Table des matières
- 1.0 Objet
- 2.0 Introduction
- 3.0 Modifications proposées aux normes de service
- 4.0 Politique de remise (à titre d'information)
1.0 Objet
Mesures Canada (MC) souhaite obtenir des commentaires sur les changements proposés à ses normes de service existantes. Veuillez soumettre vos commentaires par courriel à ryan.henshaw@canada.ca d'ici le 19 mars 2020.
2.0 Introduction
La Loi et le Règlement sur les poids et mesures, ainsi que la Loi et le Règlement sur l'inspection de l'électricité et du gaz, prescrivent des frais pour la prestation de certains services, notamment :
- l'évaluation et l'approbation de prototypes d'appareils de mesure (p. ex., balances, pompes à essence, compteurs d'électricité et de gaz naturel);
- certaines catégories d'inspections et de certifications d'étalons de mesure;
- l'accréditation des organismes non gouvernementaux pour la certification des compteurs d'électricité et de gaz et des appareils de mesure de l'électricité et du gaz.
Des normes de service existent actuellement pour ces services.
La Loi sur les frais de service (LFS) et la Directive sur l'imputation et les autorisations financières spéciales (la Directive) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) exigent que les autorités gouvernementales qui facturent des frais de service disposent de normes de serviceNote de bas de page 1 pour ces services. La LFS exige que l'autorité responsable remette au client les frais ou une partie des frais payés pour obtenir le service lorsque la norme de service n'est pas respectée.
La LFS exige également qu'une politique de remise définisse la manière dont les remises seront calculées lorsque la norme de service n'est pas respectée. La politique de remise entrera en vigueur le 1er avril 2020 pour les demandes de service reçues le 1er avril 2020 ou après.
3.0 Modifications proposées aux normes de service
Presque toutes les normes de service actuelles de MC datent de plus de 20 ans et ne reflètent plus le temps et les ressources nécessaires pour fournir les services.
MC souhaite recevoir des commentaires sur les modifications proposées à ces normes de service afin de les aligner aux exigences de la LFS. Ces modifications seront fondées sur les délais de prestation des services pour lesquels des frais sont facturés afin de permettre le calcul des remises lorsqu'une norme de service n'est pas respectée.
L'organisme propose également l'introduction d'engagements de service qui guident l'excellence globale du service dans le contexte de la planification et de l'administration du service en temps voulu. Toutefois, ces activités ne font pas partie de la norme de service proposée, ne sont pas comprises dans le calcul des frais pour le service et ne font pas partie de la remise lorsque la norme n'est pas respectée.
3.1 Approbations
Au cours des dernières décennies, les types et la complexité des appareils soumis à MC pour évaluation et approbation ont beaucoup évolué. Par conséquent, les compteurs d'électricité et de gaz naturel, les balances, les pompes à essence et autres appareils de mesure prennent plus de temps à mettre à l'essai et à évaluer. MC a également constaté que le fait d'avoir la même norme de service pour toutes les approbations dans chaque domaine (électricité, gaz, masse, volume) ne reflète pas les différences de technologies, de catégories ou de types d'appareils, d'exigences d'essai et de temps nécessaires à chaque laboratoire.
L'affinement des normes de service pour mieux refléter le domaine de mesure et le type d'appareil permettrait d'accroître la clarté et la transparence des services de MC. Pour ces raisons, MC propose des normes de service reflétant mieux le processus d'approbation de ses quatre laboratoires d'approbation des appareils et la complexité des types d'appareils au sein de ceux-ci.
Les nouvelles normes de service proposées ont été développées en analysant les données des récentes approbations effectuées par les laboratoires de MC. Dans le cadre de cette analyse, il a été découvert qu'en général, lorsque les prototypes d'appareils nécessitaient une période d'approbation prolongée, cela était dû aux non-conformités constatées lors des essais et/ou au fait qu'il fallait mettre à l'essai plusieurs échantillons. MC propose qu'au lieu d'intégrer les projets de cette nature dans une norme de service unique, une norme de service distincte soit ajoutée pour les non-conformités et les échantillons multiples.
Une autre tendance révélée par l'analyse est que certains types de dispositifs prennent beaucoup plus de temps que d'autres à être approuvés. De nouvelles normes de service ont donc été créées pour refléter plus précisément ces différences.
Afin d'améliorer le service à la clientèle et la transparence, MC communiquera avec les demandeurs lorsque le processus d'approbation aura été lancé, mis en attente et terminé.
Lancement du service : Un courriel est envoyé au demandeur pour confirmer qu'une demande d'approbation de type complète a été reçue par MC.
Mise en attente du service :Un courriel est envoyé au demandeur pour l'informer que la demande d'approbation a été mise en attente et pour l'informer des conditions qu'il doit remplir pour poursuivre les travaux. Une fois les conditions remplies, un courriel est envoyé au demandeur et le processus d'approbation se poursuit.
Remarque : Des événements tels que les suivants, qui sont hors du contrôle de MC et qui empêchent la progression d'un projet d'approbation, ne sont pas pris en compte dans la norme de service :
- Des échantillons ont été demandés, mais n'ont pas été encore reçus par le laboratoire d'essai de MC;
- Des essais sur place ont été planifiés, mais n'ont pas encore commencé;
- Un avis de non-conformité a été envoyé au demandeur et les essais ne peuvent pas continuer tant que la non-conformité n'est pas corrigée;
- MC a demandé, mais n'a pas encore reçu, des informations essentielles telles que des manuels ou des instructions d'étalonnage nécessaires pour la conduite des essais;
- Des essais externes convenus sont effectués par des organismes tels que le National Type Evaluation Program des États-Unis et le Conseil national de recherches du Canada (CNRC).
Finalisation du service : Un avis d'approbation est délivré et affiché sur le site Web de MC, ou un accusé de réception de rejet ou de retrait du projet est envoyé par courriel au demandeur.
Remarque : Des échantillons ou des modes de configuration supplémentaires ainsi que des avis de non-conformité peuvent ajouter jusqu'à 30 jours chacun à la norme de service. MC communiquera la norme de service initiale et toute modification éventuelle apportée à la norme de service globale.
3.1.1 Approbations qui ne nécessitent pas d'essais
Dans des cas comme les trois suivants, le demandeur peut ne pas avoir besoin de faire mettre à l'essai son appareil.
- Lorsqu'un avis d'approbation a déjà été délivré pour un appareil et qu'une modification jugée ne pas affecter la mesure est demandée (p. ex., une nouvelle conception de boîtier ou un changement d'adresse du demandeur), une lettre d'acceptation de modification (LAM) est délivrée à la place d'une révision complète de l'avis d'approbation existant.
- Si un demandeur demande à utiliser son approbation de classe pour un appareil qui ne correspond pas aux paramètres qui y sont spécifiés, MC lui délivre une lettre d'autorisation d'approbation de classe (LAAC) pour cet appareil.
- Lorsque MC a conclu un accord avec un autre laboratoire (essais par un tiers) pour accepter ses résultats d'essais.
Type de service | Norme de service |
---|---|
LAM/LAAC (documents seulement) | 30 jours |
Tiers / pas d'essais (accord de reconnaissance mutuelle des États-Unis, système de certification de l'OIML, CNRC, RT-01) | 90 jours |
3.1.2 Approbations d'appareils comportant de nouvelles technologies
Lorsque des demandes sont reçues pour des appareils comportant une nouvelle technologie ou qui ne semblent pas correspondre à une catégorie existante, les appareils sont évalués pour déterminer s'ils doivent être approuvés par MC et s'ils correspondent à une catégorie existante. La norme de service proposée pour cette évaluation est de 20 jours. Ce service est finalisé lorsque le demandeur a été informé de la manière de procéder ou de la décision de clore ou non le projet.
Une fois que l'appareil est envoyé à un laboratoire particulier, un nouveau projet est lancé et la norme de service pour ce laboratoire et ce type d'appareil s'applique. Si l'évaluation initiale est terminée et que le type ou la catégorie de dispositif n'est toujours pas clair, MC discute de la question avec le demandeur et ils conviennent d'une norme de service pour délivrer l'avis d'approbation sur la base de l'évaluation, de la recherche et des essais supplémentaires qui devront être effectués.
Type de service | Norme de service |
---|---|
Évaluation du nouveau type d'appareils | 20 jours |
Approbation | À déterminer après évaluation |
3.1.3 Approbations des types d'appareils existants
La norme de service proposée pour les types d'appareils qui ont déjà été mis à l'essai dans les laboratoires de MC est basée sur le domaine auquel ils se rapportent (électricité, masse, volume, gaz).
Le laboratoire de masse approuve tous les types de balances, depuis les balances portables pour bijoux jusqu'aux balances pour le pesage de camions de transport entièrement chargés. Il est également chargé d'approuver les appareils qui mesurent les dimensions, depuis de simples appareils de mesure de la longueur jusqu'aux appareils de mesure multidimensionnelle et aux appareils de mesure dimensionnelle du bois. Seuls des changements mineurs aux normes de service ont été nécessaires pour ces appareils.
Le laboratoire d'électricité approuve les compteurs et les transformateurs d'électricité. Les approbations de compteurs ont été subdivisées en deux catégories : complexes et simples, car il existe une différence importante entre une simple révision du logiciel et l'approbation d'un nouveau compteur multifonction. La norme de service pour les gros transformateurs a été révisée pour mieux tenir compte du temps d'installation en raison de leur taille et de leur complexité.
Le laboratoire de volume approuve les appareils qui mesurent le débit des liquides, depuis les pompes à essence jusqu'aux débitmètres installés dans les canalisations. Il a été proposé d'augmenter le nombre de jours indiqué dans les normes de service pour ces appareils afin de refléter la complexité variable des dispositifs soumis à l'approbation ainsi que la difficulté de les installer et de les retirer des bancs d'essai de MC.
Le laboratoire de gaz approuve les appareils qui mesurent les débits des gaz dans toutes les gammes de pression. La norme de service actuelle ne tenait pas compte de la complexité de ces appareils et du temps nécessaire pour les mettre à l'essai. Les normes de service proposées pour le laboratoire de gaz prévoient un nombre de jours plus élevé que la norme actuelle. Le laboratoire de gaz est en train de réviser ses processus afin de réduire le nombre de jours à l'avenir.
Laboratoire | Type d'appareil | Norme de service |
---|---|---|
Masse | Balance à grande capacité et autres grandes balances | 100 jours |
Masse | Toutes les autres balances | 90 jours |
Masse | Appareil de mesure d'une ou plusieurs dimensions | 90 jours |
Électricité | Transformateur (de type grand poteau) | 200 jours |
Électricité | Transformateur (tous les autres) | 120 jours |
Électricité | Compteur d'électricité (simple) | 90 jours |
Électricité | Compteur d'électricité (complexe) | 150 jours |
Volume | Débitmètre massique | 215 jours |
Volume | Système de mesure du lait | 160 jours |
Volume | Distributeur (gaz naturel liquéfié / gaz de pétrole liquéfié / fluide d'échappement diesel) | 120 jours |
Volume | Distributeur (gaz/diesel) | 150 jours |
Volume | Compteur de vrac | 150 jours |
Volume | Registre électronique | 150 jours |
Gaz | Compteur à pistons rotatifs | 400 jours |
Gaz | Compteur à parois déformables | 300 jours |
Gaz | Transmetteur de pression | 550 jours |
Gaz | Dispositif de conversion du volume électronique | 500 jours |
Gaz | Débitmètre-ordinateur | 700 jours |
Gaz | Lecteur automatique de compteurs | 365 jours |
Gaz | Chromatographe en phase gazeuse | 500 jours |
Gaz | Distributeur de gaz naturel comprimé | 500 jours |
Gaz | Tranquilliseur d'écoulement | 400 jours |
Gaz | Compteur à ultrasons | 700 jours |
Gaz | Compteur à orifice | 400 jours |
Gaz | Régulateur de pression | 200 jours |
Gaz | Débitmètre massique à effet de Coriolis | 700 jours |
3.2 Étalonnages
MC propose une structure plus détaillée avec des normes de service qui reflètent mieux la complexité des étalons et les techniques d'étalonnage utilisées.
Les fournisseurs de services autorisés et MC doivent faire certifier leurs étalons (p. ex., les poids) et leurs appareils de mesure (p. ex., les consoles d'essai des compteurs d'électricité) par MC lorsqu'ils sont utilisés pour inspecter et certifier des appareils. Les étalons et les appareils des fournisseurs de services autorisés doivent figurer sur la liste envoyée chaque année au coordinateur régional de la diversification des modes de prestation de services pour pouvoir bénéficier de ce service.
Les normes de service proposées pour les étalonnages ont été subdivisées en deux parties : les services qui sont effectués dans les laboratoires de MC et les services qui sont effectués dans les régions ou là où l'étalon est installé.
3.2.1 Étalonnages effectués dans les laboratoires de Mesures Canada à Ottawa
Les normes de service pour les étalonnages de laboratoire sont en grande partie inchangées, à l'exception de quelques types d'appareils qui ont historiquement pris plus de temps à étalonner et à certifier. Le nombre de jours proposé pour les normes de service pour ces types d'appareils est plus élevé.
Lancement du service : Un courriel est envoyé au client qui a demandé le service pour confirmer que l'étalon a été reçu par un laboratoire de MC.
Mise en attente du service : Un courriel est envoyé au client pour l'informer que les travaux d'étalonnage ont été mis en attente et pour l'informer des conditions à remplir pour poursuivre les travaux. Une fois les conditions remplies, un courriel est envoyé au client et les travaux d'étalonnage se poursuivent.
Remarque : Des événements tels que les suivants, qui sont hors du contrôle de MC et qui empêchent la progression du projet, ne sont pas pris en compte dans la norme de service :
- L'étalon ou son contenant a besoin de réparations ou d'ajustements avant que l'étalon puisse être étalonné;
- Le client envoie une pièce de rechange ou un contenant à MC.
Finalisation du service : Un courriel est envoyé au client pour l'informer que l'étalon a été étalonné et lui a été renvoyé.
Étalon | Norme de service |
---|---|
Trousse de poids de l'inspecteur | 60 jours |
Trousse de poids pour métaux précieux | 90 jours |
Étalon ≤ 50 L | 90 jours |
Étalon > 50 L | 60 jours |
Pycnomètre | 60 jours |
Thermomètre | 90 jours |
Radian | 60 jours |
Baromètre, manomètre | 60 jours |
Poids ou étalon volumétrique étalonné dans un laboratoire régional | 60 jours |
3.2.2 Étalonnages effectués dans les régions ou sur place
Le nombre de jours prévu dans les normes de service proposées pour les étalons étalonnés et certifiés sur place ou dans les sites régionaux de MC est inférieur au nombre de jours pour les étalons étalonnés et certifiés dans les laboratoires de MC à Ottawa en raison de la nature du travail effectué.
L'étalonnage est planifié à l'avance à la demande du client. Le temps dont dispose MC pour répondre à la demande d'étalonnage est indiqué dans l'engagement de service et ne fait pas partie de la norme de service.
Initiation du service : L'inspecteur commence à effectuer l'étalonnage.
Mise en attente du service : L'inspecteur informe l'autorité sur place que l'étalonnage ne peut pas continuer et a été mis en attente. Les conditions qui doivent être remplies pour poursuivre le service sont alors communiquées. Une fois que MC a été informé que les conditions ont été remplies, l'étalonnage est replanifié. Selon la raison pour laquelle le service a été mis en attente et comment la non-conformité a été résolue, l'inspecteur peut devoir recommencer le travail à l'étape initiale de l'étalonnage.
Remarque : Des événements tels que les suivants qui sont hors du contrôle de MC et qui empêchent la progression d'un étalonnage ne sont pas pris en compte dans la norme de service :
- L'étalon ou son contenant a besoin de réparations ou d'ajustements avant que l'étalon puisse être étalonné;
- Le client envoie une pièce de rechange ou un contenant au site d'étalonnage.
Finalisation du service : Le certificat de désignation et le certificat d'étalonnage, s'ils sont séparés, sont envoyés par courriel au client. Dans la plupart des cas, cela se fait après que l'inspecteur quitte le site, car il faut du temps pour calculer les valeurs indiquées sur le certificat.
Service | Norme de service | Engagement de service |
---|---|---|
Gazomètre de contrôle primaire étalonné par le personnel de la région de la capitale nationale | 15 jours | 30 jours |
Étalonnage d'un étalon effectué par le personnel régional | 15 jours | 10 jours |
Entretien annuel d'un étalon effectué par le personnel régional | 15 jours | 10 jours |
Simulateur de volume pour compteurs à pistons rotatifs étalonné par le personnel régional | 15 jours | 10 jours |
Console d'essai étalonnée par le personnel régional | Par nombre de points d'essai
| 10 jours |
3.3 Inspections effectuées par Mesures Canada
La norme de service proposée pour les inspections a été redéfinie pour s'aligner plus étroitement avec la prestation du service facturé. Ainsi, une inspection est désormais divisée en trois phases.
Phase 1 : Planification de l'inspection (engagement de service)
Cette phase représente l'engagement de MC à planifier dans les délais impartis l'inspection demandée.
Phase 2 : Réalisation d'une inspection sur place (norme de service)
Cette phase commence lorsque les travaux commencent après l'arrivée de l'inspecteur sur place. Le service est considéré comme achevé lorsque les essais sont terminés et que le propriétaire de l'appareil ou son représentant reçoit la confirmation que l'appareil peut ou ne peut pas être utilisé dans le commerce.
Phase 3 : Délivrance du certificat (engagement de service)
Dans de nombreux cas, le certificat est immédiatement mis à la disposition du client après une inspection sur place. Lorsqu'il ne peut pas l'être, un engagement de service s'applique. Cette phase commence lorsque la phase 2 est terminée et se termine lorsque le certificat est envoyé au client par voie électronique.
Considérations supplémentaires
- Des événements tels que les suivants qui sont hors du contrôle de MC et empêchent la progression d'une inspection ne sont pas pris en compte dans la norme de service :
- Des réparations ou des corrections sont nécessaires avant qu'un appareil puisse être inspecté ou que l'inspection puisse avoir lieu;
- L'accès à l'appareil est limité (p. ex., l'appareil est situé dans une habitation ou dans une zone où des restrictions de santé et de sécurité s'appliquent).
- Si une autre inspection doit être planifiée, la date de la nouvelle inspection compte comme le premier jour de la norme de service.
- Si un appareil passe l'inspection avec succès, une étiquette d'inspection est apposée sur l'appareil, que le certificat puisse ou non être délivré immédiatement.
Type d'appareil | Phase 1 (engagement de service) | Phase 2 (norme de service) | Phase 3 (engagement de service) |
---|---|---|---|
Balance calculatrice | 10 jours | 1 heure | 10 jours |
Balance à plate-forme (< 10 000 kg) | 10 jours | 2 heures par tablier | 10 jours |
Balance à plate-forme (10 000 kg et plus) | 10 jours | 4 heures par tablier | 10 jours |
Balance calculatrice ou à plate-forme automatique | 10 jours | 5 heures | 10 jours |
Balance à trémie | 10 jours | 5 heures | 10 jours |
Appareil de pesage pour les marchandises en vrac | 10 jours | 10 heures | 10 jours |
Balance de grues | 10 jours | 4 heures | 10 jours |
Balance à courroie transporteuse | 10 jours | 16 heures | 10 jours |
Balance à rail aérien | 10 jours | 3 heures | 10 jours |
Balance à rail aérien automatique | 10 jours | 6 heures | 10 jours |
Système de pesage monté sur véhicule | 10 jours | 4 heures | 10 jours |
Pont-bascule routier à tabliers multiples, sans opérateur | 10 jours | 10 heures | 10 jours |
Tous les autres ponts-bascules routiers | 10 jours | 4 heures | 10 jours |
Pont-bascule ferroviaire non automatique | 10 jours | 7 heures | 10 jours |
Pont-bascule ferroviaire automatique | 10 jours | 18 heures | 10 jours |
Mesure linéaire matérialisée | 10 jours | 1 hour | 10 jours |
Appareil de mesure multidimensionnelle | 10 jours | 5 heures | 10 jours |
Appareil de mesure dimensionnelle du bois | 10 jours | 2 jours | 10 jours |
Distributeur | 10 jours | 1 hour | 10 jours |
Ravitailleur à grand débit | 10 jours | 2 heures | 10 jours |
Compteur de vrac monté sur rampe | 10 jours | 4 heures | 10 jours |
Compteur de vrac monté sur véhicule | 10 jours | 4 heures | 10 jours |
Débitmètre massique à effet de Coriolis | 10 jours | 7 heures | 10 jours |
Compteur à débit lent | 10 jours | 1 hour | 10 jours |
Gravimètre | 10 jours | 4 heures | 10 jours |
Compteur d'énergie thermique | 10 jours | 1 hour | 10 jours |
Tous les autres appareils | 10 jours | Communiquez avec MC pour obtenir un devis | 10 jours |
Type d'appareil | Phase 1 (engagement de service) | Phase 2 (norme de service) | Phase 3 (engagement de service) |
---|---|---|---|
Compteur à parois déformables | 10 jours | 2 heures | 15 jours |
Compteur à pistons rotatifs | 10 jours | 3 heures | 15 jours |
Compteur à turbine | 10 jours | 3 heures | 15 jours |
Compteur à orifice | 10 jours | 7 heures | 15 jours |
Débitmètre massique à effet de Coriolis | 10 jours | 4 heures | 15 jours |
Compteur à ultrasons | 10 jours | 7 heures | 15 jours |
Compteur de gaz à oscillateur fluidique | 10 jours | 4 heures | 15 jours |
Débitmètre à cône de type différentiel | 10 jours | 7 heures | 15 jours |
Dispositif de conversion du volume mécanique | 10 jours | 3 heures | 15 jours |
Dispositif de conversion du volume électronique | 10 jours | 3 heures | 15 jours |
Débitmètre-ordinateur | 10 jours | 6 heures | 15 jours |
Appareil à impulsions électriques | 10 jours | 3 heures | 15 jours |
Dispositif indicateur | 10 jours | 4 heures | 15 jours |
Chromatographe en phase gazeuse | 10 jours | 4 heures | 15 jours |
Distributeur de gaz naturel | 10 jours | 4 heures | 15 jours |
Régulateur de pression | 10 jours | 2 heures | 15 jours |
Transmetteur de température et de pression | 10 jours | 3 heures | 15 jours |
Fonction de correction des compteurs de gaz | 10 jours | 3 heures | 15 jours |
Densitomètre | 10 jours | 4 heures | 15 jours |
Tranquilliseur d'écoulement utilisé dans les systèmes de mesure du gaz | 10 jours | 5 heures | 15 jours |
Plaque à orifices tranquillisantes | 10 jours | 5 heures | 15 jours |
Système de mesurage à clients multiples | 10 jours | 1 day per 24 metering points | 15 jours |
Les installations de mesure de l'électricité qui répondent aux exigences de la norme S-E-08 et qui sont conformes à l'un des schémas standard de l'annexe A de la norme S-E-08 | 10 jours | 1 hour | 15 jours |
Toutes les autres installations de mesure de l'électricité | 10 jours | 2 heures | 15 jours |
Tous les autres appareils | 10 jours | Communiquez avec MC pour obtenir un devis | 15 jours |
3.4 Diversification des modes de prestation de services pour les fournisseurs de services autorisés
Remarque : Les normes de service pour la formation des fournisseurs de services autorisés et l'audit des fournisseurs de services autorisés en poids et mesures sont régies par des accords juridiquement contraignants et ne sont pas soumises aux exigences de la LFS. Elles ne font donc pas partie de la présente consultation.
MC a récemment revu sa norme de service pour les audits en électricité et gaz qui font partie de son programme d'accréditation et a décidé de maintenir sa norme de service de 30 jours.
4.0 Politique de remise (à titre d'information)
Conformément à la LFS et à la Directive, les montants des remises doivent être établis dans le cadre d'une politique de remise. La LFS et la directive établissent que la politique de remise doit tenir compte des quatre facteurs suivants :
- La proportion dans laquelle la norme n'est pas respectée;
- L'incidence du non-respect de la norme sur le payeur de frais;
- Toute circonstance indépendante de la volonté du ministre qui peut avoir une incidence sur sa capacité de respecter la norme;
- Tout rôle que le payeur de frais peut avoir joué dans le non-respect de la norme.
En préparation de la publication d'une politique définitive, les éléments de la politique de remise de MC sont examinés ci-dessous, ainsi que les facteurs utilisés par MC pour déterminer la manière dont les remises seront calculées et traitées.
4.1 Admissibilité aux remises
Les remises telles que décrites ici ne s'appliquent qu'aux services pour lesquels des frais sont établis dans les règlements de MC et qui ont des normes de service publiées. Une partie est admissible à une remise de frais si les critères suivants sont remplis :
- Une norme de service pertinente n'a pas été respectée pour des raisons autres que celles considérées comme des conditions spéciales ci-dessous;
- Les frais applicables ont été payés intégralement avant que le nombre de jours indiqué dans la norme de service ne soit écoulé;
- Les parties ont fourni des informations complètes et exactes avant que le nombre de jours indiqué dans la norme de service ne soit écoulé.
Une partie n'a pas droit à une remise de frais lorsqu'une ou plusieurs normes de service ne sont pas respectées en raison de l'une des conditions spécialessuivantes :
- Un événement imprévisible se produit (p. ex., une urgence, un arrêt de travail, une panne de courant, ou tout autre événement qui ne pouvait raisonnablement être prévu ou évité);
- Une panne de système planifiée ou non planifiée se produit;
- Des retards sont occasionnés par les actions ou l'inaction du client (p. ex., le manque d'accès à un site retarde un processus d'inspection);
- Le coût total du service est inférieur à 50 $, ce qui est considéré comme une faible importance (c.-à-d. que le Règlement sur les frais de faible importance en vertu de la LFS a établi 50 $ comme point de référence pour l'importance).
4.2 Procédure de remise
Le prix total d'un service fourni par MC comprend un certain nombre de frais différents. Par exemple, le coût total d'une inspection d'une pompe à essence qui nécessite le déplacement d'un inspecteur de MC comprend les frais suivants :
- Frais pour le temps de l'inspecteur;
- Frais d'inspection ou de service relatifs aux essais effectués;
- Frais de déplacement ou frais de kilométrage, le cas échéant, conformément aux directives actuelles du Conseil national mixte;
- Les faux frais encourus par l'inspecteur pendant le temps de déplacement, conformément aux lignes directrices actuelles du SCT.
Il est important de noter que toute remise accordée par MC exclurait les frais de voyage et les faux frais qui ne sont pas du ressort de MC (p. ex., la location d'équipement). Peu importe si un inspecteur de MC répond ou non à la norme de service, MC n'a pas d'autre choix que d'engager des frais de déplacement et de faux frais pour fournir le service. En tant que telle, la remise exclura les frais de déplacement et les faux frais, puisque la performance de l'inspecteur sur place est à la base du service.
MC perçoit des frais après avoir fourni le service demandé en remettant une facture. Si une remise est due, MC peut facturer le montant total pour un service et remettre une remise après pour un service manqué, ou facturer un montant qui tient déjà compte de la remise. Cette dernière est appelée une facturation nette.
Dans l'intérêt des clients de MC, l'organisme propose de verser une remise en utilisant la méthode de facturation nette, ce qui signifie qu'il suivra les remises dues en interne et les appliquera aux frais finaux dus par le client avant que les frais finaux ne soient facturés. Toutefois, dans le cas des accréditations, les frais sont payés par l'entremise du système en ligne Moneris au moment où l'accréditation est accordée. Dans le cas d'une remise pour les accréditations, MC effectuera la remise sur la carte de crédit du client par l'entremise d'un autre processus.
Cela rend le processus plus complexe pour MC en matière de suivi des comptes, mais il est plus efficace par rapport à la facturation d'un client pour le coût total du service et au versement d'une remise après réception du paiement total.
4.3 Calcul du montant de la remise
Conformément à la LFS et à la Directive, le montant de la remise sera basé sur la proportion dans laquelle la norme n'est pas respectée et l'incidence du non-respect de la norme sur le payeur de frais. Le montant maximum qui sera remis est de 50 % des frais, à l'exclusion des frais de déplacement et des faux frais. Toutes les remises seront donc échelonnées de la même manière (c.-à-d. une remise de 25 % lorsque la norme n'est pas respectée à 50 % ou une remise de 5 % lorsque la norme n'est pas respectée à 10 %). Une remise maximale de 50 % sera accordée si MC prend au moins deux fois plus de temps que ce qui est indiqué dans la norme de service pour fournir le service.
Lorsqu'une norme de service est exprimée en heures ou en jours, MC calculera les remises sur une base horaire. Par exemple, si la norme de service est de quatre heures et que MC a une heure de retard, MC remettra un quart de 50 % (12,5 %) des frais admissibles. Si la norme est plus de 7 jours, MC calculera les remises sur une base hebdomadaire.
S'il existe une raison documentée, indépendante de la volonté de MC, pour laquelle il n'a pas été en mesure de respecter la norme de service pertinente, le client ne recevra pas de remise si le retard est la seule raison pour laquelle la norme n'est pas respectée.
De plus, tout rôle que peut avoir joué le payeur de frais dans le non-respect de la norme sera pris en considération lors du versement d'une remise. Si le payeur de frais est responsable d'un retard ou d'un manquement de la part de MC à respecter la norme de service, aucune remise ne sera versée si le retard est la seule raison pour laquelle la norme n'est pas respectée. Le payeur de frais sera également responsable du temps que l'inspecteur doit attendre pour effectuer l'inspection prévue. La norme de service initiale fera référence à cette stipulation.
Si MC n'a pas reçu les informations appropriées causant un retard (p. ex., une demande d'approbation incomplète), le temps écoulé ne sera pas pris en compte dans la norme de service. Les retards de cette nature seront expliqués dans la norme de service.