Avant de vous engager à entreprendre la mise à l'essai d'une innovation, il est important que vous et votre organisation connaissiez vos obligations en tant que partenaire chargé de la mise à l'essai.
Après votre rencontre avec l'innovateur, la réunion préparatoire avec Solutions innovatrices Canada (SIC) et votre conseiller du programme SIC, vous devrez participer aux étapes suivantes.
Comprendre l'énoncé des travaux (EDT)
- Après avoir été informé que la mise à l'essai a été approuvée, votre conseiller du programme SIC distribuera un plan de mise à l'essai sous forme d'un modèle d'énoncé des travaux (EDT). Ce modèle vous sera expliqué en détail à la réunion préparatoire.
- Pour établir l'EDT, vous devez :
- Exposer à l'innovateur les attentes réalistes de votre organisation sur le plan des objectifs et de la procédure de la mise à l'essai
- Réfléchir à votre rôle dans cette mise à l'essai et aux responsabilités que vous êtes disposé à assumer
- Déterminer le ou les sites d'essai acceptables
- Déterminer si l'innovateur aura besoin d'une autorisation de sécurité quelconque
- Collaborer avec l'innovateur pour élaborer un calendrier réaliste de la mise à l'essai.
- Après que vous et l'innovateur avez convenu d'une ébauche d'EDT, votre prochaine étape consiste à soumettre le document à votre conseiller du programme SIC.
- Lorsque le conseiller du programme SIC reçoit le document, il doit :
- Examiner le document pour en confirmer l'intégralité
- Assurer la liaison avec notre rédacteur technique interne aux fins d'examen du document
- Coordonner avec l'innovateur toutes modifications de l'EDT; plusieurs révisions sont parfois nécessaires avant que l'EDT soit finalisé
- Obtenir l'approbation de toutes les parties lorsqu'il est satisfait de la version définitive.
Votre innovateur peut avoir besoin d'une autorisation de sécurité.
Le processus d'élaboration de l'EDT devrait permettre de clairement déterminer si une autorisation de sécurité est nécessaire. Votre choix de site d'essai et de procédure de mise à l'essai donnera des indices à votre agent de sécurité d'unité (ASU) sur la marche à suivre. Remplir la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) vous aidera à déterminer l'existence d'une exigence de sécurité. Le fait de répondre ouià une question quelconque dénote l'existence d'une exigence de sécurité.
Déterminez les exigences de sécurité d'un essai le plus rapidement possible. Le non-respect de cette mesure risque d'entraîner des retards importants inévitables.
Le programme entamera avec vous des discussions sur la sécurité tout au long des étapes initiales de l'élaboration de l'EDT.
Comprendre le protocole d'entente (PE)
Avant d'entamer la phase de négociation du marché avec l'innovateur, nous exigeons un engagement dûment signé envers l'essai de l'innovation (sous forme d'un PE).
Ce document doit être signé par votre directeur général (DG) (ou un équivalent, sauf indication contraire).
Le PE n'est pas un marché et n'impose pas d'obligations juridiques à votre organisation; cependant, on s'attend à ce que le partenaire chargé de la mise à l'essai respecte ses engagements envers la mise à l'essai après la signature de l'entente.
À noter que le PE a déjà été approuvé et n'exige pas d'autre révision juridique.
Comprendre le processus de négociation du marché
Le processus de négociation du marché prévoit plusieurs activités avant que le marché soit attribué. La mise à l'essai ne peut pas débuter jusqu'à ce que le marché soit approuvé et activé.
L'innovateur doit d'abord négocier et déterminer les coûts du projet avec l'agent de négociation des marchés. Pendant ce processus, l'agent de négociation des marchés prendra contact pour confirmer les détails du projet. En règle générale, le processus d'établissement des coûts relève de la responsabilité de l'innovateur.
Votre conseiller du programme SIC vous convoquera à la réunion préparatoire de négociation du marché à laquelle toutes les parties assistent.
Afin d'éviter tous retards inutiles, nous vous saurions gré de répondre rapidement à toutes les demandes soumises par l'agent de négociation des marchés. Vers la fin des négociations, on vous demandera de réviser l'ébauche de marché et d'en approuver le contenu.
Tous les changements apportés après cette approbation exigent des modifications de marché officielles. Assurez-vous que l'ébauche du marché fait l'objet d'un examen afin de repérer tous problèmes éventuels avant l'attribution du marché.
Remarque : Ni SIC ni son agent de négociation des marchés ne peuvent garantir un marché jusqu'à ce que celui-ci soit attribué. Le fournisseur doit accepter les modalités avant que les travaux ne puissent débuter.
Comprendre la durée du marché
Les heures passées à planifier le projet aboutissent enfin à l'attribution d'un marché. Comprendre le déroulement du marché depuis le concept à la livraison n'est pas toujours facile. Ne vous en faites pas, car votre conseiller du programme SIC est à votre service tout au long de la mise à l'essai. Peu après l'attribution du marché, on vous invitera à une réunion préparatoire avec l'innovateur et l'agent de négociation des marchés pour revoir les rôles et les responsabilités.
Voici les questions dont vous discuterez :
- Intégration de la rétroaction
- Recueillez une rétroaction et les résultats de la mise à l'essai tout au long de la durée du marché.
- Après la conclusion du marché, déterminez l'information sommaire qui pourrait s'avérer utile pour l'innovateur.
- Processus lié aux demandes de remboursement
- Toutes les demandes de remboursement approuvées vous seront acheminées aux fins de confirmation.
- Vous validerez et approuverez les produits et (ou) les services livrés par l'innovateur, conformément au marché conclu.
- Modifications potentielles
- Au cas où une modification s'avérerait nécessaire, fournissez au conseiller du programme SIC des détails sur les problèmes liés aux intervenants pour démarrer le processus de modification du marché.
- Sondages
- Participez aux sondages de rétroaction qui vous seront acheminés à la conclusion du marché.
Votre conseiller du programme SIC veillera au maintien des communications continuelles dans le but d'évaluer vos progrès et s'assurer que vous confirmez au moment opportun les demandes de remboursement soumises par l'innovateur. N'hésitez pas à communiquer avec votre conseiller du programme SIC lorsque vous en éprouvez le besoin.
Comprendre les ventes additionnelles
Pourquoi s'en tenir à un seul essai? Si vous souhaitez mettre à l'essai l'innovation dans un contexte opérationnel distinct, vous pouvez le faire!
Après l'attribution du premier marché à l'innovateur, vous pouvez acquérir des unités supplémentaires de l'innovation au moyen de marchés de ventes additionnelles. Ces marchés doivent être conformes aux modalités du premier marché.
La grande distinction entre les ventes additionnelles et le marché original tient au fait que votre organisation a la responsabilité de fournir tout le financement (bien que notre équipe coordonnera et accélérera le processus d'approvisionnement pour vous).
Coup d'œil sur les ventes additionnelles :
- Les nouvelles innovations du volet de mise à l'essai sont admissibles à un maximum de quatre marchés de ventes additionnelles, pendant une période maximum de trois (3) ans après l'attribution du premier marché.
- Les innovations antérieures sélectionnées en vertu des demandes de propositions (DP) 6 et 7 sont admissibles à trois marchés de ventes additionnelles sur une période de deux ans.
- Les marchés de ventes additionnelles ne sont pas réputés être des ventes commerciales.
- Votre organisation et les nouveaux partenaires chargés de la mise à l'essai peuvent participer — des essais conjoints sont permis.
- Les innovations mises à l'essai en vertu du programme des ventes additionnelles doivent être soumises à la même technologie (ou une technologie légèrement améliorée).
- Le marché comporte le même prix plafond que votre premier marché (550 k$ pour le marché standard et 1,15 M$ pour le marché militaire).
Veuillez consulter cette page pour obtenir plus de renseignements sur les ventes additionnelles.