Supports accessibles

Les personnes qui ont une déficience visuelle ou qui ont de la difficulté à lire utilisent des médias non classiques (supports accessibles) pour se renseigner. Les plus courants sont les suivants :

• les sites Web accessibles,
• les documents en braille,
• les documents en gros caractères,
• les enregistrements audio (CD ou DVD),
• les modèles de présentation du texte intégral.

Les supports accessibles doivent être produits sur demande. Par conséquent, le budget d'une publication doit comprendre les frais de production qui y sont associés.

Songez à produire des supports accessibles dès le début :

• s'il s'agit d'une question d'intérêt national pour laquelle il y a obligation d'informer la population (comme la Constitution);
• s'il s'agit de documents contenant des renseignements essentiels ou importants ayant une incidence sur la santé, la sécurité, le bien-être social ou économique ainsi que les droits et les obligations prévus par la loi;
• s'il s'agit de matériel pouvant particulièrement intéresser les personnes handicapées.

Modèles de présentation du texte intégral

Dans un modèle de présentation du texte intégral, tous les éléments graphiques et multimédias de la publication sont expliqués en version texte. (Idéalement, le client ou l'auteur fournira ces explications, mais on peut aussi s'adresser à une entreprise spécialisée.) Le modèle, qui est le document original à partir duquel tous les autres supports accessibles sont produits, est un support accessible en lui-même et peut, dans certains cas, être diffusé tel quel.

Pour de plus amples renseignements, consultez le Guide à l'intention des gestionnaires pour la production des documents en formats alternatifs et/ou substituts.

Processus de production

Voici les étapes à suivre pour produire des supports accessibles.

• Travaillez avec un fournisseur spécialisé dans la production de supports accessibles.
• Envoyez une version papier et une version électronique du modèle de présentation du texte intégral dans un format compatible avec le logiciel avec lequel le fournisseur préfère travailler (p. ex. WordPerfect, Microsoft Word, HTML ou QuarkXPress). (Inclure un exemplaire imprimé si la publication a déjà été produite).
• Communiquez avec le Programme des services de dépôt pour obtenir un ISBN et un numéro de catalogue pour chacun des supports produits, et envoyez-les au fournisseur.

Prévoyez au moins deux semaines pour la production des supports accessibles. Si ces supports doivent être prêts en même temps que la version imprimée, commencez la production dès que les épreuves de l'imprimeur sont approuvées.

Faites préparer sur supports accessibles au moins cinq exemplaires de la publication dans chaque langue officielle :

• un exemplaire servira à des fins de conservation ou de reproduction;
• un exemplaire servira à répondre à une demande;
• un exemplaire sera destiné au Programme des services de dépôt.

Pour une liste détaillée des références pouvant vous aider à produire des documents sur supports accessibles et à en assurer l'accessibilité, consultez la rubrique Accessibilité.

Disponibilité des supports accessibles

La Section des services du multimédia acheminera toute demande liée aux publications à la direction auteure de la publication, qui sera chargée d'y répondre.

Veuillez noter que la Section des services multimédias peut assurer la conversion de tout fichier texte en version audio. Ce service peut être utile si la demande porte sur un format audio, comme un fichier MP3 ou M4B (livre audio).

Il est essentiel, pour répondre aux besoins des personnes qui ont une déficience visuelle ou qui ont de la difficulté à lire, qu'on les informe de la possibilité de se procurer des documents sur supports accessibles.

• Assurez-vous que des renseignements sur la possibilité d'obtenir le document sur supports accessibles figurent sur la page d'information bibliographique de la version imprimée ou de la version électronique (consultez le Guide à l'intention des gestionnaires pour la production des documents en formats alternatifs et/ou substituts pour des exemples de messages).
• N'oubliez pas d'informer la Direction générale des communications et du marketing de l'existence des supports accessibles.

Si vous recevez une demande pour l'obtention d'une publication sur un support autre que celui du produit original :

• proposez l'un des supports accessibles existants;
• si la personne désire un autre support accessible, proposez-lui de lui envoyer la version existante en attendant, et informez-la que la publication sur le support voulu sera produite immédiatement;
• assurez-vous que le support demandé est livré dans les jours qui suivent;
• quand vous envoyez un document sur support accessible, joignez-y un exemplaire imprimé.