Liste de vérification des documents relatifs à la prorogation (transition)

Cette liste de vérification permettra de réduire les risques que la demande soit retournée en raison d'erreurs qui pourraient s'y trouver. Pour obtenir de l'information au sujet des erreurs fréquentes dans les demandes de prorogation (transition), veuillez consulter la page Web sur Comment éviter les erreurs fréquentes dans le Formulaire 4031 – Statuts de prorogation (transition).

Formulaire 4031 – Statuts de prorogation (transition)

  • La rubrique 1 indique le nom légal complet de l'organisation (vous pouvez le trouver dans la base de données en ligne de Corporations Canada). Si l'organisation a un nom légal dans les deux langues officielles, les deux doivent être indiqués. Autrement, il semble que l'organisation ne veut plus un des deux noms et qu'elle demande une nouvelle dénomination.
  • La rubrique 2 n'est remplie que si une nouvelle dénomination est proposée et remplacera la dénomination indiquée à la rubrique 1. Si aucune nouvelle dénomination n'est proposée, elle est laissée vide.
  • La rubrique 3 contient le numéro de l'organisation assigné par Corporations Canada à chaque organisation au moment de sa constitution (vous pouvez le trouver dans la base de données en ligne de Corporations Canada).
  • La rubrique 4 contient la province ou le territoire où est situé le siège. Elle correspond à l'adresse indiquée à la rubrique 2 du Formulaire 4002 – Adresse initiale du siège et premier conseil d'administration.
  • La rubrique 5 contient le nombre minimal et le nombre maximal des administrateurs. Les nombres d'administrateurs indiqués à la rubrique 3 du Formulaire 4002 – Adresse initiale du siège et premier conseil d'administration doivent se situer entre le nombre minimal et le nombre maximal indiqués ici.
  • La rubrique 6 contient une déclaration d'intention de l'organisation. Elle ne peut être laissée vide ou elle doit contenir le mot « Aucune » ou « S/O ».
  • La rubrique 7 contient soit le mot « Aucune » soit les limites imposées aux activités de l'organisation. Si elle est laissée vide, cela signifie qu'il n'y a pas de limites.
  • La rubrique 8 contient le nom des catégories ou des groupes de membres et les droits de vote associés à chacun.
  • La rubrique 9 contient une déclaration relative à la répartition du reliquat des biens de l'organisation lors de sa liquidation (l'organisation doit disposer de tous ses biens avant de pouvoir être dissoute). Elle ne peut être laissée vide ou elle doit contenir le mot « Aucune » ou « S/O ».
  • La rubrique 10 contient soit le mot « Aucune » soit les dispositions supplémentaires que l'organisation veut avoir dans ses statuts. Si elle est laissée vide, cela signifie qu'il n'y a pas de dispositions supplémentaires.
  • La rubrique 11 contient la signature d'un administrateur ou d'un dirigeant autorisé de l'organisation.

Formulaire 4002 – Adresse initiale du siège et premier conseil d'administration

  • La rubrique 1 correspond à la dénomination qui apparaît dans le Formulaire 4031 – Statuts de prorogation (transition), selon l'un des scénarios suivants :
    • si une nouvelle dénomination n'est pas proposée, elle indique la dénomination exactement comme elle apparaît à la rubrique 1 du Formulaire 4031 – Statuts de prorogation (transition);
      OU
    • si une nouvelle dénomination est proposée, elle indique la nouvelle dénomination de l'organisation proposée exactement comme elle apparaît à la rubrique 2 du Formulaire 4031 – Statuts de prorogation (transition).
  • Rubrique 2 :
    • le siège est situé dans la province ou le territoire indiqué à la rubrique 4 du Formulaire 4031 – Statuts de prorogation (transition);
    • l'adresse n'est pas une case postale.
  • Rubrique 3 :
    • chaque administrateur a une adresse résidentielle ou une autre adresse à des fins de signification;
    • il n'y a pas d'adresses sous forme de case postale;
    • le nombre d'administrateurs correspond au nombre minimal et maximal ou au nombre fixe d'administrateurs indiqué à la rubrique 5 du Formulaire 4031 – Statuts de prorogation (transition).
  • La rubrique 4 contient la signature d'un administrateur ou d'un dirigeant autorisé de l'organisation.

Rapport Nuans de recherche de dénominations (uniquement si une nouvelle dénomination est proposée)

  • Inclut un Rapport Nuans de recherche de dénominations uniquement si une nouvelle dénomination est proposée à la rubrique 2 du Formulaire 4031 – Statuts de prorogation (transition).
  • Le Rapport Nuans de recherche de dénominations date de moins de 90 jours.

Autre

  • Ne pas inclure des copies des résolutions des administrateurs ou des membres approuvant les statuts ni des copies des procès-verbaux des assemblées approuvant la transition.
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