Guide du bénéficiaire : Demande de remboursement et/ou d'avance

Note au lecteur

Le présent document contient de l'information sur les exigences minimales en matière de préparation d'une réclamation pour le remboursement des coûts admissibles d'un projet ou d'une avance. L'information que contient le présent guide est fournie à titre de référence seulement et est modifiable sans préavis à la seule discrétion du ministre désigné, le ministre de l'Industrie. Le bénéficiaire doit toujours consulter les dispositions pertinentes de l'accord de contribution (AC). L'accord de contribution prévaut sur le présent document en cas de litige ou de divergence. Veuillez prendre note que l'AC désigne une réclamation sous le terme de « rapport financier ».

Le présent document ne limite ni ne porte atteinte d'aucune manière au droit ou à la latitude du ministre, des représentants du ministre, du vérificateur général du Canada ou de toute personne agissant au nom du vérificateur général du Canada, y compris, mais sans limiter la portée générale de ce qui précède, aucun de leurs droits ou leur latitude en vertu de l'AC d'exiger et d'obtenir des bénéficiaires ou de tiers d'autres renseignements ou documents en plus ou qui diffèrent de ceux précisés dans le présent guide.

Table des matières

  1. 1. Objet
  2. 2. L'accord de contribution (AC)
  3. 3. Le traitement des réclamations
    1. 3.1 Contrôle de l'intégralité
    2. 3.2 Demande de documentation justificative
    3. 3.3 Vérification de la réclamation
    4. 3.4 Fin de l'examen
  4. 4. Comment préparer une demande de remboursement des coûts admissibles et une demande d'avance
    1. 4.1 Formulaire de réclamation pour obtenir le remboursement des coûts admissibles
    2. 4.2 Demande d'avance
    3. 4.3 Réclamation combinée pour le remboursement des coûts admissibles et une demande d'avance
  5. 5. Comptabilisation et reddition de compte du projet
  6. 6. Catégories de coûts de projet admissibles
  7. 7. Autres questions
  8. 8. Annexe 1

1. Objet

Le présent document est destiné aux bénéficiaires qui ont signé un accord de contribution (AC) en vertu du programme Un Canada branché (le Programme) pour obtenir du financement dans le but d'élargir l'offre de services à large bande aux foyers sous desservis au Canada. L'objet du présent document est de fournir au bénéficiaire des instructions pour la préparation d'une réclamation pour remboursement des coûts de projet admissibles qui se conforment aux exigences établies dans l'AC. Le présent document contient également des instructions pour préparer une demande de paiement anticipé (avance).

2. L'accord de contribution (AC)

L'accord de contribution établit les exigences pour les réclamations et les demandes de paiement anticipé, le cas échéant. Il décrit la nature et le type de coûts admissibles au remboursement, ainsi que le contenu et l'échéancier des rapports sur l'avancement du projet.

Le bénéficiaire doit se familiariser avec ces exigences avant de préparer une demande de remboursement ou une demande d'avance, ou les deux.

3. Le traitement des rÉclamations

Une réclamation doit passer par une série d'étapes avant d'être approuvée. Le Programme inscrit toutes les réclamations tout au long du processus dans son système de gestion de l'information aux fins du suivi financier. Une fois la réclamation approuvée, le gouvernement du Canada peut émettre un transfert de fonds électroniques. Aucun chèque n'est désormais émis sauf dans des circonstances exceptionnelles. Le Programme a comme objectif d'émettre le paiement dans les 30 jours après réception d'une réclamation complète. Les 30 jours ne comprennent pas le temps nécessaire pour que le bénéficiaire soumette les documents justificatifs, comme demandé par l'agent de programme pour la vérification des réclamations selon les directives de l'étape 3.2 ci-dessous.

Ce qui suit est un résumé des étapes que le Programme entreprend pour traiter une réclamation.

3.1 Contrôle de l'intégralité

Avant de pouvoir traiter une réclamation, votre agent de programme s'assurera que le formulaire Sommaire de la réclamation ou de demande d'avance du bénéficiaire ont été remplis correctement. Si le formulaire n'est pas complet, votre agent de programme communiquera avec vous.

3.2 Demande de documentation justificative

Avant de pouvoir traiter une réclamation, votre agent de programme vous demandera de soumettre la documentation justificative spécifique (factures, feuilles de temps et autres) qui a été cernée pour vérification. Le Programme a adopté une démarche axée sur le risque pour la surveillance des projets. Avant l'exécution de l'accord de contribution, le programme a effectué une évaluation du risque du projet et du bénéficiaire pour en déterminer le risque associé. Le classement relatif des risques sert à déterminer le cadre de gestion des risques pour plusieurs domaines, notamment le niveau de la documentation justificative nécessaire à la vérification de la réclamation. Cette méthode vise également à réduire le fardeau administratif du bénéficiaire en ne l'obligeant pas à soumettre tous les facteurs, sauf en cas de nécessité. L'agent de programme s'assurera que le formulaire est dûment signé.

3.3 Vérification de la réclamation

L'agent de programme examinera les coûts réclamés en fonction de l'AC. Une analyse est exécutée pour évaluer si les coûts réclamés sont admissibles et bien documentés. L'agent de programme communiquera avec vous pour vous questionner au sujet de la réclamation. Il peut examiner tout rapport d'étape soumis à ce jour pour mieux comprendre la réclamation ou il peut évaluer la pertinence de la réclamation par rapport aux progrès réalisés dans la mise en œuvre du projet, en particulier en vérifiant à quelle étape établie dans l'annexe A de l'AC les livrables ont été soumis et le calendrier de ces étapes.

3.4 Fin de l'examen

Au moment de clore l'examen, l'agent de programme déterminera si d'autres informations ou mesures sont nécessaires. Tout problème important soulevé par l'examen fera l'objet d'une discussion avec le bénéficiaire. Une fois l'examen terminé, l'agent de programme fait une recommandation de paiement. Veuillez noter que ces paiements ne peuvent être libérés qu'une fois tous les documents reçus et ayant fait l'objet d'un examen satisfaisant, et que toutes les conditions particulières ont été comblées.

4. Comment prÉparer une demande de remboursement des coÛts admissibles et une demande d'avance

On peut trouver le Sommaire de la réclamation ou le formulaire de demande d'avance du bénéficiaire à l'adresse http://www.ic.gc.ca/eic/site/028.nsf/fra/h_50025.html. Ce formulaire comporte quatre sections :

  • le sommaire de la réclamation et/ou de l’avance du bénéficiare
  • la réclamation – annexes sur les coûts admissibles du projet
  • la réclamation détaillée – coûts admissibles du projet (y compris les sources de financement et les prévisions mise à jour des coûts de projet)
  • prévision des coûts par le bénéficiaire ‒ demande d'avance

Veuillez noter qu'une demande de remboursement ou une demande d'avance doit couvrir une période qui survient au cours d'un exercice financier du gouvernement du Canada (du 1er avril au 31 mars). Par exemple, une réclamation couvrant du 1er janvier au 31 mai ne serait pas acceptable. La période de réclamation doit finir au plus tard le 31 mars.

4.1 Formulaire de réclamation pour obtenir le remboursement des coûts admissibles

Quand vous remplissez le formulaire pour une réclamation des coûts admissibles, vous devez remplir les trois premières sections.

Dans la partie supérieure du formulaire, à la première page, cochez la case « Réclamation » pour indiquer que la demande a trait au remboursement et cochez la case « Oui » à la question « Est-ce que ce formulaire est pour le programme Un Canada branché? ».

Figure 1: Capture d'écran du haut du formulaire

Cliquez sur la case « Aller à la réclamation ».

Cela vous amènera automatiquement à l'annexe sur les coûts de projet admissibles.

Remplir l'annexe justificative des coûts directs du projet

La première étape consiste à remplir les annexes suivantes sur les coûts de projet admissibles de la section réclamation du sommaire de la réclamation du bénéficiaire ou du formulaire de demande d'avance, ou des deux :

  • Annexe 1 – Coûts de main-d'œuvre directe
  • Annexe 2 – Coûts des matières directes
  • Annexe 3 – Coûts des équipements directs
  • Annexe 4 – Autres coûts directs
  • Annexe 5 – Frais de déplacement
  • Annexe 6 ‒ Coûts de capacité satellitaire

Seuls les coûts engagés pour l'exécution du projet et qui sont admissibles en vertu des exigences établies à l'annexe A de l'accord de contribution sont admissibles au remboursement.

Annexe 1 – Coûts de main-d'œuvre directe

Le coût de main-d'œuvre admissible est la partie du salaire brut ou de la rémunération brute engagée pour le travail qui peut être précisé et mesuré comme ayant été exécuté dans le cadre du projet. Le taux de salaire à utiliser est le salaire brut réel de chaque employé (rémunération ordinaire avant déductions) qui travaille au projet. Le taux de salaire exclut toutes les primes (p. ex., heures supplémentaires), les primes de poste et tout remboursement ou avantage tenant lieu de salaire ou de rémunération. À moins d'indication contraire dans l'AC, le taux horaire ou le salaire fixe versé à l'employé doit être raisonnable en ce qu'il se compare favorablement au taux horaire ou au salaire versé pour un travail ou une expertise semblable sur le marché.

L'information justificative qui suit doit être inscrite dans l'annexe 1 pour les coûts de main-d'œuvre directe dont on demande le remboursement :

  • Poste ou titre de l'employé
  • Taux de salaire horaire ou journalier (salaire brut, à l'exclusion de la part de l'employeur des avantages sociaux) – sélectionnez le taux quotidien ou horaire dans le menu déroulant
  • Nombre de jours ou d'heures travaillés
  • Période visée par les jours ou heures travaillés – sélectionnez la date dans le menu déroulant
  • Montant net pour la main-d'œuvre directe dont on réclame le remboursement (à l'exclusion de la part de l'employeur des avantages sociaux), la somme sera calculée automatiquement
  • Avance en guise d’avantages sociaux ‒ cette section ne s'applique pas à ce programme
Figure 2: Capture d'écran de l'annexe 1 – Main-d'œuvre  directe

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La somme totale des coûts de la main-d'œuvre directe sera calculée automatiquement.

Annexe 2 – Coûts des matières directes

Les coûts des matières directes admissibles sont ceux qui peuvent être précisés et mesurés comme ayant été utilisés pour l'exécution du projet conformément à ce qui suit :

  1. Outre les matériaux achetés aux seules fins du projet et traités par le bénéficiaire, il peut également s'agir de ceux obtenus par les sous-traitants, tous les autres matériaux provenant des stocks du bénéficiaire.
  2. Les matériaux achetés aux seules fins du projet ou obtenus des sous-traitants seront imputés au projet au coût en place net convenu par le bénéficiaire.
  3. Les matériaux provenant des stocks du bénéficiaire seront imputés au projet conformément à la méthode utilisée par le bénéficiaire pour l'établissement du prix des matériaux en stock.

L'information qui suit doit être fournie à l'annexe 2 pour chaque coût de matériel réclamé :

  • Vendeur
  • Description de l'élément
  • Numéro de facture
  • Date de la facture (veuillez utiliser le menu déroulant)
  • Somme totale des coûts admissibles dont on réclame le remboursement
  • Référence de la preuve de paiement, le cas échéant (p. ex., no du chèque, no de la facture)

Il vous incombe de tenir et de conserver les livres comptables et les autres registres dans lesquels sont inscrits tous les reçus et versements relatifs au projet. La description dans le formulaire de réclamation doit correspondre à la description des biens et services sur les factures.

Figure 3: Capture d'écran de l'annexe 2 – Matières directes

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La somme totale des coûts des matières directes sera calculée automatiquement.

Annexe 3 – Coûts des équipements directs

Les coûts deséquipements directs sont, mais sans s'y limiter, les serveurs, les commutateurs, le câble optique, les répéteurs, l'équipement radiophonique, les tours, les poteaux, les blocs d'alimentation de réserve, les abris et les appareils de connexion du réseau à large bande, y compris les mises à jour et les adaptations.

L'information qui suit doit être fournie à l'annexe 3 pour chaque coût réclamé :

  • Vendeur
  • Description de l'élément (y compris le no de modèle et du fabricant, au besoin)
  • Numéro de facture
  • Date de la facture (veuillez utiliser le menu déroulant)
  • Somme totale des coûts admissibles dont on réclame le remboursement
  • Référence de la preuve de paiement, le cas échéant (p. ex., no du chèque, no de la facture)
Figure 4: Capture d'écran de l'annexe 3 – Équipements directs

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La somme totale des coûts des équipements directs sera calculée automatiquement.

Annexe 4 – Autres coûts directs

Les autres coûts directs admissibles, c'est-à-dire les coûts applicables qui ne font pas partie des catégories des coûts directs de main-d'œuvre, d'équipement, de matériaux, de capacité satellitaire ou de déplacement, mais qui peuvent être expressément précisés et mesurés comme ayant été engagés pour l'exécution du projet et qui sont précisés et mesurés de manière uniforme par les pratiques de comptabilité des coûts telles qu'acceptées par le ministre.

L'information qui suit doit être fournie à l'annexe 4 pour chaque autre coût direct réclamé :

  • Vendeur
  • Description de l'élément (donnez suffisamment de détails pour préciser de quel élément il s'agit)
  • Numéro de facture
  • Date de la facture (veuillez utiliser le menu déroulant)
  • Somme totale des coûts admissibles dont on réclame le remboursement
  • Référence de la preuve de paiement, le cas échéant (p. ex., no du chèque, no de la facture)
Figure 5: Capture d'écran de l'annexe 4 – Autres coûts directs

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La somme totale des autres coûts directs sera calculée automatiquement.

Annexe 5 – Frais de déplacements

Les frais de déplacement admissibles réclamés en vertu de l'annexe 5 sont les coûts de déplacement jugés nécessaires pour l'exécution du projet. Pour que ces coûts soient admissibles, la raison d'être de chaque déplacement doit être clairement documentée. Les dépenses de déplacement, en classe économique, doivent être facturées en coûts réels, mais seulement dans la mesure où elles sont jugées raisonnables par le ministre. Cette annexe ne concerne que les déplacements effectués par des employés du bénéficiaire. Les déplacements effectués par des sous-traitants doivent être portés sur la facture au bénéficiaire et, donc, inclus à l'annexe 4 (autres coûts directs).

Types de coûts et documentation justificative requise :

  • Billet d'avion — doit être justifié par une copie du billet original (le billet électronique est acceptable lorsqu'il porte clairement la mention billet électronique du transporteur).
  • Kilométrage — dans le cas de l'utilisation d'une automobile personnelle, l'indemnité kilométrique sera fondée sur la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. Le coût admissible se limite au coût qui aurait été subit et payé si l'on avait eu recours au transport public ordinaire en classe économique. Il doit être justifié par une copie du formulaire des dépenses original signé par l'employé qui indique clairement le nombre de kilomètres parcourus et le taux de remboursement.
  • Repas — l'indemnité de repas sera fondée sur la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. Veuillez noter que tous les reçus doivent être conservés sauf pour les repas. Note : les pourboires et l'alcool ne sont pas des dépenses admissibles et ne sont pas jugés nécessaires à l'exécution du projet.
  • Chambre d'hôtel — on doit fournir une copie du reçu original montrant toutes les transactions composant le coût total. Note : les films et les appels téléphoniques personnels ne sont pas des dépenses admissibles et ne sont pas jugés nécessaires à l'exécution du projet.
  • Logement privé — une copie du reçu original signé par la personne qui a fourni le logement (peut prendre la forme d'une lettre signée). Note : le coût réclamé ne doit pas dépasser le taux prescrit par le Conseil du Trésor.
  • Location de voiture — on doit fournir une copie du reçu original. Note : le prix de l'essence ne sera remboursé que lorsqu'il a été nécessaire de refaire le plein d'un véhicule pour achever un parcours lorsque le contrat de location de voiture l'exige. Il faut fournir une note à cet effet.
  • Stationnement — on doit fournir une copie du reçu original.
  • Train ou autobus — doit être justifié par une copie du billet de transport original.
  • Taxi — on doit fournir une copie du reçu original.

L'information qui suit doit être fournie à l'annexe 5 pour chaque frais de déplacement réclamé :

  • Le voyageur (poste, titre ou rôle dans le projet)
  • La période couverte par le déplacement (veuillez utiliser le menu déroulant)
  • Somme totale des coûts admissibles dont on réclame le remboursement
  • Référence de la preuve de paiement, le cas échéant (p. ex., no du chèque, no de la facture)
Figure 6: Capture d'écran de l'annexe 5 – Frais de déplacement

Cliquez sur le signe « + » pour ajouter des lignes.

La somme totale des déplacements sera calculée automatiquement.

Annexe 6 – Coûts directs de la capacité satellitaire

L'annexe 6 du formulaire n'a pas de titre. Le cas échéant, vous devez ajouter dans le formulaire les coûts directs de la capacité satellitaire. Les coûts directs de la capacité satellitaire comprennent l'achat ou la location de la bande passante ou de la capacité transmise par le support physique qu'est le satellite qui peut être expressément précisée et mesurée comme ayant été utilisée ou à être utilisée dans l'exécution du projet. Ces coûts seront mesurés en unités de Mbps, MHz ou en une quantité donnée de répéteurs de satellite.

L'information qui suit doit être fournie à l'annexe 6 pour chaque coût réclamé :

  • Vendeur
  • Description de l'élément
  • Numéro de facture
  • Date de la facture (veuillez utiliser le menu déroulant)
  • Somme totale des coûts admissibles dont on réclame le remboursement
  • Référence de la preuve de paiement, le cas échéant (p. ex., no du chèque, no de la facture)
Figure 7: Capture d'écran de l'annexe 6 – Coûts directs de la capacité satellitaire

Cliquez sur le signe « + » pour ajouter des lignes. La somme totale des coûts directs de la capacité satellitaire sera calculée automatiquement.

Formulaire de réclamation détaillés - coûts de projet admissibles

Après avoir inscrit tous les coûts admissibles dans les annexes, vous pouvez remplir le formulaire détaillé de réclamation des coûts. Cette section du formulaire sur les coûts admissibles du projet résume tous les coûts admissibles en un tableau. Le nom du bénéficiaire et la somme totale de chaque catégorie de coûts admissibles inscrite dans l'annexe des coûts de projet admissibles seront transférés automatiquement de la catégorie correspondante au formulaire détaillé de réclamation des coûts. La somme totale des coûts sera calculée automatiquement. Les cases du numéro de projet et du numéro de réclamation doivent rester vides.

Figure 8: Capture d'écran de la section détaillée de la réclamation

La prochaine section vise à documenter les sources de financement qui ont servi ou qui serviront à financer les coûts (admissibles ET non admissibles) totaux associés au projet depuis son entrée en vigueur jusqu'à la fin de l'exercice en vigueur du gouvernement du Canada (31 mars). Cette information servira à mieux contrôler le budget de contribution du Programme.

Figure 9: Capture d'écran de la section « Sources de financement »

Dans les champs « Du » et « Au » sous la section « Période de réclamation », indiquez la période au cours de laquelle les coûts admissibles ont été engagés pour cette réclamation (veuillez utiliser le menu déroulant). Dans la même section, dans le champ « Réel » inscrivez la somme provenant de chaque source de financement pour la période de réclamation.

Dans la première colonne sous la section « Sources de financement », inscrivez la date d'entrée en vigueur du projet dans le champ « Du », telle qu'elle est indiquée au paragraphe 1.1 L) de l'AC (veuillez utiliser le menu déroulant). Toujours dans la même section, dans la colonne sous le champ « Réel », inscrivez la somme provenant de chaque source de financement pour la période comprise entre la date d'entrée en vigueur du projet et la date de fin de cette réclamation. Le total de cette colonne correspond aux sommes de financement totales reçues ou à recevoir pour couvrir le montant total investi dans le projet entre sa date d'entrée en vigueur et la date de fin de la présente période de réclamation.

Dans la même section, sous la colonne intitulée « 31 mars », inscrivez les sources prévues de financement à compter du jour suivant la présente période de réclamation jusqu'au 31 mars prochain. Le total de cette colonne correspond aux sommes de financement prévues reçues ou à recevoir depuis le jour suivant la présente période de réclamation jusqu'au 31 mars prochain.

La prochaine section vise à documenter les coûts (admissibles ET non admissibles) totaux engagés ou à engager, par catégorie de coût, dans le projet au cours du présent exercice financier du gouvernement du Canada (du 1er avril au 31 mars).

Figure 10: Capture d'écran de la section « Prévisions mises à jour des coûts de projet »

Dans la colonne sous la section « Réels », inscrivez la somme engagée par catégorie de coût (y compris les coûts non admissibles) pour la période comprise entre le 1er avril du présent exercice financier et la date de fin de la présente période de réclamation. Le total de cette colonne correspond aux coûts totaux engagés dans le projet depuis le 1er avril jusqu'à la fin de la période de réclamation en vigueur.

Dans la colonne « Prévus », donnez une estimation des coûts par catégorie entre le jour suivant la date de fin de la présente période de réclamation et le 31 mars du présent exercice. Le total de cette colonne correspond aux dépenses totales prévues entre le jour suivant la date de fin de la période de réclamation en vigueur et le 31 mars (fin d'exercice du gouvernement du Canada). Ce total doit correspondre au « Financement total du projet » sous la colonne « 31 mars » du tableau précédent dans le formulaire (48 000 $, dans l'exemple).

La prochaine section s'applique uniquement si vous avez déjà reçu une avance. Conformément à la section 5.8 de votre AC, vous êtes tenu de déclarer tout intérêt perçu sur les paiements anticipés. Ces intérêts serviront à réduire le montant de la contribution qui sera versée.

Dans cette section, inscrivez les intérêts perçus sur le paiement anticipé de la période de paiements anticipés précédente.

Figure 11: Capture d'écran du champ « Intérêts gagnés » situé au bas du formulaire
Remplir le sommaire de la réclamation du bénéficiaire et le formulaire de demande d'avance (première page)

Inscrivez les renseignements du bénéficiaire dans la section supérieure gauche du formulaire. Veuillez noter que vous pouvez également remplir cette section avant de remplir les annexes sur les coûts directs et le formulaire détaillé de réclamation des coûts.

Figure 12: Capture d'écran de la section sur les renseignements concernant le bénéficiaire
  • La case « Programme » sera toujours Un Canada branché.
  • Les cases « Date de début du projet » et « Date d'achèvement du projet » doivent correspondre aux dates inscrites dans la section B de l'annexe A de l'AC.
  • La case « Production commerciale » est sans objet et doit rester vide.

La prochaine section est un résumé des coûts admissibles réclamés.

Dans la case « 1. COÛTS ADMISSIBLES », cochez le bouton « Engagés » pour indiquer que les coûts admissibles à rembourser ont été engagés OU cochez le bouton « Payés » si ces coûts ont également été payés au moment de la soumission de la demande de réclamation. Si la réclamation a trait à un mélange de coûts engagés et payés, cochez « Payés ».

Figure 13: Capture d'écran de la section « Coûts admissibles »

Dans la section « Période visée », sous la rubrique « Courant », indiquez la période pendant laquelle les coûts admissibles ont été engagés pour cette réclamation (la période de réclamation). Dans la rubrique « Total à ce jour », indiquez le total de la période visée entre la date d'entrée en vigueur précisée au paragraphe 1.1 L) de l'AC et la date de fin de cette réclamation.

Dans la section « Coûts admissibles totaux », sous la rubrique « Courant » (la période de réclamation), indiquez la somme réelle des coûts admissibles telle qu'elle paraît dans le formulaire détaillé de réclamation des coûts. Dans la rubrique « Total à ce jour », indiquez la somme cumulative totale des coûts admissibles engagés jusqu'à la fin de cette période de réclamation.

Dans la section « Contribution d'Industrie Canada », indiquez le pourcentage qu'Industrie Canada a convenu de rembourser tel qu'il a été établi dans la section 3.2 a) de l'AC. La somme de cette contribution sera calculée automatiquement.

Le Programme se réserve le droit de prendre une décision sans appel sur les coûts admissibles, de rejeter des dépenses et de recouvrer des fonds qui ont été versés au bénéficiaire. Pour éviter toute situation par laquelle des coûts pourraient être jugés inadmissibles plus tard, le bénéficiaire devrait communiquer avec son agent de programme s'il prévoit des difficultés à se conformer aux lignes directrices du programme.

Une fois le formulaire rempli, vous devez l'imprimer, puis signer et dater la section « ATTESTATION » dans l'espace prévu du formulaire. Avant de l'imprimer et de le signer, enregistrez-en une copie en format .pdf que vous ferez parvenir à votre agent de programme. Cette attestation doit être fournie par un agent financier supérieur ou un autre représentant du bénéficiaire que le ministre estime acceptable; on doit aussi indiquer le titre de cette personne.

Figure 14: Capture d'écran de la section « Attestation »

Envoyez une copie électronique du formulaire (en format .pdf et non une copie lue optiquement) à votre agent de programme et envoyez également la copie originale signée par courrier à l'attention du Programme Un Canada branché, au 235, rue Queen, Édifice C.D. Howe, Étage 01W, Ottawa (Ontario) K1A 0H5.

Réclamation finale

Le versement final de la contribution est fait une fois le projet achevé et la réclamation finale reçue et ayant satisfait aux exigences. Sous réserve des dispositions de l'AC, une fois le projet achevé, la somme de la contribution finale est calculée selon le total des coûts directs réels engagés pour le projet. La contribution finale se limite au moindre de la part maximale de financement admissible des coûts admissibles ou du montant maximum.

Si la demande de paiement constitue une réclamation finale, une lettre d'attestation (consultez la trousse du bénéficiaire sur le site Web du Programme pour obtenir un exemplaire de ce formulaire) doit accompagner le rapport de mise en œuvre final qui traite des éléments précisés à l'annexe C, section 2 de l'AC et tout livrable non exécuté qu'exige l'AC.

Si vous utilisez le formulaire Sommaire de la réclamation ou de l'avance du bénéficiaire pour soumettre une réclamation finale, cochez la case « Oui » qui indique qu'il s'agit d'une « Demande finale ».

Figure 15: Capture d'écran du champ « Demande finale » figurant au haut du formulaire

4.2 Demande d'avance

Avant l'exécution de l'AC d'un projet, le programme a effectué une évaluation du risque du projet et du bénéficiaire pour en déterminer le risque associé. Le cadre actuel de gestion des risques sert à déterminer les stratégies de gestion du risque de plusieurs domaines, notamment de la capacité de demander une avance et de la durée maximale de cette avance. Le cadre actuel de gestion des risques a été communiqué par les agents de programme.

Selon la Politique du Conseil du Trésor du Canada sur les paiements de transfert, pour être émise, une avance doit être essentielle à l'achèvement du projet et être fondée sur les besoins de trésorerie du bénéficiaire. La politique stipule que l'approbation des avances est à la discrétion du ministre. Les paiements de contribution sont destinés à rembourser les frais déjà engagés par le bénéficiaire; par conséquent, le bénéficiaire devrait débourser les fonds puis demander un remboursement. Il incombe au bénéficiaire de démontrer que l'avance de fonds est essentielle pour atteindre les objectifs du projet.

Pour demander une avance pour satisfaire aux besoins de trésorerie immédiats pour couvrir les coûts admissibles du projet, le bénéficiaire doit remplir la prévision des coûts du bénéficiaire du Sommaire de la réclamation ou de l'avance précisant le montant de l'avance demandée avec une prévision de flux de trésorerie de ces coûts admissibles précisés dans le budget du projet qui seront engagés au cours d'une période ne dépassant pas trois à six mois (la période d'avance) sur la base de la période identifiée dans le cadre actuel des gestion des risques du projet. Dans la plupart des cas, la période d'avance doit être à l'intérieur d'un exercice financier du gouvernement du Canada (entre le 1er avril et le 31 mars).

Cette demande doit être reçue avant le 15 du mois pour recevoir une avance afin de satisfaire aux besoins de trésorerie de ce mois ou des mois suivants de la période d'avance. Par exemple, une demande d'avance pour couvrir les besoins de trésorerie des mois d'avril, de mai et de juin doit être reçue au plus tard le 15 avril. Si elle est reçue après le 15 avril, mais avant le 15 mai, l'avance, si elle est approuvée, est calculée selon les besoins en trésorerie des mois de mai et juin seulement.

Toute avance ultérieure pendant l'exercice financier ne sera versée qu'après réception, outre des éléments décrits plus haut, d'un rapport d'avancement satisfaisant et d'une demande de coûts admissibles engagés pendant la période d'avance précédente, certifiée par un fonctionnaire autorisé à la satisfaction du ministre.

Le bénéficiaire utilisera chaque avance pour payer les coûts admissibles aussitôt que possible après réception de ladite avance. Toute portion de l'avance qui n'est pas utilisée immédiatement sera investie dans un compte portant intérêt. Chaque versement d'une avance et d'intérêt gagné doit être comptabilisé par le bénéficiaire.

Quand vous remplissez le formulaire de demande d'avance, vous devez remplir la première et la dernière section.

Dans la partie supérieure du formulaire, à la première page, cochez la case « Prévision » pour indiquer que la demande a trait à une avance et cochez la case « Oui » à la question « Est-ce que ce formulaire est pour le programme Un Canada branché? ».

Figure 16: Capture d'écran du haut du formulaire concernant la case « Prévision »

Cliquez sur la case « Aller à la prévision ».

Cela vous amènera automatiquement à la section prévisions des coûts du bénéficiaire.

Remplir la prévision des coûts du bénéficiaire

Figure 17: Capture d'écran de la section « Prévision des coûts par le bénéficiaire »

Les cases « Programme » et « Nom du bénéficiaire » seront remplies automatiquement avec les renseignements de la page 1 du formulaire. Les cases « Numéro de projet », « Initiative » et « Numéro de réclamation » doivent rester vides.

Dans la section « PRÉVISIONS DES DÉBOURS », remplissez la période que couvre la demande d'avance. (Veuillez noter que la période doit être à venir – une demande d'avance pour juin en juillet sera refusée.)

Inscrivez la catégorie de coûts et précisez les coûts prévus chaque mois pour la période de l'avance demandée dans l'espace prévu du formulaire. (Veuillez noter qu'on s'attend à ce que les coûts varient généralement d'un mois à l'autre à moins qu'il s'agisse de coûts fixes comme les frais de location, les frais de service et ainsi de suite.)

Cliquez sur le signe « + » pour ajouter des lignes.

La somme totale des coûts prévus sera calculée automatiquement.

Dans la section « Avances (Contribution d'IC) » indiquez le pourcentage que le gouvernement du Canada a convenu de rembourser tel qu'il a été établi dans la section 3.2 a) de l'AC. La somme totale de la demande d'avance sera calculée automatiquement.

Inscrire la raison de la demande d'avance dans la section « AVANCE – JUSTIFICATION ».

Figure 18: Capture d'écran de la section Paiement de l'avance - Justification

Remplir le sommaire de la réclamation du bénéficiaire et le formulaire de demande d'avance (première page)

Transférez la somme totale de la demande d'avance sur le formulaire de prévision des coûts du bénéficiaire à la section « 2. AVANCES » du sommaire de la réclamation du bénéficiaire ou du formulaire de demande d'avance (première page).

Figure 19: Capture d'écran du champ « Besoins de trésorerie estimés » rempli automatiquement

Remplissez les sections sur les renseignements essentiels du projet à gauche du formulaire.

Une fois rempli, signez la section Attestation du formulaire.

4.3 Réclamation combinée pour le remboursement des coûts admissibles et une demande d'avance

Le bénéficiaire peut soumettre une réclamation combinée pour le remboursement des coûts admissibles et une demande d'avance en remplissant les deux sections du formulaire. Les étapes de préparation d'une réclamation et d'une demande d'avance combinées sont identiques à celles décrites ci-dessus. Assurez-vous que les deux cases, « Réclamation » et « Prévision » sont cochées. Quand vous remplissez le formulaire de demande de remboursement et d'avance, vous devez remplir les quatre sections du formulaire.

Figure 20: Capture d'écran des cases à cocher « Réclamation » et « Prévision »

5. Comptabilisation et reddition de compte du projet

Ce qui suit a pour but de vous aider à établir un système ou une démarche de comptabilisation et de reddition de compte des coûts du projet. Il est essentiel d'établir une piste de vérification à l'appui de toutes les réclamations au programme Un Canada branché pour le financement des coûts du projet.

Si les méthodes décrites ci-dessous sont sans objet ou inappropriées, il est conseillé d'en aviser le Programme de façon à pouvoir considérer une méthode mieux appropriée.

Comptabilisation et reddition de compte du projet

Un système de comptabilisation et de reddition de compte de projet doit être établi pour assurer le suivi et inscrire les coûts attribuables au projet. Un logiciel de comptabilité peut comporter un module ayant la capacité d'établir des centres de coûts, un de ces centres représentant le projet. Ou alors, on peut créer un système autonome (c.-à-d. séparé du système de comptabilité).

Tous les coûts du projet doivent être inscrits dans le centre de coûts approprié du projet.

Piste de vérification des coûts de projet

Une piste de vérification appropriée et bien documentée doit encadrer l'inscription de tous les coûts du projet. Comme le précise l'accord de contribution, les documents justificatifs et les dossiers, imprimés ou numériques, doivent être conservés, sauvegardés et mis à disposition aux fins de vérification. Toutes les sommes des coûts inscrites dans le système de comptabilisation du projet doivent correspondre aux sommes représentées dans la documentation justificative. La documentation justificative doit identifier précisément le projet pour lequel les coûts ont été engagés.

Tout coût direct de projet autre que la main-d'œuvre doit être justifié par une facture et un contrat, un bon de commande ou une demande d'achat de biens ou de services d'un tiers, qui doit identifier le projet.

Les coûts directs de main-d'œuvre doivent être justifiés au moyen d'une feuille de temps remplie par chaque employé dont le temps est imputé à un projet et par le niveau et le taux de rémunération de cet employé. La déclaration du temps doit être authentifiée par les employés et approuvée par le superviseur ou gestionnaire approprié. Un système adéquat de consignation du temps permet l'identification claire et la ségrégation des coûts engagés pour chaque projet. Lorsque le temps de l'employé est consigné dans un système automatisé de consignation du temps, un rapport doit être imprimé périodiquement, par mois ou plus souvent, aux fins de l'examen et de la signature des employés et approuvé par le superviseur ou gestionnaire approprié. Le temps consigné dans ces feuilles de temps imprimées et signées doit être concilié aux coûts directs de main-d'œuvre inscrits dans le système de comptabilisation du projet.

6. Catégories de coÛts de projet admissibles

Principe

Le total des coûts admissibles du projet sera la somme des coûts directs applicables qui sont ou seront engagés ou affectés, ou les deux, de façon raisonnable et appropriée pendant l'exécution du projet, moins tout crédit applicable.

Caractère raisonnable

Un coût est jugé raisonnable si sa nature et son montant ne dépassent pas ce qui aurait été engagé par une personne prudente dans la conduite d'une entreprise concurrentielle.

Pour déterminer si un coût donné est raisonnable, il faut prendre en considération les facteurs suivants :

  • si le coût est d'un type généralement reconnu comme normal et nécessaire dans le cadre de l'exploitation de l'entreprise du bénéficiaire ou de l'exécution du projet;
  • les limitations et les exigences imposées par des conditions telles que les pratiques commerciales généralement reconnues, les négociations sans lien de dépendance, les lois et les règlements fédéraux, provinciaux et municipaux, ainsi que les conditions de l'AC;
  • les mesures qui seraient prises par des gens d'affaires prudents compte tenu des circonstances et de leurs responsabilités à l'égard des propriétaires de l'entreprise, de leurs employés, de leurs clients, du gouvernement du Canada et du grand public;
  • les écarts importants par rapport aux pratiques établies du bénéficiaire, qui peuvent entraîner une augmentation injustifiée des coûts admissibles; et
  • les spécifications, le calendrier d'exécution et la qualité exigée pour un projet donné, dans la mesure où ces facteurs ont un effet sur les coûts.

7. Autres Questions

Crédits

La portion applicable de toute remise, allocation ou de tout revenu ou de tout autre crédit relatif à tout coût admissible applicable, reçu ou revenant au bénéficiaire, sera créditée au projet (et les coûts admissibles seront remboursés en vertu de l'AC).

Taxe sur les produits et services ou taxe de vente harmonisée

Seule la portion de la taxe sur les produits et services ou de la taxe de vente harmonisée qui n'est pas remboursable par l'Agence du revenu du Canada comme crédit de taxe sur les intrants ou comme remise peut être réclamée comme coût admissible. Seule la portion de la taxe provinciale qui n'est pas non plus remboursable par l'administration fiscale provinciale respective peut être réclamée comme coût admissible.

Personnes apparentées

Les coûts des produits et services, y compris les coûts de la main-d'œuvre, acquis des personnes apparentées au bénéficiaire, y compris les tiers intermédiaires, doivent être évalués au coût du fournisseur et ne comporteront aucune majoration pour le profit ou le rendement du capital investi, et ne dépasseront pas la valeur marchande. Le ministre pourrait ne pas considérer l'admissibilité de ces coûts à moins d'avoir accès aux dossiers pertinents du fournisseur.

Transactions en devise étrangère

Toute transaction en devise étrangère doit être déclarée en dollars canadiens conformément aux politiques et procédures habituelles du bénéficiaire (p. ex., au moyen du taux de change en vigueur au moment où la dépense est inscrite au compte, à la date de la facture ou à la date du paiement). Si un bénéficiaire signe un contrat de change pour une transaction particulière pour se protéger contre les fluctuations du taux de change étranger, le Programme acceptera que le taux du contrat serve pour déclarer la transaction. Toutefois, il doit y avoir un lien direct entre le contrat de change et la transaction (c.-à-d. la même somme, la même date d'établissement du contrat et le paiement prévu au fournisseur).

8. Annexe 1

Exemple de preuve de paiement acceptable

Des preuves de paiement pourront être demandées et sont habituellement une copie des factures marquées payées. Il s'avère cependant qu'il y a d'autres formes de preuve de paiement acceptables qui peuvent appuyer une dépense qui fait l'objet d'une demande de réclamation.

La liste ci-après donne des exemples d'autres preuves de paiement acceptables. Veuillez noter que cette liste n'est pas exhaustive. Pour toute question concernant l'acceptabilité d'un document fourni, communiquez avec l'agent du programme Un Canada branché assigné au projet afin d'obtenir d'avance des instructions pour demander le remboursement d'une dépense.

Quel que soit le type de preuve de paiement fourni, une note d'explication n'est requise que lorsqu'une portion seulement de cette dépense est réclamée.

Paiement par chèque

  • la photocopie du recto et du verso du chèque annulé;
  • la copie d'un relevé bancaire qui montre le paiement effectué au fournisseur; ou
  • une lettre du fournisseur montrant le nom d'une personne-ressource et son numéro de téléphone qui atteste la réception du plein paiement, dates comprises.

Paiement direct

  • la photocopie du relevé bancaire qui indique clairement la date du retrait du compte et le nom du fournisseur; ou
  • une lettre du fournisseur montrant le nom d'une personne-ressource et son numéro de téléphone qui atteste la réception du plein paiement, dates comprises.

Paiement par carte de crédit

  • la copie du reçu de carte de crédit qui indique le paiement par carte de crédit; ou
  • la copie du relevé de carte de crédit montrant la somme qu'exigeait le fournisseur.

Paiement comptant

  • la copie du reçu de caisse montrant le nom du fournisseur, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de transaction (le cas échéant) et le nom d'une personne-ressource; ou
  • une lettre du fournisseur montrant le nom d'une personne-ressource et son numéro de téléphone qui atteste la réception du plein paiement, dates comprises.

Même si le programme ne demandera peut-être pas de preuves de paiement, le bénéficiaire doit maintenir un registre complet et exact des dossiers de dépenses et être attentif aux facteurs suivants dans la préparation des factures pour s'assurer :

  • que les sommes arithmétiques sont exactes et que les totaux sont corrects;
  • qu'avant de payer une facture, les biens ont été approuvés tels que reçus (ou les services exécutés);
  • que la description de la facture montre clairement l'objet de la dépense;
  • que les factures pour l'équipement contiennent suffisamment de détails (p. ex., numéros de modèle) et correspondent à la liste d'équipement de l'accord de contribution;
  • que la dépense (p. ex., type de coût, quantité) correspond au travail à exécuter dans l'accord de contribution et aux rapports d'étape; et
  • que les factures indiquent précisément la portion des dépenses jugées admissibles en vertu du programme.