Guide de présentation des propositions 2013-2014 au Programme de contributions pour les organisations sans but lucratif de consommateurs et de bénévoles

Section 7 – Présentation des rapports et demandes de paiement des projets financés

Cette section contient de l'information relative à la présentation des rapports et des demandes de paiement des projets financés. Cette information peut aussi être utile lors de l'élaboration de vos propositions de projet.

7.1 Exigences relatives à la présentation des rapports et aux demandes de paiement

En signant un Accord de contribution, une organisation s'engage à présenter un rapport d'activités complet et signé et / ou à répondre à des attentes spécifiques prédéterminées ainsi que des rapports financiers, tel que décrit et selon un calendrier établi dans l'Accord de contribution et ce, pendant la durée du projet.

Le personnel du BC analysera et comparera les rapports d'activités au plan de travail détaillé du projet et / ou aux attentes prédéterminées quant au rendement, contenus dans l'Accord de contribution signé et il devra être convaincu que les modalités de l'Accord sont respectées avant que les fonds ne soient versés.

Le BC se réserve le droit de demander qu'une organisation soumette ses travaux provisoires pour examen (par ex. rapport préliminaire, bibliographie préliminaire, ébauche du guide d'entrevue, etc.). Les rapports d'activités devront être complets et détaillés de façon à ce que les analystes puissent contrôler efficacement l'évolution et / ou les changements pendant toute la durée de votre projet.

À la fin de chaque projet, les organisations doivent déposer un rapport sur les communications qui accompagnera le rapport final. Le rapport doit décrire les résultats des efforts de communication déployés ou qui devront l'être dans le cadre du projet.

Par exemple :

• renseignements détaillés sur la distribution du rapport final et sur l'incidence des résultats du projet, plus particulièrement, le nombre de copies du rapport final et / ou des sommaires distribués ainsi que leurs destinataires,
• couverture médiatique (coupures de presse, entrevues radiophoniques et téléphoniques, etc.),
• nombre d'exposés oraux à des parties intéressées, s'il y a lieu,
• incidence des communications internes,
• incidence des communications externes (partenaires, autres parties intéressées).

7.2 Rapports finaux

Tous les rapports finaux des projets et les sommaires bilingues (format PDF ou Word) doivent être transmis au BC de façon électronique seulement (aucune copie papier n'est exigée).