Chapitre 2 - La constitution en société

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Une fois que vous aurez décidé de constituer une société par actions, vous devez remplir les formulaires nécessaires auprès de Corporations Canada. La façon la plus simple est d'utiliser le Centre de dépôt en ligne qui se trouve dans le site Web de Corporations Canada.

2.1 Rôle de Corporations Canada

Sur réception de votre demande de constitution en société, Corporations Canada vérifie si vos statuts constitutifs sont complets, présentés en bonne et due forme et si la dénomination sociale proposée est acceptable. Dans l'affirmative, vous recevrez un certificat de constitution ainsi que vos statuts constitutifs, la dénomination sociale de la société, son numéro de société et sa date de constitution.

Vous recevrez aussi une fiche de renseignements concernant la société où vous y trouverez le numéro de clé de société. Une clé de société est le code d'accès nécessaire pour effectuer certaines transactions en ligne dont la mise-à-jour de l'information concernant l'adresse du siège social ou de l'information concernant les administrateurs. Si vous perdez la clé, il faudra demander une nouvelle clé afin d'être en mesure d'effectuer ces transactions en ligne. Vous pouvez demander une nouvelle clé dans le Centre de dépôt en ligne : cliquez sur « Obtenir une clé de société » et suivez les instructions.

La date de constitution en société est la date de réception des statuts et des droits prescrits par Corporations Canada. Il est possible de demander une date ultérieure à la date de réception des statuts, vous devez en faire la demande au moment du dépôt des statuts.

La dénimonation sociale de votre société, sa date de constitution et d'autres renseignements figureront dans la base de données des sociétés fédérales affichée dans le site Web de Corporations Canada.

2.2 Comment déposer vos statuts constitutifs

Vos statuts constitutifs et les autres documents pertinents peuvent être déposés comme suit :

• En ligne : au moyen du Centre de dépôt en ligne. Vous y trouverez les étapes à suivre pour constituer votre société en ligne.
• Par courriel, par télécopieur, ou par la poste. Les coordonnées nécessaires figurent au chapitre à votre service.

2.3 Renseignements à fournir pour remplir les statuts constitutifs

Vous trouverez dans la présente section des indications sur la façon de remplir les statuts constitutifs. Les rubriques sont présentées dans l'ordre qu'elles apparaissent dans les statuts constitutifs. Les dispositions proposées sont des dispositions utilisées fréquemment par les fondateurs et ne traitent pas de tous les aspects de la LCSA. Il s'agit d'exemples qui ne sont ni obligatoires ni exhaustifs. Il peut être souhaitable de consulter un conseiller juridique ou tout autre professionnel avant de faire une demande de constitution en société.

Vous trouverez aux Annexes A et B des exemples de statuts constitutifs.

2.3.1 La dénomination sociale

Indiquez la dénomination sociale proposée

ou

Si vous désirez que Corporations Canada vous attribue une dénomination numérique :

• en ligne : choisir l'option « Demander une dénomination sociale assignée » et suivre les instructions.
• En format papier : laissez un espace blanc, inscrivez le mot « Canada » et ajoutez l'élément juridique de votre choix (Inc., Ltée, Corp, etc.),

  par exemple : __________CANADA Inc.

Toute société par actions doit posséder une dénomination sociale; il peut aussi s'agir d'une dénomination numérique. La dénomination d'une société doit être différente de celle de toutes les autres sociétés par actions. Corporations Canada applique des normes très strictes en ce qui concerne l'attribution des dénominations sociales. Vous trouverez des informations concernant les dénominations numériques à la fin de cette section.

En quoi consiste une dénomination sociale?

Une dénomination sociale se compose de trois éléments :

• un élément distinctif (comme un nom de famille ou un autre terme unique);
• un élément descriptif (par exemple fabrication, consultants ou import-export);
• un élément juridique obligatoire (tel que limitée, incorporée ou corporation).

Demande de dénomination sociale

Pour que Corporations Canada vous attribue l'usage exclusif d'une dénomination sociale au Canada, vous devez fournir les deux éléments suivants:

1. Rapport NUANS de recherche de dénominations: il s'agit d'un rapport faisant état de la similarité entre une dénomination proposée ou une marque proposée et celles qui se trouvent dans la base de données NUANS qui contient des dénominations sociales actuelles et réservées ainsi que des marques de commerce enregistrées ou faisant l'objet d'une demande au Canada. Ce rapport est valide pour une période de 90 jours. Si vous ne présentez pas votre demande de constitution en société dans cette période, vous devrez obtenir un nouveau rapport.
   
   Vous pouvez obtenir votre rapport NUANS de recherche de dénominations de deux façons :
   1. En commandant vous-même le rapport en ligne dans le site Web de NUANS. Le système offre un accès en ligne au service de recherche NUANS. Vous devez vous assurer de bien comprendre les règlements et les politiques à respecter pour qu'une dénomination sociale soit approuvée par Corporations Canada. Les demandeurs doivent noter qu'un Rapport NUANS de recherche de dénominations peut être rejeté si la recherche n'est pas faite adéquatement, par exemple si la recherche n'a pas été faite sous le bon terme ou encore si la dénomination ne satisfait pas aux exigences de la LCSA. Il y a des frais approximatifs de 20$ pour utiliser ce service. Les frais peuvent être payés par carte de crédit (American Express, MasterCard ou Visa.
   2. En commandant le rapport auprès d'une maison de recherche spécialisée moyennant des frais. Une maison de recherche est une entreprise privée qui peut vous donner des conseils quant à la disponibilité d'une dénomination sociale. Vous trouverez une liste de ces firmes dans le site Web de NUANS ou dans les pages jaunes de votre annuaire téléphonique sous la rubrique Recherches juridiques, de titres et d'archives.
2. Des renseignements sur la dénomination. L'attribution d'une dénomination sociale sera facilitée si vous fournissez des renseignements par écrit concernant les circonstances qui vous ont conduit à choisir la dénomination sociale proposée. Il est fortement recommandé d'utiliser le formulaire Renseignements sur les dénominations sociales. Ce formulaire peut être téléchargé à partir du site Web de Corporations Canada. Au lieu de fournir le formulaire, il est aussi possible de soumettre une lettre. Dans cette lettre, vous décrivez les activités (produits et services) de la société et la clientèle visée, et précisez le lieu d'affaires prévu ainsi que l'origine de l'élément distinctif de la dénomination sociale proposée.

Si vous avez l'intention de faire des affaires dans la province de Québec, veuillez noter que la province de Québec ne fournit pas données à NUANS, vous avez la responsabilité de vérifier avec le Registraire des entreprises du Québec que la dénomination sociale choisie n'est pas utilisée au Québec par une autre entreprise. Vous n'avez pas à fournir un rapport du Registraire des entreprises du Québec avec vos statuts constitutifs.

La dénomination sociale que vous proposez sera-t-elle acceptée?

Corporations Canada étudiera votre demande afin de déterminer si la dénomination sociale proposée peut vous être attribuée. Différents aspects seront examinés dont les suivants :

• La dénomination proposée comporte-t-elle des expressions ou des termes prohibés (par exemple « Colline du Parlement », « GRC », « Coopérative », ou « Nations Unies »?
• Est-elle obscène?
• Est-elle trop générale?
• Est-elle uniquement composée d'un nom géographique, comme Nord-Ouest Inc., ou d'un nom comme Pierre Tremblay Inc.?
• Ressemble-t-elle à une marque de commerce ou une marque officielle ou une dénomination commerciale d'une autre société par actions au point que les deux dénominations semblent désigner la même entreprise? Ou est-elle si semblable qu'on pourrait croire que les deux entreprises sont affiliées?
• Une société étrangère affiliée à la société par actions proposée possède-t-elle une dénomination semblable? Dans l'affirmative, nous pourrions vous demander de fournir le consentement écrit de la société étrangère affiliée et d'ajouter un élément à la dénomination proposée pour la distinguer (par exemple, Consultants ABBA Canada Inc.).

Refus d'attribuer une dénomination sociale

Les fondateurs sont parfois étonnés que Corporations Canada n'approuve pas la dénomination sociale proposée, notamment si le Rapport NUANS de recherche de dénominations semble indiquer qu'il n'en existe pas de semblable. Cependant, il arrive que Corporations Canada doive refuser d'attribuer une dénomination parce que les renseignements fournis avec la demande sont insuffisants.

Lorsque Corporations Canada n'approuve pas la dénomination proposée, votre entreprise ne peut être constituée en société par actions. Dans ce cas, un avis vous est envoyé indiquant les motifs de la décision. Vous pouvez présenter alors des renseignements supplémentaires pour appuyer l'approbation de la dénomination sociale ou proposer une dénomination sociale différente.

Il est possible que vous deviez fournir un nouveau Rapport NUANS de recherche de dénominations si la date du premier rapport remonte à plus de 90 jours ou si la dénomination sociale proposée n'est plus la même.

Approbation préalable de la dénomination sociale

Pour établir avec certitude que la dénomination sociale de votre choix est disponible avant de déposer vos statuts constitutifs, vous pouvez obtenir une approbation préalable. Vous devez faire la demande d'une approbation préalable en utilisant le Centre de dépôt en ligne ou par écrit à Corporations Canada. Si la dénomination choisie est acceptée, vous recevrez une lettre indiquant que la dénomination choisie vous est réservée pendant 90 jours à compter de la date de votre Rapport NUANS de recherche de dénominations. Vous pourrez ensuite soumettre vos statuts constitutifs en utilisant la dénomination sociale réservée.

Dénomination numérique

En guise de dénomination sociale, vous pouvez demander à Corporations Canada d'attribuer à votre société une dénomination numérique (par exemple, 1234567 Canada Ltée). Corporations Canada vous assignera le prochain numéro disponible. Il faut faire la demande d'une dénomination numérique au moment du dépôt des statuts constitutifs. Dans ce cas, vous n'avez pas à joindre de rapport NUANS. Plusieurs entreprises choisissent cette option lorsque la dénomination sociale a peu d'importance. Elles peuvent ainsi accélérer le traitement de leur demande et économiser les frais exigés pour un rapport NUANS.

Il est aussi possible de se faire attribuer une dénomination numérique dans un premier temps et de déposer ultérieurement une demande de dénomination sociale. Certains fondateurs procèdent ainsi lorsqu'ils doivent de toute urgence constituer une société et qu'ils n'ont pas suffisamment de temps pour faire approuver une dénomination sociale. Pour remplacer une dénomination numérique par une dénomination sociale, vous devez modifier vos statuts constitutifs en déposant des clauses modificatrices et en payant les droits de 200 $. Vous devez aussi fournir un Rapport NUANS de recherche de dénominations.

2.3.2 Le siège social

Indiquez la province ou le territoire où sera situé le siège social au Canada.

Toute société par actions doit avoir un siège social au Canada. Un siège social est nécessaire afin que Corporations Canada, les actionnaires, les administrateurs et les membres du public puissent envoyer des documents à la société. Une case postale ne peut pas tenir lieu de siège social.

Lorsque vous remplissez les statuts constitutifs, vous devez uniquement indiquer la province ou le territoire où sera situé le siège social. Vous ne devez pas préciser l'adresse municipale et l'adresse postale.

2.3.3 Description des catégories d'actions

Décrivez les catégories d'actions de la société et le nombre maximal d'actions qu'elle est autorisée à émettre (généralement un nombre illimité) pour chaque catégorie. S'il y a plusieurs catégories d'actions, vous devez préciser les droits, les privilèges, les restrictions et les conditions pour chacune d'entre elles.

Toute société doit émettre au moins une catégorie d'actions. Les actions représentent une participation dans la société. Elles constituent un bien, au même titre qu'un véhicule ou une maison. Les actions et les droits s'y rapportant peuvent être transférés (vendus), pourvu que le transfert se fasse conformément aux conditions et aux restrictions s'appliquant à la catégorie d'actions visée.

Catégories d'actions

En règle générale, les actions sont assorties de trois droits inhérents :

• le droit de vote;
• le droit de recevoir des dividendes (si le conseil d'administration en a déclaré);
• le droit de recevoir les biens restants de la société à sa dissolution.

Quelle que soit leur catégorie, les actions sont sans valeur nominale ou valeur au pair, c'est-à-dire qu'aucune valeur particulière ne leur est attribuée.

La composition et la complexité de la structure du capital-actions peuvent varier à l'infini selon les circonstances. Les statuts constitutifs peuvent prévoir plusieurs catégories d'actions. Dans ce cas, les droits, les privilèges, les conditions et les restrictions associés aux actions de chaque catégorie doivent être énoncés. Chacun des droits (vote aux assemblées d'actionnaires, dividendes et partage des biens restants de la société à sa dissolution) doit se rattacher à au moins une catégorie d'actions, mais tous ces droits n'ont pas à être rattachés à une seule catégorie d'actions. Il est aussi possible d'attribuer les droits à plus d'une catégorie d'actions. Si une seule catégorie d'actions est prévue, cette catégorie doit comporter tous les droits. Les fondateurs ont un large pouvoir discrétionnaire pour ce qui est de désigner des actions comme des actions ordinaires, privilégiées ou autres.

Il n'y a aucune limite quant au nombre de catégories d'actions qui peuvent être décrites dans les statuts constitutifs. Les actions peuvent être qualifiées d'ordinaires ou de privilégiées, ou encore être désignées par une lettre, par exemple les actions de catégorie A et les actions de catégorie B.

Les statuts constitutifs qui décrivent plus d'une catégorie d'actions prévoient souvent un nombre illimité d'actions ordinaires et d'actions privilégiées. Généralement, les actions ordinaires donnent le droit de voter aux assemblées d'actionnaires ainsi que de recevoir, après les actions privilégiées, des dividendes et les biens restants de la société à sa dissolution. Généralement, les actions privilégiées donnent le droit de recevoir, avant les actions ordinaires, des dividendes et les biens restants de la société à sa dissolution, mais ne comportent pas de droit de vote. Si une seule catégorie d'actions est décrite dans les statuts constitutifs, on parlera habituellement d'actions ordinaires.

Il peut être utile de prévoir des catégories d'actions distinctes si les investisseurs visent des objectifs différents. Souvent, les actions avec droit de vote sont émises au nom de la personne ou des personnes qui dirigent la société, tandis que les actions sans droit de vote sont émises au nom des partenaires qui ne dirigent pas la société, mais qui ont investi dans celle­ci en vue de réaliser des bénéfices. Ainsi, l'actionnaire ordinaire (qui a un droit de vote) dirige l'entreprise; il a notamment le pouvoir d'élire les administrateurs et d'approuver toutes les activités importantes. Toutefois, il ne peut habituellement recevoir de dividendes qu'après l'actionnaire privilégié (qui n'a pas de droit de vote).

2.3.4 Restrictions au transfert des actions

Indiquez les restrictions au transfert des actions, s'il y a lieu.

Lorsque vous constituez une entreprise en société, vous devez décider s'il est nécessaire de restreindre le transfert des actions. Les restrictions au transfert des actions permettent aux actionnaires et aux administrateurs de savoir qui détient des actions, car elles limitent la capacité des actionnaires de revendre leurs actions.

La restriction la plus courante visant le transfert des actions interdit leur transfert par un actionnaire sans le consentement préalable, par voie de résolution, du conseil d'administration ou de la majorité des actionnaires de la société.

Vous devez mentionner toutes les restrictions sur les certificats d'actions qui sont remis aux actionnaires de la société.

2.3.5 Désignation du nombre d'administrateurs

Indiquez le nombre minimal et le nombre maximal d'administrateurs.

Vous devez spécifier un nombre minimal et un nombre maximal d'administrateurs ou encore un nombre fixe d'administrateurs dans les statuts constitutifs. Nous vous recommandons d'indiquer un nombre minimal et un nom­bre maximal, plutôt qu'un nombre fixe. Cela vous donnera plus de latitude et vous évitera d'avoir à présenter des clauses modificatrices et à payer les droits applicables si vous décidez ultérieurement de modifier le nombre d'administrateurs au sein du conseil d'administration. Quoi qu'il en soit, votre société doit compter au moins un administrateur.

2.3.6 Limites imposées à l'activité commerciale

Indiquez, s'il y a lieu, les limites imposées à l'activité commerciale de la société.

Déterminez, le cas échéant, les limites imposées à l'activité commerciale de la société. La plupart des entreprises n'en prévoient aucune et inscrivent simplement « Aucune limite ».

Si, pour une raison ou une autre, vous souhaitez limiter l'activité commerciale de la société, le préambule suivant est suggéré : « Les activités de la société seront limitées à ce qui suit... ». Complétez le préambule en définissant les limites que vous souhaitez imposer à la société.

2.3.7 Autres dispositions

Indiquez les autres dispositions applicables, s'il y a lieu.

Vous pouvez indiquer d'autres dispositions. Certains fondateurs ajoutent notamment des dispositions afin que la société qu'ils constituent respecte les exigences d'autres lois ou d'autres institutions.
Voici quelques exemples de dispositions. Veuillez noter qu'il ne s'agit pas d'une liste exhaustive et que vous n'êtes pas tenus d'inclure des dispositions similaires dans vos statuts constitutifs.

• Une disposition restreignant le transfert des titres autres que les actions. Voir l'encadré à la section Section 2.3.4, de ce guide pour plus de détails.
• Une disposition concernant les pouvoirs d'emprunt des administrateurs et la délégation de ces pouvoirs pour les limiter ou pour respecter les exigences des institutions de prêt.
• Une disposition augmentant la proportion du vote majoritaire des actionnaires.
• Une disposition prescrivant la manière dont les actionnaires devront combler une vacance au conseil d'administration.
• Une disposition fixant le nombre d'administrateurs qui constituera un quorum.
• Une disposition précisant la version de la dénomination sociale qui sera utilisée à l'étranger. (Pour désigner la version française ou la version anglaise de la dénomination sociale qui sera utilisée au Canada, il faut la désigner à la rubrique Dénomination sociale.)

2.3.8 Signature des statuts constitutifs

En ligne :

Les statuts constitutifs doivent être imprimés et signés par les fondateurs. Les noms de tous les fondateurs doivent être entrés en ligne dans les champs appropriés. Le formulaire signé doit être conservé avec les livres de la société.

Par courriel, par télécopieur ou par la poste : Les formulaires envoyés par courriel, par télécopieur ou par la poste doivent porter la signature de tous les fonda­teurs; un nom en caractères d'imprimerie ne suffit pas.

Les statuts constitutifs doivent être signés par le ou les fondateurs. Il n'est pas requis d'avoir plus d'un fondateur. Les fondateurs peuvent compter parmi les administrateurs ou les actionnaires de la société après sa constitution, mais il ne s'agit pas d'une obligation.

Le ou les fondateurs :

• doivent être des personnes saines d'esprit;
• doivent être âgées d'au moins 18 ans;
• ne doivent pas avoir le statut de failli.

Si un des fondateurs est une personne morale (c'est-à-dire une autre société par actions), l'adresse indiquée doit être celle de son siège social et les statuts doivent être signés par une personne ayant reçu l'autorisation de la personne morale.

2.4 Renseignements à fournir pour remplir le formulaire — Siège social initial et premier conseil d'administration

Vous trouverez dans la présente section des indications pour remplir le formulaire Siège social initial et premier conseil d'administration. Les rubriques sont présentées dans l'ordre qu'elles apparaissent dans le formulaire.

Vous trouverez aux Annexes A et B des exemples de formulaire Siège social initial et premier conseil d'administration remplis.

Si vous effectuez votre demande de constitution en ligne, vous devrez fournir les renseignements concernant le Siège social et premier conseil d'administration après avoir rempli les statuts constitutifs.

2.4.1 La dénomination sociale

Indiquez la dénomination sociale proposée. Si vous choi­sissez une dénomination numérique n'inscrivez rien dans cet espace.

Il s'agit de la même dénomination sociale que vous avez indiquée dans vos statuts constitutifs.

2.4.2 Adresse du siège social

Indiquez l'adresse du siège social. Il doit s'agir d'une adresse municipale; une case postale ne suffit pas. Indiquez l'adresse postale de la société si elle est différente de l'adresse municipale.

Vous devez indiquer l'adresse municipale du siège social ainsi que son adresse postale, s'il y a lieu. Ces renseignements permettent à Corporations Canada de correspondre avec la société, par exemple de lui faire parvenir des avis de rappel concernant le dépôt du rapport annuel ou de l'information qui pourrait affecter les affaires de la société.

Vous trouverez à la section 5.2 de ce guide des renseignements sur la procédure à suivre pour aviser Corporations Canada de tout changement d'adresse du siège social de votre société après la constitution en société.

2.4.3 Premier conseil d'administration

Indiquez le prénom, le nom de famille et l'adresse de chacun des administrateurs. Précisez aussi si l'administrateur est un résident canadien ou non.

Il est important de préciser l'adresse de chacun des administrateurs. Cette information est requise afin de permettre à Corporations Canada et aux tiers d'envoyer des avis aux administrateurs, s'il y a lieu. Corporations Canada ne publie pas l'adresse des administrateurs dans son site Web. Il est toutefois possible d'obtenir cette information en communiquant par écrit avec Corporations Canada.

2.4.4 Signature

En ligne :

Le formulaire doit être imprimé et signé par un des fondateurs dont le nom est entré en ligne dans le champ approprié. Le formulaire signé doit être conservé avec les livres de la société.

Par courriel, par télécopieur ou par la poste :

Les formulaires envoyés par courriel, par télécopieur ou par la poste doivent porter une signature; un nom en car­actères d'imprimerie ne suffit pas.

Le formulaire doit être signé par un des fondateurs. Si le fondateur qui signe le formulaire est une personne morale (c'est-à-dire une autre société), le formulaire doit être signé par une personne ayant reçu l'autorisation de la personne morale.

2.5 Paiement des droits de dépôt des statuts constitutifs

Droits pour constituer une société par actions

• En ligne : 200 $
• Par courriel, par télécopieur ou par la poste: 250 $

Vous pouvez effectuer le paiement par un des moyens suivants :

• En ligne, par courriel ou par télécopieur: par carte de crédit (American Express, MasterCard ou Visa).
• Par la poste : par carte de crédit (American Express, MasterCard ou Visa) ou par chèque (à l'ordre du receveur général du Canada).

Vous pouvez effectuer sans crainte votre paiement par carte de crédit lorsque vous constituez votre entreprise en société par l'entremise du Centre de dépôt en ligne car toutes les transactions sont sécurisées.