Annexe A : Code de conduite provisoire

Définitions

« agent »

désigne l'agent de marques de commerce agréé ou l'agent de brevets agréé.

« cabinet »

signifie un cabinet à propriétaire unique, une personne morale, un partenariat, une société à responsabilité limitée ou une société professionnelle.

« client »

signifie toute personne physique ou morale qui accepte les conseils ou requiert les services de l'agent ou qui fait appel à de tels services directement ou indirectement au nom de tiers.

« Organisme de réglementation »

signifie l'organisme de réglementation chargé de superviser la profession.

« OPIC »

signifie l'Office de la propriété intellectuelle du Canada.

« profession »

signifie la profession de l'agent.

Règle fondamentale

1. Compétence

Principe directeur

L'agent a envers son client le devoir d'avoir la compétence requise pour fournir les services demandés, et il doit fournir tous les services entrepris au nom d'un client conformément à la norme d'un agent compétent.

Règle 1

1.1 L'agent ne doit pas entreprendre ou poursuivre une affaire s'il n'est pas véritablement convaincu d'avoir les compétences requises ou s'il n'est pas en mesure d'acquérir ces compétences sans occasionner au client des délais, des risques ou des frais indus ou sans s'associer avec un autre agent compétent en la matière. L'agent doit rapidement informer le client lorsqu'il est suffisamment clair qu'il ne possède pas les compétences requises pour exécuter une tâche donnée et, lorsque cela est possible, il dirige le client vers les personnes qui, selon lui, possèdent les compétences voulues.

1.2 L'agent doit assumer l'entière responsabilité professionnelle de toutes les affaires qui lui sont confiées ainsi que superviser le personnel et les assistants, notamment les stagiaires, les étudiants, les commis et les assistants juridiques, à qui certaines tâches ou fonctions précises peuvent être déléguées.

1.3 L'agent doit tenir à jour les méthodes et les systèmes administratifs appropriés, y compris, sans s'y limiter, les systèmes lui permettant de respecter les échéances auxquelles donnent lieu les affaires qui lui sont confiées par les clients ainsi que de traiter et de tenir à jour les dossiers des clients, sans leur porter préjudice.

1.4 L'agent doit se tenir informé des progrès réalisés dans les secteurs du droit associés à sa pratique en faisant les études requises et en s'informant.

1.5 L'agent pratiquant pour une personne autre qu'un employeur doit contracter une assurance responsabilité professionnelle auprès d'une compagnie d'assurance reconnue pour un montant au moins égal à celui que recommande l'organisme de réglementation.

Commentaire

L'agent agréé, en vertu du titre qu'il porte, est présumé avoir les connaissances, les aptitudes et les compétences requises pour exercer sa profession. Le client peut par conséquent estimer que l'agent a les aptitudes et la capacité nécessaires pour mener à bien toutes les affaires qu'il entreprend en son nom. La compétence d'un agent est fondée sur les principes déontologiques et juridiques applicables. La présente règle porte sur les principes déontologiques. La compétence va au-delà de la compréhension des principes juridiques du travail de l'agent : elle suppose une connaissance appropriée des pratiques et procédures permettant d'appliquer efficacement ces principes. Pour ce faire, l'agent doit se tenir au courant des progrès réalisés dans tous les secteurs du droit de la propriété intellectuelle et de la pratique connexe relevant de ses compétences.

Pour juger si l'agent a fait appel aux connaissances et habiletés requises dans une affaire donnée, il faut tenir compte des facteurs suivants :

1. la complexité et la nature spécialisée de l'affaire;
2. l'expérience générale de l'agent;
3. la formation et l'expérience de l'agent dans le domaine technique concerné ainsi que sa connaissance des lois applicables en matière de brevets et de marques de commerce;
4. le temps de préparation et d'étude que l'agent est en mesure d'accorder à l'affaire de même que le caractère approprié ou faisable de demander à un agent dont les compétences sont reconnues dans le domaine concerné de s'occuper de l'affaire, de s'associer avec cet agent ou de le consulter.

L'agent qui pratique seul ou qui exploite une succursale ou un bureau à temps partiel doit s'assurer que toutes les affaires qui requièrent les aptitudes et le jugement professionnels d'un agent sont prises en charge par un agent possédant les compétences requises.

2. Confidentialité

Principe directeur

L'agent a le devoir de protéger les renseignements confidentiels et les secrets de ses clients.

Règle 2

2.1L'agent est tenu de maintenir la plus grande confidentialité relativement aux renseignements qui concernent les affaires et les activités de son client et dont il prend connaissance au cours de la relation professionnelle. Il ne doit divulguer aucun de ces renseignements à moins que le client ne l'ait expressément ou implicitement autorisé à le faire, que la loi ou un tribunal ne l'exige ou que le Code ne le permette ou ne l'exige.

Commentaire

Afin de favoriser une communication ouverte entre le client et l'agent, il est important que le client ait l'assurance pleine et entière que tous les renseignements communiqués à l'agent demeureront strictement confidentiels.

2.2L'agent doit prendre des précautions raisonnables pour garantir la confidentialité de ces renseignements.

Commentaire

En règle générale et à moins que la nature de l'affaire ne l'exige, l'agent ne doit pas révéler qu'on a retenu ses services pour une affaire particulière ou qu'une personne l'a consulté au sujet d'une affaire particulière, peu importe si une relation a été établie entre l'agent et le client.

L'agent doit veiller à ne pas communiquer à un client des renseignements confidentiels concernant un autre client ou obtenus de cet autre client, et il doit refuser le mandat qui exige pareille chose.

Dans certaines circonstances, il est possible de déduire que le client a autorisé la divulgation de renseignements. Par exemple, le fait que l'agent puisse, à moins d'indication contraire du client, communiquer des renseignements sur les affaires du client aux collègues et associés du cabinet, au personnel administratif et à d'autres personnes du cabinet est implicite. Cette autorisation tacite impose toutefois à l'agent l'obligation de bien faire comprendre à ces personnes l'importance de ne rien divulguer (durant et après leur emploi) et exige de l'agent qu'il prenne les précautions raisonnables pour empêcher ces personnes de divulguer ou d'utiliser des renseignements qu'il est lui-même tenu de garder confidentiels.

2.3L'agent doit continuer à préserver la confidentialité des renseignements malgré le fait que l'affaire soit terminée ou que la relation professionnelle avec le client ait pris fin.

Commentaire

L'agent a une obligation de confidentialité envers tous ses clients, habituels ou occasionnels, sans exception. Cette obligation demeure valide après la fin de la relation professionnelle et subsiste indéfiniment après la fin du travail de l'agent pour le compte de son client.

2.4L'agent doit se garder d'étayer ou de commenter toute conjoncture ayant trait aux affaires ou aux activités de son client, même si certains faits sont de notoriété publique.

2.5L'agent ne doit pas divulguer les renseignements confidentiels qui lui sont communiqués et qui ont trait aux activités ou aux affaires d'un client, peu importe la source de ces renseignements, à l'exception des faits qui sont de notoriété publique.

2.6Lorsque des renseignements doivent être divulgués en vertu d'une loi ou d'une ordonnance d'un tribunal, l'agent doit toujours faire en sorte de ne pas divulguer plus de renseignements que cela est nécessaire.

2.7L'agent peut communiquer des renseignements confidentiels à un avocat pour obtenir un avis juridique ou déontologique concernant l'orientation que l'agent entend donner à l'affaire.

3. Conflits

Principe directeur

Dans tous les cas, le jugement de l'agent et sa fidélité à l'égard des intérêts du client doivent être libres de toute influence compromettante.

Règle 3

Conflit d'intérêts

3.1L'agent ne doit pas agir au nom d'une partie lorsqu'il y a un risque sérieux que l'intérêt personnel de l'agent ou ses devoirs envers un autre client, un ancien client ou une tierce personne nuisent de façon appréciable à la loyauté de l'agent envers un client ou à la représentation du client par l'agent, sauf lorsque cela est permis par le Code (ci-après appelé « conflit d'intérêts »).

Commentaire

Tel que défini dans les présentes règles, un conflit d'intérêts se présente lorsqu'il y a un risque sérieux que l'intérêt personnel de l'agent ou ses devoirs envers un autre client, un ancien client ou une tierce personne nuisent de façon appréciable à la loyauté de l'agent envers un client ou à la représentation du client par l'agent. Le risque doit être plus qu'une simple possibilité; le mandat doit poser un réel risque sérieux pour l'obligation de loyauté ou la représentation du client. Les intérêts d'un client peuvent être sérieusement mis en péril si le jugement de l'agent et sa liberté d'agir au nom de son client ne sont pas autant que possible à l'abri des conflits d'intérêts.

Un client pourrait être en droit de craindre que l'agent ne poursuive pas la représentation par égard pour l'autre client, et un client actuel pourrait être en droit de se sentir trahi si l'agent représente un client dont les intérêts légaux sont contraires aux siens. L'interdiction d'agir dans de telles circonstances, à moins d'avoir le consentement des clients, permet d'éviter ces situations et protège la relation entre l'agent et le client.

Par conséquent, les facteurs dont l'agent doit tenir compte pour déterminer s'il y a conflit d'intérêts englobent :

1. le fait que les intérêts légaux soient immédiats;
2. le fait que les intérêts légaux soient directement contraires;
3. la relation temporelle entre les affaires;
4. l'importance de l'enjeu pour les intérêts immédiats et à long terme des clients en question;
5. les attentes raisonnables du client lorsqu'il engage l'agent pour l'affaire ou la représentation en question.

Exemples de conflits d'intérêts

1. L'agent agit contre une personne dans une affaire alors qu'il représente cette personne dans une autre affaire.
2. L'agent, un associé, un partenaire dans un cabinet ou un membre de la famille a un intérêt financier personnel dans les affaires d'un client ou dans une affaire pour laquelle on demande à l'agent d'agir au nom d'un client, telle qu'une participation à une coentreprise avec un client.

   L'agent qui est propriétaire d'un petit nombre d'actions d'une société cotée en bourse n'aurait pas forcément de conflit d'intérêts en agissant pour la société puisque le fait de posséder ces actions pourrait n'avoir aucune influence nuisible sur le jugement de l'agent ou sa loyauté envers son client.

3. L'agent a une relation sexuelle ou personnelle et intime avec un client.

   Une telle relation pourrait entrer en conflit avec l'obligation de l'agent de donner au client des conseils professionnels neutres et objectifs. Il pourrait alors être difficile de déterminer si certains renseignements ont été obtenus durant la relation entre l'agent et le client, et la relation pourrait mettre en péril le droit du client à la confidentialité de tous les renseignements qui concernent ses affaires. Dans certaines circonstances, la relation pourrait permettre l'exploitation du client par son agent. Si l'agent est membre d'un cabinet et en arrive à la conclusion qu'il y a conflit, celui-ci n'est pas attribué au cabinet, mais il pourrait être éliminé si un autre agent du cabinet, qui n'entretient pas une relation semblable avec le client, s'occupait du dossier du client.

4. L'agent ou son cabinet agit pour une société publique ou privée et l'agent en est un des administrateurs.

   Ces deux rôles peuvent causer un conflit d'intérêts ou d'autres problèmes parce qu'ils risquent :

   1. de nuire au jugement indépendant et aux obligations fiduciaires de l'agent dans l'un ou l'autre des rôles;
   2. d'empêcher de distinguer les conseils donnés dans l'un ou l'autre rôle;
   3. de rendre l'agent ou le cabinet inhabile à représenter la société.
5. L'agent exerçant à titre individuel, mais en association avec d'autres agents pour partager les coûts, représente des clients dans les camps adverses d'un litige.

   Pour déterminer s'il y a conflit d'intérêts réel ou apparent, il faudra peut-être examiner dans quelle mesure la clientèle de chaque agent est intégrée, tant sur le physique que sur le plan administratif, dans l'association.

Conflits d'intérêts exception

3.2L'agent ne doit pas représenter un client dans une affaire lorsqu'il y a un conflit d'intérêts à moins d'avoir le consentement exprès ou implicite de tous les clients et que l'agent peut raisonnablement croire qu'il est en mesure de représenter chaque client sans qu'il y ait de risque sérieux d'effet négatif sur la représentation de l'autre client ou la loyauté envers l'autre client.

1. Le consentement exprès doit être donné en toute connaissance de cause et en toute liberté après la divulgation de l'existence d'un conflit d'intérêts.
2. Le consentement peut être implicite et n'a pas à être donné par écrit si toutes les conditions suivantes sont réunies :
   1. le client est un gouvernement, une institution financière, une société cotée en bourse ou une entité d'envergure similaire;
   2. les affaires n'ont aucun lien entre elles;
   3. l'agent ne détient aucun renseignement confidentiel pertinent d'un client pouvant raisonnablement avoir une incidence sur l'autre.

Commentaire

Divulgation et consentement

La divulgation de l'existence d'un conflit d'intérêts est une exigence essentielle à l'obtention du consentement d'un client. Lorsqu'il est impossible de communiquer comme il se doit les renseignements pertinents au client en raison de la confidentialité des renseignements d'un autre client, l'agent doit refuser d'agir.

L'agent doit aviser le client des circonstances pertinentes et des façons raisonnablement prévisibles dont le conflit d'intérêts pourrait nuire aux intérêts du client. Ces renseignements incluent les relations de l'agent avec les parties et tout intérêt dans l'affaire ou lié à l'affaire.

Consentement à l'avance

Il est possible que l'agent demande au client de consentir à l'avance à l'existence des conflits d'intérêts qui pourraient survenir plus tard. Puisque l'applicabilité de ce consentement est généralement déterminée par la mesure dans laquelle le client comprend raisonnablement les risques importants que comporte le consentement, plus les explications sont complètes pour décrire les types de représentations pouvant se produire ainsi que les conséquences nuisibles réelles et raisonnablement prévisibles de ces représentations, plus il est probable que le client comprenne. Un consentement général inconditionnel est normalement inapplicable parce qu'on ne peut pas raisonnablement s'attendre à ce que le client comprenne les importants risques en cause. Si le client a l'habitude d'avoir recours aux services d'un agent et s'il est raisonnablement bien informé au sujet du risque de conflit, il est plus probable qu'un tel consentement soit applicable, particulièrement si, par exemple, le client est représenté par un avocat indépendant pour donner son consentement et si le consentement se limite aux futurs conflits sans rapport au dossier qui fait l'objet de la représentation.

Bien que ce ne soit pas une condition préalable au consentement à l'avance, il est indiqué dans certaines circonstances de recommander au client d'obtenir un avis juridique indépendant avant de décider s'il veut donner son consentement. Le consentement à l'avance doit être consigné, par exemple dans une lettre présentant le mandat.

Consentement implicite

Dans certains cas, le consentement peut être implicite plutôt qu'expressément accordé. Le concept du consentement implicite s'applique dans des cas exceptionnels seulement. Les gouvernements, les banques à charte et les entités qui pourraient être considérées comme des consommateurs avertis des services d'agent peuvent accepter que des agents agissent contre eux dans des dossiers sans rapport lorsqu'il n'y a aucun risque de mauvais usage de renseignements confidentiels. Plus le client est averti en tant que consommateur de services d'agent, plus on peut présumer qu'il y a consentement. La simple nature du client n'est cependant pas suffisante pour permettre de présumer qu'il y a consentement implicite. Les dossiers ne doivent avoir aucun lien entre eux, l'agent ne doit pas détenir de renseignements confidentiels d'un client qui peuvent avoir une incidence sur l'autre client et on doit pouvoir raisonnablement conclure que le client accepte généralement que les agents puissent agir contre lui dans de telles circonstances.

Différend

3.3 L'agent ne doit pas conseiller ou représenter les deux parties dans un litige réel ou potentiel.

Commentaire

Si l'agent pouvait agir pour des parties adverses dans un différend, même avec le consentement des parties, l'avis, le jugement et la loyauté de l'agent envers un client nuiraient de façon appréciable aux mêmes obligations envers l'autre ou les autres clients.

Représentation simultanée

3.4 S'il n'y a aucun différend entre des clients ayant des intérêts opposés au sujet de l'affaire faisant l'objet de la représentation proposée, deux agents ou plus d'un cabinet peuvent agir pour des clients actuels ayant des intérêts opposés et peuvent garder confidentiels les renseignements reçus de chaque client et ne pas les divulguer aux autres clients pourvu :

1. que chaque client soit informé des risques si les agents agissent ainsi;
2. qu'on ait recommandé à chaque client d'obtenir un avis juridique indépendant et que chacun d'eux détermine qu'il est de son intérêt que les agents agissent ainsi;
3. que chaque client soit représenté par un agent différent du cabinet;
4. que des mécanismes de filtrage appropriés soient en place pour protéger les renseignements confidentiels;
5. que tous les agents du cabinet cessent de représenter les clients concernés dans l'affaire si un différend se présente entre les clients et qu'il ne peut être réglé.

Commentaire

Cette règle apporte des précisions concernant la représentation simultanée, laquelle est permise dans des situations précises. La représentation simultanée ne va pas à l'encontre de la règle qui interdit la représentation lorsqu'il y a un conflit d'intérêts pourvu que les clients soient bien informés des risques et comprennent qu'en cas de différend qui ne peut être réglé entre les clients, les agents pourraient avoir à se retirer de l'affaire, ce qui pourrait entraîner des coûts supplémentaires.

L'objectif des conseils dont il est question dans la règle et qui proviennent des agents participant à la représentation simultanée et de ceux donnant l'avis juridique indépendant requis est de déterminer si la représentation simultanée est dans l'intérêt des clients. Même lorsque tous les clients y consentent, les agents ne doivent pas accepter un mandat de représentation simultanée s'il s'agit d'une affaire à laquelle prend part un client qui a moins d'expérience ou qui est plus vulnérable que l'autre.

Dans les cas de représentation simultanée, les agents devraient prendre les mesures de filtrage raisonnables, s'il y a lieu, pour s'assurer qu'aucun renseignement confidentiel n'est divulgué au sein du cabinet, conformément à la règle sur les conflits en cas de changement de cabinet (voir la règle 3.7 ci-dessous).

Représentation conjointe

3.5 (1) Avant d'agir dans une affaire ou une transaction pour plus d'un client, l'agent doit aviser chaque client que :

1. on lui a demandé d'agir pour les deux parties ou pour toutes les parties;
2. aucun renseignement reçu d'un client au sujet de l'affaire ne peut être considéré comme confidentiel dans la mesure où l'un ou l'autre client est concerné, sauf indication contraire de la part des clients;
3. si un conflit surgit et ne peut être réglé, il ne peut continuer de représenter les deux parties ou toutes les parties et aura peut-être à se retirer complètement de l'affaire.

(2) Si l'agent entretient une relation continue avec un client qu'il représente régulièrement, il doit, avant d'accepter de représenter ce client et un autre client dans une affaire ou une transaction, en aviser l'autre client et lui recommander d'obtenir un avis juridique indépendant au sujet du mandat commun.

(3) Lorsque l'agent a avisé les clients conformément aux paragraphes 3.5(1) et (2) et que les parties acceptent que l'agent les représente, l'agent doit obtenir leur consentement. Ce consentement doit être confirmé dans un document distinct pour chaque client.

(4) Sauf l'exception prévue au paragraphe 3.5(5), si une question litigieuse se présente entre les clients qui ont accepté une représentation conjointe :

1. l'agent ne doit pas leur donner de conseils sur la question litigieuse et doit :
   1. renvoyer les clients à d'autres agents ou à des avocats; ou
   2. informer les clients qu'ils ont la possibilité de régler la question litigieuse au moyen de négociations directes auxquelles l'agent ne participe pas et recommander à chaque client d'obtenir un avis juridique indépendant;
2. l'agent doit se retirer de la représentation conjointe si la question litigieuse n'est pas réglée.

(5) Sous réserve de la présente règle, si les clients consentent à une représentation conjointe et acceptent également que l'agent continue de représenter un des clients au cas où une question litigieuse se présente, l'agent peut alors conseiller ce client au sujet de la question litigieuse et doit renvoyer l'autre client ou les autres clients à un autre agent.

Commentaire

Concernant le paragraphe 3.5(1)

Bien que la règle n'oblige pas l'agent à conseiller aux clients d'obtenir un avis juridique indépendant avant d'accepter un mandat de représentation conjointe, l'agent doit, dans certains cas, recommander une telle consultation pour s'assurer que le consentement du client à l'égard de la représentation conjointe est éclairé, sincère et donné librement. Cela est particulièrement vrai si l'un des clients est moins expérimenté ou plus vulnérable que l'autre.

Concernant le paragraphe 3.5(3)

Même lorsque toutes les parties donnent leur consentement, l'agent ne devrait pas représenter plus d'un client s'il est probable qu'une affaire litigieuse se présente entre eux ou que leurs intérêts, leurs droits ou leurs obligations divergent au fur et à mesure que l'affaire évolue.

Concernant le paragraphe 3.5(4)

Si une question litigieuse se présente entre toutes les parties ou certaines d'entre elles après qu'elles ont donné leur consentement à un mandat de représentation conjointe, il n'est pas obligatoirement interdit à l'agent de leur donner des conseils sur des questions non litigieuses.

Concernant le paragraphe 3.5(5)

La règle ne dispense pas l'agent de l'obligation d'obtenir le consentement des clients si une question litigieuse se présente et qu'il y a ou qu'il risque d'y avoir un conflit d'intérêts, ou si la question litigieuse oblige l'agent à agir contre un des clients.

Lorsque l'agent s'engage à exécuter un mandat de représentation conjointe, il doit préciser que, en cas de question litigieuse, il sera dans l'obligation de complètement cesser d'agir à moins que, au moment où la question litigieuse se présente, toutes les parties consentent à ce que l'agent continue de représenter l'une d'entre elles. Un consentement donné avant qu'une telle situation ne se produise pourrait être sans effet puisque la partie n'aura pas tous les renseignements pertinents au moment de donner son consentement.

Agir contre d'anciens clients

3.6 (1) À moins que l'ancien client ne donne son consentement, l'agent ne doit pas agir contre un ancien client :

1. dans la même affaire;
2. dans une affaire connexe;
3. dans toute autre affaire si l'agent a obtenu, en représentant l'ancien client, des renseignements confidentiels qui pourraient porter préjudice à ce client.

(2) Lorsque l'agent a déjà agi pour un ancien client et a alors obtenu des renseignements confidentiels pertinents dans une nouvelle affaire, un autre agent (l'« autre agent ») du cabinet de l'agent peut agir dans la nouvelle affaire contre l'ancien client si :

1. l'ancien client consent à ce que l'autre agent agisse ainsi; ou
2. le cabinet démontre que son intervention dans la nouvelle affaire sert l'intérêt de la justice si on tient compte de toutes les circonstances applicables, notamment :
   • l'assurance adéquate qu'il n'y a eu aucune divulgation des renseignements confidentiels de l'ancien client à l'autre agent qui s'occupe de la nouvelle affaire;
   • l'opportunité et le choix du moment des mesures prises pour s'assurer qu'il n'y aura aucune divulgation des renseignements confidentiels de l'ancien client à l'autre agent qui s'occupe de la nouvelle affaire;
   • la portée du préjudice causé à l'une ou l'autre partie;
   • la bonne foi des parties;
   • la disponibilité d'un autre agent compétent;
   • toutes questions ayant une incidence sur l'intérêt public.

Commentaire

Concernant le paragraphe 3.6(1)

La règle interdit à l'agent de remettre en question le travail effectué durant le mandat ou de miner la position du client au sujet d'une affaire qui était importante dans le mandat. Il n'est pas inapproprié que l'agent agisse contre un ancien client dans une toute nouvelle affaire n'ayant aucun lien avec les tâches que l'agent a accomplies auparavant pour ce client si les renseignements confidentiels obtenus antérieurement ne concernent nullement cette affaire.

Conflits découlant d'un changement de cabinet

3.7 (1) Les paragraphes 3.7(2) à (5) s'appliquent lorsque l'agent passe d'un cabinet (« ancien cabinet ») à un autre (« nouveau cabinet ») et que l'agent qui change de cabinet ou le nouveau cabinet sait, au moment du changement, ou découvre plus tard que :

1. le nouveau cabinet représente un client et l'ancien cabinet représente son client (« ancien client ») dans la même affaire ou dans une affaire connexe;
2. les intérêts de ces clients dans cette affaire sont en conflit;
3. l'agent qui change de cabinet détient réellement des renseignements pertinents concernant l'affaire.

(2) Si l'agent qui change de cabinet détient réellement des renseignements confidentiels pertinents au sujet d'une affaire concernant l'ancien client et que ces renseignements peuvent causer un préjudice à l'ancien client s'ils sont communiqués à un membre du nouveau cabinet, le nouveau cabinet doit cesser de représenter son client dans cette affaire à moins que :

1. l'ancien client ne consente à ce que le nouveau cabinet continue de représenter son client; ou
2. le nouveau cabinet ne démontre que son intervention dans la nouvelle affaire sert l'intérêt de la justice si on tient compte de toutes les circonstances applicables, notamment :
   1. l'opportunité et le choix du moment des mesures prises pour s'assurer qu'il n'y aura aucune communication des renseignements confidentiels de l'ancien client à un membre du nouveau cabinet;
   2. la portée du préjudice causé à l'une ou l'autre partie;
   3. la bonne foi des parties;
   4. la disponibilité d'un autre agent compétent;
   5. toutes questions ayant une incidence sur l'intérêt public.

(3) Si l'agent qui change de cabinet détient réellement des renseignements pertinents au sujet d'une affaire et/ou des renseignements au sujet d'une affaire et concernant l'ancien client et que ces renseignements ne sont pas confidentiels, mais risquent de porter préjudice à l'ancien client s'ils sont communiqués à un membre du nouveau cabinet :

1. l'agent doit signer une déclaration sous serment ou une déclaration solennelle à cet effet;
2. le nouveau cabinet doit :
   1. aviser son client et l'ancien client ou encore l'agent qui représente l'ancien client, s'il y a lieu, des circonstances pertinentes et de la ligne de conduite qu'il entend suivre en vertu de la présente règle;
   2. remettre aux personnes avisées en vertu du sous-alinéa (i) une copie de toute déclaration sous serment ou de toute déclaration solennelle signée en vertu de l'alinéa 3.7(3)(a).

(4) À moins que l'ancien client n'y consente :

1. l'agent qui change de cabinet ne doit pas participer de quelque façon que ce soit à l'exécution du mandat du nouveau cabinet pour le compte de son client ou divulguer des renseignements confidentiels concernant l'ancien client;
2. les membres du nouveau cabinet ne doivent pas discuter du mandat confié au nouveau cabinet par son client ou du mandat confié à l'ancien cabinet par l'ancien client dans l'affaire avec l'agent qui change de cabinet.

(5) L'agent doit faire preuve de diligence raisonnable pour s'assurer que chaque membre et chaque employé de son cabinet et que tous les autres collaborateurs :

1. se conforment aux paragraphes 3.7(1) à (5);
2. ne divulguent pas des renseignements confidentiels concernant des clients du cabinet ou de tout autre cabinet où cette personne a travaillé.

Commentaire

Il faut distinguer l'obligation qu'impose la présente règle au sujet des renseignements confidentiels de l'obligation morale générale de garder strictement confidentiels tous les renseignements concernant les activités et les affaires d'un client et obtenus dans le cadre de la relation professionnelle, laquelle obligation s'applique sans égard à la nature ou à la source des renseignements ou au fait que d'autres personnes peuvent les connaître.

Concernant le paragraphe 3.7(1)

La règle vise la connaissance réelle. La connaissance présumée n'entraîne pas l'inhabilité.

Agents et personnel de soutien – Cette règle vise à encadrer les agents et les agents en formation qui changent de cabinet. Elle impose également aux agents une obligation générale de faire preuve de diligence raisonnable dans la surveillance des membres du personnel pour s'assurer qu'ils respectent la règle et l'interdiction de divulguer des renseignements confidentiels obtenus de clients du cabinet de l'agent et de clients d'un autre cabinet où ils ont déjà travaillé.

Cabinets comptant plusieurs bureaux – La règle assimile à un seul cabinet les entités telles qu'une personne morale ayant des services de propriété intellectuelle régionaux distincts et un cabinet interprovincial. Plus l'autonomie de chaque service ou bureau est grande, plus il devrait être facile pour le nouveau cabinet, en cas de conflit, d'obtenir le consentement de l'ancien client ou de démontrer qu'il devrait, dans l'intérêt public, continuer de représenter son client dans l'affaire.

Concernant le paragraphe 3.7(5)

Questions à prendre en considération – Lorsqu'un cabinet (« nouveau cabinet ») envisage d'engager un agent ou un agent en formation (« agent qui change de cabinet ») d'un autre cabinet, l'agent qui change de cabinet et le nouveau cabinet doivent déterminer, avant le changement, si des conflits d'intérêts en résulteront. Des conflits peuvent se présenter concernant les clients de l'ancien cabinet et concernant les clients d'un cabinet où l'agent changeant de cabinet a déjà travaillé. L'agent qui change de cabinet et le nouveau cabinet doivent tout d'abord trouver toutes les causes ayant les caractéristiques suivantes :

1. le nouveau cabinet et l'ancien cabinet représentent leurs clients respectifs dans la même affaire ou dans une affaire connexe;
2. les intérêts des clients des deux cabinets sont en conflit;
3. l'agent qui change de cabinet détient réellement des renseignements pertinents.

Le nouveau cabinet doit ensuite déterminer si, dans chacun de ces cas, l'agent qui change de cabinet détient réellement des renseignements pertinents au sujet du client de l'ancien cabinet (« ancien client »), lesquels renseignements sont confidentiels et peuvent causer un préjudice à l'ancien client s'ils sont communiqués à un membre du nouveau cabinet. Dans un tel cas, le nouveau cabinet devient inhabile à moins que l'ancien client donne son consentement ou que le nouveau cabinet démontre que son intervention continue sert l'intérêt de la justice si on tient compte des circonstances applicables.

Lorsqu'ils déterminent si l'agent qui change de cabinet détient des renseignements confidentiels, l'agent qui change de cabinet et le nouveau cabinet doivent prendre soin de ne pas divulguer les renseignements confidentiels d'un client au cours de l'entrevue avec l'agent qui change de cabinet ou de tout autre processus de recrutement.

Questions à prendre en considération avant d'engager un agent qui change de cabinet

Une fois le processus d'entrevue terminé, mais avant d'engager l'agent qui change de cabinet, le nouveau cabinet doit déterminer si un conflit existe.

A. S'il y a conflit

Si l'agent qui change de cabinet détient réellement des renseignements pertinents au sujet d'un ancien client, lesquels renseignements sont confidentiels et peuvent causer un préjudice à l'ancien client s'ils sont communiqués à un membre du nouveau cabinet, il est interdit au nouveau cabinet de continuer de représenter son client dans l'affaire s'il engage l'agent qui change de cabinet à moins que :

1. le nouveau cabinet n'obtienne le consentement de l'ancien client précisant que le nouveau cabinet peut continuer de représenter son client dans cette affaire; ou
2. le nouveau cabinet ne se conforme au paragraphe 3.7(3) et que les intérêts des deux clients ne constituent la considération primordiale pour déterminer s'il est dans l'intérêt de la justice de continuer de représenter son client.

Si le nouveau cabinet demande à l'ancien client de consentir à ce qu'il continue d'agir, il devra vraisemblablement prouver à l'ancien client qu'il a pris des mesures raisonnables pour s'assurer qu'aucun renseignement confidentiel concernant l'ancien client ne sera communiqué aux membres du nouveau cabinet. Le consentement de l'ancien client doit être obtenu avant l'embauche de l'agent qui change de cabinet.

B. S'il n'y a pas de conflit

Bien que le paragraphe 3.7(3) ne précise pas que l'avis doit forcément être donné par écrit, il serait prudent que le nouveau cabinet confirme ces questions par écrit. Un avis écrit prévient en effet tout différend qui pourrait se présenter plus tard quant à l'existence même de l'avis, son envoi en temps opportun et son contenu.

Le nouveau cabinet pourrait, par exemple, demander à l'ancien client de consentir à ce que l'agent qui change de cabinet représente le client du nouveau cabinet parce que, sans ce consentement, l'agent qui change de cabinet ne peut agir.

Si l'ancien client refuse de donner ce consentement, il serait prudent que le nouveau cabinet prenne des mesures raisonnables pour s'assurer qu'aucun renseignement confidentiel concernant l'ancien client n'est communiqué à un membre du nouveau cabinet. En prenant de telle s mesures, le nouveau cabinet renforce sa position dans l'éventualité où il est établi plus tard que l'agent qui a changé de cabinet détenait réellement des renseignements confidentiels pouvant causer un préjudice à l'ancien client s'ils étaient divulgués.

Mesures raisonnables à prendre pour assurer la protection de renseignements confidentiels

Tel qu'indiqué ci-dessus, il existe deux situations dans lesquelles le nouveau cabinet doit envisager de prendre des mesures raisonnables pour s'assurer que les renseignements confidentiels obtenus d'un ancien client ne sont pas communiqués à un membre du nouveau cabinet, soit :

1. lorsque l'agent qui change de cabinet détient réellement des renseignements confidentiels concernant l'ancien client, lesquels renseignements peuvent causer un préjudice à l'ancien client s'ils sont communiqués à un membre du nouveau cabinet;
2. lorsque le nouveau cabinet n'est pas certain que l'agent qui change de cabinet détient réellement de tels renseignements confidentiels, mais tient à renforcer sa position dans l'éventualité où il est établi plus tard que le membre qui a changé de cabinet détenait réellement de tels renseignements confidentiels.

Lignes directrices

1. L'agent mis à l'écart ne doit en aucune façon participer au mandat confié au nouveau cabinet par son client.
2. L'agent mis à l'écart ne doit pas discuter de l'affaire en cours ou de tout renseignement concernant la représentation de l'ancien client (les deux pouvant être identiques) avec aucun autre membre du nouveau cabinet.
3. Aucun membre du nouveau cabinet ne doit discuter de l'affaire en cours ou du mandat antérieur avec l'agent mis à l'écart.
4. L'affaire en cours doit faire l'objet de discussions uniquement au sein du groupe restreint qui y travaille.
5. Les dossiers du client actuel, y compris les fichiers informatiques, doivent être matériellement isolés du système de classement ordinaire du nouveau cabinet. Ils doivent également être clairement désignés et accessibles uniquement aux agents et au personnel de soutien du nouveau cabinet qui travaillent à l'affaire ou qui doivent y avoir accès pour d'autres raisons précises et approuvées.
6. Aucun membre du nouveau cabinet ne doit montrer à l'agent mis à l'écart des documents concernant le mandat en cours.
7. Les mesures prises par le nouveau cabinet pour mettre à l'écart l'agent qui change de cabinet doivent être énoncées dans une politique écrite qui est expliquée à tous les partenaires, associés et membres du personnel de soutien du cabinet. Cette politique doit être accompagnée d'un avertissement indiquant que toute dérogation à la politique entraînera des sanctions pouvant aller jusqu'au renvoi.
8. Les membres concernés du cabinet doivent prendre des engagements précisant qu'ils se sont conformés et qu'ils continueront de se conformer à tous les éléments du processus de mise à l'écart.
9. L'ancien client, ou l'agent qui le représente dans cette affaire, s'il y a lieu, doit être informé :
   1. du fait que l'agent mis à l'écart est désormais membre du nouveau cabinet qui représente le client actuel;
   2. des mesures adoptées par le nouveau cabinet pour s'assurer qu'aucun renseignement confidentiel n'est divulgué.
10. Le bureau ou le poste de travail de l'agent mis à l'écart et celui des membres de son personnel de soutien doivent être situés loin des bureaux ou des postes de travail des agents et du personnel de soutien qui travaillent à l'affaire.
11. L'agent mis à l'écart doit faire appel aux services d'associés et de membres du personnel de soutien autres que ceux qui travaillent à l'affaire en cours.
12. Les cabinets comptant plusieurs bureaux doivent envisager de confier l'affaire à des agents travaillant dans un autre bureau.

Opérations commerciales avec des clients

3.8 (1) Sous réserve des paragraphes 3.8(2) et 3.8(3) ci-dessous, l'agent ne doit pas prendre part à une opération commerciale avec un client ou sciemment donner au client ou acquérir de celui-ci un droit de propriété, un titre de placement ou tout autre intérêt financier d'un droit de propriété intellectuelle lié aux conseils professionnels qu'il donne, à moins que :

1. l'opération ne soit juste et raisonnable et que les conditions en soient entièrement communiquées au client par écrit, d'une façon pouvant être raisonnablement comprise par le client;
2. le client n'ait obtenu un avis juridique indépendant relativement à l'opération ou qu'il n'ait expressément renoncé à son droit d'obtenir un avis juridique indépendant, l'agent ayant à sa charge de prouver que les intérêts de son client ont été protégés par cet avis juridique indépendant;
3. le client ne consente par écrit à cette opération.

(2) Lorsque l'agent se voit confier le mandat de préparer ou de fournir des services ayant trait à une nouvelle demande de brevet et que l'agent conçoit une amélioration ou une modification à une invention ou à une portion d'une invention faisant l'objet d'une revendication dans la demande, de telle sorte que l'agent croit raisonnablement être un co-inventeur et qu'il propose de s'inscrire comme co-inventeur, l'agent doit conseiller au client d'obtenir un avis professionnel indépendant afin de déterminer :

1. s'il est approprié et justifié de nommer l'agent comme co-inventeur;
2. si un nouvel agent doit avoir pour mandat de poursuivre le processus de demande de brevet.

(3) Lorsque l'agent se voit confier le mandat de fournir des services ayant trait à une nouvelle demande de marque de commerce et que l'agent crée lui-même la marque de commerce ou qu'il contribua à sa création de façon considérable, l'agent doit conseiller au client d'obtenir un avis professionnel indépendant afin de déterminer :

1. si l'agent peut détenir les droits ou une partie des droits relativement à cette marque de commerce;
2. si un nouvel agent doit avoir pour mandat de poursuivre le processus de demande de marque de commerce.

(4) Si un client compte payer les services de l'agent en cédant à celui-ci une action, une participation ou un autre intérêt dans un bien ou une entreprise, autre qu'un intérêt non substantiel dans une entreprise cotée en bourse, l'agent doit recommander, mais n'est pas tenu d'exiger, que le client obtienne un avis juridique indépendant avant d'accepter le mandat.

Commentaire

Si l'agent décide de ne pas divulguer l'intérêt en conflit ou s'il ne peut le faire sans manquer à son obligation de confidentialité, il doit refuser le mandat.

L'agent ne doit pas accepter sans réserve la décision d'un client qui lui demande d'agir. Il doit tenir compte du fait que, s'il accepte le mandat, son obligation première sera envers son client. Si l'agent ne sait pas avec certitude s'il sera en mesure d'accorder la priorité aux intérêts du client, il doit refuser le mandat.

4. Qualité du service

Principe directeur

Lorsqu'il conseille un client, l'agent doit être honnête et franc, et il doit donner au client tous les renseignements qu'il possède et qui pourraient avoir une incidence sur les intérêts du client dans l'affaire.

Règle 4

4.1L'agent doit donner au client un avis compétent fondé sur une connaissance suffisante des faits pertinents, un examen adéquat des lois applicables ainsi que son expérience et ses compétences.

4.2 L'avis de l'agent doit être sincère et direct, et il doit clairement refléter ce que l'agent pense en toute honnêteté du bien-fondé et des résultats probables.

Commentaire

À l'occasion, l'agent doit être ferme avec son client. Être ferme, sans être impoli, n'est pas une infraction à la règle. Dans ses communications avec le client, l'agent pourrait être en désaccord avec le client ou être préoccupé par la position du client au sujet de l'affaire, et il pourrait ainsi donner des conseils qui ne plairont pas au client. Une telle situation pourrait légitimement exiger une discussion ferme et animée avec le client. L'agent ne doit pas cacher au client des faits qu'il sait être pertinents au mandat.

4.3Si l'agent croit que le client a mal compris ou mal interprété sa position ou l'enjeu réel, il doit déployer des efforts raisonnables pour fournir des éclaircissements concernant ses conseils et ses recommandations au client.

Commentaire

L'agent doit communiquer de façon efficace avec le client. Le degré d'efficacité peut varier selon la nature du mandat, les besoins et les connaissances du client ainsi que la nécessité pour le client de prendre des décisions éclairées et de donner des directives.

4.4 L'agent doit exécuter avec une promptitude raisonnable les instructions du client, et il doit répondre à toutes les questions du client.

4.5L'agent doit prendre les mesures raisonnables pour informer le client des coûts associés à une protection de la propriété intellectuelle ou à une demande de protection au Canada ou ailleurs, tel que le recommande l'agent.

Commentaire

Avant un mandat ou dans un délai raisonnable après le début d'un mandat, l'agent doit donner au client autant de renseignements que possible par écrit concernant les honoraires et débours et les intérêts, selon ce qui est raisonnablement possible compte tenu des circonstances, incluant le calcul qui permettra de fixer les honoraires. L'agent doit confirmer par écrit à son client la teneur de toute discussion concernant les honoraires au fur et à mesure de la progression de l'affaire, et il peut réviser l'estimation initiale des honoraires et des débours.

4.6 L'agent doit communiquer de manière efficace et opportune au cours de toutes les étapes du mandat ou de la transaction du client.

Commentaire

En exigeant un service consciencieux, appliqué et efficace, on demande que l'agent ne néglige rien pour offrir un service à point nommé au client. L'agent doit respecter les dates d'échéance. Dans le cas contraire, il doit fournir une explication raisonnable et s'assurer que la situation ne nuira pas au client. Peu importe si une échéance est prescrite, l'agent doit mener l'affaire sans délai en donnant suite aux communications du client et en lui faisant part de l'évolution de l'affaire. En l'absence de faits nouveaux, l'agent doit communiquer avec le client dans la mesure jugée raisonnable par ce dernier.

4.7 L'agent ne devrait pas accepter de représenter un client s'il ne se sent pas à l'aise, pour des raisons justifiables, d'entreprendre la tâche ou le travail que requiert ce client ou s'il n'est pas en accord avec les instructions du client au point que ces instructions restreindront l'habileté de l'agent à exécuter sa tâche ou son travail conformément au Code.

4.8 L'agent doit informer avec une promptitude raisonnable le client de toute omission ou erreur importante relative à l'affaire du client.

Commentaire

Si l'agent découvre, dans l'affaire dont il est responsable, une erreur ou une omission qui porte ou pourrait porter préjudice au client et qui ne peut être corrigée facilement, il doit :

1. informer le client de l'erreur ou l'omission dans les plus brefs délais sans prendre en charge la responsabilité civile;
2. recommander au client d'obtenir un avis indépendant concernant l'affaire;
3. aviser le client que, compte tenu des circonstances, il se peut qu'il ne soit plus en mesure de le représenter.

5. Honoraires

Principe directeur

L'agent a l'obligation d'être juste et raisonnable dans ses transactions financières avec le client.

Règle 5

5.1L'agent de doit pas demander ou accepter des honoraire ou des débours, y compris des intérêts, qui ne sont pas justes et raisonnables et qui ne sont pas entièrement divulgués en temps opportun.

5.2 Sous réserve de la règle 5.1 (ci-dessus), l'agent peut conclure une entente par écrit prévoyant que les honoraires ou une partie de ceux-ci dépendent de l'issue de l'affaire pour laquelle l'agent doit fournir ses services.

5.3 L'agent ne doit pas prélever ses honoraires à même des fonds placés sous son contrôle pour payer des honoraires en tout ou en partie sans la permission du client, à l'exception de ce qui est autorisé par la présente règle. Les sommes détenues par l'agent pour le crédit du client ne peuvent pas être appliquées à des honoraires engagés par le client à moins qu'un état de compte ait été transmis au client.

5.4 L'agent ne doit pas autoriser quiconque n'est pas un agent à fixer les honoraires à demander au client, sauf si la personne utilise un barème d'honoraires. Ce barème doit cependant avoir été établi par l'agent et l'agent doit être responsable de l'envoi du compte au client.

5.5 Dans un relevé de compte remis au client, l'agent doit indiquer clairement et séparément les montants qui correspondent à des honoraires et ceux qui correspondent à des débours. Il ne peut pas présenter à titre de débours à un tiers toute somme non versée à un tiers.

5.6 Si le client y consent, les honoraires afférents à l'une ou l'autre affaire peuvent être séparés avec un autre agent ou un avocat qui n'est pas partenaire ou associé dans le même cabinet que l'agent, à la condition que les honoraires soient divisés proportionnellement au travail effectué et aux responsabilités assumées.

5.7 Si l'agent recommande un autre agent ou spécialiste pour s'occuper de l'affaire parce que cet autre agent ou spécialiste possède les compétences et les aptitudes requises et si l'affaire n'a pas été renvoyée à un autre agent ou spécialiste en raison d'un conflit d'intérêts, l'agent faisant la recommandation peut accepter, et l'autre agent peut payer, une commission pour recommandation pourvu que :

1. la commission soit raisonnable et n'augmente pas le montant total des honoraires demandés au client;
2. le client en soit informé et y consente.

5.8 Si l'agent exige un paiement avant de commencer le travail pour le client, il doit confirmer par écrit avec le client le montant et l'objet du paiement ainsi que les conséquences d'un retard concernant le paiement de même que les conséquences d'un retard du travail, y compris l'éventuelle perte de droits.

Commentaire

Les facteurs pouvant servir à déterminer que le montant d'un acompte représente des honoraires justes et raisonnables dans un cas donné englobent, sans s'y limiter, les éléments suivants :

1. le temps et les efforts requis et consacrés au dossier;
2. la nature de l'affaire, y compris son degré de difficulté et d'urgence, son importance pour le client et sa valeur financière de même que toutes les autres circonstances spéciales, notamment le report de paiement et l'incertitude entourant le montant accordé;
3. les compétences ou services particuliers requis et fournis, s'il y a lieu;
4. les résultats obtenus;
5. les honoraires habituellement facturés par d'autres agents de compétence égale dans la localité pour des affaires semblables et dans des circonstances semblables;
6. la probabilité, si le client en a été informé, que l'agent ne puisse accepter d' autre travail s'il accepte le mandat du client;
7. toute entente pertinente entre l'agent et le client;
8. l'expérience et les aptitudes de l'agent;
9. toute estimation ou échelle d'honoraires donnée par l'agent;
10. le fait que les honoraires soient liés ou non à l'issue de l'affaire;
11. le consentement préalable du client relativement aux honoraires;
12. les coûts directs engagés par l'agent pour fournir les services requis.

Avant le mandat ou dans un délai raisonnable après le début d'un mandat, l'agent doit donner au client autant de renseignements que possible par écrit concernant les honoraires et débours et les intérêts, selon ce qui est raisonnablement possible compte tenu des circonstances, y compris le calcul qui permettra de fixer les honoraires.

L'agent doit être en mesure de fournir des explications concernant le calcul des honoraires et des débours demandés au client. Si des circonstances inhabituelles ou imprévisibles pouvant avoir une incidence importante sur le montant des honoraires ou des débours surviennent, l'agent doit rapidement expliquer la situation au client.

En ce qui concerne les honoraires conditionnels (voir l'alinéa j) ci-dessus), bien que l'agent puisse généralement mettre fin à la relation professionnelle avec un client et ne plus offrir ses services conformément aux présentes règles (règle 6, section suivante), des conditions particulières s'appliquent lorsqu'un mandat est établi conformément à une entente d'honoraires conditionnels. Dans de telles circonstances, l'agent a implicitement pris le risque de ne pas être rémunéré si l'issue du mandat est infructueuse. Par conséquent, l'agent ne peut pas se retirer d'un mandat pour les raisons énoncées à l'alinéa 6.2(a) et liées aux honoraires, à moins que le contrat d'honoraires conditionnels écrit ne prévoie expressément que l'agent a le droit de le faire et dans quelles circonstances il peut le faire.

6. Retrait de l'agent

Principe directeur

L'agent ne peut se retirer d'une affaire que pour des motifs valables et après avoir donné un préavis raisonnable au client.

Règle 6

6.1 L'agent doit se retirer d'une affaire lorsque :

1. le client persiste à lui demander d'agir de façon contraire à l'éthique professionnelle;
2. le client persiste à lui demander d'agir d'une façon qui, selon lui, aide le client à commettre un acte criminel ou frauduleux;
3. il ne possède pas les compétences requises ou il n'est pas en mesure d'agir avec une promptitude raisonnable; ou
4. le fait de continuer de représenter le client l'empêcherait d'honorer ses obligations en matière de conflit d'intérêts.

6.2 L'agent peut se retirer d'une affaire lorsque les circonstances le justifient. Les circonstances pouvant justifier, sans toutefois nécessiter, son retrait d'une affaire sont notamment les suivantes :

1. le client, après avoir reçu un préavis raisonnable, ne verse pas une provision pour honoraires ou débours suivant une demande raisonnable de l'agent;
2. la conduite du client dans l'affaire est déshonorante ou motivée principalement par la malveillance;
3. le client persiste à agir de façon déraisonnable ou à ne pas collaborer, et il fait en sorte que l'agent a énormément de difficulté à fournir des services efficaces;
4. l'agent est incapable de trouver le client ou d'obtenir des directives appropriées;
5. une grave perte de confiance survient entre l'agent et le client; ou
6. l'agent est incapable de pratiquer ou se retire de la pratique.

6.3 L'agent peut se retirer d'une affaire si le client y consent.

6.4 Si l'agent se retire d'une affaire ou s'il s'en dessaisit, il doit s'efforcer d'éviter de causer au client tout préjudice prévisible et il doit aussi collaborer avec l'agent qui lui succédera, le cas échéant.

6.5 Si l'agent se retire d'une affaire ou s'il s'en dessaisit et qu'il reçoit une communication officielle relativement à l'affaire et pour laquelle une réponse doit être donnée pour éviter un abandon, il doit s'efforcer de joindre rapidement l'ancien client pour l'informer de cette communication officielle afin d'éviter de lui causer un préjudice et de lui permettre de prendre les mesures nécessaires pour préserver ses droits.

6.6 Lorsque l'agent se retire d'une affaire ou s'en dessaisit, il doit promptement soumettre au client un état de compte final et lui présenter un rapport relativement aux sommes et aux biens reçus du client.

6.7 Avant d'accepter de représenter un client, le nouvel agent doit être convaincu que l'ancien agent s'est retiré de l'affaire ou qu'il en a été dessaisi par le client.

Commentaire

Un élément essentiel du préavis raisonnable est la signification au client, à moins que l'agent ne soit pas en mesure de savoir où se trouve le client après avoir fait des efforts raisonnables. Il n'existe pas de règle stricte pour déterminer ce qui constitue un préavis raisonnable avant le retrait d'une affaire, et le moment où l'agent pourra cesser d'agir à la suite à la signification du retrait dépend de toutes les circonstances pertinentes. Le principe directeur veut que l'agent protège de son mieux les intérêts de son client et n'abandonne pas son client à une étape critique ou à un moment où son retrait placerait le client dans une position désavantageuse. En règle générale, le client doit disposer de suffisamment de temps pour trouver un autre agent et le mettre au courant de l'affaire. Il doit notamment pouvoir demander au bureau concerné de l'OPIC de procéder à la nomination d'un agent. L'agent ne doit rien négliger pour s'assurer de se retirer en temps opportun dans le processus de suivi de la demande, conformément à ses obligations. Le bureau concerné de l'OPIC, les parties adverses, les agents étrangers et les autres intervenants directement concernés doivent également être avisés du retrait de l'agent.

À moins que le premier client n'y consente, l'agent ne doit pas laisser tomber de façon expéditive et inattendue un client pour éviter le conflit d'intérêts auquel donnerait lieu l'acceptation d'un nouveau mandat avec un second client. À noter que la divulgation de l'existence d'un conflit d'intérêts est une exigence essentielle à l'obtention du consentement du premier client. Lorsqu'il n'est pas possible de communiquer l'information voulue au premier client en raison de la confidentialité des renseignements du second client, l'agent doit refuser d'offrir des services au second client.

La dissolution du cabinet d'un agent ou le fait qu'un agent quitte un cabinet pour exercer ailleurs entraîne généralement la fin de la relation du client avec un ou plusieurs des agents concernés. Dans une telle situation, la plupart des clients préfèrent faire appel aux services de l'agent qu'ils considéraient comme responsable de leur dossier avant le changement. Cependant, le client a le dernier mot et les agents n'agissant plus pour ce client doivent se conformer aux principes énoncés dans la présente règle et, en particulier, tenter de réduire au minimum les frais engagés et éviter de nuire au client. Puisque les intérêts du client passent avant tout, la décision de continuer à retenir les services de l'agent doit être prise par le client sans qu'il ne soit influencé ou harcelé par l'agent ou le cabinet de l'agent. En outre, l'agent et le cabinet qui se retirent, ou l'un des deux, pourraient être tenus d'aviser les clients par écrit que l'agent se retire et de leur indiquer les solutions possibles, soit de continuer de faire appel aux services de l'agent qui se retire, continuer de faire appel aux services du cabinet de l'agent ou engager un nouvel agent et un nouveau cabinet.

Lorsque l'agent est dessaisi ou se retire d'une affaire, il doit :

1. aviser le client par écrit :
   1. qu'il se retire de l'affaire;
   2. des raisons, s'il y a lieu, de son retrait;
   3. dans le cas d'un litige, que le client devrait s'attendre à ce que l'audience ou le procès commence à la date prévue et que celui-ci devrait trouver un autre agent sans tarder;
2. remettre ou faire remettre au client tous les documents et biens auxquels le client a droit;
3. sous réserve de toutes conditions fiduciaires applicables, donner au client tous les renseignements nécessaires au sujet de l'affaire;
4. rendre compte de tous les fonds du client qu'il détient ou qu'il a administrés et notamment rembourser toute rémunération à laquelle il n'a pas droit pour ses services;
5. produire sans délai le compte de ses honoraires et débours impayés;
6. collaborer au transfert du dossier avec l'agent qui lui succède de façon à réduire au minimum les frais engagés par le client et à éviter de lui nuire;
7. respecter les règlements applicables de l'OPIC ou des bureaux concernés.

Si l'agent qui est dessaisi d'une affaire ou qui s'en retire fait partie d'un cabinet, le client doit être avisé que l'agent et le cabinet n'agissent plus pour lui.

L'obligation de rendre les documents et les biens est assujettie à une entente entre l'agent et le client. Dans le cas où plusieurs parties réclameraient ces documents ou ces biens, l'agent doit prendre toutes les mesures requises pour amener les parties à une entente.

Lorsque l'agent initial est appelé à collaborer avec le nouvel agent, il doit généralement fournir tous les dossiers concernant des demandes et des brevets, mais il ne doit pas divulguer les renseignements confidentiels qui n'ont aucun lien direct avec l'affaire sans le consentement écrit du client.

L'agent qui représente plusieurs parties dans une affaire ou un dossier et qui cesse d'agir pour une ou plusieurs d'entre elles doit collaborer avec l'agent ou les agents qui le remplaceront dans la mesure exigée par les règles, et il doit tenter d'éviter toute rivalité malséante, réelle ou apparente.

Il convient parfaitement que l'agent prenant la relève incite fortement le client à régler ou à protéger tout compte non réglé de l'ancien agent, ou à prendre des mesures raisonnables à cette fin, surtout si ce dernier s'est retiré de l'affaire pour un motif valable ou en a été dessaisi pour des raisons arbitraires. Toutefois, si une affaire est en cours ou imminente, ou si le client risque de subir un préjudice, l'existence d'un compte en souffrance ne doit pas empêcher l'agent prenant la relève de représenter le client.

7. Devoirs envers l'organisme de réglementation, les membres et les autres

Principe directeur

L'agent doit contribuer au maintien des normes de la profession dans ses rapports avec l'organisme de réglementation et les membres de la profession en général. La conduite de l'agent envers les autres agents doit être empreinte de courtoisie et de bonne foi.

Règle 7

7.1L'agent doit se conduire de manière professionnelle.

7.2 L'agent ne doit pas se conduire de manière à discréditer la profession.

7.3 L'agent doit répondre rapidement à toute correspondance provenant de l'organisme de réglementation et concernant sa conduite. Sa réponse doit être complète et appropriée.

7.4 L'agent a le devoir d'honorer les obligations financières relatives à l'exercice de sa profession d'agent.

7.5 L'agent doit signaler à l'organisme de réglementation toute conduite dont il a personnellement connaissance et qui, de l'avis raisonnable de cet agent agissant de bonne foi, laisse sérieusement croire qu'un autre agent déroge au Code.

7.6 L'agent doit encourager le client qui porte plainte contre un agent présumé malhonnête à signaler les faits à l'organisme de réglementation dans les meilleurs délais.

7.7 L'agent assume toute la responsabilité professionnelle des affaires qui lui sont confiées et doit encadrer directement le personnel et les adjoints à qui il délègue des tâches et des fonctions particulières.

7.8 L'agent qui supervise un stagiaire doit donner à ce dernier une formation sérieuse et lui permettre de se familiariser avec le travail et d'y participer. La formation doit permettre au stagiaire d'acquérir les connaissances requises et l'expérience des aspects pratiques du travail des agents de brevets et de marques de commerce ainsi que de bien comprendre les traditions et l'éthique de la profession.

7.9 En ce qui a trait à l'exercice de la profession d'agent, l'agent ne doit faire preuve de discrimination envers qui que ce soit.

7.10En ce qui a trait à l'exercice de la profession d'agent, l'agent ne doit se livrer à aucune forme de harcèlement, sexuel ou autre, envers qui que ce soit.

7.11

1. Lorsqu'un agent (« agent qui change de cabinet ») quitte un cabinet (« ancien cabinet ») pour pratiquer dans un nouveau cabinet, ni l'agent ni l'ancien cabinet ne doivent exercer ou tenter d'exercer de pression excessive ou de harcèlement auprès de clients de l'ancien cabinet qui avaient confié des mandats à l'agent qui change de cabinet dans le but d'influencer la décision de ces clients quant à la personne qui les représentera.
2. Lorsque l'agent est un employé, il ne doit pas solliciter de mandat pour son propre compte auprès des clients actuels ou potentiels de son employeur, sans que son employeur en soit informé.

8. Communications avec l'organisme de réglementation, l'OPIC et les autres

Principe directeur

La conduite de l'agent envers les autres agents doit être empreinte de courtoisie et de bonne foi.

Règle 8

8.1

1. L'agent doit être courtois et poli et agir de bonne foi envers toutes les personnes avec lesquelles il traite dans l'exercice de ses fonctions. Il est entendu que l'agent doit être courtois et poli et agir en toute bonne foi envers les représentants de l'OPIC.
2. Toute la correspondance et toutes les remarques adressées par un agent à un autre agent ou le concernant, que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur du cabinet de l'agent ou concernant un autre cabinet, l'OPIC ou l'organisme de réglementation, doivent être équitables, exactes et courtoises.
3. L'agent doit éviter toute pratique déloyale et ne doit pas profiter d'étourderies, d'irrégularités ou d'erreurs ou agir sans avertissement formel dans un tel cas, si ces étourderies, irrégularités ou erreurs ne touchent pas le fond de l'affaire ou ne portent pas atteinte aux droits du client.
4. L'agent doit éviter de critiquer sans fondement la compétence, la conduite, les conseils et le travail d'autres agents, mais il doit être prêt, lorsqu'on le lui demande, à conseiller et représenter un client relativement à une plainte qui concerne un autre agent.
5. L'agent doit accepter les demandes raisonnables concernant des dates d'audience, des reports de délai, des abandons de formalités de procédure et autres accommodations de ce type, à moins que cela ne cause préjudice à la position de son client ou que ce ne soit contraire aux instructions du client.

Commentaire

L'intérêt public exige que les dossiers confiés à l'agent soient traités de manière efficace et sans délai. Cette exigence pourra être respectée si, entre autres, l'agent agit de façon courtoise et équitable envers les autres. L'agent qui se comporte autrement fait du tort au client et, en dérogeant à la règle, il ne pourra remplir ses fonctions adéquatement.

Toute hostilité qui pourrait exister ou être engendrée entre clients, particulièrement pendant les procédures d'opposition, ne devrait jamais influencer les agents dans leur conduite ou leur comportement l'un envers l'autre ou envers les parties. Si les agents agissant dans une affaire entretiennent un sentiment d'animosité l'un envers l'autre, des facteurs émotifs risquent de brouiller leur jugement et de gêner le déroulement de l'affaire.

8.2

1. Dans l'exercice de sa profession, l'agent ne doit pas envoyer une lettre ou communiquer autrement avec un client, un autre agent, l'OPIC ou toute personne de façon injurieuse, déplaisante ou autrement incompatible avec le ton approprié d'une communication professionnelle de la part d'un agent.
2. L'agent doit répondre avec une promptitude raisonnable à toute correspondance ou communication professionnelle provenant d'autres agents et de l'OPIC exigeant une réponse, et il doit faire preuve de ponctualité dans tous ses engagements.
3. Sous réserve du paragraphe 8.2(4), si une personne est représentée par un agent dans une affaire, un autre agent ne doit pas, sauf par l'entremise ou avec le consentement de l'agent de cette personne :
   1. entrer en contact, communiquer ou traiter avec la personne au sujet de l'affaire en question; ou
   2. tenter de négocier ou de parvenir à un compromis directement avec la personne.
4. L'agent qui n'est pas concerné par une affaire peut donner un deuxième avis au sujet de cette affaire à la personne qui est représentée par un agent.
5. L'agent dont on a retenu les services dans une affaire mettant en cause une personne morale ou un autre organisme représenté par un agent ne doit pas communiquer avec un dirigeant ou un employé de l'organisme :
   1. qui a le pouvoir de lier l'organisme;
   2. qui surveille, dirige ou consulte régulièrement l'agent de l'organisme; ou
   3. dont les intérêts sont directement en jeu dans l'affaire en question, au sujet de cette affaire, à moins d'avoir le consentement de l'agent représentant l'organisme ou à moins que ce contact ne soit autorisé ou exigé par la loi. Aux fins de la présente règle, l'expression « autre organisme » englobe les partenariats, les associations, les syndicats, les groupes non constitués en société, les ministères et les organismes gouvernementaux, les tribunaux, les organismes de réglementation et les entreprises individuelles.

Commentaire

Le paragraphe 8.2(3) s'applique aux communications avec une personne, qu'elle soit ou non une des parties à une action en justice formelle, à un contrat ou à des négociations, et qui est représentée par un agent dans une affaire avec laquelle les communications ont un lien. L'agent peut communiquer avec une personne représentée à propos d'une autre affaire. Le paragraphe 8.2(3) n'empêche pas les parties à une instance de communiquer directement entre elles.

L'interdiction de communiquer avec une personne représentée s'applique uniquement lorsque l'agent sait ou devrait savoir d'après les circonstances que la personne est représentée dans l'affaire faisant l'objet de la discussion.

Le paragraphe 8.2(4) vise les circonstances où un client peut vouloir obtenir un deuxième avis d'un autre agent. En donnant un deuxième avis, l'agent, qui se doit d'offrir des services compétents, peut avoir besoin de renseignements qu'il ne peut obtenir qu'en consultant le premier agent intervenant dans l'affaire. L'agent doit informer le client de ce fait et, si nécessaire, consulter le premier agent à moins d'indication contraire de la part du client.

Le paragraphe 8.2(5) interdit à l'agent représentant une autre personne ou entité de communiquer avec des personnes qui participent vraisemblablement au processus décisionnel relativement à cette affaire pour une personne morale ou un autre organisme. Si l'organisme ou la personne morale est représenté par un agent dans cette affaire, le consentement de cet agent suffit aux fins de l'application de la présente règle. L'agent peut communiquer avec des employés de la personne morale ou de l'organisme au sujet de questions qui ne concernent pas le dossier.

8.3 Lorsque l'agent s'adresse, au nom de son client, à une personne qui n'est pas représentée, l'agent doit :

1. conseiller à cette personne de faire appel à un agent indépendant;
2. bien faire comprendre à cette personne qu'il ne se chargera pas de protéger ses intérêts;
3. bien faire comprendre à cette personne qu'il agit uniquement dans l'intérêt du client;
4. faire preuve envers la personne non représentée de la même courtoisie et de la même bonne foi qu'envers les autres agents ou les agents en formation.

Commentaire

Si une personne non représentée demande à l'agent de donner un avis ou d'intervenir dans l'affaire, l'agent doit tenir compte des points énoncés dans la règle sur les conflits et concernant la représentation conjointe.

8.4 L'agent qui reçoit un document concernant la représentation du client d'un autre agent et qui sait ou qui devrait raisonnablement savoir que le document a été envoyé par inadvertance doit informer l'expéditeur dans les plus brefs délais. Aux fins de la présente règle, le terme « document » comprend les courriels ou autres communications transmises par voie électronique qui peuvent être lus ou convertis en version lisible.

Commentaire

Les agents reçoivent parfois des documents envoyés par erreur par des parties adverses ou leurs agents. Si l'agent sait ou devrait raisonnablement savoir qu'un tel document a été envoyé par inadvertance, il est tenu d'aviser l'expéditeur dans les meilleurs délais afin de permettre à cette personne de prendre les mesures de protection nécessaires.

Certains agents peuvent décider de retourner un document sans le lire lorsque, par exemple, ils apprennent que le document a été envoyé à la mauvaise adresse avant même de le recevoir. La décision de retourner un tel document volontairement est une question de jugement professionnel qui est normalement laissé à la discrétion de l'agent, à moins qu'une loi applicable ne l'oblige à le faire.

9. Publicité

Principe directeur

L'agent peut annoncer ses services et ses honoraires ou solliciter du travail de toute autre manière, à la condition que la publicité :

1. ne soit pas mensongère, ne prête pas à confusion ou ne soit pas trompeuse ou qu'elle ne risque pas d'induire en erreur, de prêter à confusion ou de tromper;
2. soit de bon goût;
3. ne soit pas susceptible de discréditer la profession;
4. soit vraie, exacte et vérifiable.

Règle 9

9.1L'agent ne doit laisser faussement entendre que lui ou une autre personne de son cabinet possède des diplômes ou des titres professionnels que lui ou l'autre personne ne possède pas.

Commentaire

Les clients sont souvent à la recherche d'un agent ayant une certaine expérience ou certaines compétences. Ces clients ne doivent pas être trompés par l'agent qui prétend que lui ou d'autres membres de son cabinet possèdent des compétences qu'ils n'ont pas.

9.2 La publicité faite par l'agent peut être conçue de façon à ce que les renseignements qui y sont donnés aident la clientèle potentielle à choisir un agent ayant les compétences et les connaissances appropriées pour une affaire en particulier. L'agent peut indiquer que sa pratique se restreint à un secteur en particulier ou qu'il pratique dans un certain domaine, si tel est le cas. Dans toutes les circonstances, les déclarations faites doivent être exactes (dont la véracité peut être démontrée) et ne doivent pas être trompeuses.

9.3 L'agent ne doit pas indiquer dans une annonce, un en-tête de lettre ou autrement que son bureau est situé à telle adresse lorsqu'en fait tel n'est pas le cas.

9.4L'agent peut annoncer les honoraires demandés pour ses services pourvu que :

1. la publicité indique de façon suffisamment précise les services offerts en échange de chacun des honoraires annoncés;
2. la publicité indique si d'autres montants, tels que les débours et les taxes, sont en sus;
3. l'agent respecte rigoureusement les honoraires annoncés dans tous les sens applicables.

Commentaire

L'emploi d'expressions comme « Pierre Untel et associés » ou « Pierre Untel et compagnie » et « Pierre Untel et partenaires » est incorrect à moins que, dans les faits, deux agents ou plus soient associés à Pierre Untel ou deux partenaires ou plus pratiquent avec Pierre Untel.

10. Pratiques non autorisées

Principe directeur

L'agent a le devoir d'aider à prévenir toute pratique non autorisée par des personnes ou des groupes, notamment la pratique non autorisée en vertu des lois pertinentes en matière de propriété intellectuelle ou d'un ordre professionnel provincial de juristes en fournissant des conseils et des services relativement aux lois appropriées en matière de propriété intellectuelle.

Règle 10

10.1 L'agent ne doit pas, sans l'autorisation expresse de l'organisme de réglementation, engager pour exercer quelque fonction que ce soit ayant trait à la pratique d'un agent de brevets, d'un agent de marques de commerce ou des deux, un agent suspendu à la suite de procédures disciplinaires ou une personne rayée du tableau ou autorisée à démissionner alors qu'elle faisait face à des procédures disciplinaires et qui n'a pas été réhabilité. Il ne doit pas non plus partager des bureaux, conclure un partenariat ou s'associer avec cet agent ou cette personne ou retenir ses services.

10.2L'agent ne doit pas aider ou assister une personne qui pratique à titre d'agent de brevets ou d'agent de marques de commerce si cette personne n'est pas autorisée à le faire.

10.3 L'agent qui a été suspendu à la suite de procédures disciplinaires ou la personne qui a été rayée du tableau ou qui a été autorisée à démissionner alors qu'elle faisait face à des procédures disciplinaires et qui n'a pas été réhabilitée ne doit pas :

1. exercer la profession d'agent de brevets ou de marques de commerce, selon le cas; ou
2. se présenter comme une personne autorisée à exercer la profession d'agents de brevets ou de marques de commerce, selon le cas, ou affirmer qu'elle est autorisée à le faire.

Commentaire

Il est de l'intérêt du public et de la profession que les personnes qui ne possèdent pas les qualifications requises et qui ne sont pas soumises à des mesures de contrôle, de gestion ou de discipline ne soient pas autorisées à offrir au public des services d'agent de brevets ou d'agent de marques de commerce.