Prolongation des délais pour convoquer une assemblée annuelle des membres

Note

L’alinéa 160(2) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (Loi BNL) utilise le terme « proroger ». Toutefois, par souci de clarté dans la présente politique, nous utilisons les termes « prolonger » et « prolongation ». Cet usage ne modifie en rien, cependant, les effets de la dispense telle que décrite dans la Loi BNL.

Cette politique présente les renseignements requis quant aux demandes soumises au directeur nommé en vertu de la Loi BNL de prolonger les délais prévus pour convoquer une assemblée annuelle des membres. Elle vous permettra de faire ce qui suit :

  • comprendre quand votre organisation doit convoquer une assemblée annuelle
  • décider si votre organisation devrait faire une demande de prolongation des délais pour convoquer l’assemblée.

Note

Cette politique fournit des renseignements et établit des lignes directrices. Elle n’est pas une déclaration contraignante à l’égard d’une décision qui sera prise dans tout cas particulier, ni n’a-t-elle la prétention de remplacer des conseils juridiques. Songez à consulter un avocat ou un autre professionnel pour vous assurer que vos besoins particuliers sont pris en compte lorsque vous soumettez une demande.

Assemblées annuelles

Une organisation doit convoquer une assemblée annuelle des membres chaque année. La Loi BNL et le Règlement sur les organisations à but non lucratif de régime fédéral (Règlement BNL) précisent les délais dans lesquels une organisation doit convoquer une assemblée annuelle.

Il importe qu’une organisation convoque une assemblée annuelle chaque année et en temps opportun, parce que cela permet d’assurer ce qui suit :

  • assurer que les membres peuvent prendre des décisions sur la gouvernance en se fondant sur des renseignements à jour
  • assurer la transparence et la divulgation
  • donner confiance aux membres pour qu’ils continuent d’appuyer l’organisation.

Une organisation doit convoquer une assemblée annuelle dans les 18 mois suivant la date de sa création. Après cette date, une assemblée annuelle doit être convoquée au plus tard 15 mois après l’assemblée annuelle précédente, et au plus tard 6 mois après la fin de l’exercice financier précédent de l’organisation.

Il peut y avoir des circonstances où il serait désavantageux pour une organisation de convoquer une assemblée annuelle des membres dans les délais indiqués plus haut. Dans de tels cas, l’organisation peut faire une demande pour prolonger le délai de convocation de l’assemblée (se reporter à l’alinéa 160(2) de la Loi BNL).

Le directeur a le pouvoir de prolonger le délai pour convoquer l’assemblée, pourvu qu’il ait des motifs raisonnables de croire que les membres ne subiront pas de préjudice. Toutefois, le directeur n’a pas le pouvoir de dispenser totalement une organisation de son obligation de convoquer une assemblée annuelle des membres.

Raisons pour lesquelles une organisation demanderait cette dispense

Une organisation peut songer à demander cette dispense lorsqu’il lui serait désavantageux de convoquer une assemblée annuelle des membres dans les délais prescrits. Ce désavantage peut se rapporter à un exercice financier ou de multiples exercices. Le directeur évalue le désavantage au cas par cas.

Par exemple, il serait peu pratique pour une organisation qui est sur le point de se réorganiser de convoquer une assemblée annuelle des membres dans les délais prescrits avant de compléter la réorganisation.

Un autre exemple où il pourrait être désavantageux pour une organisation de convoquer une assemblée annuelle des membres dans les délais prescrits concerne le cas où son assemblée annuelle a été fixée historiquement après la tenue des assemblées annuelles d’organisations apparentées. Cet accommodement fait en sorte que l’assemblée annuelle est tenue en dehors des délais prescrits.

Période pendant laquelle une organisation peut faire une demande pour cette dispense

Une organisation doit soumettre une demande au moins 30 jours avant la date où l’avis de l’heure et du lieu de l’assemblée doit être donné aux membres (se reporter à l’alinéa 89(2)b) du Règlement BNL). Toutes les demandes sont examinées au cas par cas.

Période de temps durant laquelle une dispense demeure en vigueur

Une dispense pour prolonger le délai de convocation d’une assemblée annuelle des membres demeure normalement en vigueur pendant un exercice financier. Toutefois, il peut y avoir des circonstances où une dispense pluriannuelle est justifiée. Dans ces cas, la dispense demeure en vigueur pour la période indiquée.

Examen d’une demande

Lors de l’examen d’une demande de prolongation du délai de convocation d’une assemblée annuelle des membres, le directeur évaluera les motifs de la demande et le préjudice potentiel aux membres. Le préjudice potentiel est évalué en posant la question suivante :

  • Serait-il préjudiciable aux membres de prolonger le délai de convocation d’une assemblée annuelle des membres?

Le directeur estimera qu’il y a peu ou pas de préjudice aux membres dans les situations suivantes :

  • les membres ont encore accès aux renseignements actuels requis; par exemple, une organisation fournit ses états financiers annuels (se reporter à l’alinéa 172(1) de la Loi BNL) aux membres dans les 6 mois de la fin de l’exercice financier précédent, ainsi que ses états financiers intérimaires pour l’exercice financier en cours
  • l’organisation communique suffisamment à ses membres la prolongation du délai pour convoquer une assemblée et la manière dont celle-ci influence leurs droits en vertu de la Loi BNL; par exemple, une organisation informe ses membres de la dispense dès que possible après son émission
  • les membres appuient la prolongation du délai pour convoquer une assemblée annuelle en passant une résolution extraordinaire avant de faire la demande et, pour des prolongations pluriannuelles, lors d’assemblées annuelles pour chaque année visée par la dispense.

Renseignements qui doivent être inclus dans la demande

Une demande doit clairement préciser ce qui suit :

  • à quel moment l’assemblée annuelle doit être convoquée selon la Loi BNL et le Règlement BNL
  • quand l’organisation entend convoquer l’assemblée annuelle
  • pourquoi l’assemblée ne peut pas être tenue dans les délais prescrits et la nature du désavantage pour l’organisation si l’assemblée se tenait dans les délais prescrits
  • comment le fait de prolonger le délai pour convoquer une assemblée annuelle ne causerait peu ou pas de préjudice aux membres de l’organisation.

Émission d’une dispense

Si la dispense est accordée, l’organisation recevra une dispense autorisant la prolongation du délai pour convoquer une assemblée annuelle des membres selon les modalités que le directeur juge appropriées.

Renouvellement d’une dispense

Il peut y avoir des circonstances où un renouvellement est requis. Les demandes de renouvellement sont examinées au cas par cas.

Information supplémentaire concernant des décisions prises par le directeur nommé en vertu de la Loi BNL

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