Maintenir une chambre de commerce

Les chambres de commerce régies par la Loi sur les chambres de commerce (LChambre) ont des obligations à remplir chaque année. Voici un aperçu général des activités qui doivent être effectuées chaque année pour maintenir une chambre de commerce en conformité et assurer que son statut juridique demeure « actif ».

Sur cette page

Dépôt d’un sommaire annuel

Le sommaire annuel n’est pas une déclaration de l’impôt sur le revenu. C’est une exigence de la Loi sur les chambres de commerce qui est entièrement distincte de toute obligation de déclaration que vous avez auprès de l’Agence du revenu du Canada.

Le sommaire annuel doit être déposé entre le 31 mars et le 1er juin chaque année si le statut juridique de la chambre de commerce est « actif ». Le fait d’avoir un statut « actif » signifie que la chambre de commerce n’a pas été dissoute. Vous trouverez le statut d’une chambre de commerce à l’aide de Recherche d’une société de régime fédéral.

Le sommaire annuel doit contenir les renseignements sur la chambre de commerce en date du 31 mars de l’année du dépôt.

Corporations Canada envoie un rappel lorsqu’un sommaire annuel doit être déposé. Si un sommaire annuel est déposé avant le 31 mars, il ne sera pas accepté.

Le dépôt du sommaire annuel auprès de Corporations Canada est gratuit. Le Formulaire - Sommaire annuel - Loi sur les chambres de commerce doit être rempli et envoyé à Corporations Canada (voir Comment déposer une demande en vertu de la Loi sur les chambres de commerce).

Assemblées des membres

La LChambre exige la tenue d’assemblées des membres trimestrielles pour que ceux-ci puissent se rencontrer et discuter du fonctionnement de la chambre et des sujets qui les intéressent.

Une des assemblées trimestrielles de l’année est parfois appelée l’assemblée générale annuelle de la chambre et est désignée comme telle dans les règlements administratifs de la chambre. À l’assemblée générale annuelle, les membres font généralement ce qui suit :

  • élire le président, le vice-président, le secrétaire et au moins 8 autres administrateurs qui siègent au conseil
  • nommer des vérificateurs pour la chambre de commerce
  • adopter le rapport annuel présenté par le président de la chambre de commerce
  • adopter les états financiers annuels et le rapport du vérificateur de la chambre de commerce
  • adopter le rapport annuel du trésorier de la chambre de commerce (si un trésorier a été nommé)
  • adopter des modifications à la dénomination ou au district de la chambre, ou une résolution pour dissoudre la chambre de commerce, et autoriser le conseil à demander ces modifications auprès de Corporations Canada
  • adopter toute modification aux règlements de la chambre proposée par le conseil ou par un membre.

Le secrétaire/trésorier doit envoyer un avis concernant toutes les assemblées aux membres conformément aux règlements de la chambre. Les assemblées doivent être tenues dans le district de la chambre et ont souvent lieu au siège social.

Conseil de la chambre de commerce

Le conseil de la chambre de commerce est composé du président, du vice-président, du secrétaire et d’au moins 8 autres membres. Parfois, le conseil de la chambre est appelé le conseil d’administration. Le président, le vice-président et le secrétaire/trésorier sont désignés comme des dirigeants qui sont également membres du conseil ou conseil d’administration.

Les dirigeants et membres du conseil sont élus à l’assemblée générale annuelle chaque année et demeurent en poste jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle, à moins qu’ils démissionnent ou qu’ils soient destitués de leur poste conformément aux règlements administratifs. Si le conseil n’est pas élu à l’assemblée générale annuelle dans une année donnée, des élections devraient être tenues à la prochaine assemblée trimestrielle.

Le conseil de la chambre de commerce établit l’orientation générale de la chambre alors que les dirigeants sont responsables de l’administration générale et de la gestion au jour le jour. Le conseil et les dirigeants doivent agir conformément à la LChambre et aux règlements administratifs de la chambre de commerce.

Le conseil :

  • se réunit régulièrement pour réaliser des activités comme elles sont assignées au conseil par les membres, la LChambre ou les règlements administratifs
  • représente la chambre de commerce
  • crée des comités et nomme des membres
  • propose des modifications aux règlements administratifs aux membres.

Le président et le vice-président (à titre de remplacement du président) :

  • est le représentant officiel de la chambre de commerce et signe tous les papiers et documents au nom de celle-ci
  • convoque les réunions du conseil et les préside
  • contresigne le compte rendu des délibérations et les procès-verbaux des réunions du conseil.

Le secrétaire/trésorier du conseil :

  • envoie tous les avis et convoque les assemblées des membres et les réunions du conseil;
  • conserve un registre des délibérations du conseil et les rend disponibles à tous les membres aux fins de consultation;
  • administre les finances de la chambre de commerce, tient les comptes de toutes les recettes et dépenses et en fait rapport au conseil et aux membres;
  • présente un budget annuel à l’assemblée générale annuelle;
  • conserve le sceau officiel de la chambre de commerce et contresigne tous les procès-verbaux et documents sortants signés par le président.

États financiers

Chaque année, une chambre de commerce doit préparer des états financiers et les soumettre à une vérification.

Une copie des états financiers annuels et du rapport du vérificateur doit être présentée aux membres à l’assemblée générale annuelle. Ces documents doivent également être mis à la disposition des membres pour consultation au siège social de la chambre de commerce. Les membres devraient également avoir la possibilité d’en demander une copie sans frais.

Modification des règlements, de la dénomination ou du district de la chambre de commerce

Pour en savoir plus sur la manière de modifier les règlements de la chambre de commerce, voir Règlements administratifs des chambres de commerce.  Pour des renseignements sur la modification de la dénomination d’une chambre de commerce ou de son district, voir Modifier une chambre de commerce.

Dissolution

La LChambre permet à une chambre de commerce qui a cessé de fonctionner (c’est-à-dire avoir cessé ses activités) de demander une dissolution. La dissolution est la cessation légale d’une chambre de commerce. Pour en savoir plus sur la manière de dissoudre une chambre de commerce, voir Dissolution d’une chambre de commerce.

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