- Obtenir le consentement du lauréat ou de la lauréate
- Fixer une date et une heure pour l'activité qui conviennent à tous
- Planifier et confirmer le lieu de l'activité
- Confirmer la disponibilité de votre député(e)
- Prévoir le nombre d'invités et l'espace requis
- Envoyer des invitations au lauréat et à la lauréate, au personnel, aux élèves, à la famille, aux amis, etc.
- Envoyer un avis aux médias locaux une semaine avant l'activité
- Faire le suivi auprès des médias locaux par téléphone pour confirmer les présences et les séances d'interview et de photographie
- Désigner une personne responsable de l'accueil des médias
- Obtenir la permission des parents pour les photos ou les interviews d'élèves (s'il y a lieu)
- Prévoir un plan B au cas où les conditions météorologiques viendraient perturber votre activité