La demande doit fournir des renseignements précis montrant que l'entreprise peut mener à bien le projet avec les ressources dont elle dispose actuellement ou auxquelles elle aura accès. Cinq sections sont à remplir :
- Capacité de gestion
- Capacité technologique et faisabilité du projet
- Capacité financière
- Suivi des coûts et système comptable
- Plan d'activités
Capacité de gestion
Cette section de la demande doit montrer que l'entreprise possède ou peut raisonnablement s'attendre à obtenir la capacité de gestion nécessaire pour atteindre les objectifs définis pour le projet. L'entreprise doit à tout le moins fournir les renseignements suivants :
- l'expérience et le savoir-faire pertinents (organisationnels ou individuels, techniques et de gestion) de l'équipe de gestion du projet;
- en cas de collaboration, de coentreprise ou de partenariat, les fonctions et responsabilités de chacune des parties, la répartition et la contribution des ressources entre les parties ainsi que la gestion de la relation;
- l'aptitude et l'engagement de la direction à exécuter le projet comme prévu;
- les principaux risques associés à la capacité de gestion et les stratégies d'atténuation correspondantes.
Capacité technologique et faisabilité du projet
Cette section de la demande doit montrer, en mettant l'accent sur le risque, que l'entreprise possède ou peut raisonnablement s'attendre à obtenir la capacité technologique nécessaire pour atteindre les objectifs définis pour le projet. Il doit être précisé en particulier que du personnel qualifié ayant la formation et l'expérience pertinentes sera affecté au projet et qu'il effectuera une analyse systématique. L'entreprise doit à tout le moins fournir les renseignements suivants :
- des précisions sur les travaux antérieurs connexes;
- une description des ressources techniques dont elle dispose (par exemple, personnel, installations, équipement, partenaires);
- de l'information sur les collaborations, coentreprises ou partenariats pertinents pour l'achèvement et la réussite du projet;
- une description de la démarche de l'entreprise pour gérer le projet et des outils requis à cette fin (par exemple, constitution de l'équipe de projet, planification, établissement du budget et du calendrier, répartition des responsabilités et activités de contrôle);
- une explication des principaux risques associés à la capacité technologique et les stratégies d'atténuation correspondantes.
La demande doit également montrer – en mettant de nouveau l'accent sur le risque – que le projet est réalisable du point de vue technologique, en faisant état de la technologie de pointe et du calendrier, des ressources et des activités proposés. L'entreprise devrait fournir une évaluation de l'état de préparation de la technologie du projet, si elle en a une, tant au début qu'à la fin du projet. Cette section portera sur les points suivants :
- la nature de l'activité (par exemple, développement d'une nouvelle technologie, amélioration ou perfectionnement d'une technologie, intégration de systèmes, progrès continus en ingénierie);
- le stade de développement des travaux (par exemple, conception, essais en laboratoire, prototype à l'échelle, tests ou essais, démonstration ou homologation);
- le cas échéant, les réalisations déjà obtenues avec la technologie;
- les principaux défis technologiques restant à relever;
- la performance visée par rapport à la performance actuelle;
- les principaux risques de faisabilité technologique ainsi que les stratégies d'atténuation correspondantes.
Capacité financière
Situation financière
Cette section de la demande doit inclure les états financiers annuels vérifiés de l'entreprise pour les trois dernières années, les plus récents états financiers provisoires ainsi que le plus récent rapport annuel ou les états financiers vérifiés les plus récents de la société mère ou du principal propriétaire. Pour les entreprises qui proposent que les plans de remboursement soient associés à une unité organisationnelle particulière, il y a lieu d'inclure également les états financiers de la division ou de la direction responsable du projet.
Lorsque les responsables de l'entreprise prévoient que la société mère fournira des garanties financières associées au projet, l'entreprise doit inclure ses états financiers vérifiés complets pour chacune des trois dernières années ou depuis son démarrage, ainsi que les états financiers provisoires les plus récents.
Ressources financières
La demande doit faire état d'un budget pluriannuel montrant que l'entreprise possède ou peut raisonnablement s'attendre à obtenir les ressources financières voulues pour mener à terme le projet et s'acquitter par ailleurs des obligations stipulées dans l'entente de contribution.
Le budget doit présenter la liste de toutes les sources de financement prévues du projet, les dates de versement et les principales hypothèses, par exemple le fait que l'entreprise tirera parti de ses ressources actuelles et de ses sources de financement probables (par exemple, fonds accessibles, encaisse tirée des activités menées au cours du programme de R-D), ainsi que des nouvelles sources de financement (activités de financement prévues). Le texte doit donner suffisamment de précisions sur chacune des principales hypothèses (en ce qui a trait par exemple aux prévisions de recettes, au coût unitaire, au prix de vente et au chiffre d'affaires annuel).
La demande doit présenter de manière distincte les sources de financement existantes ou négociées et les sources de financement prévues ou potentielles. Le financement du gouvernement doit être indiqué de manière séparée des autres sources de financement extérieures. Les états financiers peuvent faire état du financement en tant que réduction nette des coûts.
L'entreprise doit préciser l'aide financière qu'elle a reçue ou est susceptible de recevoir des gouvernements fédéral et provinciaux ou territoriaux et des administrations municipales. Elle doit également mentionner tous les crédits d'impôt prévus ou autres stimulants liés au projet, y compris l'établissement de la base de calcul des crédits d'impôt (quel pourcentage des travaux du projet sont admissibles à des crédits d'impôt et la manière dont on obtient les crédits d'impôt chaque année). L'aide gouvernementale totale pour le projet ne doit pas dépasser 75 p. 100 de l'aide totale.
Cette section de la demande doit également comporter des renseignements sur les éléments suivants :
- les conditions particulières associées aux sources de financement susmentionnées;
- les principaux risques financiers et les stratégies d'atténuation correspondantes proposées par l'entreprise;
- les dépenses annuelles associées aux travaux de R-D au cours des trois dernières années;
- le chiffre d'affaires au cours des 10 dernières années, si on dispose de cette information (afin de faciliter l'évaluation des redevances; voir la rubrique Remboursement pour plus de renseignements sur la question).
Par ailleurs, la demande doit faire état de l'évolution prévisionnelle de la situation financière pendant toute la période où l'entreprise mènera à bien le projet de R-D :
- d'après l'exercice de l'entreprise;
- sous forme de chiffrier électronique et sur papier, accompagné de feuilles de travail, de pages et de tableaux renfermant les hypothèses et les calculs qui permettent d'en arriver aux chiffres présentés;
- en utilisant si possible le même format que celui des états financiers antérieurs vérifiés, afin de faciliter la comparaison;
- selon le même degré de détail que les états financiers annuels vérifiés et comprenant le bilan provisionnel, l'état des résultats et l'état de l'encaisse.
Pour les entreprises qui en sont à l'étape de développement et qui ne prévoient pas de rentabilité d'ici la fin de l'étape de R-D, la demande doit présenter l'évolution prévisionnelle de la situation financière jusqu'à la première année où les responsables prévoient que l'entreprise atteindra le seuil de rentabilité.
Suivi des coûts et système comptable
La demande doit expliquer comment l'entreprise assurera le suivi des coûts du projet et décrire son système comptable.
Le texte doit fournir suffisamment de détails pour confirmer que l'entreprise sera en mesure de saisir les coûts du projet et d'en assurer le suivi de manière adéquate. La demande doit indiquer en particulier comment l'entreprise comptabilisera le coût de la main-d'œuvre directe, et plus précisément le temps consacré à chaque aspect du projet.
Plan d'activités
La demande doit inclure le plan d'activités de l'entreprise, lequel doit décrire la façon dont l'entreprise intégrera à ses activités la technologie et la propriété intellectuelle développées au cours du projet et comment elle parviendra à exploiter la technologie. Le plan d'activités doit comporter particulièrement les éléments suivants :
- le plan stratégique de l'entreprise, montrant comment le projet s'y inscrit;
- une analyse de marché qui :
- définit et décrit le marché;
- évalue l'importance de la technologie par rapport aux forces du marché (à quel besoin la technologie répond-elle? quelle est la demande?);
- fait état des principaux concurrents et de leurs produits ainsi que de leur part de marché;
- indique les questions liées à la concurrence et à l'accès au marché (par exemple, les approbations réglementaires, le positionnement sur le marché, le coût des produits concurrents par rapport au coût des produits liés au projet et les mandats de l'entreprise);
- indique la part du marché que l'entreprise possède actuellement et la part du marché qu'elle espère conquérir, d'après les prévisions de ventes de l'entreprise;
- décrit le chiffre d'affaires annuel prévu à partir des produits et des procédés novateurs attribués au projet;
- décrit la stratégie de l'entreprise pour pénétrer le marché et augmenter sa part de marché;
- décrit l'état actuel du cycle de vie sur le marché des produits et des services associés au projet (émergence, maturité, saturation, fragmentation);
- indique les possibilités, le cas échéant, d'appliquer la technologie à d'autres produits et services nouveaux et novateurs;
- la stratégie de production et de distribution de l'entreprise, y compris les délais et le lieu de fabrication, le cas échéant. (Si cela implique une augmentation importante des activités, la demande doit clairement montrer que l'entreprise possède les ressources financières et de gestion nécessaires pour mettre en œuvre la stratégie. Il y a lieu de préciser s'il y a des difficultés liées aux installations de fabrication ou aux circuits de commercialisation et de distribution.);
- dans la mesure où d'importants investissements supplémentaires seront nécessaires pour intégrer la technologie issue du projet aux activités de l'entreprise, indiquer la nature de ces investissements, les montants en question, le moment où ils seront effectués et les méthodes de financement;
- les principaux risques commerciaux et les stratégies d'atténuation;
- les données de tierces parties (par exemple, les rapports d'étude de marché) qui appuient les déclarations de l'entreprise (en annexe à la demande).