Intermédiaires enregistrés - questions et réponses

Foire aux questions

Q1. Qu’est-ce qu’un intermédiaire enregistré?

R1. Un intermédiaire enregistré est une organisation qui a reçu de Corporations Canada le statut d'intermédiaire enregistré. L’intermédiaire enregistré a accès à des services spécialisés de Corporations Canada.

Q2. Mon organisation aurait-elle avantage à devenir un intermédiaire enregistré?

R2. Si votre société utilise le Centre de dépôt en ligne de Corporations Canada régulièrement pour fournir divers services de dépôts pour le compte de multiples sociétés, vous auriez avantage à devenir un intermédiaire enregistré. Si par contre vous ne déposez des documents qu’au nom d’une seule société, le statut d’intermédiaire enregistré n’est probablement pas pour vous. Les services spécialisés offerts aux intermédiaires enregistrés ne sont utiles que si vous déposez des documents au nom de multiples sociétés.

Q3. Quels sont les services spécialisés offerts aux intermédiaires enregistrés?

R3. Les intermédiaires enregistrés ont accès aux services spécialisés suivants :

  • Accès à de multiples sociétés en utilisant qu’un seul code clé :
    • Ce service vous permet de déposer des documents au nom de multiples sociétés sans avoir à obtenir et à fournir une clé de société individuelle pour chacune des sociétés.
  • Service de préapprobation d'annexes (SPAA) :
    • Ce service permet aux utilisateurs fréquents d’obtenir une préapprobation des dispositions sur mesure qui leur sont propres, lesquelles seront conservées en tant qu’« annexes » par Corporations Canada. Ces annexes peuvent ensuite être utilisées pour toute demande ultérieure en ligne de statuts constitutifs en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA).
  • Service de réservation de dénominations numériques :
    • Ce service permet de réserver de cinq (5) à cinquante (50) dénominations numériques qui peuvent être utilisées pour toute demande ultérieure de constitution en société, de fusion ou de prorogation en vertu de la LCSA. Il est à noter que toutes les dénominations numériques doivent se terminer par « Canada Inc. ».
  • Fonction de documents joints :
    • Cette fonction permet de joindre des documents comme des lettres d'autorisation à des demandes en ligne.
  • Fonction de remplissage rapide :
    • Cette fonction permet à l'intermédiaire enregistré de créer et de stocker un profil personnalisé aux fins de dépôt ultérieur.

Q4. Y a-t-il des frais pour devenir un intermédiaire enregistré?

R4. Non.

Q5. Le statut d’intermédiaire enregistré peut-il être accordé à tous?

R5. Le statut d’intermédiaire enregistré est accordé à la discrétion de Corporations Canada aux sociétés qui respectent les critères suivants :

  1. Votre société (p. ex. cabinet d’avocats, cabinet comptable, fournisseur de services d’entreprise) doit déposer régulièrement des documents auprès de Corporations Canada au nom de multiples sociétés, ET
  2. Votre société a déjà établi des relations avec Corporations Canada.

NOTA : Le deuxième point permet à Corporations Canada d’effectuer une vérification de la fiabilité avant d’accorder le statut d’intermédiaire enregistré. Ainsi, si vous n’avez jamais établi de relation avec Corporations Canada, il est peu probable qu’un statut d’intermédiaire enregistré vous soit accordé sur-le-champ.

Q6. Comment puis-je demander un statut d’intermédiaire enregistré?

R6. Vous devez remplir et soumettre le formulaire de demande à Corporations Canada qui se chargera de l’examiner.

Q7. Où dois-je envoyer ma demande?

R7. Une fois le formulaire de demande rempli, il suffit de l’imprimer et de le transmettre par télécopieur au 613-941-4803, ou de le numériser et le transmettre en pièce jointe par courriel à Corporations Canada.

Q8. Combien de temps faudra-t-il pour traiter ma demande?

R8. Corporations Canada déploiera tous les efforts possibles pour examiner votre demande dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception.

Q9. Comment saurai-je si mon statut d’intermédiaire enregistré a été approuvé?

R9. Lorsque votre demande de statut d'intermédiaire enregistré aura été examinée, Corporations Canada vous enverra par courriel un avis d'approbation ou de refus à l'adresse électronique indiquée sur le formulaire de demande.

Q10. Que reçoit un intermédiaire enregistré lorsque sa demande est approuvée par Corporations Canada?

R10. Un intermédiaire enregistré reçoit un numéro d'identification et une clé d'intermédiaire enregistré qui permettent de soumettre de multiples demandes sans avoir à fournir les clés de sociétés individuelles.

Q11. Qu’est-ce qu’une clé d’intermédiaire enregistré?

R11. Une clé d'intermédiaire enregistré est un code d'accès qui permet à un intermédiaire enregistré de déposer des documents au nom de multiples sociétés en utilisant qu'un seul code clé.

Q12. Pourquoi ai-je besoin d’une clé d’intermédiaire enregistré et d’un numéro d’identification?

R12. La clé et le numéro d'identification vous identifient comme intermédiaire enregistré, ce qui vous permet automatiquement d'utiliser plus efficacement l'ensemble du système en ligne, en particulier lors de soumissions multiples.

Q13. Comment dois-je utiliser ma clé et mon numéro d’identification d’intermédiaire enregistré?

R13. Votre numéro d'identification et votre clé vous permettent d'entrer en communication avec le Centre de dépôt en ligne de Corporations Canada, où vous pouvez commencer à déposer des documents au nom de multiples sociétés. Vous aurez également accès à d'autres fonctions et services comme le Service de préapprobation d’annexes (SPAA).  Veuillez consulter le Guide expliquant le service de préapprobation d'annexes (SPAA).

Q14. Une organisation peut-elle avoir plus d’une clé d’intermédiaire enregistré et plus d’un numéro d’identification?

R14. Lorsqu’une organisation détient des bureaux dans plus d'une région géographique, elle peut établir une identité d'intermédiaire enregistré dans chacune de ces régions géographiques. Cependant, chaque région devra faire une demande distincte de statut d’intermédiaire enregistré, et se verra accorder un numéro d'identification et une clé uniques.

Q15. Que dois-je faire si je perds ma clé d’intermédiaire enregistré?

R15. Lorsqu’une clé est perdue, l'intermédiaire enregistré doit communiquer avec nous par courriel à Corporations Canada ou par télécopieur au 613-941-4803. Dès qu’une nouvelle clé est émise, l'ancienne clé est désactivée. Pour éviter un tel inconvénient, nous suggérons de prendre soin de votre clé avec la même attention que vous accorderiez à tout autre actif important de la société.

Q16. L’intermédiaire enregistré a-t-il des responsabilités particulières?

R16. À titre d’intermédiaire enregistré, vous êtes responsable du numéro d’identification et de la clé d’intermédiaire enregistré, ainsi que des faits et gestes de ceux qui les utilisent. Vous êtes en outre responsable de tous les renseignements transmis à Corporations Canada à l’aide du numéro d’identification et de la clé; vous devez donc vous assurer que les renseignements respectent toutes les exigences réglementaires.

Q17. Mon statut d’intermédiaire enregistré peut-il être révoqué?

R17. Oui. Corporations Canada se réserve le droit de révoquer en tout temps le statut d’intermédiaire enregistré. La révocation sera envisagée si Corporations Canada a des raisons de mettre en doute la fiabilité d’un intermédiaire enregistré, si une plainte est formulée à l’endroit d’un intermédiaire enregistré ou si le numéro d’identification et la clé d’un intermédiaire enregistré n’ont pas été utilisés pendant une période de 12 mois ou plus.

Q18. J’ai vu l’expression « clé de société », s’agit-il de la même chose qu’une clé d’intermédiaire enregistré?

R18. Non. Une clé de société ressemble à une clé d'intermédiaire enregistré, en ce sens qu’un code d'accès doit aussi être entré, accompagné du numéro de la société, avant que certaines transactions en ligne puissent être effectuées sur le site du Centre de dépôt en ligne de Corporations Canada. Toutefois, les clés de société sont utilisées par des sociétés individuelles qui soumettent des documents en leur propre nom, alors qu'une clé d'intermédiaire permet à un intermédiaire enregistré de déposer des documents au nom de multiples sociétés au moyen d'un seul code clé.

Q19. Je suis un intermédiaire enregistré et les renseignements que j’ai fournis dans le formulaire de demande viennent de changer. Comment puis-je les mettre à jour?

R19. Pour mettre à jour les renseignements contenus dans votre formulaire de demande, veuillez nous transmettre les modifications par courriel à Corporations Canada ou par télécopieur au 613-941-4803.