Système de données en télécommunications d’urgence (SDTU)
Guide de l’utilisateur

Publication originale Avril 2010
Mise-à-Jour : Mai 2011

Table des matières

Introduction

• Voici de courtes réponses à la question suivante : « De quelle façon puis-je accéder au SDTU? »
• Voici de courtes réponses à la question suivante : « De quelle façon puis-je obtenir un SPSF? »

1. Ouvrir et gérer votre compte d’IC

• À propos de l’inscription
• J'ai oublié mon mot de passe
• Je veux modifier mon mot de passe
• Je veux modifier mon adresse courriel

2. Accéder au SDTU

3. Ouvrir une session dans le SDTU

• Inscrire le nom d’utilisateur et le mot de passe
• Avis de protection des renseignements personnels

4. Tableau de bord

• Mes groupes — Mes principaux groupes
• Recherche de groupes et de contacts

5. Gestion de groupes

• Ajout d'un gestionnaire de groupes ou de contacts
• Modifier les fournisseurs de services auxquels le groupe a accès
• Création de sous-groupes
• Modification des détails du groupe
• Déplacement d'un groupe/sous-groupe

6. Gestion des contacts

• Champs obligatoires
• Ajout d'un contact
• Numéro d'APC en vigueur à partir de Janvier 2011
• Demande liée au SPSF
• Modification ou suppression d'une entrée en suspens de SPSF
• Modification de l’adresse courriel du contact
• Modification d’un niveau de priorité
• Modification d’un numéro SPSF
• Processus d’approbation de SPSF
• Élimination d'un SPSF
• Déplacement d'un contact
• Suppression d'un contact
• Consultation de la liste élargie des contacts
• Coordonnées supplémentaires du contact

Appendice A — Fournisseurs de services de télécommunications au Canada

Introduction

Le Système de données en télécommunications d’urgence (SDTU) est l’outil en ligne d’Industrie Canada servant à présenter des demandes au Service prioritaire sans fil (SPSF). Vous pouvez également l’utiliser pour gérer les contacts de vos communications d’urgence.

Les gestionnaires de groupes déterminent les membres de leur organisation qui nécessitent des services prioritaires. Ils inscrivent les numéros de téléphone et peuvent présenter des demandes SPSF pour les numéros de portables essentiels. Pour chaque demande liée au SPSF, on communique par courriel avec les fournisseurs de services sans fil par l’entremise du SDTU. Habituellement, ils mettent en œuvre le service dans les trois à cinq jours ouvrables suivants.

Seules les organisations jouant un rôle dans la planification de la continuité des activités et les services de télécommunications ont accès au système. Industrie Canada valide les utilisateurs dans les ministères et les organismes fédéraux, et l’Organisation de gestion des urgences (OGU) provinciale applicable valide les utilisateurs des ministères et des collectivités de la province en question. Les utilisateurs accèdent au système en inscrivant leur nom d’utilisateur et leur mot de passe et ne peuvent consulter que leurs données. Une sécurité supplémentaire est assurée grâce au chiffrement de toutes les données passant du serveur au navigateur et à la validation de la connexion de l’utilisateur.

Le SDTU est utilisé par des organisations canadiennes depuis plus de dix ans. Bon nombre d’organisations sont établies dans le SDTU et comptent des gestionnaires de groupes actifs.

Communiquez avec votre administrateur du SDTU local pour connaître le nom de votre gestionnaire de groupes. Si les services prioritaires ne vous sont pas familiers, Industrie Canada ou votre OGU provinciale peuvent vous aider à ouvrir un compte et vous former sur la façon d’utiliser le système. Nous encourageons les représentants du secteur de l’infrastructure essentielle à s’inscrire et à accéder à nos services, le cas échéant.

Le SDTU est conçu pour accepter les numéros de tous les types de services téléphoniques, du service téléphonique de base aux numéros de télécopieur en passant par la voix par IP et les numéros de portables et de téléphones satellites mobiles. Cependant, il n'y a que quelques-uns de ces services qui offrent un accès prioritaire actuellement. Les autres numéros peuvent être conservés dans le SDTU jusqu'à la mise en œuvre future de services prioritaires ou uniquement pour le côté pratique que présente la tenue de vos contacts d’urgence en un seul endroit.

Dans le présent guide de l’utilisateur, toute action qui génère un courriel est identifiée par le symbole suivant :

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Voici de courtes réponses à la question suivante : « De quelle façon puis-je accéder au SDTU? »

1. Obtenez un compte d’IC.
2. Donnez votre nom d’utilisateur à un administrateur du SDTU ou un gestionnaire de groupes du SDTU établi au sein de votre organisation.
3. Ils vous ajouteront à un groupe.
4. Vous serez ensuite en mesure d’ouvrir une session et de voir ce groupe.

Voici de courtes réponses à la question suivante : « De quelle façon puis-je obtenir un SPSF? »

1. Assurez-vous d’être admissible.
2. Le gestionnaire de groupes ou le propriétaire du téléphone doit obtenir une approbation financière à l’interne.
3. L’utilisateur conclut un marché avec un fournisseur de service prioritaire sans fil. Qui offre le SPSF?
4. Le gestionnaire de groupes entre les renseignements dans le SDTU.
5. Le processus d’approbation d’Industrie Canada (envoi d'un courriel) est achevé et le fournisseur de service, informé.
6. Le processus du fournisseur de service est achevé, et l’activation entre en vigueur (envoi d’un courriel).

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la description de ces étapes dans le présent guide de l’utilisateur.

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1. Ouvrir et gérer votre compte d’IC

Inscrivez-vous dans le site Web d’inscription central d’Industrie Canada, puis fournissez votre nom d’utilisateur à votre gestionnaire de groupes, un représentant d’Industrie Canada ou l’OGU de votre province (il s'agit de votre administrateur du SDTU local).

À propos de l’inscription

Le SDTU est lié au système central d’ouverture de compte d’Industrie Canada, à l’adresse suivante : http://ic.gc.ca/inscription.

• Les noms d’utilisateurs et les mots de passe d’IC respectent la casse.
• Après avoir ouvert un compte d’IC, vous obtiendrez et pourrez modifier votre mot de passe dans le même site. Les administrateurs du SDTU et les gestionnaires de groupes ne peuvent vous aider à obtenir votre mot de passe ou votre nom d’utilisateur.
• Pour toute question sur la façon de vous inscrire, communiquez avec le Bureau d'aide d’IC au 1-800-328-6189 ou au 613-954-5031.
• Il se peut que vous possédiez déjà un compte d’Industrie Canada. Tous les comptes servant à accéder à des applications en ligne d’IC peuvent également être utilisés pour accéder au SDTU.

• Sur la page d’inscription d’IC, appuyez sur Mise à jour pour connaître le statut de votre compte.

• Vous devez à cette étape fournir votre nom d’utilisateur à un administrateur du SDTU ou un gestionnaire de groupes pour pouvoir accéder au système.
• L’adresse courriel que vous entrez pour l’inscription sera celle à laquelle vous serez informé des mises à jour du SDTU. Il s’agira également de l’adresse courriel de votre gestionnaire de groupes aux fins des demandes liées au SPSF.

Conseil:Le « compte d’IC » mentionné précédemment n'est pas le même compte que vous utilisiez avant février 2010 pour accéder à l’ancien SDTU.

J'ai oublié mon mot de passe

• Pour connaître un mot de passe oublié, rendez-vous dans le site principal d’Industrie Canada à l’adresse suivante : http://ic.gc.ca/inscription.

Je veux modifier mon mot de passe

• Pour modifier votre mot de passe, rendez-vous dans le site principal d’Industrie Canada à l’adresse suivante : http://ic.gc.ca/inscription.

Je veux modifier mon adresse courriel

• Pour mettre à jour votre compte d’IC, y compris votre adresse courriel, ou pour connaître son statut, rendez-vous dans le site d’ouverture de compte d’IC (http://ic.gc.ca/inscription), puis cliquez sur Mise à jour.

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2. Accéder au SDTU

Afin d’accéder au SDTU pour gérer vos groupes, vous devez fournir votre nom d’utilisateur d’IC à votre gestionnaire de groupes ou un administrateur du SDTU. L’administrateur du SDTU est votre représentant régional d’IC ou l’OGU de votre province.

• Votre gestionnaire de groupes ou un administrateur du SDTU doit vous ajouter à la section Gestion de un ou de plusieurs groupes du SDTU. Pour connaître les instructions détaillées, consultez la section Ajout d’un gestionnaire de groupes ou de contacts.
• Pour la suite, vous serez en mesure d’ouvrir une session et de voir les groupes que vous gérez, d’ajouter ou de supprimer des sous-groupes, d’inscrire et de modifier des contacts et de présenter des demandes de service prioritaire SPSF) pour des numéros de téléphone.-->

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3. Ouvrir une session dans le SDTU

Inscrire le nom d’utilisateur et le mot de passe

• Quand vous aurez été ajouté à la section Gestion, vous serez en mesure d’ouvrir une session dans le SDTU.
• Inscrivez votre nom d’utilisateur d’IC et votre mot de passe et sachez qu'ils respectent la casse.

Avis de protection des renseignements personnels

• Quand vous ouvrirez une session pour la première fois, vous verrez un avis intitulé Le SDTU et la protection des renseignements personnels. Lisez-le attentivement. Cliquez sur Accepter et Continuer pour entrer dans le système.
• Vous pouvez consulter cet avis dans les pages des groupes sous la rubrique suivante : Le SDTU et la protection des renseignements personnels.
• On incite les gestionnaires de groupes à fournir ces renseignements aux contacts qu'ils entrent dans le SDTU afin que ces derniers comprennent la façon dont leurs renseignements sont utilisés.

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4. Tableau de bord

Dans le Tableau de bord, vous verrez la barre de navigation du côté gauche, Mes principaux groupes, Recherche de groupes et Recherche de contacts.

Recherche de comptes

• Utilisez cette option pour connaître tous les gestionnaires de groupes en dessous de vous dans la hiérarchie ou pour rechercher un gestionnaire de groupes donné.

Mon profil IC

• Sur cette page figure l’adresse courriel que vous avez inscrite quand vous avez ouvert un compte avec Industrie Canada.
• Les groupes que vous gérez et le rôle que vous jouez (gestionnaire de groupes ou de contacts) y figurent également.

Guide de l’utilisateur

• Vous pouvez accéder au guide de l’utilisateur dans la barre de navigation du côté gauche. Il figure dans le site Web Télécommunications d’urgence à l’adresse suivante : http://www.ic.gc.ca/telecomdurgence.

Fermeture de session

• Vous devez revenir dans le Tableau de bord pour fermer votre session dans le SDTU.

Mes groupes — Mes principaux groupes

• Au milieu de l’écran, sous Mes principaux groupes, figurent les groupes pour lesquels vous êtes un gestionnaire de groupes ou un gestionnaire de contacts direct. Les sous-groupes de ces groupes n’y figurent pas.
• Pour qu'un sous-groupe donné figure sous Mes principaux groupes, ajoutez-vous à la section Gestion de ce groupe.
• Vous pouvez choisir un groupe pour y accéder ou utiliser Recherche de groupes ou Recherche de contacts pour naviguer.

Recherche de groupes et de contacts

• Vous pouvez rechercher des groupes dans votre hiérarchie. Les entrées partielles fonctionnent également. Il n'est pas nécessaire d’inscrire des caractères de remplacement dans vos recherches.
• Les résultats de la recherche montrent où le groupe se situe dans la hiérarchie. Choisissez un groupe figurant dans les résultats de recherche pour y accéder.
• Dans Recherche de contacts, vous pouvez inscrire le prénom, le nom, le titre et la description ou le numéro de téléphone, ou une combinaison de ces éléments, du contact. Les entrées partielles fonctionnent également.

• Les contacts doivent faire partie de votre hiérarchie. Vous ne pouvez accéder aux données qui ne font pas partie de vos groupes.
• Quand vous inscrivez des numéros de téléphone, vous pouvez utiliser les traits d’union, les crochets, les espaces ou les entrer sans espaces.

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5. Gestion de groupes

Quand votre nom d’utilisateur est entré dans le système par un administrateur du SDTU, il doit être lié à un ou à plusieurs groupes. Vous ne pouvez consulter, modifier et chercher que les données faisant partie de groupes pour lesquels vous avez des droits.

• Les groupes dont vous êtes le gestionnaire direct figurent dans le Tableau de bord sous Mes principaux groupes. Les sous-groupes de ces groupes ne figurent pas dans le Tableau de bord; ils se trouvent dans la section Sous-groupes d'une page de groupe.
• Gestionnaire de groupes par rapport à gestionnaire de contacts

• Les gestionnaires de groupes et de contacts ont les mêmes droits en ce qui a trait à l’ajout et à la modification de renseignements sur les contacts, y compris pour ce qui est des demandes et des choix de services prioritaires.
• Les gestionnaires de groupes peuvent ajouter d'autres gestionnaires de groupes ou de contacts et créer des sous-groupes.
• Les gestionnaires de groupes peuvent consulter et modifier tous les sous-groupes d'un groupe principal donné.
• Les gestionnaires de contacts ne peuvent créer de sous-groupes ni ajouter de gestionnaires.
• Les gestionnaires de contacts peuvent consulter les noms des sous-groupes faisant partie de leur groupe, mais ils ne peuvent accéder aux renseignements d'un sous-groupe à moins qu'ils n’aient certains droits.

• Il importe de mentionner que chaque groupe doit avoir au moins un gestionnaire de groupes ou de contacts. La personne qui crée le groupe en est la gestionnaire par défaut. Au besoin, vous pouvez modifier cela en ajoutant tout d'abord un utilisateur, puis en supprimant votre nom de la gestion du groupe.

Conseil : Vous pouvez établir la structure de groupe de votre organisation dans le SDTU, puis nommer des gestionnaires de contacts responsables de sous-groupes plus vastes ou de sous-groupes à l’extérieur de votre région.

Ajout d'un gestionnaire de groupes ou de contacts

• Pour ajouter un gestionnaire de groupes ou de contacts, vous devez avoir des droits établis et un groupe dans le SDTU.

1. Rendez-vous sur la page Groupe au bas de l’écran, puis dans la section Gestion.
2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
3. Inscrivez le nom d’utilisateur de la personne que vous souhaitez ajouter. (Tous les utilisateurs doivent tout d'abord s’inscrire auprès d’Industrie Canada, puis fournir leur nom d’utilisateur à un administrateur du SDTU ou à leur propre gestionnaire de groupes. Voir Ouvrir et gérer votre compte d’IC et Accéder au SDTU.)
4. Sélectionnez soit Ajouter en tant que gestionnaire de contacts ou Ajouter en tant que gestionnaire de groupes.
5. Il sera ensuite inscrit dans la section Gestion le nom du gestionnaire, s'il s'agit d'un gestionnaire de groupes ou de contacts, puis la dernière fois qu'il a ouvert une session.
6. Sélectionnez Éliminer pour que ce gestionnaire ne fasse plus partie du groupe.

Conseil : Le fait de supprimer le nom des gestionnaires de groupes et de contacts ne signifie pas que ces derniers sont éliminés du SDTU à titre de contacts et cela n'a pas pour effet de supprimer leur SPSF ni leurs autres renseignements. En effet, cela ne supprime que leur droit de gérer un groupe. Éliminez et remplacez les gestionnaires qui ne sont pas actifs ou qui ont quitté votre organisation.

Modifier les fournisseurs de services auxquels le groupe a accès

Les fournisseurs, qui figurent dans vos menus déroulants, sont sélectionnées sur la page Modifier les fournisseurs de services de télécommunications accessibles à ce groupe. Sur cette page, vous pouvez également voir les fournisseurs de services de télécommunications (téléphonie locale) qui offrent des services prioritaires.

• Après avoir ajouté des fournisseurs pour un groupe, cette liste s’appliquera également à tous les sous-groupes que vous créerez. Comme vous pouvez modifier la liste de fournisseurs d'un sous-groupe, les changements ultérieurs apportés à la liste de fournisseurs du groupe principal n’influeront pas sur la liste du sous-groupe.
• Lisez attentivement les noms des fournisseurs. Certains sont classés par région de service géographique, comme Bell Canada et Bell West.
• Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur les fournisseurs de votre région, communiquez avec votre administrateur du SDTU local.
• Les anciens numéros d'APC demeuront visible pour consuultations historique.

Conseil : Ajoutez seulement des fournisseurs que vous prévoyez choisir afin que vos menus déroulants soient le plus courts possible.

Conseil : Ajoutez l'ensemble des fournisseurs de SPSF pour tous les groupes, car, à l’heure actuelle, il n'y en a que deux au Canada.

• Suivez les instructions pour ajouter ou supprimer un fournisseur accessible au groupe :

1. Sur la page Groupe, sous la section Détails du groupe, sélectionnez Modifier les fournisseurs de services de télécommunications accessibles à ce groupe.
2. Utilisez la colonne Sélectionner pour ajouter ou supprimer des fournisseurs.
3. Quand vous supprimez le nom d'un fournisseur dans la liste d'un groupe, cela n’influe pas sur les dossiers y faisant allusion dans la base de données.
4. Enregistrez.

Conseil : Pour économiser du temps, établissez les options de votre groupe avant de mettre à jour vos contacts. Si vous mettez à jour un contact et que vous ne voyez pas de fournisseur, vous devez revenir sur la page Groupe pour modifier les fournisseurs accessibles au groupe.

Création de sous-groupes

La création de sous-groupes est une excellente façon de diviser vos contacts afin de refléter votre structure organisationnelle. Vous pouvez créer autant de sous-groupes que vous le désirez et inscrire un nombre illimité de contacts dans chacun d’entre eux.

Conseil : Il n'est pas obligatoire de créer des sous-groupes. Si votre organisation est petite, ne faites qu’entrer les contacts dans le groupe principal.

Vous pouvez également ajouter des gestionnaires de groupes ou de contacts dans chaque sous-groupe ou être le seul gestionnaire de vos sous-groupes. Voir Ajout d’un gestionnaire de groupes ou de contacts.

• Pour ajouter un sous-groupe, rendez-vous sur la page Groupe.

• 1 - Sous la section Sous-groupes, cliquez sur Ajouter groupe.
• 2 - Sur la page Ajouter ou modifier un groupe ou un sous-groupe, inscrivez les renseignements requis.
• * Il n'est pas nécessaire d’entrer un nom bilingue. Si vous entrez un nom dans une langue, il sera utilisé pour l’autre langue quand vous remplirez et enregistrerez le formulaire.
• Inscrivez dans le champ Notes de l’utilisateur les renseignements qui pourraient aider vos autres gestionnaires de groupes ou vous-même.
• Il est obligatoire d’inscrire la ville et la province afin que le personnel d’Industrie Canada puisse, quand cela est possible, fournir un soutien régional.
• 3 - Enregistrez et vous verrez le sous-groupe sur la page Groupe.
• 4 - Sélectionnez le sous-groupe pour ajouter des gestionnaires et des contacts.

Conseil : Les noms de groupe et de sous-groupe doivent être uniques, brefs et significatifs. Ajoutez des noms de province quand cela est pertinent (p. ex. CBC — Alberta). Essayez de nommer vos groupes et sous-groupes de façon uniforme. Ne leur donnez pas de longs noms, car cela peut rendre les résultats de recherches difficiles à lire. N’utilisez pas d’expressions courtes qui n'ont qu'une signification pour vous. Évitez d’utiliser des expressions génériques, comme « administration », qui peuvent être utilisées par beaucoup d'autres groupes.

Modification des détails du groupe

Les détails du groupe peuvent aider vos gestionnaires de groupes et vous-même à comprendre votre structure de groupe. Les gestionnaires de groupes doivent tenir compte du fait qu'il est possible, à un moment donné, qu’un autre membre de l’organisation assume les responsabilités liées au SDTU. Les nouveaux gestionnaires de groupes devraient avoir de la facilité à travailler au sein d'une structure de groupe et le faire de façon intuitive.

• Voici les instructions pour modifier les détails de votre groupe :

• 1 - Sur la page Groupe, immédiatement en dessous de la section Détails du groupe, sélectionnez Modifier les détails du groupe.
• 2 - Inscrivez le plus de renseignements possible.
• 3 - Enregistrez et vous verrez vos changements sur la page Groupe.

• La date de la dernière mise à jour des détails du groupe sera modifiée.

Conseil : Si, en février 2010, votre groupe a été transféré au nouveau SDTU, les renseignements inscrits dans la section Détails du groupe dans l’ancien SDTU figureront ici. Nous vous encourageons à mettre à jour cette section pour expliquer exactement la structure de votre groupe.

Déplacement d'un groupe/sous-groupe

Vous pouvez déplacer un groupe/sous-groupe dans tout groupe/sous-groupe pour lequel vous avez des droits de gestion.

• Voici les instructions pour déplacer un sous-groupe:

1. Inscrivez le nom du groupe dans lequel vous souhaitez déplacer le sous-groupe.
2. Sur la page Groupe, dans la section Sous-groupes, sélectionnez Déplacer.
3. Sous Recherche de groupes, inscrivez le nom du sous-groupe, en partie ou en entier.
4. Sélectionnez le groupe désiré, faites défiler jusqu’aux résultats de la recherche et appuyez sur Déplacer le groupe (on ne vous demandera pas de confirmer cette action) ou sur Annuler pour revenir à la page Groupe et laisser tel quel le sous-groupe.
5. À partir de la page Déplacer le groupe : Réussite, vous pouvez revenir à la page Groupe initiale ou au Tableau de bord.

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6. Gestion des contacts

« Contact » est l’expression utilisée dans la base de données pour désigner une entité pour laquelle vous souhaitez présenter une demande de services prioritaires. Il se peut que cela ne soit pas une personne. Par exemple, vous pouvez avoir un téléphone partagé qui requiert un SPSF. Dans le champ du titre, vous pourriez inscrire « Téléphone de sécurité portable partagé ».

Champs obligatoires

Le SDTU sert principalement à demander et à recevoir des services prioritaires (c.-à-d. SPSF pour vos numéros de téléphone essentiels. Certains champs doivent obligatoirement être remplis (cela est indiqué), soit aux fins de la mise en œuvre d'un service prioritaire ou de la collecte de statistiques et de l’organisation de la base de données pour mieux servir notre clientèle. Industrie Canada n’exige pas que les gestionnaires de groupes entrent des données dans les champs non obligatoires.

Ajout d'un contact

Après avoir décidé si votre organisation doit avoir des sous-groupes, vous pouvez commencer à entrer des contacts afin que ces derniers puissent recevoir des services prioritaires. Il faut commencer par entrer les renseignements de base des contacts.

• Voici les instructions à suivre pour ajouter un contact :

1. Sous la section Contacts, cliquez sur Ajouter un contact.
2. Fournissez le nom ou le titre et la description de la personne liée aux numéros de téléphone nécessitant des services prioritaires. Les renseignements de base du contact peuvent être utilisés à des fins administratives et statistiques. Ils correspondent aux coordonnées du lieu de travail du contact.
3. Enregistrez. Pour revenir sur la page Groupe sans enregistrer les renseignements, appuyez sur Annuler.
4. Une fois les renseignements de base entrés, vous pouvez inscrire les renseignements sur les SPSF (voir ci-dessous).

Conseil : Utilisez les champs Prénom et Nom uniquement pour inscrire les noms de la personne. Utilisez le champ Titre lorsque le numéro appartient à une ressource partagée. Vous pouvez ajouter des Notes de l'utilisateur pour expliquer une ressource partagée afin que le prochain gestionnaire de groupes ou d'autres gestionnaires de groupes comprennent mieux la façon dont les services prioritaires sont attribués au sein de votre organisation.

Numéro d'APC en vigueur à partir de Janvier 2011

Mes numéros d'APC dans le SDTU

• Les numéros d'APC ont été copiés dans la section "Coordonnées Supplémentaires du contact".
• Le tableau d'APC servira maintenant d'aide-mémoire pour consulter les numéros qui avaient le service APC avant la date finale du programme.
• Vous pouvez supprimer un numéro d'APC du tableau et cela n'affectera pas les numéros copiés à la section "Coordonnées Supplémentaires du contact".
• Dès que tous les numéros auront été supprimés du tableau, ce dernier ne sera plus visible.

Voici les instructions pour supprimer un numéro d'APC

1. Sur la page Contact, dans la section Numéros d'accès prioritaire à la composition (APC) sous Actio, cliquer sur Éléminer.
2. on vous demandera de confirmer ou d'annuler.
3. Après avoir cliqué sur Confirmer, le nméro ne figurera plus dans les renseignements du contact.
4. Le numéro ne peut désormais être ajouté par d'autres contact.

Conseil :Le numérod'APC ne sera plus visible sur la Page Groupe

Demande liée au SPSF

• Les fournisseurs de service imposent des frais mensuels pour un SPSF et, dans certains cas, des frais d’activation.
• Le fait d’inscrire un numéro de SPSF dans le SDTU lance automatiquement le processus d’activation.
• Une fois que vous entrez un numéro de SPSF, aucun autre contact ne peut présenter une demande liés au SPSF pour le même numéro.

• Cependant, quiconque peut ajouter le numéro dans sa section "Coordonnées supplémentaires du contact". Cela peut être utile pour les ressources partagées.

• Dans la section "Coordonnées supplémentaires du contact", un numéro qui est déjà lié au SPSF sera identifié à l'aide d'une icône.

Conseil :Avant d’inscrire un numéro de SPSF, assurez-vous d’avoir obtenu l’approbation interne d’accepter tous les frais connexes.

Conseil :Lisez attentivement les renseignements sur le SPSF dans le site Web des télécommunications d’urgence. Ces renseignements à jour sont essentiels pour comprendre la façon dont fonctionne le service prioritaire ainsi que les situations dans lesquelles ce dernier est applicable. Voir http://www.ic.gc.ca/spsf.

• Voici les instructions pour ajouter un numéro SPSF :

• 1 - Sur une page Contact, sous la section Ajouter un numéro SPSF, cliquez sur Ajouter un numéro SPSF.
• 2 - Il faut remplir tous les champs de cette page.
• 3 - Si vous ne voyez pas le fournisseur, cliquez sur Annuler, puis choisissez Retour au Groupeet modifier les fournisseurs de services de télécommunications accessibles à ce groupe.
• 4 - Le type est inscrit afin que vous puissiez déterminer un numéro plus facilement. Il n'est pas nécessaire de faire preuve d’exactitude ici afin d’activer un SPSF.
• 5 - Vous devez inscrire correctement le fournisseur et le numéro afin de recevoir un SPSF.
• 6 - Comme les numéros peuvent être transférés, il n'est pas possible dans le SDTU de voir si vous avez fait une erreur dans l’entrée de données.
• 7 - Au cours du processus d’activation, le fournisseur de service communiquera avec vous si des problèmes surviennent. Cela peut allonger le temps d’activation.

Le niveau de responsabilité essentielle de Sécurité publique (SP) est fondé sur le niveau de responsabilité d'une personne au sein de son organisation et du domaine des interventions d’urgence.

• Il sert à mettre en attente les appels de SPSF s'il y a congestion et lorsque bon nombre de personnes utilisent activement le SPSF.
• On fournit un hyperlien dans le SDTU aux fins de consultation de définitions et d’exemples.
• Industrie Canada, après examen du niveau que vous avez choisi, peut vous obliger à modifier votre entrée.

L’adresse courriel connexe (celle du contact) doit absolument être inscrite aux fins de communication avec l’utilisateur du service.

• L’utilisateur est informé de l’activation et de la désactivation du service, et il reçoit des bulletins d'information.

• Il est obligatoire d’indiquer le numéro de téléphoné (gestionnaire de groupes ou de contacts) afin que le fournisseur de service puisse communiquer de plusieurs façons avec le gestionnaire de groupes si des problèmes surviennent au cours de l’activation.
• Vous devez lire le paragraphe d’attestation et cocher la case connexe.
• Pour revenir à la page Contact sans enregistrer les renseignements, appuyez sur Annuler.
• Enregistrez. On vous demandera de confirmer ou de modifier les renseignements.
• Après avoir cliqué sur Confirmer, vous verrez le numéro sur la page Contact dans la section SPSF et sur la page Groupe à côté du contact.

Conseil : Utilisateurs de ligne téléphonique sécurisée — Inscrivez non pas votre numéro de téléphone sécurisé, mais plutôt votre numéro principal pour le SPSF. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les téléphones sécurisés et le SPSF, consultez le site Web sur les télécommunications d’urgence.

Modification ou suppression d'une entrée en suspens de SPSF

• Au cours du processus d’approbation, il sera inscrit que votre demande est en suspens jusqu'à ce que le fournisseur de service procède à l’activation.
• Vous serez en mesure de modifier ou de supprimer une demande jusqu'à ce qu’elle soit approuvée par Industrie Canada. Pour ce faire, vous devrez choisir la commande adéquate à côté du numéro.
• * Si vous choisissez Éliminer, le numéro sera supprimé de la liste de numéros que doit approuver Industrie Canada. Aucun courriel n'est généré par cette action.
• * Modifiez n’importe quel champ, lisez le paragraphe d’attestation et cochez la case connexe.
• * Enregistrez. Aucun courriel n'est généré par cette action.
• * Si vous cliquez sur Annuler, vous reviendrez à la page Contact, et la demande liée au SPSF demeurera la même.
• Une fois la demande approuvée par IC, vous ne pourrez plus la modifier. Pour modifier la demande, vous devez supprimer l’entrée et présenter une nouvelle demande.
• Vous pouvez également supprimer une demande liés au SPSF, même après qu’IC l’a approuvée. On vous demandera de confirmer cette action.

Puisqu’un courriel de demande d’activation a déjà été envoyé au gestionnaire de groupes, au fournisseur de service et au contact, le fait de supprimer une demande liée au SPSF devant être activée sous peu par le fournisseur de service entraîne l’envoi d'un courriel de demande de désactivation aux mêmes personnes.

Modification de l’adresse courriel du contact

Vous pouvez modifier une adresse courriel sur une page de contacts en cliquant sur l’icône à côté de cette adresse. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé. Ce processus ne déclenche l’envoi d’aucun courriel.

Conseil : L’icône permettant de modifier une adresse de courriel n’est disponible que lorsqu’un numéro est activé avec le SPSF.

Modification d’un niveau de priorité

Pour modifier le niveau de priorité d'un numéro activé avec le SPSF :

• À partir de la page de groupe, cliquez sur Afficher à côté du nom de l’utilisateur.
• Cliquez sur l’icône du papier et du crayon dans le tableau « Service prioritaire sans fil (SPSF) ».
• Niveau SPPC nouveau vous permet de choisir un niveau de sécurité.
• Cliquez sur Enregistrer.
• Une icône apparaît jusqu’à ce qu’Industrie Canada termine le processus d’approbation et que la compagnie de télécommunications termine cette demande.

Veuillez noter qu’Industrie Canada approuve toutes les demandes de changement de niveau de priorité. Vous recevrez un avis par courriel lorsqu’Industrie Canada aura examiné votre demande. Le propriétaire du téléphone ne sera pas informé par IC ou par la compagnie de télécommunications du changement de niveau de priorité. Vous pouvez le faire si vous le voulez.

Modification d’un numéro de SPSF

Quelle est la façon de modifier un numéro de SPSF? Voici deux cas où une modification d’un numéro de SPSF s’impose. Est-ce que l’un des deux s’applique à vous?

Premier cas

Avec le temps, le propriétaire d’un téléphone peut changer. Par exemple, Jane Smith accepte un emploi dans un autre ministère. Elle doit laisser son téléphone à Sally Jones, qui occupera dorénavant son poste. Le propriétaire du téléphone n’est plus le même, mais le numéro de téléphone reste le même et nécessite encore le SPSF. Il est donc important qu’Industrie Canada soit au courant de ces changements de manière à pouvoir continuer d’envoyer des messages importants aux bonnes personnes.

Dans ce cas, le gestionnaire du Groupe doit aller dans le SDTU et supprimer le contact au nom de Jane Smith, ce qui entraîne une demande de désactivation liée au SPSF relativement à son numéro. Il faut inscrire le nom de Sally Jones comme nouveau contact et faire une nouvelle demande de SPSF. Après avoir fait la nouvelle demande liée au SPSF, le gestionnaire du Groupe devrait appeler Industrie Canada pour l’informer des changements.

Il importe de noter que le système enverra des courriels à l’ancien propriétaire et au nouveau propriétaire du téléphone pour les informer de la désactivation et de l’activation du SPSF effectuées. Cela ne signifie pas que le SPSF a été annulée ou qu’elle n’a jamais été liée à ce téléphone. Ces courriels sont simplement générés automatiquement. Le gestionnaire du Groupe est prié d’informer le nouveau propriétaire du téléphone au sujet de ce processus.

Deuxième cas

Jane reçoit une offre d’emploi au même ministère, mais dans un bureau régional. Elle doit changer d’appareil et de numéro. Que doit-elle faire? Ici, il est conseillé au gestionnaire du Groupe d’annuler le SPSF liée à ce téléphone qui appartient à Jane et de présenter une nouvelle demande de SPSF pour Jane dans le SDTU.

Conseil : Le simple fait de remplacer un ancien contact par un nouveau n’avertit pas Industrie Canada, Rogers ou le client du changement. Le client doit savoir qu’il a accès au SPSF.

Processus d’approbation de SPSF

Conseil : Obtenez toutes les approbations internes nécessaires pour autoriser les frais entraînés par ce service sans fil avant d’entrer le numéro dans la section SPSF du SDTU.

Conseil : Les ministères du gouvernement fédéral doivent obtenir l’approbation de leur responsable technique du client (RTC) national. Une liste des RTC nationaux figure dans le site Web sur les télécommunications d’urgence.

• 1 - Votre demande liée au SPSF sera tout d'abord passée en revue par Industrie Canada. IC peut vous demander de modifier un niveau de priorité. Il se réserve le droit de refuser une demande si cette dernière ne correspond pas aux lignes directrices et aux directives établies dans le site Web sur les télécommunications d’urgence.

• Au cours du processus d’approbation, il sera indiqué que votre demande est en suspens jusqu'à ce que le fournisseur de service procède à l’activation.
• Vous pourrez modifier cette demande jusqu'à ce qu’elle soit approuvée par Industrie Canada.
• Une fois la demande approuvée par IC, le lien Modifier ne pourra plus être utilisé. Pour modifier la demande, vous devez sélectionner Éliminer puis présenter une nouvelle demande liée au SPSF.

Une fois la demande approuvée par Industrie Canada, un courriel de demande d’autorisation vous sera acheminé (le gestionnaire de groupes) ainsi qu’au fournisseur de service et au contact au nom duquel vous avez présenté la demande liée au SPSF.

Les ministères peuvent désormais acheminer leur courriel d’approbation du RTC au fournisseur de service. L’adresse courriel figurera dans le message de demande d’autorisation.

• 2 - Le fournisseur de service s’activera après que le courriel de demande d’autorisation aura été acheminé. Le fournisseur de service peut communiquer avec le gestionnaire de groupes s'il souhaite obtenir des renseignements supplémentaires. Voici quelques problèmes fréquents :

• Le numéro n’appartient pas au fournisseur de service.
• Le numéro appartient au fournisseur de service, mais il est attribué à un utilisateur différent (contact).
• Le numéro est déjà lié à un SPSF.
• Le ministère n'a pas acheminé son courriel d’approbation du RTC dans les sept jours.
• Le fournisseur de service peut refuser une demande liée au SPSF pour l’une ou l'autre de ces raisons ou d'autres motifs, mais il communique habituellement avec le gestionnaire de groupes avant de procéder de la sorte.

Quand une demande est refusée, un courriel de refus de demande est acheminé au gestionnaire de groupes et au contact.

• 3 - En temps normal, le fournisseur de service procédera à l’activation du SPSF dans les trois à cinq jours ouvrables.

Par l’entremise du SDTU, le fournisseur de service envoie un courriel d’autorisation accordée au gestionnaire de groupes et au contact. Dans ce courriel figurent les instructions liées à l'utilisation.

Élimination d'un SPSF

• Quand vous êtes certain qu’un employé ou un dispositif n'a plus besoin du SPSF, vous pouvez présenter une demande de désactivation de ce service.
• Assurez-vous d’avoir obtenu une approbation interne d’éliminer le service prioritaire sans fil.

• Comme la désactivation entraîne des répercussions financières, les ministères doivent avoir obtenu l’approbation de leur RTC.

Conseil : Avant d’éliminer un numéro SPSF, déterminez si vous voulez l’ajouter aux coordonnées supplémentaires du contact ou aux renseignements sur le SPSF d'un autre contact. Si tel est le cas, copiez le numéro dans le presse-papiers ou inscrivez-le sur un bout de papier. Après avoir cliqué sur Éliminer et Confirmer, le numéro ne peut être utilisé dans un autre champ.

• Voici les instructions pour éliminer un SPSF :
• 1 - Allez sur la page Contact, puis, dans la section Ajouter un numéro SPSF, sous Actions, sélectionnez Éliminer.
• 2 - On vous demandera de confirmer cette action.

Après avoir cliqué sur Confirmer, un courriel de demande de désactivation vous sera envoyé (le gestionnaire de groupes) ainsi qu'au contact et au fournisseur de service.

Le fournisseur de service acheminera un courriel seulement au gestionnaire de groupes ou de contacts pour l’informer de l’achèvement de l'élimination du SPSF.

• Le contact ne sera pas informé de la désactivation finale.

• 3 - Si vous cliquez sur Annuler, vous reviendrez à l’écran précédent, et la demande liée au SPSF demeurera la même.

Déplacement d'un contact

Vous pouvez déplacer un contact dans tout groupe ou sous-groupe pour lequel vous avez des droits de gestion.

• Voici les instructions pour déplacer un contact :

1. Inscrivez le nom du groupe dans lequel vous souhaitez déplacer le contact.
2. Sur la page Groupe, dans la section Contacts, sélectionnez Déplacer.
3. Sous Recherche de groupes, inscrivez le nom du groupe, en partie ou en entier.
4. Sélectionnez un groupe dans les résultats de recherche.
5. Cliquez sur Déplacer le contact (on ne vous demandera pas de confirmer cette action) ou sur Annuler pour revenir à la page Groupe et laisser tel quel le contact.
6. À partir de la page Déplacer le contact : Réussite, vous pouvez revenir à la page Groupe initiale ou au Tableau de bord.

Suppression d'un contact

Vous pouvez supprimer un contact de tout groupe ou sous-groupe pour lequel vous avez des droits de gestion.

• Quand vous supprimez un contact, vous l’éliminez de façon permanente du SDTU ainsi que ses renseignements.

Une fois le contact supprimé, le processus de désactivation du SPSF est lancé, et des courriels sont acheminés au gestionnaire de groupes, au fournisseur de service et au contact.

• Voici les instructions pour supprimer un contact :

1. Sur la page Groupe, dans la section Contacts, cliquez sur Supprimer.
2. Lisez les notes sur la Confirmation : Élimination du contact sur la page du SDTU pour vous assurer que vous comprenez les conséquences de la suppression des numéros d’APC et de SPSF.
3. Cliquez sur Supprimer le contact pour confirmer cette action ou sur Annuler pour revenir à la page Groupe et laisser le contact tel quel.
4. Sur la page Éliminer le contact du SDTU – Réussite, vous pouvez revenir à la page Groupe initiale ou au Tableau de bord.

Consultation de la liste élargie des contacts

L’option Afficher la liste élargie des contacts vous permet de consulter tous les renseignements liés à vos contacts, sur une seule page. Les renseignements pour le SPSF sont soulignés.

• Pour vous aider, des hyperliens sont liés aux noms et aux adresses courriels des contacts.
• La date de la dernière mise à jour est modifiée quand vous apportez des changements aux renseignements d'un contact.
• À des fins pratiques, une fonction d’impression de la page est également offerte.
• Voici les instructions pour pouvoir consulter les renseignements de tous vos contacts sur une seule page :

1. Sur la page Groupe, immédiatement au-dessous de la section Contacts, sélectionnez Afficher la liste élargie des contacts.
2. Pour revenir en arrière, sélectionnez Retour au Groupe.

• Pour télécharger tous les contacts d’un groupe dans un fichier XLS :

1. Dans la page Groupe, choisissez Exporter les contacts dans un fichier XLS.
2. Les contacts sont alors exportés dans une feuille de calcul Excel.

Coordonnées supplémentaires du contact

• Cette section a été conçue pour les gestionnaires de groupes qui souhaitent utiliser le SDTU en tant qu’outil de planification de la continuité des activités afin d’entreposer des données sur les communications. Vous pouvez entrer des numéros supplémentaires et des renseignements sur les contacts, si cela vous est utile.
• Les numéros d'APC ont été copiés à la section "Coordonnées supplémentaires du contact" et sont traités séparément du tableau des anciens numéros d'APC pour consultations historiques (Voir : Numéros d'APC en vigueur à partir de Janvier 2011).
• Il n'y a aucun champ obligatoire, et on ne peut présenter de demande de services prioritaires en entrant des données dans cette section.
• Industrie Canada peut utiliser ces renseignements à des fins statistiques ou pour communiquer avec des clients si d'autres fournisseurs commencent à offrir des services prioritaires.
• Comme ce ne sont que les utilisateurs du SPSF qui sont tenus d’inscrire les adresses courriels du contact, des champs prévus pour les adresses courriels ont été ajoutés dans cette section.
• Vous pouvez modifier et supprimer des numéros comme bon vous semble. Aucun courriel n'est généré, et aucun numéro ne peut être associé à des services prioritaires par l’entremise des actions que vous effectuez dans cette section.

Conseil :Le SDTU ne bénéficie pas d'un soutien après les heures normales, et il n'est pas garanti que vous pourrez accéder aux renseignements à tout moment. Si vous choisissez d’utiliser le SDTU pour entreposer les renseignements de vos contacts d’urgence, imprimez une copie afin que vous puissiez en tout temps accéder à ces données.