A — Demandes de remboursement
- Dans la mesure où le bénéficiaire n'est pas en défaut, le Ministre lui versera la contribution, au titre des coûts admissibles, pourvu que les demandes de remboursement :
- soient présentées [trimestriellement ou mensuellement] : (« Période de présentation des demandes de remboursement »), à l'exception de la première, laquelle couvrira une plus longue période, commençant le [date d'admissibilité];
- soient présentées sur les formulaires de demande de l'ISAD, au plus tard quarante-cinq (45) jours après la fin de chaque période de présentation des demandes de remboursement, et envoyées à l'adresse mentionnée à l'article 7.1 des articles de l'entente;
- soient accompagnées des détails concernant tous les coûts visés par la demande de remboursement, lesquels devront être justifiés par les documents que le Ministre peut exiger, et présentées conformément à la structure et aux étapes clés précisées dans l'Énoncé des travaux;
- soient certifiées, de façon satisfaisante pour le Ministre, par le chef des finances du bénéficiaire ou par toute autre personne acceptable pour le Ministre;
- comportent une déduction des coûts admissibles inclus dans une demande de remboursement antérieure, mais qui n'ont pas été payés par le bénéficiaire dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la présentation de cette demande;
- soient accompagnées d'un rapport contenant :
- une projection révisée des mouvements de trésorerie du projet pour l'exercice du gouvernement en cours;
- toute autre information que le Ministre peut demander de temps en temps;
- une indication de tout transfert, prévu ou terminé, à la production commerciale ou à l'extérieur du Canada, de toute vente ou location ou de toute autre cession de l'équipement spécial (tel que défini à l'annexe 7);
- une liste à jour de l'équipement spécial en stock (formulaire relatif à l'équipement spécial de l'annexe 7), si la liste a été modifiée depuis la présentation de la dernière demande de remboursement;
- une liste détaillée des coûts de sous-traitance en pays étranger;
- une liste détaillée des coûts de collaboration.
- soient accompagnées des déclarations prévues au paragraphe 6.11 dans l'annexe 1, Renouvellement des déclarations, et d'une certification qu'il n'y a eu aucun défaut aux dispositions de l'entente (et qu'il n'existe aucun état de fait qui, moyennant avis ou le passage du temps, ou les deux, constituerait un cas de défaut).
- En ce qui concerne l'alinéa 1(e) ci-haut, le Ministre peut, en tout temps, demander que le bénéficiaire atteste de manière satisfaisante du paiement des coûts admissibles.
- Le bénéficiaire doit soumettre la demande de remboursement finale accompagnée d'une déclaration détaillée certifiée par le chef des finances du bénéficiaire attestant que les coûts admissibles du projet ont été engagés et payés.
B — Principes relatifs aux coûts du projet de l'ISAD
1. Principe général
Les coûts admissibles représentent la somme des coûts directs et indirects applicables qui, selon le ministre, sont ou doivent être engagés ou affectés de manière raisonnable et appropriée pour la réalisation du projet. Ces coûts doivent être déterminés conformément à la méthode de comptabilisation des coûts du bénéficiaire acceptée par le ministre et appliquée de façon uniforme au fil du temps.
2. Coûts raisonnables
Un coût est jugé raisonnable si sa nature et son montant ne dépassent pas ce qui aurait été engagé par une personne prudente dans la conduite d'une entreprise concurrentielle.
Lorsqu'il s'agit de déterminer si un coût donné est raisonnable, il faut prendre en considération les facteurs suivants :
- si le coût est d'un type généralement reconnu comme normal et nécessaire dans le cadre de l'exploitation de l'entreprise du bénéficiaire ou de l'exécution du projet;
- les limitations et les exigences imposées par des conditions telles que les pratiques commerciales généralement reconnues, les négociations sans lien de dépendance, les lois et les règlements fédéraux, provinciaux et municipaux, ainsi que les modalités de l'entente;
- les mesures qui seraient prises par des gens d'affaires prudents compte tenu des circonstances et de leurs responsabilités à l'égard des propriétaires de l'entreprise, de leurs employés, de leurs clients, de l'État et du grand public;
- les modifications importantes aux pratiques établies du bénéficiaire qui peuvent entraîner une augmentation injustifiée des coûts admissibles;
- les répercussions des spécifications, du calendrier de livraison et des exigences de qualité sur les coûts du projet.
2.1 Personnes affiliées
Dans le cas des coûts admissibles engagés avec une personne affiliée, le montant engagé doit être rajusté comme suit :
- le coût de ces biens ou services ne doit pas excéder la juste valeur marchande;
- s'il n'existe pas de juste valeur marchande pour les biens ou les services applicables, il faut utiliser la juste valeur marchande des produits similaires;
- s'il n'y a pas de produit similaire, il faut utiliser la méthode du coût d'achat majoré (décrite ci-après) pour déterminer le coût.
La méthode du coût d'achat majoré désigne la somme des coûts directs et indirects applicables, décrit ci-après dans les sections 4 et 5, établis et mesurés de façon uniforme conformément aux principes comptables généralement reconnus et qui ont été engagés ou affectés raisonnablement pour la réalisation de l'énoncé des travaux plus le profit, déterminé ci-dessous.
Une fois la somme des coûts directs et indirects déterminée (« coût total »), le profit est calculé à cinq pour cent (5 %) du coût total.
Par conséquent, la méthode du coût d'achat majoré est égale à la somme du coût total et du profit de cinq pour cent (5 %).
3. Méthodes pour déterminer les coûts directs et indirects (Frais généraux)
Les coûts admissibles seront les coûts directs et indirects qui, selon le Ministre, sont engagés ou affectés de façon raisonnable et appropriée pour la réalisation du projet.
Les coûts indirects (les frais généraux) seront calculés au taux fixe de 75% des coûts directs de main-d'œuvre.
4. Coûts directs
Il existe trois catégories de coûts directs :
- Coûts directs des matériaux, c'est-à-dire le coût des matériaux qui peuvent être clairement identifiés et quantifiés par le bénéficiaire comme ayant été ou devant être utilisés pour l'exécution du projet, qui sont ainsi identifiés et quantifiés constamment par la méthode de comptabilisation du bénéficiaire accepté par le Ministre.
- En plus des matériaux achetés uniquement pour l'exécution du projet et transformés par le bénéficiaire, ou obtenus de sous-traitants, ces matériaux peuvent inclure tout autre matériau provenant des stocks courants du bénéficiaire.
- Les matériaux achetés uniquement pour l'exécution du projet ou de contrats de sous-traitance doivent être imputés au projet au prix de revient effectif, chargé au bénéficiaire, avant que les escomptes pour paiement rapide ne lui soient consentis.
- Les matériaux provenant des stocks généraux du bénéficiaire doivent être imputés au projet conformément à la méthode uniformément utilisée par le bénéficiaire pour établir le coût du matériel en stock.
- Coûts directs de la main-d'œuvre, c'est-à-dire les coûts représentant la partie des salaires bruts versée pour les activités qui peuvent être identifiés et quantifiés de façon spécifique comme ayant été ou devant être engagés pour l'exécution du projet et, qui sont ainsi identifiés et quantifiés constamment par la méthode de comptabilisation du bénéficiaire acceptée par le Ministre.
- Autres coûts directs, c'est-à-dire les coûts applicables qui n'entrent pas dans les catégories des coûts directs des matériaux ou de la main-d'œuvre, mais qui peuvent être clairement identifiés et quantifiés comme ayant été ou devant être engagés pour l'exécution du projet, et qui sont ainsi identifiés et quantifiés constamment par la méthode de comptabilisation du bénéficiaire acceptée par le Ministre.
5. Coûts indirects (les frais généraux)
Les coûts indirects (les frais généraux) c'est-à-dire ces coûts qui, quoiqu'ayant été engagés pendant l'exécution du projet pour l'exploitation générale de l'entreprise du bénéficiaire, ne peuvent cependant pas être identifiés et quantifiés comme étant directement reliés à l'exécution du projet.
Ces coûts indirects peuvent inclure mais ne sont pas nécessairement réservés aux items suivants :
- les matériaux et fournitures indirects (pour les fournitures de valeur similairement peu élevé et à forte utilisation, dont le coût rencontre la définition de matériaux directs mais pour lesquelles il est cependant coûteux d'assumer les frais en suivant la procédure des coûts directs, alors ces fournitures peuvent être considérées comme étant des coûts indirects pour la raison d'être du projet);
- la main-d'œuvre indirecte;
- les avantages sociaux (la part du bénéficiaire uniquement);
- les coûts des services publics, c'est-à-dire les services d'intérêt général tels que l'électricité, le chauffage, l'éclairage, et les frais d'exploitation et d'entretien des actifs généraux;
- les frais fixes ou périodiques, c'est-à-dire les dépenses récurrentes telles que les impôts fonciers, les frais de location et les coûts raisonnables d'amortissement;
- les frais administratifs et généraux, c'est-à-dire la rémunération des cadres, et des employés, ainsi que des dépenses telles que les articles de papeterie, les fournitures de bureau, l'affranchissement de courrier et les autres dépenses nécessaires à la gestion de l'entreprise.
6. Coûts non admissibles
Même si les coûts suivants peuvent avoir été raisonnablement et convenablement engagés par le bénéficiaire dans la réalisation du projet, ils sont considérés des coûts non admissibles au titre du projet :
- les allocations pour les intérêts sur le capital investi, les obligations, les débentures, les emprunts bancaires ou autres, y compris les escomptes à l'émission d'obligations et les frais de crédit;
- les frais de services juridiques, comptables et les honoraires de d'experts-conseils liés à une réorganisation financière, à l'émission de garanties et de capital-actions, à l'obtention de brevets et de permis ainsi qu'aux actions en réclamation intentées contre le Ministre;
- les pertes subies en raison de mauvais investissements, des mauvaises créances et des frais de recouvrement;
- les pertes subies sur d'autres projets ou contrats;
- les impôts sur le revenu, fédéral et provincial, les taxes sur les produits et services ou surtaxes sur les profits excédentaires, ou les dépenses spéciales associées à ces impôts;
- les fonds de prévoyance;
- les primes relatives aux assurances-vie des cadres ou des administrateurs, lorsque le produit de ces contrats d'assurance revient au bénéficiaire;
- l'amortissement d'une augmentation de la valeur des biens qui ne s'est pas matérialisée;
- la dépréciation des biens payés par le Ministre;
- les amendes et les pénalités;
- les coûts et l'amortissement des installations excédentaires;
- la rémunération et les primes déraisonnables versées aux cadres et aux employés;
- les frais d'élaboration et d'amélioration de produits non reliés à des travaux exécutés en vertu du projet;
- les frais de publicité, sauf les frais raisonnables de publicité de nature industrielle ou institutionnelle versés pour les annonces placées dans des publications spécialisées, techniques ou professionnelles, en vue de fournir de l'information à l'industrie ou à l'institution;
- les frais de divertissement;
- les dons à l'exception de ceux aux organismes de charité enregistrés en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu;
- les cotisations et autres frais d'adhésion, sauf aux associations professionnelles et corporatives reconnues;
- les honoraires, extraordinaires ou anormaux, versés à des experts pour obtenir des conseils techniques, administratifs ou comptables, à moins qu'ils ne soient autorisés par le Ministre;
- tous les frais relatifs à des biens fonciers ou immobiliers;
- les frais de vente et de commercialisation reliés aux biens, aux services ou aux deux acquis en vertu de la présente entente.
Nonobstant l'alinéa 6(b) ci-dessus, les honoraires d'avocats, de comptables et de consultants relatifs à l'obtention de brevets et d'une protection légale pour d'autres éléments de la propriété intellectuelle constituent des coûts admissibles.
7. Équipement spécial
Le bénéficiaire doit identifier tout l'équipement spécial en vertu de l'annexe 7.
En ce qui a trait aux coûts admissibles concernant l'équipement spécial, voir l'annexe 7 intitulée Équipement spécial.