Guide de présentation des propositions 2013-2014 au Programme de contributions pour les organisations sans but lucratif de consommateurs et de bénévoles

Section 3 – Préparation d'une proposition

Une fois qu'il a été déterminé que votre organisation satisfait aux exigences et respecte les limites décrites dans la section 2 du guide, vous pouvez passer à l'étape suivante, la préparation de votre proposition.

Les propositions seront présentées au BC uniquement au moyen de son Formulaire de demande (disponible sur le site Web du BC). Aucun autre format ne sera accepté.

Information importante au sujet de l'utilisation du Formulaire de demande du BC :

• Assurez-vous d'avoir la dernière version d'un lecteur PDF : Le Formulaire de demande est en format PDF (format de document portable). Pour voir un document PDF, un lecteur PDF doit être installé sur votre ordinateur. Si tel n'est pas le cas, il existe de nombreux lecteurs PDF que vous pouvez télécharger gratuitement ou acheter dans Internet (voir l'Annexe 4 pour obtenir une liste les lecteurs gratuits).
• Téléchargez le formulaire approprié : Il n'est pas nécessaire d'obtenir un nom d'utilisateur ni un mot de passe. Les formulaires des années antérieures ne seront pas fonctionnels ni acceptés. Pour télécharger le fichier PDF approprié :
  • Rendez-vous au site Web du BC à : http://www.ic.gc.ca/eic/site/oca-bc.nsf/fra/h_ca00175.html
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le lien vers le document PDF et sélectionnez « Enregistrer la cible sous » (Save Target As) (Internet Explorer) / « Enregistrer le lien sous » (Save Link As) (FireFox) dans le menu déroulant.
  • Indiquez le répertoire dans lequel vous voulez sauvegarder le fichier et cliquez sur « Sauvegarder ».
  • Vous pouvez ensuite modifier et remplir le document hors ligne en utilisant le logiciel de votre lecteur PDF. Il est à noter que vous devrez être connecté à Internet pour soumettre votre formulaire au BC.
• Sauvegardez votre proposition : Le Formulaire de demande vous permettra d'élaborer votre proposition, de la sauvegarder en tout temps et d'y retourner plus tard pour la compléter, l'imprimer et la présenter. Vous pouvez aussi renommer votre proposition en lui donnant un titre différent, effacer toute l'information à l'étape 3 en utilisant le bouton « Réinitialiser » et préparer une autre proposition.
• Modification simultanée d’une proposition : Chaque proposition devrait être ouverte / modifiée par un seul utilisateur à la fois. Une utilisation simultanée pourrait engendrer la perte de contenu.
• Connexion Internet active : Vous devez être connecté à Internet afin de soumettre votre formulaire au BC.

Le Formulaire de demande est disponible sur le site Web du BC à l'adresse suivante : http://www.ic.gc.ca/eic/site/oca-bc.nsf/fra/h_ca00175.html

3.1 Exigences relatives au Formulaire de demande

Il y a trois étapes à suivre pour présenter une proposition de projet admissible en vertu du Programme.

Toutes les questions qui se retrouvent dans le Formulaire de demande ont été annexées à ce guide (annexes 1 à 3) pour votre commodité.

Tout au long du Formulaire de demande, on vous demandera de fournir des documents à l'appui. Si vous n'avez pas actuellement de version électronique des documents à l'appui demandés (prévisions budgétaires, déclaration des lobbyistes, etc.), vous pouvez tout simplement numériser les copies papier et les joindre. Nous acceptons les formats d'image BMP, JPEG, PDF and GIF.

Étape 1 – Déterminer l'admissibilité de l'organisation

Cette section est obligatoire et ne doit être remplie qu'une seule fois. Cette étape aide les organisations à déterminer et à confirmer si elles sont admissibles au financement en vertu du Programme. Une fois cette étape complétée et validée, vous pourrez passer à l'étape 2 (Renseignements relatifs à l'organisation).

Étape 2 – Renseignements relatifs à l'organisation

Cette section est obligatoire et ne doit être remplie qu'une seule fois. Il faut y insérer les coordonnées de l'organisation, les renseignements relatifs aux membres et aux donateurs, des détails relatifs aux publications (par ex. magazine, bulletins ou blogues).

Utilisez les boutons « + » et « - » pour ajouter ou retirer une ligne de renseignements. Si vous avez de multiples éléments et que vous désirez modifier l'ordre dans lequel ils apparaissent, vous pouvez utiliser les flèches ( ▲▼ ) pour le faire.

L'organisation doit également faire les déclarations suivantes :

• Loi sur le lobbying : votre organisation a-t-elle à son service des personnes qui font du lobby en son nom? Si oui, veuillez donner l'assurance, lorsque des lobbyistes sont utilisés, qu'ils sont enregistrés conformément à la Loi sur le lobbying et qu'il n'existe aucun conflit d'intérêt actuel ou potentiel, ni aucune détermination des honoraires en fonction des résultats;
• Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique : votre organisation a-t-elle actuellement à son service ou au sein de son conseil d'administration, un ancien fonctionnaire qui a quitté l'administration fédérale au cours des douze derniers mois? Si oui, veuillez donner l'assurance que le fonctionnaire agit en conformité avec le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique;
• Loi sur les conflits d’intérêts : votre organisation a-t-elle actuellement à son service ou au sein de son conseil d'administration un ancien titulaire de charge publique, qui a quitté l'administration fédérale au cours des douze derniers mois? Si oui, veuillez donner l'assurance que le titulaire de charge publique agit en conformité avec la Loi sur les conflits d’intérêts.

Finalement, toutes les organisations doivent présenter les documents suivants afin de compléter cette étape :

• une copie des documents de constitution en société;
• plus récents états financiers vérifiés;
• les prévisions budgétaires pour l'exercice en cours;
• l'énoncé de mission sur les buts, les objectifs et la structure de l'organisation;
• la liste actuelle des membres du conseil d'administration;
• les règlements administratifs de l'organisation.

Le volume maximum d'une pièce jointe que le réseau peut soutenir est de 10 Mo. Afin que le téléchargement des documents soit efficace, veuillez cliquer sur « Sauvegarder » après avoir joint chaque fichier.

Une fois cette étape complétée, vous pourrez présenter autant de propositions au nom de votre organisation que vous le jugerez à propos.

Veuillez vous assurer que tous les documents nécessaires ont été joints au formulaire PDF. Pour afficher une liste de vos pièces jointes, cliquez sur l'icône représentant une pince à papier sur le côté gauche du formulaire.

Étape 3 – La proposition de projet comme telle

Une fois les étapes 1 et 2 complétées et validées, vous pourrez présenter les propositions de votre organisation. Vous pouvez en présenter autant que vous le désirez.

Toutes les propositions doivent inclure les autres sources de financement demandées pour ce projet (ou un semblable), un sommaire du projet, un plan de communications et un plan de travail détaillé et démontrer la faisabilité du plan de travail en faisant valoir qu'il est clair et réaliste et qu'il a des objectifs et des échéanciers mesurables. Les propositions doivent démontrer la capacité de l'équipe de projet de le réaliser et d'atteindre les objectifs énoncés. Les propositions doivent indiquer comment le projet aidera l'organisation à remplir son mandat et comment il s'insère dans le plan d'ensemble de l'organisation.

• Les propositions de projet de recherche comptent 14 questions (se reporter à l'annexe 1);
• Les propositions de projet de développement organisationnel comptent 6 questions (se reporter à l'annexe 2);
• Les propositions de projet de développement du mouvement de consommateurs comptent 6 questions (se reporter à l'annexe 3).

Budget de proposition :

Toutes les propositions doivent inclure un budget détaillé. Tous les coûts admissibles sont décrits à la section 4 de ce guide. Aucune pièce jointe ne sera acceptée à cette étape-ci – vous devez utiliser la grille budgétaire intégrée dans le Formulaire de demande. Veuillez fournir des détails au sujet des dépenses, si possible. À titre d'exemple, si des contrats de service s'avèrent nécessaires pour réaliser vos projets, assurez-vous de les indiquer clairement (nom du fournisseur, si disponible, et tarif quotidien, le cas échéant).

Le financement maximal d'un projet est de 100 000 $. Chaque projet, sans égard à sa durée, ne peut dépasser ce montant total. Dans le cas des projets dont la durée prévue est de plus de 12 mois, deux (2) grilles budgétaires distinctes seront nécessaires. Veuillez noter que la somme de ces grilles ne sera pas automatisée dans le formulaire de demande; par conséquent, veuillez vous assurer que le montant total demandé au ministre n'excède pas 100 000 $ une fois les deux grilles combinées.

Utilisez les boutons « + » et « - » pour ajouter ou retirer un champ de texte associé à chaque catégorie de coûts. Si vous avez de multiples éléments et que vous désirez modifier l'ordre dans lequel ils apparaissent, vous pouvez utiliser les flèches ( ▲▼ ) pour le faire.

Sauvegardez au fur et à mesure :

Il faut se rappeler que le Formulaire de demande vous permettra d'élaborer votre proposition, de la sauvegarder et d'y revenir plus tard pour la compléter ou la réviser, l'imprimer et la présenter.

Les propositions de projet ont une longueur maximale :

Les propositions de projet ont une longueur globale maximale. Chaque question / section affichera le nombre maximum respectif de caractères permis. Il est à noter que les espaces et les retours obligatoires sont comptés comme des caractères et s'ajoutent au nombre total de caractères.

Passez votre proposition en revue avant de la présenter :

Une fois votre proposition terminée, que tous les champs ont été validés et que la proposition est prête à être présentée, il est fortement recommandé de la passer en revue attentivement avant la présenter officiellement au BC aux fins d'évaluation. Une fois que vous aurez présenté votre proposition (bouton « Soumettre »), aucun changement ne pourra y être apporté.

Conservez une copie de votre proposition dans vos dossiers :

Vous pouvez imprimer votre proposition avant de la présenter. Pour votre commodité, une copie PDF de votre proposition sera jointe également au courriel de confirmation.

Accès à votre proposition une fois présentée :

Après avoir présenté votre ou vos proposition(s) au BC, vous serez encore en mesure d'accéder au Système de demandes en ligne au moyen de votre nom d'utilisateur / mot de passe. Vous ne pourrez pas les modifier, mais vous pourrez les voir et les imprimer.

Passez votre proposition en revue avant de la présenter :

Une fois votre proposition terminée, que tous les champs ont été validés et que la proposition est prête à être présentée, il est fortement recommandé de la passer en revue attentivement avant la présenter officiellement au BC aux fins d'évaluation. Une fois que vous aurez présenté votre proposition (bouton « Soumettre »), aucun changement ne pourra y être apporté.

Conservez une copie de votre proposition dans vos dossiers :

Vous devriez imprimer votre proposition avant de la présenter en utilisant le bouton « Imprimer » dans le Formulaire de demande. Vous pouvez également sauvegarder une copie de votre proposition en utilisant le bouton « Sauvegarder » et lui donner un nom approprié.

Soumettre de multiples propositions :

Lorsqu'une proposition a été sauvegardée et soumise, l'utilisation du bouton « Réinitialiser » dans le formulaire permettra d'effacera tous les renseignements de la section de la proposition (étape 3 seulement) tout en conservant tous les renseignements et toutes les pièces jointes aux étapes 1 et 2.

3.2 Date d'échéance

Les propositions doivent être présentées avant midi, heure du Pacifique (15 h - heure d'Ottawa), le 28 novembre 2012.

Les propositions en retard, incomplètes ou présentées dans un format autre que celui exigé ne seront pas évaluées. Les propositions envoyées par télécopieur ou par courriel ou par tout autre moyen ne seront pas acceptées.

3.3 Accusé de réception

Vous recevrez une confirmation en format PDF peu après avoir soumis votre proposition. Veuillez conserver le document de confirmation dans vos dossiers.