Peu importe la forme de l'organisme de réglementation établi, le cadre de valeurs et d'éthique fonctionnerait selon les mêmes éléments communs. Ces éléments, que l'on retrouve dans la grande majorité des cadres d'éthique et de valeurs professionnelles, sont :
- Une fonction de réception des plaintes;
- Une fonction d'examen;
- Une fonction d'enquête;
- Un tribunal disciplinaire;
- Un processus d'appel.
- La fonction de réception des plaintes
L'organisme de réglementation aurait la responsabilité de recevoir les plaintes. Il serait possible de soumettre une plainte concernant tout agent ou toute société régis par l'organisme de réglementation. Toute personne, y compris un client, un autre agent, un examinateur de brevets, un membre d'une association professionnelle des avocats ou un autre membre du public, pourrait déposer une plainte. L'objectif de la fonction de réception des plaintes serait d'offrir et de rendre public un mécanisme de réception de plaintes concernant un agent ou une société, de s'assurer que la plainte est présentée dans le format requis et de lancer toute mesure de coordination requise si l'agent relève de plus d'un organisme de réglementation (p. ex. un barreau provincial). Si des renseignements sont manquants, l'organisme de réglementation communiquerait avec le plaignant pour lui demander de transmettre ces renseignements. Si la plainte est jugée complète, elle passerait à l'étape de l'examen.
- La fonction d'examen
Une fois reçue, la plainte serait examinée. À cette étape, l'organisme de réglementation déciderait de rejeter la plainte ou de passer à l'étape de l'enquête. Les raisons du rejet à cette étape seraient de nature procédurale et pourraient comprendre des critères comme : le plaignant n'allègue pas de faits qui, s'ils étaient vrais, donneraient lieu à une violation du code de conduite; une enquête concernant l'objet de la plainte est déjà en cours; l'agent a été exonéré de tout acte répréhensible relatif à cette question.
- La fonction d'enquête
Si la plainte est jugée valide et que l'organisme de réglementation estime qu'une enquête est requise, l'organisme de réglementation pourrait réaliser l'enquête lui-même, ou la plainte pourrait être assignée à des enquêteurs indépendants nommés par l'organisme de réglementation.
Les enquêteurs disposeraient des autorisations nécessaires pour examiner tous les documents se rattachant au cas. Tout document confidentiel ou protégé par le secret professionnel découvert pendant l'enquête demeurerait confidentiel et ne serait pas divulgué ou utilisé en dehors du contexte du processus disciplinaire. Une fois l'enquête terminée, les enquêteurs soumettraient à l'organisme de réglementation un rapport présentant en détail leurs conclusions.
Ensuite, les membres de l'organisme de réglementation se rencontreraient pour examiner le rapport et discuter d'une manière de résoudre la question. Les résolutions possibles pourraient comprendre : rejeter la plainte, conclure une entente de règlement avec l'agent ou la société ou transmettre la plainte à un tribunal disciplinaire.
- Le tribunal disciplinaire
Si l'organisme de réglementation estimait que des mesures devaient être prises; un tribunal disciplinaire serait ensuite convoqué. Les parties devant le tribunal seraient l'organisme de réglementation et l'agent. Cependant, le plaignant pourrait demander d'être entendu par le tribunal disciplinaire. L'agent aurait le droit de se représenter lui-même ou de se faire représenter par un avocat.
L'organisme de réglementation présenterait les éléments de preuve de la présumée infraction au code de conduite et demanderait une mesure disciplinaire. Le tribunal devrait alors décider si une violation du code a été commise et, le cas échéant, déterminer la mesure disciplinaire appropriée.
Le tribunal aurait le pouvoir d'imposer des mesures disciplinaires. En voici des exemples :
- Retirer l'agent du registre;
- Suspendre l'accréditation de l'agent pour une période maximale de deux ans;
- Imposer des modalités ou des conditions pour le maintien en poste de l'agent (p. ex. cours de perfectionnement professionnel);
- Faire vérifier le travail de l'agent pendant une période déterminée;
- Imposer une sanction pécuniaire;
- Émettre une réprimande officielle;
- Exiger que la profession soit informée de toute mesure prise par le tribunal disciplinaire;
- Adjuger les dépens pour l'instance;
- Prendre toute autre mesure jugée appropriée dans les circonstances.
Toutes les instances du tribunal disciplinaire seraient ouvertes au public et un registre de toutes les décisions pourrait être consulté par celui-ci, dans la mesure où cela ne met pas en péril la confidentialité de l'information privilégiée.
- Le processus d'appel
Toutes les décisions du tribunal disciplinaire pourraient faire l'objet d'un appel à la Cour fédérale, soit par le biais d'un droit d'appel prévu par la loi, soit par voie de contrôle judiciaire.