Preuve électronique dans les procédures d'opposition et d'avis 45

Le présent énoncé de pratique a pour objet de préciser la pratique de l'Office de propriété intellectuelle du Canada (OPIC) en ce qui concerne la présentation et la signification d'éléments de preuve en format électronique.

Date de publication : 2019-06-17

Législation et énoncés de pratique pertinents

Le présent énoncé de pratique fait référence à la législation et aux énoncés de pratique suivants :

Sur cette page

I. Introduction

L'article 64(1) de la Loi confère au registraire des marques de commerce (le registraire) le pouvoir d'accepter des éléments de preuve en format électronique présentés par des moyens électroniques, et de spécifier ces formats et ces moyens. Le présent énoncé de pratique fournit des indications quant à la façon dont la preuve en format électronique peut être présentée électroniquement au registraire, et signifiée aux autres parties.

II. Présentation de la preuve par voie électronique

II.1 Moyens électroniques acceptables

II.1.a Système de dépôt électronique

L'OPIC dispose d'un système de dépôt électronique qui permet de présenter des fichiers par voie électronique. Les clients peuvent utiliser le système de dépôt électronique pour présenter électroniquement des éléments de preuve au registraire dans le cadre de procédures d'opposition ou de radiation en vertu de l'article 45. Les parties qui souhaitent utiliser ce système doivent d'abord obtenir un compte et un mot de passe.

II.1.b Supports physiques

Le registraire accepte également les éléments de preuve en format électronique stockés sur des CD, des DVD ou des clés USB.

Lorsque la taille d'un fichier est supérieure à la taille maximale (100 Mo) acceptée par le système de dépôt électronique et que le fichier ne peut pas être fractionné en plusieurs fichiers de plus petite taille, un CD, un DVD ou une clé USB doit être soumis au registraire. Une partie qui présente une partie de sa preuve au moyen du système électronique et une partie sous forme de CD, de DVD ou de clé USB doit indiquer clairement, dans chaque cas, qu'une partie de la preuve est produite électroniquement et que l'autre partie est produite sous la forme d'un support physique expédié au registraire.

II.2 Formats de fichiers électroniques acceptables

Le tableau suivant indique les formats électroniques acceptables pour la présentation de divers types de fichiers électroniques :

Formats de fichiers électroniques acceptables
Type de fichier Format de fichier électronique acceptable Notes
Document PDF Dans la mesure du possible, des recherches doivent pouvoir être effectuées dans les fichiers.
Image JPEG, TIFF, PNG, BMP ou GIF Haute définition, dans la mesure du possible. Les fichiers GIF doivent être des images fixes.
Enregistrement sonore MP3 --
Mouvement MP4 --

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II.3 Nommage du matériel présenté par voie électronique

Le nom des fichiers ne doit pas contenir plus de 150 caractères.

II.3.a Affidavits et déclarations solennelles

Les fichiers d'affidavits et de déclarations solennelles doivent être nommés conformément à la convention de nommage suivante :

Numéro de la demande, nom complet du déposant ou du déclarant, date de souscription.
Exemple : 1294543_PierreUntel_déposant_2019-03-13.pdf

Les fichiers de pièces doivent être nommés selon la même convention, mais en incluant également le numéro de la pièce.
Exemple : 1294543_PierreUntel_déposant_2019-03-13_pièce A-3.bmp

II.3.b Autres fichiers

Les autres types de fichiers peuvent être nommés librement; l'essentiel étant que le nom du fichier contienne le numéro de la demande de marque de commerce et une description du contenu du fichier.

Exemple : 1294543_copies certifiées_LMC222222_LMC333333_LMC444444.pdf

II.4 Date de prise d'effet de la présentation

La preuve présentée au registraire par voie électronique est réputée avoir été présentée à la date et à l'heure locale auxquelles elle a été reçue par le registraire à Gatineau, QC article 10(4) du Règlement]. À titre d'exemple, un document envoyé de Vancouver à 23 h (heure du Pacifique) le 31 mars qui est reçu par le bureau du registraire à Gatineau à 2 h (heure de l'Est) le 1er avril est réputé avoir été présenté le 1er avril.

II.5 Copies papier des éléments de preuve

Les parties sont priées de ne pas soumettre de copies papier des éléments de preuve ayant déjà été présentés électroniquement. S'il appert qu'un document/fichier déjà présenté contient une erreur, la partie peut présenter une version corrigée, sauf si le délai alloué pour la production de la preuve est expiré, auquel cas elle ne pourra présenter une version corrigée qu'après avoir demandé et obtenu la permission du registraire ou une prolongation de délai rétroactive.

II.6 Autres renseignements

II.6.a Télécopie

L'utilisation d'un télécopieur pour transmettre des éléments de preuve électroniquement présente plusieurs inconvénients, tels que la qualité souvent médiocre de la transmission, le risque d'une transmission incomplète, la nature volumineuse des documents, etc., qui sont susceptibles d'entraîner des retards. Par conséquent, les éléments de preuve présentés par télécopie dans le cadre d'une procédure d'opposition ou de radiation en vertu de l'article 45 ne seront pas acceptés.

II.6.b Conservation des affidavits et déclarations solennelles

Les parties doivent conserver l'original de tous les affidavits et de toutes les déclarations solennelles présentés électroniquement pendant un an après l'expiration de tous les délais d'appel (ou, si un appel est interjeté, jusqu'à ce qu'un jugement définitif ait été rendu dans cet appel) [article 13(1) du Règlement].

En cas de problème concernant la qualité, la lisibilité ou l'authenticité de la copie électronique de l'affidavit ou de la déclaration solennelle, le registraire peut demander que la version originale papier lui soit fournie [article 13(2) du Règlement].

II.6.c Numérotation des pages

Un numéro de page doit figurer sur chacune des pages d'un document. Un seul système de numérotation continue et lisible doit être appliqué dans les documents comportant des « onglets » destinés à faciliter leur consultation (p. ex. des pièces), soit :

Dans le cas de documents numérisés à partir d'une copie papier, le registraire acceptera les documents dans lesquels les pièces ont été mises en signet.

II.6.d Le fichier électronique soumis tient lieu de preuve

Les fichiers présentés au registraire par voie électronique ne doivent pas être « modifiables », c'est-à-dire qu'il doit être impossible de les modifier ou de les manipuler. Il convient de souligner que le fichier précis transmis au moyen du système de dépôt électronique sera celui que le registraire considérera comme la preuve ayant été présentée. Veuillez vous assurer que le fichier que vous présentez est exactement tel que vous souhaitez qu'il soit.

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III. Signification de la preuve par voie électronique

III.1 Consentement

Pour que des éléments de preuve puisse être signifiés par voie électronique, la partie visée par la signification doit d'abord donner son consentement [articles 46(1)e) et 71(1)e) du Règlement]. Le registraire peut demander qu'une preuve de ce consentement lui soit fournie conjointement avec la preuve de signification (voir la section III.4.a ci-dessous).

III.2 Moyens électroniques acceptables

Tous les moyens électroniques sont acceptés du moment que la partie visée par la signification a consenti à l'utilisation du moyen utilisé.

III.3 Date de prise d'effet de la signification

Les documents signifiés par voie électronique sont réputés avoir été signifiés le jour où ils ont été transmis [articles 46(6) et 71(6) du Règlement]. Le jour de la transmission est déterminé en fonction de la date et de l'heure auxquelles la partie qui procède à la signification transmet les documents. À titre d'exemple, un document envoyé de Vancouver à 23 h (heure du Pacifique) le 31 mars reçu à 3 h (heure de l'Atlantique) le 1er avril, est réputé avoir été signifié à Halifax le 31 mars.

III.4 Avis au registraire

La partie qui procède à la signification doit aviser le registraire du mode de signification utilisé et de la date de prise d'effet de la signification [articles 46(8) et 71(8) du Règlement].

III.4.a Preuve de signification

Si le registraire demande qu'une preuve de signification lui soit fournie, la partie disposera d'un délai d'un mois pour fournir cette preuve, à défaut de quoi le document sera réputé ne pas avoir été signifié [articles 46(9) et 71(9) du Règlement]. Le registraire considérera ce qui suit comme une preuve de signification :

III.4.b Significations non conformes

D'autres types de signification peuvent également être valides si le registraire détermine que le document a bien été remis à la partie visée par la signification et qu'il en informe les parties [articles 46(10) et 71(10) du Règlement]. Dans de tels cas, la date de prise d'effet de la signification sera la date à laquelle le document a été remis à la partie visée par la signification.

Veuillez consulter Énoncé de pratique concernant la procédure d'opposition en matière de marque de commerce pour de plus amples renseignements.

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IV. Audiences

IV.1 Audiences sans papier

Moyennant le consentement des deux parties, les audiences peuvent se dérouler entièrement sans papier; les documents en format électronique étant alors affichés sur les écrans de la salle d'audience. Les règles habituelles énoncées ci-dessus s'appliquent. Veuillez consulter Énoncé de pratique concernant la procédure d'opposition en matière de marque de commerce et Pratique régissant la procédure de radiation prévue à l'article 45 pour de plus amples renseignements sur les délais et les procédures.

V. Problèmes relatifs à la preuve électronique

V.1 Transmission Failure

V.1.a Présentation de documents au registraire

Si des difficultés techniques surviennent lors de la présentation d'éléments de preuve en ligne au moyen du système électronique, il est de la responsabilité de la partie i) de veiller à ce que tous les fichiers et documents soient expédiés au registraire sous une forme physique avant l'expiration du délai alloué à cette fin; ou ii) de demander et d'obtenir une prolongation de délai pour présenter sa preuve par voie électronique.

V.1.b Signification à l'autre partie

Les parties ont la responsabilité de respecter toutes les échéances et d'assurer une signification adéquate, comme c'est le cas pour la signification non électronique. Veuillez consulter Énoncé de pratique concernant la procédure d'opposition en matière de marque de commerce et Pratique régissant la procédure de radiation prévue à l'article 45 pour en savoir plus sur la procédure à suivre pour demander une prolongation de délai.

Le présent énoncé de pratique a pour objet de fournir une orientation sur la pratique de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada et l'interprétation de la législation pertinente. En cas d'incompatibilité entre cet énoncé et la législation applicable, la législation doit prévaloir. Les dispositions du présent énoncé de pratique sont seulement un guide général, elles n'ont force obligatoire dans aucun cas particulier et sont sujettes à changement.

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