Service de préapprobation d'annexes (SPAA) – Questions et réponses

Questions générales

Qui peut utiliser le Service de préapprobation d'annexes (SPAA)?

Le SPAA est disponible pour les usagers des services en ligne de Corporations Canada qui :

• utilisent fréquemment le centre de dépôt des formulaires en ligne de Corporations Canada pour déposer des statuts constitutifs en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA);
• se servent à plusieurs reprises de leurs propres dispositions modèles lors de nouvelles constitutions en vertu de la LCSA.

Au nombre des usagers, nous notons les cabinets d'avocats, les maisons de recherche et les autres fournisseurs offrant des services de constitution en société.

Quel est l'avantage d'utiliser le SPAA?

Le SPAA offre deux principaux avantages. Premièrement, au moment de faire une constitution en société en ligne, vous n'aurez plus besoin d'entrer sans cesse les mêmes dispositions. Vos annexes préapprouvées seront chacune dotées d'un numéro d'identification d'annexe. Il suffira d'entrer le numéro d'identification d'annexe dans toute demande de statuts constitutifs en ligne en vertu de la LCSA, et vos annexes préapprouvées seront automatiquement jointes à votre demande. Deuxièmement, vous recevrez un service plus rapide car vos annexes préapprouvées n'auront pas à être examinées par le personnel de Corporations Canada dans le cadre d'une demande en ligne de statuts constitutifs en vertu de la LCSA. Par exemple, si votre demande de constitution en société déposée en ligne comporte un numéro matricule ou une dénomination approuvée au préalable et qu'elle ne contient que des annexes préapprouvées, vous pourrez recevoir votre certificat de constitution en société en très peu de temps car aucun autre examen ne sera nécessaire.

Puis-je utiliser le SPAA pour d'autres services?

Non. Pour l'instant, le SPAA n'est disponible que pour les demandes de statuts constitutifs en vertu de la LCSA déposées en ligne.

Comment utiliser le SPAA?

Premièrement : Vous devez faire une demande pour devenir un usager SPAA (vous aurez à le faire que la première fois que vous utiliserez le service).

Deuxièmement : Présentez vos annexes pour une préapprobation en remplissant le formulaire de demande de préapprobation d'annexes.

Troisièmement : Faites une demande de statuts constitutifs en ligne en utilisant vos annexes pré-approuvées.

Questions concernant la demande pour devenir un usager du SPAA

Comment procéder pour devenir un usager du SPAA?

Vous trouverez le formulaire d'inscription dans le « Service de préapprobation d'annexes (SPAA) » sous la section intitutée « renseignements généraux » dans notre site Web. Imprimez et remplissez le formulaire de demande, puis faites-nous le parvenir par télécopieur au 613-941-4803 ou balayez-le et envoyez-le par courriel à Corporations Canada.

Qu'est-ce que je recevrai de Corporations Canada?

Corporations Canada traitera votre demande, puis vous fournira un numéro d'identification de client, un nom d'usager et un mot de passe. Vous aurez besoin de ces trois pièces d'information au moment de faire une demande de préapprobation d'annexes.

Combien de temps cela prendra-t-il?

Corporations Canada tentera de traiter ces demandes à l'intérieur de 48 heures. Il se peut qu'il y ait des délais selon le volume de demandes reçues.

Si je suis déjà un intermédiaire enregistré, ai-je besoin de faire une demande pour devenir un usager de SPAA?

Non, si vous avez déjà un numéro d'identification de client, un nom d'usager et un mot de passe, vous pouvez tout simplement utiliser ces renseignements au moment de déposer le formulaire de demande de préapprobation d'annexes.

Puis-je avoir différents usagers de service SPAA au sein d'une même organisation?

Cela dépend de vous. En règle générale, le numéro d'identification de client sera spécifique à votre organisation, mais votre nom d'usager et votre mot de passe seront spécifiques à la personne qui remplie le formulaire (c.-à-d., la personne-ressource indiquée sur le formulaire de demande d'usager de SPAA). Si vous voulez partager le nom d'usager et le mot de passe avec d'autres membres de votre organisation, c'est votre choix.

Quoi faire si je perds ou si j'oublie mon mot de passe?

Communiquez avec Corporations Canada au 1-866-333-5556 ou par courriel à Corporations Canada. Nous ferons parvenir les renseignements de départ à la personne-ressource initiale.

Questions concernant la présentation des annexes en vue d'une préapprobation :

Maintenant que je suis un usager de service de SPAA, quelles sont les démarches à suivre pour obtenir la préapprobation de mes annexes?

Dans le menu du Centre de dépôt des formulaires en ligne de Corporations Canada, sous la section intitulée « Autres formulaires », rendez vous à « demande de préapprobation d'annexes  ». Vous n'aurez qu'à remplir et soumettre ce formulaire. Le personnel de Corporations Canada examinera vos documents et, une fois les annexes préapprouvées, vous recevrez un numéro d'identification d'annexe unique pour chaque annexe pré-approuvée. Ces annexes préapprouvées seront conservées électroniquement auprès de Corporations Canada.

Dans quels formats dois-je vous faire parvenir mes annexes?

Les types de fichiers acceptables sont les suivants : *.pdf, *.doc, *.txt, *.gif, *.jpg, *.jpeg et *.wpd

Puis-je déposer des annexes pour toutes les sections d'une demande de statuts constitutifs?

Non. Vous ne pouvez utiliser les annexes préapprouvées que pour les quatre sections des statuts constitutifs suivantes :

• catégories et nombre maximal d'actions
• restrictions relatives sur le transferts des actions
• restrictions relatives aux limites imposées à l'activité commerciale de la société
• autres dispositions

Puis-je utiliser une seule annexe pour l'ensemble des quatre sections?

Non. Chaque annexe préapprouvée ne peut contenir que des dispositions relatives à une section. Par conséquent, afin de traiter sur les dispositions des quatre sections susmentionnées, vous devrez présenter quatre annexes distinctes aux fins de préapprobation.

Quelle est la différence entre un « ensemble défini d'annexes » et des « annexes interchangeables »?

Au moment de présenter une demande de préapprobation d'annexes, nous vous demanderons d'indiquer si vous voulez utiliser les annexes en tant que (1) un ensemble défini d'annexes ou en tant que (2) des annexes interchangeables.

Si vous choisissez un « ensemble défini d'annexes », Corporations Canada approuvera au préalable les annexes comme un ensemble et vous devrez toujours les utiliser comme un ensemble pour toute demande ultérieure de statuts constitutifs déposée en ligne. Vous aurez l'option d'avoir un ensemble d'au moins deux annexes relatives à deux sections distinctes ou jusqu'à quatre annexes relatives à toutes les quatre sections.

Si vous choisissez les « annexes interchangeables », Corporations Canada approuvera au préalable chaque annexe séparément et vous pourrez les utiliser de manière interchangeable pour toute demande ultérieure de statuts constitutifs vertu de la LCSA déposées en ligne. Par exemple, vous pourrez présenter une demande de préapprobation d'annexes contenant deux annexes différentes chacune avec des dispositions différentes relatives à la structure du capital-actions. Une fois les annexes préapprouvées, vous pourrez en utiliser une dans votre demande pour une des sections des statuts constitutifs en vertu de la LCSA déposée en ligne et la combiner à d'autres annexes préapprouvées, à un texte prédéfini, ou encore la joindre à votre propre texte que vous aurez inscrit dans la case réservée à cet effet pour les autres sections.

Une annexe ne sera préapprouvée par Corporations Canada comme étant une « annexe interchangeable » que si les dispositions contenues dans cette annexe peuvent être utilisées seules. C'est-à-dire que les dispositions de cette annexe ne peuvent aucunement être reliées aux dispositions d'une autre section des statuts. Par exemple, si vous présentez une annexe qui énonce des restrictions sur deux catégories d'actions différentes définies ailleurs dans la demande de statuts constitutifs, cette annexe ne sera pas préapprouvée comme « annexe interchangeable ». Le personnel de Corporations Canada déterminera, au cours du processus initial d'examen, si l'annexe est adéquate et peut être utilisée seule.

Que se passera-t-il après le dépôt de mon formulaire de demande de préapprobation d'annexes?

Lorsque le personnel de Corporations Canada aura terminé l'examen de votre demande de préapprobation d'annexes, vous recevrez un rapport de préapprobation d'annexe qui indiquera si vos annexes ont été préapprouvées ou non. Si vos annexes ne sont pas préapprouvées, vous recevrez une explication des éléments manquants. Si vos annexes sont préapprouvées, vous recevrez un numéro d'identification d'annexe unique pour chaque annexe préapprouvée.

Sous quel format les annexes seront-elles retournées?

Vos annexes préapprouvées vous seront retournées sous format .pdf.

Qu'est-ce qu'un numéro d'identification d'annexe?

Il s'agit d'un identificateur assigné à une annexe préapprouvée. Si vos demandes ont été pré-approuvées, vous recevrez un numéro d'identification d'annexe unique pour chaque annexe préapprouvée. Veuillez prendre note que chaque annexe préapprouvée dans une « ensemble défini d'annexes » recevra son propre numéro d'identification d'annexe.

Combien de temps dois-je attendre pour obtenir mon rapport de préapprobation d'annexe?

Corporations Canada tentera de traiter les demandes dans les plus brefs délais. Une norme de service appropriée sera déterminée lorsque le service aura été mis en œuvre pour une période de temps raisonnable.

Qu'arrivera-t-il si je présente trois annexes en tant qu'un « ensemble défini d'annexes », et que seulement deux sont acceptables?

Vous devrez déposer à nouveau tout l'ensemble.

Qu'arrivera-t-il si je présente trois annexes en tant qu'« annexes interchangeables », et que seulement deux sont acceptables?

Les annexes qui sont préapprouvées obtiendront des numéros d'identification d'annexes. Toutefois, l'annexe défaillante devra être corrigée et déposée à nouveau.

Y a-t-il des frais pour ce service?

Il n'y a actuellement aucun frais pour ce service.

Questions concernant la constitution en société au moyen d'annexes préapprouvées

Comment puis-je utiliser mes annexes préapprouvées?

Au moment de compléter une demande de statuts constitutifs en vertu de la LCSA déposée en ligne, vous aurez la possibilité d'utiliser une annexe préapprouvée aux sections où il est possible de le faire. Par exemple, dans la section 4 des statuts constitutifs, lorsqu'on vous demandera de décrire la structure du capital-actions de la société, vous devrez choisir « Pour les usagers SPAA seulement, utilisez une annexe préapprouvée si un numéro d'identification d'annexe a été émis par Corporations Canada.  » Vous devrez ensuite entrer le numéro d'identification d'annexe. L'annexe préapprouvée sera automatiquement jointe à votre demande de statuts constitutifs déposée en ligne.

Puis-je visionner les annexes jointes avant de déposer la demande?

Non. Notre système actuel ne le permet pas. Il est possible que le système informatique que nous envisageons développer offre cette option. Nous serons en mesure de mieux évaluer les besoins de nos clients lorsque cette initiative aura été en place pendant un certain temps.

Puis-je ajouter un texte ou des dispositions supplémentaires à une annexe préapprouvée?

Non. L'annexe préapprouvée que vous choisirez d'insérer dans une section donnée des statuts constitutifs déposées en ligne, devra inclure toutes les dispositions pertinentes à cette section. Vous ne pourrez pas ajouter un texte supplémentaire ou un deuxième numéro d'identification d'annexe.

Je reçois un message qui m'indique que le champs « numéro d'identification d'annexe » est invalide. Pourquoi?

Vérifiez si vous utilisez des numéros d'identification d'annexe faisant partie d'un ensemble défini d'annexes. Si vous utilisez des annexes qui ont été préapprouvées par Corporations Canada en tant qu'« ensemble défini d'annexes », vous ne pourrez les utiliser qu'en tant qu'un ensemble dans le cadre d'une demande de statuts constitutifs en vertu de la LCSA déposées en ligne. Par exemple, votre ensemble défini d'annexes peut se composer d'une annexe préapprouvée relative à la structure du capital-actions (dont le numéro d'identification d'annexe est le 4545) et d'une annexe préapprouvée relative aux restrictions sur le transfert des actions (dont le numéro d'identification d'annexe est le 2020). Si vous inscrivez le numéro d'identification d'annexe 4545 dans la section relative à la structure du capital-actions, vous devrez inscrire le numéro d'identification d'annexe 2020 dans la section sur les restrictions sur le transfert des actions. Notre système ne vous permettra pas d'utiliser l'un sans l'autre.

Puis-je utiliser une annexe préapprouvée pour une disposition et mon propre texte pour les autres?

Oui. Vous pouvez faire une demande de statuts constitutifs en utilisant des annexes préapprouvées et des dispositions non approuvées au préalable. Par exemple, vous pouvez utiliser une annexe préapprouvée pour une section de la demande de statuts constitutifs, puis choisir un texte prédéfini ou encore choisir votre propre texte que vous inscrirez dans la case réservée à cet effet pour les autres sections. Si vous avez un ensemble défini de deux annexes préapprouvées (par exemple, dont le numéro d'identification d'annexe est le 4545 qui traite sur la structure du capital-action et le numéro d'identification d'annexe 2020 qui traite sur les restrictions sur le transfert des actions), vous aurez à utiliser ces deux annexes ensemble comme un ensemble dans une même demande de statuts constitutifs, mais vous pourrez choisir un texte prédéfini ou composer votre propre texte que vous inscrirez dans la case réservée à cet effet pour les autres sections. Veuillez cependant prendre note que chaque fois que des dispositions non préapprouvées sont inscrites dans une demande de statuts constitutifs en vertu de la LCSA déposées en ligne, le personnel de Corporations Canada devra examiner ladite demande. Par conséquent, la demande sera plus longue à traiter que si vous n'aviez utilisé que des annexes préapprouvées.

Est-ce que les numéros d'identification d'annexe seront préservés si je sauvegarde ou dépose à nouveau ma demande?

Oui.

Qu'arrivera-t-il si j'entre un mauvais numéro d'identification d'annexe dans la demande de statuts constitutifs?

Il vous incombe, lors d'une demande de statuts constitutifs déposée en ligne, de vous assurer que vous avez entré le numéro d'identification d'annexe qui correspond à l'annexe désirée. Les erreurs devront être corrigées conformément à l'énoncé de politique 2.7 de Corporations Canada, intitulé « Demandes de rectification visant les certificats délivrés en applications de la LCSA », et seront assujetties à des frais applicables de 200,00 $.

Que dois-je faire si je perds ou si j'oublie mon numéro d'identification d'annexe?

Communiquer avec Corporations Canada au 1-866-333-5556 ou par courriel à Corporations Canada. Nous ferons parvenir les renseignements de départ à la personne-ressource initiale.