Comment éviter les erreurs fréquentes dans le Formulaire 4031 – Statuts de prorogation (transition)

Plus de 40 % des demandes de transition en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (Loi BNL) sont retournées au demandeur en raison d'erreurs.

Cette page met en évidence les erreurs courantes. Vous y trouverez des commentaires généraux et pour chaque rubrique du Formulaire 4031 – Statuts de prorogation (transition), une description des erreurs fréquentes et des suggestions pour les éviter. Afin d'obtenir de l'aide pour remplir le formulaire, consulter les instructions relatives au formulaire et la Liste de vérification des documents relatifs à la prorogation (transition).

Commentaires généraux

  • Annexes manquantes – Si dans les statuts de prorogation (transition) vous faites référence à des annexes, assurez-vous que ces annexes sont jointes aux statuts. Si un élément est manquant, la demande sera retournée.
  • Dispositions obligatoires non incluses – Dans le formulaire, il est requis d’indiquer des dispositions à chacune des rubriques des statuts. Les exceptions sont :
    • La rubrique 2 est laissée vide à moins qu'une nouvelle dénomination soit demandée.
    • Les rubriques 7 et 10 sont facultatives et peuvent contenir le mot « Aucune » ou « S/O » ou encore, elles peuvent être laissées vides.

Rubrique 1 : Dénomination actuelle de l'organisation

  • Nom légal complet n’est pas indiqué – La dénomination de l'organisation doit être le nom légal complet indiqué sur la première page des lettres patentes existantes ou sur toutes autres lettres patentes supplémentaires. La dénomination se trouve également dans la base de données en ligne de Corporations Canada.
  • Il n’est pas clair si un changement de dénomination est demandé – Si une seule partie du nom légal est utilisée ou si le nom légal comporte une version anglaise et une version française et qu'une seule version est utilisée, Corporations Canada supposera qu'un changement de dénomination est demandé et retournera la demande puisque tout changement de dénomination doit être fait à la rubrique 2.

Rubrique 2 : Si un changement de dénomination est demandé, indiquer la dénomination proposée

  • À moins qu'une nouvelle dénomination soit demandée, cette rubrique doit être laissée vide.
  • Rapport Nuans de recherche de dénominations manquant – Si une nouvelle dénomination est demandée (autre qu'une dénomination numérique assignée), un Rapport Nuans de recherche de dénominations doit être soumis à Corporations Canada avec les documents relatifs à la prorogation (transition). Corporations Canada n'effectue pas de recherches de dénominations au nom d’un demandeur.

Rubrique 3 : Numéro de l'organisation

  • Le numéro de l'organisation ne correspond pas à la dénomination – Le numéro de l'organisation identifie l'organisation dans les systèmes de Corporation Canada et il a été attribué à l'organisation au moment de sa constitution. Le numéro doit correspondre à la dénomination de l'organisation. Vous pouvez trouver le numéro de l'organisation sur la correspondance reçue de Corporations Canada ou dans la base de données en ligne de Corporations Canada.

Rubrique 4 : La province ou le territoire au Canada où est maintenu le siège

  • La province ou le territoire ne correspond pas – La province ou le territoire où le siège est situé doit être identique à la province ou au territoire indiqué dans le Formulaire 4002 – Adresse initiale du siège et premier conseil d'administration. Le siège doit être situé dans la province ou le territoire indiqué dans les statuts.

Rubrique 5 : Nombre minimal et maximal d'administrateurs

  • Le nombre d'administrateurs ne se situe pas entre le nombre minimal et le nombre maximal – Le nombre d'administrateurs indiqué dans le Formulaire 4002 – Adresse initiale du siège et premier conseil d'administration doit se situer entre le nombre minimal et le nombre maximal indiqués à la rubrique 5.

Rubrique 6 : Déclaration d'intention de l'organisation

  • La déclaration d'intention est manquante – Cette rubrique ne peut être laissée vide ou contenir le mot « Aucune » ou « S/O ».

Rubrique 7 : Limites imposées aux activités de l'organisation, le cas échéant

  • S'il n'y a aucune limite aux activités, la rubrique doit contenir le mot « Aucune » ou « S/O ». Elle peut aussi être laissée vide.

Rubrique 8 : Les catégories, groupes régionaux ou autres groupes de membres que l'organisation est autorisée à établir

  • Aucun groupe ou catégorie n'est indiqué –Cette rubrique ne peut être laissée vide ou contenir le mot « Aucun » ou « S/O ».

Disposition inacceptable

  • Les administrateurs décideront lors de leur première assemblée. (Inacceptable puisqu'aucune catégorie ni aucun groupe n'a été spécifié.)
  • Les droits de vote ne sont pas spécifiés – Une organisation doit avoir au moins une catégorie ou un groupe de membres, dans quel cas, tous les membres sont des membres votants. Une organisation peut avoir deux ou plusieurs catégories ou groupes de membres et le droit de vote n'a pas à être accordé à toutes les catégories ou à tous les groupes. S'il y a plus d'une catégorie ou plus d'un groupe de membres, les statuts doivent donner le droit de vote à au moins une catégorie ou un groupe. Consulter Modèle de statuts.

Disposition inacceptable

  • Il existe 8 catégories différentes : actif, affilié, associé, résident, étudiant, retraité et honoraire. (Inacceptable parce que les droits de vote ne sont pas spécifiés pour chaque catégorie.)
  • Membres de plein droit. Membres provisoires. Membres candidats. Membres retraités. Membres honoraires. (Inacceptable parce que les droits de vote ne sont pas spécifiés pour chaque catégorie ou groupe.)
  • Description ambigüe des catégories ou des groupes – La disposition à la rubrique 8 doit décrire clairement les catégories ou les groupes.

Disposition inacceptable

  • Il n'y a aucune catégorie particulière. (Inacceptable parce qu'aucune catégorie n'est spécifiée.)
  • Membre payant – votant. (Inacceptable parce que la description de la catégorie ou du groupe est ambigüe.)
  • Fabricants et distributeurs canadiens d'accessoires, de gadgets et de produits analogues, comme ceux qui se trouvent maintenant dans le commerce ou ceux-ci pourront être définis ultérieurement par les membres. (Inacceptable parce qu'il n'y a ici ni catégorie ni groupe.)
  • Ne contient que les conditions d'adhésion – La rubrique 8 décrit les catégories ou les groupes de membres qu'une organisation est autorisée à avoir. Les conditions d'adhésion ou le processus de demande d'adhésion sont habituellement décrits dans les règlements administratifs de l'organisation (voir Outils d'élaboration des règlements administratifs ou Modèle de règlement administratif). Si les conditions d'adhésion doivent être incluses dans les statuts, il est préférable de les indiquer à la rubrique 10 : Dispositions supplémentaires.

Disposition inacceptable

  • L'adhésion à titre de membre de l'organisation est réservée aux personnes qui ont fait une déclaration publique de soutien à l'égard de la philosophie de l'organisation et qui respectent les conditions d'adhésion. Les nouveaux candidats à titre de membres devront être interviewés par deux membres plus anciens. Si dans leur rapport au Conseil des gouverneurs, et subséquemment aux membres de l'organisation, ils sont considérés satisfaisants, ils devront être acceptés comme membres. (Inacceptable parce qu'il n'y a ici aucune catégorie ni aucun groupe et que c'est essentiellement le processus pour devenir membre qui est décrit.)
  • Tous groupes, institutions, organisations ou autres structures, sans égard à la situation géographique ou aux autres restrictions, à la condition qu'ils favorisent la réalisation de la déclaration ou de l'intention à la rubrique 6. (Inacceptable parce que cette disposition décrit essentiellement qui peut devenir membre, sans décrire une catégorie ou un groupe.)
  • Inclut les qualités requises pour être administrateur – Ne pas inclure à la rubrique 8 les qualités requises pour être administrateur. Les qualités requises pour être administrateur sont habituellement décrites dans les règlements administratifs de l'organisation. Si les qualités doivent être incluses dans les statuts, il faut les décrire à la rubrique 10 : Dispositions supplémentaires.

Disposition inacceptable

  • Personne ne peut être élu administrateur par les membres à moins que cette personne soit décrite comme le président dûment élu du conseil d'administration d'une organisation ou un ancien président du conseil d'administration d'une organisation qui est un membre. (Inacceptable en tant que disposition dans la rubrique 8 puisqu'elle renvoie aux administrateurs et non pas aux membres. Cette disposition pourrait plutôt se trouver à la rubrique 10.)

Rubrique 9 : Déclaration relative à la répartition du reliquat des biens lors de la liquidation

  • Déclaration manquante – Cette rubrique ne peut être laissée vide ou contenir le mot « Aucune » ou « S/O ». Chaque organisation doit inclure une déclaration relative à tout reliquat des biens lors de la liquidation. Voir les instructions relatives à la rubrique 9 pour obtenir plus de renseignements.

Rubrique 10 : Dispositions supplémentaires, le cas échéant

  • Règlements administratifs joints aux statuts – Dans la rubrique 10, ne joignez pas les règlements administratifs de l'organisation. Autrement, ils pourraient faire partie des statuts et ils ne pourraient être modifiés qu’au moyen d'une modification des statuts. Si vous voulez que certaines dispositions des règlements administratifs fassent partie des statuts, elles doivent alors être ajoutées directement à la rubrique 10.

Disposition inacceptable

  • Le règlement administratif général de fonctionnement no 1 a été révisé pour qu'il soit conforme à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et il a été joint aux présents statuts. (Inacceptable parce que les règlements administratifs ne sont pas joints aux statuts.)
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