minutieusement les propositions qui demandent un changement fondamental ou un changement de contrôle plutôt que les questions courantes.

Conditions de la dispense

Le directeur peut exiger que la direction remette aux actionnaires intéressés une copie de la dispense ainsi que tous les renseignements divulgués ou autrement mis à la disposition des actionnaires.

Lorsqu'il dispense la direction de l'application de l'article 149 et de l'obligation d'envoyer un formulaire de procuration, le directeur peut néanmoins exiger que la direction envoie un tel formulaire aux actionnaires qui en font la demande à la société.

Accès aux renseignements contenus dans la demande

Aux termes de l'article 266 de la LCSA, une personne qui a payé les droits requis peut consulter les documents dont l'envoi au directeur est requis par la LCSA, en faire des copies et en tirer des extraits. Les renseignements fournis au directeur au soutien d'une demande de dispense ne sont pas confidentiels puisqu'ils doivent être déposés pour qu'une dispense puisse être obtenue. Par conséquent, une demande de dispense est du domaine public.

Révocation

Le directeur ne révoque habituellement pas une dispense sans en aviser le demandeur et lui donner la possibilité de présenter de nouveaux faits et motifs à l'appui de la dispense.

Une dispense révoquée cesse d'avoir effet à compter de la date de la revocation.

Infractions

Les demandeurs doivent se rappeler que l'article 250 de la LCSA crée une infraction relativement aux documents qui doivent, aux termes de la LCSA ou du RSARF, être envoyés au directeur ou à une autre personne et qui renferment des renseignements faux ou trompeurs sur un fait important ou qui omettent d'énoncer un fait important.

L'article 250 de la LCSA vise à la fois les documents déposés à l'appui de la demande et les documents/ renseignements divulgués se rapportant à une dispense accordée par le directeur.

Appel de la décision du directeur

Le demandeur qui estime avoir subi un préjudice en raison de la décision du directeur d'accorder ou de refuser d'accorder une dispense peut demander au tribunal, en vertu de l'alinéa 246(c) de la LCSA, de rendre une ordonnance enjoignant au directeur de modifier sa décision.

Annexe A

Modèle de lettre de présentation

Date :

À : Corporations Canada
235, rue Queen
Ottawa (Ontario) K1A 0H5

Objet : (dénomination sociale et numéro de société)
Dispense de la direction des exigences relatives à la sollicitation de procurations

La présente demande est fondée sur le paragraphe 151(1) de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (la « Loi ») afin de dispenser la société des exigences du (« paragraphe 150(1) de la Loi » ou de l'« article 149 et du paragraphe 150(1) de la Loi ») d'envoyer la circulaire de procuration prescrite (« circulaire de procuration de la direction » ou « formulaire de procuration et circulaire de procuration de la direction ») pour l'assemblée (« annuelle » ou « spéciale » ou « annuelle et spéciale ») des actionnaires qui sera tenue le ou vers le (date).

Il s'agit d'une demande de dispense (« totale » ou « partielle »). (Pour une dispense partielle, décrire la dispense demandée, en se reportant aux dispositions du Règlement.)

Vous trouverez ci-joint un exposé des faits du cas et les motifs en faveur de la dispense demandée. Se trouve également ci-joint, un chèque de 250 $ à l'ordre du Receveur général du Canada.

Signature :

En qualité de :

Nom :

Adresse :

Numéro de téléphone :


Annexe B

Exposé des faits

Le présent exposé fournit suffisamment de faits et tous renseignements importants afin de permettre au directeur de prendre une décision éclairée quant à la dispense demandée :

Voici une liste de certains faits qui peuvent être importants :

  1. la date de l'assemblée;
  2. la nature de l'assemblée (c.-à.-d annuelle, spéciale ou annuelle et spéciale) et les points à l'ordre du jour, s'ils sont connus;
  3. la nature de la sollicitation (c.-à.-d obligatoire ou autre);
  4. l'intérêt d'un membre de la direction, le cas échéant, dans l'action à laquelle la sollicitation se rapporte;
  5. que le demandeur est ou non une société ayant fait appel au public;
  6. les caractéristiques des actionnnaires (c.-à.-d leur emplacement géographique, leur niveau de sophistication, etc.);
  7. d'autres sources de renseignements généralement à la disposition des actionnaires (p. ex. communiqués de presse, bulletins de la société, documents divulgués en vertu des lois sur les valeurs mobilières, etc.);
  8. les renseignements principaux et autres renseignements/formulaires que la direction se propose de divulguer, en indiquant les dérogations aux exigences du Règlement (il pourrait être approprié d'inclure, et le directeur peut exiger d'examiner, une copie des renseignements/formulaires qui seraient envoyés);
  9. la méthode de diffusion de l'information.

Annexe C

Motifs

La présente demande est fondée sur le paragraphe 151(1) de la Loi canadienne sur les sociétés par actions qui autorise le directeur à dispenser la direction des exigences de l'article 149 et du paragraphe 150(1) de la Loi.

La dispense, si elle est accordée, ne privera pas les actionnaires sollicités des renseignements nécessaires pour prendre une décision éclairée quant à appuyer la société et à accorder des procurations.

En particulier, la dispense doit être accordée pour les raisons suivantes :

Voici une liste de certains des motifs possibles :

  1. Les actionnaires ont régulièrement accès à des renseignements suffisants, motamment les renseignements financiers, pour prendre une décision éclairée à l'assemblée. Ceci peut se produire dans le cas où, selon les circonstances, la société fournit périodiquement des renseignements aux actionnaires par l'intermédiaire de bulletins qu'elle publie volontairement ou pour se conformer aux règles concernant les valeurs mobilières, la bourse ou le marché.
  2. La direction a proposé de fournir aux actionnaires les documents qui divulguent des renseignements qui sont en grande partie équivalents aux renseignements requis par le Règlement.
  3. Certains renseignements dont la divulgation est requise par le Règlement ont peu de valeur pour les actionnaires dans les circonstances et ne sont pas disponibles ou que leur divulgation serait préjudiciable à la société ou à d'autres personnes.
  4. Les deux éléments suivants :
    1. La majorité des actionnaires, même s'ils sont plus de 50, sont des employés, des dirigeants ou des administrateurs de la société (ou d'anciens employés, dirigeants ou administrateurs habitant dans la même région que la société); et
    2. les autres actionnaires sont des investisseurs institutionnels/sophistiqués (c.-à.-d des investisseurs importants), des initiés de la société ou d'autres personnes qui participent étroitement aux affaires commerciales et internes de la société et qui sont en mesure d'exercer leur droit de vote.
  5. Tous les actionnaires ont donné leur consentement à la dispense.

Annexe D

Modèle de dispense

Canada Business Corporations Act
Loi canadienne sur les
sociétés par actions
No. de la décision : E-000/08
No. du dossier : 123456-7

AFFAIRE CONCERNANT LE DIRECTEUR NOMMÉ EN VERTU DE
LA LOI CANADIENNE SUR LES SOCIÉTÉS PAR ACTIONS

ET

LA DEMANDE DE LA DIRECTION DE

ABC INC.

(la « Société »)

AFIN D'OBTENIR UNE DISPENSE EN VERTU DU PARAGRAPHE 151(1)
DE LA LOI CANADIENNE SUR LES SOCIÉTÉS PAR ACTIONS

DISPENSE

EN RÉPONSE À LA DEMANDE de la direction de la Société en vertu du paragraphe 151(1) de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (la « Loi »), de la dispenser totalement des exigences de l'article 149 et du paragraphe 150(1) de la Loi d'envoyer le formulaire de procuration et la circulaire de procuration de la direction en la forme prescrite aux fins de l'assemblée annuelle des actionnaires qui aura lieu le ou vers le 1er décembre 2008;

ET À LA SUITE de l'examen des documents de la demande et étant satisfait qu'il y a raison suffisante de le faire;

IL EST DÉTERMINÉ PAR LA PRÉSENTE que la direction de la Société est totalement dispensée d'envoyer le formulaire de procuration et la circulaire de procuration de la direction en la forme prescrite aux fins de l'assemblée annuelle des actionnaires qui aura lieu le ou vers le 1er décembre 2008 à l'égard des exigences de l'article 149 et du paragraphe 150(1) de la Loi.

CETTE DISPENSE est accordée aux conditions suivantes :

  1. Que la direction fournisse aux actionnaires, annuellement, les renseignements financiers et un rapport annuel de la société.
  2. Que l'assemblée annuelle à l'égard de laquelle cette dispense se rapporte ne soit pas tenue après le 31 janvier 2009.

FAIT le 27e jour d'octobre 2008.

Champ de saisie du prénom et du nom de famille
Directeur adjoint
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