Guide du bénéficiaire : Production de rapports et gestion financière

Table des matières

  1. 1. Introduction
  2. 2. Résultat de l'évaluation des risques du bénéficiaire et du projet
  3. 3. Demandes de paiement et rapports financiers
  4. 4. Établissement du budget et affectation de la contribution
  5. 5. Marche à suivre pour envoyer les produits livrables en cours de projet
  6. 6. Modification du projet
  7. 7. Établissement des rapports d'étape
  8. Annexe A – Exemples de documents à l'appui appropriés

1. Introduction

Une contribution est un transfert conditionnel de fonds à un bénéficiaire, qui seront utilisés pour financer un ensemble d'activités précisées dans l'accord de contribution (AC). Les paiements de contribution sont assujettis à l'examen et à l'approbation du ministère de l'Innovation, Sciences et Développement économique Canada. En tant que bénéficiaire des fonds de contribution, vous devez bien connaître vos responsabilités, ainsi que les procédures et les règles qui précisent comment vous pouvez dépenser les fonds approuvés.

Le présent guide vise à vous fournir les principaux renseignements dont vous aurez besoin pour demander des paiements en vertu de votre AC et pour respecter les exigences de production de rapports qui y sont définies.

Deux documents distincts seront également mis à votre disposition, soit le Guide du bénéficiaire ‒ Demande de remboursement et/ou d'avance et le Guide du bénéficiaire ‒ Marche à suivre pour envoyer les produits livrables en cours de projet.

Un agent de programme a été assigné à votre dossier et sera la principale personne-ressource aux fins de votre AC. En plus de vous aider à gérer votre AC, l'agent de programme est également en mesure de vous informer pendant toute la durée du projet. Si vous n'êtes pas certain du nom de votre agent de programme, vous pouvez communiquer directement avec le Programme par courriel à l'adresse électronique d'Un Canada branché.

À titre de bénéficiaire, vous devez également désigner un agent responsable pour certifier les demandes de paiement et autres rapports. Il est recommandé de désigner plus d'une personne à ce titre, au cas où l'une d'entre elles ne serait pas disponible au moment voulu. Veuillez communiquer rapidement avec l'agent de programme responsable de votre dossier afin de lui donner les coordonnées de votre agent responsable.

Peu après la signature de votre AC, il est possible que votre agent de programme communique avec vous pour organiser une réunion de démarrage afin de discuter de votre AC et de décrire les attentes du programme Un Canada branché qui sont propres au projet dans le cadre duquel vous recevez des fonds.

2. Résultat de l'évaluation des risques du bénéficiaire et du projet

Avant l'exécution de l'AC, le ministère de l'Innovation, Sciences et Développement économique Canada a mené une évaluation des risques du bénéficiaire et du projet afin d'établir le cadre de gestion des risques associés à votre projet. Communiquez avec votre agent de programme pour en savoir plus sur votre cadre actuel de gestion des risques.

Une évaluation des risques de votre projet sera menée au moins une fois par année, ou à la discrétion du programme lorsque le projet sera mis en œuvre. Si la réévaluation des risques a une incidence sur le cadre de gestion des risques, vous serez officiellement informé des changements apportés aux éléments du cadre définis ci-dessus.

*Note : Une justification est requise pour justifier une avance. La durée de la période de l'avance est la période maximale autorisée et est basée sur le cadre actuel de gestion des risques associés à votre projet. Le montant de l'avance est déterminé par l'agent de programme basé sur la mise à jour financière soumise, certifiée et présentée par le bénéficiaire établissant les dépenses prévues de coûts admissibles au cours de l'exercice. Une période d'avance ne peut pas chevaucher deux exercices financiers.

3. Demandes de paiement et rapports financiers

L'information fournie dans cette section est présentée en fonction de l'ordre dans lequel un bénéficiaire réaliserait les activités relatives au paiement et à la production des rapports financiers.

Lorsque vous planifiez les demandes de paiements et les rapports, n'oubliez pas que votre cycle annuel d'exercice peut être différent de celui utilisé par le gouvernement du Canada. Le cycle d'exercice du gouvernement du Canada s'étend du 1er avril au 31 mars et il est important que vous fassiez cadrer vos paiements et vos rapports en conséquence.

Préparer vos systèmes et méthodes comptables

  • Préparez et maintenez des systèmes et des méthodes comptables appropriés pour enregistrer et surveiller tous les coûts du projet et les fonds reçus pour le projet de toutes les sources, et pour produire les rapports requis par les responsables du programme conformément aux modalités de l'AC.
  • Maintenez une comptabilité distincte pour le projet et les opérations courantes de votre organisation. Il est impératif que vous puissiez identifier facilement les dépenses reliées au projet. On vous demandera de fournir des prévisions budgétaires et des rapports financiers périodiques.
  • Vous devez vous assurer que vos systèmes et méthodes comptables sont conformes aux principes comptables généralement reconnus. Vous devrez également vous assurer d'être en mesure de fournir sur demande les documents justificatifs appropriés pour vos demandes de remboursement (voir l'annexe A pour consulter des exemples de ce qui serait habituellement approprié).
  • Les méthodes comptables de votre projet devraient comprendre un système de contrôle interne rigoureux et permettre une séparation des tâches adéquate. Par exemple, nul ne devrait pouvoir approuver ses propres dépenses ou signer son chèque de remboursement.
  • Pour recevoir des paiements du gouvernement du Canada sous forme électronique (dépôt direct), veuillez remplir le formulaire intitulé Demande de paiement par l'échange de données informatisées (EDI) (envoyé séparément) et le renvoyer à votre agent de programme. Des chèques ne sont plus émis, sauf dans des circonstances exceptionnelles.

Conclure des accords avec les fournisseurs et les entrepreneurs

  • Conservez dans le dossier une preuve du processus opérationnel concurrentiel ou raisonnable ayant permis qu'un processus juste et transparent se traduise par l'embauche des entrepreneurs et du personnel compétents et qualifiés qui participent au projet.
  • Conservez des registres adéquats et les contrats conclus avec d'autres parties pour exécuter certaines activités relatives à votre projet. Vous pouvez avoir à démontrer que les fonds alloués à ces contrats sont admissibles, qu'ils sont dépensés conformément aux dispositions de votre AC et qu'ils correspondent à l'objet du projet approuvé. Vous êtes responsable en dernier ressort de la gestion des fonds du projet et du respect de toutes les conditions spécifiées dans votre AC.
  • Demandez aux fournisseurs et aux entrepreneurs d'inscrire de l'information détaillée sur leurs factures/reçus (par exemple, des descriptions claires des biens et services fournis, la valeur en dollars, les dates de livraison, etc.) pour pouvoir vérifier l'admissibilité et le caractère raisonnable des dépenses. Ces détails sont nécessaires lorsque les transactions sont échantillonnées par les responsables du programme, ou dans le cas d'une vérification du bénéficiaire. L'agent de programme peut vous demander une copie de tout contrat signé avec un fournisseur ou un entrepreneur.

Vérifier l'admissibilité des dépenses

  • Vérifiez les dates approuvées les plus hâtives et les plus tardives (précisées dans votre AC) relativement aux coûts engagés du projet. Les coûts engagés avant et après ces dates ne seront pas admissibles.
  • Les acomptes relatifs aux biens ou services versés en raison d'une obligation contractuelle peuvent être considérés comme une dépense engagée si, de l'avis des responsables du programme, les dépenses sont raisonnables et respectent les pratiques d'affaires normales pour le type de biens ou services fournis. En pareil cas, les acomptes peuvent être réclamés aux fins de remboursement pour la période pendant laquelle le paiement est émis par le bénéficiaire. Assurez-vous que l'acompte est déduit de la facture finale du fournisseur.

Documenter tous les coûts et les paiements liés au projet

  • Conservez les originaux de tous les documents justificatifs des coûts du projet aux fins d'examen par le personnel du programme ou de l'audit. Les documents justificatifs doivent préciser les coûts engagés et la façon dont ils se rattachent au projet, et confirmer que les coûts sont admissibles.

Présenter des demandes de remboursement

Vous trouverez ci-dessous les principaux éléments dont vous devez tenir compte lorsque vous présentez une demande de remboursement. Le Guide du bénéficiaire ‒ Demande de remboursement et/ou d'avance contient des directives sur la façon de remplir un formulaire de demande de remboursement des dépenses.

  • Assurez-vous que les coûts admissibles pour lesquels vous présentez une demande de remboursement ont été engagés par votre organisation.
  • Tous montants exigés à titre de remboursement des coûts sans documents justificatifs pourront être ajustés par le programme.
  • Présentez une mise à jour des rapports financiers et un Sommaire de la réclamation, signés par l'agent responsable.
  • Préparez une liste des coûts du projet engagés par votre organisation, que vous soumettrez avec chaque demande de remboursement.
  • Tenez compte de toutes les portions dépensées et non dépensées d'un paiement anticipé (avance de paiement) au moment de soumettre une demande de remboursement.
  • Pour éviter les retards dans le paiement de vos demandes de remboursement, assurez vous que tous les documents requis indiquent convenablement les activités ou la catégorie de coûts et qu'ils sont inclus dans vos demandes de remboursement. Les administrateurs de programme choisiront au hasard un échantillon de vos dépenses réclamées afin de vérifier leur admissibilité et de déterminer si les dépenses ont été engagées au cours de la période de demande de remboursement.
  • Soumettez les photocopies ou les copies numérisées des documents demandés, et conservez vos documents originaux au dossier. Le nombre de documents que vous aurez à soumettre suivant chaque demande de remboursement sera fondé sur le cadre actuel de gestion des risques du projet.
  • Soumettez tout autre document qui peut être demandé par votre agent de programme lié au projet ou et/ou à l'appui de la réclamation.

Présenter une demande de paiement anticipé

  • Si votre cadre de gestion des risques a déterminé que vous pouvez recevoir des paiements anticipés et que vous souhaitez en demander un pour couvrir les coûts des projets, préparez et soumettez une mise à jour des rapports financiers ainsi qu'un Sommaire de la réclamation. La période de l'avance approuvée pour votre projet est définie d'après vos exigences immédiates en matière de liquidités et les résultats de l'évaluation du risque effectuée par rapport au projet. Vous devez fournir une justification dans le but de recevoir une avance.

Présenter une comptabilité de fin d'exercice

  • Présentez une mise à jour des rapports financiers au plus tard le 31 mars afin de faire rapport sur tous les coûts du projet engagés au cours de l'exercice. Le ministère de l'Innovation, Sciences et Développement économique Canada mettra en place un compte créditeur à la fin de l'exercice (CAFE) dont le but est de permettre la présentation d'une demande de remboursement des dépenses après la période comptable pour un exercice donné. Les comptes CAFE représentent les coûts engagés à la suite de transactions et d'événements qui ont eu lieu au plus tard le 31 mars, qui n'ont pas encore été remboursés par les responsables du programme. Il est possible que toute partie de la contribution qui n'est pas réclamée et payée avant la fin des 180 jours qui suivent la fin de l'exercice ne vous soit pas payée.

Achèvement du projet

  • Soumettez la demande de remboursement finale pour le projet ou le compte pour tout paiement anticipé dans les 180 jours qui suivent la date à laquelle vous avez achevé le projet.

4. Établissement du budget et affectation de la contribution

Au cours de votre projet, il se peut que vous rencontriez des embûches qui, malgré tous les efforts que vous déployez pour en réduire les conséquences, finiront par entraîner des retards et ainsi diminuer les coûts admissibles au cours d'un exercice financier. Une baisse des coûts pourrait rendre inaccessible une partie de la contribution prévue. L'entente de contribution indique que le montant affecté par exercice financier ne doit pas servir aux estimations et que toute portion de la contribution qui n'est pas versée au cours d'un exercice (les fonds non utilisés) ne pourra servir à réaliser votre projet.

Il est donc important d'informer votre agent de programme de tout retard qui pourrait faire diminuer les coûts admissibles par rapport à ce qui était prévu pour un exercice financier. Au plus tard le 1er août de chaque exercice, vous devrez remettre une prévision des coûts admissibles que vous paierez pour le reste de l'exercice et, le cas échéant, les exercices subséquents du projet. Votre agent de programme et vous passerez ensemble en revue la prévision et en déterminerez les répercussions financières, s'il y a lieu, concernant l'affectation de votre contribution. S'il est déterminé qu'une partie de votre contribution doit être réaffectée, le montant en question sera considéré comme une demande de réaffectation de la contribution. Sachez que des demandes de ce genre doivent être approuvées par le ministre.

5. Marche à suivre pour envoyer les produits livrables en cours de projet

L'annexe A de votre accord de contribution dresse les produits livrables en cours de projet que vous vous êtes engagé à présenter aux responsables du programme conformément à l'échéancier précisé dans l'accord. L'agent de programme et l'ingénieur assignés à votre projet examineront les produits livrables, évalueront si la mise en œuvre du projet progresse comme prévu et commenteront à chacune des étapes du projet. Dans certains cas, ils poseront des questions complémentaires et pourront exiger des renseignements supplémentaires. Consultez le Guide du bénéficiaire ‒ Marche à suivre pour envoyer les produits livrables en cours de projet pour savoir ce que peut contenir chaque livrable d'une étape de projet.

6. Modification du projet

Au fur et à mesure de l'avancement de votre projet, vous devrez soumettre dès que possible à l'agent de programme toute modification que vous envisagez d'apporter aux caractéristiques ou à l'échéancier du projet ou qui pourrait y avoir été apportée inopinément. Vous serez ainsi en mesure d'éviter que de telles modifications soient contraires aux modalités de votre accord de contribution et, par conséquent, d'éviter que votre demande soit retardée ou même refusée. Pour vous aider à documenter de telles modifications, vous trouverez un Formulaire de modification de projet sur le site Web de la Trousse d'outils du bénéficiaire. Vous devez fournir une justification aux responsables du programme pour les aider à évaluer l'incidence possible de ces modifications sur le projet. D'importantes modifications peuvent nécessiter une modification officielle de l'accord de contribution.

7. Établissement des rapports d'étape

Vous êtes tenu de rendre compte périodiquement de l'état d'avancement de votre projet, d'indiquer s'il y a eu des retards et d'expliquer pourquoi, en plus de recenser tout effet (positif ou négatif) attribuable au projet.

Vous trouverez ci-dessous de l'information essentielle que vous devriez noter concernant la production de rapports d'étapes sur l'état d'avancement de votre projet.

Vérifier les exigences relatives à la production de rapports

  • Assurez-vous d'être au courant de la fréquence à laquelle vous devez présenter des rapports d'étape sur l'état d'avancement des principaux livrables de votre projet.
  • Communiquez avec votre agent de programme afin de confirmer les dates de remise de vos rapports.
  • Prenez note que la fréquence de vos rapports pourrait changer à la suite de toute réévaluation des risques associés au projet et au bénéficiaire.
  • Utilisez le modèle standard que votre agent de programme vous fournira pour produire vos rapports d'étapes sur les activités du projet énoncées à l'annexe A de l'AC.

Annexe A – Exemples de documents à l'appui appropriés

Voici des exemples de documents à l'appui appropriés habituellement exigés pour appuyer les demandes de paiement (si le personnel du programme le demande) ou un audit.

Exemples de documents à l'appui appropriés habituellement exigés pour appuyer les demandes de paiement (si le personnel du programme le demande) ou un audit
Catégorie de dépenses Exemples de documents à l'appui appropriés
Salaires/avantages
  • Feuilles de temps indiquant le temps réclamé (par jour ou par semaine) pour le projet. Uniquement pour les projets pour lesquels des ressources salariées travaillent à de multiples projets.
  • Lorsque le bénéficiaire ne tient pas de feuille de temps, le bénéficiaire doit disposer d'une méthodologie appropriée pour attribuer au projet le salaire et les avantages sociaux.
  • Registre de paye et autres documents connexes pour étayer le calcul des taux de salaire, le taux de calcul des prestations utilisé, le taux de pension utilisé et le paiement du salaire à l'employé.
  • S'il n'est pas requis de fournir un registre de paye, une liste des postes indiquant le temps et le taux devrait être incluse dans les présentations de réclamations.
Marchés de services
  • Les factures devraient indiquer le taux et le temps consacré (par jour ou par semaine) au projet, les travaux exécutés (pour appuyer l'évaluation de l'admissibilité) et des détails sur les biens et les services achetés dans le cadre de l'accord de contribution.
  • Preuve de paiement (p. ex. chèque oblitéré ou relevé bancaire) pour justifier les montants payés.
  • Ententes de sous-traitance qui précisent la portée du marché, le budget détaillé, les tarifs journaliers applicables ainsi que les étapes et les livrables.
  • Dossiers d'approvisionnement (p. ex. prix donnés par les entrepreneurs, taux horaire, temps exigé, etc.) étayant le processus de sélection de l'entrepreneur ou une justification des fournisseurs uniques s'il ne s'agit pas d'un processus concurrentiel. On ne l'exige pas habituellement pour étayer la présentation d'une réclamation, mais on devrait les tenir en cas d'audit.
Déplacements du personnel, des entrepreneurs et des sous-traitants

Transport collectif (p. ex. avion et train)

  • Factures et reçus justifiant les coûts du transport aérien/terrestre vers une destination en dehors de la ville (p. ex., confirmation de réservation, y compris l'itinéraire de vol et le nom du passager, classe de voyage et répartition des coûts).
  • Habituellement, le transport est remboursé au tarif de classe économique le plus bas offert au moment de la réservation. Pour étayer cela, on devrait conserver des preuves pour montrer que le tarif le plus bas a été obtenu (p. ex., copies d'itinéraires de voyage sauvegardées). Des preuves ne sont pas exigées habituellement pour étayer la présentation d'une réclamation, mais on devrait les tenir au cas où un audit est mené.
  • Preuve de paiement (p. ex. chèque oblitéré ou relevé bancaire) pour justifier les montants payés.
  • Carte d'embarquement ou autre information corroborant (rapport de frais de déplacement, reçus de frais d'aéroport et notes d'hôtel) indiquant que le voyage a été effectué.

Location de voiture ou utilisation d'un véhicule personnel :

  • Pour l'utilisation d'un véhicule personnel ou la location d'une voiture, la preuve qu'un déplacement lié au travail a été effectué (p. ex. reçu de location de voiture et reçus des dépenses en cours de route, reçus d'hôtel au lieu de destination) ainsi que le tarif kilométrique conformément à la politique établie concernant les voyages. Les déplacements personnels doivent être exclus du total.
Autres coûts directs du projet

Autres coûts directs du projet non précisés ailleurs dans d'autres catégories

  • Factures et reçus originaux pour justifier les dépenses.
  • Preuve de paiement (p. ex. chèque oblitéré ou relevé bancaire) pour justifier les montants payés.
  • Dossiers d'approvisionnement justifiant l'achat d'équipement par le bénéficiaire ou dans le cadre de services prévus dans l'accord.