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Preuve électronique dans les procédures d'opposition et d'avis 45

De : Office de la propriété intellectuelle du Canada

Date de publication :

Date de modification :

Le présent énoncé de pratique a pour objet de préciser la pratique de l'Office de propriété intellectuelle du Canada (OPIC) en ce qui concerne la présentation et la signification d'éléments de preuve en format électronique et par moyens électroniques.

Législation et énoncés de pratique pertinents

Le présent énoncé de pratique fait référence à la législation et aux énoncés de pratique suivants :

Sur cette page

I. Introduction

Conformément à l'article 64(1) de la Loi, tout document peut être fourni au registraire des marques de commerce (le registraire) sous la forme électronique et en utilisant les moyens électroniques qu'il précise. Cela comprend la preuve. Le présent énoncé de pratique fournit des renseignements sur le mode de transmission électronique, les supports et les formats de fichiers acceptés par le registraire pour la présentation de la preuve par moyen électronique dans le cadre de procédures d'opposition, d'opposition en matière d'indication géographique et de radiation en vertu de l'article 45 devant la Commission des oppositions des marques de commerce (COMC). Il fournit également des indications sur la façon dont la preuve peut être signifiée par moyen électronique à l'autre partie.

II. Soumission d'éléments de preuve par moyen électronique

II.1 Moyen de transmission électronique acceptable

Le registraire n'accepte qu'un seul moyen de transmission électronique pour la preuve dans le contexte de procédures d'opposition, d'objection et en vertu de l'article 45, c'est-à-dire au moyen des services électroniques de la COMC. Les fichiers présentés par l'intermédiaire de ces services ne peuvent pas dépasser 100 Mo. Les fichiers de plus de 100 Mo doivent être fractionnés en plusieurs fichiers de plus petite taille et soumis individuellement. Il faut avoir un compte pour utiliser ces services.

II.2 Supports électroniques acceptables

Le registraire accepte la preuve présentée sur des CD, des DVD ou des clés USB.

Lorsque la taille d'un fichier est supérieure à la taille maximale (100 Mo) acceptée par les services électroniques de la COMC, et que le fichier ne peut pas être fractionné en plusieurs fichiers de plus petite taille, un CD, un DVD ou une clé USB doit être soumis au registraire.

II.3 Formats de fichiers électroniques acceptables

Le tableau suivant indique les formats de fichiers acceptés par le registraire pour la soumission d'éléments de preuve par moyen électronique :

Formats de fichiers électroniques acceptables
Type de fichier Format de fichier électronique acceptable Notes
Document PDF Dans la mesure du possible, des recherches doivent pouvoir être effectuées dans les fichiers.
Image JPEG, TIFF, PNG ou GIF Haute définition, dans la mesure du possible. Les fichiers GIF doivent être des images fixes.
Enregistrement sonore MP3 --
Mouvement MP4 --

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II.4 Façon de nommer les éléments de preuve soumis par moyen électronique

Le nom des fichiers ne doit pas contenir plus de 150 caractères.

II.4.a Affidavits et déclarations solennelles

Les fichiers d'affidavits et de déclarations solennelles doivent être nommés conformément à la convention de nommage suivante :

Numéro de la demande, nom complet du déposant ou du déclarant, date de souscription.
Exemple : 1294543_PierreUntel_déposant_2019-03-13.pdf

Les fichiers de pièces doivent être nommés selon la même convention, mais en incluant également le numéro de la pièce.
Exemple : 1294543_PierreUntel_déposant_2019-03-13_pièce A-3.bmp

II.4.b Autres documents à l'appui

Il n'y a aucune restriction quant à la désignation d'autres types de documents qui sont à l'appui des éléments de preuve soumis (p. ex. les pièces), pour autant que le nom du fichier contienne le numéro de la demande de marque de commerce et une description du contenu du fichier.

Exemple : 1294543_pièceA_LMC222222_LMC333333_LMC444444.pdf

II.5 Date de prise d'effet de la soumission

La preuve présentée au registraire par voie électronique est réputée avoir été présentée à la date et à l'heure locale auxquelles elle a été reçue par le registraire à Gatineau, QC article 10(4) du Règlement]. À titre d'exemple, un document envoyé de Vancouver à 23 h (heure du Pacifique) le 31 mars qui est reçu par le bureau du registraire à Gatineau à 2 h (heure de l'Est) le 1er avril est réputé avoir été présenté le 1er avril.

II.6 Copies papier des éléments de preuve

Les parties sont priées de ne pas soumettre de copies papier des éléments de preuve ayant déjà été présentés électroniquement. S'il appert qu'un document/fichier déjà présenté contient une erreur, la partie peut présenter une version corrigée, sauf si le délai alloué pour la production de la preuve est expiré, auquel cas elle ne pourra présenter une version corrigée qu'après avoir demandé et obtenu la permission du registraire ou une prolongation de délai rétroactive.

II.7 Autres renseignements

II.7.a Télécopie

L'utilisation d'un télécopieur pour transmettre des éléments de preuve électroniquement présente plusieurs inconvénients, tels que la qualité souvent médiocre de la transmission, le risque d'une transmission incomplète, la nature volumineuse des documents, etc., qui sont susceptibles d'entraîner des retards. Par conséquent, les éléments de preuve présentés par télécopie dans le cadre d'une procédure d'opposition, d'opposition en matière d'indication géographique ou de radiation en vertu de l'article 45 ne seront pas acceptés.

II.7.b Conservation des affidavits et déclarations solennelles

Les parties doivent conserver l'original de tous les affidavits, déclarations solennelles ou tout autres documents à l'appui présentés électroniquement pendant un an après l'expiration de tous les délais d'appel (ou, si un appel est interjeté, jusqu'à ce qu'un jugement définitif ait été rendu dans cet appel) [article 13(1) du Règlement].

En cas de problème concernant la qualité, la lisibilité ou l'authenticité de la copie électronique du document, le registraire peut demander que la version originale papier lui soit fournie [article 13(2) du Règlement].

II.7.c Numérotation des pages

Un numéro de page doit figurer sur chacune des pages d'un document. Un seul système de numérotation continue et lisible doit être appliqué dans les documents comportant des « onglets » destinés à faciliter leur consultation (p. ex. des pièces), soit :

  1. dans l'ensemble du document; soit
  2. dans le document principal, en utilisant également un système de pagination distinct précédé d'une lettre ou d'un chiffre pour chaque document connexe (p. ex. A-1 à A-7, B-1 à B-10, etc.), accompagné d'un index.

Dans le cas de documents numérisés à partir d'une copie papier, le registraire acceptera les documents dans lesquels les pièces ont été mises en signet.

II.7.d Le fichier électronique soumis tient lieu de preuve

Les fichiers présentés au registraire par voie électronique ne doivent pas être « modifiables », c'est-à-dire qu'il doit être impossible de les modifier ou de les manipuler. Il convient de souligner que le fichier précis transmis au moyen des services électroniques de la COMC sera celui que le registraire considérera comme la preuve ayant été présentée. Veuillez vous assurer que le fichier que vous présentez est exactement tel que vous souhaitez qu'il soit.

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III. Signification d'éléments de preuve par moyen électronique

La signification de la preuve dans le contexte d'une procédure d'opposition, d'objection ou en vertu de l'article 45 peut être faite par tout mode dont conviennent les parties, y compris par des moyens électroniques comme les services électroniques de COMC [articles 46(1)e) et 71(1)e) du Règlement]. Cette possibilité est offerte, peu importe que la partie visée par la signification ait une adresse au Canada ou non.

III.1 Consentement

La signification de la preuve peut être effectuée par moyen électronique, dans la mesure où la partie visée par la signification a donné son consentement [articles 46(1)e) et 71(1)e) du Règlement].

III.2 Moyens électroniques acceptables

Tous les moyens électroniques sont acceptés du moment que la partie visée par la signification a consenti à l'utilisation du moyen utilisé.

III.3 Date de prise d'effet de la signification

Les documents signifiés par voie électronique sont réputés avoir été signifiés le jour où ils ont été transmis [articles 46(6) et 71(6) du Règlement]. Le jour de la transmission est déterminé en fonction de la date et de l'heure auxquelles la partie qui procède à la signification transmet les documents. À titre d'exemple, un document envoyé de Vancouver à 23 h (heure du Pacifique) le 31 mars reçu à 3 h (heure de l'Atlantique) le 1er avril, est réputé avoir été signifié à Halifax le 31 mars.

III.4 Avis au registraire

La partie qui procède à la signification doit aviser le registraire du mode utilisé pour la signification et de la date de prise d'effet de la signification [articles 46(8) et 71(8) du Règlement].

Lorsque la signification a été faite par moyen électronique, l'avis au registraire doit clairement indiquer le mode de signification (p. ex. au moyen des services électroniques de COMC ou par courriel) et indiquer que la partie visée par la signification a consenti à ce mode de signification. En l'absence d'un consentement clairement indiqué dans l'avis, le registraire présumera que la partie visée par la signification a accepté que la signification soit faite de cette façon, à moins d'avis contraire.

III.4.a Preuve de signification

Si le registraire demande qu'une preuve de signification lui soit fournie, la partie disposera d'un délai d'un mois pour fournir cette preuve, à défaut de quoi le document sera réputé ne pas avoir été signifié [articles 46(9) et 71(9) du Règlement]. Le registraire considérera ce qui suit comme une preuve de signification :

III.4.b Significations non conformes

D'autres types de signification peuvent également être valides si le registraire détermine que le document a bien été remis à la partie visée par la signification et qu'il en informe les parties [articles 46(10) et 71(10) du Règlement]. Dans de tels cas, la date de prise d'effet de la signification sera la date à laquelle le document a été remis à la partie visée par la signification.

Veuillez consulter Pratique concernant la procédure d'opposition en matière de marque de commerce pour de plus amples renseignements.

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IV. Difficultés techniques

IV.1 Lorsque vous soumettez des éléments de preuve au moyen des services électroniques de la COMC

Si les parties éprouvent des difficultés techniques au moment de la présentation d'éléments de preuve au registraire au moyen des services électroniques de COMC, il leur incombe de veiller à ce que la preuve, ainsi que tout document à l'appui, soit expédiée au registraire avant l'expiration du délai alloué à cette fin.

Veuillez consulter Pratique concernant la procédure d'opposition en matière de marque de commerce et Pratique concernant la procédure de radiation prévue à l'article 45 pour en savoir plus sur la procédure à suivre pour demander une prolongation de délai.

Les parties peuvent informer la COMC de tout problème technique en cliquant sur le lien « Signaler un problème », situé sur la page d'accueil des services électroniques de COMC, ou en envoyant un courriel à la COMC à ic.cipotmobrec@canada.ca.

IV.2 Lorsque vous procédez à la signification d'éléments de preuve par moyens électroniques

Les parties demeurent responsables de s'assurer qu'il y a une signification adéquate, comme c'est le cas pour la signification non électronique.

IV.3 Prévoir à l'avance

Des difficultés technologiques imprévues peuvent survenir. Afin d'éviter tout problème de dernière minute qui pourrait survenir, il est recommandé de prévoir à l'avance l'utilisation des services électroniques de COMC. Les délais de dépôt et de signification devraient être gardés à l'esprit et suffisamment de temps devrait être accordé pour régler les problèmes éventuels.

Le présent énoncé de pratique a pour objet de fournir une orientation sur la pratique de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada et l'interprétation de la législation pertinente. En cas d'incompatibilité entre cet énoncé et la législation applicable, la législation doit prévaloir. Les dispositions du présent énoncé de pratique sont seulement un guide général, elles n'ont force obligatoire dans aucun cas particulier et sont sujettes à changement.

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