Procédures de correspondance

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Le présent énoncé de pratique a pour but de préciser la pratique de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) relativement aux procédures de correspondance et de communications écrites et remplace tout avis antérieur.

Sur cette page :

  1. Remise physique de correspondance et communications écrites à l'OPIC.
  2. Correspondance électronique
  3. Précisions concernant les formats électroniques acceptés
  4. Renseignements généraux
  5. Prorogation des délais
  6. Procédures en cas de fermeture imprévue des bureaux de l'OPIC
  7. Procédures à suivre lorsque l'OPIC est ouvert au public, mais que les clients sont incapables de communiquer avec l'OPIC
  8. Lois, règles et règlements sur la propriété intellectuelle

Communications avec le commissaire aux brevets ou avec le Bureau des brevets

Veuillez prendre note que toutes les procédures au sujet des communications avec le commissaire aux brevets ou avec le Bureau des brevets, en vertu de la Loi sur les brevets et des Règles sur les brevets, sont détaillées dans le chapitre 2 du Recueil de procédures du Bureau des brevets (RPBB), intitulé « Communication avec le Bureau des brevets ».

1. Remise physique de correspondance et communications écrites à l'OPIC

Pour l'application du paragraphe 10(1) du Règlement sur les marques de commerce, de l'article 2 du Règlement sur le droit d'auteur, de l'article 4 du Règlement sur les dessins industriels et de l'article 3 du Règlement sur les topographies de circuits intégrés, du Bureau du registraire des marques de commerce, du Bureau du droit d'auteur, du Bureau des dessins industriels, et du Bureau du registraire des topographies (ci-après parfois collectivement appelés « OPIC ») l'adresse est la suivante :

Office de la propriété intellectuelle du Canada
Place du Portage I
50, rue Victoria, pièce C-114
Gatineau (Québec) K1A 0C9

Conformément au paragraphe 10(2) du Règlement sur les marques de commerce, des paragraphes 2(2) et (3) du Règlement sur le droit d'auteur, du paragraphe 5(1) du Règlement sur les dessins industriels et des paragraphes 3(2) et (3) du Règlement sur les topographies de circuits intégrés, la correspondance et les communications écrites ayant été remises à l'adresse ci-dessus entre 8h30 et 16h30 (Heure de l'Est) du lundi au vendredi seront réputées avoir été reçues le jour de leur remise, si elles sont remises alors que l'OPIC est ouvert au public.

La correspondance remise lorsque les bureaux de l'OPIC sont fermés au public sera réputée avoir été reçue le jour de la réouverture de l'OPIC au public.

Veuillez prendre note qu'une fois que l'OPIC reçoit de la correspondance, celle-ci ne peut pas être retournée à l'expéditeur, même si l'expéditeur indique que la correspondance a été envoyée par erreur.

Le formulaire de frais devrait toujours être fourni comme page couverture et devrait être le seul document soumis à l'OPIC contenant de l'information financière telle que les numéros de carte de crédit.

Téléchargez le formulaire de frais.

1.1 Établissements désignés

Remise physique aux établissements désignés

Veuillez noter que depuis le 16 août 2021, les salles du courrier régionales d'Innovation, Sciences et Développement économique Canada ne sont plus considérées comme des établissements désignés où il est possible d'envoyer de la correspondance à l'intention du registraire des marques de commerce, du Bureau du droit d'auteur, du Bureau des dessins industriels ou du registraire des topographies. Cela comprend les salles du courrier d'Ottawa, de Montréal, de Toronto, d'Edmonton et de Vancouver.

Dorénavant, toute la correspondance devra être envoyée par voie électronique, dans la mesure du possible, ou remise en personne ou par courrier recommandé aux bureaux de l'OPIC situés à l'adresse indiquée dans la section 1 du présent énoncé de pratique.

Services Courrier recommandéMC et XpresspostMC de Postes Canada

Pour l'application, du paragraphe 10(1) du Règlement sur les marques de commerce, du paragraphe 2(4) du Règlement sur le droit d'auteur, de l'article 4 du Règlement sur les dessins industriels et du paragraphe 3(4) du Règlement sur les topographies de circuits intégrés, les services Courrier recommandéMC et XpresspostMC de Postes Canada sont des établissements désignés auxquels la correspondance adressée au registraire des marques de commerce, au Bureau du droit d'auteur, au Bureau des dessins industriels ou au registraire des topographies peut être remise.

L'OPIC considère que la correspondance remise par l'entremise des services Courrier recommandéMC et XpresspostMC de Postes Canada sont reçus par l'OPIC le jour indiqué sur le reçu de confirmation de Postes Canada, en autant que l'OPIC soit ouvert au public ce jour-là. Si l'OPIC est fermé au public ce jour-là, la correspondance sera réputée ou considérée avoir été reçue le jour de réouverture de l'OPIC au public. Par exemple, la correspondance adressée à l'OPIC remise à l'établissement désigné le 24 juin ne sera pas considérée avoir été reçue le 24 juin puisque les bureaux de l'OPIC sont fermés ce jour-là (la Saint-Jean Baptiste est un jour férié au Québec). La correspondance sera alors réputée avoir été reçue le jour de la réouverture des bureaux de l'OPIC au public.

2. Correspondance électronique

Pour l'application du paragraphe 64(1) de la Loi sur les marques de commerce, du paragraphe 24.1(1) de la Loi sur les dessins industriels, et conformément au paragraphe 10(4) du Règlement sur les marques de commerce, au paragraphe 2(6) du Règlement sur le droit d'auteur, au paragraphe 5(3) du Règlement sur les dessins industriels et au paragraphe 3(6) du Règlement sur les topographies de circuits intégrés, la correspondance adressée au registraire des marques de commerce, au Bureau du droit d'auteur, au Bureau des dessins industriels ou au registraire des topographies peut être transmise par télécopieur, en ligne ou à l'aide d'un support électronique et ce, seulement de la manière indiquée dans le présent énoncé.

Le paragraphe 10(5) du Règlement sur les marques de commerce prévoit certaines catégories de correspondance auxquelles les dispositions du paragraphe 10(4) ne s'appliquent pas.

La correspondance envoyée par télécopieur ou en ligne au registraire des marques de commerce, au Bureau du droit d'auteur, au Bureau des dessins industriels ou au registraire des topographies constitue une version originale. Par conséquent, un duplicata sur support papier ne devrait pas être expédié.

La correspondance fournie au registraire des marques de commerce ou transmise au Bureau des dessins industriels par voie électronique, y compris par télécopieur, est réputée avoir été reçue le jour ou l'OPIC l'a reçue (Heure de l'Est).

2.1 Correspondance par télécopieur

La correspondance en noir et blanc par télécopieur adressée au registraire des marques de commerce, au Bureau du droit d'auteur, au Bureau des dessins industriels ou au registraire des topographies peut être transmise aux numéros ci-dessous :

  • 819-953-OPIC (6742) ou
  • 819-953-CIPO (2476)

La correspondance en couleur par télécopieur (modèle : Xerox C505/X) adressée au registraire des marques de commerce ou au Bureau des dessins industriels doit être transmise au numéro ci-dessous :

  • 819-934-0855

À noter que le modèle de télécopieur est un Xerox C505/X; information qui peut être nécessaire afin de compléter une transmission en couleur.

La correspondance qui est transmise par télécopieur à tout autre numéro de télécopieur que ceux qui sont indiqués ci-dessus sera considérée comme n'ayant pas été reçue.

Les éléments de preuve présentés par télécopieur dans le cadre d'une procédure d'opposition ou de radiation en vertu de l'article 45 de la Loi ne seront pas acceptés en raison des inconvénients reliés à la mauvaise qualité de la transmission, au risque que la transmission soit incomplète et à la nature volumineuse de ces documents.

Le rapport de transmission électronique que vous recevrez après votre transmission par télécopieur constituera votre accusé de réception. La confidentialité du processus de transmission électronique ne peut pas être garantie. Veuillez noter que l'OPIC décourage fortement l'utilisation d'une interface de télécopie par ordinateur ou de services de télécopie par le biais d'internet étant donné les problèmes techniques probables avec la réception.

Lors de la transmission par télécopieur d'un document comprenant une demande d'acquittement de droit ou taxe, il faut clairement indiquer le mode de paiement préféré sur le formulaire des frais afin d'assurer un traitement rapide.

2.2 En ligne

La correspondance adressée au registraire des marques de commerce, au Bureau du droit d'auteur, au Bureau des dessins industriels ou au registraire des topographies peut être transmise par voie électronique au moyen des liens ci-dessous.

Marques de commerce

Pour l'application du paragraphe 10(4) du Règlement sur les marques de commerce, la correspondance adressée au registraire des marques de commerce peut être envoyés par voie électronique, notamment en accédant aux pages suivantes :

Pour l'application du paragraphe 10(4) du Règlement sur les marques de commerce, le dépôt de tout type de correspondance, de demande ou de document adressé au registraire des marques de commerce dans le cadre des procédures d'opposition et de radiation en vertu de l'article 45, ou dans le cadre des procédures à l'encontre de demandes ou d'enregistrements de marques de commerce prévus au Protocole, peut être fait par voie électronique en accédant aux services électroniques de la Commission des oppositions des marques de commerce (COMC).

Droits d'auteur

Pour l'application du paragraphe 2(6) du Règlement sur le droit d'auteur, la correspondance indiquée ci-dessous qui est adressée au Bureau du droit d'auteur peut être transmise par voie électronique, notamment en accédant aux pages suivantes :

Dessins industriels

Pour l'application du paragraphe 24.1(1) de la Loi sur les dessins industriels, la correspondance indiquée ci-dessous qui est adressée au Bureau des dessins industriels peut être transmise par voie électronique, notamment en accédant aux pages suivantes :

Topographies de circuits intégrés

Pour l'application du paragraphe 3(6) du Règlement sur les topographies de circuits intégrés, la correspondance indiquée ci-dessous qui est adressée au registraire des topographies peut être transmise par voie électronique, notamment en accédant aux pages suivantes :

2.3 Supports électroniques

Note : Les supports électroniques doivent être exempts de ver informatique, de virus, ou de tout autre contenu malveillant. Les fichiers qui comprennent du contenu malveillant seront supprimés.

Marques de commerce et dessins industriels

Le Bureau du registraire des marques de commerce et le Bureau des dessins industriels acceptent les supports électroniques suivants : CD ROM, CD-R, DVD, DVD-R, et clé USB.

3. Précisions concernant les formats électroniques acceptés

Marques de commerce

Pour l'application du paragraphe 64(1) de la Loi sur les marques de commerce, les formats de fichiers acceptables pour les documents fournis par un moyen électronique énoncé à la section 2.2 des présentes procédures de correspondance sont : PNG, TIFF, JPEG, GIF, MP3, MP4, PDF, BMP et Doc. Notez que dans le cadre de procédures auprès de la COMC, le format de fichier BMP n'est pas disponible pour la soumission de documents au registraire des marques de commerce.

Dessins industriels

Pour l'application du paragraphe 24.1(1) de la Loi sur les dessins industriels, les formats de fichiers acceptables pour les documents autres que la représentation d'un dessin, transmis par voie électronique sont : WPD, DOC, DOCX, PDF. Les formats de fichiers acceptables pour la représentation d'un dessin sont PDF, JPEG, TIFF, et GIF. La taille maximale est de 60MB pour le format PDF et de 10MB pour tout autre format. L'image numérisée/stockée devrait être dans une résolution d'au moins 300 dpi et les dimensions doivent être de 21,59 cm par 27,94 cm (8,5 po par 11 po)

Veuillez noter que la conversion de fichiers vers un format acceptable pourrait résulter en un changement à la qualité des dessins.

4. Renseignements généraux

Des renseignements généraux peuvent être obtenus en communiquant avec le Centre de services à la clientèle de l'OPIC.

5. Prorogation des délais

Prorogation des délais prévus par les Lois sur les marques de commerce et les dessins industriels

Pour l'application du paragraphe 66(1) de la Loi sur les marques de commerce, et du paragraphe 21(1) de la Loi sur les dessins industriels, tout délai fixé sous le régime de ces lois et qui expire 1) un jour prescrit ou règlementaire tel qu'indiqué dans la liste ci-dessous, ou 2) un jour désigné en raison de circonstances imprévues, sera prorogé jusqu'au jour suivant qui n'est ni un jour prescrit ni un jour désigné et où l'OPIC est ouvert au public.

Les jours désignés sont les jours désignés par le registraire, ou le ministre, où, en raison de circonstances imprévues, s'il est dans l'intérêt public de le faire. Si un jour est désigné, le public en sera informé sur le site web de l'OPIC.

Les jours prescrits ou règlementaires en vertu de la Loi sur les marques de commerce et de la Loi sur les dessins industriels sont les suivants :

  • Tous les samedis et dimanches;
  • Nouvel An (1er janvier);
  • Vendredi Saint;
  • Lundi de Pâques;
  • Fête de la Reine ou Journée nationale des patriotes : premier lundi immédiatement avant le 25 mai;
  • Saint-Jean-Baptiste (24 juin) ou, si le 24 juin tombe un samedi ou un dimanche, le lundi suivant;
  • Fête du Canada (1er juillet) ou, si le 1er juillet tombe un samedi ou un dimanche, le lundi suivant;
  • Le premier lundi du mois d'août;
  • Fête du travail : le premier lundi du mois de septembre;
  • Journée nationale de la vérité et de la réconciliation (le 30 septembre) ou, si le 30 septembre tombe un samedi ou un dimanche, le lundi suivant;
  • Action de Grâce : le deuxième lundi du mois d'octobre;
  • Jour du Souvenir (11 novembre) ou, si le 11 novembre tombe un samedi ou un dimanche, le lundi suivant;
  • le Jour de Noël (25 déc.) et le lendemain de Noël (26 déc.) ou
    • si le Jour de Noël (25 déc.) tombe un vendredi, le Jour de Noël et le lundi suivant et
    • si le Jour de Noël (25 déc.) tombe un samedi ou un dimanche, les lundi et mardi suivants);
  • Tout jour où l'OPIC est fermé au public pendant tout ou une partie des heures normales d'ouverture de l'OPIC au public.

Il convient de noter que l'OPIC est ouvert le premier lundi d'août.

La prorogation de délai concernant les jours prescrits ou règlementaires s'appliquent nonobstant du lieu de résidence ou du lieu de l'établissement auquel les documents ont été remis.

Veuillez noter que ce ne sont pas tous les jours fériés provinciaux ou territoriaux qui sont des jours prescrits ou règlementaires pour lesquels un délai peut être prorogé. Il est recommandé que les clients soient attentifs et s'assurent que tout délai soit respecté.

Prorogation des délais prévus par les Lois sur le droit d'auteur et sur les topographies de circuits intégrés

Selon l'article 26 de la Loi d'interprétation, lorsqu'une personne choisit de livrer un document à l'OPIC ou à un établissement désigné (le service Courrier recommandéMC ou XpresspostMC de Postes Canada) dans une province où il y a un jour férié fédéral, provincial ou territorial, tout délai fixé pour le dépôt du document, qui expire un jour férié peut être prorogé jusqu'au jour non férié suivant. Dans le cas d'un jour férié provincial ou territorial, il convient de souligner que le droit à la prorogation dépend de l'établissement auquel le document est livré et non du lieu de résidence de la personne pour laquelle le document est déposé ou de son agent. À cet égard, les documents envoyés à l'OPIC par un moyen électronique, y compris par télécopieur, sont réputés être livrés aux bureaux de l'OPIC à Gatineau, au Québec.

En pratique, l'OPIC n'a aucun moyen de faire le suivi relativement aux établissements auxquels des documents sont livrés. Par conséquent, si le délai pour le dépôt d'un document tombe un jour férié provincial ou territorial et qu'une personne le livre seulement le jour non férié suivant, l'OPIC tiendra pour acquis que le document a été livré à un établissement qui justifierait une prorogation du délai. Dans de telles circonstances, il incombe au déposant de s'assurer qu'il a droit à une telle prorogation.

Prorogation des délais en vertu du Protocole de Madrid et de l'Arrangement de La Haye

Si un délai à l'intérieur duquel une communication doit être reçue par le Bureau international de l'Organisation mondiale de propriété intellectuelle expire un jour où le Bureau international n'est pas ouvert au public, le délai expirera lors du premier jour suivant où le Bureau international est ouvert au public. Similairement, si un délai à l'intérieur duquel une communication (tel qu'une notification de refus de la protection) doit être envoyée par l'OPIC au Bureau international expire un jour où les bureaux de l'OPIC sont fermés au public, ce délai expirera lors du premier jour suivant la réouverture de l'OPIC.

Une liste des jours pendant lesquels le Bureau international est fermé au public pendant l'année civile en cours et à venir est disponible sur le site web de l'OMPI.

6. Procédures en cas de fermeture imprévue des bureaux de l'OPIC

Lors de circonstances imprévues, l'OPIC s'efforcera de demeurer ouvert au public et d'assurer un service essentiel à ses clients, et ce, avec le moins d'interruption ou de retard possible.

Conformément à l'alinéa 15n) du Règlement sur les marques de commerce et de l'alinéa 36n) du Règlement sur les dessins industriels, lorsque les bureaux de l'OPIC sont fermés au public pendant toute ou une partie des heures normales d'ouverture, y compris une fermeture en raison de circonstances extraordinaires, les délais seront prorogés au jour suivant qui ne sera pas un jour prescrit ou un jour désigné et où l'OPIC est ouvert au public.

Pour les droits d'auteur et les topographies de circuits intégrés, si les bureaux de l'OPIC sont fermés au public en raison de circonstances extraordinaires, l'OPIC considère que tous les délais sont prorogés au prochain jour d'ouverture au public. Dans de telles circonstances, le courrier livré à l'OPIC ou à des établissements désignés sera considéré avoir été reçu à la date du jour de la réouverture de l'OPIC au public, à l'exception de la correspondance adressée au registraire des topographies.

Étant donné l'importance que revêtent les délais en matière de propriété intellectuelle (PI), il est recommandé aux clients de minimiser les risques pouvant nuire à leurs droits en matière de PI en tenant compte à l'avance des dates limites importantes. En ce qui a trait aux délais prescrits, les clients doivent respecter toutes les dates d'échéance, à moins d'avis contraire.

En situation d'urgence, les systèmes d'information et de recherche resteront, dans la mesure du possible, accessibles à partir de notre site Web. Toutefois, les services fournis par le Centre de services à la clientèle et les autres services de soutien de l'OPIC pourraient temporairement ne pas être offerts. En situation d'urgence, l'OPIC va publier les renseignements nécessaires sur notre page d'interruptions des services, lorsque ceux-ci seront disponibles et les circonstances le permettront.

Les clients sont fortement encouragés de faire parvenir les documents assujettis à des délais précis par Postes Canada par Courrier recommandéMC, par XpresspostMC ou par voie électronique en utilisant les liens spécifiés à l'article 2.2 des présentes procédures de correspondance. Il est toujours possible de transmettre par télécopieur des documents à l'OPIC en composant le 819-953-OPIC (953-6742). Cependant, les documents assujettis à des délais pour lesquels des droits ou taxes sont exigés, qui sont envoyés par télécopieur, doivent être accompagnés d'un numéro de carte VISAMC, MastercardMC ou American ExpressMC ou d'un numéro de compte de dépôt à l'OPIC.

Veuillez noter qu'il pourrait y avoir des cas où les établissements désignés régionaux seraient fermés temporairement, mais où l'OPIC resterait ouvert au public. Le cas échéant, les clients de l'OPIC demeurent responsables du respect de tous les échéanciers.

7. Procédures à suivre lorsque l'OPIC est ouvert au public, mais les clients sont incapables de communiquer avec l'OPIC

Dessins industriels, droit d'auteur et topographies de circuits intégrés

Le cadre législatif en rapport aux types de propriété intellectuelle mentionnés ci-haut ne donne pas à l'OPIC la flexibilité de proroger les délais lorsque l'Office est ouvert au public, mais les clients sont dans l'impossibilité de communiquer avec l'Office.

Dans une telle situation, les clients demeurent tenus de veiller à ce que les échéances soient respectées.

Marques de commerce

La Loi sur les marques de commerce et le Règlement sur les marques de commerce permettent aux clients de demander une prolongation rétroactive lorsqu'un délai n'a pas été respecté en raison d'un cas de force majeure. Pour qu'une prolongation de délai rétroactive soit accordée, le registraire des marques de commerce doit être convaincu que l'omission d'accomplir l'acte ou de demander la prorogation avant la date initiale d'échéance n'était pas raisonnablement évitable. Un droit prescrit est exigé dans certains cas.

8. Lois, règles et règlements sur la propriété intellectuelle