Diversité au sein des conseils d'administration et des membres de la haute direction

Toutes les sociétés fédérales ayant fait appel au public régies par la Loi canadienne sur les sociétés par actions, incluant les émetteurs émergents, devront bientôt divulguer à leurs actionnaires des renseignements sur la diversité au sein de leur conseil d'administration et de la haute direction.

Les membres de la haute direction sont définis comme comprenant :

  • le président et le vice-président du conseil d'administration
  • le président de la société
  • le chef de la direction et le chef des finances
  • un vice-président responsable de l'une des principales unités d'exploitation, divisions ou fonctions, notamment les ventes, les finances ou la production
  • une personne exerçant un pouvoir de décision à l'égard des grandes orientations de la société.

Groupes désignés relatifs à la diversité

Pour toute assemblée annuelle se tenant le 1er janvier 2020 ou après, toute société ayant fait appel au public devra divulguer des renseignements sur la représentation relative à quatre groupes désignés au sein du conseil d'administration et de la haute direction.

Les groupes désignés sont définis dans la Loi sur l'équité en matière d'emploi, notamment :

  • les femmes
  • les autochtones (Premières nations, Inuit et Métis)
  • les personnes handicapées
  • les personnes qui font partie des minorités visibles.

La divulgation de renseignements pour ces quatre groupes est une exigence minimale. Les sociétés peuvent aussi décider de présenter des renseignements sur d'autres groupes qui contribuent, selon elles, à la diversité du conseil d'administration et de l'équipe de la haute direction.

Les renseignements à divulguer

Les renseignements sur la diversité que doivent divulguer les sociétés sont semblables à ceux soumis auprès des autorités en valeurs mobilières provinciales relativement aux femmes sur les conseils d'administration et dans la haute direction. En plus des femmes, la société doit désormais aussi divulguer des renseignements sur les autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles.

Les sociétés doivent soit divulguer des renseignements sur leurs politiques et objectifs relativement à la représentation des groupes désignés ou expliquer les raisons pour lesquelles elles n'ont pas adopté de tels politiques et objectifs.

La société doit fournir les renseignements suivants :

  • si la société a adopté des limites de mandat ou d'autres mécanismes de renouvellement du conseil d'administration
  • si la société a une politique écrite relative à l'identification et à la nomination des administrateurs des groupes désignés et, si oui, décrire la politique
  • si le conseil d'administration ou le comité de nomination tient compte de la diversité au sein du conseil d'administration pour identifier et nommer des candidats à l'élection ou à la réélection au conseil d'administration et, si oui, comment ils s'y prennent
  • si la société tient compte de la diversité lors des nominations à des postes de la haute direction et, si oui, comment elle s'y prend
  • s'il existe des objectifs pour la représentation au conseil d'administration et de la haute direction pour les groupes désignés et, si oui, indiquer les progrès en vue de la réalisation des objectifs
  • le nombre et le pourcentage d'administrateurs des groupes désignés au sein du conseil d'administration et de la haute direction.

Comment divulguer les renseignements sur la diversité

À compter de 2020, les sociétés ayant fait appel au public devront divulguer des renseignements sur la diversité lors des assemblées annuelles.

Les renseignements doivent être envoyés simultanément :

  • aux actionnaires, avec l'avis d'assemblée, et
  • à Corporations Canada.

Une société peut choisir d'inclure les renseignements sur la diversité dans sa circulaire de procuration. Dans ce cas, la façon la plus simple de faire parvenir ces renseignements à Corporations Canada est de déposer gratuitement la circulaire par l'entremise du Centre de dépôt en ligne.

Les renseignements qui sont déposés auprès de Corporations Canada sont disponibles au public.

Lois et règlements

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