Archivé — Annexe I : Principes relatifs aux coûts de l'ISAD

1. Principes généraux

Les coûts admissibles correspondent aux coûts directs et indirects qui, de l'avis du ministre, sont raisonnables et ont été engagés ou alloués à juste titre à la réalisation du projet, moins tout crédit applicable. Ces coûts seront déterminés conformément au système de comptabilité des coûts de l'entreprise accepté par le ministre et appliqué de façon uniforme tout au long du projet. Le système de comptabilité des coûts devrait établir clairement la piste de vérification à l'appui de l'ensemble des demandes de remboursement, en particulier les coûts directs de la main-d'œuvre, décrits ci-après, indiquant clairement la répartition des heures effectuées par chaque employé dans le cadre du projet.

2. Coût raisonnable

On entend par coût raisonnable un coût dont la nature et le montant sont conformes à ce qu'une personne prudente, dans une entreprise concurrentielle, aurait jugé convenable d'engager en pareil cas.

Lorsqu'il s'agit de déterminer si un coût donné est raisonnable, il faut prendre en compte les facteurs suivants :

  • si le coût est d'un type généralement admis comme normal et nécessaire dans le cadre de l'exploitation de l'entreprise ou de l'exécution du projet;
  • les limitations et les exigences imposées par des éléments comme les pratiques commerciales généralement admises et reconnues, les négociations sans lien de dépendance, les lois ou règlements fédéraux, provinciaux, territoriaux ou municipaux, ainsi que les modalités de l'entente;
  • les mesures que prendraient des gens d'affaires prudents, compte tenu des circonstances et de leurs responsabilités à l'égard des propriétaires de l'entreprise, de leurs employés, de leurs clients, du gouvernement du Canada et du grand public;
  • les écarts importants par rapport aux pratiques établies de l'entreprise, qui pourraient entraîner une augmentation indue des coûts admissibles;
  • les spécifications, le calendrier d'exécution et la qualité exigée pour un projet donné, dans la mesure où ces facteurs influent sur les coûts.

Personnes affiliées

Dans le cas des dépenses engagées au titre des coûts admissibles avec une personne affiliée, le montant engagé doit être rajusté comme suit :

  • le coût des biens ou services visés ne doit pas dépasser la juste valeur marchande;
  • s'il n'existe pas de juste valeur marchande pour les biens ou services applicables, il faut utiliser la juste valeur marchande de biens semblables;
  • s'il n'y a pas de biens semblables, il faut utiliser la méthode du coût d'achat majoré (décrite ci-après) pour déterminer le coût.

La méthode du coût d'achat majoré détermine le coût total, auquel on ajoute le profit calculé de manière suivante :

  • Selon la méthode du coût d'achat majoré, le coût total est la somme des coûts directs et indirects applicables, décrits ci-après aux sections 4 et 5, établis et calculés conformément aux principes comptables généralement reconnus et qui ont été engagés ou alloués raisonnablement au cours du déroulement des travaux figurant dans l'énoncé des travaux.
  • Le profit est calculé comme indiqué ci-après, mais ne doit pas dépasser 5 p. 100 du coût total selon la formule : profit = coût total x (1,7 x taux de rendement sur 3 ans des obligations d'épargne du Canada en date de la signature de l'entente de contribution).

3. Méthodes à utiliser pour calculer les coûts directs et les frais généraux

Pour ce qui est des demandes de remboursement des coûts admissibles, l'entreprise doit choisir l'une des deux méthodes suivantes :

  • la méthode d'évaluation des coûts de l'Agence du revenu du Canada, intitulée Demande pour les dépenses de recherche scientifique et de développement expérimental (RS&DE) – un guide pour compléter le formulaire T661; ou
  • la méthode de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), selon laquelle les coûts directs sont calculés conformément aux Principes relatifs aux coûts de l'ISAD tandis que les coûts indirects sont déterminés à l'aide des taux d'établissement des coûts de TPSGC qui sont en vigueur et ont été négociés avec l'entreprise, et ce, conformément aux principes des coûts contractuels (TPSGC 1031-2). Pour toute période où les négociations des taux de TPSGC n'avaient pas encore abouti au moment de la demande de remboursement, les taux d'établissement des coûts négociés de TPSGC de l'exercice précédent seront provisoirement utilisés. Dans le cas où il n'existe pas de taux de TPSGC antérieur pour le projet, des frais généraux de 65 p. 100 des coûts directs de la main-d'œuvre seront provisoirement appliqués.

4. Coûts directs
(ne s'appliquent que si les taux de TPSGC sont utilisés)

Il existe trois catégories de coûts directs :

  • Coûts directs des matériaux – Les coûts des matériaux qui peuvent être expressément répertoriés et calculés par l'entreprise comme ayant été ou devant être utilisés pour la réalisation du projet, et ce, par l'application uniforme du système de comptabilité des coûts de l'entreprise accepté par le ministre. En plus des matériaux achetés uniquement en vue de l'exécution du projet et traités par l'entreprise ou des matériaux obtenus auprès de sous-traitants, ces coûts directs peuvent inclure tous les autres matériaux provenant des stocks courants de l'entreprise. Les matériaux achetés uniquement en vue de l'exécution du projet ou de contrats en sous-traitance doivent être imputés au projet comme coût en magasin net facturé à l'entreprise, impôts déduits, et avant que les escomptes de caisse pour règlement rapide ne lui soient consentis. Les matériaux provenant des stocks courants de l'entreprise doivent être imputés au projet conformément à la méthode uniformément utilisée par l'entreprise pour établir le coût des matériaux en stock.
  • Coûts directs de la main-d'œuvre – La partie des salaires bruts correspondant aux activités qui peuvent être spécifiquement répertoriées et calculées comme ayant été exécutées ou à exécuter dans le cadre du projet, et qui sont ainsi répertoriées et calculées régulièrement au moyen du système comptable de l'entreprise accepté par le ministre.
  • Autres coûts directs – Tous les coûts applicables qui n'entrent pas dans les catégories des coûts direct des matériaux ou de la main-d'œuvre, mais qui peuvent être clairement répertoriés et calculés comme ayant été ou devant être engagés au cours de l'exécution du projet, et qui sont ainsi répertoriés et calculés régulièrement au moyen du système de contrôle des coûts de l'entreprise accepté par le ministre.

Les coûts directs ne tiennent pas compte des profits éventuels ni des frais généraux ou administratifs.

5. Coûts indirects
(ne s'appliquent que si les taux de TPSGC sont utilisés)

Les coûts indirects (frais généraux) sont des coûts qui ont été nécessairement engagés au cours de l'exécution du projet pour l'exploitation générale de l'entreprise, mais qui ne peuvent pas être clairement répertoriés et calculés directement en rapport avec la réalisation du projet.

Ces coûts indirects peuvent comprendre, sans pour autant s'y limiter, des articles comme les suivants :

  • les fournitures et les matériaux indirects (les articles similaires de faible valeur et d'utilisation élevée, dont les coûts correspondent à la définition des coûts directs des matériaux susmentionnée, mais dont il n'est pas rentable de rendre compte de la façon prescrite pour les coûts directs, peuvent être comptabilisés comme des coûts indirects aux fins du projet);
  • la main-d'œuvre indirecte;
  • les avantages sociaux (la part de l'entreprise uniquement);
  • les services publics – comme l'électricité, le chauffage, l'éclairage ainsi que les frais d'exploitation et d'entretien des installations et des biens de nature générale;
  • les frais fixes ou périodiques – dépenses récurrentes telles que les impôts fonciers, les charges locatives et les coûts d'amortissement raisonnables;
  • les frais administratifs et généraux – y compris la rémunération des cadres et des dirigeants de l'entreprise et du personnel de bureau, ainsi que des dépenses telles que la papeterie et les fournitures de bureau, les frais d'affranchissement et les autres dépenses nécessaires à l'administration et à la gestion;
  • les frais de représentation et de commercialisation relatifs aux produits ou aux services acquis en vertu de l'entente de contribution.

6. Répartition des coûts indirects
(ne s'applique que si les taux de TPSGC sont utilisés; voir le formulaire 2A : Ventilation des coûts admissibles).

Les coûts indirects doivent être totalisés par groupes de coûts indirects établis en fonction de la structure organisationnelle ou opérationnelle de l'entreprise pour être ensuite imputés au projet ou à des contrats, conformément au principe suivant :

  • les coûts inclus dans un groupe de coûts indirects donné devraient avoir un lien de similarité avec le projet ou les contrats, le cas échéant, auxquels sera affecté ce groupe de coûts par la suite; de plus, les coûts inclus dans un groupe de coûts indirects devraient être suffisamment semblables les uns aux autres pour que l'affectation de la totalité des coûts faisant partie d'un groupe donne le même résultat que si chaque coût était imputé séparément.

7. Coûts non admissibles

Même s'ils ont été engagés ou sont engagés de manière raisonnable et à juste titre par l'entreprise dans le cadre de l'exécution des activités du projet, les coûts suivants sont considérés comme des coûts non admissibles :

  • les provisions pour les intérêts sur le capital investi, les obligations, les obligations non garanties, les emprunts bancaires ou autres, ainsi que les escomptes à l'émission d'obligations et les frais de crédit;
  • les frais de services juridiques et comptables ainsi que les honoraires de consultants liés à une réorganisation financière, à l'émission de garanties et de capital-actions, à l'obtention de permis ainsi qu'aux actions en réclamation intentées contre le ministre;
  • les pertes subies en raison de mauvais placements et de mauvaises créances, ainsi que les frais de recouvrement desdites pertes;
  • les pertes subies dans le cadre d'autres projets ou contrats;
  • les impôts fédéraux et provinciaux ou territoriaux sur le revenu, les taxes sur les produits et services, la taxe de vente harmonisée, les impôts ou surtaxes sur les profits excédentaires, ou les dépenses spéciales y afférentes;
  • les provisions pour risques;
  • les primes d'assurance-vie des dirigeants ou des administrateurs lorsque le bénéficiaire est l'entreprise;
  • l'amortissement d'une plus-value qui ne s'est pas matérialisée;
  • la dépréciation des biens payés par le ministre;
  • les amendes et les pénalités;
  • le coût et l'amortissement des installations excédentaires;
  • la rémunération déraisonnable versée aux dirigeants et aux employés;
  • les frais d'élaboration et d'amélioration de produits qui n'ont pas été engagés relativement au produit visé par le projet;
  • les frais de publicité, sauf les frais raisonnables de publicité de nature industrielle ou institutionnelle, versés pour les annonces placées dans les publications spécialisées, techniques ou professionnelles, en vue de fournir de l'information à l'industrie ou à l'institution;
  • les frais de représentation;
  • les dons;
  • les cotisations et autres frais d'adhésion à des mouvements qui ne sont pas des associations professionnelles reconnues;
  • les honoraires extraordinaires ou hors normes versés à des experts pour obtenir des avis techniques, administratifs ou comptables, à moins qu'ils ne soient autorisés par le ministre;
  • tous les coûts relatifs à des biens fonciers ou immobiliers.

Nonobstant la section ci-dessus, les frais de services juridiques et comptables ainsi que les honoraires de consultants relatifs à l'obtention de brevets et d'une protection légale pour d'autres éléments de la propriété intellectuelle constituent des coûts admissibles.

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