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Diversité au sein des conseils d'administration et des membres de la haute direction

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Qui doit divulguer les renseignements sur la diversité

Les sociétés fédérales ayant fait appel au public, incluant les émetteurs émergents, régies par la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA), doivent divulguer à leurs actionnaires et à Corporations Canada l'information relative à la diversité au sein de leur conseil d'administration (CA) et de leurs équipes de la haute direction.

Les membres de la haute direction comprennent les postes suivants :

Les sociétés doivent rendre compte de la représentation de 4 groupes désignés, définis dans la Loi sur l'équité en matière d'emploi, au sein de leur conseil d'administration et de leur équipe de la haute direction :

Rendre compte de la représentation de ces quatre groupes désignés est une exigence minimale. Les sociétés peuvent faire le choix de divulguer des renseignements sur tout autre groupe qui contribuent, selon elles, à la diversité au sein de leur conseil d'administration et de leur équipe de la haute direction.

Les renseignements à divulguer

Votre société ayant fait appel au public doit divulguer des renseignements sur les femmes, Autochtones, personnes handicapées et minorités visibles. Elle doit également soit divulguer des renseignements sur ses politiques et objectifs relativement à la représentation des groupes désignés ou expliquer les raisons pour lesquelles elle n'a pas adopté de tels politiques et objectifs.

Les renseignements suivants doivent être divulgués :

Avantages de se doter d'une politique en matière de diversité

L'une des étapes les plus importantes pour promouvoir un dialogue avec les actionnaires sur les avantages de la diversité consiste à adopter une politique écrite relative à la représentation des femmes, des Autochtones (Premières Nations, Inuits et Métis), des personnes handicapées et de membres de minorités visibles au sein du conseil d'administration et de la haute direction. Une politique écrite permet d'évaluer la situation présente de la société en matière de diversité, et constitue une base de discussion sur les moyens d'accroître cette diversité.

Consultez la page Défi 50-30 pour en savoir plus sur les avantages de la diversité au sein d'une organisation, et sur les moyens de promouvoir la diversité au sein des conseils d'administration et des équipes de direction en participant sur une base volontaire au Défi 50-30.

Lignes directrices

Contexte

Depuis janvier 2020, Corporations Canada recueille l'information qui lui est divulguée sur la diversité.

Cette première année permet de dégager les observations suivantes :

Objectifs

Ces lignes directrices portent sur la façon de faire une divulgation efficace soit :

Ces lignes directrices sont émises afin d'encourager les sociétés à divulguer leur information sur la diversité de façon plus cohérente chaque année. Corporations Canada continuera de recueillir l'information divulguée sur la diversité et pourrait émettre des directives complémentaires dans l'avenir.

Ces lignes directrices n'ont pas pour objet d'ajouter de nouvelles exigences relatives à la divulgation de renseignements. De plus, elles ne portent pas sur la totalité des exigences de divulgation.

Les sociétés doivent consulter les exigences pour obtenir la liste complète des renseignements qu'elles sont tenues de divulguer.

Détails des lignes directrices

Communication efficace des délais concernant la divulgation d'information sur la diversité

Les sociétés sont encouragées à indiquer clairement la date de la divulgation. Ceci aide à déterminer la situation de la société en comparant l'information sur la diversité divulguée à une date donnée par rapport à une date ultérieure ou antérieure. Par exemple, une société peut choisir de divulguer cette information à la fin de son exercice financier, à l'émission de la circulaire de la direction sollicitant des procurations, ou à toute autre date qu'elle juge appropriée.

Divulgation efficace des cibles de représentation au sein du CA et de la haute direction

Les sociétés sont encouragées :

Exemple 1 :

Pour son conseil d'administration, la société ABC a adopté les cibles suivantes, soit atteindre un représentation de :

Pour sa haute direction, la société ABC a adopté les cibles suivantes :

Femmes Personnes handicapées Autochtones Membres de minorités visibles
Cible Échéance Cible Échéance Cible Échéance Cible Échéance
Conseil d'administration 50 % D'ici 2025 5 % D'ici 2025 5 % D'ici 2025 10 % D'ici 2025
Haute direction 50 % D'ici 2025 Aucune cible adoptée S/O Aucune cible adoptée S/O Aucune cible adoptée S/O

Exemple 2 :

Pour son conseil d'administration, la société ABC a adopté les cibles suivantes, soit atteindre une représentation de :

Pour sa haute direction, la société ABC a adopté les cibles suivantes :

Femmes Personnes handicapées
Autochtones
Membres de minorités visibles
Cible Échéance Cible Échéance
Conseil d'administration 50 % D'ici 2025 30 % D'ici 2025
Femmes Personnes handicapées Autochtones Membres de minorités visibles
Cible Échéance Cible Échéance Cible Échéance Cible Échéance
Haute direction 50 % D'ici 2025 Aucune cible adoptée S/O Aucune cible adoptée S/O 30 % D'ici 2025

Divulgation efficace du nombre et du pourcentage de membres de chacun des groupes désignés au sein du conseil d'administration et de la haute direction

Les sociétés sont encouragées :

Exemple :

En date de la divulgation, le conseil d'administration de la société ABC se décline comme suit :

À la suite de l'assemblée générale annuelle, en présumant que tous les candidats à titre d'administrateurs seront élus, la composition du conseil d'administration de la société ABC se déclinera comme suit :

En date de la divulgation, l'équipe de la haute direction de la société ABC se décline comme suit :

Femmes Personnes handicapées Autochtones Membres de minorités visibles
Nombre % Nombre % Nombre % Nombre % Nombre total Nombre de personnes appartenant à plus d'un groupe désigné
Conseil d'administration 3 30 0 0 1 10 2 20 10 1
Haute direction 5 50 1 10 0 0 1 10 10 2

À la suite de l'assemblée générale annuelle, en présumant que tous les candidats à titre d'administrateurs seront élus, le nombre de femmes au sein du conseil d'administration passera à 4, soit 40 % de l'effectif total du CA. Aucun autre changement n'est prévu en ce qui concerne la représentation des groupes désignés au sein du conseil d'administration.

Comment divulguer les renseignements sur la diversité à Corporations Canada

En tant que sociétés ayant fait appel au public, vous devez divulguer des renseignements sur la diversité lors des assemblées annuelles.

Ces renseignements doivent être envoyés simultanément :

Comment faire parvenir les renseignements sur la diversité à Corporations Canada

Votre société peut choisir d'inclure les renseignements sur la diversité dans sa circulaire de procuration (gratuit). Dans ce cas, la façon la plus simple de faire parvenir ces renseignements à Corporations Canada est de déposer la circulaire par l'entremise du Centre de dépôt en ligne ou par courriel à ic.corporationscanada.ic@ised-isde.gc.ca .

Note : Même si vous déposer votre circulaire de procuration avec SEDAR, vous devez quand même la déposer à Corporations Canada. La dispense de déposer certains documents ne s'applique pas aux documents émanant de la direction qui sont assujettis aux exigences de divulgation de la diversité. Les exigences de divulgation de la diversité en vertu de la LCSA ont une portée plus large que ce qui doit être divulgué en vertu de lois provinciales portant sur les valeurs mobilières.

Les renseignements qui sont déposés auprès de Corporations Canada sont disponibles au public.

Lois et règlements

Liens connexes

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