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Foire aux questions sur les pratiques de l’OPIC concernant les paiements

De : Office de la propriété intellectuelle du Canada

Cette foire aux questions (FAQ) a été élaborée en tant que ressource pour les clients afin d'aider à clarifier les changements concernant les pratiques de paiement de l'OPIC et la mise en place d'un Formulaire de frais. Cliquez sur l'un des sujets suivants ou faites dérouler la page jusqu'à la question qui vous intéresse. Pour toute autre question, veuillez communiquer avec le Centre de services à la clientèle, au 1-866-997-1936.

Sujets de la FAQ


Questions générales concernant le processus de paiement et le Formulaire de frais

1. Q : Pourquoi l'OPIC a-t-il lancé une nouvelle version du Formulaire de paiement des frais?

R : L'OPIC a ajouté des options permettant de demander un remboursement et de fermer un compte de dépôt, et a renommé le formulaire « Formulaire de frais ». De plus, les types de frais de service représentant l'ensemble des frais de l'OPIC ont été ajoutés, ce qui clarifie les demandes de paiement. Ainsi, leur traitement s'accélérera et le risque d'erreurs diminuera.

2. Q : Est-ce que l'utilisation du Formulaire de frais est obligatoire?

R : L'OPIC recommande fortement l'utilisation du Formulaire de frais si vous envoyez votre paiement par la poste, par télécopieur ou si vous le remettez en main propre. L'utilisation du formulaire accroît la sécurité de vos données financières car l'information qui y figure ne fera pas partie du dossier associé à la demande et ne sera pas mise à la disposition du public. Le formulaire permet également de limiter les retards attribuables au traitement du courrier et le nombre de paiements crédités de façon erronée.

Pour un traitement plus rapide, il est préférable de faire certains paiements en ligne, par l'intermédiaire des services de dépôt électronique de l'OPIC, puisque ces services assurent également la sécurité de vos données financières.

3. Q : Est-ce que le Formulaire de frais est la seule méthode pour effectuer un paiement ?

R : Non, les services de dépôt électronique de l'OPIC sont une façon plus rapide et plus pratique d'effectuer des paiements. Le formulaire est destiné aux paiements envoyés par la poste, par télécopieur ou remis en main propre.

4. Q : Est-ce que certains documents (comme la correspondance d'accompagnement) doivent être joints au formulaire?

R : Oui, toute information plus détaillée, telle que des renseignements concernant les motifs pour lesquels les frais sont payés ou toute information relative au traitement d'une demande, doit être présentée dans un document distinct, comme dans la correspondance d'accompagnement. La même règle s'applique aux demandes de remboursement. Il importe de fournir la raison de la demande et d'indiquer, selon le cas, le numéro de la demande, de l'enregistrement ou du brevet.

L'envoi d'un paiement à l'aide du formulaire ne dispense pas le client de prendre les mesures requises pour satisfaire aux exigences des lois et règlements pertinents. L'information fournie dans le formulaire ne fait pas partie du dossier principal associé à une demande ou à toute autre procédure. L'OPIC ne met pas cette information à la disposition du public.

De plus, afin de faciliter le traitement de votre paiement, veuillez nous fournir de brèves instructions concernant l'objet de votre paiement dans le champ à cet effet (voir la section 2 du formulaire pour les renseignements sur la demande, l'enregistrement ou le brevet).

5. Q : Dois-je utiliser le Formulaire de frais pour réapprovisionner mon compte de dépôt?

R : Oui, le Formulaire de frais devrait être utilisé pour réapprovisionner un compte de dépôt ou faire un paiement à l'OPIC par courrier, par télécopieur ou en personne.

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Questions concernant la façon d'utiliser et de remplir le Formulaire de frais

6. Q : Où puis-je obtenir une copie du formulaire sur support papier?

R : Le formulaire est offert en ligne pour ensuite être imprimé. Vous pouvez également soumettre une demande ou communiquer avec le Centre de services à la clientèle (1-866-997-1936) afin que l'on vous envoie le formulaire par la poste.

7. Q : Comment puis-je télécharger et sauvegarder le formulaire?

R : Pour télécharger le Formulaire de frais, avec le bouton droit de la souris, sélectionnez le lien ci-dessous et choisissez Enregistrer le lien sous ou Enregistrer la cible sous. Choisissez l'emplacement sur votre ordinateur où vous souhaitez enregistrer le formulaire en PDF.

Formulaire de frais (PDF : 164 Ko; 9 pages)

Ensuite, ouvrez-le avec Adobe Reader®, remplissez le formulaire et envoyez-le avec votre correspondance d'accompagnement. Des instructions détaillées se trouvent ci-dessous.

Instructions pour le téléchargement et l'ouverture du Formulaire de frais en PDF

Instructions pour les utilisateurs de Windows

  1. Sur la page, trouvez le lien pour télécharger le Formulaire de frais en PDF.
  2. Avec le bouton droit de la souris, sélectionnez le lien et choisissez Enregistrer le lien sous ou Enregistrer la cible sous.
  3. Choisissez l'emplacement sur votre ordinateur où vous souhaitez enregistrer le formulaire en PDF.
  4. Rendez-vous à l'emplacement où vous avez enregistré le formulaire en PDF.
  5. Ouvrez le formulaire en PDF à l'aide d'Adobe Reader® DC (ou une version plus récente).
  6. Remplissez, sauvegardez, puis imprimez votre formulaire en PDF.

Instructions pour les utilisateurs de Mac

  1. Sur la page, trouvez le lien pour télécharger le Formulaire de frais en PDF.
  2. Appuyez sur la touche Contrôle (Ctrl) et sélectionnez le lien.
  3. Choisissez Télécharger le fichier ou Télécharger le lien sur le disque.
  4. Choisissez l'emplacement sur votre ordinateur où vous souhaitez enregistrer le formulaire en PDF.
  5. Rendez-vous à l'emplacement où vous avez enregistré le formulaire en PDF.
  6. Ouvrez le formulaire en PDF à l'aide d'Adobe Reader DC (ou une version plus récente).
  7. Remplissez, sauvegardez, puis imprimez votre formulaire en PDF.

8. Q : Quelle version d'Adobe Acrobat Reader est requise pour utiliser le formulaire en PDF?

R : Pour visualiser et utiliser adéquatement le Formulaire de frais de l'OPIC, il est recommandé d'utiliser Adobe Acrobat DC (standard ou professionnel) ou une version plus récente.

Pour vérifier la version d'Acrobat Reader que vous utilisez, sélectionnez le bouton Windows dans le coin inférieur gauche de votre écran, puis cherchez Adobe dans la liste des programmes, sous la lettre  A.

9. Q : Comment puis-je afficher le formulaire avec une autre version d'Adobe Acrobat Reader (autre que la version DC)?

R : Si vous utilisez une autre version d'Adobe Acrobat Reader que la version DC, vous devez premièrement télécharger et sauvegarder le formulaire sur votre ordinateur afin que le formulaire puisse fonctionner correctement. Ensuite, ouvrez votre logiciel Adobe Acrobat Reader et sélectionnez « fichier » du menu en haut, en puis sélectionnez « ouvrir » du menu déroulant. Une nouvelle fenêtre ouvrira dans laquelle vous pouvez récupérer le fichier que vous avez sauvegardé sur votre ordinateur.

10. Q : Est-ce que je peux sauvegarder et réutiliser l'information une fois qu'elle est saisie dans le formulaire?

R : Oui, l'information saisie dans le formulaire en format PDF peut être sauvegardée et conservée dans votre ordinateur.

11. Q : Puis-je remplir le formulaire à la main ou dois-je le remplir à l'ordinateur et ensuite l'imprimer?

R : Le formulaire peut être rempli soit à la main, soit à l'ordinateur. Vous pouvez choisir l'option qui vous convient le mieux. Veuillez noter que l'OPIC exige que le formulaire soit envoyé par la poste, par télécopieur ou remis en main propre et n'accepte pas les formulaires envoyés par courriel.

Pour un traitement plus rapide, vous pouvez continuer à faire certains paiements en ligne, par l'intermédiaire des services de dépôt électronique de l'OPIC, puisque ces services assurent également la sécurité de vos données financières.

12. Q : Comment dois-je envoyer le formulaire à l'OPIC?

R : Le Formulaire de frais peut être envoyé par télécopieur ou par courrier, ou être remis en main propre. Veuillez consulter notre page de coordonnées pour connaître le numéro de télécopieur et l'adresse postale de l'OPIC. Pour plus de détails sur notre processus d'envoi par télécopieur, veuillez consulter les procédures de correspondance de l'OPIC.

13. Q : Si je n'ai pas de numéro de demande, d'enregistrement ou de brevet, est-il nécessaire de remplir le champ à cet effet?

R : Si vous n'avez pas de numéro de demande d'enregistrement ou de brevet, il n'est pas nécessaire de remplir le champ à cet effet. Si vous soumettez une nouvelle demande, vous ne recevrez votre numéro de demande qu'une fois la requête traitée. Si vous disposez d'un tel numéro, vous devez l'inscrire dans le Formulaire de frais. Vous vous assurerez ainsi que les frais seront traités et appliqués adéquatement.

14. Q : Qu'entend-on par « numéro de référence du client » sur le formulaire?

R : Le champ du numéro de référence du client vous permet d'entrer le numéro de référence que vous utilisez à l'interne dans votre entreprise. Si vous fournissez ce numéro, inscrivez-le sur toute la correspondance d'accompagnement.

15. Q : À quoi sert la case « Liste fournie? »

R : La case « Liste fournie » indique à l'OPIC que vous avez inclus une liste détaillée décrivant le contenu du dossier envoyé à l'OPIC en vue d'un paiement.

16. Q : Est-ce qu'un employé peut saisir son nom, à titre de représentant de son entreprise, à la section 1 (Coordonnées)?

R : Oui, un employé, comme le commis d'un agent peut inscrire son nom à la section 1 du Formulaire de frais. Toutefois, certains textes législatifs établissent des restrictions quant aux personnes qui peuvent correspondre avec l'OPIC. Le nom de l'entreprise que représente l'employé devrait donc être clairement mentionné. Veuillez consulter la législation pertinente pour de plus amples renseignements.

17. Q : Quel nom dois-je inscrire sur le formulaire?

R : Inscrivez le nom de la personne associée au mode de paiement utilisé. Cependant, certains textes législatifs établissent des restrictions quant aux personnes qui peuvent correspondre avec l'OPIC. Veuillez consulter les lois applicables pour plus d'information. Veuillez également consulter la réponse à la question précédente.

18. Q : Doit-on préciser un mode de paiement pour chaque formulaire?

R : Oui, il faut produire des données financières complètes et exactes concernant le mode de paiement sur le formulaire, sinon il se peut que le paiement ne soit pas traité. Quatre modes de paiement sont acceptés : carte de crédit, compte de dépôt, chèque ou mandat et virement. Veuillez consulter les instructions figurant dans le Formulaire de frais pour obtenir des détails sur l'information requise pour traiter le paiement.

Pour plus d'information concernant les modes de paiement et les pratiques de l'OPIC, consultez les énoncés de pratique suivants :

19. Q : Est-ce que le numéro d'identification de la carte de crédit est nécessaire pour traiter le Formulaire de frais?

R : Le numéro d'identification de la carte de crédit (aussi appelé valeur de vérification de la carte ou numéro de sécurité de la carte) est seulement nécessaire pour les cartes de crédit émises à l'étranger. Pour les cartes de crédit émises au Canada, le numéro d'identification de la carte n'est pas nécessaire.

20. Q : Est-il nécessaire d'inclure un autre mode de paiement ?

R : Non. Cette section est laissée à votre discrétion. Vous pouvez la remplir si vous croyez qu'il pourrait être nécessaire de fournir un second mode de paiement pour couvrir la totalité de votre paiement. L'autre mode de paiement se limite toutefois aux cartes de crédit et au compte de dépôt.

21. Q : Est-ce qu'une signature est nécessaire sur le Formulaire de frais?

R : Aucune signature n'est requise pour le traitement d'un paiement (par carte de crédit ou autre méthode de paiement) si vous utilisez le Formulaire de frais. Un espace vous est réservé afin d'inscrire la date et la signature pour les besoins et procédures internes de votre entreprise.

22. Q: Comment puis-je m'assurer de couvrir la totalité d'un paiement?

R : Les clients peuvent fournir un autre mode d'un paiement pour couvrir la totalité d'un paiement. L'information sur l'autre mode de paiement doit être indiquée sur le Formulaire de frais, à la section 2. L'OPIC prélèvera les fonds des modes de paiement dans l'ordre où ils figurent sur le Formulaire de frais. Pour plus d'information concernant les pratiques de paiement de l'OPIC, consultez les énoncés de pratique suivants :

23. Q : Pouvons-nous intégrer le Formulaire de frais aux systèmes internes de notre entreprise?

R : Vous pouvez télécharger, copier et sauvegarder le Formulaire de frais dans votre ordinateur. Nous ne vous recommandons pas de reproduire une version dans vos systèmes internes, puisque le formulaire pourrait évoluer avec le temps. Si vous choisissez de reproduire le formulaire et de l'intégrer à vos systèmes internes, prenez soin de bien reproduire tous les champs. Cela permettra un traitement efficace de vos données et de votre demande.

Pour un traitement plus rapide, vous pouvez continuer à faire certains paiements en ligne, par l'intermédiaire des services de dépôt électronique de l'OPIC, puisque ces services assurent également la sécurité de vos données financières.

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