Outil d'élaboration des règlements administratifs : chambres de commerce

L'Outil d'élaboration des règlements administratifs en ligne de Corporations Canada permet de créer les règlements administratifs de votre chambre de commerce, qui sont exigés par la Loi sur les chambres de commerce (LChambre). Cet outil permet d'adapter les règlements administratifs pour mieux répondre aux besoins de votre chambre de commerce.

L'Outil d'élaboration des règlements administratifs vous offre la possibilité de choisir d'autres dispositions que les dispositions standard conformes à la LChambre ou d'entrer vos propres dispositions. Si vous envisagez l'utilisation de vos propres dispositions, vous voudrez peut-être consulter un conseiller juridique pour vous assurer qu'elles sont acceptables en vertu de la LChambre.

Avant de procéder, vous pouvez utiliser le lien suivant afin d'obtenir plus d'information au sujet des règlements administratifs pour les chambres de commerce.

Responsabilité de la chambre de commerce

La chambre de commerce est responsable de s'assurer que ses règlements administratifs correspondent à ses besoins spécifiques et qu'ils sont conformes à la LChambre. Si vous êtes incertain ou confus à l'égard d'un des aspects de l'élaboration des règlements administratifs, vous voudrez peut-être consulter un conseiller juridique.

Sauvegarde d'une copie modifiable des règlements administratifs

Lorsque toutes les étapes seront complétées et que les dispositions des règlements administratifs auront été choisies, l'Outil produira les règlements administratifs comme une page web temporaire. Pour sauvegarder le document dans un format modifiable, il suffit de le copier et de le coller dans un document créé au moyen d'un logiciel de traitement de texte.

Il faut compléter toutes les étapes pour produire les règlements. Une option doit être choisie pour chaque disposition. Les dispositions sans option sont obligatoires et seront ajoutées à vos règlements.


Élaborez vos règlements administratifs

Nom de l'organisation

Définitions et Interprétation

1. Définitions

À moins que le contexte n'indique un sens différent, dans les présents règlements administratifs ainsi que dans tous les autres règlements administratifs de la chambre de commerce :

« Administrateur » s'entend d'un membre du conseil, étant entendu que cela comprend le président, le vice-président et le secrétaire, élu conformément à la Loi;

« Assemblée des membres » s'entend d'une assemblée trimestrielle, annuelle, extraordinaire ou autre assemblée des membres;

« Assemblées trimestrielles » s'entend des quatre (4) assemblées trimestrielles que les membres doivent tenir durant une année civile en vertu de la Loi, chacune étant une « assemblée trimestrielle »;

« Certificat de formation » s'entend du certificat de formation enregistré par le ministre attestant l'existence de la chambre de commerce;

« Conseil » s'entend du conseil de la chambre de commerce au sens de la Loi et, plus précisément, des présents règlements administratifs;

« Dirigeant » ou « dirigeants » s'entend du président, du vice-président, du secrétaire, du trésorier et de toute autre personne respectivement qui a été élue ou nommée à titre de dirigeant de la chambre de commerce conformément aux règlements administratifs;

« District » s'entend de tout territoire dans lequel et pour lequel la chambre de commerce a été enregistrée tel qu'indiqué dans le certificat de formation de cette chambre de commerce ou tel que défini par le gouverneur en conseil, y compris toute modification successive au district que pourrait approuver le gouverneur en conseil;

« Loi » s'entend de la Loi sur les chambres de commerce (L.R.C. (1985), ch. B-6), y compris toute loi qui pourrait la remplacer, et ses modifications successives;

« Membre » s'entend d'une personne ou d'un organisme que la chambre de commerce a acceptée en tant que membre conformément à la Loi et aux présents règlements administratifs;

« Membre du comité » s'entend d'un membre de tout comité ou de tout autre organe consultatif du conseil;

« Ministre » s'entend du membre du Cabinet fédéral chargé d'administrer la Loi;

« Règlement administratif » désigne les présents règlements administratifs et tous les autres règlements administratifs de la chambre de commerce ainsi que leurs modifications successives, qui sont en vigueur;

« Résolution extraordinaire » s'entend d'une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées;

« Résolution ordinaire » s'entend d'une résolution adoptée à la majorité des voix exprimées;

2. Interprétation

Dans l'interprétation des présents règlements administratifs, les termes utilisés au masculin incluent tous les genres et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement, et le terme « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et un organisme non doté d'une personnalité morale.

Autrement que tel que spécifié précédemment, les mots et les expressions définis dans la Loi ont la même signification lorsqu'ils sont utilisés dans les présents règlements administratifs.

Activités de la chambre de commerce

3. Sceau de l'organisation

La chambre de commerce peut avoir son propre sceau, dans la forme approuvée par le conseil, avec ses modifications successives. Le secrétaire de la chambre de commerce est le gardien de tout sceau approuvé par le conseil.

L'impression tamponnée dans la marge de ce document est le sceau de la chambre de commerce. Le secrétaire de la chambre de commerce est le gardien du sceau.

La chambre de commerce peut avoir son propre sceau, dans la forme approuvée par le conseil, avec ses modifications successives. Le de la chambre de commerce est le gardien de tout sceau approuvé par le conseil.

4. Lieu du siège

Le siège de la chambre de commerce doit être situé dans le district.

5. Livres et registres

Le conseil doit veiller à la tenue en bonne et due forme des livres et registres de la chambre de commerce requis en vertu des règlements administratifs ou de toute loi applicable. Les livres et les registres devraient être disponibles à chaque membre de la chambre de commerce à toute heure raisonnable sans aucun frais.

6. Signature des documents

Les actes, transferts, cessions, contrats, obligations et autres documents écrits nécessitant la signature de la chambre de commerce peuvent être signés par . En outre, le conseil d'administration peut déterminer, avec ses modifications successives, la manière dont un document particulier ou un type de document doit être signé et désigner le ou les signataires. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de la chambre de commerce, le cas échéant, sur le document en question. Tout signataire autorisé peut certifier qu'une copie d'un document, d'une résolution, d'un règlement administratif ou de tout autre document de la chambre de commerce est conforme à l'original.

Les actes, transferts, cessions, contrats, obligations et autres documents écrits nécessitant la signature de la chambre de commerce peuvent être signés par . En outre, le conseil d'administration peut déterminer, avec ses modifications successives, la manière dont un document particulier ou un type de document doit être signé et désigner le ou les signataires. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de la chambre de commerce, le cas échéant, sur le document en question. Tout signataire autorisé peut certifier qu'une copie d'un document, d'une résolution, d'un règlement administratif ou de tout autre document de la chambre de commerce est conforme à l'original.

7. Fin de l'exercice

La fin de l'exercice de la chambre de commerce est déterminée par le conseil.

La fin de l'exercice de la chambre de commerce doit être le de chaque année.

8. Opérations bancaires

Les opérations bancaires de la chambre de commerce sont effectuées dans une banque, une société de fiducie ou une autre firme ou société menant des activités bancaires au Canada ou ailleurs et désignée, nommée ou autorisée par résolution du conseil d'administration, avec ses modifications successives. Les opérations bancaires sont effectuées, en tout ou en partie, par un ou plusieurs dirigeants de la chambre de commerce ou d'autres personnes désignées, mandatées ou autorisées à cette fin par résolution du conseil d'administration.

9. Nomination d’un vérificateur

Les membres nomment un vérificateur chaque année, à l'assemblée annuelle des membres. Chaque année, le vérificateur nommé est chargé d'effectuer une vérification annuelle des comptes et des états financiers de la chambre de commerce. Ceux-ci doivent être présentés l'année suivante à l'assemblée annuelle des membres. Ce vérificateur reste en fonction jusqu'à l'assemblée annuelle suivante, à condition que les administrateurs puissent pourvoir toute vacance occasionnelle qui se produit au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le conseil.

Les membres nomment un vérificateur chaque année, à la première assemblée trimestrielle. Chaque année, le vérificateur nommé est chargé d'effectuer une vérification annuelle des comptes et des états financiers de la chambre de commerce et ceux-ci doivent être présentés l'année suivante à la première assemblée trimestrielle des membres. Ce vérificateur reste en fonction jusqu'à la première assemblée trimestrielle suivante, à condition que les administrateurs puissent pourvoir toute vacance occasionnelle qui se produit au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le conseil.

10. Pouvoir d'emprunt

Le conseil d'administration de la chambre de commerce peut, sans autorisation des membres,

  • contracter des emprunts sur le crédit de la chambre de commerce;
  • émettre, réémettre ou vendre les titres de créance de la chambre de commerce ou les donner en garantie sous forme d'hypothèque mobilière, de gage ou de nantissement;
  • donner en garantie au nom de la chambre de commerce;
  • grever d'une sûreté, notamment par hypothèque, tout ou en partie des biens, présents ou futurs, de la chambre de commerce, afin de garantir ses titres de créance.

Si autorisés par une résolution adoptée par les administrateurs et confirmé par résolution ordinaire des membres, les administrateurs de la chambre de commerce peuvent lorsqu'il y a lieu :

  • contracter des emprunts sur le crédit de la chambre de commerce;
  • émettre, réémettre ou vendre les titres de créance de la chambre de commerce ou les donner en garantie sous forme d'hypothèque mobilière, de gage ou de nantissement;
  • donner en garantie au nom de la chambre de commerce;
  • grever d'une sûreté, notamment par hypothèque, tout ou en partie des biens, présents ou futurs, de la chambre de commerce, afin de garantir ses titres de créance.

Une telle résolution peut prévoir la délégation d'un tel pouvoir par le conseil d'administration à des dirigeants ou à des administrateurs du conseil dans les limites et de la manière prévue dans le règlement administratif.

Rien dans le présent règlement ne limite ni ne restreint l'emprunt d'argent par la chambre de commerce sur des lettres de change ou billets à ordre faits, tirés, acceptés ou endossés par ou au nom de la chambre de commerce.

11. Non partisan/non confessionnel

La chambre de commerce ne sera ni partisane ni confessionnelle et n'appuiera aucun candidat à une fonction publique.

Adhésion à la chambre de commerce

12. Conditions d'adhésion

Peut devenir membre de la chambre de commerce uniquement :

  • un individu résidant dans le district qui est alors ou a été marchand, courtier, négociant, artisan, fabricant, directeur de banque ou agent d'assurance ou qui exerce des activités commerciales dans le district; ou
  • un individu qui n'est pas visé au paragraphe ci-dessus, mais dont l'adhésion à la chambre de commerce est recommandée par le conseil de celle-ci lors d'une assemblée des membres.

Peut devenir membre de la chambre de commerce uniquement :

  • un individu résidant dans le district qui est alors ou a été marchand, courtier, négociant, artisan, fabricant, directeur de banque ou agent d'assurance ou qui exerce des activités commerciales dans le district;
  • une société, une personne morale ou un organisme qui exerce des activités commerciales dans le district; ou
  • un individu, une société, une personne morale ou un organisme qui n'est pas visé aux paragraphes ci-dessus, mais dont l'adhésion à la chambre de commerce est recommandée par le conseil de celle-ci lors d'une assemblée des membres.

Peut devenir membre de la chambre de commerce uniquement :

  • un individu qui est directement ou indirectement occupé ou intéressé au commerce ou au bien-être économique et social du district, qu'il y réside ou non; ou
  • un individu qui n'est pas visé au paragraphe ci-dessus, mais dont l'adhésion à la chambre de commerce est recommandée par le conseil de celle-ci lors d'une assemblée des membres.

Peut devenir membre de la chambre de commerce uniquement :

  • un individu qui est directement ou indirectement occupé ou intéressé au commerce ou au bien-être économique et social du district, qu'il y réside ou non;
  • une société, une personne morale ou un organisme qui est directement ou indirectement occupé ou intéressé au commerce ou au bien-être économique et social du district; ou
  • un individu, une société, une personne morale ou un organisme qui n'est pas visé aux paragraphes ci-dessus, mais dont l'adhésion à la chambre de commerce est recommandée par le conseil de celle-ci lors d'une assemblée des membres.

13. Admission des membres

Un individu dont l'adhésion à la chambre de commerce est proposée en vertu de la disposition portant sur l'adhésion à la chambre du présent règlement administratif ne peut y être admis que si l'individu y consent et que son adhésion est approuvée par résolution extraordinaire des membres à une assemblées de membres. Dès son adhésion à la chambre de commerce ainsi approuvée, cet individu en devient immédiatement membre avec tous les droits et obligations qui s'y rattachent.

Un individu  ou un organisme dont l'adhésion à la chambre de commerce est proposée en vertu de la disposition portant sur l'adhésion à la chambre du présent règlement administratif ne peut y être admis que si l'individu ou l'organisme y consent et que son adhésion est approuvée par résolution extraordinaire des membres à une assemblée des membres. Dès son adhésion à la chambre de commerce ainsi approuvée, cet individu ou organisme en devient immédiatement membre avec tous les droits et obligations qui s'y rattachent.

14. Exigibilité des droits d’adhésion

Les membres seront avisés par écrit du montant de la contribution ou des droits d'adhésion qu'ils sont tenus de payer, et tout membre qui omet de s'en acquitter dans un délai d'un (1) mois suivant la date de renouvellement de son adhésion cesse automatiquement d'être membre de la chambre de commerce.

Les membres seront avisés par écrit du montant de la contribution ou des droits d'adhésion qu'ils sont tenus de payer, et tout membre qui omet de s'en acquitter dans un délai suivant la date de renouvellement de son adhésion cesse automatiquement d'être membre de la chambre de commerce.

Il n'y a pas montants de contribution ou droits d'adhésion payable par les membres pour l'adhésion à la chambre de commerce.

15. Cessation et retrait de l’adhésion

Le statut de membre de la chambre de commerce prend fin dans l'un des cas suivants :

  • le membre meurt;
  • le membre se retire ou démissionne en donnant par écrit au secrétaire de la chambre de commerce dix (10) jours d'avis de son intention et en acquittant toute dette exigible qui, au moment de cet avis écrit, lui est imputée dans les livres de la chambre de commerce;
  • le membre est expulsé conformément à toute mesure disciplinaire prévue à l'article sur les mesures disciplinaires contre les membres ci-après ou son statut de membre prend autrement fin conformément à la Loi ou aux règlements administratifs.

Le statut de membre de la chambre de commerce prend fin dans l'un des cas suivants :

  • le membre meurt, ou s'il s'agit d'un organisme ou d'une société, l'organisme est démantelé ou la société est dissoute ;
  • le membre ne parvient pas à maintenir les qualifications en conformité avec les conditions d'adhésion de ces règlements;
  • le membre se retire ou démissionne en donnant par écrit au secrétaire de la chambre de commerce dix (10) jours d'avis de son intention et en acquittant toute dette exigible qui, au moment de cet avis écrit, lui est imputée dans les livres de la chambre de commerce;
  • le membre est expulsé conformément à toute mesure disciplinaire prévue à la disposition  sur les mesures disciplinaires envers les membres de ce règlement administratif ou son statut de membre prend autrement fin conformément à la Loi ou aux règlements administratifs.

16. Prise d'effet de la cessation et du retrait de l'adhésion

La cessation de l'adhésion entraîne l'extinction des droits du membre, notamment ceux qu'il a à l'égard des biens de la chambre de commerce.

17. Mesures disciplinaires prises contre les membres

Le conseil d'administration est autorisé à suspendre ou à expulser un membre de la chambre de commerce pour l'une des raisons suivantes :

  • la violation d'une disposition du certificat de formation, des règlements administratifs ou des politiques écrites de la chambre de commerce;
  • une conduite susceptible de porter préjudice à la chambre de commerce, selon l'avis du conseil d'administration, à son entière discrétion;
  • toute autre raison que le conseil d'administration juge raisonnable, à son entière discrétion, en considération des objets de la chambre de commerce.

Si le conseil d'administration détermine qu'un membre doit être suspendu ou expulsé de la chambre de commerce, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, donne au membre un avis de suspension ou d'expulsion de vingt (20) jours et lui indique les raisons qui motivent la suspension ou l'expulsion proposée. Au cours de cette période de vingt (20) jours, le membre peut transmettre au président, ou à tout autre dirigeant désigné par le conseil, une réponse écrite à l'avis reçu. Si le président ne reçoit aucune réponse écrite, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, pourra aviser le membre qu'il est suspendu ou exclu de la chambre de commerce. Si le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, reçoit une réponse écrite en conformité avec la présente disposition, le conseil d'administration l'examinera pour en arriver à une décision finale et il informera le membre de cette décision finale dans un délai de vingt (20) jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision du conseil d'administration est finale et exécutoire et le membre n'a aucun droit d'appel.

18. Transférabilité de l'adhésion

L'adhésion à la chambre de commerce n'est pas transférable.

Assemblées des membres

19. Assemblées trimestrielles des membres

Au cours de chaque année civile, la chambre de commerce tiendra quatre (4) assemblées trimestrielles des membres.

20. Assemblée annuelle des membres

La assemblée trimestrielle des membres d'une année civile sera considérée comme l'« assemblée annuelle des membres » et les membres y seront saisis des points suivants :

  • L'élection du président, du vice-président, du secrétaire et d'au moins huit (8) autres administrateurs du conseil;
  • La nomination du vérificateur de la chambre de commerce;
  • Le rapport annuel du président de la chambre de commerce;
  • Les états financiers annuels et le rapport du vérificateur de la chambre de commerce;
  • Le rapport annuel du trésorier de la chambre de commerce (si un trésorier a été nommé).

Élection des administrateurs

À la première assemblée trimestrielle d'une année civile, le président, le vice-président, le secrétaire, et au moins huit (8) autres administrateurs du conseil seront élus par les membres.

Le rapport annuel du trésorier de la chambre de commerce (si un trésorier a été nommé)

À la première assemblée trimestrielle d'une année civile, le rapport annuel du trésorier de la chambre de commerce (si un trésorier a été nommé) sera présenté aux membres.

Les états financiers annuels

À la première assemblée trimestrielle, après que le rapport du vérificateur est fourni au conseil, les états financiers annuels et le rapport du vérificateur seront présenté aux membres.

21. Assemblées extraordinaires des membres

Outre les assemblées trimestrielles, le conseil ou une majorité des membres de la chambre de commerce peut convoquer une assemblée extraordinaire des membres. En cas de présentation par les membres d'une requête visant la convocation d'une assemblée extraordinaire des membres, les administrateurs organiseront sans délai la tenue d'une telle assemblée.

22. Avis d'assemblée des membres

Un avis indiquant l'heure, la date et le lieu d'une assemblée trimestrielle, annuelle ou extraordinaire des membres sera donné à chaque membre dans les dix (10) à quatorze (14) jours précédant la date à laquelle l'assemblée doit avoir lieu. Cet avis doit être donné par la publication dans un journal ou autrement, tel que jugé nécessaire par le Conseil ainsi que par une (1) ou plusieurs des méthodes suivantes :

  • par remise en mains propres au membre ou livraison à son adresse figurant dans les registres de la chambre de commerce;
  • par envoi par la poste à chaque membre par courrier ordinaire ou service aérien payé d'avance à son adresse figurant dans les registres de la chambre de commerce;
  • par transmission à chaque membre par communication téléphonique, électronique ou autre à son adresse figurant dans les registres de la chambre de commerce à cette fin.

En cas de recours à des moyens de communication électronique, chaque membre recevant un avis ou autre document électronique doit consentir à le recevoir sous cette forme et désigner un système d'information pour recevoir cet avis ou autre document électronique. Une copie de l'avis ou autre document sera envoyée à chaque membre n'ayant pas consenti à le recevoir ainsi.

Quand une question à traiter à l'occasion d'une assemblée des membres est autre que l'élection des administrateurs, la nomination du vérificateur, le rapport annuel du Président, la considération des rapports financiers et le rapport du vérificateur, et le rapport du Trésorier, l'avis d'assemblée doit inclure suffisamment de renseignements  pour que les membres puissent prendre une décision afférente éclairée.

Un avis indiquant l'heure, la date et le lieu d'une assemblée trimestrielle, annuelle ou extraordinaire des membres sera donné à chaque membre dans les dix (10) à quatorze (14) jours précédant la date à laquelle l'assemblée doit avoir lieu. Cet avis doit être donné par la publication dans un journal ou autrement, tel que jugé nécessaire par le Conseil.

Quand une question à traiter à l'occasion d'une assemblée des membres est autre que l'élection des administrateurs, la nomination du vérificateur, le Rapport annuel du président, la considération des rapports financiers et le rapport du vérificateur, et le Rapport du trésorier, l'avis d'assemblée doit inclure suffisamment de renseignements pour que les membres puissent prendre une décision afférente éclairée.

Un avis indiquant l'heure, la date et le lieu d'une assemblée trimestrielle, annuelle ou extraordinaire des membres sera donné à chaque membre dans les dix (10) à quatorze (14) jours précédant la date à laquelle l'assemblée doit avoir lieu. Cet avis doit être donné par la publication dans un journal ou autrement, tel que jugé nécessaire

Quand une question à traiter à l'occasion d'une assemblée des membres est autre que l'élection des administrateurs, la nomination du vérificateur, le rapport annuel du Président, la considération des rapports financiers et le rapport du vérificateur, et le rapport du Trésorier, l'avis d'assemblée doit inclure suffisamment de renseignements  pour que les membres puissent prendre une décision afférente éclairée.

23. Vote des absents à une assemblée des membres

Un membre autorisé à voter à une assemblée des membres peut le faire par la poste si la chambre de commerce a mis en place un système qui permet à la fois :

  • de recueillir le vote de façon à ce qu'il puisse être vérifié subséquemment;
  • de présenter à la chambre de commerce le résultat du vote sans toutefois qu'il ne soit possible pour celle-ci de savoir quel a été le vote du membre.

Un membre autorisé à voter à une assemblée des membres peut le faire par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre si la chambre de commerce a mis en place un système qui permet à la fois :

  • de recueillir le vote de façon à ce qu'il puisse être vérifié subséquemment;
  • de présenter à la chambre de commerce le résultat du vote sans toutefois qu'il ne soit possible pour celle-ci de savoir quel a été le vote du membre.

Un membre autorisé à voter à une assemblée des membres peut le faire par la poste et par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre si la chambre de commerce a mis en place un système qui permet à la fois :

  • de recueillir le vote de façon à ce qu'il puisse être vérifié subséquemment;
  • de présenter à la chambre de commerce le résultat du vote sans toutefois qu'il ne soit possible pour celle-ci de savoir quel a été le vote du membre.

Un membre autorisé à voter à une assemblée des membres peut le faire par procuration en désignant un fondé de pouvoir, et un ou plusieurs suppléants, qui être membres, pour assister à l'assemblée et à y agir dans les limites prévues à la procuration et les pouvoirs conférés par celle-ci et sous réserve des exigences suivantes :

  • la procuration n'est valable que pour l'assemblée visée et toute reprise de celle-ci en cas d'ajournement;
  • le membre peut la révoquer en déposant un acte ou instrument écrit signé par lui, ou au Québec signé par lui ou par son agent ou son mandataire;
    1. soit au siège de la chambre de commerce au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'assemblée en cause ou la reprise en cas d'ajournement de l'assemblée, lors de laquelle la procuration sera utilisée;
    2. soit auprès du président de l'assemblée à la date de l'ouverture ou de la reprise de celle-ci en cas d'ajournement;
  • au cours d'une assemblée, le fondé de pouvoir ou le suppléant a, en ce qui concerne la participation aux délibérations et le vote par voie de scrutin, les mêmes droits que le membre qui l'a nommé, y compris le droit de s'exprimer lors de l'assemblée à l'égard de toute question, de voter par scrutin et de demander un bulletin de vote; cependant, le fondé de pouvoir ou le suppléant qui a reçu des instructions contradictoires de ses mandants ne peut prendre part à un vote à main levée;
  • si le formulaire de procuration est créé par une personne autre que le membre, il doit
    1. y être indiqué en caractères gras :
      1. à quelle assemblée son utilisation est prévue;
      2. que le membre peut nommer un fondé de pouvoir, autre que la personne désignée dans le formulaire de procuration, pour assister à l'assemblée et y agir en son nom;
      3. les instructions quant à la façon de nommer ce fondé de pouvoir;
    2. comporter un espace blanc destiné à la date de signature;
    3. y être prévu un moyen pour permettre aux membres de désigner une personne comme fondé de pouvoir autre que celle désignée dans le formulaire;
    4. y être prévu un moyen pour permettre au membre d'indiquer si les votes dont sont assortis les adhésions enregistrées en leur nom doivent être exercés affirmativement ou négativement, relativement à chaque question ou groupe de questions connexes mentionnées dans l'avis d'assemblée;
    5. porter une mention précisant que les droits de vote dont sont assorties les adhésions représentés par la procuration seront exercés, conformément aux instructions du membre, lors de tout scrutin et que, si le membre indique un choix en vertu du sous-alinéa d) quant à une question pour laquelle des mesures doivent être prises, les droits de vote dont sont assorties les adhésions s'exerceront en conséquence;
  • le formulaire de procuration peut inclure une déclaration faisant en sorte que, lorsque signé par le membre, ce dernier confère des pouvoirs relatifs à des questions pour lesquelles un choix n'est pas prévu à l'alinéa d) ci-dessus, uniquement si ce formulaire énonce en caractère gras comment le fondé de pouvoir exercera les droits de vote dont sont assortis les adhésions en ce qui concerne chaque question ou groupe de questions connexes;
  • lorsque le formulaire de procuration est envoyé par voie électronique, les exigences concernant l'information devant être indiquée en caractère gras sont remplies si l'information apparaît de manière à attirer l'attention du récipiendaire;
  • le formulaire de procuration qui vise, une fois signé, à conférer un pouvoir discrétionnaire en ce qui concerne la modification des questions mentionnées dans l'avis d'assemblée ou d'autres questions qui peuvent être régulièrement soumises à l'assemblée doit contenir un énoncé spécifique à cet effet.

24. Lieu de l'assemblée des membres

Les assemblées se tiennent à n'importe quel endroit dans le district.

25. Personnes en droit d'assister à une assemblée de membres

Les seules personnes en droit d'assister à une assemblée des membres sont : les membres, les administrateurs, y compris le président, le vice-président et le secrétaire, et les autres dirigeant, le vérificateur de la chambre de commerce ainsi que toute autre personne dont la présence est autorisée ou requise en vertu des dispositions de la Loi ou des règlements administratifs de la chambre de commerce. Les autres personnes peuvent être admises uniquement à l'invitation du président de l'assemblées ou par résolution des membres.

Les seules personnes en droit d'assister à une assemblée des membres sont : les membres, les administrateurs, y compris le président, le vice-président et le secrétaire, et les autres dirigeant, le vérificateur de la chambre de commerce ainsi que toute autre personne dont la présence est autorisée ou requise en vertu des dispositions de la Loi ou des règlements administratifs de la chambre de commerce. Les autres personnes peuvent être admises uniquement à l'invitation du président de l'assemblées ou par résolution des membres.

26. Présidence aux assemblées des membres

Le président ou, en son absence, le vice-président préside toutes les assemblées des membres. Si le président et le vice-président du conseil sont absents, tout autre administrateur choisi par le conseil peut présider l'assemblée.

27. Quorum aux assemblées des membres

Le quorum à toute assemblée des membres est la majorité simple des membres. Il suffit que le quorum soit atteint à l'ouverture de l'assemblée pour que les membres puissent délibérer même si le quorum n'est pas atteint durant toute l'assemblée.

Le quorum à toute assemblée des membres est membres. Il suffit que le quorum soit atteint à l'ouverture de l'assemblée pour que les membres puissent délibérer même si le quorum n'est pas atteint durant toute l'assemblée.

Le quorum à toute assemblée des membres est pourcent des membres. Il suffit que le quorum soit atteint à l'ouverture de l'assemblée pour que les membres puissent délibérer même si le quorum n'est pas atteint durant toute l'assemblée.

28. Voix des membres aux assemblées des membres

Chaque membre dispose d'une (1) voix à toutes les assemblées des membres. À toute assemblée des membres, la majorité des membres présents peut faire tout ce que la Loi ou les règlements administratifs prescrivent de faire à une assemblée des membres. À toute assemblée des membres, chaque question sera décidée par voie de résolution ordinaire, à moins de disposition contraire des règlements administratifs ou de la Loi.

Chaque membre dispose d'une (1) voix à toutes les assemblées des membres. Un organisme  membre désignera, de la façon requise par la chambre de commerce, un individu qui votera en son nom. 

À toute assemblée des membres, la majorité des membres présents peut faire tout ce que la Loi ou les règlements administratifs prescrivent de faire à une assemblée des membres. À toute assemblée des membres, chaque question sera décidée par voie de résolution ordinaire, à moins de disposition contraire des règlements administratifs ou de la Loi.

29. En cas d’égalité des voix

Celle-ci est une disposition obligatoire qui sera ajoutée automatiquement aux règlements :

En cas d'égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin ou un vote électronique, le membre qui préside à l'assemblée, en plus d'un vote initial, dispose d'une voix prépondérante.

30. Participation aux assemblées des membres par tout moyen de communication électronique

Si la chambre de commerce choisit de mettre en place tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors d'une assemblée des membres, toute personne autorisée à assister à celle-ci peut y participer par tel moyen de communication téléphonique, électronique ou autre.  Une personne participant à une assemblée par un tel moyen est réputée  étant présente à l'assemblée. Sauf disposition contraire du présent règlement administratif, toute personne participant à une assemblée visée par cette disposition et habile à y voter peut le faire par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre mis à disposition par la chambre de commerce à cette fin.

La participation aux assemblées de membres ne peut se faire par moyen de communication téléphonique, électronique ou autre.

31. Assemblée des membres tenue entièrement par tout moyen de communication électronique

Si les administrateurs ou les membres de la chambre de commerce convoquent une assemblée des membres en vertu de la Loi ou les règlements administratifs, les administrateurs ou les membres, selon le cas, peuvent déterminer que l'assemblée soit tenue entièrement par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors de l'assemblée.

Les assemblées des membres ne peuvent être tenues entièrement par des moyens de communication téléphonique, électronique ou autre.

Conseil de la chambre de commerce

32. Nombre d'administrateurs

La chambre de commerce est gérée par le conseil, composé de :

  • un président, un vice-président et un secrétaire, qui sont tous élus chaque année parmi les membres, par les membres, par voie de résolution ordinaire à l'assemblée annuelle des membres;
  • huit (8) autres administrateurs, qui sont tous élus chaque année parmi les membres, par les membres, par voie de résolution ordinaire à l'assemblée annuelle des membres.

Il est entendu que le président, le vice-président et le secrétaire sont des administrateurs au sens de la Loi et du présent règlement administratif.

La chambre de commerce est gérée par le conseil, composé de :

  • un président, un vice-président et un secrétaire, qui sont tous élus chaque année parmi les membres, par les membres par voie de résolution ordinaire à l'assemblée annuelle des membres;
  • un minimum de 8 et un maximum de autres administrateurs, qui sont tous élus chaque année parmi les membres, par les membres par voie de résolution ordinaire à l'assemblée annuelle des membres.

Il est entendu que le président, le vice-président et le secrétaire sont des administrateurs au sens de la Loi et du présent règlement administratif.

La chambre de commerce est gérée par le conseil, composé de :

  • un président, un vice-président et un secrétaire, qui sont tous élus chaque année parmi les membres, par les membres par voie de résolution ordinaire à la première assemblée trimestrielle des membres;
  • huit (8) autres administrateurs, qui sont tous élus chaque année parmi les membres, par les membres par voie de résolution ordinaire à la première assemblée trimestrielle des membres.

Il est entendu que le président, le vice-président et le secrétaire sont des administrateurs au sens de la Loi et du présent règlement administratif.

La chambre de commerce est gérée par le conseil, composé de :

  • un président, un vice-président et un secrétaire, tous élus chaque année parmi les membres, par les membres par voie de résolution ordinaire à la première assemblée trimestrielle des membres;
  • un minimum de 8 et un maximum de autres administrateurs, qui sont tous élus chaque année parmi les membres, par les membres par voie de résolution ordinaire à la première assemblée trimestrielle des membres.

Il est entendu que le président, le vice-président et le secrétaire sont des administrateurs au sens de la Loi et du présent règlement administratif.

(La Loi exige que le conseil soit formé d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire et d'au moins huit (8) autres individus qui sont tous membres. Toute disposition qui ne prévoit pas l'élection de onze (11) administrateurs par les membres n'est pas en conformité avec la Loi. Pour une chambre de commerce régie par la partie II de la loi, cela veut dire que les règlements administratifs ne recevront pas l'approbation ministérielle.

La Loi ne permet pas les administrateurs non-votants. Si le conseil souhaite inviter des non-administrateurs à ses réunions (par ex., un ancien président), il a le pouvoir discrétionnaire d'y inviter des participants, des invités ou des représentants. Un tel non-administrateur ne peut ni voter, ni proposer de motions, ni servir au calcul du quorum.)

33. Qualification des administrateurs

Seul un membre peut siéger à titre d'administrateur de la chambre de commerce.

Les administrateurs de la chambre de commerce doivent posséder les qualifications suivantes :

  • être membres;
34. Durée du mandat des administrateurs

Les administrateurs sont élus pour un mandat d'un (1) an se terminant au plus tard à la clôture de l'assemblée annuelle de l'année suivant celle de leur élection, ou à leur destitution par le conseil, démission ou retrait prévu par ce règlement.

Les administrateurs sont élus pour un mandat se terminant au plus tard à la clôture de la première assemblée trimestrielle des membres dans l'année civile suivant leur élection, ou à leur destitution par le conseil, démission ou retrait prévu par ce règlement.

35. Nombre de mandat des administrateurs

Il n'y a aucune limite quant au nombre de mandats pour lesquels un administrateur peut être élu.

Chaque administrateur peut être élu pour un maximum de termes.

36. Défaut d'élire des administrateurs

Si aucun administrateur n'est élu à l'assemblée annuelle au cours d'une année civile :

  • les administrateurs peuvent être élus à toute assemblée subséquente des membres de la chambre de commerce;
  • les administrateurs alors en poste le demeurent jusqu'à l'élection de leurs successeurs.

Si aucun administrateur n'est élu à la première assemblée trimestrielle au cours d'une année civile :

  • les administrateurs peuvent être élus à toute assemblée subséquente des membres de la chambre de commerce;
  • les administrateurs alors en poste le demeurent jusqu'à l'élection de leurs successeurs.

37. Serment professionnel

Celle-ci est une disposition obligatoire qui sera ajoutée automatiquement aux règlements :

Le président et le vice-président de la chambre de commerce prêtent et souscrivent, devant le maire de la ville qui constitue le district, ou devant un juge de paix, un serment dans les termes suivants :

« Je jure de remplir fidèlement et sincèrement mes devoirs de [*] de la chambre de commerce et, dans toutes matières se rattachant à l'accomplissement de ces devoirs, de faire toutes choses, et ces choses seulement, qu'en conscience je croirai propres à favoriser la réalisation des objets pour lesquels cette chambre de commerce a été constituée, suivant leur vrai sens et intention. »

38. Cessation automatique du mandat d'un administrateur 

Le mandat d'un administrateur cesse automatiquement dans les cas suivants :

  • si l'administrateur, ce qui comprend le président, le vice-président ou le secrétaire, démissionne en le signifiant par écrit au secrétaire de la chambre de commerce ou, si l'administrateur démissionnaire est le secrétaire de la chambre de commerce, en le signifiant par écrit au président de la chambre de commerce;
  • si les membres présents à une assemblée décident par voie de résolution ordinaire de démettre l'administrateur de ses fonctions;
  • si l'administrateur décède;
  • si l'administrateur a été continuellement absent des réunions du conseil pendant six (6) mois.

Si l'administrateur démis de ses fonctions en vertu du présent règlement administratif est aussi le président, le vice-président ou le secrétaire de la chambre de commerce, le mandat de président, de vice-président ou de secrétaire, selon le cas, de cet administrateur cesse automatiquement lui aussi.

39. Destitution par le conseil

Le conseil peut suspendre ou destituer un administrateur, ce qui comprend le président, le vice-président ou le secrétaire, de ses fonctions si celui-ci contrevient à l'une ou à l'autre des dispositions du certificat de formation, des règlements administratifs ou des politiques écrites de la chambre de commerce, est négligent dans l'exercice de ses fonctions ou à une conduite susceptible de porter préjudice à la chambre de commerce, selon l'avis entièrement discrétionnaire du conseil. Un administrateur ainsi suspendu ou destitué peut faire appel d'une telle suspension auprès des membres à la prochaine assemblée des membres, qui pourront alors confirmer la décision du conseil ou rétablir cet administrateur dans ses fonctions jusqu'à la fin de son mandat.

40. Vacance d'un siège au conseil

Quand un siège au conseil est vacant conformément aux sections Cessation automatique du mandat d'un administrateur ou Destitution par le conseil du présent règlement administratif, le conseil peut, à l'une de ses réunions, élire un membre de la chambre de commerce afin de pourvoir cette vacance. Tout administrateur ainsi élu reste en fonction jusqu'à la prochaine élection annuelle des administrateurs de la chambre de commerce. Malgré ce qui précède, les membres peuvent, s'ils destituent un administrateur en vertu du présent règlement administratif, élire un administrateur afin de pourvoir une telle vacance à la même assemblée des membres à laquelle l'administrateur précédent a été destitué. Si les membres ne pourvoient pas cette vacance, le conseil peut élire un membre de la chambre de commerce à toute assemblée.

41. Convocation de la réunion du conseil d'administration

Des réunions du conseil peuvent être demandées par le président ou par deux (2) administrateurs en tout temps et sont, le cas échéant, convoquées par le secrétaire.

42. Lieu de la réunion du conseil

Les réunions du conseil peuvent avoir lieu en tout temps et à tout endroit déterminés par le conseil dans les limites du district.

43. Présence des membres aux réunions du conseil

Les réunions du conseil sont ouvertes à tous les membres, mais ces derniers ne peuvent pas participer aux délibérations des réunions. 

Les membres peuvent assister aux réunions du conseil s'ils sont invités par le président du conseil ou par une résolution ordinaire approuvée par les administrateurs présents à la réunion, sans toutefois pouvoir prendre part aux délibérations des réunions.

44. Participation aux réunions du conseil par des moyens de communication électronique

Si une majorité des administrateurs y consent, un administrateur peut participer à une réunion du conseil ou d'un comité par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux. Un administrateur participant à une réunion par un tel moyen est réputé être présent à la réunion.

45. Réunions du conseil tenues entièrement par des moyens de communication électronique

Si des administrateurs convoquent une réunion du conseil, ces administrateurs peuvent décider que la réunion se tiendra entièrement par voie de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors de la réunion.

46. Avis de réunion du conseil

Un avis indiquant l'heure, la date et le lieu d'une réunion du conseil sera donné à chaque administrateur de la chambre de commerce de la manière prévue par le présent règlement administratif dans les dix (10) à quatorze (14) jours précédant la date à laquelle la réunion doit avoir lieu s'il est envoyé par la poste et au moins quarante-huit (48) heures avant la date à laquelle la réunion doit avoir lieu s'il est transmis par voie de communication téléphonique, électronique ou autre.

Aucun avis n'est nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu'aucun d'entre eux ne s'oppose à la tenue de la réunion ou que les administrateurs absents ont renoncé à l'avis ou approuvé autrement la tenue de la réunion en question.

L'avis d'ajournement d'une réunion n'est pas nécessaire si la date, heure et lieu de la réunion ajournée sont annoncés à la réunion initiale.

47. Première réunion du nouveau conseil

Malgré ce qui précède à la section « avis de réunion du conseil » et pourvu qu'un quorum des administrateurs soit atteint, tout conseil nouvellement élu peut tenir sans avis sa première réunion sitôt terminée l'assemblée des membres à laquelle il a été élu.

48. Réunions régulières du conseil

Le conseil peut désigner une ou plusieurs journées d'un ou de plusieurs mois pour la tenue de réunions régulières dont le lieu et l'heure seront fixés par la suite. Une copie de toute résolution du conseil fixant le lieu, la date et l'heure des réunions régulières du conseil est envoyée à chaque administrateur immédiatement après son adoption, mais aucun autre avis n'est nécessaire pour une telle réunion.

Le conseil se réunira au moins fois par année dans un lieu, date et heure fixés par le conseil. Une copie de toute résolution du conseil fixant la date, heure et lieu des réunions fixes est envoyée à chaque administrateur immédiatement après son adoption.

Le conseil se réunira chaque mois à un lieu, date et heure fixé par le conseil. Une copie de toute résolution du conseil fixant la date, heure et lieu des réunions fixes est envoyée à chaque administrateur immédiatement après son adoption.

49. Quorum aux réunions du conseil

Cinq (5) administrateurs en fonction doivent être présents pour atteindre le quorum lors d'une réunion du conseil. La majorité du quorum ainsi formé peut accomplir tout ce qui entre dans les pouvoirs du conseil.

administrateurs en fonction doivent être présents pour atteindre quorum lors d'une réunion du conseil. La majorité du quorum ainsi formé peut accomplir tout ce qui entre dans les pouvoirs du conseil

50. Présidence des réunions du conseil

Le président ou, en son absence, le vice-président préside toutes les réunions du conseil. Si le président et le vice-président du conseil sont absents, tout autre administrateur choisi par le conseil peut présider la réunion.

51. Voix des administrateurs aux réunions du conseil

Chaque administrateur dispose d'une (1) voix à toutes les réunions du conseil. À toute réunion du conseil, la décision sur chaque question se prend à la majorité des voix exprimées sur cette question. En cas d'égalité, le président de la réunion dispose d'un deuxième vote, dit prépondérant.

52. Comités permanents

Le conseil nomme les comités permanents suivants

53. Autres comités du conseil

S'il le juge nécessaire ou approprié à cette fin, le conseil peut nommer tout comité ou autre organe consultatif et, sous réserve de la Loi et des règlements administratifs, lui conférer tout pouvoir qu'il juge utile. Sous réserve des règlements ou des instructions émanant périodiquement du conseil, tout comité ainsi formé peut établir lui-même ses règles de procédure. Il appartient au conseil de déterminer les tâches et la rémunération d'un tel comité. Le conseil peut dissoudre tout comité et destituer tout membre d'un comité. Tout comité créé ou nommé par le conseil lui fait rapport.

Dirigeants de la chambre de commerce

54. Rôles des dirigeants

Les postes des dirigeants de la chambre de commerce sont assortis des pouvoirs et fonctions ci-dessous, à moins d'indication contraire de la part du conseil, qui peut, sous réserve des dispositions de la Loi, modifier, restreindre ou accroître ces fonctions et pouvoirs :

  • Président. Le président est le président-directeur général de la chambre de commerce et est responsable de la mise en œuvre de ses plans stratégiques et de ses politiques. Sous réserve de l'autorité dévolue au conseil, le président assure la supervision générale des activités de la chambre de commerce. 
  • Vice-président. Si le président est absent ou incapable d'exercer ses fonctions, le vice-président exécute les fonctions et exerce les pouvoirs du président et exécute toute autre fonction que lui assigne périodiquement le conseil ou le président.
  • Secrétaire. En sus de ce qu'exige la Loi, le secrétaire assiste à toutes les réunions du conseil et de ses comités ainsi qu'aux assemblées des membres et y exerce les fonctions de secrétaire de séance. Il consigne ou fait consigner dans le registre des procès-verbaux de la chambre de commerce et le procès-verbal de toutes ces réunions et assemblées. Chaque fois qu'il reçoit des indications en ce sens, le secrétaire donne ou fait donner un avis aux membres, aux administrateurs, au vérificateur et aux membres des comités. Le secrétaire est le gardien de tous les livres, documents, registres et autres instruments appartenant à la chambre de commerce.
  • Trésorier. Le conseil peut nommer un trésorier. Le cas échéant, le trésorier est chargé de la bonne tenue des livres comptables conformément à la Loi, du dépôt des fonds, de la sauvegarde des valeurs mobilières et du versement des fonds de la chambre de commerce. Sur demande du conseil, le trésorier lui rend compte de toutes les opérations qu'il a effectuées à titre de trésorier et de la situation financière de la chambre de commerce. En outre, le trésorier exerce tout autre pouvoir et exécute toute autre fonction qu'est susceptible de lui assigner le conseil ou le président.
  • Autres dirigeants. Le conseil peut nommer d'autres dirigeants s'il le juge opportun. Les fonctions et pouvoirs de tous les autres dirigeants de la chambre de commerce sont ceux de leur mandat ou des exigences du conseil ou du président. Sous réserve de la Loi, le conseil peut périodiquement modifier, accroître ou limiter les fonctions et les pouvoirs de tout dirigeant.

55. Vacance d'un poste de dirigeant

Le conseil peut, pour un motif valable ou sans raison particulière, destituer le trésorier et tout autre dirigeant de la chambre de commerce qu'il aurait nommé, sauf le président, le vice-président ou le secrétaire. À moins d'être ainsi destitué, un dirigeant exerce ses fonctions jusqu'au premier des événements suivants :

  • l'élection ou la nomination de son successeur;
  • sa démission;
  • son décès.

Si le poste de tout dirigeant nommé (exception faite celui du président, du vice-président et du secrétaire) de la chambre de commerce est ou devient vacant, les administrateurs peuvent y nommer quelqu'un pour le pourvoir.

Il est entendu que la présente disposition ne s'applique pas aux postes de président, de vice-président ou de secrétaire, qui sont régis par les sections régissant la cessation automatique du mandat d'un administrateur et de la destitution d'un administrateur par le conseil.

56. Rémunération des administrateurs et des dirigeants

Le conseil peut fixer des niveaux raisonnables de rémunération des administrateurs, des dirigeants et des membres des comités permanents de la chambre de commerce.

Les administrateurs, les dirigeants et les membres des comités permanents de la chambre de commerce ne sont pas rémunérés pour leurs services.

57. Indemnisation

Tout administrateur ou dirigeant de la chambre de commerce ou toute autre personne qui prend ou qui s'apprête à prendre des engagements au nom de la chambre de commerce ou de toute société contrôlée par celle-ci de même que ses héritiers, exécuteurs et administrateurs, et ses biens immeubles et meubles, dans cet ordre, est, à condition d'avoir agi honnêtement et de bonne foi, en tout temps tenu indemne et compensé, à même les fonds de la chambre de commerce :

  1. de tous frais, charges et dépenses quelconques qu'un tel administrateur, dirigeant ou autre personne assume ou engage au cours ou à l'occasion d'une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d'actes faits ou choses accomplies ou permises par un dirigeant, administrateur ou autre personne,  dans l'exercice et pour l'exécution de ses fonctions ou touchant ces engagements;
  2. de tous autres frais, charges et dépenses qu'un tel administrateur, dirigeant ou autre personne assume  ou engage au cours ou à l'occasion des affaires de la chambre de commerce, ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

Si un individu demande qu'on lui avance des fonds pour contester une action, une réclamation, une poursuite ou une instance à laquelle il est fait référence au paragraphe (a) de cette disposition, le conseil peut approuver une telle avance.

Résolution des différends

58. Médiation et arbitrage

Dans la mesure du possible, les différends ou controverses entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de la chambre de commerce sont résolus conformément au mécanisme de médiation ou d'arbitrage prévu dans ces règlement administratif.

59. Mécanisme de règlement des différends

Si un différend ou une controverse entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de la chambre de commerce découlant du certificat de formation ou des règlements administratifs, ou s'y rapportant ou découlant de tout aspect du fonctionnement de la chambre de commerce n'est pas réglé dans le cadre de réunions privées entre les parties, sans porter atteinte ou déroger de toute autre façon aux droits conférés aux membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité, employés ou bénévoles de la chambre de commerce en vertu du certificat de formation, des règlements administratifs ou de la Loi, au lieu que ces personnes intentent une action en justice, le différend ou la controverse est réglé au moyen d'un mécanisme de règlement ci-après :

  • Le différend ou la controverse est d'abord soumis à un groupe de médiateurs. Une partie désigne un médiateur et l'autre partie (ou, s'il y a lieu, le conseil d'administration de la chambre de commerce) en désigne un autre. Les deux médiateurs ainsi désignés désignent conjointement un troisième médiateur. Les trois médiateurs se réunissent alors avec les parties visées pour tenter d'en arriver à un règlement entre elles.
  • Avec l'accord des parties, le nombre de médiateurs peut être ramené de trois à un ou deux.
  • Si la médiation ne permet pas de régler le différend entre les parties, ces dernières conviennent de le régler par arbitrage en le soumettant à un seul arbitre, qui ne doit pas être l'un des médiateurs susmentionnés, conformément à la législation en matière d'arbitrage provinciale ou territoriale en vigueur dans la province ou le territoire où se trouve le siège de la chambre de commerce ou selon les autres modalités convenues par les parties au différend. Les parties conviennent que toutes les procédures relatives à l'arbitrage sont confidentielles et que toute divulgation de quelque nature que ce soit est interdite. La décision de l'arbitre est finale et exécutoire, et ne peut faire l'objet d'un appel sur une question de fait, une question de droit ou une question mixte de fait et de droit.

Tous les coûts liés aux médiateurs désignés conformément à la présente disposition sont pris en charge à parts égales par les parties au différend ou à la controverse. Tous les coûts liés aux arbitres désignés conformément à la présente disposition  sont pris en charge par les parties, tel que déterminé par les arbitres.

Généralités

60. Moyen de communication des avis

Tout avis (notamment, sans s'y limiter, toute communication,  tout document ou tout renseignement) à donner (notamment, sans s'y limiter, envoyer, livrer ou signifier) en vertu de la Loi, du certificat de formation, des règlements administratifs ou d'une autre source à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d'un comité ou au vérificateur sera réputé avoir été donné dans l'un ou l'autre des cas suivants :

  • s'il est remis en mains propres au destinataire ou livré à son adresse figurant dans les registres de la chambre de commerce ou, dans le cas d'un avis à un administrateur, à l'adresse la plus récente figurant sur le dernier sommaire annuel (comme l'exige la Loi) envoyé par la chambre de commerce à Corporations Canada;
  • s'il est posté au destinataire par courrier ordinaire ou service aérien payé d'avance à son adresse figurant dans les registres de la chambre de commerce;
  • s'il est transmis au destinataire par communication téléphonique, électronique ou autre à son adresse figurant dans les registres de la chambre de commerce à cette fin.

Un avis ainsi transmis est réputé avoir été donné lorsqu'il est remis en mains propres ou livré à l'adresse figurant aux registres susmentionnée; un avis posté est réputé avoir été donné au moment où il est déposé dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique; et un avis envoyé par tout moyen de communication consignée ou enregistrée est réputé avoir été donné lorsqu'il est transmis ou livré à l'entreprise ou à l'organisme de communication approprié ou à son représentant aux fins de transmission. Le secrétaire peut modifier ou faire modifier l'adresse enregistrée de tout membre, administrateur, dirigeant, vérificateur ou membre d'un comité conformément à l'information qu'il juge digne de foi. La déclaration par le secrétaire qu'un avis a été donné conformément au présent règlement administratif constitue une preuve suffisante et irréfutable de l'avis. La signature de tout administrateur ou dirigeant de la chambre de commerce sur tout avis ou tout autre document que donnera la chambre de commerce peut être manuscrite, estampillée, tapée ou imprimée ou partiellement manuscrite, estampillée, tapée ou imprimée.

61. Invalidité des dispositions du présent règlement administratif

L'invalidité ou l'inapplicabilité d'une disposition des présents règlements administratifs ne touche en rien la validité ni l'applicabilité des autres dispositions de ce règlement administratif.

62. Omissions et erreurs

La non-communication involontaire d'un avis à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d'un comité du conseil d'administration ou au vérificateur, la non-réception d'un avis par l'un de ses destinataires lorsque la chambre de commerce a fourni un avis conformément aux règlements administratifs ou la présence, dans un avis, d'une erreur qui n'influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par l'avis en question ou autrement fondée sur cet avis.

63. Modification des règlements administratifs

L'adoption d'une nouvelle disposition ou d'une modification aux règlements administratifs peut être soumise à l'attention des membres lors de toute assemblée de ceux-ci à condition qu'un avis d'assemblée leur soit communiqué conformément à la présente disposition. Les membres doivent approuver l'adoption de la nouvelle disposition ou de la modification aux règlements administratifs par voie de résolution ordinaire. La nouvelle disposition ou la modification apportée aux règlements administratifs ne peut entrer en vigueur ou être mise en œuvre avant d'avoir été approuvée par les membres.

L'avis de proposition d'une nouvelle disposition ou d'une modification aux règlements administratifs doit être envoyé par écrit à tous les membres et accompagner l'avis d'assemblée à laquelle les membres seront saisis de cette proposition. Une copie de l'avis doit être dûment inscrite dans les livres de la chambre de commerce à titre de procès-verbal de celle-ci.

L'adoption d'une nouvelle disposition ou d'une modification aux règlements administratifs doit être approuvée par :

  1. les membres par voie de résolution ordinaire à toute assemblée des membres à condition qu'un avis d'assemblée soit communiqué aux membres conformément au présent règlement administratif; et
  2. le ministre.

Après avoir été approuvé par les membres, la nouvelle disposition ou la modification apportée aux règlements administratifs doit être soumis à l'approbation du ministre conformément aux règles fixées par celui-ci pour une telle approbation.

La nouvelle disposition ou la modification apportée aux règlements administratifs ne peut entrer en vigueur ou être mise en œuvre avant d'avoir été approuvé par le ministre.

L'avis de proposition d'une disposition ou d'une modification aux règlements administratifs doit être envoyé par écrit à tous les membres et accompagner l'avis d'assemblée à laquelle les membres seront saisis de cette proposition. Une copie de cet avis doit être dûment inscrite dans les registres de la chambre de commerce à titre de procès-verbal de celle-ci.

64. Abrogation de règlements administratifs antérieurs

Tout règlement administratif antérieur de la chambre de commerce est abrogé à compter de l'entrée en vigueur du présent règlement administratif. Cette abrogation est sans effet sur l'application antérieure du règlement administratif ainsi abrogé ou sur la validité d'un acte accompli, d'un droit ou d'un privilège acquis, d'une obligation ou d'une responsabilité assumée avant son abrogation.

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