La plupart des sociétés n'ont pas besoin de déposer des états financiers ou une circulaire de procuration auprès de Corporations Canada. Il y a toutefois quelques exceptions.
États financiers
Une société doit déposer des états financiers si :
- elle est une société ayant fait appel au public ayant plus d'un actionnaire; et
- elle n'a pas déposé de renseignements semblables auprès d'une commission des valeurs mobilières provinciale ou territoriale.
Circulaire de procuration
Une société doit déposer une circulaire de procuration de la direction si elle est :
- une société ayant fait appel au public qui est assujettie aux exigences de divulgation de renseignements sur la diversité;
- une société ayant fait appel au public et elle n'a pas déposé des renseignements semblables auprès d'une commission des valeurs mobilières provinciale ou territoriale; ou
- une société n'ayant pas fait appel au public ayant plus de 50 actionnaires.
Une circulaire de procuration de dissident doit être déposée seulement si :
- plus de 15 actionnaires sont sollicités; et
- le dissident n'a pas déposé de renseignements similaires auprès d'une commission des valeurs mobilières provinciale ou territoriale.
Consultez également Dispense de déposer certains documents.
Si vous n'êtes pas certain si votre société doit déposer ces documents, consultez un avocat ou autre conseiller professionnel.
Une fois que les états financiers et circulaires de procuration sont déposés
Les documents sont automatiquement déposés dans les livres de la société maintenus par Corporations Canada et sont accessibles au public.
Ce que Corporations Canada conserve dans ses livres
Les états financiers et circulaires de procuration déposés auprès de Corporations Canada dans le passé ne sont pas supprimés des livres corporatifs maintenus par Corporations Canada. Cela comprend les documents déposés pour les années précédentes ou déposés par erreur.
Les états financiers et circulaires de procuration sont des documents publics
Les lois corporatives qui régissent les sociétés de régime fédéral exigent la divulgation publique de renseignements sur ces sociétés. Cela comprend les états financiers et les circulaires de procuration déposés auprès de Corporations Canada en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions.
Le public peut demander des copies des états financiers et circulaires de procuration. Corporations Canada est requis de conserver les états financiers et les circulaires de procuration déposés pendant une période de six (6) années suivant leur dépôt.
Correction d'erreurs trouvées dans les états financiers et circulaires de procuration déjà déposés
Si vous trouvez une erreur dans un document déjà déposé auprès de Corporations Canada ou découvrez qu'un document a été déposé par erreur (par ex., une ébauche des états financiers a été déposée au lieu de la version approuvée), vous devez déposer la version modifiée.
Une pratique exemplaire suggérée consiste à expliquer, sur la première page du document modifié, que le document déposé précédemment contient une erreur et que la version modifiée le remplace.
La politique Rectification des statuts ou d'un certificat d'une société par actions ne s'applique pas aux corrections d'états financiers ou de circulaires de procuration déposés par la société.
Note
Les documents déposés dans le passé auprès de Corporations Canada ne seront pas supprimés des livres maintenus par Corporations Canada.