Comité de pratique en marques de commerce - 1^er décembre 2015

Coprésident(e)s

• Annie Crousset (OPIC)
• Philip Lapin (IPIC)

Participants(es) pour l'IPIC

• Marina Stipanac
• Henry Lue

Participants(es) pour l'OPIC

• Iyana Goyette
• Sylvie Genest
• Darlene Carreau
• Jeffrey Orser
• Kimberley Baillie

1. Mot de bienvenue et adoption du procès-verbal

Il est convenu que le présent comité se réunira deux fois par année et que des réunions spéciales seront convoquées, au besoin.

La prochaine réunion aura lieu en avril 2016. (Date à déterminer)

Procès-verbal (point 1)

L'IPIC demande à quel moment et à quel endroit les procès-verbaux des réunions seraient affichés sur le site Web de l'OPIC. L'OPIC mentionne que, dorénavant, les procès-verbaux seraient d'abord approuvés par courriel afin d'assurer l'affichage en temps opportun et ensuite affichés sur le site Web de l'OPIC et mis à la disposition des membres de la communauté de l'IPIC et du public. Il reste à déterminer le lieu.

L'adoption du procès-verbal de la réunion de juillet est reportée, car il n'est pas disponible.

N.B. : En ce qui concerne les problèmes propres aux examinateurs, il faut continuer à suivre la procédure établie, soit de communiquer d'abord avec le chef d'équipe, ensuite le gestionnaire de l'examen et enfin le directeur adjoint de l'examen, au besoin.

2. Statistiques de l'OPIC

Les données suivantes ont été recueillies le 30 novembre 2015. Annie et Darlene présentent les données pour la Direction des marques de commerce (DMC) et la Commission des oppositions des marques de commerce (COMC), respectivement.

Premières actions(donner une approbation ou émettre un rapport d'examinateur)

La DMC a présentement 26 984 dossiers en attente d'une première action, ce qui représente une diminution de 1 016 dossiers par rapport aux données fournies lors de la réunion de juillet.

Le délai d'exécution moyen entre le dépôt et la première action est actuellement de 6,4 mois. Ces données sont les mêmes qu'en juillet.

On continue de mettre beaucoup l'accent sur le traitement des demandes qui sont en attente depuis plus de six mois. Tous les dossiers en attente depuis plus de six mois d'un premier rapport, sauf 200, ont été attribués à un examinateur.

Correspondance

Au sein de la section de l'examen, le délai d'exécution pour le traitement du courrier varie actuellement entre 1,2 et 1,4 mois, ce qui représente une diminution par rapport au délai de 1,6 mois fourni lors de la réunion de juillet.

Du dépôt d'une demande à son enregistrement

Le délai du processus complet, du dépôt à l'enregistrement, est actuellement de 26,7 mois, ce qui représente une diminution de 0,4 mois par rapport à juillet.

Avis en vertu du paragraphe 37(3)

Comme l'a fait remarquer l'IPIC, on a observé une augmentation du nombre d'avis en vertu du paragraphe 37(3) en 2015 par rapport à l'année précédente. L'OPIC surveillera la situation. Cependant, cette hausse peut découler d'une augmentation récente du volume de courrier traité entraînant une augmentation d'approbations.

Article 45 et dossiers d'opposition (points 2 et 3)

L'IPIC demande à connaître les délais d'attente moyens et le nombre de dossiers d'opposition, de procédures prévues à l'article 45 et d'avis en vertu du paragraphe 37(3). En réponse, l'OPIC fournit les statistiques suivantes.

En date du 30 novembre 2015, le nombre de dossiers actifs et les délais d'attente moyens (en mois) suivants ont été enregistrés :

Nombre de dossiers actifs et les délais d'attente moyens (en mois)

	Opposition	Article 45
Dossiers actifs	2 098	791
Requête d'audience à la date de l'audience	6,9 mois	6,25 mois
Décision émise (après l'audience)	~2 mois	~3 mois
Décision émise (sans audience)	5,8 mois	8,5 mois

On a observé une diminution du nombre de dossiers d'opposition au cours des deux dernières années. Cependant, compte tenu de l'augmentation du volume de courrier traité à la section de l'examen, le nombre de dossiers d'opposition pourrait également augmenter dans un proche avenir. À l'heure actuelle, la situation demeure stable.

3. Examen

Preuve au titre du paragraphe 12(2) et de l'article 14 (point 6)

L'IPIC se demande si la DMC considère que le seuil de preuve est le même pour le paragraphe 12(2) et l'article 14. Bien qu'ils soient différents, la DMC confirme qu'aucun changement important n'a été apporté au seuil de preuve pour le paragraphe et l'article. La qualité de la preuve fournie est essentielle.

On suppose qu'une récente augmentation de la formation sur les preuves au titre du paragraphe 12(2) et de l'article 14 offerte aux examinateurs peut avoir entraîné des examens de meilleure qualité et une application plus uniforme du seuil de preuve. 

Dépôt de documents en vertu du paragraphe 30a) (point 7)

L'IPIC craint que les examinateurs ne prennent pas en compte ni ne consultent les documents soumis par les agents que ces derniers utilisent pour établir un état déclaratif précis des produits ou services dans des termes spécifiques et ordinaires du commerce. La DMC répond que les documents souvent reçus affiche seulement des états déclaratifs qui sont en termes ordinaires du commerce, mais qu'ils ne sont pas nécessairement spécifiques. De plus, les évaluations au titre du paragraphe 30a) sont réalisées au cas par cas. Néanmoins, l'OPIC fera parvenir un rappel aux examinateurs afin de s'assurer qu'ils examinent en détail pourquoi les soumissions ne sont pas acceptées.

SUIVI (point 7) : La DMC veillera à ce qu'un rappel soit envoyé aux examinateurs.

SUIVI (points 6 et 7) : L'IPIC fera le suivi de tous les dossiers pour lesquels les examinateurs semblent ne pas avoir bien appliqué les critères appropriés et informera le directeur adjoint de l'examen.

Produits et services (points 8, 18 et 19)

L'IPIC se pose des questions sur les raisons qui ont entraîné le retrait de certains termes du Manuel des produits et des services. La DMC explique que le Manuel des produits et des servicesest un document évolutif. Les termes sont ajoutés et supprimés à la suite de suggestions formulées par les agents et les examinateurs. L'IPIC peut connaître la raison pour laquelle un terme a été supprimé directement dans le Manuel. La raison de la suppression est indiquée pour chaque entrée supprimée. La « date d'entrée en vigueur » est également mise à jour pour tenir compte de ces modifications. (Le Manuel permet à un utilisateur d'effectuer une recherche en fonction de la date d'entrée en vigueur.)

L'IPIC demande plus de renseignements sur la pratique consistant à formuler des suggestions au groupe d'élaboration des politiques de la DMC. On confirme que l'envoi par courriel de suggestions au groupe d'élaboration des politiques au sujet du Manuel des produits et des services se poursuit. S'il est décidé qu'un terme proposé ne sera pas ajouté au Manuel, l'OPIC en fournira la raison.

L'IPIC se demande si l'OPIC envisagerait d'adopter un projet pilote qui permettrait aux propriétaires inscrits de modifier les enregistrements afin de remplacer les descriptions désuètes des produits par de nouvelles descriptions à jour. La DMC répond que cela ne sera pas possible.

Marques de commerce liées (point 11)

L'IPIC suggère la possibilité que l'OPIC informe les requérants de l'existence de marques de commerce liées avant l'étape de l'approbation. La DMC indique que les marques de commerce continueront d'être associées uniquement à l'étape de l'approbation, qui sert d'avis au requérant. Cependant, on fait également remarquer que les agents et les requérants peuvent consulter les marques liées dans la Base de données sur les marques de commerce canadiennes en ligne à titre de référence lors du dépôt d'une cession.

Avis de renouvellement (point 14)

L'IPIC n'est pas d'accord que l'OPIC envoie des avis aux propriétaires inscrits d'une marque de commerce lorsqu'un représentant pour signification figure dans la liste de noms, dans les cas non visés par le paragraphe 46(2) de la Loi.

La langue de l'avis de renouvellement a été examinée. La DMC indique toutefois que la pratique consistant à transmettre directement des documents au propriétaire inscrit ne serait pas modifiée, y compris l'accusé de réception du paiement de la taxe de renouvellement et le certificat de renouvellement.

La pratique a été adoptée en raison d'un volume élevé de renouvellements en double. Étant donné que le coût lié au remboursement est élevé, les avis sont envoyés aux deux parties afin de leur indiquer que le renouvellement a été traité. À la suite de l'adoption de cette pratique, la question des renouvellements en double a été résolue.

Point de vue de l'agent (point 16)

L'IPIC propose que les membres de l'IPIC et les examinateurs communiquent ensemble afin d'aider les examinateurs à comprendre le point de vue des membres de l'IPIC. La DMC examinera les sujets de discussion possibles et la possibilité que les examinateurs participent à une discussion concernant le bilan de l'année.

Cases postales des avocats étrangers(point 17)

L'IPIC mentionne avoir reçu des plaintes de la part de ses membres concernant des agents de marque de commerce étrangers qui s'inscrivent à titre d'agents canadiens en utilisant des cases postales au Canada comme adresse et se demande si l'OPIC peut faire quelque chose à ce sujet. La DMC indique que l'OPIC n'a pas l'autorisation légale de régler ce problème. 

4. Commission des oppositions des marques de commerce (COMC)

Copie envoyée au requérant (point 20)

L'IPIC demande que l'OPIC réexamine la possibilité d'instaurer une nouvelle exigence en vertu de laquelle un propriétaire inscrit doit envoyer une copie au requérant dans le cadre des procédures prévues à l'article 45. La COMC explique que l'article 45 ne contient aucune disposition en vertu de laquelle un propriétaire inscrit doit envoyer une copie au requérant. De plus, la COMC n'a pas l'autorité réglementaire pour contrôler cette situation.

5. TI

Article 9 (point 12)

L'IPIC demande pourquoi les demandes de marques officielles ne peuvent pas être présentées en ligne. La DMC indique qu'il faudrait un nombre plus élevé de dépôts de marques officielles pour justifier l'investissement dans une infrastructure qui permettrait la transmission des demandes en ligne. À l'heure actuelle, on compte moins de 500 demandes par année.

Champ Code postal (point 13)

L'IPIC demande qu'un autre champ soit ajouté pour saisir les codes postaux des requérants internationaux. La DMC explique que son système en ligne actuel s'intègre bien à l'entrée des codes postaux internationaux et que le prolongement de la boîte pour inclure un champ supplémentaire pour ces codes postaux ne serait pas compatible avec le système actuel. 

6. Arrangement de Nice

Application volontaire de la classification de Nice et pratique administrative (point 5)

L'IPIC a un certain nombre de questions concernant la classification volontaire des produits et des services conformément à la classification de Nice. Pour répondre à certaines des préoccupations et des questions de la communauté d'agents concernant les pratiques administratives de l'OPIC au sujet de la classification de Nice, la DMC explique que l'OPIC ajoutera un certain nombre de questions et réponses à celles affichées sur son site Web en septembre. Le Manuel d'examena déjà été mis à jour afin d'y ajouter une section sur la classification de Nice.

L'IPIC fait remarquer qu'il est plus rapide pour les agents d'utiliser la fonction copier/coller dans l'outil de dépôt électronique plutôt que d'utiliser la liste pré-approuvée. Afin de promouvoir l'utilisation de la « liste de classification » et des autres outils disponibles, le comité discute de la possibilité d'organiser d'autres démonstrations sur le Manuel des produits et des servicesà l'intention d'entreprises précises, s'il y a suffisamment d'intérêt. La DMC serait en mesure de présenter de telles démonstrations. Toute question au sujet de l'interface du Manuel des produits et des servicesdoit être transmise à l'équipe des politiques techniques et de formation (ic.dmcpolitique-tmbpolicy.ic@canada.ca).

7. Tour de table

D'autres membres de l'IPIC aimeraient assister aux réunions. Il est convenu que si plus de trois membres participent, des règles de conduite doivent être officiellement établies. (Ce point est laissé en suspens afin qu'il soit étudié de plus près.)

Énoncés de pratique

La DMC précise les rôles respectifs des énoncés de pratique et du Manuel d'examen. Des énoncés de pratique sont émis lorsque des modifications importantes sont apportées aux pratiques administratives actuelles ou lors de la mise en œuvre de nouvelles pratiques administratives. Une fois publiés, les énoncés de pratique font partie du Manuel d'examen. Contrairement aux énoncés, le Manuel d'examenest un document évolutif; par conséquent, la clarification de toute pratique administration se trouve généralement dans le Manuel.

Prolongation de délai

La DMC confirme que la pratique actuelle consistant à accorder des prolongations d'une durée de six mois seulement se poursuivra.

SUIVI : La DMC procèdera à un examen de la formulation de l'énoncé de pratique pour s'assurer de la compréhension.

Représentant pour signification

Actuellement, les agents ne figurent pas dans les enregistrements, seuls les représentants pour signification. En vertu du projet de loi C-31, le concept de « représentant pour signification » est éliminé. Par conséquent, la DMC introduit un champ « Agent » dans la Base de données sur les marques de commerce canadiennes.

Auparavant au moment de l'enregistrement, les renseignements sur l'agent devenaient inactifs et seuls les renseignements sur le représentant pour signification pouvaient être mis à jour et inclus dans la base de données. Aucune modification dans le champ « Agent » n'était possible. Cela a entrainé un grand nombre de dossiers enregistrés d'avoir des renseignements actifs sur un représentant pour signification qui différaient des renseignements inactifs sur un agent, lesquels n'avaient jamais été supprimés.

Ainsi, il fallait un nettoyage des données avant d'inclure le champ « Agent » dans la base de données. La DMC a alors mis en place la procédure suivante :

• Lorsque les renseignements sur l'agent et le représentant pour signification étaient les mêmes dans un dossier enregistré, les renseignements sur le représentant pour signification étaient saisis dans le champ réservé aux renseignements sur l'agent. 
• Lorsque les renseignements n'étaient pas les mêmes, les renseignements existants sur l'agent étaient supprimés et le champ était laissé vide.

La DMC indique qu'un projet pilote est en cours en collaboration avec une petite firme d'agents afin de générer une liste Excel des dossiers touchés. Si cela se passe bien, cette pratique pourrait être élargie à tous les agents afin d'éviter un flux de correspondance au sein de la DMC.

Prochaine réunion : Avril 2016 (date exacte à confirmer)