Dispense permettant de limiter l'accès aux documents corporatifs

Objectif

Cette politique présente l'information relative à la demande au directeur nommé en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (Loi BNL) de limiter l'accès aux documents corporatifs. Cette politique vous aidera à déterminer :

  • les documents corporatifs qu'une organisation doit conserver ainsi que qui a accès à quoi;
  • si vous, en tant que membre, ou votre organisation devriez faire une demande pour en limiter l'accès.

Aux fins de la présente politique, l'expression « documents corporatifs » désigne les livres d'une organisation ainsi que divers autres documents relatifs aux affaires internes d'une organisation (par ex., une liste de membres ou de détenteurs de titres de créance que les paragraphes 22(4) et 23(2) de la Loi BNL exigent de produire). Le tableau ci-dessous comprend une liste de documents corporatifs.

Note

Ce document vise à fournir de l'information et à décrire les lignes directrices. Il ne s'agit pas d'une déclaration contraignante de la décision qui sera prise à l'égard d'un cas précis, particulièrement si la décision s'avérait incompatible avec les intérêts du public en général. Il ne vise pas non plus à remplacer les conseils d'un juriste. Vous pourriez consulter un avocat ou un autre conseiller professionnel pour vous assurer que vos besoins spécifiques sont pris en considération en faisant une demande.

Date d'entrée en vigueur

Le 11 septembre 2013

Aperçu

Sommaire des principaux documents corporatifs
Documents corporatifs Qui y a accès
Statuts, règlements administratifs et conventions unanimes des membres
  • membre de l'organisation;
  • représentant personnel d'un membre;
  • créancier de l'organisation;
  • administrateur de l'organisation.
Procès-verbaux des assemblées des membres
  • membre de l'organisation;
  • représentant personnel d'un membre;
  • créancier de l'organisation;
  • administrateur de l'organisation.
Résolutions des membres
  • membre de l'organisation;
  • représentant personnel d'un membre;
  • créancier de l'organisation;
  • administrateur de l'organisation.
Registre des titres de créance
  • nom, adresse et adresse électroniqueNote de bas de page 1 de chaque détenteur d'un titre de créance;
  • date à laquelle la personne est devenue un détenteur de titre de créance et date à laquelle cette personne a cessé d'être un détenteur de titre de créance;
  • montant de chaque titre de créance encore en circulation de chaque détenteur d'un titre de créance.
  • membre de l'organisation;
  • représentant personnel d'un membre;
  • créancier de l'organisation;
  • administrateur de l'organisation.
Registre des administrateurs
  • nom, adresse et adresse électroniqueNote de bas de page 1 de chaque administrateur;
  • date à laquelle la personne est devenue un administrateur et date à laquelle cette personne a cessé d'être un administrateur.
  • membre de l'organisation;
  • représentant personnel d'un membre;
  • créancier de l'organisation;
  • administrateur de l'organisation.
Registre des dirigeants
  • nom, adresse et adresse électroniqueNote de bas de page 1 de chaque dirigeant;
  • date à laquelle la personne est devenue un dirigeant et date à laquelle cette personne a cessé d'être un dirigeant.
  • membre de l'organisation;
  • représentant personnel d'un membre;
  • créancier de l'organisation;
  • administrateur de l'organisation.
Registre des membres
  • nom, adresse et adresse électroniqueNote de bas de page 1 de chaque membre;
  • date à laquelle la personne est devenue un membre et date à laquelle cette personne a cessé d'être un membre;
  • catégorie ou groupe dont chaque membre fait partie.
  • membre de l'organisation;
  • représentant personnel d'un membre;
  • administrateur de l'organisation.
Liste des détenteurs des titres de créance
  • nom et adresse du détenteur de titre de créance inscrit;
  • montant de chaque titre de créance encore en circulation de chaque détenteur inscrit d'un titre de créance.
  • membre de l'organisation;
  • représentant personnel d'un membre;
  • créancier de l'organisation..
Liste des membres
  • nom et adresse du membre;
  • catégorie ou groupe dont chaque membre inscrit fait partie.
  • membre de l'organisation;
  • représentant personnel d'un membre;
  • détenteur d'un titre de créance (dans certains cas).
Autres documents corporatifs
  • livres comptables;
  • procès-verbaux des assemblées des administrateurs;
  • résolutions des administrateurs.
  • administrateur de l'organisation;
  • membre de l'organisation (dans certains cas).

Il est à noter que certains documents corporatifs d'une organisation énumérés précédemment sont appelés des « registres » et d'autres, des « listes ». Un « registre » est un dossier permanent qui doit être conservé par l'organisation tandis qu'une « liste » est créée sur demande et les renseignements qu'elle contient sont tirés du « registre » correspondant. Tel que l'indique le tableau ci-haut, les renseignements contenus dans une « liste » sont limités par rapport à ceux contenus dans son registre correspondant.

Pour en savoir davantage au sujet de ces documents corporatifs et de la façon d'y accéder, veuillez vous reporter à la Partie 4 de la Loi BNL et aux articles correspondants du Règlement sur les organisations à but non lucratif de régime fédéral.

L'accès aux documents corporatifs énumérés ci-haut est important puisqu'il permet à certaines personnes de prendre des décisions éclairées fondées sur ces renseignements au sujet d'une organisation spécifique. À titre d'exemple, un membre pourrait accéder à un document corporatif d'une organisation pour communiquer avec d'autres membres au sujet d'un prochain vote ou pour convoquer une assemblée des membres.

Déterminer si une demande doit être faite

Pourquoi une organisation ou un membre ferait-il une demande de dispense pour limiter l'accès aux documents corporatifs?

Une organisation ou un membre pourrait envisager de faire la demande d'une telle dispense si l'accès à ce document s'avérait préjudiciable à un membre ou à l'organisation advenant que l'accès à certains renseignements soit permis.

Quand une organisation ou un membre peut-il faire une demande?

Une demande peut être faite en tout tempsNote de bas de page 2.

Quelle sera la durée de la dispense?

La dispense peut être en vigueur pendant une période spécifique ou pendant le reste de la durée de vie de l'organisation. Elle entre en vigueur à la date qui apparaît sur la dispense accordée par le directeur.

Qui peut obtenir une copie d'une demande de dispense?

Toute personne qui paie les droits exigés peut prendre connaissance et reproduire toute demande faite au directeur.

Si vous faites une demande au directeur, vous fournissez des renseignements exigés par la Loi BNL. La Loi BNL et la Loi sur la protection des renseignements personnels permettent que de tels renseignements soient rendus publics.

Toutefois, le directeur a l'autorité, avec le consentement du demandeur ou de son représentant, de ne pas divulguer certains renseignements lorsqu'il existe une grande possibilité qu'une personne, faisant l'objet de la dispense, soit identifiée au moyen de tels renseignements. Ainsi, toute personne qui fait une demande de dispense peut également y indiquer qu'elle consent à ce que le directeur nommé en vertu de la Loi BNL ne divulgue pas certains renseignements de sa demande.

Qui peut obtenir une copie d'une dispense accordée par le directeur nommé en vertu de la Loi BNL?

Toute personne qui paie les droits exigés peut prendre connaissance et reproduire une dispense accordée par le directeur. Toutefois, un membre ou une organisation qui fait une telle demande de dispense peut demander que certains renseignements de la dispense accordée par le directeur ne soient pas divulgués lorsqu'il existe une grande possibilité qu'une personne, faisant l'objet de la dispense, puisse être identifiée au moyen de tels renseignements.

Examen du directeur

Critère à appliquer par le directeur nommé en vertu de la Loi BNL

Pour accorder une telle dispense, le directeur doit estimer que permettre accès serait préjudiciable à un membre ou à l'organisation.

Par conséquent, la question que le directeur posera en évaluant une demande est la suivante :

Serait-il préjudiciable à un membre ou à l'organisation de permettre l'accès?

Le directeur soupèsera les arguments d'une demande de dispense par rapport aux raisons de l'accessibilité aux renseignements, notamment le droit de certaines personnes de prendre des décisions éclairées fondées sur de tels renseignements au sujet d'une organisation spécifique.

Quels renseignements doit contenir une demande?

Une demande doit clairement indiquer :

  • l'organisation visée par la demande;
  • les documents corporatifs auxquels l'accès devrait être limité (partiellement ou entièrement);
  • quel serait le préjudice, et à qui l'accès devrait-il être permis.

Toutes les demandes seront examinées cas par cas.

Renseignements supplémentaires au sujet des décisions prises par le directeur nommé en vertu de la Loi BNL.

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