Organisation nationale canadienne / Union internationale des télécommunications — Normalisation (ONC/UIT-T)

Manuel de l'ONC/UIT-T - Version PDF

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Juillet 2011

Manuel de l'ONC/UIT-T

Table des matières

SECTION 1—Union internationale des télécommunications—Secteur de la normalisation des télécommunications (UIT-T)

  1. Fonctions
  2. Composition et participation
  3. Organisation
  4. Méthodes et procédures de travail
  5. Textes, programmes de travail et Contributions à l'UIT-T

SECTION 2—L'Organisation nationale canadienne pour l'union internationale des télécommunications—Normalisation

  1. Introduction
  2. Objectif
  3. Constitution de l'ONC/UIT-T
  4. Structure, méthodes de travail et responsabilités
  5. Processus de l'ONC pour l'approbation, la présentation et la circulation des contributions du Canada à toutes les réunions de l'UIT-T
  6. Procès-verbaux et rapports des réunions
  7. Approbation des recommandations nouvelles ou révisées
  8. Approbation des questions nouvelles ou révisées
  9. Hôte des réunions de l'UIT-T

   Annexe A—Stratégie de mesure de rendement (SMR)

SECTION 1—Union internationale des télécommunications—Secteur de la normalisation des télécommunication (UIT-T)

1.0 Fonctions

L’UIT-T est chargée d'étudier les questions techniques, opérationnelles et de tarifs relatives aux services de télécommunication, autres que les questions techniques ou opérationnelles ayant trait expressément aux radiocommunications et relevant du Secteur des radiocommunications, ainsi que de formuler des recommandations à ce sujet.

2.0 Composition et participation

Sont membres de l'UIT-T :

  1. les administrations de tous les États membres de l'UIT;
  2. les membres des secteurs, exposés dans la Convention CV 229-231;
  3. les associés de commissions d'études particulières.

Outre ses membres, qui peuvent participer à toutes les activités de l'UIT-T, les organisations internationales et les organismes de télécommunications régionaux qui coordonnent leur travail avec les activités de l'UIT-T sont invités à participer aux réunions de l'Assemblée mondiale de normalisation des télécommunications (AMNT).

3.0 Organisation

L'UIT-T effectue son travail conformément à ses règles de procédure publiées dans la Résolution 1 par l’entremise :

  1. de l'AMNT, qui se réunit environ tous les quatre ans;
  2. des commissions d'études établies par l'AMNT;
  3. du Groupe consultatif de la normalisation des télécommunications (GCNT);
  4. des commissions régionales établies pour traiter de questions et d'études qui intéressent particulièrement un groupe de pays et d'administrations dans une région de l'UIT;
  5. d'un directeur élu par la Conférence de plénipotentiaires de l'UIT-T.

4.0 Méthodes et procédures de travail

Le mandat, les mécanismes de travail et les dispositions générales concernant l'UIT-T sont exposés dans les textes de base de l'UIT-T. Ils sont étoffés et complétés par les règles de procédure et les instructions publiées sous la forme de Résolutions de l'UIT-T.

5.0 Textes, programme de travail et Contributions de l'UIT-T

Les textes de l'UIT-T se présentent sous les formes suivantes :

  1. Questions : énoncé de problème d'ordre technique, tarifaire ou opérationnel pour lequel une réponse s'impose;
  2. Recommandations : réponse à une question que l'AMNT estime assez complète pour servir de base à une normalisation internationale.

Le programme de travail de l'UIT-T est constitué des questions proposées pour étude (ou étude plus approfondie) par les commissions d'études et approuvées par l'AMNT. La liste complète des questions et leur attribution aux commissions d'études sont publiées dans les Actes de l'Assemblée mondiale de normalisation des télécommunications de l'UIT-T. Les textes intégraux des questions sont publiés, par commission d’étude, dans la Contribution 1 de chaque commission d’étude, au début de chaque période d’étude.

Les recommandations nouvelles ou révisées de l’UIT-T peuvent être approuvées entre les réunions de l'AMNT selon les règles de la Résolution 1 ou par l'AMNT. L’autre processus d’approbation des recommandations nouvelles ou révisées est exposé dans la Recommandation A.8 de l'UIT-T.

Les contributions à l'UIT-T sont les documents relatifs aux études soumis par les membres et les organismes participants au directeur du Bureau de la normalisation des télécommunications (TSB). Le mode de présentation et de traitement des contributions est exposé dans la Recommandation A.1 de l'UIT-T, Sections 3.1 et 3.2. Le mode de présentation des contributions à l'UIT-T est énoncé dans la Recommandation A.2 de l'UIT-T.

SECTION 2—L’Organisation nationale canadienne pour l’Union internationale des télécommunications—Normalisation

1.0 Introduction

L'Organisation nationale canadienne pour l'UIT-T (ONC/UIT-T) a été fondée en 1973. Elle a pour objectif de promouvoir et de coordonner la participation du Canada aux activités de l'UIT-T. Elle compte des membres des secteurs public et privé du milieu canadien des télécommunications.

2.0 Objectif

L'ONC/UIT-T a pour objectif de promouvoir et de coordonner la participation complète du Canada au programme d'études de l'UIT-T, de sorte qu'un point de vue efficace et cohérent du Canada soit exprimé auprès de l'UIT-T et dans les recommandations de l'UIT-T. Par conséquent, l'ONC/UIT-T doit regrouper, promouvoir et protéger les intérêts du gouvernement du Canada, des entreprises canadiennes de télécommunications, des utilisateurs canadiens des télécommunications, des fabricants canadiens du milieu des télécommunications et d'autres organismes canadiens qui s'intéressent au travail de l'UIT-T. Cet objectif requiert un examen en profondeur des intérêts canadiens, l'établissement des positions du Canada à l'égard de questions relevant de l'UIT-T et la coordination de la préparation des contributions du Canada aux commissions d'études de l'UIT-T.

On encouragera les contributions canadiennes et l'on établira et tiendra à jour des procédures de nature à assurer la promotion, au niveau international, des intérêts canadiens dans le domaine des télécommunications. Des résultats expérimentaux significatifs obtenus au Canada, de nouvelles conceptions, de nouveaux arrangements et de nouveaux antécédents de fonctionnement, de nouveaux principes de tarification et une nouvelle planification technique seront présentés aux commissions d'études pertinentes de l'UIT-T.

3.0 Constitution de l'ONC/UIT-T

La Constitution de l'ONC/UIT-T définit le rôle, la participation et la structure de l'ONC/UIT-T, ainsi que le mandat des éléments organisationnels qui y sont définis. Ses dispositions sont complétées par les procédures, les lignes directrices et les renseignements additionnels présentés ici.

3.1 Participation

Les participants aux commissions d’études nationales (CEN) de l'ONC/UIT-T ou aux délégations canadiennes aux réunions internationales doivent être des représentants d'Industrie Canada et d'autres ministères intéressés par le travail de l'UIT-T et des membres et associés canadiens du Secteur de l’UIT-T. Des experts canadiens des télécommunications qui représentent des groupes d'utilisateurs, des consultants, des fabricants, des universités ou d'autres organismes peuvent également être invités à participer, ou peuvent participer sur demande et après acceptation par l’administration, acceptation qui ne doit pas être refusée de façon déraisonnable. À titre d’exemple et sans limitation, refuser ou révoquer l’acceptation d’un participant en invoquant comme motif un comportement passé ou présent qui est considéré comme nuisible aux CEN ou aux délégations n’est pas réputé être déraisonnable.

Même si les exigences de citoyenneté et de résidence canadiennes ne sont pas obligatoires, particulièrement à la lumière de l’affiliation à des multinationales de bon nombre de membres et d’associés canadiens du Secteur, les questions de nature politique ou réglementaire ayant des incidences nationales peuvent nécessiter l’exclusion des ressortissants étrangers lorsqu’elles sont examinées par une CEN, particulièrement en ce qui a trait à l’établissement de propositions et de positions canadiennes pour des réunions internationales (les dispositions de confidentialité portant sur les documents et les réunions des CEN et des délégations sont exposées dans la section 5.7 du Manuel). De telles situations doivent être examinées cas par cas avec la participation du président du Comité directeur de l'ONC/UIT-T, en consultation avec les présidents des CEN touchées et d’autres au besoin et s’il y a lieu.

Les consultants (financés de l'extérieur du Canada) ne doivent pas divulguer à leurs bailleurs de fonds la nature des discussions menant à l'adoption des positions du Canada. Ils doivent appuyer les positions du Canada ou signaler la question au chef de la délégation canadienne. Ils doivent clairement indiquer qui fournit les fonds liés à leur participation aux activités de l'ONC/UIT-T et sont tenus de respecter pleinement les dispositions de la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes.

3.2 Structure

L'ONC/UIT-T est composée d'un Comité directeur et de commissions d’études nationales.

3.3 Comité directeur

  1. Le Comité directeur comprend un président et un secrétaire nommés par Industrie Canada et provenant de ce ministère, un représentant de chaque organisme canadien (membre ou associé du Secteur) qui est membre en règle de l'UIT-T1 et un représentant d'Industrie Canada.
  2. Le Comité directeur donne des lignes de conduite générales en matière de politiques et supervise le travail des commissions d’études nationales. Le Comité directeur nomme les présidents des commissions d’études nationales.
  3. Le Comité directeur approuve les nominations de Canadiens aux postes de président ou de vice-président de commission d'études internationales ou aux postes de président ou de vice-président de groupe de travail international.
  4. Le Comité directeur arrive à des décisions par voie de consensus, comme le définit la Section 5.1 ci-dessous.
  5. Le secrétaire coordonne la distribution de l'information pertinente aux commissions d’études nationales, à l'exclusion des contributions publiées par l'UIT-T en général, et fournit des services généraux de secrétariat au Comité directeur et aux présidents des commissions d’études nationales de l'ONC/UIT-T.

3.4 Commissions d'études nationales

  1. Une commission d’études nationale peut être établie pour chacune des commissions d'études de l'UIT-T.
  2. Chaque commission d’études nationale ainsi établie a un président nommé par le Comité directeur de l'ONC/UIT-T. Celui-ci doit rendre compte du travail de sa commission au Comité directeur.
  3. Chaque commission d’études nationale peut comprendre des participants comme le décrit la Section 3.1. Il incombe au président de chaque commission d’études nationale, en consultation avec le secrétariat, de solliciter l'adhésion des participants compétents à sa commission.
  4. Chaque Commission d’études nationale :
    1. travaille sous la direction de son président;
    2. élabore son propre programme de travail et encourage la préparation de contributions;
    3. examine et recommande les contributions et les prises de position préparées et présentées par les membres des commissions d’études nationales;
    4. examine d'autres documents pertinents provenant de l'UIT-T et recommande les mesures à prendre à ce sujet;
    5. tient le Comité directeur pleinement au courant du déroulement de ses activités.

3.5 Sécurité nationale

Les membres de l'ONC/UIT-T, ainsi que ceux qui participent aux travaux de cette dernière, doivent toujours éviter d'inclure des renseignements secrets dans les rapports, les recommandations, les propositions ou tout autre document ou lettre. De tels renseignements ne doivent, en aucun cas, être divulgués pour diffusion à l'étranger. La responsabilité primordiale de protéger les renseignements secrets incombe à la personne ou aux personnes qui envoient la lettre ou la documentation.

4.0 Structure, méthodes de travail et responsabilités

4.1 Organisation

L'ONC/UIT-T est constituée d'un Comité directeur et de commissions d’études nationales (CEN). Le mandat technique de chaque CEN est identique au mandat technique de la commission d'études correspondante de l’UIT-T. Les méthodes de travail et les responsabilités du Comité directeur, des présidents des commissions d’études nationales, du secrétaire de l'ONC/UIT-T, des membres des commissions d’études nationales et des autres participants sont exposées dans les sections 4.3.1 à 4.3.4.

4.2 Structure de l'ONC/UIT-T

  1. Comité directeur
    • Président – Industrie Canada
    • Secrétariat de l’ONC/UIT-T – Industrie Canada
  2. Membres du Comité directeur Le Comité directeur se compose de membres canadiens de l'UIT-T. Pour une liste à jour, voir composition.
  3. Commissions d’études nationales Les commissions d’études nationales reflètent fidèlement les commissions d'études de l'UIT-T plus le GCNT, comme l'indique le site Web de l'UIT-T, à l'adresse http://www.itu.int/ITU-T/index.html.

4.3 Méthodes de travail et responsabilités

4.3.1 Comité directeur
  1. Se réunit au moins une fois l'an. Cependant, la fréquence de ses réunions varie pendant la période de la Conférence mondiale de normalisation des télécommunications, et on prévoit qu'à certaines périodes, le Comité directeur se réunira au moins trois ou quatre fois par an.
  2. Conseille les présidents des commissions d’études nationales quant aux limites de leur travail et à celles des activités et des décisions du Comité directeur. Cela se fait par correspondance directe entre le Comité directeur et les commissions d’études nationales, ainsi qu'au cours de réunions entre les présidents des commissions d’études nationales et le Comité directeur, au besoin.
  3. Obtient une fois par an, à une date fixée par le président, un compte rendu écrit (de 1 à 3 pages) des présidents des commissions d’études nationales.
  4. Examine et règle tous les griefs présentés par les membres ou les présidents de commission d’études nationale qui auront été soulevés pendant la recherche d'un consensus au cours de l'approbation des contributions du Canada par les commissions d’études nationales.
  5. Est mis au courant par Industrie Canada des résultats des conférences et des réunions pertinentes de l'UIT.
  6. Recommande, au besoin, des révisions à la Constitution.
  7. Établit les méthodes de travail et les modifie au besoin.
4.3.2 Présidents des commissions d’études nationales

Les fonctions et les responsabilités des présidents des commissions d’études nationales sont les suivantes :

  1. Assumer la responsabilité de l'organisation et du déroulement efficace des travaux de leurs commissions d'études et mettre sur pied les groupes de travail nécessaires pour faciliter la bonne marche des travaux.
  2. Veiller à ce que les organismes participants aient suffisamment de temps pour examiner les nouvelles contributions et en discuter avant de tenter d'établir un consensus.
  3. S'assurer que l'approbation de toutes les contributions du Canada, à toutes les réunions de l'UIT-T, a fait l'objet d'un consensus au sein de l'ONC/UIT-T. Il faut pour cela transmettre les contributions approuvées du Canada aux présidents des commissions d’études nationales concernées pour s'assurer qu'elles ne sont pas incompatibles avec les positions émanant des autres commissions d’études nationales. Il incombe aux présidents des commissions d’études nationales concernées de prendre, au besoin, des mesures en vertu d'une contribution reçue d'une autre commission d’études nationale.
  4. Veiller à ce qu'une copie de chaque contribution approuvée du Canada soit présentée au Secrétariat de l'ONC/UIT-T dix (10) jours avant la réunion de l'UIT-T, à moins que d'autres arrangements aient été pris.
  5. Établir des liens en bonne et due forme avec les autres présidents des commissions d’études nationales au sujet des questions d'intérêt commun, afin d'éviter toute incompatibilité entre les contributions du Canada.
  6. Déterminer, par voie de consensus, les positions du Canada à l'égard des contributions étrangères et ce, à l'intention des participants canadiens aux réunions de l'UIT-T.
  7. Établir par voie de consensus, au besoin, la position de la commission d’études nationale à l'égard de questions qui intéressent leurs Commissions respectives, comme l'approbation finale des Recommandations de l'UIT-T par scrutin postal.
  8. Lorsque le président d'une commission d’études nationale ne peut assister à une réunion particulière soit de la commission d’études nationale soit de l'UIT-T, un remplaçant doit être désigné pour exercer ses fonctions.
  9. Veiller à ce que les membres de leurs commissions d’études nationales respectives et les autres participants aux réunions connexes de l'UIT-T soient au courant des lignes directrices régissant leur participation.
  10. Voir à la préparation et à la distribution des mémoires et des rapports des participants de la CEN et du secrétariat de l'ONC/UIT-T de toutes les réunions internationales auxquelles ont pris par les membres de la CEN ou du groupe de travail.
  11. Déterminer les questions et les contributions issues des activités de leur commission d’études nationale qui revêtent une grande importance, et les porter à l'attention du Comité directeur.
  12. Présenter un bref compte rendu annuel (de 1 à 3 pages) des activités de leurs commissions d’études nationales au Comité directeur, à la demande du président du Comité directeur.
  13. Informer le Secrétariat de l'ONC/UIT-T de toute modification à la composition et au calendrier des réunions futures de leurs commission d’études nationales.
  14. Indiquer au Secrétariat de l'ONC/UIT-T, au moins un mois avant la réunion, les noms des membres de leurs Commissions d’études nationales qui prévoient participer à une réunion officielle de l'UIT-T, ainsi que le nom de la personne que le Secrétariat de l'UIT-T devra considérer comme « chef de la délégation ».
  15. Fournir les outils nécessaires de la stratégie de mesure du rendement2 pour aider les délégués à faire rapport des résultats de la réunion.
4.3.3 Secrétariat de l'ONC/UIT-T
  1. Fournit des services de secrétariat aux présidents des commissions d’études nationales et au Comité directeur.
  2. Aide le président et les autres membres du Comité directeur de l'ONC/UIT-T, ainsi que les présidents des commissions d’études nationales, à s'acquitter de leurs tâches.
  3. S'assure, au besoin, que des rapports détaillés concernant les activités de l'organisme sont présentés au Comité directeur pour approbation.
  4. Se charge de tenir à jour une liste des participants au travail de l'ONC/UIT-T et de signaler toute modification aux membres et au président du Comité directeur.
  5. Se charge de préparer un compte rendu de chaque réunion du Comité directeur, au besoin.
  6. Voit à la transmission rapide des contributions approuvées au TSB, par l'entremise du président du Comité directeur, et fournit des copies de la lettre de transmission, accompagnées des contributions, aux présidents des commissions d’études nationales concernées.
  7. Conserve et tient à jour un dossier contenant toute la documentation en provenance du TSB (UIT-T), y compris les lettres circulaires et les lettres collectives.
  8. Informe les membres du Comité directeur de l'ONC/UIT-T et les présidents des commissions d’études nationales du résultat des votes, particulièrement en ce qui concerne l'approbation finale des recommandations, conformément à la Résolution 1 de l'UIT-T.
  9. Tient à jour un registre de l'état du paiement des cotisations des membres et associés canadiens du Secteur à l'UIT-T et peut indiquer l'état de la situation au besoin;
  10. Surveille le fonctionnement de l'ONC/UIT-T et propose les améliorations pertinentes;
  11. Détermine la position à adopter au sein de l'ONC/UIT-T comme élément de la réponse d'Industrie Canada, lorsque des questions exigent une réponse des Administrations à l’UIT-T. Par exemple, on exige de telles réponses en vue de l'approbation finale, par scrutin postal, des Recommandations ou des nouvelles Questions de l’UIT-T;
  12. Attire l'attention de tous les membres de l'ONC sur les lettres collectives et les circulaires du TSB qui présentent un intérêt général. Le président de chaque Commission d’études nationale doit attirer l'attention des membres de sa Commission sur les lettres collectives et les circulaires du TSB qui présentent un intérêt particulier pour sa Commission.
  13. Le secrétariat de l'ONC/UIT-T désignera une personne comme gestionnaire de la mesure du rendement (GMR) chargé de coordonner le suivi de la participation d’Industrie Canada à la stratégie de mesure du rendement/UIT (consulter l’Annexe A) qui aura la responsabilité :
    • d’établir un système de gestion des données pour organiser les renseignements sur le rendement;
    • de communiquer les responsabilités relatives à la gestion des données et d’autres tâches, s’il y a lieu, aux gestionnaires chargés de la collecte des données (GCD)3 tel que défini dans le cadre de gestion du rendement (CGR);
    • de mettre la dernière main aux outils de collecte de données4 pour le secteur de l’UIT-T et les distribuer;
    • d’établir un calendrier de transmission, d’analyse et de rapport des données, et d’assurer la liaison avec les GCD dans chaque direction;
    • de faire en sorte que toutes les directions jouant un rôle dans la collecte de données sont au courant de leurs responsabilités, des processus connexes, et d’assigner du personnel en conséquence;
    • de faire en sorte que les données soient recueillies par les GCD comme prévu au calendrier.
    • de mettre au point des modèles de feuilles de calcul5 pour recueillir les données de sortie du secteur UIT-T.
    • d’effectuer des analyses de la recherche industrielle, tous les deux ans, afin d’aider à évaluer / confirmer le progrès réalisé vers l’atteinte de résultats intermédiaires6 ;
    • de fournir des données / renseignements au groupe chargé de la vérification et de l’évaluation lorsqu’il effectue des évaluations;
    • de réviser, lorsque cela s’avère nécessaire, les formules de rapport pour le secteur UIT-T afin de mieux évaluer les indicateurs de rendement et aviser les GCD de ces changements;
    • D’organiser des rencontres avec les participants identifies/appropriés, si nécessaire, pour examiner et mettre à jour les méthodes, la structure et les outils de collecte de données.
4.3.4 Membres des Commissions d’études nationales et autres participants

Bien que la liste de responsabilités qui suit soit axée sur la participation aux réunions internationales de l'UIT-T, il faut reconnaître que le travail des Commissions d’études nationales fait partie intégrante du processus, puisqu'il englobe tous les préparatifs en vue des réunions internationales.

  1. Les membres des Commissions d’études nationales doivent se familiariser avec les procédures du manuel de l'ONC/UIT-T et s’y conformer;
  2. Les membres des Commissions d’études nationales qui assistent à des réunions officielles de l'UIT-T le font à la fois à titre de représentants de l'organisme auquel ils appartiennent et de représentants du Canada. À moins qu’ils ne soient identifiés de façon précise, les autres organismes participants les considéreront comme des porte-parole du Canada;
  3. Les membres des Commissions d’études nationales et les autres représentants d'organismes participants à l'ONC/UIT-T doivent annoncer leur décision d'assister à une réunion officielle de l'UIT-T au président de la Commission d’études nationale concernée, avant la date fixée pour la réunion;
  4. Afin d'apporter une contribution utile aux réunions internationales de l'UIT-T, les membres de la délégation canadienne doivent être parfaitement au courant de la position du Canada et des motifs qui justifient cette position. Un tel niveau de connaissance ne peut normalement être acquis qu'à la suite d’une participation régulière au processus des Commissions d’études nationales. Lorsqu'un organisme estime nécessaire d'envoyer un représentant qui n'est pas membre d’une Commission d’études nationale, il lui incombe de s'assurer que son représentant connaît parfaitement les responsabilités, les positions et les procédures établies par l'ONC ou la Commission d’études nationale;
  5. Les membres des Commissions d’études nationales qui participent à une réunion de l'UIT-T doivent être au courant de toute position pertinente du Canada, pour que les interventions soient en harmonie tant avec la position adoptée par les Commissions d’études nationales qu'avec l'esprit de consensus à l'intérieur de l'ONC. Les invités (voir l’article 3.1) doivent connaître leur état comme membres de la délégation canadienne, appuyer les Contributions et les positions du Canada et éviter les interventions non autorisées;
  6. Un apport utile aux travaux de l'UIT-T repose normalement sur les Contributions. Les membres sont encouragés à présenter la position de leur organisme aux Commissions d’études nationales. Leur Contribution serait normalement présentée à une réunion de l’UIT-T par un membre de l’organisme d’origine qui a participé aux discussions de la Commission d’études nationale;
  7. L'approbation des Contributions est obtenue par voie de consensus parmi les organismes participants. Les membres doivent donc veiller à ce que les Contributions soient présentées aux réunions de la Commission d’études nationale appropriée suffisamment à l’avance, de façon à permettre aux autres membres d’examiner attentivement le document. Les Contributions présentées au dernier moment risquent de ne pas être examinées à temps pour être présentées à la réunion de l’UIT-T désirée;
  8. Si, au cours de l'approbation des Contributions du Canada par une Commission d’études nationale, un membre de l'ONC/UIT-T est offusqué par le processus d'établissement du consensus, il peut renvoyer la question au président du Comité directeur par l'entremise du Secrétariat de l'ONC/UIT-T;
  9. Il incombe à chacun des participants de s'inscrire à la réunion de l'UIT-T. L'inscription accélère le travail du TSB (par exemple, la distribution de la documentation). Les membres des organismes canadiens qui ne sont pas membres de l’UIT-T doivent obtenir du Secrétariat de l'ONC la permission de s’inscrire sous les auspices d’Industrie Canada;
  10. Les participants canadiens aux réunions de l'UIT-T assistent aux réunions de l'ONC/UIT-T convoquées à la demande du président de la Commission d’études nationale ou de son suppléant. Ces réunions-ci peuvent être tenues pour des raisons logistiques ou en vue de l’établissement des positions du Canada;
  11. Si, au cours d'une réunion de l'UIT-T, l'on juge que des questions soulevées exigent une prise de position du Canada ou semblent avoir des répercussions sur une prise de position, tout membre d'une Commission d’études nationale peut demander la convocation d'une réunion des participants canadiens. En particulier, les divergences d'opinion entre les organismes canadiens quant aux positions doivent être aplanies de cette manière, et non pas pendant la tenue de la réunion internationale;
  12. Lorsqu'ils prennent la parole lors d'une réunion de l'UIT-T, les membres des Commissions d’études nationales doivent préciser, au besoin, si leurs déclarations reflètent une proposition de l'organisme qu'ils représentent ou s'il s'agit d'une position du Canada. Les membres des Commissions d’études nationales qui assistent à une réunion de l’UIT-T dans une position de leadership doivent se conduire de façon neutre et impartiale et, au besoin, indiquer clairement qu’ils interviennent comme responsable de leur activité;
  13. Les membres des Commissions d’études nationales qui auront été désignés doivent faire un compte rendu des réunions officielles de l'UIT-T auxquelles ils auront participé au président de la CEN, tel que mentionné au point 15 de la section 4.3.2.

4.4 Nomination des responsables de l'ONC/UIT-T

Conformément à la Constitution, les responsables de l'ONC/UIT-T sont nommés comme suit :

  1. le président du Comité directeur et le secrétaire sont nommés par Industrie Canada et proviennent de ce ministère;
  2. les organismes participants (Membre de Secteur ou Associé) et Industrie Canada désignent chacun un représentant au Comité directeur;
  3. les présidents des Commissions d’études nationales sont nommés par le Comité directeur au début de chaque Période d'études et au besoin durant la Période d'études, comme l’indique l’article 3.4.

4.5 Procédure de remplacement des présidents des Commissions d’études nationales

Les procédures en vue du remplacement des présidents des Commissions d’études nationales sont les suivantes :

  1. Les présidents des Commissions d’études nationales sont désignés par le Comité directeur.
  2. Tout président d'une Commission d’études nationale qui ne peut plus remplir ses fonctions doit en informer par écrit le secrétaire de l'ONC/UIT-T. Ce dernier doit alors proposer un ou plusieurs candidats pour combler le poste vacant, après avoir consulté le président sortant ou employé tout autre moyen pertinent. Le secrétaire avise ensuite le président du Comité directeur de l'ONC/UIT-T qu’il y a un poste à pourvoir et recommande un candidat.
  3. Le président du Comité directeur tente d'obtenir l'approbation des membres du Comité directeur et, si ces derniers sont d'accord, il avise le candidat désigné d'assumer la présidence de la Commission d’études nationale. Le secrétaire du Comité directeur informe alors toutes les autres personnes concernées.
  4. En cas de désaccord entre les membres du Comité directeur, le président du Comité directeur transmet la question à l’attention du Comité directeur à sa réunion suivante.

5.0 Processus de l’ONC pur l’approbation, la présentation et la circulation des contributions du Canada à toutes les réunions de l’UIT-T

5.1 Recherche d'un consensus

  1. Chaque commission d’études nationale est composée d'un groupe d'experts qui tentent de parvenir à un consensus par la discussion et la résolution de problèmes en commun. Tout en respectant les droits et les obligations de chaque organisme membre de l'ONC, ce processus a comme objectif final de promouvoir, à l’échelle internationale, les intérêts canadiens en matière de télécommunications.
  2. On parvient à un consensus par des compromis qui tiennent comptent de tous les points de vue et qui conduisent finalement à la modification du contenu d'une Contribution afin d'en éliminer, dans la mesure du possible, les points de désaccord. Afin de favoriser le consensus, les participants aux Commissions d’études nationales doivent donc agir de façon responsable, en évitant d'intervenir inutilement dans les questions qui ne les concernent pas. Toute opposition doit être justifiée.
  3. L'atteinte d'un consensus au sein de l'ONC/UIT-T sur toutes les Contributions du Canada à toutes les réunions de l'UIT-T est considérée comme un objectif principal. (Remarque : les Contributions du Canada sont celles qui émanent du Canada ou d'un des organismes canadiens qui font partie de l’UIT-T).
  4. Les délégués canadiens qui participent aux réunions de l'UIT-T doivent faire tout leur possible pour dégager un consensus entre eux avant d'exprimer leurs positions sur des questions qui n'ont pas d'abord été examinées et discutées au Canada.
  5. Au sein de l'ONC/UIT-T, toutes les décisions incluant celles qui touchent les postes et les contributions du Canada doivent être consensuelles. Dans ce contexte, le consensus signifie un accord général et une absence d’opposition soutenue des membres de l'ONC/UIT-T qui ont un intérêt matériel important. Le processus de consensus nécessite que toues les vues et objections soient prises en compte, et qu’un effort concerté soit déployé pour les résoudre. Le consensus ne doit pas être empêché par les membres de l'ONC/UIT-T qui ne sont pas membres ou associés du secteur UIT-T. Dans le cas de l’opposition d’un participant, le président de la réunion indiquera que l’objection est prise en note et figurera dans le compte rendu de la réunion.
  6. Le vote officiel et le dépouillement du « point de vue de la majorité » ne font pas partie de ce processus.

5.2 Processus de l’ONC pour la présentation des Contributions du Canada

  1. Au sein de l'ONC/UIT-T, les Contributions du Canada sont présentées à une Commission d’études nationale et passent par un processus d'examen et de discussion dont l'objectif est de permettre aux membres des Commissions d’études nationales de parvenir à un consensus à leur sujet. Dans la recherche du consensus, il se peut que les Contributions subissent quelques modifications. Elles sont alors soumises de nouveau au processus d’examen et de formulation de commentaires. Chaque Contribution suit ce processus jusqu’à ce que (1) le consensus soit atteint; (2) l’on conclue à l’absence de consensus; (3) la Contribution soit retirée.
  2. En raison de la nature de leur travail il est parfois difficile pour certaines Commissions d’études nationales d'en arriver à un consensus sur des propositions techniques. Divers organismes au sein d'une Commission d’études nationale donnée peuvent avoir des points de vue divergents. En cas de conflit, il faut suivre les principes directeurs pour l’établissement d'un consensus décrits dans les articles précédents.
  3. Les organismes membres ne doivent pas bloquer les propositions d’autres organismes. Ils doivent plutôt chercher à modifier les Contributions de façon à les rendre acceptables à toutes les parties. Dans certains cas, cela peut se faire par la suppression des points de discorde de la Contribution pour la rendre neutre à cet égard.
  4. Afin de favoriser l'atteinte d'un consensus, il faut accorder suffisamment de temps aux membres pour procéder à l'examen et régler les points en litige. Par conséquent, toutes les Contributions proposées doivent être diffusées par courrier électronique, ou exceptionnellement par d'autres moyens, aux membres des Commissions d’études nationales, dans les circonstances normales au moins deux semaines avant la réunion finale de la Commission d’études nationale, avant la présentation devant la Commission d’études nationale désirée. Le président de la Commission d’études nationale pourrait alors être informé des divergences de vues et celles-ci pourraient, avec un peu de chance, être aplanies avant la tenue de la réunion de la Commission d’études nationale. Toute contribution qui ne fait pas l’objet d’un consensus à la dernière réunion de la Commission d’études nationale ne sera pas acceptée à titre de contribution de « Source : Canada » à présenter à la réunion suivante de l’UIT-T.
  5. Au cours du processus d'approbation d'une Contribution par une Commission d’études nationale, un organisme canadien membre peut proposer que la Contribution porte l'indication « Source : Canada ». (Précisons que l’organisme qui propose cette désignation n’est pas nécessairement l’auteur de la Contribution.) La désignation « Source : Canada » signifie que tous les membres de l’UIT peuvent interpréter que la Contribution représente une position du Canada soutenue activement par l’ensemble des membres canadiens de l’UIT (et non pas simplement une position sur laquelle ils s’entendent). L'approbation de la désignation « Source : Canada » indique que tous les membres canadiens de l'UIT s'entendent parfaitement au Canada et qu'ils n'y voient pas d'objection de fond. Si la Contribution ne parvient pas à obtenir une telle approbation, il est possible d'approuver la Contribution avec la désignation « Source : un membre », ce qui indique qu'il s'agit d'une position du Canada sur laquelle tous les membres canadiens de l'UIT s'entendent, sans que la Contribution soit une position du Canada appuyée par tous les membres canadiens de l'UIT.
  6. Il faut mettre tout en œuvre pour parvenir au Canada à un consensus au sujet des Contributions proposées.
  7. En cas d'impossibilité d'obtenir un consensus au sujet d'une Contribution proposée, le membre de l'UIT-T de qui elle provient peut la soumettre à la réunion de la Commission d'études, du Groupe de travail ou du sous-groupe de travail avec l'indication « Source : nom du membre de l'UIT-T ». D'autres membres canadiens de l'UIT-T peuvent eux aussi présenter des Contributions à la même réunion en indiquant leur propre nom comme source, ce qui donne un autre point de vue sur le même sujet. Il ne faut pas recourir à cette procédure lorsqu’il s’agit d’un sujet pour lequel on exige une position nationale – par exemple, l’approbation ou la désapprobation d’une recommandation ou d’une règle proposée ou une question de politique en matière de télécommunications.
  8. Dans des circonstances normales, une contribution provenant d’un membre canadien ou d’un associé du secteur UIT-T peut ne pas être soumise conjointement avec un autre membre du secteur d’une délégation étrangère ou d’un autre État membre. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles, au cas par cas et sous réserve de l’examen et de l’approbation du président de la Commission d’étude nationale pertinente (et le Comité directeur de l'ONC/UIT-T si nécessaire) une contribution conjointe peut être soumise à la réunion de la commission d’étude de l’UIT-T. Si un membre canadien désire appuyer une Contribution d’un autre pays, il peut le faire au moyen d’une désignation « Source : nom d’un membre de l’UIT-T » qui cite la Contribution de l’autre pays ou en reproduit des parties, sous réserve de l’accord des Commissions d’études nationales habituelles. Une Contribution portant la désignation « Source : Canada » peut être présentée conjointement avec un autre État membre comme Contribution multinationale, à la discrétion de l’Administration canadienne.
  9. Au sein de l'ONC/UIT-T, une Contribution à l’UIT-T autre qu’une Contribution du Canada peut également être examinée par des Commissions d’études nationales en vue de l’établissement d’une position du Canada visant un appui, une opposition ou une abstention durant l’examen de la Contribution à l’UIT-T. L’établissement d’une position du Canada se fait par consensus dans les Commissions d’études nationales. Lorsqu’il est impossible d’en arriver à un accord au niveau des Commissions d’études nationales, en particulier si la position du Canada comporte une ébauche de Recommandation, la question est portée à l’attention du Comité directeur en vue de son examen et de son règlement. Si le Comité directeur ne peut pas dégager de consensus, la seule position du Canada qui peut être établie est l’abstention. Une telle position doit être évitée, dans la mesure du possible, et ne doit être approuvée que dans des circonstances exceptionnelles.
  10. Au cours des réunions internationales, il se peut que l'on soulève, afin d'en discuter, de nouvelles Questions qui n'ont pas fait l'objet d'étude préalable au Canada. Les représentants canadiens à ces réunions doivent s’efforcer de dégager un consensus avant de présenter leurs opinions sur ces questions. S'il s’avère impossible d'en arriver à l'unanimité dans la délégation canadienne, tout représentant canadien qui prend la parole doit préciser que l'opinion exprimée est seulement celle de son organisme.
  11. La délégation canadienne participant à une réunion de l’UIT-T et agissant comme organisme dirigé par le chef de la délégation a le pouvoir de préparer des Contributions et de les approuver par consensus des membres présents. Cette disposition vise à permettre aux Canadiens de réagir de manière impromptue devant des situations qui se produisent au cours de réunions. Précisons que cette disposition ne comporte pas les garanties habituelles qui s’appliquent à la préparation de Contributions au Canada. Par conséquent, des membres canadiens pourraient demander que le Comité directeur de l’ONC se penche sur le recours à cette disposition, s’ils ont des inquiétudes.
  12. Dans toutes les études de l'UIT-T, les participants sont tenus de s'entendre sur une seule position du Canada à l'égard d'un sujet, avant que la version finale de la Recommandation ne soit formulée par l'organe compétent de l'UIT-T. Cette position peut être d'approuver, de ne pas approuver ou de s'abstenir. Quel que soit le cas, le chef de la délégation énonce la position convenue par suite de la consultation demandée aux termes de la Résolution 1 de l’UIT-T.
  13. Le processus d'établissement d'un consensus décrit ci-dessus s'applique à la présentation de toutes les Contributions du Canada à toutes les réunions de l'UIT-T, ce qui comprend les réunions des Commissions d'études, des Groupes de travail et des sous-groupes de travail. Les Contributions doivent être acheminées suivant le processus d'approbation de l'ONC.

5.3 Traitement des Contributions du Canada

Figure 1
Cheminement des Contributions de l'ONC/UITDescription

5.4 Cheminement des Contributions de l'ONC/UIT-T

  1. Les Contributions du Canada sont présentées par leurs auteurs à la première Commission d’études nationale concernée.
  2. La première Commission d’études nationale concernée doit veiller à ce que ces Contributions soient transmises aux autres Commissions d’études nationales intéressées par le sujet et qu'elles ne soient pas incompatibles avec les positions émanant de leurs Commissions d’études nationales.
  3. Si les Contributions présentent de l'intérêt pour d'autres Commissions d’études nationales, ces dernières l'étudient puis la renvoient à la première Commission d’études nationale concernée pour que le processus d'approbation se poursuive.
  4. Si les Contributions sont approuvées ou font l'objet d'un consensus au niveau des Commissions d’études nationales, elles peuvent être acheminées au TSB par l'entremise du Secrétariat de l'ONC/UIT-T. Elles peuvent aussi être acheminées aux autres Commissions d’études nationales pour information.
  5. Si aucune approbation ou aucun consensus n’est dégagé au niveau des Commissions d’études nationales, les Contributions sont acheminées au président du Comité directeur de l'ONC/UIT-T pour règlement.
  6. Si le président du Comité directeur ne peut pas trancher la question, les Contributions sont soit renvoyées pour étude plus approfondie, soit retirées. Par contre, si la question litigieuse est résolue, les Contributions sont transmises au Secrétariat de l'ONC/UIT-T, qui les acheminera au TSB.
  7. Les auteurs peuvent retirer une Contribution à n’importe quel moment (non indiqué sur l’organigramme).

5.5 Contributions du Canada à la réunion du Rapporteur

Les contributions du Canada aux réunions des Rapporteurs doivent suivre la même procédure que les soumissions canadiennes faites aux réunions des Commissions d’études et des Groupes de travail. Il n'est pas nécessaire qu'il y ait une lettre d'accompagnement d'Industrie Canada dans le cas des Contributions présentées aux réunions de Rapporteurs. Une Contribution présentée à une réunion des Rapporteurs n’a pas à être présentée à la Commission d'études en même temps. La réaction à l'égard de la Contribution à la réunion des Rapporteurs doit d'abord être évaluée, et toute observation en vue d'améliorer la Contribution doit être examinée et mise en œuvre et si, à ce stade, la proposition est jugée avantageuse pour la Commission d'études, une nouvelle Contribution doit être préparée et approuvée au sein de l'ONC, puis présentée à l'UIT-T.

Les Contributions devant être présentées aux réunions des Commissions d'études et des Groupes de travail doivent être présentées à l'UIT-T par l'entremise du Secrétariat de l'ONC/UIT-T, accompagnées d’une lettre d'Industrie Canada. Les Contributions devant être présentées aux réunions des Rapporteurs doivent être présentées au président de la Commission d’études nationale pertinente et au Secrétariat de l'ONC/UIT-T pour information et peuvent être acheminées aux Rapporteurs par l'entremise du Secrétariat de l'ONC/UIT-T ou directement par le président de la Commission d’études nationale ou l’organisme membre d’origine.

5.6 Contributions du Canada aux réunions des commissions d’étude de l'UIT-T

  1. Une fois une Contribution du Canada approuvée par la Commission d’études nationale pertinente, le président de la Commission d’études nationale la présente au Secrétariat de l'ONC/UIT-T pour présentation au TSB.
  2. Chaque Contribution approuvée du Canada est envoyée par voie électronique au TSB par le Secrétariat de l'ONC/UIT-T.

5.7 Confidentialité

  1. Documents présentés, diffusés ou élaborés pour ou par l'ONC/UIT-T

    Les documents présentés à l'ONC/UIT-T ou diffusés au sein de l'ONC/UIT-T ne sont pas du domaine public et, par conséquent, leur diffusion doit être restreinte à ceux qui ont un intérêt légitime dans ces documents.

  2. Documents et comptes rendus dans les CEN et les délégations

    Les documents (incluant, sans s’y limiter, les procès-verbaux et les comptes rendus de voyage) présentés, diffusés ou élaborés au sein d’une CEN ou d’une délégation sont confidentiels et pour circulation privée seulement (même lorsque les documents ne portent pas d’indication à cet effet). La CEN et les participants de la délégation ne doivent pas divulguer les délibérations de la CEN ou de la délégation, à condition toutefois, que lorsque le consensus a été atteint, les positions du Canada puissent être communiquées aux autres délégations avec l’autorisation expresse de la CEN ou de la délégation qui le divulgue. De plus, les CEN peuvent diffuser les documents à d’autres CEN pour obtenir leurs commentaires. Lorsqu’ils diffusent des documents ou des renseignements concernant les délibérations d’une CEN ou d’une délégation, les participants de la CEN ou de la délégation doivent s’assurer que ceux qui les reçoivent sont au courant de leur nature confidentielle et sont responsables envers la CEN ou la délégation de protéger la confidentialité de ces documents ou ces renseignements. Indépendamment de ce qui précède, rien n’empêche les participants de la CEN ou de la délégation de consulter des experts au sein de l’organisme où ils sont employés ou de ses filiales.

    Les positions individuelles prises par les participants de la CEN ou de la délégation dans l’élaboration d’une position canadienne (p. ex. concernant une activité de l’UIT-T, une contribution du Canada à une réunion officielle de l’UIT-T ou une opinion canadienne consensuelle concernant une contribution étrangère à une réunion officielle de l’UIT-T ou toute autre expression tangible d’une opinion consensuelle) ne sera pas attribuée au participant de la CEN ou de la délégation à l’extérieur de la CEN ou de la délégation.

    Les participants de la CEN ou de la délégation ne doivent pas affirmer ou laisser entendre qu’une affirmation de leurs vues personnelles sur toute question concernant le sujet de leurs travaux à la CEN ou la délégation est l’opinion de la CEN ou de la délégation.

6.0 Procès-verbaux et rapports des réunions

  1. Les présidents des diverses Commissions d’études nationales sont responsables de la préparation et de la distribution adéquate des procès-verbaux de toutes les réunions du Comité directeur de l'ONC/UIT-T et des Commissions d’études nationales.
  2. Les présidents des Commissions d’études nationales sont responsables de la préparation et de la distribution adéquate des rapports des réunions des Commissions d'études et des Groupes de travail de l'UIT-T auxquelles participent des délégations canadiennes. Ces rapports peuvent être incorporés aux procès-verbaux des réunions des Commissions d’études nationales. Autrement, il faut préparer des rapports distincts.
  3. On préparera des rapports spéciaux selon les exigences, par exemple, le rapport de la délégation canadienne à l'AMNT.
  4. Les procès-verbaux et les rapports de réunion doivent être aussi brefs que possible et inclure un résumé concis des points traités, des décisions et des suites à donner. Il faut éviter autant que possible les annexes volumineuses.
  5. Le Secrétariat de l'ONC/UIT-T fait partie de ceux qui reçoivent tous les procès-verbaux et rapports des réunions de l'ONC/UIT-T.

7.0 Approbation des nouvelles Recommandations et des Recommandations révisées

La Résolution 1 de l'UIT-T définit la procédure d'approbation des nouvelles Recommandations et des Recommandations révisées. Lorsque le président d'une Commission d'études demande l'approbation d'une nouvelle Recommandation ou d'une Recommandation révisée, le directeur du TSB doit énoncer clairement son intention d'appliquer la procédure d'approbation et inclure, sous forme de résumé, l'objectif précis de la proposition. Il faut y faire référence dans le rapport de la réunion ou tout autre document qui contient l'ébauche de la nouvelle Recommandation ou de la Recommandation révisée. L'information est également distribuée à tous les membres. Le TSB doit avoir à sa disposition le texte de l’ébauche de nouvelle

Recommandation ou de Recommandation révisée, dans sa forme finale révisée, dans au moins une des langues de travail, au moment où le directeur fait l’annonce de son intention d’appliquer la procédure d’approbation exposée dans cette Résolution. Un résumé qui reflète la forme finale révisée de l’ébauche de Recommandation doit aussi être fourni au TSB. Le directeur du TSB envoie à chacun des membres l'invitation à la réunion, accompagnée d'un résumé de l'ébauche de la nouvelle Recommandation ou de la Recommandation révisée annonçant l'application prévue de sa procédure d'approbation, de façon à ce qu'elle arrive à destination dans le cours normal de la livraison, au moins trois mois avant la réunion. L'invitation et le résumé inclus sont distribués suivant les procédures normales, ce qui comprend l'utilisation des langues de travail pertinentes.

Le directeur sollicite l'opinion des États membres pour savoir s'ils autorisent la Commission d'études à se pencher sur la nouvelle Recommandation ou la Recommandation révisée à la réunion de la Commission d'études en vue de l'approuver. Le Secrétariat de l'UIT-T envoie une lettre circulaire à toutes les Administrations (avec copie pour information aux membres des Commissions d'études, aux Membres des Secteurs et aux Associés) pour leur demander leur opinion. Sur réception d'une lettre circulaire de ce genre à Industrie Canada, le Secrétariat de l'ONC/UIT-T :

  1. envoie des exemplaires aux membres du Comité directeur, ainsi qu'au président de la Commission d’études nationale;
  2. demande les observations et l’opinion des Membres des Secteurs, des Associés et d’Industrie Canada (Industrie Canada agit au nom de tous les intérêts des Membres des Secteurs et des Associés);
  3. prépare une réponse à la circulaire, coordonnée en fonction des réactions ci dessus.

8.0 Approbation des nouvelles Questions et des Questions révisées

Comme le dépôt d’une nouvelle Question ou d’une Question révisée influe sur la portée du travail des Secteurs de l’UIT et peut avoir une incidence considérable sur les questions de télécommunications au Canada, il faut que l'ONC/UIT-T dégage un consensus sur la position du Canada avant qu’une nouvelle Question ou qu’une Question révisée puisse être présentée à l’UIT-T.

9.0 Organisation de réunions de l'UIT-T au Canada

  1. Un organisme membre de l'ONC/UIT-T a le privilège d'organiser une réunion de l'UIT-T au Canada, à sa discrétion et à ses frais. Dans ces cas, le Comité directeur de l'ONC/UIT-T est avisé par l'entremise du Secrétariat de l'ONC/UIT-T.
  2. Toutes les demandes formelles ou officieuses de l’UIT-T (ou de présidents de Commissions d'études) doivent être acheminées au Comité directeur du Secrétariat de l'ONC/UIT-T. Si elles sont présentées au cours d’une réunion internationale, le chef de la délégation canadienne à cette réunion peut confirmer l’acceptation conditionnelle du Canada, si un des organismes membres de l'ONC/UIT-T présent à la réunion est prêt à en être l’hôte et à en défrayer les coûts. Sinon, le chef de la délégation canadienne doit présenter la demande par écrit au secrétariat de l'ONC/UIT-T, à Ottawa, sans prendre aucun engagement à la réunion.
  3. Le Comité directeur de l'ONC/UIT-T doit adopter une ligne de conduite uniforme pour l'organisation de réunions. Par exemple, il existe une certaine souplesse dans les dispositions relatives au financement des frais de déplacement du Secrétariat de l’UIT-T. La façon dont le Canada envisage la négociation d'un financement de ce genre doit être systématique.
  4. La possibilité pour au moins deux organismes membres de l'ONC/UIT-T de s'entendre pour organiser et parrainer ensemble une réunion au Canada doit être justifiée selon les critères suivants :
    1. le domaine d'activité du groupe demandant à être accueilli au Canada intéresse au moins deux organismes membres de l'ONC/UIT-T;
    2. les dates fixées pour les réunions n'entrent pas en conflit avec d'autres événements et n'imposent donc pas de surcharge indue à des ressources nationales;
    3. les efforts d'organisation nécessaires et les coûts connexes atteignent un niveau qui justifie le parrainage de l'événement par plus d'un organisme.
  5. Il existe trois catégories de réunions de l'UIT-T susceptibles d'être organisées par le Canada :
    1. Commission d'études :

      Les réunions de Commissions d'études : L'accueil d'une Commission d'études exige un effort organisationnel particulier (en général, un comité d'organisation spécial) et entraîne la prestation de services de soutien importants (dactylographie, photocopie, distribution de documents, etc.), des services d'interprétation, des arrangements protocolaires (par exemple, la cérémonie d'ouverture) et des activités sociales. En plus, le pays hôte assume les coûts de déplacement et les indemnités de deux ou trois membres du Secrétariat de l’UIT-T. Les réunions des Commissions d’études ont généralement lieu dans des hôtels ou des centres de conférences loués, ce qui suppose des frais et un effort logistique additionnels.

    2. Groupe de travail :

      Les réunions de Groupes de travail : L'accueil d'un Groupe de travail est moins formel que celui d'une Commission d'études, mais il exige néanmoins un effort d'organisation considérable, en raison du nombre de participants, du besoin important de soutien (traitement de documents) et, dans certains cas, des installations d'interprétation. Le pays hôte est appelé à assumer les frais de déplacement et les indemnités d'au moins un ingénieur de l’UIT-T. Il est d’usage qu’il y ait des activités sociales.

      Il est reconnu que l'accueil, au Canada, de Commissions d'études ou de Groupes de travail justifie le parrainage d’au moins deux organismes membres de l'ONC/UIT-T, sous réserve de l'approbation des organismes concernés. Il est implicitement reconnu que chaque organisme membre de l'ONC/UIT-T a le privilège de décider s’il doit co-parrainer un événement et déterminer le niveau et l’ampleur de sa contribution.

    3. Sous-groupe de travail : (p. ex. Groupes de rédaction, Groupes de rapporteurs, Groupes ad hoc)

      Ces réunions sont habituellement très peu formelles, et un nombre très limité de personnes y assistent. Les services de soutien sont réduits au minimum, et il n’y a pas de services d'interprétation. Les activités sociales se limitent au minimum.

      On suppose généralement que les coûts relativement bas et les efforts limités qu'il faut déployer pour accueillir des sous-groupes de travail ne justifient pas le coparrainage de tels événements. En principe, un organisme membre de l'ONC/UIT-T intéressé doit envisager la possibilité d'organiser la réunion (habituellement dans ses propres bureaux) et d’assumer les coûts qui s’y rattachent. Cela n'empêche pas deux organismes ou plus de décider de partager les coûts de la réunion d'un sous-groupe de travail donné.

9.1 Activités sociales

De façon générale, les activités sociales doivent correspondre à la catégorie de réunion organisée. Dans le cas de réunions coparrainées par divers organismes, voici les principes directeurs généraux qui sont suggérés :

  1. Dans le cas des Commissions d'études, organiser un cocktail le premier jour de la réunion et un dîner d'adieu le dernier jour. La tenue d’une troisième activité, comme une sortie en fin de semaine, est facultative. Il est également d’usage d'offrir du café deux fois par jour et d'établir un programme à l’intention des conjoints, s'il y a lieu.
  2. Dans le cas des Groupes de travail, organiser un cocktail au début ou à la fin de la réunion, et servir le café deux fois par jour.
  3. En ce qui concerne les sous-groupes de travail, on suppose généralement qu'ils seront parrainés par un seul organisme membre et que, par conséquent, l'organisme hôte décidera de l'ampleur des politesses à faire. Lorsque la réunion d'un sous-groupe de travail est parrainée par deux organismes ou plus, il est recommandé d'offrir du café deux fois par jour et d'organiser un déjeuner d'accueil au moment opportun (le premier ou le deuxième jour de la réunion).

9.2 Financement

  1. Appui financier direct : Les membres devront s'efforcer d'engager un appui financier direct correspondant aux économies réalisées par suite de la participation d'un ou de plusieurs de leurs représentants à une réunion donnée au Canada, plutôt qu'à l'étranger. Les contributions supplémentaires en sus des fonds ainsi économisés seront totalement discrétionnaires, en fonction des avantages résultant de l'organisation d’une réunion donnée au Canada, tels que les perçoivent les membres.
  2. Contributions/cadeaux en nature : de telles contributions (comme les installations de réunion, les fournitures de matériel, les réceptions et les activités sociales) peuvent être recherchées des organismes membres et d’autres parties intéressées par les membres qui se chargent d’accueillir une réunion particulière, dans le but de réduire le financement direct requis pour l’accueil de la réunion.

Annexe A—Stratégie de mesure du rendement (SMR)

Stratégie de mesure du rendement (SMR)

En réponse à une évaluation de programme et une exigence associée à la participation d’Industrie Canada aux activités de l’UIT, une SMR a été élaborée pour offrir une approche exhaustive au suivi, à la surveillance, à l’établissement de rapports et à l’évaluation axés sur les résultats qui contribueront en bout de ligne à améliorer la gestion du programme IC-UIT et la prise de décision connexe. Son application aidera aussi à déterminer la mesure dans laquelle le programme atteint ses objectifs et demeure valable pour atteindre les objectifs d’Industrie Canada et les objectifs plus larges du gouvernement.

Gestionnaire de la mesure du rendement (GMR) : Au sein du secrétariat de l’ONC, le GMR sera désigné gestionnaire/coordonnateur responsable de la stratégie de mesure du rendement et est chargé de développer des méthodes et des mesures permettant d’évaluer le mesure dans laquelle le programme IC-UIT atteint ses objectifs et de consulter les parties impliquées.

Gestionnaires de la collecte de données (GCD) Un GCD provenant de l’une des directions générales d’IC participant au travail de l’UIT sera désigné. Il sera chargé de faire en sorte que les données soient recueillies et fournies au secrétariat de l’ONT-UIT-T et au GMR conformément à un calendrier convenu.

Les GCD peuvent déléguer certains éléments de la responsabilité de la collecte de données à d’autres employés ou recueillir leur apport, s’il y a lieu.

Secteur Direction générale/Division et poste chargé de la collecte de données
UIT-Gouvernance DGTP/DIT: conseiller spécial, organismes internationaux (GMR et GCD)
UIT-R DGEPS: DSPE, directeur principal, Planification et services techniques du spectre
UIT-T DGEPS/DTEC: directeur principal, Génie des télécommunications et certification (GCD)
UIT-D DGTP/DIT: conseiller spécial, organismes internationaux (GMR et GDC)

Système de gestion des données : Un type de méthode servant à conserver de l’information sur le rendement aux fins de suivi et d’analyse. Les principaux éléments du système de gestion des données peuvent inclure :

  • Des chiffriers (p. ex. MS Excel) pour suivre l’information sur les extrants.
  • Bases de données avec tableurs pour introduire et analyser les résultats des enquêtes annuelles.
  • Rapports antérieurs et postérieurs aux conférences.
  • Recherche sur les industries secondaires.

Notes

  • 1 On entend par « en règle » tout membre qui est à jour dans le paiement de ses cotisations à l'UIT-T. Le président doit exercer son pouvoir discrétionnaire dans le cas d'un membre ayant des arriérés lorsqu'il y a des signes manifestes qu'il a pris des mesures pour régler les arriérés.
  • 2 Les outils de la stratégie de mesure du rendement peuvent comprendre des sondages, des rapports pré et post-conférences et des feuilles de calcul.
  • 3 Un GCD provenant de l’une des directions générales d’IC participant aux travaux de l’UIT est assigné à chaque secteur et est chargé de faire en sorte que les données soient recueillies et transmises au secrétariat de l'ONC/UIT-T et au GMR, conformément au calendrier convenu.
  • 4 Les outils de collecte des données seront utilisés pour mesurer les données qualitatives et quantitatives et pourront inclure des enquêtes, des rapports antérieurs et postérieurs à des conférences et des feuilles de calcul.
  • 5 Les modèles de feuilles de calcul devront inclure des données sur les contributions à l’UIT, les conférences, les assemblées, les groupes d’étude, les rencontres présidées et les consultations officielles.
  • 6 Permettre des conditions favorables dans le marché des télécommunications et le milieu opérationnel pour les intervenants canadiens.

Figure 1 — Plan de répartition de la bande 746–806 MHz au Canada

Description : Les Contributions du Canada sont présentées par leurs auteurs à la première Commission d’études nationale concernée. La première Commission d’études nationale concernée doit veiller à ce que ces Contributions soient transmises aux autres Commissions d’études nationales intéressées par le sujet et qu'elles ne soient pas incompatibles avec les positions émanant de leurs Commissions d’études nationales. Si les Contributions présentent de l'intérêt pour d'autres Commissions d’études nationales, ces dernières l'étudient puis la renvoient à la première Commission d’études nationale concernée pour que le processus d'approbation se poursuive. Si les Contributions sont approuvées ou font l'objet d'un consensus au niveau des Commissions d’études nationales, elles peuvent être acheminées au TSB par l'entremise du Secrétariat de l'ONC/UIT-T. Elles peuvent aussi être acheminées aux autres Commissions d’études nationales pour information. Si aucune approbation ou aucun consensus n’est dégagé au niveau des Commissions d’études nationales, les Contributions sont acheminées au président du Comité directeur de l'ONC/UIT-T pour règlement. Si le président du Comité directeur ne peut pas trancher la question, les Contributions sont soit renvoyées pour étude plus approfondie, soit retirées. Par contre, si la question litigieuse est résolue, les Contributions sont transmises au Secrétariat de l'ONC/UIT-T, qui les acheminera au TSB.

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