Manuel d'application du processus de règlement de problèmes

Préparé par :

Comité consultatif sur les processus en électricité

16 août 2005

Révision :

7 avril 2015

Table des matières

• 1.0 Présentation
• 2.0 Lignes directrices relatives à la mise en œuvre
• 3.0 Aspects liés au code de conduite
• 4.0 Aperçu du processus
• 5.0 Normes et exigences axées sur le rendement
• 6.0 Lignes directrices relatives au processus
  • 6.1 Responsabilités du Comité consultatif sur les processus en électricité
    • 6.1.1 Généralités
    • 6.1.2 Membres
    • 6.1.3 Création des groupes de travail mixtes
    • 6.1.4 Attribution des tâches liées aux nouvelles normes
    • 6.1.5 Fréquence des réunions
    • 6.1.6 Avis de convocation
    • 6.1.7 Participation aux réunions
    • 6.1.8 Quorum
    • 6.1.9 Consensus
    • 6.1.10 Rapports
  • 6.2 Processus de règlement des différends
    • 6.2.1 Généralités
  • 6.3 Groupes de travail mixtes
    • 6.3.1 Généralités
    • 6.3.2 Administration
    • 6.3.3 Président
    • 6.3.4 Animateur
    • 6.3.5 Membres
    • 6.3.6 Règlement des différends
    • 6.3.7 Fréquence des réunions
    • 6.3.8 Avis de convocation
    • 6.3.9 Participation aux réunions
    • 6.3.10 Quorum
    • 6.3.11 Consensus
    • 6.3.12 Principaux résultats attendus
    • 6.3.13 Rapports
• Annexe A – Aspects liés au fondement du processus
• Annexe B – Analyse d'impact initiale – modèle pour faciliter la priorisation des efforts visant à définir, à étudier et à évaluer les projets de normes
• Annexe C – Méthode utilisée pour l'analyse d'impact
• Annexe D – Modèle de l'analyse d'impact initiale
• Annexe E – Exemple d'ordre du jour et de compte rendu pour les réunions du groupe de travail mixte

1.0 Présentation

Le Manuel d'application du processus de règlement de problèmes du Comité consultatif sur les processus en électricité (CCPE) vise à décrire en détail la méthode à utiliser pour régler les problèmes soulevés par Mesures Canada (MC) et les intervenants du secteur de l'électricité. Le manuel décrit l'élément déclencheur ainsi que les trois niveaux d'intervention établis pour régler des problèmes en fonction de leur incidence. Chaque niveau du processus et les diverses méthodes d'analyse d'impact sont décrits en détail.

2.0 Lignes directrices relatives à la mise en œuvre

Le Système national de normes (SNN) du Conseil canadien des normes (CCN) prévoit un processus (voir l'annexe A) qui comporte un certain nombre d'éléments de conception clés, notamment :

• un modèle de prise de décision permettant de traiter le projet selon un processus semblable à celui du SNN ou différent de celui-ci;
• un autre processus qui permettrait à MC d'apporter des modifications réglementaires mineures à ses normes et politiques, de manière transparente, tout en recevant les commentaires des intervenants, au besoin seulement, et en sollicitant moins ses ressources.

À la lumière de tous ces critères, on utilise un processus en plusieurs étapes à l'aide d'une analyse d'impact initiale qui comprend une méthode de notation pour déterminer l'importance relative de l'impact d'un projet sur l'industrie, les consommateurs et l'organisme de réglementation. De plus, les résultats de l'analyse permettent d'orienter le projet vers l'un des trois processus suivants et de faire participer les intervenants selon l'un des trois niveaux d'intervention – élevé, moyen ou faible (partie informée, mais non participante) :

1. le niveau élevé (impact élevé) d'intervention est le processus de règlement de problèmes semblable à celui du SNN;
2. le niveau moyen (impact moyen) est une approche consultative semblable à celle du SNN nécessitant une rétroaction conjointe;
3. le niveau faible (impact faible) est un processus exigeant la mise à jour de l'information communiquée uniquement de manière informelle et par courtoisie.

On prévoit que dans la plupart des cas, les problèmes seront soulevés par les employés de MC. Les promoteurs des projets se chargeront de répondre aux questions du modèle d'analyse d'impact initiale (voir l'annexe B) à l'aide des renseignements obtenus dans le cadre du programme de surveillance du marché et, au besoin, des points de vue des intervenants. Le modèle est conçu de manière que, si le projet était mal évalué au cours de l'analyse d'impact initiale, on a la souplesse nécessaire pour modifier le mécanisme d'examen du projet. Dans des cas où les problèmes sont présentés par l'industrie, les modèles d'analyse dûment remplis devront être acheminés au représentant de l'intervenant aux fins de traitement. La réussite de la mise en œuvre d'une méthode consultative semblable au processus du SNN exige que tous les participants adoptent un code de conduite, comme celui expliqué en détail à la partie 3 du présent document, et s'y conforment.

Le CCPE est chargé d'administrer le nouveau processus de type SNN. Le rôle principal du Comité est d'administrer et de coordonner le processus et d'approuver les recommandations qui lui seront présentées par les groupes de travail mixtes et les responsables de projet. (Voir l'article 6.1 pour une description détaillée.) Il incombe aussi au CCPE d'établir des mandats visant l'élaboration et la mise à jour des normes. Les mandats sont élaborés et administrés conjointement pour que les questions soient adéquatement classées par ordre de priorité en vue d'optimiser l'utilisation efficiente des ressources limitées. Dans la mesure du possible, les projets devraient être répartis de manière équilibrée pour ce qui est du nombre de projets examinés tous les ans (impact élevé, moyen et faible). Le nombre de projets évalués selon chaque processus devrait correspondre aux ressources disponibles. Le CCPE présentera des projets et des mandats à la haute direction de MC pour qu'ils soient approuvés.

• L'analyse d'impact initiale permet d'évaluer toutes les questions liées aux normes et aux politiques. Si la question est jugée à impact faible, le promoteur examine la question unilatéralement tout en maintenant l'intervenant informé. Il s'agit alors d'une méthode informative.
• Si la question est jugée à impact moyen, le promoteur communique avec le représentant de l'intervenant qui désigne un porte-parole de l'industrie pour travailler avec lui pour traiter la question. Il s'agit alors d'une méthode consultative.
• Si la question est jugée à impact élevé, elle est prise en charge par le CCPE qui fera appel au processus de type SNN pour trouver une solution administrative et qui effectuera une analyse détaillée de l'impact et des coûts et des avantages. Si le CCPE est en désaccord avec l'évaluation de l'impact, il soumet de nouveau la question à un processus à impact moyen ou faible. Dans le cas contraire, le CCPE accordera la priorité nécessaire à la question et approuvera la création d'un groupe de travail mixte (GTM) pour traiter la question en suivant le processus de type SNN.
• Toutes les questions examinées, qu'elles soient à impact faible, moyen ou élevé, seront transmises au CCPE. Ce dernier peut alors prendre les décisions nécessaires concernant les convergences ou les conflits éventuels, selon le cas.
• En ce qui concerne les questions soumises par l'industrie, des modèles d'analyse dûment remplis doivent être envoyés au représentant de l'intervenant aux fins de traitement.

3.0 Aspects liés au code de conduite

Un code de conduite doit être mis en place et administré pour tous les GTM et toutes les communications découlant du processus. Les principes de base suivants sont proposés pour examen :

1. chacun doit faire preuve de professionnalisme conformément aux lignes directrices du SNN;
2. l'apport des intervenants doit contribuer à la réalisation du mandat du Comité et avoir un lien avec le secteur ou, s'il y a lieu, au contexte plus large de la mesure commerciale;
3. chaque intervenant a la responsabilité de participer et tous les points de vue devraient être examinés;
4. il faut respecter le caractère confidentiel ou commercialement sensible de l'information remise aux membres du CCPE ou du GTM lors des discussions. Les membres ne doivent pas divulguer cette information sans autorisation préalable, sauf lorsqu'elle est déjà du domaine public;
5. tous les problèmes ou préoccupations liés au code de conduite devraient être communiqués au CCPE.

4.0 Aperçu du processus

Le CCPE est constitué de deux représentants de MC (le gestionnaire, Division des compteurs des services publics, et un agent de programme, Mesure de l'électricité) en plus de représentants de l'industrie choisis par le Conseil sur la distribution de l'Association canadienne de l'électricité. Les représentants de l'industrie doivent occuper un poste de directeur, ou l'équivalent, dans leur organisme d'attache pour qu'ils aient les connaissances nécessaires pour la tâche qui leur sera assignée.

En ce qui concerne la durée des fonctions, le gestionnaire de la Division des compteurs des services publics est considéré comme un membre permanent. Le mandat des autres membres du CCPE doit être d'au moins trois ans, dans la mesure du possible, et les personnes désignées doivent s'engager à assumer cette responsabilité. Pour assurer la continuité nécessaire, les remplaçants doivent être nommés au moins un an à l'avance et être encouragés à assister aux réunions à titre d'observateurs non participants ou d'invités.

Le CCPE examinera les projets à impact élevé définis ainsi par l'analyse d'impact initiale. Si le Comité accepte l'évaluation initiale, il priorisera les tâches et mettra à jour le plan de travail. Le cas échéant, le CCPE approuvera la formation et la composition d'un GTM pour qu'il étudie la question. Une fois que le GTM aura terminé son travail, un rapport final décrivant en détail la solution proposée sera présenté au CCPE pour qu'il l'approuve avant de le transmettre à la haute direction de Mesures Canada pour la mise en œuvre. On prévoit que, à l'occasion, le GTM aura besoin d'orientation pour l'aider à mener à bien ses tâches. Le cas échéant, le CCPE deviendra un comité d'orientation. Le déroulement du processus peut être résumé comme suit :

5.0 Normes et exigences axées sur le rendement

D'après l'information présentée par les intervenants et les recommandations découlant de l'Examen du secteur commercial de l'électricité (ESCE) approuvées par le Comité de la haute direction (CHD) de MC, il est clair que, sur le plan stratégique, l'organisme de réglementation et les intervenants partagent une approche similaire sur la question des normes axées sur le rendement. Cependant, on a reconnu que les normes et les règlements, de par leur nature propre, doivent être normatifs dans une certaine mesure. En conséquence, on a suggéré que des critères et une analyse raisonnée soient élaborés pour établir un équilibre approprié d'exigences normatives et d'exigences axées sur le rendement. À cette fin, les lignes directrices suivantes ont été élaborées :

• Lorsque l'approche normative et l'approche axée sur le rendement peuvent toutes les deux être mises en œuvre pour satisfaire à une exigence particulière, les deux doivent être présentées et la conformité à l'une ou l'autre doit être considérée comme étant satisfaisante. Les exigences axées sur le rendement ne doivent pas être mises en œuvre lorsqu'aucune méthode d'évaluation de la conformité n'a été établie. Les normes axées sur le rendement devraient être utilisées dans les cas où :
  • des mesures adéquates du rendement sont déjà établies;
  • des indicateurs de rendement clés peuvent être établis pour permettre la surveillance de l'efficacité de la mesure du rendement pendant toute la durée de vie de la norme.

6.0 Lignes directrices relatives au processus

6.1 Responsabilités du Comité consultatif sur les processus en électricité

6.1.1 Généralités

Le CCPE doit être responsable de :

1. l'élaboration et l'actualisation du Programme de mise en œuvre du degré d'intervention, sous réserve d'une confirmation du vice-président de la Direction du développement des programmes;
2. la supervision de l'ensemble des activités liées aux nouvelles normes;
3. la préparation et/ou l'approbation du mandat pour les GTM;
4. l'examen et la recommandation d'un degré d'intervention approprié dans le cas de tout différend ou conflit pouvant se produire avec un GTM;
5. l'administration de la portée du travail, des calendriers des projets et des étapes des GTM;
6. l'orientation des GTM au besoin;
7. la présentation de directives aux GTM afin qu'ils documentent entièrement les problèmes et formulent des recommandations;
8. l'élaboration, la tenue à jour et la mise en œuvre des lignes directrices visant la composition des comités et l'élaboration de normes de MC;
9. l'évaluation de l'efficacité du processus d'élaboration des normes;
10. l'administration du processus de règlement des problèmes;
11. l'exécution des autres tâches pouvant lui être assignées par la haute direction de MC.

6.1.2 Membres

Le CCPE doit être composé de trois à cinq membres. Deux membres seront nommés par MC (le gestionnaire, Division des compteurs des services publics et un agent de programme, Mesure de l'électricité). La représentation de l'industrie sera composée d'organismes accrédités, de fournisseurs d'électricité et/ou de groupes ou d'associations de revendication. Quant à la durée des fonctions, le gestionnaire de la Division des compteurs des services publics est considéré comme un membre permanent. Le mandat des deux ou trois autres membres du CCPE doit être d'au moins trois ans, dans la mesure du possible, et les personnes désignées doivent s'engager à assumer cette responsabilité. Pour assurer la continuité nécessaire, les remplaçants doivent être nommés au moins un an à l'avance et être encouragés à assister aux réunions à titre d'observateurs non participants ou d'invités. Un président doit être désigné et son mandat doit être réexaminé tous les ans par les membres. Les nouveaux membres nommés peuvent se voir confier des tâches par le président.

6.1.3 Création des groupes de travail mixtes

Le CCPE doit être chargé de la création des GTM dans des domaines de normalisation qui s'inscrivent dans les politiques de la haute direction de MC, tout en tenant compte des ressources disponibles. Le CCPE doit également être chargé :

1. d'approuver le mandat, y compris l'étendue des travaux;
2. de nommer le président et l'animateur, au besoin;
3. d'assurer que la composition du Comité est équilibrée et conforme à la grille de représentation approuvée, le cas échéant;
4. d'examiner au moins deux fois par année les activités de l'ensemble des GTM.

6.1.4 Attribution des tâches liées aux nouvelles normes

Le CCPE doit être chargé, en consultation avec la haute direction de MC, d'établir des plans de travail pour les projets et des listes de priorités, en plus d'attribuer les tâches liées aux normes qui ne sont pas comprises dans le mandat d'un GTM existant. Selon la nature des tâches :

1. elles peuvent être attribuées à un GTM existant;
2. un nouveau GTM peut être créé.

6.1.5 Fréquence des réunions

Le CCPE doit se réunir au moins deux fois par année en ayant recours à des moyens et à des méthodes convenant à toutes les parties. Il peut s'agir de réunions en personne, de vidéoconférences ou de conférences téléphoniques.

6.1.6 Avis de convocation

L'avis de convocation et l'ordre du jour doivent être distribués au moins trois semaines avant la réunion.

Remarque : Les ordres du jour des réunions doivent être organisés de manière à ce que les points exigeant des décisions précèdent les points d'information.

6.1.7 Participation aux réunions

Les réunions du CCPE sont normalement réservées aux membres du CCPE. Cependant, sur demande du CCPE, des remplaçants, des invités ou des observateurs peuvent être autorisés à y participer. La haute direction de MC peut aussi participer, s'il y a lieu. Les membres du Comité sont responsables des frais de déplacement et autres frais connexes résultant de leur participation au CCPE.

6.1.8 Quorum

Le quorum est constitué d'un représentant de l'industrie et d'un représentant de MC membres du CCPE.

6.1.9 Consensus

Le consensus consiste à tenter de régler toutes les objections et exige plus que la majorité simple, mais pas nécessairement l'unanimité.

6.1.10 Rapports

Tous les rapports, documents et comptes rendus des réunions du CCPE doivent être rédigés pour faciliter la consultation du public et être disponibles par le truchement de MC sur demande. Le président du CCPE ou le gestionnaire de la Division des compteurs de services publics doit présenter les comptes rendus définitifs des réunions du CCPE à la haute direction de MC ou, selon les directives, définir les enjeux et problèmes qui doivent expressément être portés à son attention. Les représentants de l'industrie au sein du Comité doivent envoyer une copie des comptes rendus définitifs à leurs comités respectifs. Les comptes rendus des réunions doivent être distribués au plus tard quatre semaines après une réunion.

6.2 Processus de règlement des différends

6.2.1 Généralités

Normalement, il incombe au GTM de régler les points de désaccord et de formuler des recommandations fondées sur un consensus. Lorsqu'un consensus ne peut être atteint, le président du GTM doit communiquer avec le président du CCPE pour entreprendre un processus de règlement des différends. Dans les cas où le CCPE n'est pas en mesure de régler le problème, le vice-président, Direction du développement des programmes de Mesures Canada et le vice-président, Élaboration des politiques de l'Association canadienne de l'électricité, doivent se joindre au CCPE.

Le GTM doit également documenter de façon exhaustive les points de désaccord qui ne peuvent être réglés au niveau des comités. La documentation doit comprendre les documents de travail, les résolutions et les recommandations envisagées.

6.3 Groupes de travail mixtes

6.3.1 Généralités

Un GTM doit être créé et relever de l'autorité du CCPE lorsqu'on peut démontrer qu'il y a lieu de créer un tel groupe et que les ressources disponibles le permettent. Un GTM doit mener à bien l'étendue des travaux et les tâches qui lui sont confiées par le CCPE. Ces tâches comprennent la production de rapports, la rédaction de normes, la consignation de toutes les décisions, la tenue à jour des dossiers de projet et le respect de toutes les exigences des processus.

6.3.2 Administration

Normalement, le CCPE est également responsable de l'administration des GTM.

6.3.3 Président

Chaque GTM doit avoir un président qui a la responsabilité de :

1. fournir une orientation et une direction aux membres du GTM et de s'assurer qu'ils demeurent concentrés et participent activement aux réunions;
2. s'assurer que tous les membres du GTM ont des chances égales de présenter des points de discussion;
3. s'assurer que les éléments non négociables, de même que le mandat et le rôle de MC sont pris en compte dans toutes les discussions, analyses et décisions du GTM.

À moins de circonstances imprévues, le président est nommé pour toute la durée du mandat du GTM.

Si une nouvelle personne doit assumer les responsabilités de président sur une base temporaire ou permanente, la personne doit très bien connaître le sujet à l'étude de même que les politiques, les procédures et les processus de normalisation, et être prête à consacrer le temps nécessaire pour satisfaire aux exigences du projet.

6.3.4 Animateur

Un animateur peut être affecté à un GTM selon la nature et/ou la complexité des tâches. L'animateur doit très bien connaître le sujet à l'étude de même que les politiques, les procédures et les processus de normalisation, et être prêt à consacrer le temps nécessaire pour satisfaire aux exigences du projet. L'animateur est un membre à part entière du GTM.

L'animateur doit aider le président à maintenir les orientations du GTM, à maintenir une participation active des membres et à clarifier les communications parmi les membres du GTM. L'animateur doit également aider le président à gérer les différends au sein du GTM, et à les régler, au besoin.

6.3.5 Membres

Le Comité consultatif sur le processus en électricité doit nommer les membres du GTM. Il doit tenter d'obtenir un équilibre parmi les membres conformément à la grille de représentation approuvée pour les GTM. Les membres du GTM doivent communiquer et participer de façon professionnelle afin de permettre au GTM de respecter ses objectifs et d'atteindre les résultats attendus.

Les membres du GTM doivent examiner l'ordre du jour et lire les documents et les renseignements de base qui leur sont envoyés avant une réunion. Ils doivent arriver préparés et être prêts à discuter des sujets qui seront abordés au cours de la réunion.

6.3.6 Règlement des différends

Les GTM doivent déployer tous les efforts nécessaires pour obtenir un consensus. Toutefois, si un différend ne peut pas être réglé, il sera renvoyé au Comité consultatif sur les processus en vue de le régler. Il incombe au GTM de documenter entièrement les différends et de présenter les documents de travail, les résolutions et les recommandations au CCPE afin qu'il les examine et prenne une décision. Ces documents seront versés au dossier du projet.

6.3.7 Fréquence des réunions

Le GTM doit se réunir selon les besoins ou à la demande du président.

6.3.8 Avis de convocation

L'avis de convocation et l'ordre du jour doivent être distribués au moins trois semaines avant la réunion.

Remarque : Les ordres du jour des réunions doivent être organisés de manière à ce que les points exigeant des décisions précèdent les points d'information.

6.3.9 Participation aux réunions

Les réunions du GTM sont normalement réservées aux membres du Groupe de travail. Cependant, sur demande spéciale, des visiteurs ou des observateurs peuvent être admis.

6.3.10 Quorum

Pour qu'il y ait quorum, il faut que les deux tiers des membres soient présents avec au moins un représentant de MC et un représentant de l'industrie.

6.3.11 Consensus

Le consensus consiste à tenter de régler toutes les objections et exige plus que la majorité simple, mais pas nécessairement l'unanimité.

6.3.12 Principaux résultats attendus

6.3.12.1 Le GTM élaborera des recommandations fondées sur un consensus concernant des points définis dans le domaine d'application établi, en tenant compte de ce qui suit :

1. Des approches et des normes fondées sur le rendement seront utilisées, dans toute la mesure du possible, pour toute norme ou exigence en lien avec les recommandations.
2. Le GTM favorisera l'examen de recommandations et de normes internationales, s'il y a lieu.
3. Les conclusions et les recommandations doivent être documentées et les justifications à l'appui doivent être indiquées.

6.3.12.2 Le GTM doit indiquer et documenter les limites juridiques et les limites liées aux infrastructures existantes ou tous les autres obstacles qui pourraient avoir une incidence sur les recommandations formulées et faire en sorte qu'elles ne soient pas conformes aux résultats attendus.

6.3.13 Rapports

Tous les rapports, documents et comptes rendus des réunions du Comité doivent être rédigés pour faciliter la consultation du public et MC les diffusera sur demande. Le président du CCPE ou le gestionnaire de la Division des compteurs des services publics doit présenter les comptes rendus définitifs des réunions du CCPE à la haute direction de MC ou, selon les directives, définir les enjeux et problèmes qui doivent expressément être portés à son attention. Les représentants de l'industrie au sein du Comité doivent envoyer une copie des comptes rendus définitifs à leurs comités respectifs. Les comptes rendus des réunions doivent être distribués au plus tard quatre semaines après une réunion. Voir l'annexe E pour un exemple.

Annexe A – Aspects liés au fondement du processus

Le processus de type SNN utilisé est fondé sur les lignes directrices du Conseil canadien des normes (CCN) et, plus particulièrement, le document intitulé « Systèmes de normes : Guide à l'intention des organismes de réglementation canadiens ». Certains éléments clés ont été définis et constituent le fondement et la raison d'être du processus de type SNN qui a été recommandé. Voici certains de ces éléments clés :

• Les normes sont élaborées dans le cadre d'un processus consensuel faisant appel à plusieurs intervenants.
• Les normes prescrivent les exigences qu'un produit, un processus ou un service doit respecter.
• Certaines normes sont requises en vertu de règlements et mises en œuvre dans le cadre d'un processus réglementaire.
• Une norme doit être réexaminée au moins tous les cinq ans conformément aux lignes directrices de l'ISO et, si elle n'est plus nécessaire, elle doit être retirée. Cependant, si la norme est encore nécessaire, un examen complet doit être effectué pour que les exigences reflètent les besoins réels, que les documents de référence demeurent valides, que la norme continue d'être mise en vigueur adéquatement et que toutes les difficultés d'application soient aplanies. Le CCPE pourra prendre en charge cet élément.
• Les règlements fédéraux sont assujettis aux exigences du Résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR). Voici quelques thèmes courants pour une bonne gestion réglementaire :
  • la nécessité de définir clairement le problème à traiter;
  • la possibilité offerte aux intervenants de présenter leur point de vue;
  • la détermination des coûts et des avantages des mesures proposées;
  • l'obligation de respecter les accords internationaux;
  • la nécessité de se soumettre aux prescriptions de la loi;
  • l'emploi d'une langue claire et compréhensible;
  • la nécessité de rendre accessibles les règles ainsi établies.
• Une représentation équilibrée est nécessaire au sein des comités.
• Le CCN exige que les organismes de réglementation examinent toute norme internationale publiée pouvant être adoptée ou modifiée pour répondre aux besoins des Canadiens.
• Un processus de prise de décision par consensus est utilisé pour élaborer des normes. Conformément à la définition du CCN, le consensus ne signifie pas que les membres du Comité doivent atteindre un accord unanime. Il signifie plutôt que le groupe a tenté d'arriver à un accord substantiel et de répondre à toutes les objections. Le consensus consiste à tenter de régler toutes les objections et exige plus que la majorité simple, mais pas nécessairement l'unanimité.
• Dans un processus officiel du type SNN, les membres du Comité votent lorsqu'il survient des problèmes. Les concepteurs de ce processus ont convenu à l'unanimité qu'il n'était pas pratique d'utiliser le scrutin pour les règlements que MC applique.
• Il faut effectuer une analyse des coûts et des avantages. Pour ce faire, les auteurs du projet et les GTM doivent démontrer qu'ils ont évalué les avantages de la réglementation en cours d'élaboration, de même que les coûts pour confirmer que les avantages de la mise en place d'une norme dépassent ses coûts directs et que sa mise en œuvre sera rentable. (Voir les annexes A, B et C.)
• Le REIR est un outil d'évaluation de l'impact qui a servi de base à l'élaboration de la nouvelle grille d'évaluation, outil plus pratique pour l'évaluation de l'impact d'un projet. Le REIR comporte les principaux éléments suivants :
  • Enjeu : Un bref énoncé décrivant les enjeux ou les problèmes que vise la réglementation, ainsi que la raison pour laquelle l'intervention du gouvernement est nécessaire.
  • Description : Une courte description du règlement proposé.
  • Énoncé des coûts et des avantages : Un énoncé des coûts totaux, y compris un énoncé décrivant les répercussions sur la concurrence et les consommateurs, le cas échéant, et une brève description des avantages que pourraient représenter la protection et la défense de l'intérêt public en matière de santé, de sûreté et de sécurité, ainsi que de la qualité de l'environnement et du bien-être socioéconomique des Canadiennes et des Canadiens. Inclure les coûts totaux estimés, les avantages, le cas échéant, et les avantages nets ^{Note de bas de page 1} de la proposition ou, s'ils ne sont pas disponibles, un énoncé décrivant la façon dont l'option proposée maximise les avantages nets.
  • Règle du « un pour un » et perspective de la petite entreprise : Un énoncé pour indiquer si la règle du « un pour un » s'applique et un énoncé de l'augmentation des coûts administratifs totaux (si on estime qu'il s'agit d'une « entrée » selon la règle du « un pour un ») ou de la diminution de ces coûts (si on estime qu'il s'agit d'une « sortie »). Ajouter un autre énoncé si la perspective de la petite entreprise s'applique et les économies de coûts totales pour les petites entreprises découlant de la flexibilité réglementaire.
  • Coordination et coopération à l'échelle nationale et internationale (le cas échéant) : Un énoncé des incidences sur la coordination et la coopération à l'échelle nationale et internationale, y compris le commerce. Si des exigences canadiennes précises sont proposées, fournir un énoncé de la justification de l'approche canadienne.

Annexe B – Analyse d'impact initiale – modèle pour faciliter la priorisation des efforts visant à définir, à étudier et à évaluer les projets de normes

Le but de ce modèle est de faciliter le processus d'évaluation initiale dans le cas des nouveaux projets de normes ou dans celui de la tenue à jour des normes existantes. Le modèle est conçu pour être intégré à l'analyse d'impact initiale prévue selon le processus du Système national de normes (SNN). Le modèle permettra d'effectuer une évaluation initiale visant à obtenir une indication du niveau d'examen nécessaire de la part des intervenants pour régler les problèmes. Se reporter à la page suivante pour des exemples d'analyses raisonnées se rapportant à chaque question.

Brève description du problème

Question relative à l'impact	Évaluation de l'impact (cote) E=3, M=2, F=1	Pondération	Notation
Quel est le niveau de risque associé à la réglementation?	-	X4	-
Quel pourcentage d'un lot d'appareils donné est touché ou sera éventuellement touché?	-	X4	-
Quelle est la probabilité de risques d'iniquité?	-	X4	-
Quel est le niveau d'impact sur les coûts d'exploitation?	-	X4	-
S'agit-il d'un problème d'ordre national, régional ou local?	-	-	-
Quel niveau de modification de la documentation est nécessaire?	-	-	-
Quel est l'impact relatif sur le plan des effectifs pour l'industrie et pour MC?	-	-	-
Quel est le niveau d'impact sur les coûts d'immobilisations?	-	-	-
Quel est le niveau d'urgence?	-	-	-
Quelle est la probabilité que le changement proposé facilite les progrès technologiques?	-	-	-
Totaux : (nombre de cotes élevées pour les facteurs d'impact clés) (note maximale sur 66)	-	-	-

Détermination du processus d'examen

1. Une note inférieure à 33 et aucune cote élevée pour l'un des facteurs clés se solderont par un processus du type « informatif » ou un processus à impact faible.
2. Une note entre 34 et 49 ou des cotes élevées attribuées à au plus deux des quatre facteurs clés se solderont par un processus du type « consultatif » ou un processus à impact moyen.
3. Une note supérieure à 50 ou des cotes élevées pour trois facteurs clés ou plus se solderont par le recours à un processus à impact élevé.

Questions utilisées pour déterminer le niveau d'impact

1. Quel est le niveau de risque associé à la réglementation?
   1. Élevé – la norme existante ne procure pas les niveaux de contrôle adéquats, une nouvelle norme est nécessaire et il peut y avoir des problèmes importants de mise en œuvre.
   2. Moyen – la norme existante est inadéquate ou désuète, ce qui cause des incohérences et il peut y avoir des problèmes moyens de mise en œuvre.
   3. Faible – il y a des problèmes possibles liés à l'interprétation ou à l'application.
2. Quel pourcentage d'un lot d'appareils donné est touché ou sera éventuellement touché?
   1. Élevé – supérieur à 50 % du lot d'appareils
   2. Moyen – supérieur à 10 %, mais inférieur à 50 %
   3. Faible – inférieur à 10 %
3. Quelle est la probabilité de risques d'iniquité?
   1. Élevée – les systèmes permettant d'atténuer le risque d'iniquité ont une portée limitée ou ils sont désuets.
   2. Moyenne – certains systèmes sont en place pour atténuer le risque d'iniquité.
   3. Faible – une quantité suffisante de systèmes sont en place et le risque d'iniquité est improbable.
4. Quel est le niveau d'impact sur les coûts d'exploitation?
   1. Élevé – peut vraisemblablement causer une augmentation ou une diminution importante des coûts d'exploitation pour les propriétaires, les clients ou les consommateurs.
   2. Moyen – peut vraisemblablement causer une augmentation ou une diminution nominale des coûts d'exploitation pour les propriétaires, les clients ou les consommateurs.
   3. Faible – aucun impact sur les coûts d'exploitation n'est prévu.
5. S'agit-il d'un problème d'ordre national, régional ou local? (Il faut tenir compte de la source de l'inquiétude et des incidences potentielles.)
   1. Élevé – un problème d'ordre national
   2. Moyen – un problème d'ordre régional
   3. Faible – un problème d'ordre local
6. Quel niveau de modification de la documentation est nécessaire?
   1. Élevé – il faudrait modifier la politique ou élaborer une nouvelle norme.
   2. Moyen – il faudrait modifier une norme existante.
   3. Faible – il faudrait une modification mineure ou un bulletin.
7. Quel est le niveau d'impact sur le plan des effectifs pour l'industrie et pour MC?
   1. Élevé – une augmentation prévue des niveaux de dotation.
   2. Moyen – seulement une augmentation nominale progressive des activités est nécessaire.
   3. Faible – aucune augmentation ni diminution des niveaux de dotation.
8. Quel est le niveau d'impact sur les coûts d'immobilisations?
   1. Élevé – causera vraisemblablement une augmentation ou une diminution importante des coûts d'immobilisations, pour les propriétaires, et de la base tarifaire.
   2. Moyen – causera vraisemblablement une augmentation ou une diminution nominale des coûts d'immobilisations, pour les propriétaires, et de la base tarifaire.
   3. Faible – aucun impact sur les coûts d'immobilisations n'est prévu.

Annexe C – Méthode utilisée pour l'analyse d'impact

Par définition, une analyse d'impact doit être fondée sur des preuves disponibles et permettre une évaluation objective. Pour être pratique et efficace, l'analyse d'impact doit :

• tenter de quantifier les impacts probables d'un projet de norme ou des modifications proposées à une norme existante;
• fournir un mécanisme de consultation pour obtenir les réactions des parties touchées;
• démontrer un processus d'analyse critique et présenter des solutions de rechange;

• indiquer la façon dont la conformité pourrait être obtenue et les éventuelles mesures d'application.

On a également reconnu que l'analyse de l'impact et des coûts et des avantages pour une norme axée sur le rendement doit comprendre :

• les coûts pour les consommateurs, les propriétaires d'appareils et l'organisme de réglementation;
• les avantages qui en découlent, qui en bénéficiera et dans quelle mesure.

L'analyse de l'impact et des coûts et des avantages doit également être facile à appliquer.

En outre, on a reconnu que l'information nécessaire pour prendre des décisions avisées et effectuer une analyse réaliste doit provenir à la fois de MC et de l'industrie.

Facteurs clés utilisés dans l'élaboration du modèle

En raison du grand éventail d'activités relevant de Mesures Canada, les facteurs clés devraient être génériques et avoir un domaine d'application élargi. Mentionnons notamment les facteurs suivants :

• Pourquoi doit-on élaborer une nouvelle norme ou modifier une politique existante?
• Le problème respecte-t-il l'orientation stratégique de MC?
• L'impact (qui, comment, dans quelle mesure)?
• Le changement sera-t-il bénéfique (qui, comment, dans quelle mesure)?
• Le changement pourrait-il être néfaste (qui, comment, dans quelle mesure)?
• Le rapport coûts/avantages sera-t-il neutre, négatif ou positif?
• Quels sont les coûts financiers pour les parties les plus touchées?
• Quels sont les avantages financiers pour les parties les plus touchées?
• Y aurait-il des répercussions sociales ou culturelles?
• Y a-t-il des répercussions sur un segment particulier du marché et, dans l'affirmative, ce changement peut-il être considéré comme discriminatoire ou sélectif?
• S'agit-il d'un problème d'ordre régional ou national?
• Quels sont les risques, le cas échéant, associés à la mise en œuvre du changement?
• Quel est le risque de ne pas mettre en œuvre le changement?
• Le risque peut-il être quantifié, défini, maîtrisé ou atténué?
• Existe-t-il suffisamment de ressources pour faire l'évaluation?
• Le problème doit-il être réglé dans les meilleurs délais?
• Quels sont les plans d'action et les décisions nécessaires et quand devront-ils être exécutés?

Le processus d'évaluation est fondé sur ces facteurs clés. Il a évolué et il est devenu le modèle de l'analyse d'impact initiale qui est présenté à l'annexe D.

Annexe D – Modèle de l'analyse d'impact initiale

Le but de ce modèle détaillé est d'aider les groupes de travail mixtes (GTM) à évaluer les nouveaux projets de normes ou à procéder à l'actualisation continue des normes existantes. Le modèle d'analyse est conçu pour s'intégrer au processus d'analyse des impacts prévus dans le processus de Système national de normes (SNN). Il vise à aider les GTM, les promoteurs des projets et les gestionnaires de projets de haut niveau du CCPE à justifier leurs démarches et à définir les principaux secteurs et les facteurs de réussite cruciaux devant être examinés pour la plupart des problèmes. Le modèle est générique et, de ce fait, ce ne sont pas toutes les catégories et les questions présentées ci-dessous qui seront applicables à chaque initiative.

Description du projet

Quel est le problème, qui est le promoteur (organisme de réglementation, représentant de l'industrie ou autre intervenant), quels sont les besoins ou les préoccupations des clients, les segments de marché touchés, les options envisagées et qu'est-ce qui distingue l'approche recommandée des autres approches envisagées? Il convient de prendre note que tous les projets proposés par l'industrie doivent être acheminés par le représentant de l'intervenant en vue de leur traitement.

Analyse d'impact

Les dix questions ci-dessous sont tirées de l'analyse d'impact initiale. Le processus est répété par le GTM pour que ce dernier ait une compréhension uniforme du problème et des facteurs d'impact.

1. Quel est le niveau de risque associé à la réglementation?
   • Élevé – la norme existante ne procure pas les niveaux de contrôle adéquats, une nouvelle norme est nécessaire et il peut y avoir des problèmes importants de mise en œuvre.
   • Moyen – la norme existante est inadéquate ou désuète, ce qui cause des incohérences et il peut y avoir des problèmes moyens de mise en œuvre.
   • Faible – il y a des problèmes possibles liés à l'interprétation ou à l'application.
2. Quel pourcentage d'un lot d'appareils donné est touché ou sera éventuellement touché?
   • Élevé – supérieur à 50 % du lot d'appareils
   • Moyen – supérieur à 10 %, mais inférieur à 50 %
   • Faible – inférieur à 10 %
3. Quelle est la probabilité de risques d'iniquité?
   • Élevée – les systèmes permettant d'atténuer le risque d'iniquité ont une portée limitée ou ils sont désuets.
   • Moyenne – certains systèmes sont en place pour atténuer le risque d'iniquité.
   • Faible – une quantité suffisante de systèmes sont en place et le risque d'iniquité est improbable.
4. Quel est le niveau d'impact sur les coûts d'exploitation?
   • Élevé – peut vraisemblablement causer une augmentation ou une diminution importante des coûts d'exploitation pour les propriétaires, les clients ou les consommateurs.
   • Moyen – peut vraisemblablement causer une augmentation ou une diminution nominale des coûts d'exploitation pour les propriétaires, les clients ou les consommateurs.
   • Faible – aucun impact sur les coûts d'exploitation n'est prévu.
5. S'agit-il d'un problème d'ordre national, régional ou local? (Il faut tenir compte de la source de l'inquiétude et des incidences potentielles.)
   • Élevé – un problème d'ordre national
   • Moyen – un problème d'ordre régional
   • Faible – un problème d'ordre local
6. Quel niveau de modification de la documentation est nécessaire?
   • Élevé – il faudrait modifier la politique ou élaborer une nouvelle norme.
   • Moyen – il faudrait modifier une norme existante.
   • Faible – il faudrait une modification mineure ou un bulletin.
7. Quel est l'impact relatif sur le plan des effectifs pour l'industrie et MC?
   • Élevé – une augmentation prévue des niveaux de dotation.
   • Moyen – seulement une augmentation nominale progressive des activités est nécessaire.
   • Faible – aucune augmentation ni diminution des niveaux de dotation.
8. Quel est le niveau d'impact sur les coûts d'immobilisations?
   • Élevé – causera vraisemblablement une augmentation ou une diminution importante des coûts d'immobilisations, pour les propriétaires, et de la base tarifaire.
   • Moyen – causera vraisemblablement une augmentation ou une diminution nominale des coûts d'immobilisations, pour les propriétaires, et de la base tarifaire.
   • Faible – aucun impact sur les coûts d'immobilisations n'est prévu.
9. Quel est le niveau d'urgence?
   • Élevé – une réponse immédiate est nécessaire.
   • Moyen – il y a des répercussions possibles sur le calendrier.
   • Faible – aucune restriction liée au calendrier n'est prévue.
10. Quelle est la probabilité que le changement proposé facilite les progrès technologiques?
    • Élevée – la probabilité est forte.
    • Moyenne – il y a une certaine probabilité.
    • Faible – il est peu probable que la modification influe sur le développement de nouvelles technologies ou leur application.

Analyse des coûts et des avantages, analyse technique et analyse des impacts sur le marché

• Le marché est-il concurrentiel et quelle est l'importance des forces en présence? Y a-t-il des facteurs sur le marché relevant d'autres administrations qui provoquent de l'inquiétude (p. ex. obstacles à l'entrée de nouveaux intervenants, menace de substitution, pouvoir de négociation des fournisseurs, pouvoir de négociation des acheteurs, rivalité entre les vendeurs concurrents)?
• Quels sont les paramètres du marché, quel segment du marché est le plus touché et de quelle façon? Quel est le niveau de confiance en les données utilisées dans le modèle; les intervenants appropriés ont-ils fourni les données demandées? Le marché est-il volatil et la question exige-t-elle d'être réévaluée périodiquement?
• À partir de l'évaluation, peut-on définir des solutions particulières pour atténuer l'impact et qu'est-ce qui différencie les options envisagées?
• Quels sont les facteurs économiques prévus associés au problème? Ces facteurs doivent inclure une méthode de calcul pour évaluer l'impact du risque potentiel plus le coût estimé de la mesure d'atténuation. Il convient d'insister sur le fait que le coût total de la mesure d'atténuation sera transféré aux clients. La méthode de calcul peut inclure les critères suivants, sans toutefois s'y limiter :
  • valeur de la marchandise et coûts totaux d'expédition.
  • estimations des risques futurs et des coûts calculées selon un taux de rentabilité de la valeur actualisée nette;
  • dans la mesure du possible, les coûts de mise en œuvre devraient être classés en coûts de fonctionnement ou en coûts des immobilisations et, si tel est le cas, il faut indiquer la période d'amortissement.
• Dans quelle mesure les renseignements sur la valeur ou les coûts prévus utilisés dans le modèle sont-ils sensibles aux modifications des prévisions ou à celles des hypothèses principales à la base du modèle d'analyse?

Stratégie de fonctionnement

• L'analyse d'impact initiale est-elle terminée et quels en ont été les résultats? Si le processus d'examen diffère de la recommandation découlant du modèle d'analyse d'impact, on doit en documenter la raison.
• Les données applicables recueillies dans le cadre du programme indépendant de surveillance du marché de Mesures Canada et les bases de données des indicateurs de rendement clés ont-elles été examinées?
• Le processus de réglementation proposé peut-il être administré selon le pire des scénarios qui n'entraînerait pas de frais pour le client ou le segment de marché visé?
• Tous les problèmes et toutes les préoccupations et obligations liés à la réglementation ont-ils été traités de manière satisfaisante?
• Le profil de risque, pour ce problème, est-il comparable à d'autres profils de risque pour le client ou le segment de marché visé?
• Quelles sont les stratégies potentielles d'atténuation des risques?

Exigences relatives à l'administration du projet et aux ressources

• Avons-nous accès à des ressources internes ou à de tierces parties capables de mettre en œuvre le programme ou devrons-nous les former?
• Quelles sont les ressources internes nécessaires pour l'analyse, la gestion et l'administration des inquiétudes associées à la réglementation pour ce problème (c.-à-d. qui et combien)?
• Quels seront les coûts associés à la tierce partie ou aux ressources externes?
• Définir en détail la structure, la responsabilité du propriétaire et le contrôle nécessaire pour le problème en particulier.
• Quelle est la composition recommandée du GTM ou du comité technique proposé pour régler le problème, le cas échéant?

Processus d'approbation recommandé

• Documenter la décision du Comité consultatif sur les processus;
• Approuver le projet en suivant le processus de type SNN;
• Traiter le problème selon un processus de modification de politique à « impact moyen ».

Annexe E – Exemple d'ordre du jour et de compte rendu pour les réunions du groupe de travail mixte

1. Examen du compte rendu de la réunion du XX février 20XX.
   « Copier le compte rendu de la dernière réunion »
2. Examen des points d'intervention. Consultation du compte rendu de la réunion du XX février 20XX, qui indique les points d'intervention en suspens.
3. Examen des modifications du mandat proposées par le Comité consultatif sur les processus en électricité.
4. Le point sur l'échantillonnage provisoire selon la norme S-S-05 pour qualifier les compteurs d'électricité pour une période de revérification initiale inconditionnelle de 10 ans.
5. Le point sur les projets d'échantillonnage.
6. Le point sur les UML et les VA.
7. Examen du nouveau modèle pour les comptes rendus des réunions des groupes de travail.
8. Date et lieu de la prochaine réunion.
9. Affaires nouvelles?

Gabarit de compte rendu de réunion

« Nom du » groupe de travail mixte

Compte rendu de réunion

« Jour, mois, année, heure »

État et date du compte rendu

« Jour, mois, année – version provisoire ou définitive »

Lieu de la réunion

« Nom du bureau »

« Adresse »

Membres présents

« Nom, entreprise, titre du poste (président, selon le cas) »

Invités

« Nom, entreprise, titre du poste, invité »

1.0 Introduction

Remercier « l'entreprise » qui accueille les membres pour la réunion.

2.0 Examen de l'ordre du jour de la réunion

3.0 Examen et approbation du compte rendu de la dernière réunion

Le compte rendu est examiné et les modifications à apporter sont indiquées.

Intervention : Le président modifiera le compte rendu pour tenir compte des commentaires.

4.0 Examen des points d'intervention de la dernière réunion

Consulter le compte rendu de la dernière réunion et l'annexe A.

5.0 Renseignements nouveaux

• Indiquer tout nouveau renseignement et toutes les nouvelles données, questions, communications, etc. obtenus et/ou soumis par le groupe ou un membre du groupe.

6.0 Problèmes ou sujets

« Pour chaque sujet discuté, il faut indiquer : »

• un bref résumé du problème;
• l'objectif de la résolution finale;
• les mesures qui seront prises pour régler le problème;
• le nom de la personne responsable de la réalisation des interventions;
• la date d'échéance pour l'achèvement du point d'intervention.

Ainsi, on s'assure que toutes les parties connaissent et sont en accord avec l'objectif et le but d'une intervention. Il faudrait déterminer si les mesures prises permettront d'atteindre l'objectif.

7.0 Conclusions

8.0 Prochaine réunion

La prochaine réunion est prévue le « date » à « lieu ».

9.0 Affaires nouvelles

La séance est levée à « heure ».

Annexe (Exemple)

Annexe (Exemple)

Points d'intervention de la réunion du « date de la réunion »	Date d'échéance	Tâche assignée à et intervention requise	État
« Numéro du point du compte rendu » « Titre ou sujet du point d'intervention »	« Date »	« Nom de la personne à qui la tâche a été assignée et description du point d'intervention. »	« En attente, terminé ou reporté »