Guide du bénéficiaire : Marche à suivre pour envoyer les produits livrables en cours de projet

Note aux lecteurs

Le présent document explique les exigences minimales auxquelles doivent se soumettre les bénéficiaires pour les produits à livrer conformément à l'accord de contribution. L'information qu'il contient n'est offerte qu'à titre de référence et peut faire l'objet de modifications sans préavis à l'unique discrétion du ministre désigné. Les bénéficiaires devraient toujours consulter les dispositions applicables de l'accord de contribution. L'accord de contribution a préséance sur le présent document en cas de divergence.

Le guide n'entraîne aucune restriction ni aucun préjudice à tout droit ou à tout pouvoir discrétionnaire du ministre, des représentants du ministre, du vérificateur général du Canada ou de quiconque agit au nom du vérificateur général, y compris, sans entraîner de restrictions ni de préjudices au caractère général de ce qui précède, tous les droits et pouvoirs discrétionnaires, accordés en vertu de l'accord de contribution, de demander aux bénéficiaires ou à des tiers et d'obtenir auprès d'eux des renseignements ou des documents qui s'ajoutent à ceux indiqués par les présentes ou qui en diffèrent.

Table des matières

  1. 1. Objet
  2. 2. Démarche entourant les produits livrables
  3. 3. Marche à suivre par le bénéficiaire pour l'envoi de produits livrables
  4. 4. Exigences relatives aux produits livrables
    1. 4.1 Étape 1 : Achèvement de la conception du réseau
    2. 4.2 Étape 2 : Construction du réseau achevé
    3. 4.3 Étape 3 : Premiers clients payants
  5. 5. Rapports d'avancement et envoi des produits livrables

1. Objet

L'objectif du présent document est de fournir des directives aux bénéficiaires ayant conclu un accord de contribution dans le cadre du programme Un Canada branché, pour préparer les produits livrables obligatoires aux différentes dates prévues aux termes de l'annexe A-2 de l'accord de contribution.

2. Démarche entourant les produits livrables

Comme le précise l'annexe A-2 de l'accord de contribution, votre organisation a identifié des étapes et des produits livrables qui sont prévus à des dates fixes tout au long du projet. Vous êtes tenus de fournir au programme Un Canada branché les produits livrables prévus aux différentes étapes pour démontrer que le projet se déroule comme prévu. Les produits livrables doivent être soumis au fur et à mesure qu'ils sont complétés, tel que prévu selon l'échéancier de l'annexe A-2. Des ingénieurs de programme vérifient si ces éléments sont complets et s'en servent pour évaluer la progression du projet. L'équipe d'ingénieurs pourrait communiquer avec vous si elle a besoin de clarifications, ou vous confirmera que les éléments ont été approuvés, le cas échéant.

Les produits livrables, à l'instar d'autres outils utilisés dans le processus, ont pour but de déterminer si les projets suivent l'échéancier prévu et d'évaluer de manière régulière le profil de risque des projets. Si, pour une raison ou une autre, il n'est pas possible de faire parvenir un élément livrable à la date demandée, veuillez communiquer avec l'agent de programme responsable de votre dossier pour discuter de la situation.

Pendant le déroulement de votre projet, si vous planifiez faire des changements aux détails du projet ou à son échéancier, ou si de tels changements surviennent de façon inattendue, veuillez en aviser l'agent de programme le plut tôt possible. Ceci vise à réduire le risque que des changements au projet aillent à l'encontre des termes et conditions de l'accord de contribution, ce qui pourrait causer des délais dans le traitement des réclamations, ou même leur refus.

3. Marche à suivre par le bénéficiaire pour l'envoi de produits livrables

Les activités de surveillance des projets et de réclamation des dépenses rendent obligatoire l'envoi de produits livrables à des moments charnières au cours du projet. Ces étapes sont les suivantes :

  • Étape 1 : Achèvement de la conception du réseau
  • Étape 2 : Achèvement de la construction du réseau
  • Étape 3 : Branchement des premiers clients payants au nouveau réseau

Les produits livrables peuvent être divisés en plusieurs parties livrées au fil du temps, chaque fois que de nouveaux segments du réseau sont construits. Consultez la section 5 de ce guide pour savoir comment indiquer à quels segments s'appliquent les produits livrables fournis.

4. Exigences relatives aux produits livrables

Il est obligatoire de livrer certains documents pour montrer aux responsables du programme que certaines étapes ont été atteintes. Les documents peuvent être remis séparément les uns des autres : il n'est pas requis de produire un rapport d'étape combiné bien que ce soit possible de le faire. Les bénéficiaires sont invités à réutiliser des documents internes le plus possible pour réduire le fardeau administratif. Les responsables accepteront les formats de fichier les plus communs, tel que : Microsoft Word, Microsoft Excel, Vision, Adobe (PDF), Google Earth, MapInfo, JPG Images et Autocad. Pour toute question concernant le format, communiquez avec votre agent de programme.

Les sous-sections qui suivent indiquent les renseignements nécessaires pour chaque étape de projet.

4.1 Étape 1 : Achèvement de la conception du réseau

Une fois la conception terminée d'une phase (segment) ou de l'ensemble du réseau projeté, les documents suivants doivent être rendus à votre agent de programme :

Documentation de conception définitive du réseau

Il faut fournir un schéma logique du réseau à jour avec tous les sites, l'équipement principal et les interconnexions. Le schéma doit suivre la présentation indiquée à l'annexe A de l'accord de contribution.

Il est essentiel de fournir des listes à jour des sites du projet et de l'équipement avec les modèles Microsoft Excel qui se trouvent à l'annexe A de l'accord de contribution.

Si la conception du réseau a changé considérablement par rapport au sommaire présenté dans l'accord de contribution (ajout, retrait ou déplacement de sites à plus d'un kilomètre; changements technologiques qui se répercutent sur le fonctionnement du réseau ou modification du nombre de foyers touchés), un document complémentaire doit en expliquer les raisons. Selon la nature des changements, votre agent de programme peut communiquer avec vous pour réviser votre obligation de consulter les groupes autochtones ou pour réviser la documentation de l'évaluation environnementale.

Une demande de modification doit être formulée aux responsables du programme pour toute modification apportée à la conception du réseau après l'envoi des produits livrables de la première étape du projet. Communiquez avec votre agent de programme pour obtenir de plus amples renseignements.

Si la conception définitive du réseau demeure telle qu'elle est décrite à l'annexe A de l'accord de contribution, il suffit de faire une déclaration écrite mentionnant que la conception définitive du réseau correspond à ce qui se trouve à l'annexe A de l'accord de contribution pour rencontrer les exigences de ce produit livrable.

Carte d'estimation ou de prévision de la couverture

Il faut fournir une carte à jour de la couverture géographique indiquant l'emplacement de tous les sites du projet visés par ce produit livrable. Pour les réseaux sans fil, la couverture simulée ou prévue doit être fournie. Pour les réseaux filés, il est possible de n'indiquer que la trajectoire des câbles en cuivre ou en fibre optique.

Il faut inclure une légende et échelle de distance sur la carte.

Si la carte de couverture demeure telle qu'elle est décrite à l'annexe A de l'accord de contribution, il suffit de faire une déclaration écrite mentionnant que la carte de couverture correspond à ce qui se trouve à l'annexe A de l'accord de contribution pour rencontrer les exigences de ce produit livrable.

Exigences des lois et politiques du gouvernement du Canada

Il faut fournir des documents qui attestent que la conception du réseau respecte les lois et les politiques du gouvernement du Canada, incluant celles administrées par le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC). Les documents suivants constituent les exigences minimales pour tous les bénéficiaires :

  • dans le cas de réseaux sans fil exploitant des bandes nécessitant une licence, (pour liaisons de raccordement et/ou des points d'accès), une preuve de licence du gouvernement du Canada (c'est-à-dire le numéro du permis);
  • dans le cas de réseaux sans fil exploitant des bandes faiblement licenciées (couramment appelé « lightly licensed » en anglais, par exemple la bande 3,65 GHz), une preuve d'enregistrement auprès du gouvernement du Canada (c'est-à-dire le numéro du permis);
  • dans le cas de projets prévoyant la construction de nouvelles tours de télécommunication, une déclaration selon laquelle on offrira à des tiers la possibilité d'utiliser la tour ainsi que les modalités à cet effet, tel que stipulé dans l'annexe A-1, partie D, section 4 de l'accord de contribution. La déclaration doit être signée par un cadre de l'entreprise.

Preuve d'accès aux sites du projet

Dans le cas de tout site dont vous n'êtes pas le propriétaire selon la liste des sites du projet de l'accord de contribution, il faut fournir les documents prouvant que vous avez reçu l'autorisation d'accéder au site pour la durée du projet ou que vous avez l'option de prolonger le bail pour la durée du projet. Parmi les documents acceptés, notons des copies de baux, des lettres des propriétaires accordant accès à leur terrain sans compensation, des permis ou des lettres de résolution du gouvernement local autorisant l'utilisation de terrains publics, des permis délivrés en vertu de l'article 28 de la Loi sur les Indiens dans le cas des sites se trouvant sur des terres de Premières Nations et des ententes de colocation de tour avec le propriétaire de cette dernière.

Si tous les sites du projet s'appliquant à cette étape vous appartiennent, cette étape peut être omise.

Preuves des services de passerelle et Internet, y compris leur capacité et une allocation d'adresses IP publiques suffisantes

Les documents ci-dessous sont obligatoires comme preuves que la capacité globale des passerelles vers les fournisseurs de service Internet en gros peut prendre en charge de nouveaux clients sur le réseau :

  • si la capacité globale est achetée auprès d'un tiers, il est nécessaire de fournir une copie du contrat ou de la facture faisant foi de l'achat ou de l'entente contractuelle, et indiquant la capacité des passerelles visées. Dans les cas où la capacité sera accrue au cours de la durée du projet, il faut inclure une lettre du tiers indiquant qu'il est possible d'augmenter la capacité;
  • une confirmation du nombre suffisant d'adresses IP pour les clients supplémentaires sur le réseau.

Dans les cas où les documents attestant de la capacité s'appliquent à l'ensemble du projet, l'information peut être fournie une fois pour tous les sites et omise pour tous les autres envois ultérieurs à cette étape.

Plan d'entretien

Il faut présenter un plan d'entretien qui fait état des points suivants concernant le maintien en fonction du réseau :

  • Comment surveillera-t-on l'état du réseau pour y détecter rapidement les pannes?
  • Les travaux sur le nouveau réseau seront-ils réalisés par les techniciens actuels ou formera-t-on de nouveaux techniciens? Quel est le délai prévu pour dépêcher des techniciens sur les lieux d'une panne de réseau?
  • Quelle quantité d'équipement de rechange gardera-t-on en réserve pour les cas de pannes? À quel point cet équipement de rechange est-il accessible en cas de panne imprévue?
  • Quelles méthodes et stratégies emploiera-t-on pour prévenir et limiter les cyberattaques sur le réseau?
  • Tout autre renseignement pertinent lié à l'exploitation et à l'entretien du réseau.

Le plan d'entretien peut être envoyé pour l'ensemble du projet s'il s'applique à tous les sites.

Plan de mise à niveau

Il faut présenter un plan de mise à niveau qui fait état des points suivants concernant les travaux de modernisation du réseau prévus après la fin du projet, le cas échéant :

  • s'il n'y a pas de travaux de modernisation prévus, une déclaration à cet effet suffit pour rencontrer les exigences de ce produit livrable;
  • s'il y a des plans pour accroître le réseau, une description générale des zones visées ainsi qu'un calendrier général des travaux;
  • s'il y a des plans d'accroissement de la capacité du réseau, une indication de l'ampleur de l'augmentation de capacité ainsi que des zones qui devraient être touchées;
  • s'il y a migration de technologies prévue après la fin du projet, une indication de la nature de ces nouvelles technologies, un calendrier général de leur mise en place et les zones potentiellement touchées;
  • tout autre renseignement pertinent lié aux travaux de modernisation du réseau après la fin du projet.

Si aucun des points ci-dessus ne s'applique à votre situation, il suffit de présenter une déclaration indiquant qu'il n'y a actuellement aucun plan pour d'autres travaux de mise à niveau après la fin du projet pour satisfaire à l'exigence de ce produit livrable.

Le plan de mise à niveau peut être envoyé pour l'ensemble du projet s'il s'applique à tous les sites.

Plan de mise à l'essai

Le plan de mise à l'essai doit présenter les grandes lignes des méthodes que vous suivrez pour mettre le réseau à l'essai et évaluer le fonctionnement du réseau une fois la construction terminée. Ce plan devrait comprendre les éléments suivants :

  • une liste des mesures qui seront prises, par exemple le débit, la latence et la perte de paquets;
  • l'équipement et les logiciels qui serviront à faire les tests et à prendre les mesures;
  • les sites du projet où seront prises les mesures et les conditions dans lesquelles les tests seront réalisés (avec ou sans trafic, heure du jour, type de trafic, etc.);
  • si on effectue un essai avec un nombre limité d'utilisateurs avant la mise en fonction du réseau pour les clients payants, la manière dont l'information de l'essai sera recueillie;
  • tout autre renseignement pertinent lié aux tests de fonctionnement du réseau après la fin des travaux de construction.

Le plan de mise à l'essai peut être envoyé pour l'ensemble du projet s'il s'applique à tous les sites.

4.2 Étape 2 : Construction du réseau achevée

Une fois la construction terminée d'un segment ou de l'ensemble du réseau projeté, les documents suivants doivent être rendus aux responsables du programme :

Documents décrivant le réseau « conforme à l'exécution »

Il faut fournir un schéma du réseau logique à jour avec tous les sites construits, l'équipement principal et les interconnexions. Le schéma doit suivre la présentation indiquée à l'annexe A de l'accord de contribution.

Il est essentiel de fournir des listes à jour des sites et de l'équipement installé aux sites ainsi que des éléments dispersés avec les modèles Microsoft Excel qui se trouvent à l'annexe A de votre accord de contribution.

Si le réseau construit est le même que celui décrit dans les produits livrables de la première étape, il suffit de faire une déclaration écrite de ceci pour remplir les exigences de ce produit livrable.

Photos des sites du projet

Vous devez présenter des photos des sites du projet dans lesquelles on voit l'équipement dans des châssis (communément appelés « racks ») et des armoires, les tours et l'équipement installé sur les tours. Dans les cas où il n'est pas possible de prendre une photo claire de l'équipement installé sur une tour, une photo de l'équipement sur le site avant l'installation est acceptée. Voici quelques exemples de photos conformes aux exigences :

Exemple : photos des sites du projet

Les photos dont la taille totale est en deçà de 10 Mo doivent être envoyées par courriel. Si les photos excèdent les 10 Mo, communiquez avec l'ingénieur assigné à votre dossier pour établir d'autres moyens de transférer les images (envoi d'un disque par la poste, site FTP, site de partage d'images, etc.).

Fiche d'approbation de la construction du projet

Vous devez fournir une déclaration, certifiée par un ingénieur professionnel ou un de vos cadres supérieurs, selon laquelle le réseau (ou le segment de réseau) a été construit dans son intégralité conformément aux documents de description du réseau fournis dans les produits livrables de l'étape 2.

Carte de couverture réelle du réseau en fonction

Il faut fournir une carte indiquant l'emplacement des sites du projet nouvellement exploités et la couverture fournie par ces sites. Pour les réseaux sans fil, la couverture estimée ou simulée doit être indiquée. Pour les réseaux filés, il est possible de n'indiquer que la trajectoire des câbles coaxiaux, des câbles en cuivre ou des câbles en fibre optique.

Les sites utilisés pour réaliser le protocole de mise à l'essai doivent être indiqués sur la carte, tout comme l'emplacement des clients branchés au nouveau réseau.

Il faut inclure une légende et une échelle de distance sur la carte.

Rapport du plan de mise à l'essai

Il faut présenter un rapport qui explique que le plan de mise à l'essai a été mis en œuvre et qui indique les résultats, les mesures et l'analyse des résultats des tests qui figurent dans le plan de mise à l'essai. Le rapport doit être signé par un ingénieur professionnel ou un cadre supérieur.

4.3 Étape 3 : Premiers clients payants

Une fois les premiers clients payants branchés au nouveau réseau (ou au segment de réseau), les documents ci-dessous doivent être fournis aux responsables du programme. Dans de nombreux cas, la troisième étape sera atteinte avant la deuxième, et ceci est acceptable.

Preuve de clients payants

Il faut présenter une copie de l'entente de service, du contrat ou d'une facture pour le premier client payant branché au nouveau réseau ou segment de réseau.

Preuve de l'offre de forfaits Internet

Vous devez fournir un lien vers votre site Web, ou une copie des documents promotionnels décrivant les forfaits offerts et la zone de couverture du nouveau réseau ou segment de réseau.

Matériel de promotion et de marketing

Vous devez présenter des copies de communiqués, de reportages ou d'envois promotionnels liés au nouveau réseau, le cas échéant. Les documents admissibles sont nombreux, notamment les articles dans des publications locales, les rapports et les dépliants.

Documents relatifs à des lancements

Vous devez fournir des photos ou des reportages concernant des lancements s'il y a lieu. Les documents peuvent être envoyés par courriel à l'agent de programme.

Dans de nombreux cas, l'information fournie pour la troisième étape s'appliquera à l'ensemble du projet. Si tel est votre cas, indiquez-le dans votre envoi. Vous n'aurez plus à envoyer de documents pour la troisième étape lorsque s'ajouteront des segments du réseau.

5. Rapports d'avancement et envoi des produits livrables

Votre agent de programme vous fera parvenir une liste de vérification des produits livrables spécifique à votre projet pour chaque étape de projet, en format Microsoft Excel. Veuillez inclure cette liste avec toute soumission de produits livrables à votre agent de programme. Si vous n'avez pas reçu cette liste, communiquez avec votre agent de programme pour qu'il vous l'envoie.

Avant de commencer

Dès que vous recevrez la liste de vérification des produits livrables, enregistrez-en une copie en guise de gabarit à utiliser pour fournir les produits livrables subséquents. Le formulaire ainsi obtenu devra accompagner de tout envoi de produits livrables.

Préparation de la liste de vérification des produits livrables

Lorsque vous ouvrirez le fichier de la liste de vérification des produits livrables pour la première fois, un avertissement de sécurité jaune apparaitra vers le haut de la fenêtre, indiquant que les « Macros » ont été désactivés Pour pouvoir remplir la liste de vérification des produits livrables, vous devrez activer les « Macros » en cliquant sur le bouton « Activer le contenu » ou « Enable Content », tel qu'illustré à la Figure 1 (a) ou (b).

Figure 1(a): Configurer Excel pour pouvoir remplir la liste de vérification des produits livrables. Figure 1 (b): Configurer Excel pour pouvoir remplir la liste de vérification des produits livrables.

La liste de vérification est constituée de deux feuilles de calcul, accessibles au bas du tableur : « À remplir par le bénéficiaire » et « À remplir par UCB », tel qu'illustré à la Figure 2.

Figure 2: Feuille de calcul “À remplir par le bénéficiaire

La partie supérieure de la feuille de calcul « À remplir par le bénéficiaire » est composée de deux sections : une section d'information sur le projet, et une section d'information sur le bénéficiaire. La section « Information sur le projet » a été remplie à l'avance avec les informations suivantes, tel qu'illustré à la Figure 3 : le nom du bénéficiaire, le numéro de projet, le nombre de sites de projet, l'agent de programme ainsi que l'ingénieur responsable au programme Un Canada branché. Les champs gris pâle sont remplis d'avance et sont réservés aux responsables du programme.

Figure 3: Section “Information sur le projet” pour usage interne seulement

Vous devez remplir la deuxième section, avec les champs en rouge, soit « Information sur le bénéficiaire ». Veuillez indiquer le nom, adresse courriel et numéro de téléphone de la personne à joindre chez pour les demandes d'information concernant les produits livrables fournis à cette étape. Une fois l'information bien remplie, les champs changeront au vert et l'inscription « Incomplet » disparaîtra.

Figure 4: Section "Information sur le bénéficiaire"

Liste de vérification des produits livrables

La liste de vérification des produits livrables est une matrice d'information où les identifiants de sites du projet sont affichés à gauche, et les produits livrables correspondants, attendus aux étapes 1, 2 et 3, sont affichés à droite.

Cette matrice sera remplie à l'avance avec votre liste des sites du projet, tel que fournis dans l'Annexe A de l'accord de contribution.

Remplir la liste de vérification des produits livrables

Veuillez cocher les cases pour indiquer à quels sites du projet s'appliquent les produits livrables fournis avec la cette liste, et pour indiquer quelles étapes ont été complétées. Les produits livrables et les documents qui sont soumis doivent couvrir l'ensemble des sites qui sont sélectionnée dans la liste de vérification des produits livrables. Si un site a été retiré du réseau du projet, ou s'il a été déplacé de plus d'un kilomètre, veuillez cocher la case « Site déplacé ou retiré ». Une justification doit alors être fournie avec la soumission des produits livrables. Tel que mentionné précédemment, si vous considérez ajouter un nouveau site de projet, vous devez contacter votre agent de programme au plus tôt, et fournir une justification.

Même s'il est possible d'envoyer un dossier de produits livrables incomplet pour une étape ou un site donné, l'étape sera considérée comme achevée uniquement quand tous les produits auront été reçus et approuvés par le programme Un Canada branché.

Lorsqu'un produit livrable, comme ce pourrait être le car par exemple pour un plan d'entretien, est le même pour un projet en entier, vous pouvez cocher les cases associées pour tous les sites de projet. Il ne sera alors pas nécessaire de soumettre ce produit livrable dans les soumissions des autres sites.

Toutes les autres sections de la feuille de calcul seront remplies par le programme Un Canada branché.

Astuces pour bien remplir la liste de vérification des produits livrables

Afin de bien remplir la liste de vérification des produits livrables, veuillez suivre les instructions suivantes:

  • POUR SÉLECTIONNER UNE CASE : cliquez une seule fois pour sélectionner une case.
  • POUR DÉSÉLECTIONNER UNE CASE : cliquez une seule fois sur une case déjà sélectionnée pour la désélectionner.
  • Ne pas modifier le gabarit du fichier en ajoutant des colonnes ou en ajustant le formatage.
  • Ne pas faire de double-clic sur une case, sinon vous recevrez le message suivant disant que l'information est protégée: Figure 5: Message d'avertissement pouvant apparaître sur la liste de vérification des produits livrables

Soumettre la liste et les produits livrables

Une fois que vous avez terminé de remplir la liste de vérification des produits livrables, vous veuillez la sauvegarder et la faire parvenir à votre agent de programme, avec les produits livrables associée à chaque étape de projet.