Fonds d'investissement stratégique pour les établissements postsecondaires

De : Innovation, Sciences et Développement économique Canada

Fonds d'investissement stratégique pour les établissements postsecondaires n'accepte plus de demandes.

Guide de demande de prolongation de la date de quasi-achèvement

Table des matières

Présentation

La demande de prolongation de la date de quasi-achèvement des projets est un formulaire qui aide le ministère provincial ou territorial (PT) responsable et Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE) à recueillir les renseignements requis pour effectuer l'examen des demandes de prolongation. Le formulaire de demande dûment rempli doit être remis d'ici le 28 février 2018. Il doit être signé par un représentant autorisé du bénéficiaire final ou par un fonctionnaire autorisé de la province ou du territoire avec les coordonnées identifiées à la fin du formulaire.

Le FIS-EPS est un programme de 2 milliards de dollars visant à soutenir la modernisation de l'infrastructure des établissements d'enseignement postsecondaire, d'un bout à l'autre du Canada, tout en stimulant l'activité économique. Le programme a été annoncé dans le budget de 2016.

En investissant dans la revitalisation des établissements postsecondaires canadiens, le FIS-EPS produira des retombées économiques à court, moyen et long terme, améliorera la capacité de recherche, permettra d'attirer de nouveaux étudiants et offrira une meilleure expérience d'apprentissage aux travailleurs hautement qualifiés de demain.

Grâce à ses activités, le FIS-EPS devrait :

  • stimuler directement l'activité économique dans les économies locales du Canada;
  • améliorer les infrastructures liées à la recherche et à l'innovation dans les établissements postsecondaires;
  • améliorer les infrastructures des collèges offrant une formation pertinente pour l'industrie;
  • améliorer la viabilité environnementale des infrastructures liées à la recherche et à l'innovation dans les établissements postsecondaires, et celles liées à la formation dans les collèges.

Reconnaissant que des situations imprévues ont généré des retards pour bon nombre de projets approuvés par le FIS-EPS, il a été décidé de reporter l'échéance fixée pour le quasi-achèvement des projets au 30 novembre 2018 et que celle-ci soit appliquée au cas par cas. Le formulaire de demande de prolongation fournit aux bénéficiaires finaux une occasion de montrer la nécessité de continuer à engager les coûts admissibles du projet et de respecter une date de quasi-achèvement du projet ultérieure à la date d'échéance des programmes du 30 avril 2018.

Avant de remplir ce formulaire de demande de prolongation, il est important que les bénéficiaires finaux lisent et suivent les instructions contenues dans ce Guide. Les fonctionnaires des PT sont disposés à aider à remplir au besoin cette demande, et sont disponibles pour répondre à vos questions.

Veuillez remplir les questions dans les pages suivantes et acheminer le formulaire rempli par courriel à la personne-ressource de la province ou du territoire du bénéficiaire final pour un examen initial de la qualité. Lorsque la personne-ressource de la province ou du territoire est satisfaisante avec la demande, elle doit être présentée à ISDE pour approbation finale en appuyant sur le bouton « Soumettre » qui se trouve en bas du formulaire. La demande doit obligatoirement comprendre les pièces jointes suivantes : budget actualisé, nouveau calendrier (signé), copie du courriel provenant d'un fonctionnaire autorisé de la province ou du territoire qui confirme l'examen de la qualité et l'appui pour la présentation de la demande à ISDE aux fins d'approbation et une copie signée de la demande de prolongation. Ces documents doivent être joints directement à ce formulaire en appuyant sur le bouton « Ajouter des pièces jointes » qui se trouve tout au long du formulaire.

Toutes les questions sont obligatoires. À défaut de fournir les renseignements demandés, la demande du bénéficiaire final pourrait ne pas être acceptée.

Identification du bénéficiaire final

Zone

Désignation

Mesure

Nom du bénéficiaire final (établissement)

Nom de l'établissement

Veuillez indiquer le nom de l'établissement

Province/Territoire

Province/Territoire de l'emplacement de l'établissement

Veuillez indiquer la province ou le territoire où se trouve votre établissement.

Numéro de projet du FIS-EPS

Indiquez le numéro de projet du FIS-EPS

Veuillez indiquer le numéro de projet du FIS-EPS fourni avec le courriel d'accusé de réception de votre demande originale. Un numéro de référence de la demande composé de 13 chiffres était indiqué dans le courriel. Le numéro de projet du FIS-EPS alloué représente les cinq premiers chiffres de ce numéro (XXXXXXXXXXXX). Si vous avez un doute, demandez une confirmation à la personne-ressource de la province ou du territoire.

Titre du projet du FIS-EPS

Indiquez le titre du projet du FIS-EPS

Veuillez inscrire le titre du projet du FIS-EPS, tel qu'il est indiqué dans l'Entente avec le bénéficiaire final conclue avec le ministère provincial ou territorial responsable. 

Section A : Renseignements disponibles sur l'état du projet, les dépenses et le financement

A.1 État d'avancement du projet

Zone

Désignation

Mesure

Date prévue de début du projet (selon l'entente initiale)

Veuillez indiquer la date prévue de début du projet

Veuillez inscrire la date prévue de début du projet, tel qu'elle figure dans l'Entente avec le bénéficiaire final conclue dans le cadre du FIS-EPS avec le ministère provincial ou territorial responsable. Pour les projets en cours avant la date de début du FIS-EPS (projets comportant plusieurs phases), indiquez la phase financée par le FIS-EPS. La date fournie ne peut être antérieure au 9 mai 2016.

Date réelle de début du projet

Veuillez indiquer la date réelle de début du projet

Indiquez la date réelle de début du projet, qui pourrait différer de la date de début prévue tel qu'elle figure dans l'Entente initiale avec le bénéficiaire final conclue dans le cadre du FIS-EPS avec le ministère provincial ou territorial responsable.

La date de début du projet doit correspondre à la date à laquelle des dépenses admissibles ont commencé à être engagées dans le cadre du FIS-EPS. Ces dépenses peuvent être liées à la planification, à la conception et à l'approvisionnement ou à un processus de demande de propositions (DP) lancé pour trouver un gestionnaire de projet. Par conséquent, la date de début réelle du projet ne sera pas nécessairement la date de début des travaux de construction ou la date de l'annonce du projet.

La date de début sera utilisée pour évaluer l'admissibilité des demandes de remboursements des coûts. Les coûts liés à l'annonce d'un projet, qui sont admissibles, mais qui sont encourus avant la date de début du projet, constituent une exception. Les dépenses admissibles pour tous les projets lancés dans l'ensemble du Canada, dans le cadre du FIS-EPS, sont celles engagées entre le 9 mai 2016 et le 30 novembre 2018 à l'exception du rapport d'audit final. Les coûts associés à l'audit final peuvent être encourus jusqu'à 90 jours suivant la date du quasi-achèvement des travaux.

Date prévue de quasi-achèvement (selon l'entente initiale)

Veuillez indiquer la date de quasi-achèvement prévue du projet.

Veuillez inscrire la date de quasi-achèvement prévue de votre projet, tel qu'elle figure dans l'Entente initiale avec le bénéficiaire final conclue dans le cadre du FIS-EPS avec le ministère provincial ou territorial responsable.

Cette date doit être prise de l'entente de contribution originale et ne doit pas tenir compte des ententes de modifications subséquentes.

Date prévue de quasi-achèvement actuelle

Veuillez indiquer la date prévue de quasi-achèvement actuelle du projet

Indiquez la date prévue de la Déclaration solennelle de quasi-achèvement du projet.

« Quasi-achèvemen. » s'entend du moment où les travaux de construction du programme du FIS-EPS sont terminés, sauf en ce qui concerne les lacunes mineures pour lesquelles une déclaration solennelle est soumise.

Résumé des activités de projet réalisées à ce jour

Les bénéficiaires finaux doivent décrire les activités de projet réalisées à ce jour. 

Le sommaire doit contenir 3 000 caractères ou moins.

Résumé des activités de projet à terminer

Veuillez décrire les activités de projet restantes. Un calendrier du projet à jour détaillé et signé doit être mis en pièce jointe et doit tenir compte de la manière dont les travaux décrits ci-dessus seront terminés d'ici le 30 novembre 2018.

Le sommaire doit contenir 3 000 caractères ou moins.

A.2 État des dépenses et du financement

Zone

Désignation

Mesure

Dépenses encourues et restantes dans le cadre du FIS-EPS au 31 décembre 2017

Veuillez indiquer les dépenses actuelles et restantes relatives au projet depuis la date de début de celui-ci (ou le 9 mai 2016, date de début du programme) jusqu'à la date de quasi-achèvement. Veuillez inclure une ventilation des dépenses pour les coûts admissibles et non admissibles selon les catégories de coûts suivantes :
Dépenses encourues à ce jour ($)

  • Du début du projet jusqu'au 31 décembre 2017

Montant restant ($)

  • Dépenses prévues pour la réalisation du projet

% encourues

  • État d'avancement du projet basé sur le pourcentage des dépenses requises et engagées jusqu'à présent

Coûts admissibles

  • Coûts en capital
  • Ingénierie, planification et examens environnementaux
  • Vérification et évaluation des projets

Coûts non admissibles

  • Fournir la somme totale de tous les coûts non admissibles en une seule entrée. Utilisez le champ pertinent pour indiquer les coûts inclus dans les coûts non admissibles

Veuillez indiquer toutes les dépenses encourues durant toute la période du projet jusqu'au 31 décembre 2017, y compris les dépenses non admissibles du FIS-EPS. Les données fournies doivent être les plus récentes et être à jour. Les données sur l'état d'avancement du projet devraient correspondre étroitement à l'information fournie lors de la dernière période de déclaration trimestrielle du 31 décembre 2017.

Les dépenses admissibles du FIS-EPS doivent correspondre aux coûts actuels encourus, au montant restant devant être encouru et au pourcentage des coûts encourus. Les dépenses admissibles du FIS-EPS sont celles engagées entre le 9 mai 2016 et la date de fin du programme (ou projet).

Les dépenses encourues comprennent celles qui ont été effectuées, mais pour lesquelles le paiement pourrait ne pas avoir été émis.

Les dépenses totales ne devraient concerner que les coûts totaux du projet du FIS-EPS (y compris les coûts non admissibles) tels qu'ils sont établis par rapport au financement approuvé par le FIS-EPS.

Les catégories admissibles sont les mêmes que celles qui figurent dans le formulaire de demande du FIS-EPS. Voir l'annexe 1.

Total des dépenses admissibles devant être encourues

Total des dépenses admissibles. Dépenses admissibles encourues entre le 9 mai 2016 et la date de quasi-achèvement du projet. Si une prolongation est approuvée, aucun coût encouru après le 30 novembre 2018 ne sera admissible à l'exception du rapport d'audit final.

Veuillez indiquer les dépenses totales admissibles devant être encourues

  • Avant le 30 avril 2018
  • Entre le 1er mai 2018 et le 30 novembre 2018

Total des dépenses devant être encourues

Total des dépenses comprenant à la fois les coûts admissibles et les coûts non admissibles

Veuillez indiquer le total des coûts devant être encourus

  • Avant le 30 avril 2018
  • Entre le 1er mai 2018 et le 30 novembre 2018
  • Après le 30 novembre 2018

Écarts par rapport aux coûts

Veuillez signaler et expliquer tous les écarts importants dans les coûts réels du projet, comparé aux montants approuvés initialement.

Si les projections des coûts du projet ont changé depuis l'approbation du projet, veuillez résumer les principales raisons de ces changements (p. ex. coûts liés au contrat/matériel plus élevés que prévu, travaux supplémentaires nécessaires et non prévus (fournir la raison), autres changements aux activités de projet (expliquer).

Le résumé doit contenir 1 000 caractères ou moins.

Écarts par rapport aux flux de trésorerie

Veuillez signaler et expliquer tous les écarts importants dans les prévisions ou mises à jour de flux de trésorerie depuis le dernier rapport d'étape trimestriel. 

Un budget détaillé révisé doit être joint, lequel indique les dépenses prévues nécessaires au quasi-achèvement du projet.

Étant donné la nécessité de faire un report, veuillez donner des précisions sur les attentes révisées en matière de mouvements de trésorerie.
Des prévisions de trésorerie mensuelles selon la méthode de la comptabilité d'exercice pour le projet avec les coûts estimés devant être encourus jusqu'au 30 avril 2018 et une prévision mensuelle des dépenses de projet, aux fins de production de rapports, du 1er mai 2018 au 30 novembre 2018.
Le résumé doit contenir 1 000 caractères ou moins.

Mise à jour des sources de financement confirmées

Veuillez dresser la liste de tous les fonds confirmés reçus jusqu'à présent pour le projet, par source, y compris le financement provenant de l'établissement du bénéficiaire final.

  1. Contribution fédérale du FIS-EPS
  2. Contribution provinciale-territoriale
  3. Financement du bénéficiaire final
  4. Autre contribution fédérale (précisez)
  5. Autre financement (préciser)
  6. Financement total confirmé

Tous les montants indiqués doivent être pour la durée de la prolongation, jusqu'au 30 novembre 2018.

Pour les catégories 1 et 2 : Déclarez les deux montants séparément. Si vous avez des doutes, veuillez confirmer auprès de la personne-ressource de la province ou du territoire la répartition entre le financement fédéral et le financement des PT.

Pour la catégorie 3 : Les bénéficiaires finaux doivent déclarer leurs contributions financières nettes au projet, à l'exclusion des dépenses qu'ils ont payées et pour lesquelles ils s'attendent à être remboursés dans le cadre du FIS-EPS.

Pour la catégorie 4 : « Autre contribution fédérale » comprend tous les fonds qui pourraient provenir d'autres ministères et/ou organismes fédéraux du gouvernement du Canada. Veuillez fournir le montant total de tous les autres financements fédéraux en une seule entrée. Veuillez utiliser le champ pertinent pour donner des précisions (nom du ministère fédéral et du programme, y compris le montant approuvé).

Pour la catégorie 5 : « Autre financement » comprend tous les fonds reçus des partenaires municipaux, du secteur privé ou d'autres partenaires financiers, et veuillez fournir des précisions en conséquence. Veuillez fournir le montant total de tous les autres financements en une seule entrée. Veuillez utiliser le champ pertinent pour donner des précisions (nom de la source de financement, y compris les montants approuvés).

Toutes les contributions doivent inclure les montants complets confirmés, y compris les sommes retenues qui seront remises ou devraient être reçues tout au long du cycle du projet du FIS-EPS.

Le financement (les contributions) indiqué dans cette section ne doit être lié qu'aux coûts totaux du projet du FIS-EPS (y compris les coûts non admissibles) tels qu'ils sont indiqués dans le financement approuvé par le FIS-EPS. Si votre projet comporte plusieurs phases ou s'il dépasse la durée du programme, ne fournissez que les informations relatives à la phase devant être financée par le FIS-EPS.

Écarts par rapport aux sources de financement

Veuillez signaler et expliquer tous les écarts dans la prévision des sources de financement, comparé aux sources prévues initialement au moment de l'approbation initiale du projet. Veuillez fournir des détails concernant toutes les répercussions possibles sur l'achèvement du projet si une prolongation de celui-ci devait être approuvé, y compris tout financement insuffisant.

Veuillez fournir des détails concernant tous les changements liés aux sources de financement susceptibles d'avoir des répercussions sur l'achèvement du projet si un report du projet devait être approuvé. Au besoin, veuillez présenter les sources de financement possibles disponibles au-delà du 30 novembre 2018.

Le résumé doit contenir 1 000 caractères ou moins.

Section B : Justification pour le retard du projet

B.1 Indication des circonstances imprévues qui retardent le calendrier de projet

Zone

Désignation

Mesure

Indication des circonstances imprévues qui retardent le calendrier de projet

Veuillez fournir une description de chacune des situations mentionnées. Au moment de décrire les situations imprévues causant des retards, veuillez donner des détails concernant les circonstances et les répercussions sur les activités, les ressources et/ou les besoins prévus du projet. Cela devrait comprendre des renseignements sur le moment où la situation s'est produite et des précisions sur le temps perdu. Veuillez indiquer si la situation a causé un retard dès le début du projet, pendant le projet ou si des heures supplémentaires étaient nécessaires dans l'ensemble. Veuillez être précis quant au temps perdu et aux répercussions qui en résultent sur la nécessité de modifier le calendrier (jours, semaines).

Nota : Les raisons de retard mal consignées, prévues, attendues ou évitables ne seront pas considérées comme justifiant la nécessité d'un report des échéances fixées pour le quasi-achèvement du projet.

Veuillez cocher toutes les réponses qui s'appliquent et fournir des descriptions pour chaque catégorie applicable. S'il y a lieu, veuillez fournir la documentation justificative qui corrobore les détails relatifs au retard dans l'exécution du projet. 

Le maximum est de 3 000 caractères pour chaque catégorie.

La demande de prolongation est-elle attribuable à de mauvaises conditions météorologiques?

Exemples :

  • Pluie, neige et/ou gel (en cas d'excès important par rapport aux normales saisonnières)
  • Autre : glissement de terrain, tornade, ouragan et autres forces destructrices (veuillez préciser)

La demande de prolongation est-elle attribuable à une situation d'urgence locale ou naturelle (région ou immeuble)?

Exemples d'urgences locales et/ou naturelles :

  • Incendie
  • Problème d'eau, de plomberie et/ou inondation
  • Problèmes électriques

La demande de prolongation est-elle attribuable à des problèmes imprévus de gestion de la main-d'œuvre ou du matériel?

Exemples :

  • Disponibilité des travailleurs ou pénurie de la main-d'œuvre
  • Blessures sur les lieux de travail ou enquêtes en matière de travail
  • Problèmes d'achat et de livraison d'équipement ou de matériaux
  • Grèves ou arrêts de travail

La demande de prolongation est-elle attribuable à des questions administratives imprévues?

Exemples :

  • Retards liés à l'obtention d'un permis municipal (p. ex. permis de construction et de zonage)
  • Retards liés à l'obtention d'une accréditation (p. ex. recherche sur les animaux, recherche nucléaire)
  • Établissement et coordination des partenariats nécessaires (p. ex. protection d'immeuble patrimonial, participation de multiples institutions à un même projet)
  • Approbation du gouvernement (p. ex. coordination entre les paliers de gouvernement ou entre les ministères et/ou organismes, retards liés à la diligence requise du gouvernement)

La demande de prolongation est-elle attribuable à des activités de projet imprévues?

Exemples :

  • Problèmes de marché (appel d'offres — réémission d'une demande de propositions)
  • Complexité de la conception nécessitant des travaux supplémentaires ou une nouvelle conception
  • Modifications techniques relatives à l'ingénierie de valeur visant à atténuer les appels d'offres dépassant le budget
  • Conditions du chantier (p. ex. infrastructures de services publics non documentés, contamination et/ou composition des sols)
  • Problèmes concernant l'immeuble (p. ex. amiante, problèmes structurels, mécaniques, électriques)
  • Retards liés au travail saisonnier (p. ex. aménagement paysager)
  • Enjeux liés aux partenaires ou à la collectivité (p. ex. incapacité de travailler les nuits et les fins de semaine)
  • Ajustement pour éviter l'interruption des activités d'enseignement/de recherche dans l'établissement

Autre

Veuillez préciser dans la description

B.2 Résumé des problèmes et des mesures d'atténuation influant sur le calendrier du projet

Zone

Désignation

Mesure

Sommaire des questions et des mesures d'atténuation ayant une incidence sur le calendrier du projet

En prenant en compte les problèmes identifiés au point B.1, veuillez décrire l'incidence globale sur la mise en œuvre des projets

Veuillez présenter l'incidence cumulative des problèmes notés dans la section précédente. Des détails liés au projet doivent être fournis concernant toutes les mesures prises pour minimiser l'incidence cumulative des retards identifiés ci-dessus, y compris la planification nécessaire, les travaux additionnels (temps supplémentaire, renforcement de la main-d'œuvre), les changements de portée du projet (ingénierie de la valeur) et/ou d'autres mesures/pratiques innovantes. Veuillez décrire les résultats de l'application de ces stratégies. Si possible, veuillez fournir la documentation justificative à l'appui des problèmes identifiés.

Le sommaire doit contenir 3 000 caractères ou moins.

Section C : Liste de vérification des pièces jointes

Documents

Désignation

Mesure

Budget mis à jour

Des prévisions de trésorerie mensuelles selon la méthode de la comptabilité d'exercice pour le projet avec les coûts estimés devant être encourus jusqu'au 30 avril 2018 et une prévision mensuelle des dépenses de projet, aux fins de production de rapports, du 1er mai 2018 au 30 novembre 2018.

Pièce jointe

Calendrier mis à jour

Un calendrier de construction détaillé pour le quasi-achèvement du projet d'ici le 30 novembre 2018, signé par un ingénieur; ou accompagné d'une lettre d'un ingénieur/architecte. Le calendrier mis à jour doit montrer une répartition des principales composantes des travaux en tâches bien définies avec une date de début et de fin. Le pourcentage d'achèvement approximatif de chacune des tâches doit être mis à jour pour tenir compte de l'état d'avancement en date de la présentation du calendrier.

Veuillez ajouter en pièce jointe la lettre ou signature appropriée.

Autres documents justificatifs (le cas échéant)

Les documents justificatifs ne sont pas requis, mais ils sont suggérés s'ils aident à décrire, à expliquer ou à valider les justifications des retards ou les stratégies d'atténuation. Exemples de documents justificatifs comme des communiqués de presse, des documents de l'entrepreneur, des demandes d'heures supplémentaires, etc.

Pièce jointe (s'il y a lieu)

Copie du courriel d'un fonctionnaire autorisé de la province ou du territoire confirmant la réalisation de l'examen de la qualité et appuyant la présentation de la demande à ISDE aux fins d'approbation

La demande doit être examinée et confirmée par votre province ou territoire (s'il y a lieu). Veuillez collaborer avec votre province ou territoire pour remplir le formulaire. À la suite de l'examen, la province ou territoire doit confirmer par courriel qu'il ou elle a effectué un examen de la qualité de la demande et qu'il ou elle appuie la présentation de celle-ci à ISDE.

Veuillez ajouter en pièce jointe une copie du courriel

Copie signée de la demande

ISDE exige une copie signée officiellement de la demande afin de passer à l'étape de l'approbation.

Veuillez imprimer, signer, numériser et mettre en pièce jointe la version PDF signée du document. Si le bénéficiaire final peut signer de manière électronique le document PDF sans avoir à l'imprimer, il n'est pas nécessaire de l'imprimer et de le numériser.

Section D : Attestation et signature

Je soussigné déclare que j'ai bien compris les points ci-dessous et que j'accepte de m'y conformer.

  1. La présentation de cette demande de prolongation de la date de quasi-achèvement n'oblige aucunement Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE) à accorder une quelconque prolongation.
  2. Les renseignements fournis dans cette demande serviront à évaluer et à étudier l'admissibilité du demandeur à une prolongation de la date de quasi-achèvement dans le cadre du FIS-EPS. Par conséquent, ces renseignements ne seront divulgués que dans la mesure nécessaire aux fins de l'évaluation et de l'examen de la demande, notamment dans le cadre de la vérification des renseignements présentés, et aux fins d'examen des programmes, de statistiques et d'établissement de rapports sur le rendement.
  3. Tout document soumis dans le cadre du présent processus de demande est assujetti aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information. Toute information financière, commerciale, scientifique ou technique fournie dans la présente documentation sera traitée conformément à la Loi sur l'accès à l'information (http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/A-1/page-1.html). L'information fournie peut être divulguée aux fins d'examen des programmes, de statistiques et d'établissement de rapports sur les programmes ou le rendement.
  4. Toute prolongation autorisée fera l'objet d'une annonce publique.
  5. Les projets pour lesquels une prolongation sera accordée peuvent faire l'objet d'exigences de rapports supplémentaires ou de présentation plus fréquente de rapports.
  6. Le bénéficiaire confirme qu'à sa connaissance, tous les renseignements fournis dans cette demande de prolongation de la date de quasi-achèvement exacts et complets.
  7. Le projet demeure une priorité pour cet établissement, qui s'engage à en assurer le quasi-achèvement. Les coûts encourus après le 30 novembre 2018 ne seront pas admissibles au financement dans le cadre du FIS-EPS. Au besoin, l'établissement s'engage à achever le projet sans financement supplémentaire du FIS-EPS.

Zone

Désignation

Mesure

Préparé par

Veuillez indiquer le nom du représentant autorisé

Le formulaire doit être signé par un représentant autorisé dont le nom figure dans l'Entente avec le bénéficiaire final conclue avec le ministère provincial ou territorial responsable, dans le cadre du FIS-EPS. Les coordonnées de la personne-ressource sont fournies dans les sections ci-dessous.

Titre

Veuillez indiquer le titre du poste du représentant autorisé

Nom de l'établissement

Téléphone

Courriel

Signature

Veuillez imprimer le formulaire dûment rempli, le signer, le numériser, puis annexer une copie signée à votre demande soumise en ligne.

Date

AAAA-MM-JJ

Annexe 1 : Principes relatifs aux activités et aux dépenses admissibles

Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles sont des dépenses encourues entre le 9 mai 2016 et le 30 avril 2018 ou le 30 novembre 2018 pour les projets autorisés pour une prolongation et qui sont jugées par le ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique comme étant des dépenses directes et nécessaires pour la réalisation d'un projet admissible.

Les coûts admissibles d'un projet aux fins du programme comprennent :

  1. les coûts en capital pour la construction ou la rénovation d'immobilisations corporelles, telles que définies et déterminées selon les principes comptables généralement reconnus au Canada;
  2. les dépenses directement liées aux activités de communication menées conjointement avec le gouvernement fédéral (communiqués, conférences de presse, traduction, etc.) et à l'affichage des projets, conformément à l'entente de contribution;
  3. le coût des autres activités de communication, de l'affichage lié au projet (p. ex. pour la sécurité), de l'éclairage, du marquage du projet et du rajustement des services publics;
  4. les coûts de planification et d'évaluation, y compris les coûts de planification environnementale, d'arpentage, des activités d'atténuation, de supervision architecturale, des essais et des services-conseils de gestion;
  5. le coût des examens d'ingénierie et des examens environnementaux, y compris les évaluations environnementales et les programmes de suivi prévus dans la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale, 2012, et le coût des mesures correctives, des mesures d'atténuation et des mesures de suivi établies dans le cadre d'une évaluation environnementale;
  6. le coût des consultations des Autochtones relativement au projet;
  7. les coûts associés aux vérification et aux évaluations;
  8. les frais de déménagement (de la main-d'œuvre) déboursés durant la construction;
  9. les coûts de l'aménagement paysager, de construction ou d'agrandissement des allées piétonnes, des chemins et des stationnements dans la mesure où ces coûts sont directement liés à la construction d'un nouvel immeuble ou à la réfection d'un immeuble existant;
  10. la location d'équipement lié à la construction du projet;
  11. les coûts supplémentaires liés aux employés du demandeur ou à la location d'équipement peuvent être considérés comme des dépenses admissibles sous réserve des conditions suivantes :
    • le bénéficiaire est en mesure de démontrer qu'il est économiquement impossible de soumissionner sur un contrat;
    • le personnel ou l'équipement est directement visé par le travail qui aurait fait l'objet du contrat;
    • l'arrangement est approuvé au préalable par écrit par le Canada.
  12. les autres coûts qui, selon le Canada, sont des coûts directs et nécessaires à la bonne mise en œuvre du projet et qui ont été approuvés par écrit avant d'être encourus.

Dépenses non admissibles

Les dépenses non admissibles comprennent :

  1. les coûts encourus avant la date d'entrée en vigueur du 9 mai 2016;
  2. les coûts encourus après le 30 avril 2018 ou le 30 novembre 2018 dans le cas de projets autorisés pour une date de quasi‑achèvement après le 30 avril 2018, sauf pour les coûts reliés aux vérifications finales de projet qui ne sont pas admissibles lorsqu'ils sont encourus plus de 90 jours après la date de quasi-achèvement;
  3. les coûts d'acquisition ou de location de terres, immeubles (acquisition ou location), autres installations, équipement n'étant pas lié directement à la réparation, à la rénovation ou à la construction des infrastructures et des autres installations, les honoraires de courtage immobilier et les frais connexes;
  4. les coûts de financement, frais juridiques (y compris ceux qui sont liés à des servitudes, comme des travaux d'arpentage) et versements d'intérêts sur les prêts;
  5. les dépenses liées à l'élaboration de la proposition du projet;
  6. tous les produits ou services reçus sous forme de dons ou de contributions non financières;
  7. l'achat de meubles et d'équipement, hormis l'équipement fixé et intégré à la structure de l'édifice tel que les systèmes CVC et l'infrastructure de TI centrale;
  8. les salaires et avantages sociaux des employés, frais généraux et tous les autres frais de fonctionnement, d'entretien, les frais administratifs du bénéficiaire final pour le ou les projets admissibles, et plus précisément les coûts liés aux services exécutés directement par des employés permanents du bénéficiaire final, une société d'État ou une société par actions appartenant au bénéficiaire final ou sous son contrôle;
  9. les taxes provinciales et fédérales de vente, pour lesquelles le bénéficiaire final est admissible à un crédit, et tous les autres frais ouvrant droit à un crédit.

Annexe 2 : Dépenses de projet admissibles et non admissible du FIS-EPS

Salaires et traitements des employés

Non admissible : Les salaires et avantages sociaux des employés, frais généraux et tous les autres frais de fonctionnement, d'entretien, les frais administratifs du bénéficiaire final pour le ou les projets admissibles, et plus précisément les coûts liés aux services exécutés directement par des employés permanents du bénéficiaire final, une société d'État ou une société par actions appartenant au bénéficiaire final ou sous son contrôle.

Admissible : Les coûts supplémentaires liés aux employés du demandeur ou à la location d'équipement peuvent être considérés comme des dépenses admissibles sous réserve des conditions suivantes :

  • le bénéficiaire est en mesure de démontrer qu'il n'est pas économiquement viable de passer un marché;
  • l'employé ou l'équipement est directement visé par le travail qui aurait fait l'objet du contrat;
  • l'arrangement est approuvé au préalable par écrit par le Canada.

Précisions sur les salaires et les traitements des employés

Le programme FIS-EPS vise à stimuler directement l'activité économique en améliorant l'infrastructure de la recherche et de l'innovation dans les établissements d'enseignement postsecondaire. Les salaires des employés peuvent être jugés admissibles si les coûts salariaux sont différentiels et ainsi stimulent une nouvelle activité économique.

Approbation écrite du Canada non requise

  • Les salaires des employés contractuels ou nommés pour une durée déterminée embauchés spécifiquement pour le projet sont considérés comme admissibles. Par exemple, un employé a été embauché précisément pour cet engagement et il n'aurait pas été embauché par l'établissement si le projet du FIS-EPS n'avait pas été mis en œuvre.
  • Les salaires des employés contractuels ou nommés pour une durée déterminée embauchés pour remplacer des employés permanents qui travaillent sur un projet du FIS-EPS sont considérés comme admissibles. L'établissement doit conserver des registres appropriés pour corroborer que l'employé permanent qui a été remplacé travaillait sur au moins un projet du FIS-EPS.

Approbation écrite du Canada requise

  • Les salaires de tous les employés permanents peuvent être considérés comme admissibles si l'établissement est en mesure de démontrer qu'il est économiquement impossible de soumissionner un contrat et que l'employé est engagé précisément pour le travail qui aurait fait l'objet du contrat. Ceci inclut les salaires différentiels pour les employés qui travaillent partiellement sur le projet du FIS-EPS.
  • Les établissements doivent conserver un registre des approbations du Canada aux fins de vérification.
  • Les établissements devront faire une distinction entre les tâches habituelles de l'employé et le travail associé plus particulièrement au projet. Ils doivent être en mesure de présenter un suivi officiel aux fins de vérification (p. ex. à l'aide de feuilles de temps ou toute autre méthode).

Dépenses engagées

Non admissible : Les dépenses engagées avant la date d'entrée en vigueur, soit le 9 mai 2016 et les dépenses engagées après le 30 avril 2018 (ou le 30 novembre 2018 pour les projets ayant une autorisation de prolongation).

Précisions sur les dépenses engagées
Les coûts sont considérés comme engagés lorsque l'ouvrage a été achevé par l'entrepreneur et lorsque les produits connexes sont livrés, les services sont rendus et le prix est déterminable.

  • Quasi-achèvement

    Selon le FIS-EPS, « le quasi-achèvement» s'entend par le moment où la réalisation du projet est terminée, hormis en ce qui concerne les lacunes mineures pour lesquelles une déclaration est faite conformément à l'annexe E de l'entente de contribution fédérale-provinciale/territoriale. Toutes dépenses engagées après le 30 avril 2018 (ou le 30 novembre 2018 pour les projets ayant une autorisation de prolongation) sont non admissibles. Ceci comprend l'ouvrage restant à la suite d'un quasi-achèvement qui se trouve dans les limites définies par les lois locales sur le privilège du constructeur.

  • Lacunes

    Les coûts de correction des lacunes sur le plan de l'exécution des travaux devraient être compris dans le prix du contrat. Les lacunes peuvent être corrigées après le 30 avril 2018 (ou le 30 novembre 2018 pour les projets ayant une autorisation de prolongation) à condition que les coûts soient déjà engagés. Il est attendu que les corrections des lacunes soient faites rapidement et qu'elles soient comprises dans le rapport de clôture à remettre à ISDE 90 jours après la date de quasi-achèvement. Tous les nouveaux coûts engagés après le 30 avril 2018 (ou le 30 novembre 2018 pour les projets ayant une autorisation de prolongation), y compris les nouveaux coûts pour corriger les lacunes sur le plan de l'exécution des travaux qui n'était pas inclus dans le prix du contrat ne seront pas admissibles pour un remboursement dans le cadre du FIS-EPS.

  • Retenues

    Les retenues pour le privilège du constructeur sont versées seulement après une période de retenue relative au privilège. Si le travail initial a été achevé avant le 30 avril 2018 (ou le 30 novembre 2018 pour les projets ayant une autorisation de prolongation), les retenues sont admissibles, peu importe quand elles seront versées.

  • Audit de clôture indépendante

    Tous les coûts engagés après le 30 avril 2018 (ou le 30 novembre 2018 pour les projets autorisés pour une prolongation) ne sont pas admissibles. Une exception a été accordée pour les coûts liés aux audits de projets, qui peuvent être jugée admissibles si le projet atteint un quasi-achèvement avant la date d'échéance du programme et que l'audit du projet est achevé dans les 90 jours.

Mobilier et équipement

Non admissible :

  • L'équipement n'étant pas lié directement à la réparation, à la rénovation ou à la construction des infrastructures.
  • Les achats de mobilier et d'équipement, à l'exception de l'équipement fixe qui fait partie de la structure intégrante du bâtiment tels que le chauffage, la ventilation et la climatisation ainsi que l'infrastructure informatique centrale.

Précisions sur l'équipement fixe et intégré

L'équipement est fixe et fait partie intégrante de la structure du bâtiment s'il est nécessaire pour terminer la construction et fournir les services connexes décrits dans les documents du contrat de construction, s'il est fourni et installé par l'entrepreneur général et s'il est inclus dans le prix des travaux. Il s'agit alors de coûts admissibles.

Précisions sur l'infrastructure de la TI centrale

Le concept d'infrastructure de la technologie de l'information centrale fait référence aux achats et à l'installation de logiciels pour soutenir l'infrastructure de la TI. Il s'agit entre autres du câblage central, du matériel d'interconnexion physique pour les locaux ou les centres de données, du matériel de télécommunications et d'échange entre les systèmes et nécessaire pour la transmission de l'information numérique. Ces installations sont généralement intégrées à la structure des bâtiments ou des salles de câblage et ont un aspect fixe et stable. Il s'agit alors de coûts admissibles.

« L'infrastructure de la technologie de l'information centrale » exclut les serveurs centraux, les ordinateurs et le mobilier connexe. Il s'agit alors de coûts non admissibles.

Local transitoire

Non admissible : Les coûts d'acquisition ou de location de terres, immeubles (acquisition ou location).

Admissible : Les frais de déménagement (de la main-d'œuvre) déboursés durant la construction.

Précisions sur le local transitoire

La location d'un local transitoire lorsque cela est nécessaire pour mener à bien le projet du FIS-EPS est admissible. Les coûts doivent être engagés avant le 30 avril 2018 (ou le 30 novembre 2018 pour les projets ayant une autorisation de prolongation).

Annexe 3 : Modèle de déclaration solennelle pour les projets quasi achevés

Veuillez compléter ce formulaire en fournissant les renseignements demandés dans les parenthèses carrées.

En ce qui concerne l'Entente conclue entre sa Majesté la reine du chef du Canada, représenté par le Ministre de l'Industrie et Nom de la province ou territoire représenté par titre du représentant de la province ou territoire en date du Date de l'entente de contribution, je, nom, titre de la désignation professionnelle], représentant autorisé(e) par la province ou territoire, déclare solennellement ce qui suit :

  1. que je suis la personne responsable chez le bénéficiaire final et que, à ce titre, je connais les questions établies dans le présent affidavit;
  2. que les travaux désignés à titre de projet Numéro de référence du projet et Titre du projet dans l'entente susmentionnée ont été quasi achevés, en date du Date de quasi achèvement;
  3. que les travaux :
    1. ont été effectués par Nom du principal contractant, entre le Date de début du projet et le Date de quasi achèvement du projet;
    2. ont été supervisés et inspectés par du personnel qualifié;
    3. correspondent aux plans, aux devis et aux autres documents concernant les travaux;
    4. ont été réalisés dans le respect des mesures d'atténuation des impacts environnementaux prescrits et recommandés ci applicables.

Déclaration faite à Nom de la ville, au [Province ou territoire], le Date de signature.

_____________________________
Nom
Titre

_____________________________
Nom du témoin
Titre du témoin

Annexe 4 : Déclaration solennelle de quasi-achèvement du FIS-EPS

Précisions sur les signataires acceptables

La déclaration de quasi-achèvement doit être certifiée par un professionnel détenant un permis de la province ou du territoire du bénéficiaire ultime ou un équivalent acceptable approuvé par le Canada, y compris le président ou le chef légal du bénéficiaire ultime.

Quasi-achèvement de projets réalisés par étapes

La déclaration de quasi-achèvement doit être remplie pour tous les projets, autant les projets qui sont en grande partie terminés que les projets réalisés par étapes pour lesquels la portée de l'étape du FIS-EPS est essentiellement terminée.

Précisions sur le format de la déclaration solennelle

Utilisez le format prescrit dans l'annexe E de l'entente de contribution fédérale-provinciale/territoriale. Le modèle se retrouve également dans le guide de rapport de clôture du FIS-EPS (Annexe 3 : Modèle de déclaration solennelle pour les projets quasi achevés). Si pour quelque raison que ce soit vous n'êtes pas en mesure de remplir le modèle dans le format prescrit, veuillez communiquer avec vos représentants provinciaux/territoriaux principaux.

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